Sunuyu indir
Sunum yükleniyor. Lütfen bekleyiniz
1
Etkin Zaman Kullanımı
2
Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü...
AMAÇ: Zamanın bize verilmiş en önemli nimetlerden biri olduğunun farkındalığı. Zaman yönetimi konusunda olumlu tutum gelişitirme adına neler yapılabileceği, zamanın kontrol altına aldığımızda neler yapılabileceğinin anlaşılması. İÇERİK: Zamanın önemi Zaman ve biz kavramı Kişisel vizyon,misyon ve hedefler Zamanı nerelere harcamalıyız Öncelikerimiz Zaman hırsızları Zaman envanteri Zaman kullanımı tutumumuzu ölçelim Planlama Ajanda kullanımı Ertelemelerimiz Zamanı etkin kullanma kriterlerimiz Neleri Elde Edeceğiz: Okumak İletişim Dinlenme Düşünme
3
Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü...
Zamana kasem olsun! İnsan zamanı değerlendirme konusunda mutlaka hüsrana düşmektedir Ayet
4
Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü...
Kıyamet günü Ademoğlu beş şeyin hesabını vermeden Allah huzurundan ayrılamaz. Ömrünü ne yaparak tükettiğinden Gençliğini ne işte harcadığından Malını nerede kazandığından Malını nerede harcadığından Öğrendiği ile ne derece amel ettiğinden Hadis
5
Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü...
İki şey vardır. İnsanların çoğu onun değerini bilmez Hadis 1. SIHHAT 2. ZAMAN
6
Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü...
Nedir zaman nedir? Bir su mu, bir kuş mu? İniş mi , yokuş mu ? Necip Fazıl Kısakürek
7
Kalite İnsana Saygıyla Başlar...
Zaman; Yerine konması, geri döndürülmesi, yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan bir kaynaktır. Yapılacak her iş için bir zaman gereklidir. Zaman pahalıdır.
8
Zamanı Etkin Kullanmalıyız Çünkü...
İş çok, zaman yok ya da tam tersi Gecikiyoruz sonra ya bahane buluyor ya da öfkeleniyoruz Strese giriyoruz Planlasak daha çok zamanımız olabilir Evde iş, iş de ev olmamalı Kendimizi yenileyemiyoruz Sosyal olamadığımızdan yakınıyoruz Başkalarına hayranlık duyuyoruz biz yapamayız sanıyoruz Yavuz Sultan Selim Mısır Seferine giderken yanında 3 katır yükü kitap götürmüştü.
9
Z a m a n v e B i z . . . Zaman hiçbir zaman yönetimimize girmez biz ancak zaman içinde tutum ve davranışlarımızı yönetebiliriz İsteyip de yapmaya zaman bulamadığımız şeyler, yeterince istediğimizden emin olmadığımız şeylerdir. Şu ana kadar çok isteyip de neye sahip olamadık ? Zamandan kazanmak istiyorsak kayıplarımızdan başlayalım. Zaman yönetimi aslında “ Kendini Yönetmek” demektir
10
Z a m a n ı n T a n ı m ı Dünyanın en uzun ve en kısa , en çabuk ve en yavaş, hem minicik parçalara bölünebilir hem de kitlesel, bir yandan kıymeti bilinmeyip öte yandan üzülünülen , onsuz hiç bir şey yapılamayan, küçük olan şeyleri yutuveren, büyük şeylere ise hayat veren, mucizevi şey....ZAMAN Voltaire
11
Zaman Konusunda İlginç Bir Araştırma
Türkiye’ de Ortalama 70 Yıl Yaşayan Biri Uyku yıl Çalışma yıl Eğlence 9 yıl İbadet yıl Beslenme 6 yıl Ulaşım 6 yıl Hastalık 4 yıl Tuvalet 2 yıl
12
Okumak ve Seminerler Başlangıç 1910 1970 1985 ?!..... Bilimsel bilgi birikimi 3-5 yıl içerisinde ikiye katlanmaktadır. Bilgisayarların hız ve kapasite olarak ikiye katlanma süresi 6 aydır.
