SEKRETERİN NİTELİKLERİ ÖĞRETİM GÖREVLİSİ MERAL GÜNEŞ ERGİN

SEKRETERİN NİTELİKLERİ Kişisel Nitelikler Dış Görünüş Karakter ve Davranış Mesleki Nitelikler

1. DIŞ GÖRÜNÜŞ Sekreter çalıştığı kurumun vitrinidir. İnsanların birbirleriyle ilişkilerinde öncelikle dikkat ettikleri şey dış görünüştür. Gerek giyinme şekli gerekse vücudun sağlıklı görünüşü insanlar üzerinde önemli bir etki bırakır. Bu nedenle temiz bir giyim, iyi bir oturuş ve duruş, gösterişe kaçmayan ağır başlı nazik hareketler ve olgun davranış, insana çevresinde büyük değer kazandırır. Bir sekreterin dış görünüşü kişilik özelliklerinin algılanmasında belirleyici bir rol oynar. Sekreterin giyimi, temizliği, bulunduğu büronun derli toplu olması ve temiz oluşuyla sekreterin kişilik özellikleri hakkında ilk bilgi alınmış olur. Bu nedenle bir büronun vizyonu sayılan sekreterlerin, bütün bu ayrıntıları dikkat etmesi büroya gelen insanlar üzerinde olumlu bir etki bırakacaktır.

a) Kıyafet

Güzel giyinmek fazla masraflı, lüks kıyafetler giymek anlamına gelmeyip, zarif, mütevazı ve kendinize yakıştırmayı bildiğiniz kıyafetlerdir. Güzel giyinmek demek: temiz, sade, nerede, ne zaman, ne giyileceğini bilmek demektir.

Resmi iş ve ilişkilerde, resmi ziyaretlerde ve görüşmelerde, toplantılarda, bayramlarda, törenlerde, üstlerle, önemli kişilerle, hanımlarla ve yabancılarla olan ilişkilerde, kokteyllerde, resmikabullerde ve resmi akşam yemeklerinde koyu renk takım elbise, düz beyaz gömlek, uygun kravat, siyah çorap ve bağcıklı ayakkabı giymek uygun olur. Hanımlar da rahatsız edecek ve dikkat çekecek şekilde fazla aksesuar takmamalı, ağır parfüm kullanmamalı, aşırı makyaj yapmamalı, daima bakımlı ve sade olmalıdır.

Birçok kişi aslında zevkli olduklarını, fakat bunu gösterebilmek için yeteri kadar paraları ve zamanları olmadığını ileri sürerler. Şık olmak, zarif gözükmek, her şeyden evvel kendine yakıştırma sanatı olarak kabul edilir. Sahip olduğumuz zevkte, yaşantımızın ve bulunduğumuz çevrenin büyük rolü vardır. Bundan dolayıdır ki, zarafet anlayışı herkes için aynı değildir. Birinin beğendiğini bir diğeri beğenmeyebilir. Bununla beraber, giyim zevkinin değişmeyen ortak ilkeleri vardır. Örneğin; aşırılık, uyumsuzluk, düşünülmeden seçilen renkler gibi. Zarif ve şık giyim bir oran, uyum ve bütünlük ister. Zevk konusunda bireyler arasındaki ayrılık, çevreden çevreye yıldan yıla değişebilir. Bir mevsim için zevkli sayılan diğeri için tam tersi olarak kabul edilebilir. Sekreterlerin kendilerini olanaklar ölçüsünde bu akışa adapte etmeli gerekir.

b) Uygun Makyaj

Sekreter giyimine olduğu kadar makyajına da dikkat etmesi ve özen göstermesi gerekli özelliklerden biridir. Bazı insanlar aşırı makyaj yapmaktan ve takı takmaktan hoşlanır ve sonuçta abartılı ve çalıştığı kurumun yapısına tamamen ters bir görünüş sergiler. Bu nedenle yapılan makyaj abartıdan uzak sade ve gösterişsiz olmalıdır. Sekreterlerin yalnızca bayanlardan oluşmadığı dikkate alınırsa, erkeklerinde bu konuda duyarlı ve titiz davranmaları gerekmektedir. Örneğin saç ve sakalı uzamış ve dağınık bir görünümde olmamak gerekiyorsa günlük sakal tıraşının yapılması bir zorunluluktur.

