DOSYALAMA STANDART DOSYA PLANI

... konulu sunumlar: "DOSYALAMA STANDART DOSYA PLANI"— Sunum transkripti:

1 DOSYALAMA STANDART DOSYA PLANI
Dr. Burçak ŞENTÜRK

2 KAVRAMSAL ANALİZ

3 VERİ (DATA) Veri (data); olaylara ilişkin nesnel gerçekler olup birbiriyle ilişkilendirilmemiştir. Çoğu kez bir anlamı veya içeriği yoktur. Örneğin; “A4” bir veridir ancak bir çok kişi için hiçbir şey ifade etmez.

4 BİLGİ (INFORMATION) Kişisel anlamda düzenlenmiş enformasyondur.
Bir gerçeğin veya durumun tecrübesiyle kazanılan farkındalık veya aşinalıktır.

5 BELGE (record) Herhangi bir bireysel veya kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için alınmış, ya da fonksiyonun sonucunda üretilmiş, içerik, ilişki ve formatı ile ait olduğu fonksiyon için delil teşkil eden kayıtlı bilgidir. Bilgi ile bu bilginin üzerinde veya içinde kayıtlı bulunduğu ortamın, delil olarak veya danışma amacıyla kullanılabilecek bileşkesidir.

6 Bir şahıs, kurum ya da kuruluş tarafından üretilen ya da kuruluşa gelen, fiziksel yapısı ya da özelliği ne olursa olsun, gelecekte kültürel, idari ve hukuki nedenlerden dolayı kullanılabilecek ve dolayısıyla kanıt niteliği de taşıyabilecek her türden kaydedilmiş bilgidir.

7 DOSYALAMA

8 Dosya Güncel kullanım veya arşivsel düzenleme sırasında bir araya getirilerek gruplanmış belge birimi Aynı konu, kişi, dönem, bölge, faaliyet ve birim ile ilgili belgeler bütünü

9 DOSYA PLANI Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda biriken belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak için önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.

10 DOSYA YÖNERGESİ Kurum ve kuruluşların yaptıkları haberleşme ve işlemlere ait belgelerin bir arada bulunmasını sağlamak amacıyla hazırlanan talimattır.

11 Dosyalama Kurum ve kuruluşlarda biriken her türlü belgenin kaydedilmesi, işleme alınması ve işi bitince gerektiğinde tekrar başvurmak üzere belli bir düzen içinde saklanması işlemidir.

12 Genel bir bakış açısıyla dosyalama; belgelerin üretimini gerçekleştiren birimleri, belgenin üretimini gerektiren fonksiyonu ve belgenin içeriğini dikkate alarak kaybolma ihtimaline karşı belgeleri belli bir düzen içerisinde saklama ve depolama yöntemidir.

13 DOSYALAMANIN FAYDALARI

14 İşlem gördüğü tarih ne olursa olsun ihtiyaç duyulan herhangi bir belge kolaylıkla bulunur.
Kurumun geçmişten bugüne faaliyetleri ile ilgili bilgi ve belge birikimi kontrol altına alınır. Bilgiye ulaşımın kolaylığı kurumun faaliyetlerini olumlu yönde etkiler. “Bilgi Edinme Hakkı” doğrultusunda vatandaşın bilgi ve belge talebi anında karşılanır ve şeffaf yönetim anlayışı sağlanır. İdarenin bilgi ve belge talebi personeli gereksiz telaş ve paniğe yol açmaz.

15 Bilgi ve belgelerin kontrolünün sağlanması idarenin alacağı kararlarda ayrıntılı bilgilenme imkanını sağlayarak kararların doğru ve yerinde alınması ve iş ve işlemlerde hata payının en aza indirgenmesi mümkün olur. İşlemi biten belgelerin kaldırılacağı dosyalar belli olduğu için birimlerde belge kalabalığı olmaz. Belge ve dosyanın kaybolması söz konusu olmaz çünkü dosya sistemi geçici olarak verilen dosya ve belgenin kaydının tutulmasını ve iadesinin kontrolünü gerektirmektedir.