13
ABD ‘de Çalışma Hayatındaki Gelişmeler
Hizmet % % % % % 15 YILLAR Bilgi % % % % % 67 Üretim % % % % % 15 Tarım % % % % % 3
14
Zamanımızı Nerelere harc sorusu v
Meslek Aile Sosyal sorumluluk Tatil Eğlence - Spor Arkadaşlar Hobiler Kişisel Gelişim
15
V i z y o n Bir kuruluşun ya da kişinin kendini başarılı görmesi için bulunmayı istediği yerin kısa ve öz tanımıdır. Kuruluşun ya da kişinin uzun dönemde neleri başarmak istediğinin güçlü ve canlı anlatımıdır.
16
Önce Amaç ve Hedef ... Belirlenmiş olmak Ölçülebilir olmak
Yapılabilir olmak Gerçekçi olmak Zaman içinde sınırlanmış olmak
17
Hedefler . . . Açıkça Tanımlanmalı Gerçekçi Olmalı
Kurum Hedefleri İle Örtüşmeli Motive Edici Olmalı Zaman Sınırı Olmalı Ödüllendirici Olmalı Ne İstediğini, Neler Yapabileceğini Bilmeli İstek ile Yetenek Gerçeğe uymalı Bir Şeylerden Vazgeçileceği Bilinmeli
19
Başarı İçin Öneriler İlgi ALANI İlgi ALANI Etki ALANI Etki ALANI Pozitif Odak Negatif Odak
20
İş Önceliklerimiz... Örnek…
Acil, önemli - 1 Acil olaylar Toplantılar Uygulanması gereken proje ve hazırlıklar Önemli, acil değil - 2 Uzun vadeli işler Planlamalar, tedbirler İlişki geliştirmeler, Çalışanı güçlü kılma Tatil.... Acil, Önemsiz - 3 İşimizi engelleyen durumlar Telefonlar, ziyaretçiler Rapor, toplantı... Acil değil ve Önemsiz - 4 Önemsiz ayrıntılar Telefon konuşmaları Boş faaliyetler
22
Zaman Yönetimi Konusunda Tutumunuzu Ölçün...
Anket kriterleri oluşturun Kendiniz değerlendirin çevrenize değerlendirtin Sonuçlara göre bir zaman yönetimi planı çıkartın Bir dostunuzla planınızı paylaşın ve hemen uygulayın
23
Nasıl Bir Tipsiniz? Dengeli Fukara İş genellikle biter
Telaş, baskı yok Daha iyi olanları dert etmiyor Hayatı yaşamak iş bitirmek kadar önemli Fukara ve Kontrollü arası Fukara Zaman kaygınız var Plan, program yok Çok zaman, az iş Organize değilsiniz Sizi güvenilmez buluyorlar Çok yoruluyor ama rahat olamıyorsunuz Kontrol sizde Organize Önceliklerini bilen Amaç ve hedefi doğrultusunda her şeye ölçülü zaman ayıran Zaman yönetimini bilen Hastalıklı Zaman yönetimi takıntı halinde Zorlama var Büyük lokmalar ısırılmaya çalışılıyor İşkolik
24
Zaman Envanteriniz.. Süre 3 hafta, yapılan tüm aktiviteler yazılacak.
Sorgu: Bu işi hiç yapmasam olmaz mıydı? Bu iş ben yapmasam olmaz mıydı? Bu iş için bu kadar zaman harcamam gerekiyor muydu? Bu iş için başkasının bu kadar vaktini almam gerekiyor muydu? Bu iş için başkasının benim bu kadar vaktimi alması gerekiyor muydu?
