Protokol kuralları

PROTOKOL GENİŞ ANLAMDA: Devlet geleneklerinde, uluslararası ilişkilerde, sosyal davranış kurallarında, kamu ilişkilerinde, törenlerde, resmi ilişkilerde, NEZAKETİ temel alan bir sanatın bir tekniğin uygulanmasına denir.

BİREYSEL, KURUMSAL VE ULUSAL PROTOKOL KURALLARININ AMACI BİREYSEL, KURUMSAL VE ULUSAL ONURU VE SAYGINLIĞI KORUMAKTIR.

PROTOKOLÜN amacı, düzeni bozmak değil, varsa düzensizliğe son vererek toplumsal ilişkilerin gelişmesini sağlayan nezaket ve karşılıklı saygı ortamını yaratmaktır.

Sosyal davranışın temelini oluşturan TERBİYE, NEZAKET, ZARAFETİN, içerikleri protokol uygulamalarına yön verir, anlam kazandırır. TERBiYE NEZAKET ZARAFET

KAMUSAL YAŞAMDA PROTOKOL VE SOSYAL DAVRANIŞ KURALLARINI BİLMEK İNSANA GÜVEN VERİR; ÜSTÜNLÜK VE SAYGINLIK SAĞLAR. BU KURALLARA UYAN KİŞİLER İŞ YAŞAMINDA DAİMA FARK EDİLİR, TERCİH EDİLİR ve YÜKSELTİLİRLER .

PROTOKOLE ÖNEM VERMEMESİ YA DA UYMAMASI BİR KİŞİNİN PROTOKOLE ÖNEM VERMEMESİ YA DA UYMAMASI TAŞIDIĞI UNVANIN, ÇALIŞTIĞI KURUMUN VEYA TEMSİL ETTİĞİ MAKAMIN İTİBARINI DÜŞÜRÜR.

PROTOKOL İLKELERİ SAYGI VE NEZAKET ESASTIR 2. ONURU VE SAYGINLIĞI (İTİBARI) KORUMAK ESASTIR 3. TEMSİL ESASTIR

AYNI ZAMANDA KİŞİNİN İMAJIDIR. PROTOKOLDE; HERKES TAŞIDIĞI UNVANI VE ÇALIŞTIĞI KURUMU TEMSİL EDER. KİMSE KENDİNİ TEMSİL ETMEZ. TEMSİL; KİŞİNİN DIŞ GÖRÜNÜŞÜ, GÜZEL VE UYGUN GİYİMİ, UYGUN TUTUM VE DAVRANIŞI, UYGUN VE GÜZEL KONUŞMASI PROTOKOL- SAYGI, GÖRGÜ VE NEZAKET KURALLARINA UYMASI İLE ORTAYA ÇIKAR. TEMSİL, AYNI ZAMANDA KİŞİNİN İMAJIDIR.

4. DÜZEY EŞİTLİĞİ VE DENKLİK ESASTIR 5. KARŞILIKLILIK ESASTIR 6. ÖNDEGELME VE ÖNCEGELMEDE UNVAN, RÜTBE VE KIDEM ESASTIR 7. PROTOKOLSÜZ SIRALAMA ALFABETİKTİR.

PROTOKOL İLKELERİ SAYGI VE NEZAKET 2. ONURU VE SAYGINLIĞI (İTİBARI) KORUMAK 3. TEMSİL

4. DÜZEY EŞİTLİĞİ VE DENKLİK 5. KARŞILIKLILIK 6. ÖNDEGELME VE ÖNCEGELMEDE UNVAN, RÜTBE VE KIDEM 7. PROTOKOLSÜZ SIRALAMA ALFABETİKTİR.

8. ULUSAL BAYRAK, KONUK, ÜST VE HANIM SAĞDADIR. 9. KARŞILAMADA ÜSTLER BAŞTA; UĞURLAMADA SONDADIR. 10. YÜRÜYÜŞ VE OTURMA DÜZENİNDE 1 NUMARA OLAN ÜST ORTA MERKEZDEDİR: 5 – 3 – 1 – 2 – 4 11. TOPLANTI VE TÖRENLERDE KONUŞMA SIRASI ASTTAN ÜST’EDİR (En üst en son konuşur).

