Haz. Doç. Dr. Rıfat GÜNALAN

... konulu sunumlar: "Haz. Doç. Dr. Rıfat GÜNALAN"— Sunum transkripti:

1 Haz. Doç. Dr. Rıfat GÜNALAN
BİLGİ VE BELGE YÖNETİM Haz. Doç. Dr. Rıfat GÜNALAN

2 Bilgi İlkel çağ, tarım çağı, endüstri çağı ve bilgi çağı olarak adlandırılan dönemlerin her biri, insanlık tarihine kendine özgü kazanımlar eklemiş, yenilikler ve uygulamalar getirmiştir. Geçmişte olduğu gibi bu gün de “Bilgi en büyük güçtür”.

3 Bilginin Tanımı Bilginin hiyerarşik yapısını (bilgi piramidi) gösteren basamakların; veri (data), enformasyon (information) ve bilgi (knowledge) ne anlama geldiklerinin bilinmesi gereklidir. Latince “informatio” kelimesinin kökünden türemiş olan bilgi en genel ifadeyle; şekil verme, biçim verme, haber verme olarak tanımlanır.

4 Bilgi kelimesi sözlüklerde “insan aklının erebileceği olgu, gerçek ve ilkelerin bütünü, malumat” şeklinde tanımlanmıştır. Bilginin insan aklı ve zekası ile ilgili ve zihinsel bir üründür. Bilgi, doğruluğu ispatlanmış inançlardır. Üzerinde kesin bir yargıya varılmış, anlam kazanmış her türlü ses, görüntü ve yazılar Sistemli bir şekilde herhangi bir iletişim aracı ile başkalarına aktarılan makul bir hüküm veya tecrübeye dayanan sonucu gösteren olgu veya fikirlerle ilgili düzenli ve sistemli ifadeler bütünüdür.

5 Belli bir formda işlenmiş ve yine belli bir alan için anlamlı olan, bugün veya gelecekte alınacak kararlar için önem taşıyan gerçeklik. Çeşitli kaynaklardan farklı kanallarla belirli bir amaç için elde edilen, özümsenen ve daha önce var olan bilgide değişiklik yaratarak, bir etkinlik için kullanılabilen ve başkalarına iletilebilmek üzere farklı ortamlara kaydedilebilen bir olgudur.

6 Günümüzde bilgiden kastedilen, eylemde etkin olan ve daha çok sonuç odaklı bilgidir.
Dilimizde bilgi kavramı ile, uluslar arası literatürde kullanılan ve her birine değişik anlamlar yüklenen, Veri (data) Enformasyon (information) Bilgi (knowledge) Kavramlarının tamamı karşılanmaya çalışılmıştır.

7 Veri (Data) Veri bilgi hiyerarşisinin en alt basamağıdır. Bilgiye ulaşmak amacı ile yapılan gözlemlerin metin, sayı, ses, canlı gösterim ya da başka bir biçim olarak nesnelleştirilmiş şeklidir. Bu anlamda veri bilginin girdilerinden biridir. İşlemlerin yapılandırılmamış biçimde kaydedilmesidir. Kendine has bir anlamı yoktur ve kendi anlamı dışında herhangi bir anlam taşımayan bilgi olarak da tanımlanır.

8 Veri “ham gerçeklerdir”.
Olaylar hakkındaki birbirinden ayrı, nesnel gerçeklerdir. Bütün organizasyonlar veriye ihtiyaç duyar ve bazı endüstriler ise yoğun bir şekilde veriye bağımlıdır. Veriler bilgiye ulaşmada veya bilgi üretiminde kullanılacak girdilerdir. Tek başlarına anlam ifade etmeyen veriler ihtiyaç halinde sınıflandırılır, anlamlandırılır ve analizleri yapılarak bir amaç doğrultusunda enformasyon ve ardından bilgiye dönüştürülürler.

