SAKARYA ÜNİVERSİTESİ e-MY İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ Yrd.Doç.Dr.Tuba CANVAR KAHVECİ

İÇERİK İnsan Kaynakları Planlamasının (İKP) Tanımı ve Kapsamı, İKP’nı Etkileyen Faktörler Personel İhtiyacı Çeşitleri, İKP Süreci,

İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI İnsan kaynakları planlaması (İKP), işgören sağlama veya kadrolama sürecinin ilk aşamasını oluşturan ve “istihdam”, “işgücü” veya “işgören (personel) planlaması” (kamu kesiminde norm kadro veya kadro planlaması) diye de adlandırılan önemli bir İKY işlevidir. İKP, “işletmede hangi mevkilerin (pozisyonların) doldurulması gerektiğine ve bunun nasıl yapılacağına dair kararların verilmesi süreci” olarak da tanımlanır.

İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI İKP; – Doğru sayıda uygun kişinin doğru işte doğru zamanda bulundurulmasını sağlayacak şekilde örgütün insan kaynakları ihtiyacını belirleme; – İç ve dış işgücü arzıyla, örgütün belirli bir zaman çerçevesinde öngördüğü işgören açıklarının uyumlaştırılması; – Gelecekteki insan kaynakları ihtiyacının sistemli şekilde değerlenmesi ve bu ihtiyaçları karşılamak için atılması gereken adımların belirlenmesi; süreci olarak tanımlanabilir.

İNSAN KAYNAKLARI PLANLAMASI İKP, iki temel boyuta sahiptir; 1.insan kaynakları departmanının gelecekteki insan kaynağı ihtiyacını tahmin etmesi, 2.Bu ihtiyacı karşılayacak kaynakların ve bu kaynakları değerlendirme yöntemlerinin ortaya konması. Temel amaç; insan kaynağını nicelik ve nitelik olarak doğru biçimde saptamak ve onlardan maksimum verimi almaktır. İKP ile uygun sayıda, uygun nitelikte personeli, uygun yerde ve zamanda bulundurmak mümkün olur.

İKP’yı ETKİLEYEN FAKTÖRLER Çevresel faktörler Rekabet koşulları Teknoloji Yasalar Dış Faktörleri Örgütsel strateji Coğrafik farklılaşma Mevcut işgücünün özellikleri Bilgi sisteminin kalitesi İçsel Faktörler

Gerçek (Temel) İşgören İhtiyacı: İşletmenin ekonomik amaçlarına ulaşabilmesi için çıkarılması gereken işi fiilen gerçekleştiren işgücü, gerçek personel ihtiyacı olarak tanımlanır. Burada “olan personel miktarı” ile “olması gereken personel miktarı” birbirine denk düşmesi amaçlanmaktadır. İŞGÜCÜ İHTİYACI ÇEŞİTLERİ

Yedek İşgören İhtiyacı: İşletmede devamsızlık, hastalık, kaza, izin ve benzeri durumlarda ortaya çıkacak işgücü boşluğunun doldurulması amacıyla ortaya çıkan ihtiyacı ifade eder. Devamsızlık; işe hiç gelmeme, geç gelme, erken çıkma, mesai saatleri arasında iş başında bulunmama vb. şeklinde olabilir. Devamsızlık analizleri ile devamsızlık oranının bulunması yanı sıra devamsızlığın nerede, ne zaman, kimler tarafından, hangi gerekçelerle yapıldığı ortaya çıkarılmaya çalışılır. Bu analiz sonuçları devamsızlığın azaltılmasına ve önlenmesine ilişkin önlemlerin geliştirilmesinde kullanılır. İŞGÜCÜ İHTİYACI ÇEŞİTLERİ Devamsızlık Oranı = Devam Edilmeyen Süre (saat) Devam Edilmesi Planlanan Toplam Süre

Yedek İşgören İhtiyacı: Devamsızlığın yol açtığı işgücü kaybını telafi için gerekli olan işgücü miktarına, “yedek işgören ihtiyacı” denir ve devamsızlık oranlarını kullanarak şu formülle hesaplanır: Yedek İşgören İhtiyacı= Gerçek (Temel) İşgören İhtiyacı x Devamsızlık Oranı İŞGÜCÜ İHTİYACI ÇEŞİTLERİ