12. PROTOKOLDE KONUĞU ÜST’Ü VE HANIMI KORUMAK, KOLLAMAK SAYMAK ESASTIR.

Başkan Zahid Akman,bugün katıldığı bir organizasyonda protokol karşılaması yapılmadığı için toplantıyı terk etti. Milliyet,22 Şubat,2007

GÖRGÜ VE NEZAKET KURALLARI YAŞAM ALANlMIZ ÖZEL ALAN KAMUSAL (RESMİ) ALAN SOSYAL ALAN PROTOKOL KURALLARI GÖRGÜ VE NEZAKET KURALLARI

KAMUSAL YAŞAMDA PROTOKOL KURALLARININ TAM OLARAK UYGULANDIĞI RESMİ ALANLAR: MAKAM ARABASI VE RESMİ ARABA TOPLANTI VE TOPLANTI ODASI TÖREN VE TÖREN ALANI RESMİ DAVET VE ZİYAFETLER

İLETİŞİM Bir insan için duyu organları ve sinir sisteminin anlamı ne ise,örgüt içinde iletişim ağının anlamı odur. İyi bir yönetim ancak sağlıklı bir iletişim ile mümkündür.

Eğitim almış kişi, kendisine saygı duyduğu için başkalarına da nazik ve iyi TAVIR içinde olan kişidir.

GÖRGÜ KURALLARI karşılıklı saygı ve anlayışa dayanan kurallardır GÖRGÜ KURALLARI karşılıklı saygı ve anlayışa dayanan kurallardır. Bu nedenle öğrenilmesi gereken kurallardır. Nerede nasıl davranılacağını bilmek kişiyi mahcup duruma düşmekten kurtarır .

Yönetim, bir resmi ilişkiler sistemi olarak daima PROTOKOL kuralları içinde gerçekleşir. YÖNETİMDE PROTOKOL, RESMİ GÖRGÜ KURALLARI anlamını taşımaktadır.

TANIŞMA-TANIŞTIRILMA İletişimin başlangıcını oluşturur. Tanışma ve tanıştırılmada isimleri doğru söylemek önemlidir. Tanışmada yeni gelenler var olanlara Erkekler bayanlara Astlar üstlerine Küçükler büyüklere Gençler yaşlılara tanıştırılır.

Tanışma işlemi ilk karşılaşıldığında ya da mekana girildiğinde hemen yapılmalıdır.

Tanıştıran kişi, daima ayakta kalmalıdır Tanıştıran kişi, daima ayakta kalmalıdır.Oturan erkek kiminle tanıştırılırsa tanıştırılsın ayağa kalkmalıdır.

Bir yere girildiğinde önce kendimizi tanıtmamız gerekir Bir yere girildiğinde önce kendimizi tanıtmamız gerekir. (Adımızı ve soyadımızı) Kendimizden üst birine ve eşine ise unvan ve görevimizi söylemeliyiz

El sıkmak sevgi ve yakınlık göstergesi olarak bir selamlaşma biçimidir. El sıkmada ilk davranış daima büyükten ve üst yöneticiden gelmelidir. Kadınla el sıkışırken önce kadın el uzatır erkek karşılık verir. Uzatılan elin havada kalmaması gerekir. El sıkarken gücümüzü göstermemeliyiz ve karşımızdakinin gözüne bakmalıyız.

HİTAP kendileri Genel kural söze büyük olan başlar. Konuyu seçer. Kişilere isimleri veya unvanları ile hitap etmek gerekir. Eş düzeydekilere ve astlara adıyla (Nihal Hanım),veya unvanıyla (Müdür Bey), soyadıyla (Sayın .........) veya “Sayın Genel Müdür” diye hitap edilebilir.

Kişiler birbirini dinlemeli,karşı tarafın sözü bitmeden konuşmaya başlamamalıdır. Dinlemesini bilmek ve konuşma sırasını beklemek erdemlerin en büyüğüdür.

YAZIŞMALAR Yazışmalar kişinin kişiliğinin göstergesidir.Bu nedenle yazılan yazının biçim ve içeriğine gereken özen gösterilmelidir. Yazışmalarda yaratılan etki (olumlu-olumsuz) konuşmaya oranla daha kalıcıdır

Kartvizit, mektup, zarf üzerindeki hitap şekillerinin önemi büyüktür Resmi mektuplarda “SAYIN” ile başlanır “SAYGILARIMLA” diyerek bitirilir. Yazışmalarda kullanılan dilin açık, anlaşılır ve okunaklı olması önemlidir.