9 Bir veri onu kullanan kişi için değerli, bir başkası için değersiz olabilir. Veri paylaşıldığında bundan yararlanan sayısı artacağı için, giderek daha çok değer kazanacaktır. Bu değer kazanımı ise bir diğer üst aşama olan enformasyonun oluşumunu sağlayacaktır. Veri onu oluşturan kişi tarafından anlam eklenirse enformasyon olur. Çok veri sahibi olmak ve çok veri toplamak her zaman doğru kararlar verileceği anlamına gelmez. Çok veri toplayıp, bunların arasından gerekli olanları seçmek zor, maliyetli ve zaman alıcıdır. Kendi başlarına anlam ifade etmedikleri için karar vermede güvenilir birer dayanak değildirler. Veriler enformasyon oluşturmak için vazgeçilmez bir kaynaktır.

10 Enformasyon (Information)
Enformasyon veri ya da gerçeklerin sistematik olarak toplanması, bir araya getirilmesi ya da düzenlenmesi eyleminin ürünüdür. Enformasyon, verilerin ilişkilerle ve amaçlarla donatıldıktan sonra aldığı haldir. Veriden çok daha zengin içeriğe sahip yazılı, sözlü, görsel bir mesajdır. Burada da bir gönderici, bir de alıcı vardır. Veriden farklı olarak enformasyonun bir anlamı ve amacı vardır, çok daha zengin bir içeriğe sahiptir. Enformasyonun amacı alıcının bir konudaki düşüncelerini değiştirmek, değerlendirmesi ya da davranışı üzerinde bir etki, farklılık oluşturmaktır.

11 Amaca Yönelme: Verilerin hangi amaç için toplandığının bilinmesi
Alıcı tarafından anlaşılan ve yorumlanan mesaj biçimindeki veriyi enformasyon olarak tanımlamak mümkündür. Enformasyon, fark yaratan veridir. Veriye değer ekleyip, enformasyona dönüştürme konusunda bazı yöntemler vardır: Amaca Yönelme: Verilerin hangi amaç için toplandığının bilinmesi Sınıflandırma: Verilerin analize uygun birimlerinin ya da temel bileşenlerinin neler olduğunun bilinmesi Hesaplama: Verilerin matematiksel ya da istatistiksel olarak analiz edilmiş olması Düzeltme: Verilerin hatalardan arındırılması. Özetleme: Verilerin kısa ve öz görünecek şekilde özetlenmiş olması

12 Bilgi (Knowledge) Enformasyonun belirli bir amaç için bağlantılı olarak kullanılması ile ortaya çıkar. Enformasyonun yorum, analiz ve bağlam ile zenginleştirilmiş halidir. Bilgi hem araç hem de sonuçtur. Enformasyon olayların doğası hakkındaki kavramları verirken, bilgi bu kavramları bir sebep-sonuç ilişkisi içinde tartışmaktadır. Bilgi enformasyonun tecrübe, fikir, yorum ve diğer şartlarla bir araya gelmesidir. Enformasyondan farklı olarak görüş ve kesin kararlar ve bir hareket bildirir.

13 Bilgi insana ait bir kavramdır, insanın bildiği şeydir.
Bilgiyi enformasyondan ayıran özellikler Bilgi insana ait bir kavramdır, insanın bildiği şeydir. Bilgi düşünmenin-zeka ve fikrin-bir ürünüdür. Bilgi geçmiş ve gelecekle bağlantılıdır ancak, içinde bulunduğumuz zaman diliminde üretilir. Bilgi sosyal bir kavramdır, toplumun ve sosyal çevrenin bilgi üzerinde önemli bir etkisi vardır. Bilgi sosyal çevreler içinde çeşitli biçimlerde dolaşır. Bilgi ancak geçmiş bilgiler kullanılarak üretilir. Bilgi hiyerarşisi için: Öğrenme, araştırma ya da gözlem sonucu tekrar tekrar elde edilebilen, genelde kabul görebilecek gerçeklerin ve ilkelerin bütünüdür.

