DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE STANDARTLAŞMA VE DOSYA PLANI

... konulu sunumlar: "DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE STANDARTLAŞMA VE DOSYA PLANI"— Sunum transkripti:

1 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE STANDARTLAŞMA VE DOSYA PLANI
Uzman Ercan BİÇEN İstanbul Çekmece Kamu Hastaneleri Birliği Genel Sekreterliği Mukaddes TURAN MİRAL

2 Devlet memurluğu ve dosyalar
Mukaddes TURAN MİRAL

3 ARŞİV Mukaddes TURAN MİRAL

4 SUNUM PLANI Dosyalama ve Dosyalama ile İlgili Bazı Tanımlar
Dosyalama Yönetiminin Faydaları Dosya Tasnif Sistemleri Dosyalama Sistemlerinde Standartlaşma ve Standart Dosya Planı Standart Dosya Planının Kullanımı Dosyalama İşlemlerinde Uyulacak Kurallar Mukaddes TURAN MİRAL

5 TANIMLAR Belge: Yürütülen faaliyetler sonucunda oluşan, üretim biçimleri ve donanım ortamları ne şekilde olursa olsun bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş materyaldir. Mukaddes TURAN MİRAL

6 Dosya; Aynı konuyu içeren yazılar grubudur. 12.04.2017
Mukaddes TURAN MİRAL

7 Dosya Planı; Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda oluşan belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir. Mukaddes TURAN MİRAL

8 Dosyalama; Kurum ve kuruluşlarda oluşan her türlü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemidir. Mukaddes TURAN MİRAL

9 Arşiv; Kurumların, gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler sonucu meydana gelen (toplanan, biriken) ve bir maksatla saklanan dokümantasyon; söz konusu dokümantasyona bakan kurum; bunları barındıran yerlerdir. Mukaddes TURAN MİRAL

10 Birim Arşivi; Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre (5 yıl) saklandığı arşiv birimleri (kurum ve kuruluşların taşra, bölge ve yurt dışı kuruluşlarında bulunan arşivler de) birim arşividir. Mukaddes TURAN MİRAL

11 Kurum Arşivi; Kurum ve kuruluşların, merkez teşkilâtları içinde yer alan arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin, birim arşivlerine nazaran daha uzun süreli (15 yıl ya da süresiz) saklandığı merkezî arşivlerdir. Mukaddes TURAN MİRAL

12 Mukaddes TURAN MİRAL

13 Arşiv malzemesi; Türk Devlet ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden onbeş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup, kurum ve kuruluşların işlemleri sonucunda teşekkül eden ve onlar tarafından muhafazası gereken, Türk Milletinin geleceğine tarihi, siyasî, sosyal, hukukî ve teknik değer olarak intikal etmesi gereken belgeler ve Devlet hakları ile milletlerarası hakları belgelemeye, korumaya, bunlarla ilgili işlem ve münasebetler bakımından tarihî, hukukî, idarî, askerî, iktisadî, dinî, ilmî, edebî, estetik, kültürel, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye, tespite yarayan, ayrıca ait olduğu devrin ahlâk, örf ve âdetlerini veya çeşitli sosyal özelliklerini belirten her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belgeleri ve malzemeyi ifade eder. Mukaddes TURAN MİRAL

14 Dosyalama Yönetiminin Faydaları
İşlem gördüğü tarih ne olursa olsun ihtiyaç duyulan herhangi bir belgenin kolaylıkla bulunması mümkün olacaktır, Kurumun geçmişten bugüne faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınacaktır, Mukaddes TURAN MİRAL

15 Dosyalama Yönetiminin Faydaları-devam
Bilgi Edinme Hakkı doğrultusunda vatandaşın bilgi ve belge talebi anında karşılanarak, şeffaf yönetim anlayışı sağlanacak, İdarenin bilgi ve belge talebi personeli gereksiz telaş ve paniğe düşürmeyecek, Ayrıntılı bilgilenme imkanını sağlayarak, kararların doğru ve isabetli alınmasına etki edecek ve iş ve işlemlerde hata payının minimuma indirgenmesi mümkün olacak, Mukaddes TURAN MİRAL