Ek İşgören İhtiyacı: Yedek personel olgusu genellikle işe devamsızlıktan kaynaklanırken, ek personel ihtiyacı işten çıkmalar nedeniyle ortaya çıkar. Ek işgören ihtiyacının belirlenmesinde, işgücü devir oranlarından yararlanılır. İşgücü devri (dönüşümü/turnover); belli bir dönemde, bir işletme veya bölümde meydana gelen işgören işe giriş-çıkış (işe alma ve işten çıkarma/ayrılma) hareketlerinin oluşturduğu bir olgudur. İŞGÜCÜ İHTİYACI ÇEŞİTLERİ

Örnek; bir işletmede son dönemin başında 85 kişi bulunduğunu, dönem içinde 10 kişinin işe alındığı ve 5 kişinin de işten ayrıldığını kabul edersek; Dönemsonu İşgören Sayısı= (85+10) -5 = 90 kişi Ortalama İşgören Sayısı= (85+90)/2=87,5 kişi İşgücü devir oranı=5/87,5= 0,057 (yaklaşık %6) olarak hesaplanır. İŞGÜCÜ İHTİYACI ÇEŞİTLERİ İşlerin planlandığı biçimde yürütülmesi için işgücü devrinin (işten ayrılmaların) yol açacağı bu kayıpları telafi edecek ilave bir işgücüne gerek duyulacaktır ki buna “ek işgören ihtiyacı” denmektedir. Ek İşgören İhtiyacı = Gerçek İşgören İhtiyacı x İşgücü Devir Oranı

Yeni İşgören İhtiyacı: Bir işletmede yeni ya da ek yatırımların yapılması sonucu üretim ve satıştaki artışlar, organizasyon yapısındaki değişimler gerek teknik gerekse idari yeni personelin işe alınmasını gerekli kılabilir. İŞGÜCÜ İHTİYACI ÇEŞİTLERİ

EYLEM PLANLAMASI Stratejik Planlar/Örgüt ve Birim Amaç ve Planları: İK Stratejileri İnsan Kaynakları Planlaması Bilgi Toplama ve Analiz- Tahmin İŞGÜCÜ İHTİYACINI KARŞILAYICI ÖNLEMLER DURUMU (Eşitliği) KORU İŞGÜCÜ FAZLALIĞINI GİDERİCİ ÖNLEMLER  Nitel ve Nicel Tahmin Yöntemleri  İş Analizleri  İşyükü ve İşgücü analizleri  Yönetici talepleri İşgücü Talebinin Belirlenmesi Talep ve Arzı Karşılaştır İşgücü Arzının Belirlenmesi  İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi  İşgören/Beceri Envanteri  Yedekleme Planları/Şemaları İşgücü Talebi>İşgücü Arzı=İşgücü Açığı İşgücü Talebi=İşgücü Arzı İşgücü Talebi<İşgücü Arzı=İşgücü Fazlalığı İ NSAN K AYNAKLARı P LANLAMASı S ÜRECI.

1.Bilgi toplama ve (durum) analizi, 2.İşgücü talebi ve arzının tahmini/belirlenmesi; İK ihtiyaçlarının belirlenmesi, 3.İK ihtiyaçlarının karşılanmasına yönelik eylem planlarının geliştirilmesi, İKP SÜRECİ AŞAMALARI

İKP açısından, özellikle aşağıdaki faktörlere ilişkin veri ve analizler önemlidir: 1.Örgütün amaç, strateji ve politikaları 2.Ürün talebi, işletmenin veya bölümün üretim-iş hedef ve planları, 3.Örgüt ve iş yapısı, 4.Mevcut işgücü envanteri, 5.İşgörenlerin performans ve yeterlilik düzeyleri, 6.İşgücü devri ve devamsızlık oranları, 7.Üretim teknolojisi, 8.Üretim araçlarının yeterliliği, 9.İşletmenin finansal imkanları, 10.İşgücü piyasasının özellikleri (işgücü arzı, işsizlik, vb.), 11.Yasal düzenlemeler ve hükümet politikaları, 12.Ekonomik, demografik, siyasal çevre koşulları, 13.Sendikal ilişkiler ve düzenlemeler. Bilgi Toplama ve Durum Analizi

Durum analizi çerçevesinde, işletmenin mevcut “işgücü/beceri envanteri”nin belirlenmesi ve değerlendirilmesi; mevcut işgörenlerin sayı, nitelik, potansiyel ve kullanım bakımından durumlarının ortaya çıkarılması, hem İKP hem de işletme planlaması açısından önemlidir. Ayrıca; örgüt yapısı, iş tanım ve gerekleri, örgütün amaç ve planlarına ilişkin veri ve analizler son derece önemlidir. Bilgi Toplama ve Durum Analizi