14 Bilginin Önemi ve Özellikleri
Bilginin değerini belirleyen temel nitelikler doğruluk, kapsamlık, güncellik, uygunluk, yerindelik ve ucuzluktur. Bilgi sürekli hareket halindedir. Yön verdiği karar ve hareketlerle değerlendirilir. Bugün bilginin geçmişte olduğundan daha önemli olma nedenleri şunlardır: Küresel ekonomideki değişim Ürün ve hizmetin bir noktada birleşmesi Rekabet üstünlüğünün sürdürülmesi İnternet teknolojisindeki hızlı değişim ve gelişim Rekabet ortamının öneminin artması Artan işgücü kaybı ve işten çıkarma gibi durumlar nedeni ile bilgiye olan ihtiyacın artması. Rekabet baskısı ile maliyet düşürmeye ihtiyaç duyan işletmelerin öncelikli olarak personel indirimine gitmesi nedeniyle informel bilgi ve biçimsel metotların ikame gereksiniminin ortaya çıkması.

15 Bilgiyi oluşturan unsurlar; deneyim, yargı, akıl, değerler, inançlar, el yordamı ve sezgilerdir.
Deneyim: Deneyim aynı bilgi gibi zamanla gelişir. Kişilere ve kurumlara sağladığı tarihsel bakış açısıyla, sahip olunan bilgilerle, yeni elde edilen enformasyon ve bilgilerin içindeki tekrarlanan unsurlar görülür ve diğer bilgilerle ilişkilendirilir. Yargı: Sadece deneyimlere bağlı olarak yeni durumları değerlendirmekten başka, bu durumlara yeni tepkiler koymak gerekir. Bu tepkileri koyabilmek için de sağduyulu yargıya ihtiyaç vardır. Akıl: Bütünleştirilmiş bilgidir. Bir bilgiyi bir başka alana taşıma ve yararlanma yeteneğidir. Akılla bilgi sindirilir, özümsenir. Bilginin her bireye göre farklı form kazanması bu unsur ile ilişkilidir. El Yordamı: Çözüm üretmekte deneyimli kişilerin yeni sorunlara daha önceki çözümlerden yararlanarak kısa devreler oluşturmalarıdır.

16 Sezgiler: Çözüm senaryoları zihinlerde içselleşerek beyin hücreleri arasında bilgi dosyaları olarak düşünebileceğimiz devreler oluştururlar. Bu senaryolar zihinlerde son derece hızlı bir biçimde değerlendirilir ve cevaba sezgisel olarak ulaşılır. Değerler ve İnançlar: İnsanlar doğal bir güdü olarak inançlarına, değerlerine ters düşen bilgileri almayı ve öğrenmeyi reddetme eğilimindedir. Böyle bir durum karşısında öğrenmeye ilişkin düşünce ve davranışlarda etkilenir. Bilgiler karar vericilerin ihtiyaçlarını karşıladığı sürece bir anlam taşırlar. Bilgiye değer katan özellikler: doğruluk, eksiksizlik, zamanlılık, uygunluk, yerindelik ucuzluk, kısalık ve ilgililiktir. Doğruluk: Bilginin sahip olması gereken temel özelliktir ve belirli bir zaman içinde doğru bilginin üretilen ya da işlenen toplam bilgiye oranı olarak tanımlanır. Bilginin doğruluğunu sağlamak için verilerin doğru girilmesi ve programlamanın doğru yapılması gerekir.

17 Eksiksizlik: Bilginin doğru olması kadar istenen kapsamda olması da önemlidir. Bilginin uygunluğu bir karara varabilmesi için gereksinim duyulan tüm verileri kapsaması anlamına gelir. Eksik bilgilerle verilecek kararlarda hata yapma olasılığı yüksektir. Zamanlılık: Bilgi doğru olsa bile ihtiyaç duyulduğu zamanda elde edilmemiş ve karar vericiye geç ulaşmışsa pek değerli olmayacaktır. Yerindelik: Bilginin ulaştırılması gereken karar vericiye ulaşabilme özelliğidir. Bilginin karar verme durumunda olmayan bir yöneticiye gitmesi demek o bilgiden hemen hemen hiçbir faydanın sağlanamayacağı anlamına gelir. Ucuzluk: Karar vericiler için hazırlanan bilgilerin hazırlama safhasında ucuza mal edilmesi demektir. Kısalık: Bilginin yalnızca kullanılacağı alan için gerekli verileri içermesidir. Gereksiz veri ve sözcükler içinde bilgi boğulmamalıdır.