25
Zaman Hırsızları Plansızlık
İş önceliklerimizi ve organizasyonun iş akışını etkin kullanamayışımız (Yetki devri) Toplantı yönetiminden habersiz olmak Kişisel ve örgütsel kontrol yanlışlarımız Karar verme sürecindeki yanlışlarımız Etkinliğimizi azaltan diğer sebepler;Telefonlar, ziyaretçiler Kişisel ve örgütsel organizasyon bozukluğu Edison günde 18 saat çalışan bir insan “ömrü bir su gibi geçti ” diyor…
26
Öğrenciler İçin Zaman Tuzakları
Televizyon Sinema İnternet Aşırılıklar (Gezi , Muhabbet, Spor…)
27
P l a n l a m a Çalışmanızı çeşitli dönemler için planlamalısınız
Günlük Haftalık Aylık Yıllık
28
P l a n l a m a Yıllık örnek Aylık örnek haftalık günlük
29
Toplantı Yönetimi (Koordinasyon)...
Toplantının amacı, duyurusu Vakti – Başlama , Bitiş Gündem ve gündem kontrolü Uygun olmayan şartlarda toplantı Eksik bilgi Grup hafızasından yararlanamama Rol paylaştırmama Yetersiz toplantı tutanakları
30
Toplantı Yönetimi (Koordinasyon)...
5 - 10 Üst Orta 5 - 10 Alt İdari ve stratejik İcraat Beşeri işilkiler
31
Öncelikler tartışması
Üst Orta Alt İdari ve stratejik İcraat Beşeri işilkiler
32
Günlük kontrol listeniz var mı?
Zaman denetim tablosu İşleri puanlama Kontrol listesi oluşturabilirsiniz Ajanda kullanımı Elektronik zaman yönetimi
33
Zaman Tablolarımızı Oluşturalım
34
Zaman Tablolarımızı Oluşturalım
35
Zaman Tablolarımızı Oluşturalım
36
Karar Verememe (Erteleme)
Hoşlanılanlar -- Hoşlanılmayanlar Çabuk bitecekler – Uzun sürecekler Kolay olanlar -- Zor olanlar Bilinenler – Bilinmeyen yeni olanlar Acil olanlar – Önemli olanlar Başkalarının istekleri – Kişinin kendi seçtikleri
37
Karar Verememe (Erteleme)
Yapmaktan hoşlandıklarım Yapmam gerekenler BAŞARI YAPMAM GEREKENLERİ , HOŞLANARAK YAPMADA SAKLIDIR. HAYATIMIZ BU İKİ MADDE ARASINDA GEÇMEKTEDİR.
38
Etkinliği Azaltıcı Telefon görüşmeleri Ziyaretçiler Hayır diyememe
39
ERTELEMEK Gerçekten önemli ve yaşamsal işlerle uğraşmaktan alıkoyan erteleme; Kişinin kariyerini yıkabilecek, mutluluğunu bozacak ve hatta hayatını kısaltacak, her alanda başarıyı önleyen, gizli gizli zarar veren bir alışkanlıktır.
40
Gecikmelerle Mücadele
Bitirme tarihini belirleyin. İlk önce sıkıcı olan işi yapın. Şimdi yapın! Ödüllendirme sistemi kurun. İşleri küçük bölümlere ayırın. Sizi uyaracak biriyle anlaşın.
41
Ziyaretçiler Davetsiz misafirlerinizin olabileceğini hesaba katın
Ziyaretlerin süresini sınırlayın Mümkünse odanızın dışında buluşun Ziyaretçinize ona ayırabileceğiniz vakti başta söyleyin Görüşemeyeceklerinize uygun bir uslup geliştirerek söyleyin
42
Ziyaretçiler Sekreterlere randevu düzenleme sorumluluğu verelim
Ziyaretçiler önce sekreterle görüşsün Astlarımızın odasına gidelim Ziyaretçilerle odamızın dışında görüşelim Zaman sınırını baştan belirtelim
43
Hayır Demesini Bilelim...