Amaç gelecekteki bir zaman periyodundaki; (1)işletme içi ve dışı işgücü arzını tahmin etmek; (2)Değişik tipte işgörenlere olan örgütsel talebi tahmin etmektir. İç işgücü arzı; işgücü devri, emeklilik, transfer, işgören alımı gibi örgüt içi faktörlere bağlıdır. Talep tahminin ise; satışlar, üretim miktarı gibi işgücü ihtiyacıyla ilişkili bazı işletme faktörlerine dayalıdır. İşgücü talebi ve arzının tahmini/belirlenmesi

Arz tahminin aksine talep tahminleri; müşteri davranışlarına, teknolojiye, genel ekonomik koşullara ilişkin birçok belirsizliği içerir. İK ihtiyaçlarının tahmini şu adımlardan oluşur; 1.İşgücü talebinin tahmini, 2.Mevcut-beklenen işgücü arzının belirlenmesi-tahmini, 3.İşgücü talep ve arzını karşılaştırarak net işgücü/İK ihtiyaçlarının belirlenmesi. İşgücü talebi ve arzının tahmini/belirlenmesi

İşgücü talebini belirlerken cevabı aranan sorular şöyledir: 1.Sayı: Kaç işgörene gerek vardır? 2. Nitelik: Bu işgörenlerin sahip olması gereken bilgi, beceri ve yetkinlikler nelerdir? 3.Yer: Bu işgörenlere, nerede, hangi işlerde ihtiyaç vardır? 4. Zaman-Süre: İşgücü talebi ne zaman ve ne kadar bir süre için söz konusudur? İŞGÜCÜ TALEBİNİN BELİRLENMESİ

İşgücü talebinin sayısal olarak tahmini; genellikle, örgütün üretim, satış vb. miktarı ve çalışma zamanı olarak tanımlanan üretim/iş amaçları (iş yükü) ve belirli tipte bir işgörenin arz edebileceği emek veya yapabileceği iş miktarı üzerinden gerçekleştirilir. İnsan kaynağı talebi veya ihtiyacını tahmin etmeye yönelik yöntemler 2’ye ayrılır; 1.Yargısal Yöntemler; Yönetici tahmini, delphi tekniği ve senaryo analizi gibi yöntemler yargıya dayalıdır. 2.Sayısal yöntemler; Zaman serisi/trend analizleri, personel ve verimlilik oranları, regresyon analizleri de matematiksel yöntemlerdir. Ayrıntılı yöntemler; İşyükü, işgücü analizleri ile yer planlaması vb. İŞGÜCÜ TALEBİNİN BELİRLENMESİ

İşyükü (workload); belirli bir dönemde, birey, birim veya örgüt düzeyinde yapılması gereken iş ve işlemler toplamını veya iş miktarını ifade eder. İşyükü analizlerinde, planlanan “toplam işyükü” (toplam çıktı, ürün, gerekli toplam çalışma süresi) ve planlanan dönemde belirli nitelikte bir işgörenin gerçekleştirebileceği “bireysel işyükü” belirlenir ve toplam işyükü bireysel işyüküne oranlanarak gerekli işgören sayısı bulunur. İŞYÜKÜ ve İŞGÜCÜ ANALİZİ Gerekli işgören sayısı = Toplam İşyükü Bireysel İşyükü

Örnek: Dolmakalem üreten bir işletmede, başka bir bölümde üretilen parçalar, montaj bölümündeki işçiler tarafından elle monte edilmektedir. Zaman ölçümü yoluyla bir adet kalemin “standart montaj süresi” 4 dakika olarak belirlenmiştir. Gelecek altı aylık dönemde adet kalem üretilmesi planlanmıştır. Bu dönem içinde bir işçinin günlük 8 saatten 130 gün çalışması planlanmıştır. Bu verilere göre; – Toplam İşyükü=Standart süre x Birim sayısı = 4 dk x ad.= dak. – Kişibaşı dönemlik planlanan çalışma süresi = 130 gün x 8 saat x 60 = dak. – Gerçek (Temel) İşgören İhtiyacı = Toplam İşyükü/Bireysel İşyükü = /62.400= 96,15 kişi İŞYÜKÜ ve İŞGÜCÜ ANALİZİ

