ÜNİVERSİTELERDE STANDART DOSYA PLANI

... konulu sunumlar: "ÜNİVERSİTELERDE STANDART DOSYA PLANI"— Sunum transkripti:

1 ÜNİVERSİTELERDE STANDART DOSYA PLANI

2 Mevzuat ve prosedürler
3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun. 16 Mayıs 1988 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi. BEYAS (Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi/İşlemler), Ankara Üniversitesi, YÖK’ün Saklama Süreli Standart Dosya Planı konulu, tarihli ve B.20.0.YDB sayılı yazısı. 2011/1 Sayılı Başbakanlık DTVT (Devlet Teşkilatı Veri Tabanı) Genelgesi (Kurum ve Birim Kodları)

3 Belge Yönetimi Modern işletmecilik tekniklerini kullanarak, kurumlarda kayıtlı bilgiyi kontrol altında tutup, ihtiyacı olana en az maliyetle, en kısa zamanda ve bütünlük içerisinde sunmaktır.

4 Belgelerin Yaşam Döngüsü
Belge üretimi Değerlendirme Tasfiye Belgelerin dağıtımı Kullanım Dosyalama Belgelerin Yaşam Döngüsü

5 Belge Yönetimi Fonksiyonları
Üretim Yazışmalar Formlar Raporlar Dağıtım Kurum içi Aynı kurumun farklı birimleri Kurumlar arası Kullanım Karar yapma Sorumluluklar Bürokratik işlem Hukuki zorunluluk Dosyalama (Muhafaza ve Düzenleme) Dosyalama Dosya Planları çıkarma Tekrar erişim Saklama Değerlendirme Ayıklama Tespit Tasfiye İmha Arşiv

6 Tanım ve kullanım Dosyalama: Belge yığınlarını bölümlere ayırmak olup, bir konu veya vakayla ilgili olan belgeleri bütünlük ve fonksiyonel ilişki içerisinde bir araya getirmektir. Dosya Planı: Birbiri ile fonksiyonel ilişkisi bulunan belge ve dosyaların, nasıl dosyalanıp düzenleneceğini gösteren konu başlıkları şeması.

7 Örnek Dosya Planı ve Kodlaması
Konu başlıkları ile onu ifade eden kodlardan meydana gelir. Örnek Plan 100 Genel İş ve İşlemler 200 Temel Sağlık Hizmetleri … 900 Personel işlemleri Örnek Uygulama 900 Personel İşlemleri 910- İşe Alma 920- Atama Naklen Atama 930- Terfi Örnek Dosya Planı ve Kodlaması

8 Kavramlar: - Dosya Tasnif Planı - Dosya Planı - Dosyalama Sistemi - Konu Başlıkları Şeması - Dosya Listesi

9 Örnek Dosya Planı ve Kodlaması
Örnek Plan 100 Genel İşler 200 Esas Fonksiyonlar … 900 Personel işlemleri Örnek Uygulama 900 Personel İşlemleri 910- İşe Alma 920- Atama Naklen Atama 930- Terfi Örnek Dosya Planı ve Kodlaması

10 Dosya planı, Belge üzerindeki sayı bilgileri kısmında,
Belgelerin konulduğu kağıt karton veya elektronik ortamdaki dosya, klasör, zarf ve kutularda, Elektronik belgelerde belge ve dosyanın üst veri alanlarında kullanılır.

11 Kullanım - belge T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ Edebiyat Fakültesi Dekanlığı Sayı : B.30.2.İST – – /03/2010 Konu : Personel alım izinleri

12 Kullanım – belge – birim kodu
T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ Edebiyat Fakültesi Dekanlığı Sayı : – – /03/2010 Konu : Personel alım izinleri

13 PERSONEL ALIM İZİNLERİ
Kullanım - dosya T.C. İstanbul Üniversitesi B.30.2.İST 902.02 Açıklama notu: PERSONEL ALIM İZİNLERİ 2008 Edebiyat Fa. Personel Şef. Yer no: Depo no: 01 Raf no: 22 Kutu no: 143 T.C. İstanbul Üniversitesi B İST Edebiyat Fa. Personel Şf. 902.02 PERSONEL ALIM İZİNLERİ Açıklama notu: 2008 F Arşiv yer no: Depo: 01 Raf : 22 Kutu: 135 F

14 Kullanım- elektronik dosya

15 Kağıt ortamdaki belgelerin arşivden takibi

16 Elektronik belge ve klasörlerin tanımlanması-dosya kodu

17 Başbakanlık Standart Dosya Planı
Başbakanlık, 2005 yılında çıkarmış olduğu 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi ile kamu kurumları bürolarında üretilen belgelerin düzenlenmesi için dosya planı uygulamasını zorunlu hale getirdi. Plan, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü (DAGM) tarafından geliştirildi. YÖK’ün 2010 yılında yayınladığı Saklama Süreli Standart Dosya Planı.

18 Alanlar Plan, desimal anlayışla geliştirilmiştir.
000’den 999’a kadar olan kod aralığında geliştirilen ana ve alt konu başlıklarından oluşmaktadır. ve rakamları ile numaralandırılan alanlar, kurum ve kuruluşların yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerini, rakamları ile numaralandırılan alanlar ise, ana hizmet birimlerinin fonksiyonlarını karşılamaktadır.