16 Dosyalama Yönetiminin Faydaları - devam
Belge ve dosyanın kaybolması söz konusu olmayacak. Dosya yönetimi geçici olarak verilen dosya veya belgenin kaydının tutulmasını ve iadesini sağlayacak, Dosyalama yönetimi kurum ve kuruluşların verimini yükselterek zaman ve iş kaybını engelleyecek, Mukaddes TURAN MİRAL

17 Dosyalama Yönetiminin Faydaları -devam
Güncelliğini kaybeden (saklanmasına lüzum görülmeyen) belgeler rahatlıkla tespit edilecek, Uzun yıllar muhafazası gereken arşiv malzemesi niteliği taşıyan belgelerin tespiti sağlanacak, Mukaddes TURAN MİRAL

18 Peki bunları sadece korumak ve saklamak yeterli midir?
Ayrıca; kurumlar oluşan her türlü kaydı korumak ve saklamakla yükümlüdür. Peki bunları sadece korumak ve saklamak yeterli midir? Mukaddes TURAN MİRAL

19 Dosyalama Yönetimi Bu nedenle, kurum ve kuruluşlar faaliyetleri ile ilgili teşekkül eden kayıtlarını yeniden kullanımına imkan verecek şekilde düzenlemek ve saklamak zorundadırlar. Bu da ancak, kayıtların doğru ve sistem dahilinde dosyalanması ile mümkündür. Mukaddes TURAN MİRAL

20 DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ
Belgelerin düzenlenmesi ve tanziminde uygulanan dosya tasnif sistemleri belgelerin her safhada ulaşılabilir bir düzen içerisinde tutulmasını amaçlamaktadır. Mukaddes TURAN MİRAL

21 Dosya tasnif sistemleri
Alfabetik Dosyalama Sistemi Kronolojik Dosyalama Sistemi Coğrafi Esasa Göre Dosyalama Sistemi Konu Esasına Göre Dosyalama Sistemi Numara Esasına Göre Dosyalama Sistemi Mukaddes TURAN MİRAL

22 1- Alfabetik Dosyalama Sistemi
Sistemin esası alfabetik sıralamadır. Açılması gereken dosyaların isimlerle ilgili olması gerekir. Personel özlük bilgileri, öğrenci dosyaları, müşteri ve iş yapılan firma dosyaları bu sistemle dosyalanabilir. Sistemde dosyalar alfabetik harf sırasına göre dizilmektedir. Bu sistemde kişi isimleri yerine soy isimlerinin esas alınması kullanım açısından daha uygundur. Sistem basit ve güvenilirdir. Aranılan belgeyi kolayca bulmak mümkündür. Yanlış dosyalama ve hata yapılma olasılığı minimumdur. Yaygın olarak kullanılmaktadır. Mukaddes TURAN MİRAL

23 Örnek (Alfabetik Dosyalama Sistemi)
Bingöl, Esra Gönül, Hülya Gürsoy, Şakir Karslı, Güzden Köksal, Tahir Saraç, Selvet Mukaddes TURAN MİRAL

24 2- Kronolojik Dosyalama Sistemi
Bu dosyalamada esas olan dosyaların tarihidir. Tarih esasına göre kullanımı söz konusu olan dosyalar bu sisteme göre düzenlenir. Kullanım ihtiyacına göre dosyalar, yüzyıllar, yıllar ve aylar şeklinde ana bölümlemeye tabi tutulabilir. Ana bölümlerin alt bölümleri ise, haftalar ve günlerdir. Belgenin tarihi dikkate alınarak, dosyalama yapılır ve dosyalar tarih sırasına göre arşive yerleştirilir. Banka işlemleri, muhasebe işlemleri gibi mali konularda oluşan belgelerin dosyalanmasında rahatlıkla uygulanabilir. Bu sistem güvenilir ve basit bir sistemdir. Ancak uygulanabilmesi için dosyaların talep edilme esasının tarihe dayalı olması gerekmektedir. Mukaddes TURAN MİRAL