18 Bilginin Gerekliliği Artan rekabet ortamı ve yenilikçiliğin takibi için bilgi zorunluluktur. Günümüzde refah ve katma değer yaratan endüstrilerin büyük bir kısmı bilgi-yoğun üretim yapmaktadır. Düzenlenip anlaşılır hale getirilmemiş bilgi hız ve güçten çok yavaşlık ve zayıflık getirecektir. Bunu önlemek için bilinçli bilgi kullanıcısı olmak gerekir. Artan uluslar arası kaynak bulma olanaklarının karmaşaya yol açmamasını sağlamanın en etkin yöntemi bilgi ve bilgiyi kullanabilmektir. Bilgi ve bilgiye dayalı varlıkların ticaretinin sürekli gelişip artması karşısında ayakta kalabilmek yine bilgiye sahip olmakla mümkündür. Organizasyonların farklı biçimlerle de olsa bilgi ekseninde hayat sürmeleri var olabilmelerinin ön koşulu olarak bilgiyi ortaya koymuştur. Örgüt, kurum, kuruluşların var olabilme ön koşulu bilgiye dayalıdır. İnsan doğası gereği ömür boyu öğrenme eğilimi içindedir. Bu eğilim “bilgi çağı”nda çok daha önemli ve gereklidir. Çünkü hızla çoğalan, artan bir bilgi üretimi yaşanmaktadır. Bunun da kaynağı bilgidir.

19 Bilginin Sınıflandırılması
Nitelik olarak bilgiyi belirli türlere göre sınıflamak gereklidir. Bilgi varlığa ilişkindir ve varlık da çok yönlü, çok boyutludur. Açıklayıcı bilgi: Bir şeyi ya da olayı tasvir etmek için kullanılan bilgidir. Tarihi bilgi: Tarihi gerçeklere dayanan bilgidir. Tecrübi bilgi: Tecrübeye dayanan bilgidir. Teorik bilgi: Bir konuyla ilgili sebep-sonuç ilişkisini veren bilgidir. Öte yandan bilgi: işletim bilgisi ve yönetim bilgisi olarak iki gruba aylırı. İşletim Bilgisi: Bir çalışmanın her aşamasında gereksinim duyulan bilgidir. Yönetim Bilgisi: Bir işin yerine getirilmesi için değil, etkiliklerin denetimi ve geliştirilebilmesi için gerekli olan bilgidir. Bilgi kavramının türleri üç ana sınıflamada ele alınmıştır; Kullanıma ve düzenleme biçimine göre bilgi, kaynağına göre bilgi, niteliğine göre bilgi.

20 Kullanma ve Düzenleme Biçimine Göre Bilgi: İdealist bilgi, Sistematik bilgi, Pragmatik bilgi ve Otomatik bilgi olmak üzere dörde ayrılır. İdealist Bilgi: Bu bilgi türü vizyon oluşturmayı, hedefler belirlemeyi, değer ve inançları yönlendirmeyi ve en önemlisi de karar almayı sağlar. Hedefe yönelik sentezlerin yapıldığı süreçler idealist bilginin değerlendirildiği ortamlardır. Kaynağı, okuduklarımız, yaptıklarımız ve tartıştıklarımızdır. Sistematik Bilgi: Yöntem ve kılavuz oluşturmaya yarayan sistematik bilgi, problemleri çözerken başvurulan genellemeleri ve modelleri düzenlenmiş bir biçimde gerçeği algılamayı sağlayan bilgi türüdür. Bu tür bilginin kaynağı formel eğitim olmakla birlikte, insanların gözlemlerinden ürettikleri senaryolar ve modellerde bu bilgi türüne kaynak oluşturur. Pragmatik Bilgi: Bir iş yaparken ya da karar alırken kullanılan bilgidir. Bilinçli olarak kullanılan kurallar, gerçekler ve kavramlardan oluşur. Daha çok uzmanlık bilgisi olarak da tanımlanabilir. Kaynağı, eğitim, verilen talimatlar ve kazanılan tecrübelerdir. Otomatik Bilgi: Otomatik bilgi içselleşmiş bilgidir. İçselleştirme alışkanlıklar, süreçler ve verdiğimiz tepkilerle olur. Bu bilgi türü de bilincinde olmadan kullanılan bir bilgidir.