16 Dosyalama sistemi kurum ve kuruluşların verimini arttırır, zaman ve iş kaybını engeller.
Bilgi ve belgelere kısa sürede erişim imkanı, arşivlerde belge aramak için harcanılan zaman ve iş kaybını en az seviyeye düşürür. Güncelliğini kaybeden (saklanmasına lüzum görülmeyen) belgeler rahatlıkla tespit edilir. İçerdiği bilgi sebebi ile uzun yıllar korunması gereken, diğer bir ifade ile arşiv malzemesi niteliği taşıyan belgeler tespit edilir. Gerek birim, gerekse kurum arşivlerinde dosyalar rahatlıkla düzenlenir.

17 Kurumların yükümlü oldukları iş ve işlemleri rahatlar ve mevzuata uygun bir şekilde yürütülmesine imkan sağlar.

18 DOSYALAMA SİSTEMİNİN UYGULANMAMASININ ZARARLARI

19 Çeşitli kayıt ve belgelerin sayıca artması, sınıflama ve sıralamanın yetersiz olması sonucunda, kayıt ve belgelerin takip edilmesi ve işleme konması zorlaşır. Etkin bir belge sistemi olmayan birimlerde biriken kayıt ve belgelerin yaklaşık üçte biri atılabilir niteliktedir. Gerekli, gereksiz tüm kayıt ve belgelerin düzensiz bir şekilde elde tutulmasını öngören bir uygulama, artı olarak getireceği mali yükün yanı sıra zaman kaybına da neden olur ve istenen bilgilere ulaşılmasını engelleyerek yönetimi güç duruma sokar.

20 Etkin olmayan bir dosyalama sisteminde kesin kurallar belirlenmediği için belgeler genellikle yanlış dosyalara ve klasörlere konulur. Belge gerekli olduğunda da bulunamaz, çünkü ortadan yok olmuştur. Dosyalama yapan dosya memuru ya da sekreter “-Ben o belgeyi dosyaya koymuştum, ama şimdi nerede olduğunu bulamadım…” gibi yakınmalarda bulunur. Böyle bir sistemde kişiler birbirlerini suçlama eğilimindedir.

21 Kim almış, kim koymuş gibi pek çok belirsiz durumun sorumluluğunu kimse üzerine almak istemez. Bu durumda etkin olmayan bir dosyalama sisteminin hem istenen bilginin elde edilmemesine, hem de insan ilişkilerinin bozulmasına neden olduğu söylenebilir.

22 Dosyalarda, klasörlerde, dolaplarda ve çekmecelerde bir sürü belge ve kayıt yığılması olur. Dosyalama için kullanılan yer ve personel yetersiz kalır. Bu durum da yeni yerlerin oluşturulmasını, yeni personelin istihdam edilmesini, yeni dosyalama donanımlarının ve araçlarının satın alınmasını gerektirir. Bunlarda dosyalama maliyetini yükselten diğer hususlardır.

23 İhtiyaç duyulan bilgi ve belgelere erişim mümkün olmaz.
Geriye dönük bilgi ve belge kayıpları, alınması gereken kararların doğru ve isabetli bir şekilde alınmasını engeller. Bilgi ve belge altyapı eksikliği, iş ve işlemlere de aynı oranda etki eder ve verimliliği düşürür. Bilgi ve belgelere gerekli olduğunda ulaşamama, kurumların ve bireylerin hak kaybına uğramasına neden olur. Tarihi ve kültürel değerler yok olur.

24 DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ

25 Kurum İçerisinde Kayıtlar Korunmalıdır. Çünkü;
Kurumlar, faaliyetlerini ve sonuçlarını, kendilerini yasal olarak denetlemekle görevli organlara karşı belgelendirmeli/ delillendirmelidirler. Yapılacak her türlü faaliyet ve alınacak her türlü kararda önceki faaliyetlere ilişkin kayıtlara başvurma ihtiyacı vardır. Kurum, çalışan ve üçüncü şahısların hak ve menfaatlerini korunmasında ve gerektiğinde ispatında kayıtla birinci derecede önemlidir.

26 Kayıtların yeniden kullanılabilecek şekilde düzenlenmesindeki en önemli etkenlerden biri, kayıtların doğru ve sistem dahilinde dosyalanmasıdır.

27 Belgelerin düzenlenmesinde bilinen ve uygulanan çeşitli dosya tasnif sistemleri bulunmaktadır. Bu sistemlerin amacı, belgelerin her aşamada ulaşılabilir bir düzen içerisinde tutulmasıdır.

