BİLGİ YÖNETİMİ SÜREÇLERİ Öğr.Gör. Seda AKIN GÜRDAL

Bilgi yönetimini dört temel süreçte ele almak mümkündür Bilgi yönetimini dört temel süreçte ele almak mümkündür. Bunlar bilginin üretilmesi ve geliştirilmesi,tasnif edilmesi ve saklanması, transfer edilmesi ve paylaşılması, kullanılması ve değerlendirilmesidir. Bu dört temel bilgi süreci bilgi yönetiminin ölçülmesi ve performans analizi ile tamamlanmış olur.

1.Bilginin Üretilmesi ve Geliştirilmesi Firmalara rekabet avantajı kazandırmanın en geçerli yolu bilgi üretmektir. Bilgi üretiminin esas alındığı, insan merkezli-özellikle insanın zihin gücüne dayalı- yeni bir dönem başlamaktadır. Bilginin üretilmesi denildiğinde kısaca bir organizasyonun yeni ve faydalı fikirler ve çözümler üretebilme kabiliyetinden söz edilmektedir.

Organizasyonlar geçmişteki ve halihazırdaki kaynaklarından elde ettikleri bilgileri çeşitli etkileşimler neticesinde yeniden yapılandırarak ve yeni terkiplere tabi tutarak bilgi üretirler. Bilgi üretiminin tüm süreçleri,-onları çevreleyen alt yapı unsurları da dahil- bir bütünün parçaları gibidir.

Tüm kuruluşlar bilgi üretir ve kullanırlar Tüm kuruluşlar bilgi üretir ve kullanırlar. Her kuruluşun kendini örgütleyebilmesi ve fonksiyonlarını sürdürebilmesi için bilgiye ihtiyacı vardır. Kuruluşlar iç ve dış çevrelerinden enformasyon elde eder, bunu bilgiye dönüştürür ve bu bilgiyi deneyimleri, değerleri ve kendi iç dinamikleri ile birleştirerek harekete geçerler. Buna göre hisseder ve cevap verirler.

Bilgi yönetimi, şirketlerin kurumsal bilgi birikimlerini arttırmak ve geliştirmek amacıyla yaptıkları sistemli çalışmalarla ilgilenmektedir. Japon şirketlerine göre bilgi üretimi iş hayatında başarıya ulaşmanın temel şartıdır.

1.1. Bilginin Elde Edilmesi Bilginin toplanması ve elde edilmesi iki bakımdan önemlidir. Birincisi bu bilgiler yeni bilgi üretilmesinde kullanılacaktır. İkincisi şayet bu bilgiler şirket açısından yeni ise ve mevcut problemin daha etkili biçimde çözülmesi veya bir sürecin iyileştirilmesi gibi değer ifade eden bir sonuç doğuruyorsa başlı başına üretilmiş bilgi yerine geçebilir. Bilgi üretilmesi için mutlaka yeni icat gerekmez.

Firmalar taklit, kıyaslama gibi yöntemlerle mevcut bilgi parçacıklarını elde edip, bunları yeni terkiplere tabi tutarak kendi bünyelerine uygulayabilir ve kendileri açısından yeni bilgiler elde etmiş olur. Bazı firmalar dış çevreden elde edilen bilgileri doğru biçimde kendi bünyelerine adapte edip bu bilgileri kendi üretimi süreçlerinin bir parçası haline getirmekte oldukça başarılıdır.

Bazı firmalar ise dışarıdan elde ettikleri bilgileri farklı biçimlerde kullanarak yeni bilgiler üretebilmektedirler. Bilgi elde edilmesinde yöneticiler seçici davranmalıdır. Bilgi elde edilmesinde seçici davranmak iki bakımdan önemlidir. Birincisi elde edilecek bilginin güvenilir olması gerekir. İkincisi firmalar kendi ihtiyaçlarına uygun ve rekabet avantajı kazandıracak bilgiyi elde etmeye çalışmalıdır.

Diğer bir görüşe göre şirketler dış çevreden bilgi elde edemez, ancak veri elde edebilirler. Bu görüşe göre bilgi üretilmesi süreci dış çevreden gelen verilere açık ancak bilgi ve enformasyona kapalıdır. Her kuruluş dışarıdan elde ettiği verileri kendi öğrenme süzgecinden, değerlendirme sisteminden ve organizasyon süreçlerinden geçirerek yeni bilgiler üretir ve üretilen bilgi yalnızca o organizasyona özgüdür.

Şirketler açısından bilgi elde edilmesi genellikle üç şekilde olur Şirketler açısından bilgi elde edilmesi genellikle üç şekilde olur. Bunlar taklit etme, satın alma ve kiralamadır.

1.1.1.Bilginin Taklit Edilmesi(imitation) Bilgiyi taklit etme, bir şirketin diğer bir şirketteki –rakip, tedarikçi vs.- başarılı bir uygulamayı veya herhangi bir konuda üretilen yeni bilgiyi örnek alarak kendisine uygulaması ve kullanması anlamına gelmektedir. Şirketler kıyaslama, gözlemleme, başarılı işgörenleri transfer etme veya çeşitli enformasyon kanallarını kullanmak suretiyle bilgiyi taklit edebilmektedir.