25 Örnek (Kronolojik Dosyalama Sistemi)
Mukaddes TURAN MİRAL

26 3- Coğrafi Esasa Göre Dosyalama Sistemi
Sistem, kurum ve kuruluşların çalışma ve ilgi alanına giren coğrafik bölgeleri esas almaktadır. Dosyalar; kıtalara, ülkelere, illere, ilçelere, köylere ve mahallelere ayrılmak suretiyle alfabetik dosyalanır ve alfabetik olarak arşivde yerleştirilirler. Bu sistemde, kullanım ihtiyacına göre ana bölümler ve alt bölümler oluşturulabilmektedir. Örneğin; illere göre açılması gereken dosyalar için iller ana bölünmeyi, ilçeler ise alt bölünmeleri oluşturabilir. Nüfus işlemleri, belediye işlemleri, tapu ve kadastro işlemleri vb. hizmetleri yürüten kurum ve kuruluşlarda verimli olarak kullanılma imkanı bulunmaktadır. Mukaddes TURAN MİRAL

27 Örnek (Coğrafi Esasa Göre Dosyalama Sistemi)
Altındağ-ANKARA Çankaya-ANKARA Gölbaşı-ANKARA Keçiören-ANKARA Mamak-ANKARA Yenimahalle-ANKARA Mukaddes TURAN MİRAL

28 4-Konu Esasına Dayalı Dosya Planı
Bu sistem için hazırlanan dosya planı tüm teşkilat için geçerlidir. Bu sisteme uygun olarak hazırlanan dosyalar, dosya planına göre almış olduğu numara dikkate alınarak, arşiv yerleştirmesi yapılır. Mukaddes TURAN MİRAL

29 Örnek: Konu Esasına Dayalı DOSYA PLANI;
ANA KONULAR ME Mevzuat AP Araştırma, Planlama, Koordinasyon, İstatistik ... PE Personel, Eğitim BT Bütçe ve Tahakkuk İşlemleri 1. ALT KONULAR PE Personel, Eğitim PE-1 Kadro İşlemleri, PE-2 İş Talepleri, Sınavlar ve Atamalar PE-3 Personel Özlük İşleri .... PE-9 Diğer İşlemler 2. ALT KONULAR PE-3 Personel Özlük İşleri PE-3-1 Tezkiye İşlemleri PE-3-2 Terfi İşlemleri, Mukaddes TURAN MİRAL

30 5- Numara Esasına Göre Dosyalama Sistemi
Rakam esasına dayalı bu sistem; serial(numaralı) ve desimal(ondalık) olmak üzere iki ayrı sistem halinde uygulanmaktadır. Mukaddes TURAN MİRAL

31 5-a- Serial(Numaralı) Sistem
Bu sistemde dosyalar 1'den başlayarak sonsuza kadar müteselsil numara alır. Belgelerin, ihtiva ettiği özel sayılar esas alınmak suretiyle dosyalanması ve bu sayılar doğrultusunda arşivlenmesi prensibine dayalı son derece basit ve kolay bir sistemdir. Personel dosyaları, hasta dosyaları, emekli sicil dosyaları, karar dosyaları vb. gibi belgelerin dosyalanması için rahatlıkla kullanılabilmektedir. Sistem, dosyaları tanımlayan bir araştırma vasıtasına (katalog, indeks vb.) ihtiyaç duymaktadır. Bu araştırma vasıtası olmaksızın aranılan bilgi ve belgelere erişim imkansızdır. Mukaddes TURAN MİRAL

32 Örnek (Serial (numaralı) Dosyalama Sistemi)
Mukaddes TURAN MİRAL

33 5-b- Desimal (Ondalık) Sistem
Bu tasnif sisteminin özelliği, kurumda görülen hizmetlerin on ana konu grubuna bölünmesi ve her ana konu grubunun kendi içerisinde onlu olarak alt konulara ayrılması şeklinde düzenlemeyi esas almasıdır. Numaralandırmada, ana konular onlu dilimler halinde; alt konular ise, bulunduğu dilim içerisinde bir rakam eklenmek suretiyle kodlanır. Alt konulara bağlı tali konular için de aynı usul uygulanarak, birer rakam eklenmek suretiyle kodlanır. Numaralandırmada dikey bölünme “onlu” olarak sınırlı, yatay bölünme ise sınırsızdır. Desimal dosya tasnif sisteminde “0” rakamı ile biten numaralar daima “Genel” i; “9” ile bitenler ise, daima “Diğer İşler”i ifade etmektedir. Örnek; Mukaddes TURAN MİRAL

34 Ondalık (DESİMAL) Sistem
ANA KONULAR 00 Mevzuat, İstatistik 10 Araştırma, Planlama, Koordinasyon 20 Personel, Eğitim 30 Bütçe ve Tahakkuk İşlemleri Kamu İlişkileri, Haberleşme 1. ALT KONULAR 21 Kadro İşlemleri, 22 İş Talepleri, Sınavlar ve Atamalar 23 Personel Özlük İşleri 29 Diğer İşlemler 2. ALT KONULAR 230 Personel Özlük İşleri 231 Tezkiye İşlemleri 232 Terfi İşlemleri Mukaddes TURAN MİRAL

35 Dosyalama Sistemlerinde Standartlaşma
Bilinen ve uygulanan bu dosya tasnif sistemlerinden Alfabetik, Serial, Kronolojik ve Coğrafi tasnif sistemlerinden birinin veya bir kaçının “Standart Dosya Planı” uygulaması kapsamında bir alt tasnif sistemi şeklinde uygulanması söz konusu iken Tek Konu-Tek Dosya ve Desimal Dosya Tasnif sistemi çerçevesinde kurum ve kuruluşların bu sistemleri uygulamaya yönelik her hangi bir çalışma içerisinde bulunmasına gerek bulunmamaktadır. Mukaddes TURAN MİRAL

36 STANDART DOSYA PLANI Standart dosya planı, belgelerin KONULARINA göre sınıflandırılmasını amaçlayan desimal dosyalama sistemidir. Ancak, Standart dosya planında, desimal dosyalama sisteminin öngördüğü kurallara riayet edilmemiş; tamamen kendine özgü bir bölünme ve kodlama tercih edilmiştir. Mukaddes TURAN MİRAL

37 Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile;
Birim, kurum içi ve diğer kamu kurumları ile birliktelik sağlanır. Belgeler ilk oluşumu aşamasında tanımlanır ve sınıflandırılır. Doküman ve belge yönetimi kolaylaşır. Belgelerin saklama süreleri tespit edilebilir. Arşiv işlemleri kolaylaşır. Mukaddes TURAN MİRAL

38 DOSYALAMA SİSTEMLERİNDE STANDARTLAŞMA VE STANDART DOSYA PLANI
2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulan “Standart Dosya Planı” kurum ve kuruluşların ana faaliyetleri dışında herhangi bir plan hazırlamalarını engellemekte, “ortak alanlar” adı altında belirlenen faaliyetlerle hazırlanan planların müştereken kullanımını istemektedir. Mukaddes TURAN MİRAL

39 STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI
Standart dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan “Standart Dosya Planı” projesinin sonucu olup, planda; (GENEL İŞLER) (ANA HİZMET VE FAALİYETLER) (DANIŞMA-DENETİM) (YARDIMCI HİZMETLER) şeklinde 4 ana başlıkta yer almaktadır. Mukaddes TURAN MİRAL

40 STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI -devam
Planda ana konular için 000 (3) sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 (2) sayısal karakter kullanılmıştır. Örnek: : Vatandaşların Talepleri 622 Halkla İlişkiler (ANA KONU) Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (1. Alt Konu) Talepler (1. Alt Konu) Şikayetler (2. Alt Konu) Görüş ve Teklifler (3. Alt Konu) Mukaddes TURAN MİRAL

41 STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI -devam
Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, idari birim kimlik kodundan hemen sonra (-) kısa çizgi konularak yazılacaktır. Örnek; Sayı: A B C A:İdari Birim Kimlik Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası. Mukaddes TURAN MİRAL

42 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR
Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır. Hazırlanacak yazının dosya numarası, dosya planında en uygun konu tespit edilerek verilecektir. Bu yazı için hazırlanacak cevabi yazılarda da aynı dosya numarası değiştirilmeden kullanılacaktır. Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, konuya en yakın numara, yazının dosya numarası olacaktır. Kurumdaki hizmet birimlerinde birliktelik sağlamak amacıyla aynı konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır. Birimler aynı konudaki yazılar için farklı dosya numaraları kullanmayacaklardır. Mukaddes TURAN MİRAL

43 Dosyalama İşlemleri (ortak alanlar)
Birimin üstlenmiş olduğu görev ne olursa olsun teşekkül eden belgelerinden bir bölümü; Faaliyet raporları ise, “ortak alanlar”dan “Genel İşler” başlığı altında 040, Malzeme talepleri ise, “Satınalma ve Satış İşleri” başlığı altında , Kurum içi personel görevlendirme ise, “Personel İşleri” (900) başlığı altında dosya numarası ile dosyalanacaktır. Mukaddes TURAN MİRAL

44 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR -
Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır. Mukaddes TURAN MİRAL

45 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR -devam
Aynı konuya ait belgelerin coğrafik, alfabetik veya kronolojik ayırımının gerektirdiği durumlarda, dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise, konu numarası kullanılmak kaydıyla ayrı dosyalar açılabilecektir. Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalar planın “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği durumlarda “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilen kısaltmalar dosya numarasına yansıtılarak kullanılacak ve ayrı dosyalar açılması sağlanacaktır. Mukaddes TURAN MİRAL

46 Kısaltmaların Uygulandığı Dosyalama Örnekleri:
Örnek-1: İllere göre ayrı dosya açılması gerektiğinde; : Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Ankara) Seri numarası alan (dava dosyaları, muhtelif kararlar vb.) belgelere erişimi daha da etkinleştirebilmek amacıyla “S” kısaltması kullanılarak, belgenin seri numarası dosya numarasına eklenecektir. Örnek-1: Kararlar için; [54/351]-: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı Örnek-2: Dava dosyaları için; [S2004/13]-: 2004/13 sayılı idari dava dosyası Mukaddes TURAN MİRAL

47 Gelen Yazıların Dosya Numarası
Gelen yazıların dosya numaraları sadece bir fikir vermek amaçlı kullanılmalıdır. Bu gibi yazılara cevaben hazırlanacak yazılarda, yazımızın nerede dosyalanması gerektiğine karar vererek, yerini kendimizin belirlemesi ve bu mahiyetteki tüm yazılara da aynı dosya numarasını vermemiz gerekmektedir. Mukaddes TURAN MİRAL

48 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR -devam
Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan “Kurum adı veya amblemi”, “Birim adı veya rumuzu”, “Dosya numarası”, “Konu adı” ve “Dosyanın yılı” gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır. Mukaddes TURAN MİRAL

49 Örnek Dosya veya Klasör Etiketleri 1
T.C İSTANBUL VALİLİĞİ İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ İSTANBUL VALİLİĞİ 805.03 212.01 848.27 ARŞİV İŞLEMLERİ İmha İşlemleri KRONİK HASTALIKLARA AİT İŞLEMLER Kronik Hastalıkların Erken Tanı ve Ted. Merk. Açılması, Denetlenmesi İşl. PERSONEL TAHHAKKUK VE ÖDEME İŞLERİ Eczanelere Yapılan Ödemeler (A-K harfine kadar olan Eczaneler) 2010-1 2010 Mukaddes TURAN MİRAL

50 Örnek Dosya veya Klasör Etiketi 2
T.C İSTANBUL VALİLİĞİ İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ 805 ARŞİV İŞLEMLERİ -Bir. ve Kur. Arş. Devir İşl. -Ayıkl. ve İmha Kom. İşl. -İmha İşlemleri -Arşivlerden Yararlanma -Diğer (Arşiv Sorumluları) 2008 Kurum Adı Birim Kodu Dosya Numarası Konu Adı Dosyanın Yılı Mukaddes TURAN MİRAL

51 Standart Dosya Planı; ÖZETLE; Birimimize gelen veya birimimizden çıkan yazıların konulacağı dosyanın (adresinin) belirlenmesi ve belirlenen adres doğrultusunda çeşitli tekniklerle dosyalarına konulması işlemidir. Mukaddes TURAN MİRAL

52 Dosyalama İşlemi İki Aşamalıdır;
1- Yazıların öncelikle adresini (konusunu) belirlemek ve konuya en uygun dosya numarasını verip, yazıya yansıtmak, 2- Aynı konudaki belgeleri yoğunluklarını dikkate alarak, dosyalarına koymak. Mukaddes TURAN MİRAL

53 Devlet yazı ile konuşur.Yazı Devletin dilidir.
Devletin hafızası arşivdir. Arşivde yazı ile oluşur. Resmî Yazı kurumun en alttaki biriminden en üstündeki birimine doğru silsile yoluyla gelmek suretiyle sonuçta o kurumun kalitesini, kimliğini yansıtmaktadır.

54 TEŞEKKÜRLER… Mukaddes TURAN MİRAL