21 Kaynağına Göre Bilgi: Açık bilgi ve Örtük bilgi olmak üzere ikiye ayrılır.
Açık Bilgi: Açık bilgi genel anlamda bilgisayara yazılan ya da kaydedilen veri ve dokümanlar olarak tanımlanabilir. Diğer bir ifadeyle formel yapıya sahip olan ve sistematize edilmiş bilgi türüdür. Her türlü doküman, veritabanı, örgüt kılavuzu, prosedür vb. bilgi kaynakları bu açık bilgiye örnek oluşturmaktadır. Yazılı hale getirilmiş olmaları temel ortak yanlarıdır. Ayrıca resimler ve diğer benzer araçlarla da ifade edilebilirler. Açık bilginin temel özelliği bu bilgiyi talep eden kişi için kolay ulaşılabilir bir nitelik göstermesidir. Örtük Bilgi: örtük bilgi kişinin deneyimleri sonucu oluşan sezgileri, inançları, varsayımları ve değerleri ile bunların deneyimlerinden meydana gelen çıkarsamalardan oluşur. Tümüyle kişiye has bir özellik taşır. Biçim verilmesi, ifade edilmesi ve paylaşılması oldukça güçtür. Resmi ve formel

22 İLETİŞİM Herhangi bir kişiden diğer bir kişi veya kişilere bilgi, veri, anlayış ve sezgi aktarılmasına iletişim denilmektedir.

23 İLETİŞİM TÜRLERİ - Sözlü iletişim - Yazılı iletişim - Uzaktan iletişim
- Kitle iletişimi - Görsel-işitsel iletişim - Vücut dili

24 İLETİŞİM SÜRECİ İletişim süreci, bir mesajın anlaşılır bir biçimde alıcıya gönderilmesi işidir. Kaynak Bilgi Kanal Alıcı Kaynak: mesajın çıktığı nokta, konuşan, yazan, fotoğrafı çeken resmi yapan, yani mesajı üretendir. Bilgi: Verilmek istenen mesajın içeriği, bir konu, olay, anlamı olan ifadedir. Kanal: Bilgiyi taşıyan araç, yazışma, konuşma, kitaplar, raporlar, görsel malzemeler. Alıcı: Mesajın ulaştırılmak istendiği hedef, "tüketici" de denilen taraf; gazeteyi-kitabı okuyan, radyoyu dinleyen, evrakı alan, televizyonu seyreden gibi ifadelerle karşılanmaktadır.

25 KURUMSAL İLETİŞİM VE TÜRLERİ
1. Yazılı İletişim Araçları - Yazışmalar - Raporlar - Broşür ve Elkitapları - Afiş ve Bültenler 2. Sözlü İletişim Araçları - Konferans ve Seminerler - Görüşme ve Toplantılar - Hizmet İçi Eğitimler 3. Görsel ve Elektronik İletişim Araçları - Fotoğraflar - Resimler - Radyo ve Teyp Yayınları - Otomasyona Dayalı Elektronik Araçlar (bilgisayar).