Patronumuza;” hangisini önce yapayım?” İş arkadaşımıza;öncelikleriniz var Diğer departmanlara;öncelikleriniz var Kaytarıcılara; “sen nasıl hallederdin?”
44
Etkinliği Azaltıcı Düzensizlik Hayır diyememek Geciktirme Beklemeler
Aksaklıklar Ziyaretçiler Posta Dedikodu Gereksiz titizlik Kahve sohbetleri
45
Zamanı iyi kullanmanın üç yolu
Düşük öncelikli işleri veya faaliyetleri bırakmak. Yaptığınız işte daha etkin olmak. Bazı işleri devredeceğiniz bir insan daha bulmak.
46
Günlük Dikkat ve Enerji Eğrisi
Dikkat, İlgi 7:00 9:00 11:00 13:00 15:00 17:00 19:00 Zaman
47
Bunlara Dikkat Edelim... Aniden kapıldığınız heves ve fikirlerin sizi kontrol etmesine izin vermeyin. Onları not edin ve daha uygun bir zamanda gözden geçirin. Mümkün olduğu ölçüde bir işi bitirmeden diğerine geçmeyin Her akşam eve gitmeden önce masanızın üzerindeki ve masanızdaki dosyalarınızda tuttuğunuz kağıtları gözden geçirin. Kendinize aşağıdaki kontrol listesi uyarınca puanlar verin. Amaç, mümkün olduğunca düşük puan almaktır
48
Zamanı Etkin Kullanım Kriterleri..
Yöntem geliştirin Öncelikli işleri belirleyin, nerede kime hayır denmeli bilin, gereksizse eleyin İşlerinizi delege edin, astlarınızın gelişimine de yardımcı olur Ertelemeyin Yapacağınız her işe zaman sınırı koyun Size nasıl davranılmasını istiyorsanız , o şekilde davranın Bazen gereksiz işleri iyi yaparız , kendimizi kandırmamalı ve abartmamalıyız
49
Etkili Zaman Yönetimi İçin Tavsiye
Hafta boyunca yapmak istediklerinizi listeleyin ve öncelik sırasına dizin. “Günlük yapılacaklar” listesini önceliklerine göre hazırlayın. Listenizin başındaki işlere büyük bir dikkatle yaklaşın. Başladığınız işi bir kerede tamamlayın. “Zamanınızı en iyi şekilde nasıl değerlendirebilirim?” diye kendinize sorun ve uygulayın.
50
Zamanı Etkin Kullanma Yiyip içtiğimiz şeyleri, ağzımıza alıp vücudumuza mal ettiğimiz zaman bir lezzet alır ve istifade etmiş oluruz. zaman da öyledir. Saniyeleri, dakikaları, günleri ve haftaları kendinize mal ettiğimiz ölçüde onun zevkini duyar ve geçmesini istemeyiz. Hayat lezzeti duyulup neşesi hissedildiği, bu günümüz ve yarınlar adına bir şeyler vaadettiği nisbette tadına doyulmaz bir nimet ise de, dikkatsiz ve şuursuzca yaşandığında , insanın sırtında bir yükten farkı yoktur.
51
Kişisel Organizasyon... Bilgi toplumu organizasyonu gerektiriyor
Dağınıklık, verimsizliğe, korkuya, kontrolsüzlüğe, strese, yorgunluğa sebep olur Organizasyon, enerji, yüksek performans, üretkenlik, az hata, kolay kontrol ve hakimiyete sebep olur
52
Etkin Çalışma Masası - Büro...
Efektif ofis sistemleri , materyallerini tanıyın ve kullanmaya çalışın Ofis renk, ışık, havalandırma, iletişim sistemler, izolasyon gibi özellikleri çalışmanızı etkileyecektir Dosyalarınızı derecelendirerek saklayın Çöpe atmaya alışın
53
Gündelik Evrak Yönetimi...