28 Dosya tasnif sistemi belirlenirken;
Kurum ve kuruluşların sunduğu hizmetlerin türü Belgelerin türü, göz önünde bulundurulmalıdır.

29 Dosya tasnif sisteminin seçimi, Sistemin oluşturulması,
Sistemin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi, Güncelliğinin takip edilmesi, Kuralların belirlenmesi ve Uygulamaların denetimi sorumlu bir birim tarafından gerçekleştirilmelidir.

30 DOSYA TASNİF SİSTEMLERİ
Alfabetik Dosyalama Sistemi Kronolojik Dosyalama Sistemi Coğrafî Esasa Dayalı Dosyalama Sistemi Konu Esasına Dayalı Dosyalama Sistemi Numara Esasına Dayalı (Numerik) Dosyalama Sistemi

31 Alfabetik Dosyalama Sistemi
Sistemin temelini alfabetik sıra oluşturmaktadır. Sistemin uygulanabilmesi için ilgili dosyalar isimler ile ilgili olmalıdır. Sistemde kişi isimleri yerine soy isimlerinin esas alınması kullanımı kolaylaştırmaktadır. Yanlış dosyalama ve hata yapma olasılığı en az seviyededir. Personel özlük bilgileri, öğrenci dosyaları, müşteri dosyaları v.b.

32 Kronolojik Dosyalama Sistemi
Sistemin temelini tarihler oluşturmaktadır. Dosyalar tarihlerine göre dosyalanmaktadır. Güvenilir ve basit bir sistemdir. Banka işlemleri, muhasebe işlemleri v.b. mali konularda oluşan belgeler

33 Coğrafi Esasa Dayalı Dosyalama Sistemi
Sistemin temelini kurum ve kuruluşların çalışma ve ilgi alanına giren coğrafi bölgeler oluşturmaktadır. Dosyalar kıtalara, ülkelere, illere, ilçelere, köylere ve mahallelere göre alfabetik olarak dosyalanmaktadır. Güvenilir ve basit bir sistemdir. Nüfus işlemleri, belediye işlemleri, tapu ve kadastro işlemleri v.b.

34 Konu Esasına Dayalı Dosyalama Sistemi
Tek Konu – Tek Dosya Sistemi Belgeler konu bazında ayrılır Konular 3 bölümde düzenlenir - Ana Konular - Alt Konular - Tek Konular Ana konular, konunun ilk ya da ilk iki harfi ile, alt ve tek konular rakamla gösterilir.

35 Numara Esasına Dayalı Dosyalama Sistemi
İki alt sistemi bulunmaktadır. - Serial (Numaralı) - Desimal (Ondalık) Dosyalar almış oldukları sayılara göre arşivlenirler.

36 Serial (Numaralı) Dosyalama Sistemi
Bu sistemde dosyalar 1’den başlayarak sonsuza kadar birbirini devam eden numaralar alır. Sistem, sayılarlarla aranabilecek özelliklere sahip dosyalarda kullanılmalıdır. Personel dosyaları, hasta dosyaları, emekli sicil dosyaları, karar dosyaları v.b. Sistemin önemli bir özelliği, sistemi tanıtan bir araştırma vasıtasına (araştırma aracı) (indeks, katalog v.b.) ihtiyaç duymasıdır.

37 Ondalık (Desimal) Dosyalama Sistemi
Bu sistemde kurumda görülen hizmetler 10 ana konu grubuna bölünür ve her ana konu grubu kendi içerisinde 10lu olarak alt gruplara ayrılır. Amaç, kurumlara gelen yazıların konuları ön plana çıkarılarak konu temelli ayrımın yapılmasıdır. Sistemin oluşturulabilmesi için kurumun tüm hizmet ve faaliyetleri araştırılmalı ve 10 ana faaliyet başlığı altında toplanmalıdır.

38 İYİ BİR DOSYALAMA SİSTEMİNİN ÖZELLİKLERİ
Basitlik Ussallık (Akılcılık) Kullanışlılık Ekonomiklilik Tutarlılık Esneklik Transfer Kolaylığı

39 Basitlik; İyi bir dosyalama sistemi, bu sistemi kullanan herkes tarafından kolay anlaşılır ve kullanılır olmalıdır.

40 Ussallık (Akılcılık);
İyi bir dosyalama sistemi akla, mantığa uymalı ve iyi tanımlanmış bir amaca hizmet etmelidir.

41 Kullanışlılık; İyi bir dosyalama sistemi kurumun ihtiyaçlarını karşılayacak şekilde tasarlanmış olmalıdır. Örneğin; ülkenin dört bir yanında satış mağazası olan bir işletmenin dosyalama sisteminin ana grupları, bölgesel temele göre, alt grupları müşterilerin isimleri temeline göre dosyalanmalıdır.