Bilginin taklit edilmesinde çok kullanılan yöntemlerden biri de “kıyaslama” yöntemidir. Öncelikle bilgiyi taklit etmek ile kopyalamak arasında fark vardır. Kopyalamak bir bilginin olduğu gibi alınması iken taklit etmek, bilgiyi örnek alarak kendi bünyesine adapte etmesi ve kendi özgün süreçlerine uygulaması demektir.

Bilginin organizasyon yönünden değer ifade edebilmesi için bilginin organizasyon yönünden değer ifade edebilmesi için dışsallaştırılması, içselleştirilmesi,birleştirilmesi ve kavranması gerekmektedir.

1.1.2. Bilginin Satın Alınması Bilgiyi satın almak ya bilgiye sahip olan bir kuruluşu satın almak ya da bilgili insanlar işe almakla mümkün olur. Kuşkusuz şirket satın almanın pek çok sebebi bulunmakla beraber giderek şirketler sahip oldukları bilgi birikimleri nedeniyle satın alınmaya başlamıştır.

1.1.3. Dış Kaynak Kullanılması Bilgiyi elde etmenin bir başka yolu da dış kaynak kullanılmasıdır. Şirketler kendilerine rekabet avantajı kazandıran, kolayca taklit edilemeyen ve uzun vadeli başarının temeli olan bilgi, kabiliyet ve iş yapma usulü olarak ifade edilen öz yeteneklerini belirlemekte, giderek artan oranda bu sahada uzmanlaşmak ve bunun dışındaki faaliyetlerde dış kaynak kullanımına gitmektedir.

Bilgi üretiminde dış kaynak kullanımı iki yönden önem taşımaktadır Bilgi üretiminde dış kaynak kullanımı iki yönden önem taşımaktadır. Bu iki sebep şirketlerin giderek artan oranda dış kaynak kullanımına gitmelerinde önemli bir itici güç oluşturmaktadır. Bunlardan ilki, dış kaynak kullanımı sayesinde şirketlerin, diğer kuruluşların bilgi ve birikimlerine daha az ulaşma imkanları bulmaları, ikincisi ise bu sayede kendi öz yetenekleri ile ilgili bilgi üretmeye daha fazla kaynak ve zaman ayırabilmeleridir.

Dış kaynak kullanımı konusunda akla gelebilecek bir başka uygulama danışmanlık şirketlerinin veya konusunda uzman ve isim yapmış kişilerin bilgilerine başvurulmasıdır. Yapılan araştırmalar şirketlerin genellikle danışmanlık hizmetlerinden elde ettikleri bilgileri özümsemekte güçlükler yaşadığını ortaya koymaktadır.

Öte yandan bilgi üretimiyle ilgili dış kaynak kullanma konusunda –özellikle bilgi toplumlarında- sıkça görülen bir diğer uygulama ise şirketlerin üniversiteler veya diğer eğitim müesseleriyle proje bazında işbirliğine gitmesidir.

1.2. Bilginin Firma İçinde Üretilmesi: Yeni Bilgi Üretilmesi(Innovation) Her ne kadar firmalar için ihtiyaç duyulan bilginin bir şekilde elde edilmesi önemli olsa da kuruluşlara esas rekabet avantajı kazandıran husus –kendi bünyesinde- bilgi üreten bir şirket olmaları ve yeni bilgi üretebilme kapasiteleridir. Araştırma sonuçlarına göre yeni bilgi üretilmesine yönelik çalışmaların, kısa vadede maliyetleri arttırmasına karşılık uzun vadede firmaya kayda değer avantajlar sağladığı ispatlanmıştır.

1.2.1. Araştırma-Geliştirme Çalışmaları Öteden beri bilgi üretmenin çok bilinen yollarından biri özel olarak bu amaca yönelik birimler ya da gruplar oluşturmaktadır. Pek çok firmada bu fonksiyona yönelik olarak araştırma-geliştirme departmanları kurulmakta ve firmalar bu konuya giderek artan oranda kaynak ayırmaktadır.

Yeni bilgi üretilmesi pek çok yazara göre yalnızca ar-ge uzmanlarının veya departmanlarının işi değil organizasyonun tümünü ve tüm çalışanları içine alan bir çalışma felsefesi ve iş yapma anlayışının sonucudur. Bu bakımdan şirketler ikiye ayrılmaktadır. Bir tarafta sürekli biçime yeni bilgi üreten “yenilikçi” diğer tarafta ise “takipçi” şirketler yer almaktadır.