İşgücü analizleri, “devamsızlık” ve “işgücü devri” analizlerine dayalı olarak yedek ve ek işgören ihtiyacının belirlenmesine yöneliktir. Bu analizler sonucunda belirlenen işgücü devri ve devamsızlık oranları da hesaba katılarak “olması gereken toplam işgören miktarı” bulunur. Örneğin; önceki örnekte montaj bölümünde geçmiş dönemdeki devamsızlık oranı %5 ve işgücü devir oranı %6 olarak hesaplanmış ve bu oranlarının planlanan dönemde de geçerli olacağı beklenirse; Yedek İşgören İhtiyacı= 96 x 0,05 = 4,8 (~ 5 kişi) Ek İşgören Sayısı=96 x 0,06 = 5,76 (~ 6 kişi) Olması Gereken Toplam İşgören Miktarı= =107 kişi İŞYÜKÜ ve İŞGÜCÜ ANALİZİ

Yer planlaması yöntemi, örgüt yapısının içerdiği yerleri (kadro, pozisyon veya mevkilerin) sayısından hareketle işgören ihtiyacının belirlenmesini içerir. Örgütte mevcut işler ve bunlara ilişkin “iş tanım ve gerekleri”; hem gerekli işgören niteliklerini, hem de doldurulacak yerlerin sayısını belirlemek için kullanılır. Bu yöntem, özellikle işgören talebinin ürün talebi ve üretim düzeyinden bağımsız olduğu veya üretim ya da iş miktarlarına göre işgören sayısının pek değişmediği, üretim miktarı üzerinde işgören kontrolünün sınırlı olduğu durumlar için uygundur. YER PLANLAMASI Çalışılacak gün sayısı x Yer sayısı x Vardiya sayısı GİS= Yılda kişi başına çalışılacak işgünü sayısı

Örneğin; bir sınır koruma birliğinin görev alanı içinde, yılın 365 günü 20 yerde 24 saat boyunca birer askerin nöbet tutması gerektiğini varsayalım. Bir asker günde 6 saat nöbet tutması (günde 4 vardiya), yılda da 300 gün görev yapması planlanmış ise gerekli personel sayısı şöyledir; Öngörülemeyen devamsızlık vb. nedeniyle 2,66 kişi daha gerekebileceğini varsayarsak söz konusu görevin aksamadan yürütülmesi için 100 kişilik bir kadro gerekecektir. Eğer kişi başı çalışma süresi, beklenen işgücü devri ve devamsızlıklar dikkate alınarak belirlenmişse bulunan sayıya, ayrıca bir ilave yapmak gerekmeyecektir. YER PLANLAMASI Gerekli İşgören Sayısı = 365 gün x 20 yer x 4 vardiya 300 gün = /300= 97,33 kişi

Yer planlaması yöntemine göre işgören talebi, işyükü düzeyinin düzensiz olduğu alanlarda; en az (minimum), ortalama veya en çok (maksimum) işyükü düzeyine (veya kapasite kullanım oranına) göre de hesaplanabilir. Alternatif bir yaklaşım, yer planlamasıyla en düşük işyüküne göre istihdam edilmesi gereken asgari işgören sayısını daha uzun dönem için belirlemek, bunun üzerindeki kısa vadeli değişken işgören talebini ise işyükü analizi vb. yöntemlerle belirlemek şeklinde olabilir. YER PLANLAMASI

Kariyer Planlaması, bir personelin sahip olduğu bilgi, beceri ve davranışlarının geliştirilmesiyle işletme içinde ilerlemesinin ve yükselmesinin planlaması sürecidir. Örneğin; kolay bulunan özelliklerin ağırlıkta olduğu bir personel ihtiyacına yönelik ilana başvuranlar daha çok olacaktır. Acil ihtiyaç olan konularda kariyer özelliklerini işgücü piyasasına göre planlamak daha akılcı bir yol olacaktır. KARİYER PLANLAMASI

İşletme içi işgücü arzını; mevcut veya beklenen beceri ve verimlilik düzeyi ile geçerli çalışma koşulları altında, işletmenin çalışmakta olan/olacak personeli oluşturur. Dış işgücü arzını ise; iş piyasasındaki çalışma istek ve gücüne sahip kişiler oluşturur. Arz analizleri, mevcut iç arzın belirlenmesini ve gelecekteki iç ve dış arzın tahminini içerir. Bu analizler, işgücü talebinin ne ölçüde eldeki işgörenlerle ve dış kaynaklardan karşılandığını/karşılanabileceğini ortaya çıkaracaktır. İŞGÜCÜ ARZININ BELİRLENMESİ

