İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ NARMAN

... konulu sunumlar: "İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ NARMAN"— Sunum transkripti:

1 İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ NARMAN - 2013
STANDART DOSYA PLANI İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ NARMAN

2 EVRAK DOSYALAMA VE ARŞİV HİZMETLERİNE DAİR MEVZUAT
Kanun No: Eylül 1988 Yayımlandığı Resmi Gazete: 04/10/1988 Sayı: Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Tarih: 16/05/1988 Yayımlandığı Resmi Gazete: Sayı: Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik 1991/17 sayılı ve 13/8/1991 tarihli Haberleşme Kodu Uygulaması ile ilgili Başbakanlık Genelgesi Yayımlandığı Resmi Gazete: 02/12/2004 Sayı: Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik 25/03/2005 tarih ve sayılı Resmi Gazetede yayınlanan 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Konulu Başbakanlık Genelgesi Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığının 18/10/2012 tarihli ve B.02.0.İGB sayılı yazısı Milli Eğitim Bakanlığının İdari Birim Kimlik Kodu ile ilgili 2012/43 sayılı genelgesi

3 Tanımlar Dosya; Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubunu,
Tümleşik Dosya; Her bir işlem için açılan ve işlemle ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı (Personel Dosyası, Dava Dosyası,Proje Dosyası vb.) Dosya Planı; Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanterini, Standart Dosya Planı; 2005/7 sayılı Başbakanlık genelgesiyle uygulamaya konulan dosya planını

4 Tanımlar İdari Kimlik Birim Kodu;
Devlet teşkilatı içerisinde yer alan tüm kamu kurum ve kuruluşları ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatlarının tüm alt birimleri için ayrı ayrı tanımlanmış 8 haneli tekil ve değişmez (unique) nitelikteki koddur. Dosyalama; Kurum ve kuruluşlarda teşekkül eden her türlü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemini, Ortak Alan; Standart dosya planında ve sayısal aralığındaki Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanmış dosya planlarını

5 Tanımlar Ana Hizmet Faaliyetleri;
Kurum ve kuruluşların kendilerinin hazırlamakla yükümlü oldukları sayısal aralığındaki dosya planlarını Ana Dosya; Standart dosya planında koyu renkle belirtilip geneli ifade eden alt konulara ait dosyaların içine konulabileceği dosyaları Saklama Kodu; Standart dosya planı çerçevesinde oluşacak dosyaların saklanma sürelerinin belirtileceği kodları ifade eder.

6 Kurumlar kendileri 1 hazırlar 2 100-599
Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırladı Ortak Alanlar ( / )

7 Standart Dosya Planının Uygulanması
Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için sayısal aralığı kullanılmıştır. Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimlere (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ait faaliyetler ile her kurum ve kuruluşta benzer faaliyet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlere ilişkin açılması gereken dosyalar ise, birim adı belirtilmeksizin faaliyetin adı altında sayısal aralığında numaralandırılmıştır.

8 STANDART DOSYA PLANI Kurumların her biriminde var olması muhtemel olan bu dosyalar bütün birimlerce kullanılabilir. ( aralığı)

9 600-999 aralığındaki dosyalar bütün birimlerce kullanılabilir

10 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR
Dosya Planlarının ve sayısal aralığında tanımlanan dosya konuları tüm kurum ve kuruluşlarda aynı; ana hizmet faaliyetlerine ilişkin sayısal aralığında yer alan konuların ise kurum ve kuruluşlarda farklı tanımlamaları içeriği unutulmamalıdır.

11 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR
Kurum dışından gelen bir yazıda sayısal aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının,o kurumun ana faaliyetlerini ihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli;bu dosya numarası cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır.

12 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR
Örnek; Bayındırlık ve İskan Bakanlığına bağlı bir kurumdan gelen dosya numaralı “Dershane Açılması” konulu bir yazının cevabı Müdürlüğümüzden dosya numaralı “Özel Dershane İşleri” konulu bir yazı şeklinde olmalıdır. 147 Eğitim ve Spor Yapıları 410 Özel Yaygın Eğitim Kurumları