26 YAZILI İLETİŞİM Yazının M.Ö. 3200’lü yıllarda bulunduğu sanılmaktadır. Mağara duvarlarına çizilen resimlerle başlayan kayıtlı iletişimin harf yazısına dönüşmesi oldukça uzun bir zaman almıştır. Bilinen en eski yazı Sümerler’in kullandığı çivi yazısıdır. Yazılı İletişimin Önemi - Bilginin kayıt altına alınıp geniş kitlelere yayılmasını sağlar. - Düşüncelerin gelecek nesillere aktarılmasına imkan verir. - Bilgi iletilmeden önce okunup üzerinde düzeltmeler yapılabilir. - Bilginin doğru hatırlanabilmesine imkan verir. - Toplum düzeni, bireylerin birbirleriyle ve devletle olan ilişkilerinin düzenlenmesini sağlar. - İş hayatında ilişkileri resmîleştirir.

27 Kamu idaresinde belge - Belge, anlaşılabilir biçimde oluşturulmuş iletişim sembolleriyle üretilmiş olmalıdır. Belgenin elle veya makineyle yazılmış harflerden oluşan sembollerle ortaya konulması gerekir. - Belgede bulunan metin, bir iradeyi beyan etmelidir. Yazının içeriği kolay anlaşılabilir olmalıdır. Bu bakımdan okunamayan, manası bir türlü anlaşılamayan harflerden meydana gelmiş olan bir kayıt tam olarak yazışma sayılmamaktadır. - Belge, taşınabilir kayıt ortamında bulunmalıdır. Bir yazının belge olarak değerlendirilebilmesi için kayıt malzemesinin elden ele nakledilip, iletilebilir olması gerekir. Bu sebeple mezar taşları, duvar yazıları, abideler gibi taşınması mümkün olmayan materyaller, her ne kadar hukuki açıdan bir önem taşısalar da evrak olarak değerlendirilmemektedirler. - Yazının içerik sorumlusu belli olmalıdır. Bunun en belirgin yolu, sorumlunun imzasının bulunmasıdır. Yazışmalarda sorumluluk, dolayısıyla imza sahibi, işletmenin yetkilisidir. Yazıya hukuki bir nitelik katan şey, yetkilinin bu imzasıdır.

28 Belge Türleri Mevzuat türü belgeler Yetki belgeleri
Tutanak ve rapor türü belgeler Anlaşma türü belgeler Mali belgeler ve Kıymetli evrak Araştırma proje ve Raporları Defterler Kartografik belgeler ve çizimler Yazışmalar

29 EVRAK ve DOSYALAMA Yazıların büroda kalan ikinci (son) kopyası ilgili dosyaya konur. Bir yazının hangi dosyaya konacağını; yazının konusu ve buna göre verilen yazı numarası belirler. İlgili yazıların bir araya getirilmesiyle dosyalar oluşur. Dosyalar, kartondan olabileceği gibi klasörde olabilir. Dosyaların genellikle daha ekonomik ve pratik olduğu söylenebilir. Yönetimin başarısının, kararların zamanında ve isabetli alınabilmesine bağlı olduğu açıktır. Bir yönetici yönetim bilimi dalında ne derece yetişmiş olursa olsun kararlarını anında ve isabetle verebilmesi için, karar konusu hakkında zamanında, doğru ve yeterli bilgiye gereksinme duyacaktır. Yönetim için büyük önem taşıyan haberleşmenin sözlü ve yazılı olmak üzere iki türü olduğu bilinmektedir. Yazılı haberleşmenin mekanizması ve araçları evrak, dosya ve arşivlerdir. Evrak, dosya işleri bir vücuttaki kan damarlarına benzetilebilir. Sağlıklı bir organizma nasıl dolaşım sistemine iyi çalışmasına büyük ölçüde bağlı ise ve dolaşım sistemi arıza yapınca organizmada da hastalıklar baş gösterirse, örgütlerde ve bürolarda da evrak, dosya, arşiv hizmetlerinin düzenli, hızlı ve kaliteli çalışması aynı derecede önemlidir. Dosyaların tasnif edilmesinde amaç; birbiriyle ilgili evrak ve belgelerin bir arada bulunmasını, aranan evrak, belge ve dosyanın en süratli biçimde bulunup isteyene sunulmasını sağlayacak bir düzen kurmak olmalıdır. Yazışma dosyaları değişik sistemlerde tasnif edilebilir. Alfabetik Dosya Tasnif Sistemi: Dosya isimlerinin esas alınarak dosyaların alfabedeki harf sırasına göre sıralanmasıdır. Kronolojik (Tarihsel) Dosya Tasnif Sistemi: Bu sistemde dosyaların tarihleri esas alınır. Kuruluşun (işletmenin) dosyalarının tarihlerinin ne kadar geriye doğru gittiğine bakılır. Buna göre dosyalar varsa yüzyıllara, yüzyıllar yıllara, yıllar aylara ve aylar gerekli ise günlere ayrılan dolaplara ya da raflara yerleştirilir. Bölgesel Esasa Göre Dosya Tasnif Sistemi: Kurumun çalışma ve ilgi alanına giren coğrafi bölgeler esas tutulur. Kurumun dosyaları kitaplarla, ülkelerle, illerle, ilçelerle, köy ve/veya mahallelerle ilgili olabilir. Bu durumda dolap ya da raflar kıta, ülke, il, ilçe, köy, mahalle, apartman dairesi, ev esasına göre bölümlenir. Numerik Dosya Tasnif Sistemleri: Numerik Tasnif Sistemi, Serial ve Desimal olmak üzere iki ayrı sistem halinde uygulanır. Desimal (Ondalık) Dosya Tasnif Sistemi: Desimal ya da Ondalık Dosya Tasnif Sistemi denen bu tasnif biçimi, bir kurumda görülen hizmetlerin onlu gruplara ayrılması ile oluşur. Onlu gruplar, alt onlu gruplara ayrılır. Ancak her yeni alt bölünmede yeni bir rakam eklenmesi zorunludur. Sıfır rakamı daima genel konulara ayrılır.