42 İyi bir dosyalama sistemi zamandan ve paradan ekonomi sağlamalıdır.
Ekonomiklilik; İyi bir dosyalama sistemi zamandan ve paradan ekonomi sağlamalıdır. Az yer, az personel, az donanım, az araç-gereç ve kullanımı için az zaman ve emek gerektiren bir dosyalama sistemi, ekonomik bir sistemdir.

43 Tutarlılık; İyi bir dosyalama sisteminde, sistem kendi içinde tutarlı olmalıdır. Tutarsız, farklı durumlarda farklı uygulamaları gerektiren bir sistem pek çok yanlışlığa yol açar. Sistemde ana gruplar ve alt gruplar tanımlanırken, belli standartlara uyulmalıdır.

44 İyi bir dosyalama sistemi değişen şartlara uydurulabilmelidir.
Esneklik; İyi bir dosyalama sistemi değişen şartlara uydurulabilmelidir. Örneğin şu anda iki bölgede faaliyet gösteren bir dağıtım şirketi, gelecek yıllarda bölge sayısını beşe çıkarmayı planlamaktadır. Öyleyse, dosyalama sistemi yeni şartlara uyabilecek şekilde tasarlanmalıdır.

45 Transfer Kolaylığı; İyi bir dosyalama sistemi, bu sistemden faydalanmayı kolaylaştırmalıdır. Belgelerin dosyalanmasının nedeni, zamanı ve yeri gelince onlardan faydalanmaktır. İsteyen kişinin dosyayı alabilmesi; geri verebilmesi; bir başkasına devredebilmesi ya da daha uzun süre bekletilmesi gereken dosyaların arşive gönderilmesi kolay olmalıdır.

46 STANDART DOSYA PLANI

47 YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI

48

49 KAPSAM AÇIKLAMALAR VE KURALLAR STANDART DOSYA PLANI EKLER
GENEL KONULAR YÜKSEKÖĞRETİM ANA HİZMET FAALİYETLERİ DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER

50 AÇIKLAMALAR VE KURALLAR

51 GENEL AÇIKLAMALAR Dosya: Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur. Tümleşik Dosya: Her bir işlem için açılan ve işlemle ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı ifade eder. Tümleşik dosyalar bir işlem, kişi ya da proje ile ilgili olabilir (Personel Dosyaları, Dava Dosyaları, Proje Dosyaları vb.). Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir.

52 Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmakta olup, ve sayısal aralığında ele alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından; sayısal aralığında ele alınan bölümler ise, ana hizmet birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların "Standart Dosya Planı" hazırlamakla görevli birimleri (Strateji Geliştirme birimleri) ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından müşterek hazırlanmıştır.

53 Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında; yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimler (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ile her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar sayısal aralığında numaralandırılmıştır.

54 Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için sayısal aralığı kullanılmıştır. Kurum ve kuruluşların ana hizmet faaliyeti konumunda olmasına rağmen veya sayısal aralığında tanımlanmış konulara, ana hizmet faaliyetleri için hazırlanan Planlarda ( sayısal aralığında) yer verilmemiş; bu faaliyet konuları için veya sayısal aralığının kullanımı önerilmiştir.

55 Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı "ad" ve "numara" ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi birliktelik sağlamanın yanında, özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim konularında tüm kurum ve kuruluşlarda birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.

56 Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır.

57 Planda Ana Konular İçin 000 Sayısal, Birinci, İkinci Ve Üçüncü Alt Konular İçin 00 Sayısal Karakter Kullanılmıştır. Örneğin;

58

59 Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili az sayıda belge teşekkül etmesi durumunda ana konu adı altında dosya açılmasını ve belgelerin bu dosyada toplanmasını; faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül etmesi halinde ise, alt konu başlıkları kullanılmak suretiyle dosya açılmasını öngörmektedir.