Cildinin yapısını uygun olan bakımı düzenli olarak yapmalıdır Cildinin yapısını uygun olan bakımı düzenli olarak yapmalıdır. Makyaj yaparken kıyafetine uygun tonları seçmeli, ağır renklerden kaçınmalı, eskiyen makyajını mutlaka yenilemeli ama bunu çalışma masasında mesai saatleri içerisinde yapmamalıdır.

c) Temizlik ve Düzen

Bir sekreterin büroya gelen insanlar üzerinde bırakacağı etkiyi olumlu hale getiren özelliklerden biri de temizlik ve düzenli olmasıdır. Çalıştığı büronun temiz olmaması ve dağınık olması, aranılan evrakın veya dosyanın bulunamaması ve dolayısıyla işlerin aksamamasına neden olacağı için bu durum verimliliği de azaltan bir faktördür. Bundan dolayı; sekreterin, çalıştığı büronun temizliğine ve düzenine özen göstermesi gerekmektedir. Sekreter vücudunun temizliğine de dikkat etmeli, gerek görüntü gerekse koku olarak insanları asla rahatsız etmemelidir. Parfüm seçiminde dikkatli olmalı etrafı rahatsız edecek ağır kokulardan uzak durmalıdır.

d) Oturuş, Ayakta Duruş ve Yürüyüş

Sekreter her zaman dik durmalı, beden dilini iyi kullanmalıdır Sekreter her zaman dik durmalı, beden dilini iyi kullanmalıdır. Oturup kalkarken temkinli olmalı, kıyafetlerini de düşünerek davranmalıdır. Örneğin; etek giymiş bir sekreter koltukta oturuşuna dikkat etmeli derli toplu yavaş hareketlerle oturmalıdır. Yürürken adım aralıklarını ayarlamalı, bir bayana yakışacak ahenkle yürümelidir. Büronun vizyonu kabul edilen sekreterin genel görgü kuralları çerçevesinde hareket etmesi diğer insanların da kurallara uymasında etkili olur.

e) Jest ve mimikler

Jest ve mimikler; iletişimin etkileyici olabilmesi için, sık başvurulan, bazen de konuşmanın akışına göre refleks halinde el, kol ve yüz ile yapılan, duyguları ve davranışları belirleyen hareketlerdir. Karşılıklı iletişim ve etkileşim sırasında tüm bireyler verdikleri mesajların inandırıcı olmasını ister.

İyi bir sekreter karşısındakiyle güler yüzü, etkileyici ve inandırıcı anlatımıyla, yapmacık jest ve mimiklerden, el ve kol hareketlerinden kaçınarak iletişimini etkili bir biçim de tamamlamalıdır. Yapılan bilimsel araştırmalara göre konuşurken insanları etkileyen faktörlerin % 38’inini ses tonu, %7’sinin kullanılan sözcükler olmasıyla birlikte, %55’inini vücut dili ( jest ve mimikler) olduğu belirtilmiştir.

f) Zarafet ve Estetik Zarafet, kişinin sosyal yaşamındaki tutum ve davranışlarıyla çevresinde bıraktığı hoş etkidir. Başka bir tanıma göre zarafet herhangi bir zorunluluk olmadan, karşılık beklemeden, geleneklere uygun, güvenli, ölçülü, hoşgörülü, yakışık alan, sadelik içinde rahat, akıcı söz ve davranışlarıyla kişinin yarattığı bir etkidir. Zarafet estetik anlayışını da birlikte getirir. Nezaket ve zarafette aşırılığa kaçmamak, görünüş ve davranışlarla çevreyi rahatsız etmemek en doğru davranış şeklidir. Gerçekten görgülü ve terbiyeli olmanın ilk ve önde gelen koşulu budur.

2) KARAKTER VE DAVRANIŞ Sekreter dış görünüşü yanında karakter ve davranışlarıyla da çalıştığı büroda olumlu bir etki bırakmalıdır. Mesleğinde başarılı olabilmek için örnek karakter ve olumlu davranışlar sergilemesi gereklidir.

