YONT 409 PROJE YÖNETİMİ

PROJE VE PROJE YÖNETİMİ NEDİR ?

PROJE NEDİR? Belli bir süre içerisinde, belli bir bütçe ile belirlenen hedeflere ulaşmak için uygulanan metodolojik süreç. Örnek: Marmaray Projesi Gökdelen Projeleri GAP Projesi

PROJELERİN ORTAK UNSURLARI Başlama ve bitme noktaları vardır! Çeşitli görev, faaliyet ya da olayları kapsar, Bir takım farklı kaynaklar gerektirir. Nasıl yapılacağına ilişkin prensipler aynı ancak uygulama ayrıntıları farklıdır. Ancak, her projenin kendine has şekilde planlanması ve kontrol edilmesi gerekir.

Proje İşlerinin Diğer İşlerden Farkı Sonuç, bütçe ve zaman gibi üç kısıtlama altında yapılır. Yaratıcılık, yenilik gerektirir. Bilgi toplama, proje oluşturma, uygulama,izleme başka kuruluş ve kişilerle çalışmayı gerektirir. Planlama ve organizasyon, rutin işlere göre aylarca devam edebilir.

YÖNETİM Yönetim, belli amaçlara ulaşmak için insanların, kaynakların ve zamanın birbiriyle uyumlu ve verimli kullanılmasını sağlayacak mekanizmadır. Kaynakların olumlu, sistemli ve başarılı bir biçimde kullanılmasıyla ilgili bir sanat ve aynı zamanda bir bilimdir. Yönetim sanatı, İşlerin başkaları aracılığıyla yaptırılması eylemidir. Yönetim Bilimi, Kurum/işletme işlevlerine ilişkin eylemlerin sistem ve kontrollerin planlanması ve düzenlemesidir.

Proje Yönetiminin Faydaları Genel kapsam değişiklikleri üzerinde daha iyi kontrol sağlar Bir problem çözümü yöntemidir Kaliteyi artırır Organizasyonun projeler yoluyla daha verimli ve etkin olmasını sağlar

Bir projeyi yönetebilmek için... İhtiyaçları tanımlamalı, Açık ve ulaşılabilir hedefler belirlemeli, Kalite, kapsam, zaman ve maliyet unsurları ile ilgili ihtiyaçları ve talepleri bir araya getirmeli, Riskleri yönetmeliyiz

Proje sırasında aşağıdaki alanlar yönetilmeli ve kontrol altında tutulmalıdır: Teslim edilecek sonuçlara ilişkin bir proje kontrol dosyası ve periyodik değerlendirme düzeni oluşturmak. Bütçe, kalite ve zaman unsurlarını ölçerek proje gelişimini değerlendirmek. Kapsamı kontrol etmek için proje sorunlarını ve değişiklikleri pro-aktif bir anlayışla gözden geçirmek Müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamak ve memnuniyetini sağlamak

Projeler Neden Başarısız Olur ? Projelerin başarısızlığında en önemli unsurlar şunlardır: Proje yönetim sisteminin yanlış noktalara odaklanması Doğru düzeyde ayrıntıya girilmemesi Proje yönetim araçlarının iyi anlaşılmaması Gereğinden fazla katılımcı olması İletişim eksiklikleri

Proje Yönetimi Üçgeni Zaman Maliyet

KALİTE Amaca uygunluk Sıfır kusur İstenen özelliklere uygunluk Kalite olarak projenin başarısı, bu özelliklere uygun olmasına bağlıdır.

MALİYET Proje tamamlanana kadar gerçek harcadığımız maddi bedeldir. Bütçenin önceden planlanıp hazırlanması önemlidir. Proje süresince bütçenin aşılmaması gerekir.

ZAMAN Bir projenin tamamlanması için başından sonuna kadar geçen süredir. Gerçekte proje belirlenen tarihte bitse bile dalgalanmalar olabilir.

Proje Yönetiminin Bileşenleri Bir projenin başarı ile sonuçlandırılabilmesi için proje yönetimi çok önemlidir. Bu da çeşitli yönetim alanlarının bir karmasından oluşur. BU ALANLAR : Bütünleştirme Yönetimi, Proje ögelerinin koordinasyonu sağlayan süreçler tanımlanır. Proje planlama, planın yürütülmesi, değişim denetimi yöntemleri uygulanır.

