Bilgi Yönetimi Uygulamaları II Karar Destek Sistemi Bilgi Yönetimi Uygulamaları II

Karar Destek Sistemleri, örgütün karar alma organlarına, karar alma sürecine etkileşimli ve fiili destek sağlayan sistemlerdir. Sistem, yöneticilere istatistiksel analizler, grafik ve model destekler, tablo, şema ve rapor üretim teknikleri ile karar alma sürecini destekler. KDS bu yönüyle elektronik veri işleme sistemleri ve ofis otomasyonu sistemlerinin daha gelişmiş şeklidir.

KDS bu yönüyle elektronik veri işleme sistemleri ve ofis otomasyon sistemlerinin daha gelişmiş şeklidir. Bunlar örgütte benzer işlevler görürler, ancak karar destek sistemi etkileşimli özelliğe sahip olduğu için, EVİS ve OOS’ye oranla daha interaktif bir işleyişe dahiptir. KDS, insan-makine etkileşimine imkan veren sistemlerdir.

Yönetim her şeyden önce bir karar verme etkinliğidir Yönetim her şeyden önce bir karar verme etkinliğidir. Yöneticinin asıl işi karar vermektir. KDS, yöneticilerin yarı yapılandırılmış ve yapılandırılmamış kararlarına destek sağlamak amacıyla geliştirilen bilgisayar destekli sistemlerdir. KDS’lerde, karışık problemleri çözebilmek için, bilgi işlemin unsurlarını oluşturan programlama dilleri, sistem yazılımları ve uygulama yazılımları eşgüdüm halinde kullanılır. İnsan ve prosedürler de karar destek sistemlerinin önemli araçlarıdır.

Karar destek sistemlerinde, karar verme sürecinde örnekleme, ortak yön bulma, benzetim gibi teknikler kullanılır. Karar Destek Sistemlerinin yönetim bilişim sisteminden farkı, karar alma sürecinde özellikle üst düzey yöneticiyi desteklemek amacıyla geliştirdiği için, gelecek odaklı bir destek sistemidir.

Karar destek sistemler, farklı kaynaklardan topladığı bilgileri düzenler, karar modelleri oluşturur, bilgileri analiz eder ve değerlendirme sonuçları sunarak belirli modeller kullanımı ile karar vericiye karar vericiye karar sürecinde destek sağlar. Uygulamada karar destek sistemleri, mali işleri planlama, pazarlamayla ilgili karar verme, fabrika kapasitesini planlama, ortak yatırım analizi yapma gibi amcalarla kullanılır.

Karar destek sistemleri, karar destekleyen herhangi bir sistem olarak adlandırılır. KDS, örgütün yönetim kademesine destek verir. Bilgi sistemleri kararları çok değişik yollardan desteklerler. KDS, yöneticilere yarı yapılanmış, hızla değişen ve kolayca belirlenmeyen kararlar konusunda onları destekler. Diğer sistemlerden daha esnek ve strateji odaklıdır. KDS, kullanıcının bu sistemle çalışmasını sağlayacak şekilde tasarlanır.

Örgütlerde kararlar yapıları itibariyle, yapılanmış(programlanabilir) kararlar ve yapılaşmamış( programlanamayan) kararlar şekilde iki grupta incelenebilir: Yapılanmış Kararlar: Yapılanmış kararlar, rutin bürokratik işlemlerin yapılması sürecinde alınan kararlarla ilgili karar türüdür. Yapılaşmış programlanabilen kararları, akış şemaları, karar tabloları, grafikler, şemalar ve formüller olabilir. Yapılaşmış programlanabilen kararlar önceden kolayca belirlenebilir özellik gösterir.

Karar alınacak konuda herhangi bir belirsizlik yoktur Karar alınacak konuda herhangi bir belirsizlik yoktur. Eldeki veriler durumun aydınlanması için yeterinde imkan sunar. Bu tür kararlarda insan görüşüne fazla ihtiyaç yoktur. Kararlar yapılaşmış, makineleşmiş bir özellik gösterdiği için, konuyla ilgili kesin bilgi sağlar. Yapılaşmış kararlar örgütün daha çok operasyonel ve taktik düzeyindeki faaliyetlerle ilgili konularda alınacak kararlardır.