13 MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI
Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM VE ÖĞRETİM İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 100 Eğitim ve Öğretim İşleri (Genel) 101 Eğitim ve Öğretim Programları 15 A 01 Okul Öncesi ve İlköğretim Programları Hazırlama/Geliştirme 02 Uygulama 03 Değerlendirme 04 Revizyon Genel Ortaöğretim Programları Mesleki Ortaöğretim Programları Yaygın Eğitim Programları 99 Diğer C 101.01'in alt açılımları için de aynı usulde uygulanabilecektir. 102 Eğitim-Öğretim Yılı Çalışma Takvimi 5 D 103 Ölçme ve Değerlendirme 10 105 Okul, Kurum Açma, Kapatma, Devir, Ad Verme İşleri Okul, Kurum, Program Açma/Kapatma/Devir İşlemleri Alan/Dal Açma/Kapatma/Devir İşlemleri Okullara Ad Verme İşlemleri Pansiyon Açma/Kapatma/Kapasite Belirleme İşlemleri 05 Mülga İşlemleri 06 Halk Katkılarına Ait İşlemler 110 Kontenjanların Belirlenmesi Okul Düzeyinde Eğitim Bölgesi Düzeyinde Yatılı İlköğretim Öğrenci Yatılı Öğrenci Mesleki ve Teknik Ortaöğretim Kurumları Alan/Dal 115 Yazılı ve Görsel Eğitim Materyali (Modül)/Ders Kitapları B Yazılı ve Görsel Eğitim Materyali (Modül) Temel Ders Kitapları Öğretmen El Kitapları Yardımcı Ders Kitapları MEB Ders Kitaplarının Yazılması İş ve İşlem Yaprakları

14 İÇİŞLERİ BAKANLIĞI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu
NÜFUS ve VATANDAŞLIK OLAYLARI İŞLERİ ( ) Saklama Kodu 100 Nufus Olayları İle İlgili İşlemler 101 Doğum 01 Saklı Nüfus 02 Ölen Kardeşin Kaydını Kullanma İddası 03 Onsekiz Yaşından Büyük Bulunmuş Özürlü Kişiler 04 Ad ve Soyadı 05 Nüfus Yazımı / Yazım Dışı Kalanlar 99 Diğer 102 Evlenme Mal Bildirimi Başvuru Formu Evliliğin Feshi / İptali 103 Boşanma 104 Kayıt Düzeltme Dava Takip Dosyası / Tebligatlar 105 Ölüm Ölüm ve Mirasçı Bildirimleri Gaiplik / Gaipliğin Feshi Vasiyetname Bildirimi / İptali 106 Diğer Olaylar

15 Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI
Ana Konu 1.Alt Konu 2.Alt Konu 3.Alt Konu İDARİ VE SOSYAL İŞLER 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 01 Belge Yönetimi Saklama Süreli Dosya Planı 02 Kodlama İşlemleri Arşiv Yönetimi Devir-Teslim İşlemleri Ayıklama ve İmha İşlemleri Ayıklama ve İmha Uygunluk Görüşü 03 Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri 04 İnceleme ve Denetleme 05 Arşivlerden Yararlanma 99 Diğer Ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakterler kullanılmıştır

16 Standart Dosya Planının Uygulanması
Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. Örnek; Sayı: /347 A B C A:İdari Birim Kimlik Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası.

17 İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ BÖLÜM KODLARI
BÖLÜM ADI BÖLÜMÜN İDARİ BİRİM KİMLİK KODU NARMAN İLÇE MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ BİLGİ İŞLEM VE EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ DESTEK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ DİN ÖĞRETİMİ ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ HAYAT BOYU ÖĞRENME ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ HUKUK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İNSAN KAYNAKLARI ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ İNŞAAT EMLAK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ MESLEKİ VE TEKNİK EĞİTİM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ ORTAÖĞRETİM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ ÖZEL EĞİTİM VE REHBERLİK ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ ÖZEL ÖĞRETİM KURUMLARI ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ STRATEJİ GELİŞTİRME ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ TEMEL EĞİTİM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ

18 KURUMUN İDARİ BİRİM KİMLİK KODU
KURUM KODLARI EĞİTİM KURUMLARI KURUMUN İDARİ BİRİM KİMLİK KODU HALK EĞİTİM MERKEZİ ÖĞRETMEN EVİ VE AKŞAM SANAT OKULU

19 OKULUN İDARİ BİRİM KİMLİK KODU
OKUL KODLARI ORTAÖĞRETİM OKULLARI OKULUN İDARİ BİRİM KİMLİK KODU NARMAN ANADOLU LİSESİ NARMAN ANADOLU SAĞLIK MESLEK LİSESİ NARMAN TİCARET MESLEK LİSESİ