Masanızı Boşaltın Gelen Evrak Kutusu Kullanın Gelen Evrakı Ayıklayın ve Dosyalayın Kağıt Biriktirmeyin Bilgi Akışını Sınırlayın Kişisel Dosyalama Sisteminizi Oluşturun Masa Üstü Organizatörleri Kullanın
54
Kendiniz isimlendirin...
Şimdi yap: Bu gün ilgilenmeniz gerekenler Yakında yap: Bir hafta içinde ilgilenmeniz gerekenler Dosyala: Derecelendirme sisteminize göre Oku: Dergi, gazete, acil olmayan raporlar... İlet: Başkalarına ulaştırmanız ve sözlü açıklama gerektiren evrak için Bekleyen: Gerekli bilginin tümüne sahip olmadığınız için hemen ilgilenemediğiniz işler için Projeler: Bir projeye ait tüm kağıtlar için. Her proje için ayrı raf ya da dosya da kullanabilirsiniz. Diğer: Gereksinimleriniz doğrultusunda diğer gruplar ekleyebilirsiniz: Takip edilen işler, çeşitli fiş ve makbuzlar, faturalar, vb.
55
Nasıl Dosyalanır ? Neyi Dosyalamalı?:Gelecek için değer taşıyan, size yada başkasına gerekli olacak doküman dosyalanmalı Sınıflandırma: Korunması gereken, başvurulacak, kontrol edilecek, hatırlatma dosyaları Dosyalarınızı nereye koymalısınız? Çalıştığımız, aktif , pasif dairesine Dosya tasarımı: Esnek, düzenli, kolay anlaşılabilen, ihtiyaçlara cevap verebilen
56
Nasıl Dosyalanır ? Ne zaman dosyalamalı: Günlük ve haftalık
Dosyalamayı kim yapmalı? Siz yada sekreteriniz önemli olan dosyalama sisteminizin bilinmesi Güvenlik: Resmi evrak, teminatlar, sigorta poliçeleri, muhasebe kayıtları, hisse senedi... Dosya Muhafazası: İçindekiler listesi olsun,standart etiketler, tarihlendirme, arşivleme kurallarınız var mı, tek kopya saklayın, yılda bir kontrol edin,
57
Kişisel Organizasyon... Düzenli çalışma mekanınız olmalı
Dosyalarınızı derecelendirerek saklayın Gerekmeyen dokümanları çöpe atmaya alışın Gündelik evrak yönetimi Şimdi yap, dosyala, oku gibi kendi isimlendirmelerinizi kullanın Sadce işyerinizi değil evinizde de benzer düzenlemeler yapın
58
Kendimizi Düzeltelim Toplu Çalışma Ortamı
Özel Büromuz – Çalışma Odamız Masa Düzenimiz Evrak, Dosya, Bilgisayar Kitaplarımız, Defter, Fotokopiler Okuma Alışkanlığımız - Hızlı
59
Kişisel dosya sistemi kurabilirsiniz.
Projeler Anlık işler Kendini geliştirme Fikirler Arka plân bilgileri
60
Güç Alanı Analizi Durdurucu Güçler T2 D2 T1 Anı D1 Denge Noktası
Bilgisizlik,maddi imkansızlıklar, alışkanlıklar,... T2 D2 T1 Anı D1 Denge Noktası Zeka, hırs, disiplin, eğitim, plan,... İtici Güçler
61
Pareto Prensibi 20 % 80 % 80 % 20 % Zaman Sonuçlar
62
Son Olarak … Sizde her dakikadan daha fazla zevk alabilir, mesleğinizde ve kişisel yaşantınızda daha başarılı olabilir ve çok daha az çabayla çok daha fazla şey başarabilirsiniz. BU GÜN SİZİN İÇİN GERÇEKTEN DE BİR DÖNÜM NOKTASI OLABİLİR. HAYATINIZDAN DAHA FAZLA ZAMAN ALABİLİRSİNİZ…
Benzer bir sunumlar
© 2024 SlidePlayer.biz.tr Inc.
All rights reserved.