1.2.2. Yeni Bilgi Üretilmesi Aşamaları Yeni bilgi üretilmesinin ilk aşaması, organizasyonun yeni bilgiye ve bu bilgiler ışığında değişime duyduğu idrak etmesidir. Pek çok işletme geçmişteki parlak başarıların tesirinde kalarak yenilik ve yeni bilgi üretilmesi konusunda isteksiz davranmakta ve bunun sonucunda da sürekli değişen teknolojiler ve piyasa şartları karşısında rekabet avantajını rakiplerine kaptırmaktadır. Bazen firmalar için “neyi bilmediğini bilmek”, neyi bildiğini bilmek kadar önemli olmaktadır.

Bilgi üretilmesinin ikinci aşaması gerekli alt yapının –teknoloji, kültür, organizasyon ve insan- sağlamasıdır. Yeni bilgi üretilmesi daima bireylerle başlar. Yeni bilgi üretilmesi bireysel olduğu kadar sosyal bir süreci de gerektirir.

Üçüncü aşama, yeni bilgi üretmeye yönelik çabaların organizasyonun stratejik hedeflerine yönlendirilmesidir. Bireysel anlamda yaratıcılığın üç temel unsuru; uzmanlık, yaratıcı düşünme becerisi ve görev motivasyonudur. Dördüncü aşama organizasyonun yeni bilgi üretme devri-daiminde sürekli biçimde yeni bilgileri üretilmesidir. Yenilik devri-daimi denen bu süreçte eski veri ve tecrübeler yenileriyle birleştirilir ve enformasyona dönüştürülür.

Yeni bilgi üretilmesinin en etkili yollarından biri işin doğal akışı içerisinde bilgi üretilmesidir. İşin başındaki iş görenler yeni bilgi üretme konusunda teşvik edilir ve önleri açılırsa, kendi işlerini daha iyi yapmak için pek çok yararlı fikir ve düşünce geliştirirler. İşin doğal akışı içinde geliştirilen fikirler önemli katkılar sağlar.

1.3. Bilginin Müşterek Olarak Üretilmesi Bilginin üretilmesi giderek bir işletmenini tek başına ve kendi kaynaklarıyla gerçekleştirilemeyecek kadar karmaşık ve maliyetli bir süreç haline gelmektedir. Dolayısıyla işletmeler gerek yeni bilgi üretmenin risklerini azaltmak, gerek maliyetleri düşürmek amacıyla stratejik ortaklıklara gitmektedirler.

1.3.1. Stratejik Ortaklıklar Yoluyla Bilgi Üretilmesi Stratejik ortaklık, farklı uzmanlık alanlarında ve farklı temel yeteneklere sahip iki veya daha fazla kuruluşun bilgi üretmek veya geliştirmek amacıyla bir araya gelmesiyle oluşur. Bilgi üretme maliyetlerini düşürme, piyasa değişikliklerine karşı daha fazla duyarlı olma, esneklik, sürat, farklı uzmanlıkları bir araya getirme ve riskleri azaltma, söz konusu ortaklıkların tercih edilme sebeplerinden en önemlileridir.

1.3.2. Müşteriyle Birlikte Bilgi Üretilmesi Müşteri ilişkileri yönetimi giderek önem kazanan bir kavram haline gelirken, “müşteri ile birlikte yenilik” anlayışı da pek çok firma tarafından benimsenmeye başlamıştır. Müşteri memnuniyetini arttırmak için bilgi üretimi sürecine müşterileri de dahil etmek anlamına gelen müşteri ile yeniliğin geliştirilmesi amaçlanmaktadır.

1.4. Bilginin Geliştirilmesi Bilginin geliştirilmesi, yeni fikirlerin ve buluşların düşünceden eyleme geçmesini veya mevcut ürün ve hizmetlerle ilgili bilgilerin üzerinde çalışılarak daha iyiye götürülmesini ifade etmektedir. Bilginin geliştirilmesi organizasyonun her kademesinde olduğu gibi ar-ge bölümlerinde de gerçekleştirililebilir.

Bilginin keşfedilmesi ve üretilmesinin daha karmaşık ve dağınık bir yapı arz etmesine mukabil bilginin geliştirilmesi daha sistematik ve daha düzenli bir süreci gerektirmektedir. Bilginin geliştirilmesi süreci ürün ve hizmetler acısından beş aşamada ele alınmaktadır.

İlk aşama yeni fikirlerin ve görüşlerin ortaya atılmasıdır İlk aşama yeni fikirlerin ve görüşlerin ortaya atılmasıdır. İkinci aşamada bunların bir ön değerlendirmeye tabi tutulması ve işe yarayan fikirlerin firmanın ihtiyacı ve öncelik sırasına göre ayıklanması gelmektedir.

Üçüncü aşama, söz konusu fikirlerin geliştirilerek ürün ve hizmetlere uyarlanması aşamasıdır. Dördüncü aşama teknik ve piyasa talepleri açısından farklı prototipler için fizibilitenin yapılası aşamasıdır.

Beşinci aşama ise bu fikirlerden yola çıkarak üretilen ürün ve hizmetlerin müşterilerin beğenisine sunulmasıdır.

Kaynakça Halil Zaim Bilginin Artan Önemi ve Bilgi Yönetimi