20 OKULUN İDARİ BİRİM KİMLİK KODU
OKUL KODLARI ORTAOKULLAR OKULUN İDARİ BİRİM KİMLİK KODU NARMAN İMAM HATİP ORTAOKULU 18 MART ORTAOKULU BAŞKALE ORTAOKULU GÖLLÜ ORTAOKULU KOÇKAYA ORTAOKULU KOYUNÖREN ORTAOKULU SALİH ZEKİ DİLEK ORTAOKULU ŞATSÖ YATILI BÖLGE ORTAOKULU SÜTPINAR ORTAOKULU ŞEKERLİ ORTAOKULU

21 OKULUN İDARİ BİRİM KİMLİK KODU
OKUL KODLARI İLKOKULLAR-ANAOKULU OKULUN İDARİ BİRİM KİMLİK KODU NARMAN ANAOKULU 18 MART İLKOKULU AŞIK SÜMMANİ İLKOKULU BAŞKALE İLKOKULU GÖLLÜ İLKOKULU KOÇKAYA İLKOKULU KOYUNÖREN İLKOKULU SÜTPINAR İLKOKULU ŞEKERLİ İLKOKULU

22 BİRLEŞTİRİLMİŞ SINIFLI İLKOKULLAR OKULUN İDARİ BİRİM KİMLİK KODU
OKUL KODLARI BİRLEŞTİRİLMİŞ SINIFLI İLKOKULLAR OKULUN İDARİ BİRİM KİMLİK KODU ALABALIK İLKOKULU ALACAYAR İLKOKULU GÖKDAĞ İLKOKULU MERCİMEKLİ İLKOKULU YANIKTAŞ İLKOKULU YUKARIYAYLA İLKOKULU

23 ÖZEL KODLAR OKUL ÖZEL KODLARI MEB-EK (2) Anasınıfları 01 Ana Okulları
OKUL ÖZEL KODLARI MEB-EK (2) 01 Anasınıfları 02 Ana Okulları 03 Uygulama Sınıfları 04 İlk Öğretim Okulları 05 Liseler 06 Anadolu Liseleri 07 Fen Liseleri İşleri 08 Anadolu Güzel Sanatlar Liseleri 09 Spor Liseleri 10 Sosyal Bilimler Liseleri 11 Endüstri Meslek Liseleri/Meslek Liseleri 12 Teknik Liseler 13 İkili Mesleki Eğitim Merkezleri 14 Yetişkinler Teknik Eğitim Merkezleri 15 Anadolu Meslek Liseleri 16 Anadolu Teknik Liseleri 17 Pratik Sanat Okulları 18 Kız Meslek Liseleri/Meslek Liseleri ÖZEL KODLAR

24 ÖZEL KODLAR Anadolu Kız Teknik Liseleri/Anadolu Teknik Liseleri 19
OKUL ÖZEL KODLARI (DEVAM) MEB-EK (2) 19 Anadolu Kız Teknik Liseleri/Anadolu Teknik Liseleri 20 Kız Teknik Liseleri/Teknik Liseler 21 Anadolu Kız Meslek Liseleri/Anadolu Meslek Liseleri 22 Çok Programlı Liseler (Erkek Teknik, Kız Teknik, Ticaret Turizm) 23 Mesleki ve Teknik Eğitim Merkezleri (Erkek Teknik, Kız Teknik, Ticaret Turizm) 24 Kız Teknik Öğretim Olgunlaşma Enstitüleri 25 Pratik Kız Sanat Okulları 27 Ticaret Meslek Liseleri 28 Anadolu Ticaret Meslek Liseleri 29 Anadolu Otelcilik ve Turizm Meslek Liseleri 30 Anadolu İletişim Meslek Liseleri 31 Adalet Meslek Liseleri 32 Turizm Eğitim Merkezleri 33 Öğretmen Liseleri İşleri 34 Anadolu Öğretmen Liseleri 35 İmam Hatip Liseleri 36 Anadolu İmam Hatip Liseleri 37 Özel Ana Okulları İşleri 38 Özel Kreşler 39 Özel İlk Öğretim Okulları İşler 40 Özel Orta Öğretim Liseleri İşleri 41 Özel Teknik Öğretim Liseleri İşleri 42 Özel Kız Teknik Liseleri İşleri 43 Meslek Eğitim Merkezleri İşleri 44 Halk Eğitim Merkezleri İşleri 45 Yurt Dışı İlköğretim Okulları 46 Yurt Dışı Anadolu Liseleri 47 Yurt Dışı Anadolu Kız Meslek Liseleri 48 Yurt Dışındaki Özel Okul İşleri 49 İşitme Engelliler İlköğretim Okulu İşlemleri 50 İşitme Engelliler Meslek Liseleri İşlemleri 51 Görme Engelliler İlköğretim Okulu 52 Ortopedik Engelliler İlköğretim Okulları İşlemleri 53 Ortopedik Engelliler Meslek Liseleri İşlemleri 54 İlköğretim Okulu ve İş Okulu (Eğitilebilir Zihin Engelliler) 55 Eğitim-Uygulama Okulu ve İş Eğitim Merkezi (Öğretilebilir Zihin Engelliler) 56 İş Eğitim Merkezleri (Bağımsız-Öğretilebilir Zihin Engelliler) 57 Bilim ve Sanat Merkezleri 58 Otistik Çocuklar Eğitim Merkezleri 59 Hastane İlköğretim Okulları 60 Görme Engelliler Basımevi ve Akşam Sanat Okulu 61 Rehberlik ve Araştırma Merkezi ÖZEL KODLAR