Sekreterin örnek karakter ve uygun davranış sergilemesi için gereken nitelikler şunlardır. Zamana önem vermeli, iş yerine gidiş gelişleri düzenli olmalıdır. İş birliğine gönüllü olmalı, çekişmelere kapılmamalıdır. Nazik ve hoşgörülü olmalıdır. Doğruluğu ilke edinmiş, güvenilir bir kişi olmalıdır. Hatalı olduğunda karşısındakinden özür dileyebilmelidir. Ön yargılı ve fazla alıngan olmamalıdır. Teşekkür etmekten kaçınmamalıdır.

Kimseyi küçüksememeli, kötülememeli ya da aşırıya kaçan şekilde övmemelidir. Yapmacık davranışlar sergilememeli, doğal olmalıdır. Az konuşup çok düşünmelidir, Her doğruyu her yerde söylememelidir. Bilgili ve ilgili olmadığı konularda yorum yapmaktan kaçınmalıdır. Temkinli ve dikkatli olmalıdır. Sorumluluk almaktan kaçınmamalı ve sorumluluğunun bilincinde olmalıdır.

a) Güler Yüzlü Olma

b) Nezaket ve Görgü Kurallarına Uyma

c) Kendine Güvern Duyma

d) Sorumluluk Sahibi Olma

e) Sabırlı ve Hoşgörülü Olma

f) Sempatik ve Ağırbaşlı Olma

g) Yaratıcı ve Yeniliklere Açık Olma

h) Başkalarını Dinleyebilme

Dinleme becerisini geliştirmek için; Cevap vermeden önce, konuşanların sözlerini bitirmelerini bekleyin Dinlerken sakin olun, sinirlerinizin bozuk olmamasına özen gösterin Konuşanın söylediklerine yoğunlaşın, beden dilini ve ses tonunu da inceleyin Konuşma sırasında ilgiyi dağıtan dış kaynakları yok etmeye çalışın Vereceğiniz kararlarda ve yapacağınız işlerde iyi dinlemenin olumlu etkisi olacağını unutmayın Dinlerken asla tartışmaya girmeyin Dinlerken işinize yarayacak kısımları seçerek dinleyin Dinlediğinizi karşınızdakine hissettirmek için başınızı sallayın. Doğru duyduğunuzdan emin olmak ve verilen mesajı aldığınızı göstermek için, konuşmacının sözlerini başka sözcüklerle açıklamaya çalışın

ı) İkna Edebilme

Öncelikle alışılmış sözcükleri doğru ve uygun anlamda kullanmaya özen göstermeli Argo kelimeler kullanmamalı Özellikle teknik terimlere ve mesleki dile günlük konuşmada yer verilmemeli. Konuşurken negatif cümlelere yer verilmemeli. Pozitif olunmalı. Belirsizliklere yer verilmemeli. Kesin konuşmalı bu anlattığınız konudan emin olduğunuzu gösterir. Böylece karşınızdakinin sizi can kulağıyla dinlemesini sağlarsınız. Karmaşaya yer vermemeli, Konu kısa ve öz olarak anlatılmalı. Uzun cümleler kurulmamalı ki dinleyici anlatmaya çalıştığınız noktadan uzaklaşmasın İmla kurallarına uyarak düzgün anlatım yapmaya özen gösterilmelidir.

i) Sır Saklama

j) Empati Kurabilme

k) İyimser Olma

MESLEKİ NİTELİKLER Türkçeyi Kusursuz Konuşma Yabancı Dil Bilme Yazışma Yeteneğine Sahip Olma Temsil Etme Becerisi Dosyalama Tekniklerini Bilme

Protokol Kurallarını Bilme Büro Otomasyonunu Bilme İnisiyatif Sahibi Olma Mesleğini Sevme Eğitim İş Hayatına Uyum Sağlama

Planlama ve Organize Etme Karar Verme Risk Alma Risk sonucu belli olmayan bir sürecin getireceklerinden dolayı bir kayıp, zarar yaşayabilme ya da kazanç sağlama olasılığıdır. Güvenilir Olma Zamanı Etkin Kullanma İş ve Meslek Etiği

Denizin dibinde incilerle taşlar bulunur, Övülecek şeyler de kusur ve yanlışların arasında bulunur… Hz. Mevlana