60 (-) işareti konularak yazılacaktır. Örneğin;
Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. Örneğin;

61

62 Birim (Haberleşme) kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kullanılması mecburi kılınmıştır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme kodları "Sayı" bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir. Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı; veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. Dosya planı ile, yazıların "sayı" bölümünde bulunması gereken ikinci unsur yani "dosya numarası"uygulaması da sağlanmış olacaktır.

63 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR
Ana hizmet, yardımcı hizmet, danışma ve denetim faaliyetlerine ilişkin dosya konularının ilgili bulunduğu faaliyetin altında yer alması, bu faaliyetlere ait alanların sadece o hizmeti yürüten birimin kullanımına açık olduğu anlamına gelmemelidir. Birimler, asli faaliyetlerinin yer aldığı bölümlerin dışındaki dosya konuları ile de dosya açabileceklerini unutmamalıdır.

64 Dosya Planlarının ve sayısal aralığında tanımlanan dosya konuları tüm kurum ve kuruluşlarda aynı; ana hizmet faaliyetlerine ilişkin sayısal aralığında yer alan konuların ise, kurum ve kuruluşlarda farklı tanımlamaları içerdiği unutulmamalıdır. Kurum dışından gelen bir yazıda sayısal aralığında tanımlanmış bir dosya numarasının, o kurumun ana faaliyetini ihtiva eden bir konu olduğu bilinmeli; bu dosya numarası cevabi yazılarda referans olarak alınmamalıdır.

65 Hazırlanan yazının dosya numarasının tespitinde, nerede dosyalanması gerektiği düşüncesinden hareketle dosya numarası belirlenmeli; bu yaklaşım, aynı mahiyetteki tüm belgeler için de uygulanmalıdır. Dosya numarasının tespitinde, kurum içi veya kurum dışından gelen yazılardaki dosya numaraları belirleyici olmamalıdır.

66 Her faaliyet gurubunun ilk dosyası konumunda bulunan ve üç karakter rakam ile kodlanan dosyalar, o faaliyet grubuna ait konu listesinden herhangi biri veya birkaçına ilişkin yapılan yazışmaların kendi konu numaraları ile dosya açılma yoğunluğuna erişmediği durumlarda dosyalanabilmesine imkan sağlamak amacıyla tanımlanmıştır. Örneğin, yıl içerisinde “ Personel işleri” ne ait konularda az sayıda yazışma teşekkül etmesi durumunda “ 900 Personel İşleri” kodu ile açılacak bir dosyada bu belgelerin toplanması gerekmektedir. “ 900 Personel İşleri” adlı bir dosya, sayısal aralığında personel konusu ile ilgili belgeleri barındırdığını ifade etmektedir.

67 Her faaliyet grubunun son dosyası konumunda bulunan ve sonu “9” ile biten üç karakter rakam kodla tanımlanmış “Diğer” adlı dosyalar, o faaliyet grubunun bir parçası olmasına rağmen, faaliyet grubunda sayılan konulardan herhangi birini ilgilendirmeyen (faaliyet grubundaki herhangi bir dosya ile ilişkilendirilemeyecek) yazıların kodlanmasında ve dosyalanmasında kullanılmak üzere tanımlanmıştır.

68 Faaliyet gruplarında ele alınan ana konuların 1
Faaliyet gruplarında ele alınan ana konuların 1. alt bölünmelerinin sonunda “99 Diğer” adı ile kodlanan dosyalar ise, kendinden önceki alt konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır. Bu kural 2. ve 3. alt bölünmeler için de aynı usulde uygulanacaktır.

69 Planda, 2. ve 3. alt bölünmelerin sonunda “99 Diğer” adıyla dosya tanımlaması yapılmamıştır.
Bu bölünmeler için de ihtiyaç halinde "99 Diğer" adıyla dosya açılabilecektir. Dosya planında "Diğer" adı ile ifade edilen dosya numaraları kullanılarak açılan dosyalar yıl sonunda birimlerince incelenip, yoğun yazışma sebebiyle plana eklenmesi zorunlu görülen konular belirlenecek ve kurumun dosya planından sorumlu birimlere bildirilecektir.

70 Hazırlanan yazılara dosya numarası tespitinde, dosya konusunun alt<ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların geneli konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır. Bu gibi durumlarda alt ayrımların geneli durumundaki konular yalnızca dosya numarası olarak kullanılabilecektir.