25 Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI
Sayı: [06]/345 A B C ANA DOSYA (Kültür, Tanıtım İşleri) 1.Alt Konu (Tur ve Gezi) Narman Anadolu Lisesi Alt Konu 3.Alt Konu (Anadolu Lisesi) A:İdari Birim Kimlik Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası

26 Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI
Örnek /69: Talep ve Şikayetler (Bayburt) /DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya) [54/351]:54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı [2004/13]:2004/13 no’lu idari dava dosyası [C-46]:C-46 Sicil Numaralı Selvet Saraç’ın Yurtiçi Görevlendirmesi [TBAG-719]:TBAG-719 no’lu Tübitak Projesi(izleme ve raporlama) /06[TBAG-719]:Ankara ili ile ilgili TBAG-719 no’lu Tübitak Projesi (istisna getirilen ayrımlar /) (kurumca özel önem arz eden özel kodlar [ ])

27 Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI
Sayı: /703 A B C ANA DOSYA (Kültür, Tanıtım İşleri) 1.Alt Konu (Tur ve Gezi) Narman Anadolu Lisesi Alt Konu 3.Alt Konu A:İdari Birim Kimlik Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası

28 Standart Dosya Planının Uygulanması
Sayı: [15]/224 A B C Özel Eğit.Reh.Ve Dan. Hiz. Reh. Ve Dan. Hiz. Reh. Programları Anadolu Sağlık Meslek Lisesi Anadolu Meslek Liseleri A:İdari Birim Kimlik Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası

29 Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI
Sayı: /133 A B C 18 Mart Ortaokulu Ödül ve Disiplin İşleri Disiplin İşleri A:İdari Birim Kimlik Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası

30 Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI
Sayı: [A-2530]/612 A B C Aşık Sümmani İlkokulu Personel Özlük İşleri Terfi ve İntibak İşleri İntibak İşleri Hizmet Değerlendirmesi A: İdari Birim Kimlik Kodu, Sicil No B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası

31 Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI
Sayı: /796 A B C Halk Eğitim Merkezi Eğitimle İlgili Defter,Dosya,Çizelge ve Belgeler Sertifika,Kurs/Tamamlama ve Diğer Belgeler Sertifika A: İdari Birim Kimlik Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası

32 Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI
Sayı: [LIFE IS A MEAL]/234 A B C Koyunören İO AB-Türkiye Mali İşbirliği IPA Katılım Öncesi Mali Araç COMENIUS (Life is a meal) Projeler Proje Raporları A:Birim Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası

33 Standart Dosya Planının Uygulanması
Sayı: /AZ/123 A B C Salih Zeki Dilek İO Kardeş Okul Uygulamaları AZARBEYCAN Yurt Dışı A:Birim Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası

34 Standart Dosya PlanInIn UygulanmasI
Sayı: [4-UÇF]/456 A B C YBO Müsamereler,Yarışmalar Festivaller Uluslararası Çocuk Festivali A:Birim Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası

35 Standart Dosya Planının Uygulanması
Sayı: /419 A B C İlçe MEM Okul,Kurum Açma,Kapatma,Devir,Ad Verme İşlemleri Okul,Kurum,Program Açma/Kapatma/Devir İşlemleri A:Birim Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası.