Proje Yönetiminin Bileşenleri Kapsam Yönetimi, Kapsam tanımı, kapsam planlaması, kapsamın doğrulanması, kapsam değişikliği denetimi yöntemleri uygulanır. Zaman Yönetimi, Projenin zamanında bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır. İşlerin tanımı, süre tahminleri, zaman çizelgelerinin geliştirilmesi ve denetiminden oluşur.

Proje Yönetiminin Bileşenleri Maliyet Yönetimi, Projenin onaylanma bütçesi ile projenin bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır. Maliyet planlama, maliyet tahmini, bütçe ve maliyet denetimi yöntemleri uygulanır. Kalite Yönetimi, Projenin ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlayacak süreçler tanımlanır. Kalite planlama, kalite güvence ve kalite denetimi yöntemleri uygulanır.

Proje Yönetiminin Bileşenleri İnsan Kaynakları Yönetimi, Proje ile ilgili işgücünün daha etkin kullanımına yönelik süreçler tanımlanır. Örgütsel planlama, kadro kurma, takım oluşturma yöntemleri uygulanır. İletişim Yönetimi, Proje bilgilerinin zamanında ve uygun biçimde üretilmesi, derlenmesi, dağıtılması, saklanması, düzenlenmesi süreçlerini tanımlar. İletişim planlama, bilgi dağıtımı, performans raporlama yöntemleri uygulanır.

Proje Yönetiminin Bileşenleri Risk Yönetimi, Proje risklerinin belirlenmesi, analiz edilmesi, çözümlerin uygulanmasına yönelik süreçler tanımlanır. Risk tanımlama, risk boyutu belirleme, riske karşı planlama ve risk azaltıcı denetim yöntemleri uygulanır. Satın Alma Yönetimi, Proje için gerekecek ürün ve hizmetlerin dışardan alınması süreçleri tanımlanır. Satın almanın planlanması, talep planlama, firma seçimi, sözleşme yönetimi, sözleşmenin imzalanmasından oluşur.

PROJE YÖNETİMİ SÜREÇ GRUPLARI

Proje Yönetimi Süreç Grupları Proje aşamaları süreç gruplarından farklıdır. Süreç Grubu büyük bir projede farklı aşamalara dağılmış olabilir, her bir aşamada tekrarlanıyor olabilir ve fizibilite çalışması, tasarım, satınalma, kurulum vb gibi başlıklar altında ayrıntılı bir biçimde planlanabilir. Kaç tane aşama olacağı projeye göre değişir. YÜRÜTME (işin yapılması) BAŞLANGIÇ PLANLAMA KONTROL /İZLEME (uygulanırken) KAPANIŞ

Başlangıç Süreç Grubu Başlangıç sürecinde tüm ihtiyaç analizleri yapılır ve talepler listelenir. Bu belgeler projeye başlamak için gereken sözleşmenin yapılmasına yardımcı olur. Başlangıç sürecine müşterilerin ve diğer paydaşların davet edilmesi projenin gerçekleştirilebilir hedeflerine, kabulüne ve memnuniyet düzeyine katkıda bulunur.

Başlangıç Süreç Grubu Bu süreç grubunda aşağıdaki 3 soruyu cevaplamak gerekir: Proje neyle ilgili? Tüm “Neden?” sorularını cevaplayın (ör: proje neden önemli?) Proje nasıl yürütülecek? Ana Çıktılar: Proje Tüzüğü – son hali Proje Yönetişimi - taslak Etki Değerlendirme Raporu - taslak Risk Değerlendirme Çalışma Tablosu – taslak

Planlama Süreç Grubu Planlama, kapsam, maliyet, kalite ve proje zamanlaması konularını ayrıntılandırmakla ilgilidir. Bu süreçte proje yönetim planı geliştirilir. Bu süreçte aşağıdaki 2 soruyu cevaplamak gerekir: İş için harcanan çabanın kapsamı / niteliği nedir? Projeyi nasıl tamamlayacağız?