30 Konu Esasına Göre Tasnif Sistemi: Desimal sisteme benzer, ancak gerek ana konular, gerek alt konular onlu sıralamaya bağlı değildir. Sistem gereksinmeye göre dikey ve yatay olarak bölünmeye açıktır. Ancak yatay bölünme sisteminin gereği olarak daima üç kademelidir. Ayrıca bir Genel (sıfır) bölümü yoktur. Konu esasına göre tasnif sistemine «Tek Konu-Tek Dosya Tasnif Sistemi» de denmektedir. Zira bu tasnif sisteminde her dosya bir konuyu kapsar, başka bir deyişle bir dosyaya yalnız bir konu ile ilgili evrak (yazı) konur. Tek Konu- Tek Dosya Tasnif sisteminin düzenle uygulanabilmesi, bir «Dosya Planı» hazırlanmasına bağlıdır. Yeni açılacak dosyalar derhal Dosya Planına geçirilmelidir. Dosya planı ana alt ve tek konuları gösteren listeler halinde düzenlenir. Karma Tasnif Sistemi: Bir kuruluş için çoğunlukla bir tek tasnif sistemi yeterli olmayabilir. Uygulamada kolaylık sağlamak amacıyla iki ya da üç tasnif sisteminin birlikte kullanılması yararlı ve hatta zorunlu görülebilir. Dosya tasnif sisteminin birinin seçiminde; hizmetin niteliği ve özelliği, sistemin süratli çalışma olanağı, güvenilir biçimde yürütülebilmesi, dosya personelinin kalitesi ile, iş yükü vb. esaslar göz önünde tutulmalıdır. Yöneticiler, bürolarda yoğun biçimde yürütülen yazışmaları en alt düzeye indirerek, bu hizmete ayrılan zaman, insan gücü, malzeme, kırtasiye vb. kaynakları hizmete ya da üretime yöneltmeyi, işin süratini arttırmayı, sonuç olarak durumun verimini yükseltmeyi temel görevleri saymalıdır. Evrak, dosya hizmetlerinin geliştirilmesini sağlayacak tedbirler: Dosya Başlıkları: Dosyalara yanlış evrak konulmaması, dosyanın tasnifinde hata yapılmaması ve aranan yazı ve/veya dosyanın kolayca bulunabilmesi için dosya başlıklarının kısa, fakat o dosyanın içinde bulunan evrakı simgeleyecek açıklıkta olması zorunludur. Yeni Dosya Açma: Yeni dosya açılması önemli bir konudur. Zira dosya adedi çoğaldıkça «dosya yönetimi» de güçleşecek, hatalar artacaktır. Bu nedenlerle herkesin yeni dosya açması önlenmelidir. Yeni bir dosya açma yetkisi belli kişilerde olmalıdır. Kurumların çoğunlukla gelen, giden evrak ve zimmet olmak üzere üç defter tuttukları gözlenmektedir. Çeşitli tekit (çabuklaştırma) yöntemleri vardır. Esas olan, yazıların ilgili sorumlu personel tarafından izlenmesidir. Bunun için yazılara hangi tarihte ya da ne kadar süre (gün) içinde cevap beklendiği yazılmalıdır. Bu husus masa takviminin cevap beklenen tarihli sayfasına beklenen yazının; geleceği yer, gün ve sayısı, dosya adı ve numarası yazılarak kolayca izlenebilir. Diğer bir yöntem bu amaçla bir çizelge tutmaktır. İkinci ve daha sonraki tekit yazıları dikkati çekmesi maksadı ile kırmızı renkteki kağıtlara yazılmalıdır.