Yapılanmamış Kararlar: Örgütün stratejik düzeydeki faaliyetlerle ilgili karar türüdür. Bu karar türlerinin otomatikleştirilmesi söz konusu değildir. Bu tür kararlar önceden oluşturulabilir bir karar yöntemine sahip değildir. Yapılandırılamayan kararlar örgütün stratejisiyle, rakipleriyle, çevre analiziyle, yatırım kararlarıyla ilgili olduğu için bu tür konularda her zaman kararları otomatikleştirmek, yapılandırıp programlamak mümkün değildir. Karar destek sistemleri, yapılandırılmayan konularda alınacak kararlara bilgi desteği sağlayarak kararların daha etkin alınmasını sağlar.

Karar Destek Sistemlerinin taşıması gereken özellikler şunlardır: Yöneticinin bilgi ihtiyacını kolaylıkla karşılamalı, işlediği bilgiler bilgide bulunması gereken forma uygun olmalı, Yapısal olmayan ve programlanamayan kararlara göre tasarlanmalı, Modelleme yöntemi, yöneticinin karar evrelerini destekleyecek biçimde düzenlenmeli, kolay ve anlaşılır olmalıdır,

KDS, karar alıcıya genel amaçlı modellerin yanında simülasyon ve diğer analiz araçlarını sunmalı, Herhangi bir karar için bilgi ihtiyacını karşılayacak biçimde tasarlanmalı, veri tabanı kullanımına açık olmalıdır. Yeni sistemlere adapte olabilmeli, eksiklerin giderilmesini sağlayacak biçimde esnek olmalı, Sistem, bilgileri denetleyebilecek şekilde güvenilir ve entegre olmalı,

Bilgiler elektronik araçlarla farklı ortamlara iletilmesi mümkün olmalı ve güncel olmalı, Zamanında bilgi verebilmeli ve ekonomik olmalı, Karar verme sürecinin tün aşamalarını destekleyecek nitelikte olmalı Veri ve model tabanlarına erişimli olarak hazırlanmalı Veri inceleme ve çözüm üretmede analitik modeller kullanmaya elverişli olmalı

Karar Destek Sistemlerinin Bileşenleri Karar Destek Sistemleri üç bileşene sahiptir. Bunlar; Veri Yönetimi, Model Yönetimi ve Diyalog Yönetimidir. Veri Yönetimi, belli bir konuda karar verebilmek için, ilgili verinin çıkarılması, saklanması ve organize edilmesiyle ilgili faaliyetlerin yerine getirilmesini içeren karar destek sistemi bileşenidir.

Model Tabanı, KDS’nin farklı analizler yapmak için kullandığı çeşitli istatistiksel, finansal, matematiksel ve diğer kantitatif modelleri içerir. Diyalog Yönetimi, kullanıcı ile KDS’nin iletişimini sağlayan KDS bileşenidir. Kullanıcının sistemle doğrudan temasta bulunduğu tek bileşendir.

Grup Karar Destek Sistemleri Grup Karar Destek Sistemlerinin amacı, yapılandırılmamış konularla ilgili ortak karar verme sürecinde birden fazla kişiye destek sağlamaktır. Grup karar destek sistemleri ileri telekomünikasyon yöntemleri kullanarak, grup ya da gruplar vasıtasıyla problemin çözümünü kolaylaştıran bir karar destek sistemidir. Bir başka ifadeyle GKDS, grup karar vermeyi sağlayan ve grup üyeleri arasındaki bilgi akışını geliştiren bilgisayara dayalı bilgi sistemleridir. Grup karar destek sistemleri, grup karar vermelerini, iletişim ve grup donanımları vasıtasıyla kolaylaştırır.

GKDS bilgi paylaşımını kolaylaştıran ve grup üyeleri arasında ortak bir görüşün ortaya çıkmasını sağlamaya dönük karar sistemidir. Grup olarak karar almak için, elektronik posta, elektronik notlar, forum sayfaları ve elektronik toplantı sistemleri gibi uygulamalarla, grubun belli bir konuda ortak karar vermesini sağlamak amacıyla tasarlanmış bir karar sistemidir.

Beyin fırtınası, delphi tekniği, nominal grup çalışması gibi farklı grup karar türlerini elektronik ortama taşımayı amaçlayan grup karar destek sistemleri, karar alma sürecini ortak akla ve katılmalı yönetim anlayışına dayandırmaya çalışmaktadır.