Planlama Süreç Grubu Ana Çıktılar: Proje Planı (veya Proje Tanımlama Belgesi) – son hali Proje Zaman Çizelgesi (örneğin MS Project vb gibi) Takım (Proje Yönetişimi – son hali) İş Kırılım Ağacı (İKA) Risk Takip Kayıtları, Risk Azaltma Stratejileri ve Yedek Planlar Tüm Ekip Üyelerinin katılımıyla gerçekleşen kapsamlı bir Başlangıç Toplantısı

Yürütme Süreç Grubu Bu Süreç Grubu, proje yönetim planını dikkate alarak kişiler ve kaynaklar arasındaki koordinasyonu sağlar. Her proje için gereken süreçlerin belirlenmesinden proje ekibi sorumludur. Yürütme aşaması proje hedeflerine ulaşabilmek ve müşteri gereksinimlerini karşılayabilmek için projenin zaman, maliyet ve özellikleri açısından planlandığı şekliyle yürütülmesidir.

Yürütme Süreç Grubu Proje Yöneticisi tarafından proje ekibi üyelerinin de işbirliğiyle bir dizi belge güncellenir ve/veya tamamlanır. Bu belgeler bilgiyi toplamanıza ve iletmenize yardımcı olur; böylece PY projenin başarılı bir şekilde yaşama geçirilmesi sürecini “ölçebilecek”, “izleyebilecek” ve “düzenleyebilecektir”. Karar Kayıtları Proje Durum Raporu Risk Takip Kayıtları Risk Azaltma Stratejileri ve Yedek Planlar Proje Değişim Kayıtları Ara Değerlendirme Raporları

Yürütme Süreç Grubu Yürütme sırasında Proje Yöneticisi zamanının büyük bir kısmının Projenin zamanında, bütçe kısıtlarına uygun olarak, belirlenen kapsam dahilinde ve planlanan kalite düzeyinde tamamlanmasını sağlamak için gerekli kontrol faaliyetlerini yapmakla geçtiğini görecektir.

İzleme / Kontrol Süreç Grubu İzleme ve kontrol süreç grubunda uygulamaları kontrol edebilmek ve gerektiğinde düzeltici önlemleri alabilmek için olası sorunları ve yapılacak değişiklikleri önceden tanımlamak gerekir. Projenin yolunda gitmesini sağlamak için projenin ilerlemesi sürekli kontrol altında tutulur. Bir proje karmaşıklaştıkça riski ve kaliteyi kontrol altında tutabilmek için gereken kontrol ve yürütme düzeyi de artırılmalıdır.

İzleme / Kontrol Süreç Grubu Hazırlanıp takip edilen ve güncellenen ana belgeler şunlardır: Proje Paydaşlarının İletişim Bilgileri Durum Raporları Toplantı Tutanakları Faaliyet Planları Risk Takip Kayıtları Proje Değişiklik Kayıtları

Değişiklikleri Yönetmek PY aşağıdaki konular üzerinde durmalıdır: Gerekli değişikliklerin belirlenmesi Değişiklikler için farklı seçeneklerin aranması Değişikliklerin olumsuz etkilerinin en aza indirilmesi Değişikliklerin etkilerinin paydaşlara bildirilmesi Değişimlerin yönetilmesi

Değişiklikleri Yönetmek Değişiklik isteği geldiğinde takım aşağıdaki adımları izlemelidir: Değişikliğin proje üzerindeki etkisinin değerlendirilmesi Alternatif arayışları Proje yöneticisi, yönetim, sponsor ve dahili paydaşların görüşlerinin değerlendirilmesi

Kapanış Süreç Grubu Proje kontratını kapatın Bu son süreçte hataların ve eksiklerin belirlenebilmesi için proje gözden geçirilmelidir. Bu, olası diğer projeler için de büyük önem taşır. Ayrıca, müşteri veya sponsordan sonuçları kabul ettiğine dair resmi onay alınmalıdır. Proje süresince oluşan bilgiler “alınan dersler” adı altında özetlenmelidir. Böylece bu bilgiler gelecekte gerçekleştirilecek yeni bir proje için de kullanılabilir.

Kapanış Süreç Grubu Bazen projenin bu son süreci zaman kısıtı veya başka bir takım nedenlerle atlanır. Ana Çıktılar: Proje Kapanış Raporu Proje Hedefleri Hedeflenen Sonuçlar Kapanış Önerileri Devir Etkinlikleri Alınan Dersler Arşiv