36 ÖZEL KODLAR 101 Talim Terbiye Kurulu 102
KURUL, KOMİSYON VE TOPLANTI ÖZEL KODLARI MEB-EK (1) 101 Talim Terbiye Kurulu 102 Eğitim Bölgesi Müdürler Kurulu 103 Eğitim Bölgesi Danışma Kurulu 104 Eğitim Bölgesi Zümre Başkanları Kurulu 105 Öğretmenler Kurulu 106 Zümre Başkanları Kurulu 107 Zümre/Sınıf Zümre Öğretmenler Kurulu 108 Sınıf/Şube Öğretmenler Kurulu 109 Öğrenci Kurulu 110 Öğrenci-Veli Toplantıları 111 Değerlendirme Kurulu (Türkiye’de Öğrenim Gören Yabancı Uyruklu Öğrenciler) 112 Mahalli Heyet Koordinasyon Kurulu 113 İl İstihdam ve Mesleki Eğitim Kurulu 114 Müdürler Komisyonu 115 İl Milli Eğitim Komisyonu 116 Okul Aile Birliği

37 Standart Dosya Planının Uygulanması
Sayı: /334 A B C İlçe MEM Personel Özlük İşlemleri İzin İşlemleri Yıllık A:Birim Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası

38 SAKLAMA KODLARI Genel Açıklamalar u Saklama Kodlarının Açılımı
A : Devlet Arşivlerine Gönderilir A1 : Örnek Yıllar Gönderilir A2 : Örnek Seçilenler Gönderilir A3 : Özellikli Olanlar DAGM'ne Gönderilir B : Kurumunda Saklanır C : Ayıklama İmha Komisyonunca Değerlendirilir D : Devlet Arşivlerine Gönderilmez v Planda geçen saklama süreleri, dosyanın kapandığı tarihten itibaren geçen süreyi ifade eder. w sayısal aralığında tanımlanmamış ana hizmet faaliyetleri için ortak olanlardaki dosya kodları ve saklama süreleri dikkate alınacaktır. x Dosya Planının 2. ve 3. alt bölünmelerinde ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir. MEB EK-1 ve MEB EK-2'de belirlenen okul ve kurul özel kodları, ihtiyaç duyulduğu hallerde köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir. ÖRNEKLER: 205[04] (İlk Öğretim Okulları kayıt kabul işleri) 821.04[05] (Liseler için il dışı okul gezisi) [101] (Talim Terbiye Kurulu Kararları) 045.02[101] (Talim Terbiye Kurulu Mütalaaları) [105] (Öğretmenler Kurulu Kararları) [114] (Müdürler Komisyonu Tutanakları) SAKLAMA KODLARI

39 SOSYAL, KÜLTÜREL VE SPORTİF FAALİYETLER
Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu SOSYAL, KÜLTÜREL VE SPORTİF FAALİYETLER Saklama Süresi Saklama Kodu 300 Sosyal ve Kültürel Faaliyetler (Genel) 305 Öğrenci Meclisleri 5 D 01 Okul Öğrenci Meclisi 02 İl Öğrenci Meclisi 03 Türkiye Öğrenci Meclisi 99 Diğer C 310 Müsamereler, Yarışmalar Kültürel, Bilgi, Beceri Proje vb. Yarışmalar Özel Resmi Halkoyunları Yarışmaları Müzik Yarışmaları 04 Uluslar Arası Halkoyunları, Müzik Yarışmaları ve Festivalleri 05 Sponsorluk 315 Kardeş Okul Uygulamaları 15 A Yurt İçi Yurt Dışı 316 Dost Aile Uygulamaları 317 Misafir Öğrenci Uygulamaları 10 320 Öğrenci/Çocuk Kulüpleri 325 Toplum Hizmeti Çalışmaları 330 Spor Faaliyetleri İlköğretim Kurumları Arası Spor Yarışmaları Ortaöğretim Kurumları Arası Spor Yarışmaları Dünya Liseler Arası Spor Yarışmaları 335 İzcilik Faaliyetleri İzcilik Kampları İzci Ünitelerinin Kurulması İzci Evleri Arama, Kurtarma, İzci Birliği İl İzci Kurulları 06 İzcilerin Eğitimi 340 Öğrenci Eğitim Faaliyetleri (Kamplar) Öğrenci Eğitim Yaz Kampları Öğrenci Eğitim Kış Kampları Uluslar Arası Öğrenci Eğitim Kampları 349 Sosyal ve Kültürel Faaliyetlerle İlgili Diğer İşler Saklama Kodlarının Açılımı A : Devlet Arşivlerine Gönderilir A1 : Örnek Yıllar Gönderilir A2 : Örnek Seçilenler Gönderilir A3 : Özellikli Olanlar DAGM'ne Gönderilir B : Kurumunda Saklanır C : Ayıklama İmha Komisyonunca Değerlendirilir D : Devlet Arşivlerine Gönderilmez