71 Aynı dosya numarasını taşıyan belgelerin yoğunluğundan dolayı erişimin daha etkin sağlanabilmesi amacıyla dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise, coğrafik, alfabetik veya kronolojik dosyalama yapılabilecektir.

72 Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalar planın "Ek-1 ve Ek-2" bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği durumlarda "Ek-1 ve Ek-2" bölümünde verilen kısaltmalar veya kodlar , dosya numarasına, “/” işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiği durumlarda da ayrı dosyalar açılması sağlanacaktır.

73 Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir. Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir. Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “;” (noktalıvirgül) işareti ile birbirinden ayrılacaktır.

74 ÖRNEKLER

75 Yazının dosya numarası, yazıyı hazırlayan görevliler tarafından dosya planı doğrultusunda belirlenerek yazıya yansıtılacaktır. Ünite amirleri hatalı işlemleri önlemeye yönelik kontrol işlemlerini yapacak ve işlemi biten yazılar bu dosya numarası dikkate alınarak dosyalanacaktır. Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, ağırlıklı konu dosya numarası olarak belirlenecek, gerektiğinde yazının bir örneği ilgili bulunduğu diğer dosyaya da konulabilecektir.

76 Dosya planında ayrıca tanımlanmış dahi olsa bir işlemin devamı veya parçası konumundaki yazılar, işlem bütünlüğünün bozulmaması amacıyla ilgili bulunduğu işlem kodu ile tanımlanmaya devam edilecektir. Bu tür yazıların ayrı bir dosyada da takip edilmesi gerektiğinde dosya planındaki kendi konu kodu ile dosya açılarak, yazıların birer örneği bu dosyaya konulabilecektir.

77 Strateji Geliştirme birimleri, dosya planının hedeflenen amaçları doğrultusunda kullanımını gerçekleştirebilmek, uygulamaları takip etmek ve denetlemek üzere sorumludur.

78 Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır.

79 Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar
"işlemdeki yazılar" adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde , ilgileri ile biraraya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır.

80 Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır.
Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır.

81 Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan "Kurum adı veya rumuzu", "Birim adı veya rumuzu", "Dosya numarası", "Konu adı", “Yılı" ve varsa “Özel Kodu” gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır.

82 Dosya numaraları, dosyanın konusunu belirlemenin yanı sıra, dosyaların depolandığı ortamlardaki yerini de belirleme özelliğine sahiptir. Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanacaktır. Dosyaların bu şekilde saklanması, birbirleri ile ilgili konulara ait dosyaların bir arada bulunmasını sağlayacağı gibi, ileride arşivlerde yapılacak tasnif işlemlerinde uygulanacak "asli düzen"in kendiliğinden oluşumuna da temel teşkil edecektir.

83 Üniteler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'in 12 nci maddesi hükmüne göre uygunluk kontrolünden geçirerek, birim arşivine devredeceklerdir. Devir işlemlerinde, dosyaların ünitelerinde oluşturulan asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır. Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktır.

84 Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine uyulacaktır.

85

86 Dosya planında, yeni konuların açılması, mevcut olanların kaldırılması ya da düzeltilmesi gerektiği durumlarda, kurum veya kuruluşların dosya planlarından sorumlu birimlerin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nü haberdar etmesi üzerine bu Genel Müdürlükçe, uygun görülen düzeltmeler yapılabilecektir. Dosya planlarında öngörülen değişiklikler yıl sonlarında yapılacaktır.

87 Üniversite, belediye ve özel idareler, dosya planlarına yeni konuların ilavesi, mevcut olanların kaldırılması ya da düzeltilmesi taleplerini, belediyeler ve özel idareler için İçişleri Bakanlığı’na; üniversiteler için Yüksek Öğretim Kurulu Başkanlığı’na bildirmek zorundadırlar. Bu kurumların dosya planlarından sorumlu birimlerinin Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'nü haberdar etmesi ve bu Genel Müdürlüğün uygun görmesi halinde gerekli düzeltmeler yapılabilecektir. Kurumlar ve Kuruluşlar dosya planlarını web sitelerinde de yayınlayarak,kullanıcıların güncel dosya planını takip etmelerini sağlayacaklardır.

88 DOSYA VEYA KLASÖR ETİKETİ

89 STANDART DOSYA PLANI KONU GRUPLARI

90

91 YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI