BÜROLARDA PLANLAMA Öğr. Gör. Öznur NALÇINKAYA

EN KÖTÜ PLAN BİLE PLANSIZLIKTAN İYİDİR

Plan Nedir? Plan, bir karar ya da kararlar toplamıdır. Plan, bugünden gelecekte nereye ulaşılmak istendiğinin kararlaştırılmasıdır. Plan, amaçların ve bu amaçların elde edilmesi için gerekli faaliyetlerin belirlenmesi sürecidir. Plan, geleceği zaman dilimlerine bölmek, yapılacak işlere önem ve öncelik sırası vermek ve bunları uygun biçimde bu zaman dilimleri içerisine dağıtıp yerleştirmektir.

Plan nedir? Bu soruyu “Plan bir karardır veya kararlar toplamıdır” şeklinde cevaplamak mümkündür. Bu karar veya kararların özelliği, gelecek zaman dilimleri içinde ulaşılmak veya gerçekleştirilmek istenen belli nokta veya durumlara işaret ediyor olmalıdır. Dolayısıyla en genel tanım olarak; Plan, bugünden, gelecekte nereye ulaşılmak istendiğinin kararlaştırılmasıdır.

Program Nedir? Program, planın kendi içerisinde bir bütünlük taşıyan bölümüdür. Program, planın zaman dilimlerine ayrılan parçaları olabileceği gibi, konu bakımından bağımsız bir bölümü de olabilir. Üretim ve satış programı, personel bürosu programı gibi..

NE NE ZAMAN NASI NEREDE KİM TARAFINDAN NEDEN HANGİ MALİYETLE HANGİ SÜREDE

Planlamanın Özellikleri Plan, esnek ve dinamiktir. Planlama, bir seçme ve yeğleme sürecidir. Planlama, bir karar sürecidir. Planlama, geleceğe dönük bir süreçtir.

Planlama Süreci Amaç ve hedeflerin belirlenmesi Amaçlara ulaştıracak alternatif yolların belirlenmesi Alternatifler arasından seçim yapma

Plan Çeşitleri Sürelerine göre planlar Uzun süreli planlar Orta süreli planlar Kısa süreli planlar Uygulama biçimine göre planlar Demokratik planlar Zorlayıcı planlar Biçim yönünden planlar Yazılı planlar Yazılı olmayan planlar (sözlü planlar) Kullanım biçimine göre planlar Bir kez kullanılacak planlar Sürekli planlar

Bürolarda Planlama Büronun kurulmasının planlaması, Büro personelinin planlaması Büro işlerinin planlaması

STRATEJİ VE YÖNETİM UZUN DÖNEMDEKİ HEDEFLERİMİZE NASIL ULAŞACAĞIZ? BU HEDEFLERİ NASIL GERÇEĞE DÖNÜŞTÜRECEĞİZ? BU NOKTAYI NASIL YAKALAYACAĞIZ?

MİSYON Kamu alanında Anayasal demokratik, laik, sosyal hukuk devletinin gereklerini yerine getirme bilinç ve sorumluluğuna sahip hukukun üstünlüğüne inanmış ve hukuk devleti ilkesinin gerçekleşmesi için çaba sarf edebilen, almış olduğu eğitim ile muhakeme yeteneği gelişmiş çözümleme kabiliyeti olan bireyler yetiştiren, sosyal adalet üzerine temellenen toplumsal gelişmeyi ilke edinmiş, yargı örgütü başta olmak üzere tüm sektörlerin temel hukuk bilgisine sahip ara insan gücü ihtiyacını karşılayabilecek teorik altyapısı olan, uygulamayı bilen ve teknolojiyi takip eden, uluslararası alanda tanınırlılığı ve saygınlığı olan bir öğrenciler yetiştirmek; çevresi ile sınırlı kalmayan bölgesinde ve ülke düzeyinde güçlü bir akademik geleneği olan bir yüksekokul haline gelebilmek  yetiştirmek misyonumuzdur. Gazi Üniversitesi Adalet Meslek Yüksekokulu,  olarak diğer üniversiteler ve kamu kurum ve kuruluşlarına, Bakanlıklara, yasama organının komisyonlarına, mahkemelere, özel sektörde banka, oda ve diğer kamu kurumu niteliğindeki kurumlara hukuksal ve bilimsel destek vermektir.

VİZYON Gazi Üniversitesi Adalet Meslek Yüksekokulu, olarak, kurulduğumuz tarihten beri Atatürk düşünce ve devrimlerine yürekten bağlı, devletimizin varlığı ve bütünlüğüne, demokrasiye, laiklik ilkesine, hukuka ve insan haklarına saygılı ve koruyan; düşünen, sorgulayan ve sorunları çözen, sorun çıkmasını önleyecek bilgi ve beceriye sahip insan gücü yetiştirmek vizyonumuzdur.

SWOT ANALİZİ

Büro Kurulmasının Planlanması Kuruluş yerinin seçimi Tüketici kaynaklarına (pazar) yakınlık (noter) Beşeri kaynaklara yakınlık (ilgili eğitim kurumu) Araç-gereç ve materyale yakınlık Ulaşım (avukatlık bürosu şehir dışında?) Kuruluş safhaları Yapılacak hizmet ile ilgili proje düşünceleri Fizibilite (uygulanabilirlik) çalışmaları (turistik bölge olmayan bir yerde turizm bürosu olması) Kuruluş kararı

Büro Personelinin Planlanması Büro personelinin seçimi Büro personelinin işe başlatılması Büro personelinin eğitiminin sürekliliği

Bürolarda İşlerin Planlanması Yapılacak işler aylara, haftalara hatta günlere bölünür. Hangi işlerin hangi zamanda yapılacağı belirlenir. Yapılacak işlerin türleri belirlenir. Belirlenen işlerin hangi departmanlar tarafından yapılacağı belirlenir. Birbirleriyle işbirliği içerisinde olacak departmanlar belirlenir. Görev, yetki ve sorumluluklar belirlenir. Departmanların kimlere karşı sorumlu olacağı belirlenir.

Organizasyon (örgüt), ortak amaçlarla bir araya gelen insanların belirli bir düzen içinde bir hiyeraşiye bağlı olarak faaliyette bulundukları yapıdır. Organizasyon (örgütleme), bu yapının oluşturulma sürecidir. Örgütleme; planda belirlenen amaçlara ve bunlara ulaşmak için belirtilen yollara uygun bir yapı kurmaktır. Amaca ulaşmak için belirlenen iş ve mevkilere eleman seçimi, çalışanlar ve görevler arası çalışma düzenlerinin belirlenmesi örgütleme faaliyeti kapsamındadır. Örgüt kurulurken, önce işler teker teker belirlenir ve ayrıntılı bir şekilde tanımlanır. Bu tanımlanmış, bölümlendirilmiş ve basamaklandırılmış işlere uygun elemanlar temin edilir ve yerleştirilir (kadrolama). İşlerin görüleceği yer, araç ve yöntemlerin tespit edilmesiyle örgütleme tamamlanır. 2- Örgütleme

Örgütleme ilkeleri Amaç birliği: Bir bütün olarak örgüt ve örgütün her seviyesi açık seçik bir şekilde belirlenmiş amaçlara sahip olmalıdır. Bir örgütün varolmasının sebebi ortak amaçlarıdır. İşbölümü ve uzmanlaşma Her personel bilgi, yetenek ve tecrübelerine göre bir işe yerleştirilmeli, en iyi yapabileceği bir işte uzmanlaşmalıdır. Kontrol alanı Bir yönetici kontrol edebileceği kadar kişiden sorumlu olmalıdır. Hiyeraşik yapı Yetkinin merkezden derece derece dağılması Emir kumanda birliği Her ast yalnız bir üstten emir alır. Sorumluluk Yetkinin astlara devredilmesi sorumluluğu ortadan kaldırmaz. Yetki ve sorumluluk denkliği Bir personel sahip olduğu yetki kadar sorumlu olmalıdır. Örgütleme ilkeleri

Örgütleme ilkeleri Yetki devri (yetki göçerimi, delegasyon) İşlerin yürütülebilmesi için yöneticiler yetkilerinin bir kısmını astlarına devretmelidirler. İstisnalara göre yönetim Rutin işler alt kademe yöneticilerince yürütülürken, stratejik ve genel karar ve işlemler üst kademe yöneticilerince yürütülür. Açıklama Her kademedeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları açıkça belirlenmelidir. (Organizasyon el kitapları) Denge Bölümler arasında kaynak kullanımında bir denge sağlanmalıdır. Basit ve anlaşılırlık İş, yetki ve sorumluluklar; açık, basit ve anlaşılır olmalıdır. Esneklik Değişim ve gelişmelere karşı yeni duruma çabuk uyabilen bir yapı olmalıdır. Reorganizasyon Yetersizleşme, amaçlara ulaşamama, işlerin yürütülememesi vb. durumlarında örgütler yeniden düzenlenebilmelidir. Örgütleme ilkeleri

ÖRGÜTLEME FONKSİYONU Mal ve hizmet üretmekte olan çalışmalar dünyanın her yerinde “örgüt” adı verilen ekonomik, sosyal, kültürel, askeri, dinsel ve siyasal amaçlı “işbirliği sistemleri” içinde yerine getirilmektedir. Örgütleme, ekonomik kalkınma ve büyüme, sanayileşme, bilimsel ve teknolojik gelişme bakımından önemli olan bir fonksiyondur. Faaliyetleri; Örgütsel yapının kurulması İlişkilerin saptanması Görev tanımlarının yapılması Görevin gerektirdiği niteliklerin tanımlanması

Amaç ve İşlevlerine Göre Örgütler Mal ve hizmet üreten örgütler: Toplumun tükettiği mal ve hizmet üreten örgütlerdir. Politik örgütler: Bu örgütler toplumun belirlediği amaçları gerçekleştirmek için kurulan örgütlerdir. Birleştirici örgütler: Bu örgütlerin amacı, uyumsuzlukları ortadan kaldırmak, kurumsal beklentilerin yerine getirilmesini sağlamaktır. Varlık koruyucu örgütler: Bu tür örgütler; eğitsel, kültürel ve dinsel faaliyetler aracılığıyla toplumun sürekliliğini sağlamaya çalışırlar.

ÖRGÜTSEL MODELLER Merkezi Örgüt Modeli Merkezi Olmayan (Adem-i Merkez-i) Biçimsel ve Biçimsel Olmayan Örgüt Yapısı Dikey (Hiyerarşik) Örgüt Modeli

Merkezi Örgüt Modeli Karar verme mekanizmasının bir veya birden fazla merkezde olması, yönetimin merkezi veya merkezi olmamasını belirler. Yönetimde merkeziyetçilik, karar verme ve otorite kullanma yetkisinin, yönetimin en tepesinde olan(lar)da veya tepeye yakın olan pozisyonlarda toplanmasıdır. Merkeziyetçilik, örgütsel yönetime ilişkin karar verme, plan yapma, politika ve strateji geliştirme hakkının örgütün üst kademesinde toplanmasıdır. Merkeziyetçilik, alt kademe ile üst kademe arasındaki mesafenin açılmasına neden olur.

Merkezi Olmayan (Adem-i Merkezi) Örgüt Modeli Merkezi olmayan yönetim, örgütsel ve yönetsel karar alma, politika ve strateji belirleme yetkisinin yerel birimlere devredilmesidir. Yerel nitelikteki fonksiyonların merkezi yönetimin dışında bölge ve yerel birimlerce yerine getirilmelidir. Yerinden yönetim, karar verme yetkisinin, hiyerarşinin en alt kademelerine verilmesidir.

Biçimsel ve Biçimsel Olmayan Örgüt Yapısı İnformel (biçimsel olmayan) örgüt ise, herhangi bir formel örgüt içerisinde bireyler arasında meydana gelen ve faaliyet planında belirlenmemiş koordinasyon şeklini ifade eder. İnformel örgütlerde sadece belirli temel faaliyetler koordine edilir; diğer rollerin yerine getirilmesi konusunda, çalışanlara hareket serbestisi sağlanır. Örgütün bilinen biçimsel kuruluş şeması dışında, örgüt üyelerinin, birbirlerine çeşitli nedenlerle yakınlaşmaları, biçimsel olmayan örgütleri ortaya çıkarır.

Dikey (Hiyerarşik) Örgüt Modeli Dikey örgütlenmeye, komuta tipi örgütlenme de denir. Çok sayıda iş görenin bulunduğu örgütlerde, merkezi bir yönetim anlayışının gerekli olduğu durumlarda, hiyerarşik örgütleme yoluna gidilir. Örgütsel faaliyetlerin bir disiplin içinde yürütülmesinde, otoritenin merkezde veya belli kişilerin elinde toplanmasının gerekli olduğu durumlarda, hiyerarşik örgüt yapısı uygun bir yapıdır. Ast-üst ilişkilerinin açıkça ortaya konduğu, örgüt şemalarının, dikey biçimde hazırlandığı, hiyerarşik örgüt modellerinde, formelleşme derecesi yüksek ve örgütsel yapı formel ve mekaniktir.

Örgütlerde Bölümlendirme ve Bölümlendirme Türleri Örgütleri, bilimler ve bölümlere ayırma işlemine, bölümlendirme (departmantasyon) denir. Örgütlerde belli görevler bir araya getirilerek işler, belli işler bir araya getirilerek departmanlar veya bölümler oluşturulur. Bölümlendirme bazı kurallar çerçevesinde yapılır. Söz konusu kuralları aşağıdaki gibi açıklayabiliriz: Benzer işlerin dikkate alınması Uzmanlaşmadan yararlanma Denetim Eşgüdümü kolaylaştırma Giderleri azaltma

Örgütlerde Bölümlendirme ve Bölümlendirme Türleri Fonksiyonlara Göre Bölümlendirme Fonksiyonel organizasyon, görevlerin tasnif edilip gruplandırılmış yapılarına göre belirlenir. Pazarlama, muhasebe gibi işletme fonksiyonları esas alınarak gerçekleştirilirse, buna fonksiyonel bölümleme denir. Etkinlik ve verimliliği arttıracak bir bölümleme şeklidir.

Örgütlerde Bölümlendirme ve Bölümlendirme Türleri Ürün (Mal) Temeline Göre Bölümlendirme Birden fazla ürün imal eden işletmelerde ürün kriteri esas alınarak bir bölümleme yapılabilir. Bu şekilde her ürün ayrı bir bölümde ve ayrı bir kar merkezi olarak düşünülecektir. Koordinasyonda problem çıkması ihtimaline karşılık, ürünler noktasında uzmanlaşma sağlanacağı için de önemli avantajlar yakalanabilir.

Örgütlerde Bölümlendirme ve Bölümlendirme Türleri Coğrafi Temele Göre Bölümlendirme Coğrafi bölümlendirme sayesinde örgütler yerel pazar koşullarını daha kolay karşılarlar. Özellikle uluslar arası örgütlerin, bölge temeline göre örgütlenmesi kaçınılmaz olmaktadır. Geniş bir coğrafyada faaliyet gösteren ve fiziksel olarak yayılması gereken işletmeler coğrafi temele göre örgütlenirler. En önemli yararı, örgütün her bölgenin tercihlerine daha kolay cevap verebilmesidir.

Örgütlerde Bölümlendirme ve Bölümlendirme Türleri Müşteri Temeline Göre Bölümlendirme Müşteri temeline göre bölümleme, mal veya hizmet sunulan müşteri gruplarına göre yapılan bölümleme biçimidir. Bir örgütsel tasarımın temel unsuru tüketici istek ve ihtiyaçları olursa, müşteri odaklı bir bölümlemeye gidilmelidir. Hazır giyim mağazasındaki kadın, çocuk, erkek reyonları bölümleri buna örnek olarak verilebilir.

Örgütlerde Bölümlendirme ve Bölümlendirme Türleri Matriks (Karma) Örgüt Modeli Bir işletmede birden fazla örgütleme kriteri kullanılarak bölümlemeye gidilebilir. Bu durumda karma bir örgütlemeden söz etmek gerekir. Bir işletme değişik ürünler ürettiği için ürün temeline göre bir bölümlemeye giderken, aynı anda vardiyalar şeklinde çalışma da yapabilir. Bu işletmede işletme fonksiyonları da yerine getirilecektir. Çeşitli bölgelerde faaliyet göstermesi de söz konusu olabilir. Böyle bir işletmede bölümleme karma olacaktır.

Örgütlerde Bölümlendirme ve Bölümlendirme Türleri Çağdaş (Post-Modern) Örgüt Yapıları Örgütleri değişime uğratan ve teknolojik alanda yaşanan değişimler, toplumsal ve örgütsel yapıları etkiliyor. Her toplumsal olay sürekli üç faktöre bağlı olarak gelişir. Ortaya çıkmasında üç faktörün ağırlıkları ve önemleri farklı olsa da bu faktörleri, her zaman bir arada bulunur. ekonomik-teknolojik faktörler siyasi ve politik faktörler kültürel faktörlerdir

Öğr. Gör. Öznur NALÇINKAYA / Büro Yönetimi Ne kaldı aklımızda ? Öğr. Gör. Öznur NALÇINKAYA / Büro Yönetimi