40 Öğrenci İşleri (Genel) 205 Kayıt-Kabul B D 210 Nakil ve Geçişler 5 01
Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖĞRENCİ İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 200 Öğrenci İşleri (Genel) 205 Kayıt-Kabul B D 210 Nakil ve Geçişler 5 01 Nakiller 02 Okul Türleri Arasında Geçiş 03 Teknik Liseye Geçiş 04 Alana/Dal Değişikliği 99 Diğer C 215 Denklik İşleri Yurtdışı Eğitim Denkliği Mesleki ve Teknik Eğitim Denkliği 10 220 Devam-Devamsızlık 225 Ödül ve Disiplin İşleri 15 Ödül İşleri Teşekkür Belgesi Takdirname Belgesi Onur Belgesi Başarı Belgesi 05 Üstün Başarı Belgesi Disiplin İşleri 230 Öğrenci Askerlik İşlemleri 235 Yabancı Uyruklu Öğrenciler (İlk ve Orta Öğretim) 240 Mezunların İzlenmesi Saklama Kodlarının Açılımı A : Devlet Arşivlerine Gönderilir A1 : Örnek Yıllar Gönderilir A2 : Örnek Seçilenler Gönderilir A3 : Özellikli Olanlar DAGM'ne Gönderilir B : Kurumunda Saklanır C : Ayıklama İmha Komisyonunca Değerlendirilir D : Devlet Arşivlerine Gönderilmez

41 Standart Dosya Planının Uygulanması
Dosya planında “Diğer” (99) adı ile ifade edilen dosya numaraları kullanılarak açılan dosyalar yıl sonunda birimlerince incelenerek, yoğun yazışma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu görülen konular belirlenecektir. Bu tür dosyalar tanımlandığı konu grubunun alt konularından her hangi birini ilgilendirmeyen yazıların dosyalanması amacıyla kullanılmalıdır.

42 SOSYAL, KÜLTÜREL VE SPORTİF FAALİYETLER
Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu SOSYAL, KÜLTÜREL VE SPORTİF FAALİYETLER Saklama Süresi Saklama Kodu 300 Sosyal ve Kültürel Faaliyetler (Genel) 305 Öğrenci Meclisleri 5 D 01 Okul Öğrenci Meclisi 02 İl Öğrenci Meclisi 03 Türkiye Öğrenci Meclisi 99 Diğer C 310 Müsamereler, Yarışmalar Kültürel, Bilgi, Beceri Proje vb. Yarışmalar Özel Resmi Halkoyunları Yarışmaları Müzik Yarışmaları 04 Uluslar Arası Halkoyunları, Müzik Yarışmaları ve Festivalleri 05 Sponsorluk 315 Kardeş Okul Uygulamaları 15 A Yurt İçi Yurt Dışı 316 Dost Aile Uygulamaları 317 Misafir Öğrenci Uygulamaları 10 320 Öğrenci/Çocuk Kulüpleri 325 Toplum Hizmeti Çalışmaları 330 Spor Faaliyetleri İlköğretim Kurumları Arası Spor Yarışmaları Ortaöğretim Kurumları Arası Spor Yarışmaları Dünya Liseler Arası Spor Yarışmaları 335 İzcilik Faaliyetleri İzcilik Kampları İzci Ünitelerinin Kurulması İzci Evleri Arama, Kurtarma, İzci Birliği İl İzci Kurulları 06 İzcilerin Eğitimi 340 Öğrenci Eğitim Faaliyetleri (Kamplar) Öğrenci Eğitim Yaz Kampları Öğrenci Eğitim Kış Kampları Uluslar Arası Öğrenci Eğitim Kampları 349 Sosyal ve Kültürel Faaliyetlerle İlgili Diğer İşler Faaliyet grubunun bir parçası olmasına rağmen, faaliyet grubunda sayılan konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen yazı kodlamasında ve dosyalamasında kullanılacak