TELEFON Bir iletişim aracı olan telefon konuşması özenle, dikkatle, incelikle yapılması gereken bir konuşmadır. Unutmamak gerekir ki sizi tanımayan bir kişinin sizin hakkınızdaki kanaatinin temelini telefon konuşması esnasında sergilediğiniz imaj oluşturmaktadır

Telefonu açınca kendimizi tanıtmamız gerekir. Karşı taraf kendilerini tanıtmamışsa “KİMİNLE GÖRÜŞÜYORUM EFENDİM?” gibi nazik ifadeler kullanmak suretiyle kendilerini tanıtmalarını sağlamalıyız.

Telefonu kim etmiş ise önce onun kapatması gerektiğini unutmamalıyız. Üstümüzle konuşurken ondan önce telefonu kapatmamalıyız. Üstlerimizi sekreterimiz aracılığı ile aramamalıyız.

Üstümüz telefonla konuşurken odasına girmemeliyiz. Biz telefonla konuşurken amirimiz odamıza girerse, telefon görüşmesi yaptığımız kişiye “BİR DAKİKA” diyerek ayağa kalkmalıyız,amirimizin ne istediğini öğrendikten sonra amirimizin müsaadesiyle konuşmaya devam etmeliyiz.

GİYİM Giyim iletişimin ve imajın başlangıcını oluşturduğundan oldukça önemlidir. Unutmamak gerekir ki insanlar görünümlerine göre karşılanır, kişiliklerine ve bilgilerine göre ağırlanırlar. Kişinin, her davetin niteliğini ve saatini göz önünde tutarak ALT ve ÜST sınırları zorlamadan uygun giyimde olması ona artı puan kazandırır.

SELAMLAMA Selamlamalarda genel kural ast üstü, erkek bayanı, ayrılan kalanları, gelenler varolanları selamlar. Üstlere, eş düzeydekilere önce siz selam veriniz. Astlarınızın selamını da almayı unutmayınız. Yemekhane, konferans salonu, derslik, kütüphane ve benzeri yerlerde karşılık beklemeden toplum selamlanır, ayrılırken de yine selamlayarak çıkılır.

Cumhurbaşkanı, cenaze ya da ülkemizi ziyaret eden devlet başkanları geçerken, İstiklal Marşı çalınırken, göklere bayrak çekilirken cephe alınarak selamlanılır. Bir toplantıda önce ev sahibi selamlanır. Ayrılırken yine ev sahibi selamlandıktan sonra ayrılınır.

Tanıdık kişileri utanabilecekleri bir durumda gördüğümüzde selam vermeyerek görmezlikten gelerek geçmeliyiz. Sinema tiyatro konser gibi yerlerde birbirlerini gören tanıdıklar birbirlerini selamlamalıdırlar.

İL ve İLÇELERDE PROTOKOL LİSTESİ İllerde VALİ GARNİZON KOMUTANI BELEDİYE BAŞKANI İlçelerde KAYMAKAM BELEDİYE BAŞKANI şeklindedir.

Uçaktan ya da otomobilden inen üstleri önce kıdemliler daha sonra kıdemsizler karşılarlar. Uğurlamada ise önce kıdemsizler sonra kıdemliler yer alır. Uçağa önce kıdemsizler sonra üstler biner.

Protokolde karşılama ve uğurlamalar çok önemlidir Protokolde karşılama ve uğurlamalar çok önemlidir. Üst ve eş düzey konuklar kapıda karşılanır. Karşılamada önce en üst düzeyde olan kişi, konuğa “HOŞ GELDİNİZ” der ve elini sıkar . Uğurlamada ise ilk önce kıdemsizler “GÜLE GÜLE” diyerek konuğun elini sıkarlar.

Karşılamada ev sahibi önden gider ve buyur eder. Ancak önde yol gösteren biri varsa ya da bilinen bir yere gidiliyorsa ev sahibi konuğun ya da üstün soluna geçerek yürür ve buyur eder. Üst yöneticiler odanın kapısında değil, binanın kapısında karşılanır ve binanın kapısından uğurlanırlar.

Uğurlamalarda ve toplantılarda üst salonu terk etmeden kimse salonu terk etmemelidir. Üst otomobiline kadar uğurlanır. Araba hareket etmeden geri dönülmemelidir . Resmi ve özel davetlerde davetiye üzerinde belirtilen ve davetin başlangıcını gösteren saate titizlikle uyulmalıdır. Yemekli davetler sonrasında sözlü ya da yazılı TEŞEKKÜR edilmelidir.

OTOMOBİLDE KURAL Resmi araçlarda aracı şoför kullanıyorsa protokol makamı aracın sağ arka koltuğudur. Oraya makam sahibi oturur. Ancak kendimizden üst birini ya da konuk olarak birini aracımıza almışsak onu sağ arka koltuğa yani “makam yerine” oturtmalıyız.

1. MAKAM OTOMOBİLİNDE OTURMA DÜZENİ TAŞIT PROTOKOLÜ Ş: Şoför KSMT: Koruma, Sekreter (Özel Kalem), Mihmandar, Tercüman 1. MAKAM OTOMOBİLİNDE OTURMA DÜZENİ Ş KSMT 2 1 BOŞ Ş KSMT 2 1 MA-KAM

2. RESMÎ TAŞITLARDA OTURMA DÜZENİ 3 2 1 Ş 4 2 3 1

3. TAKSİLERDE OTURMA DÜZENİ Ş E2 E1 H Ş E H2 H1

Resmi aracı kullanan üstümüz ya da eş düzey meslektaşımız ise şoför mahalline geçeriz. Bir yere gittiğimizde varsa ev sahibinin aracına bineriz. Üstümüzü aracımıza aldıysak o inerken bizim de inerek onu geçirmemiz söz gerekir. Resmi araca önce üst sonra kıdemsiz biner inerken önce üst iner.

ZİYARET ve GÖRÜŞME Ziyaret bir kişinin izin alarak bir başkasını görmeye gitmesidir. Ziyaretin iletişim açısından önemli bir işlevi vardır. .

Ziyaret çeşitlerini ,resmi ziyaretler, nezaket (protokol) ziyaretleri, iş ve görüşme ziyaretleri, bayram ziyaretleri, aile ziyaretleri, hasta ziyaretleri, teşekkür ziyaretleri, evlilik kutlama ziyaretleri olarak sınıflandırmak mümkündür. Ziyaretin günü ve saati çok iyi seçilmeli ve bir iki gün önce randevu alınmalıdır. Aynı gün için yapılan ziyaret istemleri rahatsızlık yaratabilir.

Ziyaret istemlerinin yerine getirilmesinde küçük büyüğe uyar Ziyaret istemlerinin yerine getirilmesinde küçük büyüğe uyar. Büyük istediği zaman randevu verilmelidir. Eşit düzeydeki ziyaret istemlerinde tarih olarak bir iki seçenek sunulmalıdır. İade edilmesi gereken ziyaretler zamanında yapılmalıdır. Ziyaretlere gidilirken çiçek veya mütevazi armağanlar götürmek her zaman geçerlidir.

Oturuş Yöneticimiz oturmamızı söylemeden ya da oturmamız gerektiğinde izin istemeden oturmamalıyız.

Oturuş pozisyonumuz ,ayaklarımız ve ellerimizin duruşu,kendimize olan güvenimizi ,ciddiyetimizi, görüntümüzün asilliğini gösterir. Yöneticimizin konuşmasını dinlerken onun gözlerine bakmalıyız. Üstümüz bizi karşılarken ya da uğurlarken el sıkmak için elini uzatmıyorsa biz önceden elimizi uzatmamalıyız. Üstümüz ayağa kalktığında biz de kalkmalıyız.

Üstümüz görüşmenin sonunda “MEMNUN OLDUM TEŞEKKÜR EDERİM” derse, el sıkmak için elini uzatırsa GİTMEMİZ GEREKTİĞİNİ anlamalıyız.

Yöneticimizin veya üstlerimizin makamında oturacağımız koltuk masaya yakın ve uygun olan koltuktur. Biz içerdeyken bizden üst birisi gelirse oturduğumuz koltuktan kalkarak bir koltuk geriye gitmemiz gerekir. Eğer üst makama birden çok kişi ile gitmişsek düzey ve kıdeme göre sıralanmalı ve en üst olan yöneticiye en yakın oturmalıdır.

Protokolde üst sağdadır. Otururken veya yürürken astın solda olması gerekir. Üstümüzün önüne geçmemeliyiz, astımızın da arkasında kalmamalıyız.

MAKAM PROTOKOLÜ

TOPLANTILARDA OTURMA DÜZENLERİ TEK BAŞKANLI VE TEK TARAFLI TOPLANTI DÜZENİ BAŞKAN 1 3 5 7 9 2 4 6 8 10

EŞBAŞKANLI VE ÇİFT TARAFLI TOPLANTI DÜZENİ 5 3 EŞBAŞKAN 1 2 4 4 2 1 EŞBAŞKAN 3 5

TEK BAŞKANLI ÇOK TARAFLI U DÜZENİ TOPLANTI Başkan 1 3 5 7 9 11 2 4 6 8 10 12 13 14 15 16

EŞDÜZEY BAŞKANSIZ YADA PROTOKOLSÜZ YUVARLAK/KARE MASA TOPLANTI DÜZENİ (KOMİSYON TOPLANTISI)

Resmi açılışlar daima en üst tarafından yapılır. Toplantılarda ve törenlerde konuşma sırası ASTTAN ÜSTE doğru olduğu unutulmamalıdır. EN ÜST EN SON KONUŞURLAR. Astlar daha çok TEKNİK ve AYRINTILI konularda konuşurlar. üstler ise POLİTİK ve STRATEJİK konularda ve genel nitelikte konuşmalar yaparlar. Konuşmalarımızın başında ve sonunda katılımcıları saygı ile selamlamayı unutmamalıyız.

Üstümüz ziyaretimize ya da denetime geldiği zaman ilke olarak makam koltuğumuzdan kalkarak konuk koltuğuna oturmalıyız. Üstün makam koltuğuna oturması teklif edilir ya da buyur edilir. Çünkü o koltukta biz onları temsil etmekteyiz.

Bizden alt düzeydeki kişileri makam koltuğumuzda oturarak kabul ederiz. Ancak eş düzeydekiler yaş,kıdem ve diğer yönden bizden üst iseler, onları konuk koltuğunda oturarak kabul etmek SAYGI gereğidir. İlke olarak,saygı duyduğumuz kişilerle eşit düzeyde oturmalıyız

Makamımızda resmi bir konuk ya da üstümüz var ise içeriye astlarımızı almamamız ,zorunlu kalmadıkça telefonla görüşmememiz, yazı imzalamamamız ,başka şeylerle ilgilenmememiz gerekir. Zorunluluk durumunda üstümüzden özür dileyerek izin istemeliyiz. Astımızla iş görüşmesi yaparken ve emir verirken ilke olarak makamımızda oturmalıyız. Makam, YETKİ (otorite) ve sıra düzen(hiyerarşi) demektir.

Makamımıza gelen konuklar ayakta karşılanmalı “hoş geldiniz” diyerek elleri sıkılmalı ve protokol sırasına göre oturmaları sağlanmalıdır. Konuklarımızı oturtmadan onlarla konuşmalıyız. Astlarımızla görüşmek gerektiğinde önce oturmalarını sağlamalıyız daha sonra görüşmeliyiz.

Yeni bir Göreve atandığımızda kutlamaya gelenlere ikramda bulunmalıyız ve teşekkür etmeliyiz. . İade-i ziyaret için isimlerini titizlikle not etmeliyiz. Bir görevden ayrılırken astlarımızla toplantı yapamamalıyız ,katkıları için teşekkür ederek vedalaşmalıyız. Eş düzeydeki yöneticilere ve üstlerimize de veda ziyaretinde bulunarak teşekkür etmeliyiz.

DAVET ÇEŞİTLERİ KOKTEYl: Oturma zorunluluğu olmayan, daha çok davetli davet edebilmek için düzenlenir. RESMİ KABULLER: Resmi nedenlerle düzenlenen toplantılardır.

YEMEK DAVETLERİ: Oturarak veya büfe şeklinde yapılabilir. Davetlilerin seçimi, bir davetin başarılı olmasında en önemli unsurlardan birini teşkil etmektedir. Bu nedenle aynı düzeydeki kişilerin çok sayıda çağrılmasına, kadın –erkek sayısındaki dengenin özenle korunmasına dikkat edilmelidir.

Cinsel önyargılar içeren bir dil kullanımından sakınmak, günümüzün en önemli konulardan birini oluşturmaktadır. Bu nedenle kadınlara “GÜZELİM” “BEBEK” gibi sözlerle hitap etmek bilgili ve görgülü hiçbir yöneticiye yakışmayan bir davranış olduğu asla unutulmamalıdır.

Özel ve kamusal yaşamınızda başarılarınızın katlanarak artması temennisiyle sağlıklı ve mutlu bir yaşam dilerim.