İŞ PLANI.

... konulu sunumlar: "İŞ PLANI."— Sunum transkripti:

1 İŞ PLANI

2 DERS :BÜRO HİZMETLERİ MODÜL :İŞ PLANI KONU :İş planı, İşi basitleştirme yöntem ve teknikleri

3 yaşayan insanlar ne yapacaklarına karar veremezler, karar verseler
İŞ PLANI Planlama, hayatımıza yön verir. Çünkü planlar yönelticidir. Plansız yaşayan insanlar ne yapacaklarına karar veremezler, karar verseler bile işlerini nasıl yapacaklarını belirleyemezler ve başarılı olamazlar. İş hayatında da planlama önemlidir. İşletme yöneticileri ve çalışanlar iş planları yaparak daha başarılı olurlar. İş planları yol gösterir yöneltir. İş planı ile; Ne elde etmek istediğimizi; Nerede, nasıl hareket etmemiz gerektiğini; Hareket ve etkinliklerimize nasıl ve ne zaman başlayıp, bitirmemiz gerektiğini; Kimlere gereksinim olduğunu(kimlerle çalışacağımızı) belirleriz. İş planı yapılırken gelecekteki çalışmalar için mümkün olan her olasılık dikkate alınmalıdır. Buna plan esnekliği denir (A Planı, B Planı gibi)

4 Hangi tip kuruluşta görev yapılırsa yapılsın, hangi tür hizmete
ait olursa olsun, tüm planlamalarda dikkat edilmesi gereken dört temel öğe vardır. Amaç, kaynaklar, yöntemler denetim. Bir iş planının gerçekleşebilir ya da gerçekleşemez bir tasarı olup olmadığı bu dört öğeyi taşıyıp taşımadığı ile anlaşılır.

5 Planlama: Bir amaca ulaşmak için yapılacak işlerin önceden
tasarlanarak saptanması anlamına gelir. Girişimci için plan, işletmenin amaçlarına yada amacına ulaşabilmesi için ne gibi işlerin yapılacağını, bunların nasıl, ne zaman ve ne şekilde yapılması gerektiğini gösteren bir tasarıdır. İş planın şu amaçlar için kullanılabilir; Finansal kaynakları temin araştırmalarında, Kredi kaynaklarına başvuru yaparken Teşvik ve destek programlarına başvururken kullanılmaktadır. Potansiyel ortaklara iş fikirlerini tanıtırken

6 Önceden yapılacak bir iş planı sayesinde büyük hataların yapılması
engellenir. Beklenmeyen sorunlar ve etkileri plan yoluyla engellenebilir. İyi bir iş Planı; Yatırım kararı vermiş girişimciye rehberlik eder, Girişimcilerin, yöneticilerin, çalışanların dikkatlerini amaçlara yöneltir. Gelecekte ortaya çıkabilecek olumsuz durumlara karşı hazırlıklı olunmasını sağlar Kaynakların ekonomik ve verimli kullanılmasını sağlar.

7 İşi Basitleştirme Teknikleri
İş basitleştirme organizasyonun mal veya hizmet üretim sürecinde kullanılan metotların daha basit hale getirilmesiyle iş yapma performansının yükseltilmesi diğer bir ifade ile verimliliğin artırılmasına denir. İş basitleştirmesi bütün iş görenlerin katılımıyla üretim sürecinde uygulanarak organizasyondaki toplam maliyetlerin azalmasını sağlar. Gelişmiş ülkelerdeki yönetim yapıları incelendiğinde(Modern Yönetim) en önemli amaçlarının verimliliği artırmak olduğu görülür. Verimliliğin artığı ortamlarda toplam maliyetler azalacağı için doğal olarak kârda artacaktır.

8 İşi basitleştirmede Amaç = verimlilik ve kâr ise,
Yöntem = takım çalışmasıdır. İşi basitleştirme verimlilik için; Takım çalışması yapılır. Benzer işlemler birleştirilir, gereksiz işler ortadan kaldırılır. Çalışanlar arasında iş çeşitliliği veya rotasyon uygulanarak hep aynı işleri yapma veya aynı ortamda çalışmama engellenir. Çalışanlar için eğitim haftalık, aylık ve yıllık kurs ve eğitim ler verilebilir. Yöneticiler 5N 1K kuralına göre hareket ederler Ne Yapılıyor? Ne yapılmalıdır? Niçin Yapılıyor? Niçin yapılmalıdır? Nasıl Yapılıyor? Nasıl Yapılmalıdır? Nerede Yapılıyor? Nerede Yapılmalıdır? Ne zaman Yapılıyor? Ne zaman yapılmaldır? Kim Yapıyor Kim Yapmalıdır İş Basitleştirme; İş dağıtım etüdü, iş akımı etüdü, hareket ekonomisi, alan ve yerleşme etütleri, form analizi ve geliştirme ve iş ölçme tekniklerinden oluşmaktadır. İşi basitleştirme uygulamalarında esas görev yöneticilere düşmektedir.

9 Ölçme ve değerlendirme
İşi basitleştirme ne demektir? Planlama nedir? Plan esnekliği nedir? Planlamada nelere dikkat edilir? İşi basitleştirmedeki en önemli amaç nedir? Verimlilik yöntemlerinden birkaç tanesini söyleyiniz.

10 DERS :BÜRO HİZMETLERİ MODÜL :İŞ PLANI KONU : Verimlilik ve İş Dağıtım Tekniği

11 Verimlilik: Bir kuruluşun mal veya hizmet üretiminde en az girdi ile en fazla üretimi gerçekleştirmesine verimlilik denir. Veya; Bir işletmenin üretimi için yaptığı tüm giderler toplamı ile elde edilen mal ve hizmetin (çıktı) değeri arasındaki farktır. Mal ve hizmet üretiminde esas olan en kısa zaman diliminde en kaliteli malı en ekonomik şekilde üretmektir. Bu da verimlilik ile olur. Verimlilik önemlidir. Sonunda herkes kazanır. Verimlilik hem üreticiyi hem de tüketiciyi doğrudan etkiler. O halde verimlilik için; girdileri azaltıp çıktıları çoğaltma amacı güdülmelidir.

12 Verimlilik ile; Verimliliği etkileyen faktörler:
Tüketici kaliteli malı daha ucuza alır. Üretici daha az maliyetle mal sattığı için daha fazla kazanç elde eder. İş verenler verimlilik ile daha fazla para kazanır. Daha fazla para kazanan işveren daha fazla yatırım yaparak istihdam sağlar. Ülke ekonomisi büyür Toplum daha yüksek refah düzeyine ulaşır. Verimliliği etkileyen faktörler: Yönetim türü (liberal, demokratik, Klasik vb ) Planlama örgütleme koordinasyon eksikliği Ücret sisteminin yanlış olması Zaman ve kaynak kayıpları Eğitim durumu Moral durumu İş yeri fiziksel koşulları (Isı, ışık, nem, renk, temizlik, havalandırma, müzik sistemi, gürültü, vb) Kanun ve kuralların çok oluşu veya uygulanmaması İş bölümü yapmama

13 İş Dağıtım Tekniği: Büro yöneticileri personelin eğitim bilgi beceri ve yetenek düzeyi ile görülecek/yapılacak işin niteliğine göre çalışanlar arasında paylaştırma yaparlar. Buna iş dağıtımı denir. İş dağıtımı(iş bölümü) yapılarak işletmelerde verimlilik artırılır. İş dağıtım tekniği şu şekilde uygulanır; Büroda ve ya işletmede yapılacak işler gruplandırılır ve gruplandırma tablosu hazırlanır Gruplandırma tablosuna göre görev listesi belirlenir Görev listesindeki görevler İş dağıtım tabloları ile personele dağıtılır.

14 Örn; Okulumuzda; Müdür işleri belirlenir
Müdür yardımcısı işleri belirlenir. Memur işleri belirlenir, Temizlik görevlisi işleri belirlenir Daha sonra Müdür yardımcısı işleri için; Görevi: Md Yrd. Adı Soyadı:Fatma Tarakçı Şubenin yönetimi Yazışma ve dosyalama işlemleri Bilgisayarla kayıt ve veri girişi Eğitim işlerinin yapılması öğrenci raporları takibi Personel dosya ve siciller puantajların düzenlenmesi Diğer verilen görevler

15 TRAJI KOMİK BİR İŞ DAĞITIMI
ÖRNEĞİ

16 Örn: Bir tekstil atölyesinde; Muhasebe, Ön muhasebe/sekreterlik,
Satın alma / satış, Üretim, yemekhane birimleri olsun. Buralarda yapılacak işler belirlenir. Elemanlar bilgi beceri ve deneyimlerine göre bölümlere dağıtılır. İş dağıtım tabloları ve listeleri oluşturulur. İş Dağıtım Tekniği Uygulamanın Yararları; Personelin ilgi yetenek ve deneyimlerine uygun iş verilmesi ve yaptırılması sağlanır Büroda her personele adil ve dengeli iş dağıtım sağlanır. İşlerin zaman yönünden kontrolü sağlanır İşe katılanların her birinin iş için harcadıkları zaman ve kaç birim iş yaptığı belirlenir İşlerin yapılmasında kimlerin hangi aşamada hangi görevi aldığı kayıt altına alınmış olur. Yapılmayan/yapılamayan veya aksayan işler varsa kimlerden veya nereden kaynaklandığı belirlenir.

17 Ölçme ve Değerlendirme
İş dağıtım tekniği uygulamanın yararları nelerdir?

18 DERS :BÜRO HİZMETLERİ MODÜL :İŞ PLANI KONU :İş Akım Tekniği

19 İş Akım Tekniği: Bir işin yapılmasında alınan malzemeyi, işlerin sırasını, harcanan zamanı bir çizelge ile göstererek; üzerinde daha kolay analizler yapmamızı ve üretimi basitleştirmemizi sağlayan çalışmalardır. İş akımını gerçekleştirmek için iş akım şemaları kullanılır. İş akım şemaları bir işin yapıldığı tüm aşamaları gösteren bir çizelge(form) dir. İşletmelerde her iş çeşitli aşamalardan meydana gelir. Örneğin ayakkabı üreten bir işletmenin hammaddenin temini, hammaddenin işlenmesi, üretim, kalite kontrol, satış pazarlama gibi aşamaları yanında idari çalışanlar içinde bütün bu işlerin planlanması, organizesi denetimi birer aşamadır.

20 Mal ve hizmet üretimindeki bu adımlar birbirini takip etmelidir
Mal ve hizmet üretimindeki bu adımlar birbirini takip etmelidir. İş akım şemaları ile işlerin nasıl yapılacağı, hangi adımlardan oluşması gerektiği, iş akım tablosunda gözükür. Böylelikle yöneticiler aksaklıkların nerden kaynaklandığı nı daha hızlı bir şekilde tespit edip çözüm yolları üretirler. Böylelikle mal ve hizmet üretiminde herhangi bir gecikme ve maliyet artışı olmaz. İş akım şeması yapılırken bazı semboller kullanılır. İşlem yapma Geçiş (bir işlemden diğerine) İnceleme (kontrol) Bekleme Son İşlem

21 İş akım şemasında kullanılana semboller

22 Örn: Sekreter Fatma Tarakçı nın iş mektubu yazması ve ilgili yerlere
ulaştırması için; Adım No Sembol İşlem Adımı Süre (dk) 1 Yazı programını açar 1 2 İş mektubunu yazma 5 3 İnceler 2 4 İşletme yetkilisine imzalatır 4 5 Giden evrak defterine kayıt için… 2 6 Giden evrak defterine yazar 2 7 Zarf temini için dolabı açar… 1 8 Zarfı yazar 2 9 Mektubu zarfa koyma 1 Mektup 2.nüshasını dosyasına takmaya gidiş 2 Dosyaya takma 3 Bekleme …. Postaya verme ….

23 Ölçme ve değerlendirme
İş akım tekniği nedir? Bir Eşofman takımı üretimi yapan atölyede üretim aşamaları nelerdir? Sekreter olarak çalıştığınız İşletmeye yönetici ile görüşmek için gelen bir ziyaretçinin görüşme işlem aşamaları nelerdir? Çevrenizde bulunan bir kurumun örgüt şemasını ve çalışma faaliyetlerini araştırınız