43 Standart Dosya Planının Uygulanması
Ana hizmet birimlerinin numaralandırıldığı sayısal aralığında dosya planından sorumlu birim haberdar edilerek, bu birimlerce, -Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin numaralandırıldığı ile sayısal aralığında ise, kurum veya kuruluşların dosya planlarından sorumlu birimlerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nü haberdar etmesi üzerine bu Genel Müdürlükçe uygun görülen düzeltmeler yapılabilecektir. Dosya planları için öngörülen değişiklikler yıl sonunda yapılacaktır. Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanarak, ortak kullanıma sunulan “Ortak Alanlar” ( / ) ve web adreslerinde de istifadeye sunulacak olup, bu alanlarla ilgili düzeltmeler anında uygulayıcılar tarafından takip edilebilecektir.

44 STANDART DOSYA PLANINA GÖRE DOSYALAMA

45 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR
Üç karakter rakam ile kodlanan dosyalar,o faaliyet grubuna ait konu listesinden herhangi biri veya birkaçına ilişkin yapılan yazışmaların kendi konu numaraları ile dosya açılma yoğunluğuna erişemediği durumlarda dosyalanabilmesine imkan sağlamak amacıyla tanımlanmıştır.Örneğin yıl içerisinde “Personel İşleri”ne ait konularda az sayıda yazışma teşekkül etmesi durumunda ” 900 Personel İşleri” kodu ile açılacak dosyada bu belgelerin toplanması gerekmektedir

46 STANDART DOSYA PLANINA GÖRE DOSYALAMA
Ana hizmet birimlerinin faaliyetleri neticesinde teşekkül eden belgelerin dosyalanmasında, ana hizmet birimi adı veya ana hizmet faaliyeti altında sayısal aralığında listelenen konulardan faydalanılarak; yardımcı hizmet, danışma, denetim veya genel konuları ihtiva eden belgelerin dosyalanmasında ise, ve sayısal aralığında listelenen konulardan faydalanılarak, dosya açılacaktır. Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular “Genel”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir. “Genel” adı ile açılan dosyada bulunan alt ve tali konulardaki belgelerin ayırımını sağlamak amacıyla “yarım kapak dosya” veya “ayraç” kullanımı belgenin düzeni ve erişimi açısından olumlu sonuç verecektir.

47

48 Aynı konuya ait belgelerin yoğunluğu dikkate alınarak alt konulara göre dosyalanması gerektiği durumlarda coğrafik, alfabetik veya kronolojik ayrımlar yapılarak ayrı dosyalar açılabilecektir.

49

50 Yoğunluğu az olan farklı dosyalar bir dosyada toplanabilir
Yoğunluğu az olan farklı dosyalar bir dosyada toplanabilir. Her dosya grubu ayraçla ayrılmalıdır.

51 900-929 901 902 903 903.07 903.06 Personel İşleri İş İstekleri
Personel Alımı 903 Atama İşleri 903.07 Görevlendirmeler 903.06 İşten Ayrılma, İstifa veİşe Son Verme Personel İşleri

52 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR
Bir işlemle ilgili yazılar,işlem sonuçlanıncaya kadar “İşlemdeki Yazılar” adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli;işlemin tamamlanması halinde,ilgileri ile bir araya getirilerek asıl dosyasına konulmalıdır.

53 T.C. NARMAN KAYMAKAMLIĞI İLÇE MİLLÎ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ
330.02 ORTAÖĞRETİM KURUMLARI ARASI SPOR YARIŞMALARI 2013 Kurum Adı Açılacak dosya üzerindeki etiketleme Standart Dosya Planına uygun olarak yapılır. Birim Kodu Dosya Numarası Konu Adı Dosyanın Yılı

54 (Devlet için arşiv önemlidir.)
Devlet yazar ! (Devlet için arşiv önemlidir.) Söze mühür vurulmaz!

55 KATILIMINIZDAN ve katkIlarInIzdan DOLAYI TEŞEKKÜR EDERİZ.
STANDART DOSYA PLANI DEĞERLENDİRME TOPLANTISI SONA ERMİŞTİR. KATILIMINIZDAN ve katkIlarInIzdan DOLAYI TEŞEKKÜR EDERİZ.