İşgücü arzının belirlenmesinde insan kaynakları bilgi sistemi, nitelik envanteri, insan kaynakları envanteri ve yedekleme planları önemli araçlardır. İşgücü arzının analizinde, markov analizi gibi sayısal; yönetici ve uzman yargısı gibi nitel (yargısal) yöntemlerden yararlanılabilir. Dış işgücü arzının analizi, işletmenin gerek duyduğu nitelikteki işgörenlerin ne ölçüde piyasadan sağlanabileceğini tahmine yöneliktir. Bu konuda, işgücü piyasasındaki emek arz ve talep düzeylerine, işsizlik oranlarına, işletme ve piyasa ücret düzeylerine, ekonomik konjonktüre, yasal düzenlemelere, hükümet politikalarına, belirli işlere ilişkin toplumsal tutumlara, nüfus ve işgücü hareketlerine vb.ye ilişkin analiz ve tahminler yapılır. İŞGÜCÜ ARZININ BELİRLENMESİ

İşgücü talebi ile beklenen işgücü arzının karşılaştırılması sonucunda üç durum ortaya çıkabilir; 1.İşgücü talebinin arzdan büyük olması: İşgücü eksikliği (ihtiyacı) 2.İşgücü talebinin arzdan küçük olması: İşgücü fazlalığı 3.İşgücü talebinin ve arzının eşit olması: Hedeflenen denge durumu İK İHTİYAÇLARININ BELİRLENMESİ

Bu eşitliğin korunmasına yönelik planları hazırlamak ve uygulamaktır. Ancak, örgüt düzeyinde böyle bir eşitliğe rağmen, birimler ve işler düzeyinde fazlalık ya da eksiklik olabilir. Bu durumda, belirli iş ve birimlerle sınırlı işgören açığı ve fazlalığı, iç işgören hareketleriyle (terfi, nakil, rütbe indirimi vb.) giderilerek eşitlik sağlanmalıdır. Denge halinin korunması ve sürdürülmesi için başka önlemler de düşünmek gerekir. Bu bağlamda, işgören tatmininin ve bağlılığının sağlanması ve sürdürülmesi, eğitim ihtiyaçlarının zamanında tespit edilerek karşılanmasına yönelik faaliyetlerin planlanması ve gerçekleştirilmesi gibi tedbirler de düşünülebilir. İŞGÜCÜ ARZI-TALEBİNİN EŞİT OLMASI

Yeni işgören alımlarını durdurmak veya kısıtlamak, Çalışma saatlerini kısaltmak, izin ve tatilleri artırmak, Kısmi süreli, iş paylaşımına dayalı esnek çalışma programları uygulayarak kişi başına düşen çalışma süresini azaltmak, Mümkünse fazlalık olan bölümlerden eksiklik olan bölümlere işgören kaydırmak, İşgörenleri yeniden sınıflandırmak (rütbe indirme gibi) yoluna gitmek, İşten yarılma ve erken emekliliğini teşvik etmek, Geçici işten çıkarmaya gitmek, Sürekli işten çıkarma yoluna gitmek. İŞGÖREN FAZLALIĞININ OLMASI

İşgücü açığı olması durumunda, gereksinmenin miktarına, zamanına, süresine ve niteliğine göre, alınabilecek belli başlı önlemler şunlardır: – Eldeki işgücü ile işgücü eksikliğini karşılamak, – Geçici veya sürekli statüde yeni personel istihdamı yoluna gitmek. İŞGÜCÜ İHTİYACI OLMASI

Uyargil C., Adal Z., Ataay İ.D., Acar A.C., Özçelik O., Dündar G., Sadullah Ö., Tüzüner L., İnsan Kaynakları Yönetimi, İ.Ü.İşletme Fakültesi İnsan Kaynakları Yönetimi Anabilim Dalı, Beta Basım A.Ş., İstanbul Fındıkçı İ., İnsan Kaynakları Yönetimi, Alfa Basım Yayım Dağıtım Ltd.Şti., 7.Baskı, İstanbul Gök S., 21.Yüzyılda İnsan Kaynakları Yönetimi, Beta Basım Yayım Dağıtım A.Ş.,1.Baskı, İstanbul Sabuncuoğlu Z., İnsan Kaynakları Yönetimi, Ezgi Kitabevi Yayınları, 1.Baskı, Bursa Etçioğlu E., İnsan Kaynakları Yönetimi Ders Notları, Sakarya Üniversitesi, e-Mühendislik Yönetimi Tezsiz Yükseklisans Programı. Kaynaklar