31 ARŞİV Üniversite arşiv hizmet ve faaliyetleri birimlerce kendi bünyelerinde yürütülür. Kurum arşiv hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesi için arşiv konusunda yetişmiş Büro Personeli görevlendirilir. Bu elemanların temin edilememesi halinde birim arşivlerinde, arşiv hizmetlerinin yürütülebilmesi için mevcut personel arasında yeterli ve bilgi ve tecrübeye sahip elemanlardan yararlanılır. Arşiv Malzemesi: İlgili birimin resmi işlemleri sonucunda oluşan ve saklanması gereken her türlü yazılı evrak, defter, resim plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belge ve malzemelerdir. Arşivlik Malzeme: Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla, son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş Memuriyet sicil dosyaları, İstanbul Üniversitesinin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı Devlet ve Milletlerarası Kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar, tapu ve benzeri özellik arz eden belgelerdir. Kurum Arşivi: Arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivlerine göre daha uzun sürede saklandığı İstanbul Üniversitesi merkez arşividir. Birim Arşivi: İstanbul Üniversitesi ve bağlı birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve güncelliğini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşivlerdir. Üniversite, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunmasıyla ilgili olarak; Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı tedbirlerin alınmasından, Yangına karşı yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurmasından, Arşivin her bölümünden uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin %50-60 arasında tutulmasından, fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından, Yılda en aza bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden, ışık ve havalandırma tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden, ısının mümkün olduğu kadar sabit (kağıt malzeme için derece) tutulmasından sorumludur. Birimler elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliğini koruyan arşiv malzemesi, kurum arşivine geçtikten sonra da gizli kalır. Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilir kişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

32 Kurum arşivindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi 18/9/1989 tarih ve sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 89/14269 sayılı Bakanlar Kurulu kararı ile tespit edilen usul ve esaslara göre sağlanır. Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, Birimlerince gözden geçirilir. İşlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tabi tutulur. Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırmadıkça bu hüviyetini muhafaza eder. Gizliliği kaldırılan malzemeye «Gizliliği kaldırıldı» damgası vurularak gizlilik damgası iptal edilir. İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır. Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip kurum arşivine aynı düzende düzenlenir. Kurum arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılması, aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, her biri için ayrı form düzenlenir. Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, belli süreler saklanmaları kanun ve diğer mevzuatın tayin ettiği süreler dalinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar. Bağlı birim arşivlerinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklanma ve imhası kurum arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir. Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih, sıra numarası, imha edileceği yıl dosya planı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir. İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlardan ve karbon kağıtlarından ayıklanır. Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır. İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır. İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi ilgili birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler denetime hazır vaziyette on yıl süreyle saklanır. Ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüt edilen konularda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görüşü talep edilir.

33 TEŞEKKÜRLER