Grup Karar Destek sistemlerinde dört yöntem kullanılır. 1. Karar Odası: Karar sürecinde kullanılacak bilgisayar sistemleriyle desteklenmiş geleneksel toplantı odasıdır. Toplantıya katılan her üyenin kendine ait bilgisayar terminali bulunur. Grup üyeleri birbirileriyle hem sözlü hem de bilgisayar ortamında iletişim kurabilirler.

2. Yerel Karar Ağı: İkinci tür grup karar verme modeli, yerel karar ağıdır. Bu durumda, grup üyeleri kendi bürolarında, iş birimlerinde veya iş istasyonlarında bulunurlar.

3.Telekonferans: Bu yöntem karar odaları ana merkezde bulunur, bilgi ve iletişim teknolojilerinin sağladığı iletişim alt yapısı yardımıyla grup üyeleri farklı mekanlarda ancak aynı zaman diliminde birbiriyle toplantı yapabilirler. 4. Uzaktan Karar Verme Gruplar: Bu gruplarda farklı yerleşim yerlerinde bulunanlar birbirileriyle iletişim ağları kanallarıyla bağlanırlar. Uzaktan karar verme grupları bir araya gelmeden bilgi ve iletişim teknolojilerinin sağladığı imkanlardan yararlanarak etkileşimli bir iletişim olanağı bulurlar.

Üst Yönetim Destek Sistemleri Üst Yönetici Destek Sistemleri, örgütün üst düzky öneticilerini, yapılandırılmamış kararlar konusunda, onları gelişmiş grafikler, tablolar ve rafine bilgiyle destekleyen sistemlerdir. ÜDSY, örgütün stratejik kademesine hizmet verir. Bu sistemler yapılandırılmamış kararları belirler. Belirli yetene herhangi bir sabit uygulama sağlamaktan çok, iletişim ortamı ve geliştirilmiş hesaplama yaratırlar. ÜYDS, filtre edilmiş, özetlenmiş ve raporlanmış bilgilerle üst yöneticiyi destekleyen sistemlerdir.

ÜYDS, işletmenin tüm bölümlerinden bilgiyi bir araya getirmekte ve masaüstü analitik araçlar ve çevrim içi gösterimlerle bilgiyi sunmaktadır. ÜYDS, yüksek düzeyde özetlenmiş bilgi sunar. Bu sistemler, çoğunlukla standart formatta raporları hazırlar ve bazen grafiklerle desteklenirler. ÜYDS’nin asli görevi, çeşitli kaynaklardan bilgi elde etmek, birleştirmek ve kullanım kolaylığı sağlamak için, anlaşılabilir bir formatta yöneticiye sunmaktır.

Üst yönetim bilgi sistemlerinden yöneticilere sunulacak bilgiler, işletme grafikleri, dönemsel raporlar, verimlilik raporları, etkinlik raporları, ekonomiklik raporları ve diğer stratejik konularla ilgili raporlardır.

ÜYDS, ofis otomasyon ve analiz olanağı sağlayarak tepe yöneticilere bilgi desteği sağlayarak planlama ve kontrol süreçlerini geliştirme, akıllı modeller oluşturma gibi amaçlarla kullanılır.

ÜYDS’nin kritik başarı faktörleri şunlardır: Sistemin tasarımından işletilmesine kadar tüm süreçlerden bir yöneticinin bulunması Sistemin etkin kullanımından sorumlu bir operatörün görevlendirilmesi, Operatörün teknik konularda uzman olmasının yanı sıra, iş alanı bilgisinin bulunması Teknoloji tasarımında uygun yazılım ve donanım teknolojisinin seçilmesi

Sistemin örgütün genel amaç ve hedefleri ile uyumunun sağlanması Sistemin çevresel değişime anında tepki gösterecek özellikte esnek olması

Üst Yönetim Destek Sistemlerinin Özellikleri Grafiksel sistemlerdir. Kullanımı kolaylaştıran ara yüzlere sahiptir. Özet, rafine bilgiyle desteklenmiş raporlar sunar. Detaylandırılabilir bir esneklik sağlar. Farklı veri tabanlarını birleştirerek bütünleşik bir ortam sunar. Karar destek sistemleri ve bilgi sistemlerinin özelliklerini kombine eden sistemlerdir. Yönetim bilgi sistemleri tarafından oluşturulan bilgiyi kullanır.