19 Ana konular: 000 GENEL KONULAR 100 ANA HİZMETLER 200 ANA HİZMETLER
600 PLANLAMA, BASIN, HUKUK ve TEFTİŞ 700 BİLGİ İŞLEM, DIŞ İLİŞKİLER, EMLAK ve EĞİTİM 800 İDARİ, KÜLTÜR, MALİ İŞLER ve ÖZEL KALEM 900 PERSONEL, SATINALMA, SOSYAL ve SAĞLIK İŞLERİ

20 DOSYA PLANI MUHTEVİYATI
1 GENEL KONULAR 2 ANA HİZMET FAALİYETLERİ 2.1 Eğitim-Öğretim İşleri 2.2 Akademik Personel ve Kariyer İşleri 2.3 Öğrenci İşleri 2.4 Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri 3 DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER 3.1 Araştırma, Planlama Ve Koordinasyon İşleri 3.2 Basın ve Halkla İlişkiler İşleri 3.3 Hukuk İşleri 3.4 Teftiş İşleri 4 YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER 4.1 Bilgi-İşlem İşleri 4.2 Dış İlişkiler ve AB İşleri 4.3 Emlak ve İnşaat İşleri 4.4 Hizmet Öncesi ve Hizmet içi Eğitim İşleri 4.5 İdari İşler 4.6 Kültür, Tanıtım ve Yayın İşleri 4.7 Mali İşler 4.8 Özel Kalem ve Protokol İşleri 4.9 Personel İşleri 4.10 Satınalma ve Satış İşleri 4.11 Sivil Savunma İşleri 4.12 Sosyal İşler ve Sağlık İşleri

21 Üniversiteleri Kodları(özet)
Bölüm Kurulması 109 Bologna Süreci Dekan Seçimi ve Ataması 300 Öğrenci İşleri 302 Öğrenci Özlük İşleri Yeni kayıt İşlemleri 304 Burslar, Krediler, Stajlar Stajlar 400 Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Soru Kitapcığı

22 Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu GENEL İŞLER Saklama Süresi Saklama Kodu 000 Genel 010 Mevzuat İşleri 01   Kanunlar 02   Tüzükler 03  Yönetmelikler  04  Yönergeler 05 Tebliğler 06 Genelgeler 01    İç Genelgeler Dış Genelgeler 07 Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler 01 Talimatlar 02 Duyurular 03 Sirkülerler 08 Rehber, Kılavuz 09 Standartlar 99 Diğer                         YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

23 EĞİTİM-ÖĞRETİM İŞLERİ
Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM-ÖĞRETİM İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 100  Eğitim-Öğretim İşleri (Genel)  101 Üniversite ve Akademik Birimlerin Kurulması  01 Üniversite Devlet Üniversiteleri 15 A 02 Vakıf Üniversiteleri Mütevelli Heyeti B Kuruluş ve Eğitim-Öğretime Açılması 03 Devlet Yardımları 20 04 Öğrenci Bilgileri 10 D 05 Akademik Personel Bilgileri Fakülte, Enstitü, Konservatuar,Yüksekokul, MYO Fakülte Enstitü Konservatuar Yüksekokul Meslek Yüksekokulu                         YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

24 AKADEMİK PERSONEL VE AKADEMİK KARİYER İŞLERİ
                        Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu AKADEMİK PERSONEL VE AKADEMİK KARİYER İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 200  Akademik Personel ve Akademik Kariyer İşleri 201 Seçim ve Atama İşleri 15 A 01 Rektör Seçimi ve Ataması 02 Dekan Seçimi ve Ataması 03 Bölüm, Anabilim/Anasanat Dalı Başkanı Seçimi ve Atanması 04 Temsilci Seçim İşleri Profesör Temsilcisi Doçent Temsilcisi Yrd. Doç. Temsilcisi Asistan Temsilcisi 99 Diğer C 202 Öğretim Elemanı Yetiştirme 1416’ya göre 2547’ye göre YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

25                         Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖĞRENCİ İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 300  Öğrenci İşleri (Genel) 301 Seçme-Yerleştirme-Giriş-Sınav İşlemleri 10 D 01 ÖSYS Duyurular 02 Kontenjanlar 03 Başvurular 04 Sınavlar 05 İtirazlar Yurt Dışından Öğrenci Kabulü/Yabancı Uyruklu Öğrenci Sınavı Dikey Geçiş Ek Yerleşme Ön Kayıt ve Özel Yetenek Sınavı 06 Yatay Geçiş 07 Meslek Yüksekokullarına Sınavsız Geçiş 08 Açıköğretime Sınavsız Geçiş 09 Uzaktan Eğitime Sınavsız Geçiş YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

26 ÖĞRENCİ SEÇME VE YERLEŞTİRME İŞLERİ
Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖĞRENCİ SEÇME VE YERLEŞTİRME İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 400  Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri (Genel) 401 Sınav Takvimi 10 D 402 Sınav Başvurusu 01 Başvuru İlanı ve Gazete Duyuruları 02 Sınav Kılavuzu 15 A 03 Aday Başvuru İşlemleri Aday Başvuru Bilgi Formları B Adayların Bilgi Değişikliği İstekleri 1 Özel Uygulamaya Tabi Aday Belgeleri Transkripli Adaylar TÜBİTAK Ödüllü Adaylar Milli Sporcular 100 Gün 04 Engelli Adaylar C 99 Diğer                         YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

27 ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ
                        Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 600  Araştırma ve Planlama İşleri (Genel) 601 Teşkilatlanma İşleri 01 Kuruluş, Yapılanma 02 Yetkilendirme, Yetki Değişikliği 03 Yönetimi Geliştirme 04 Teşkilat Şemaları ve Kadrolar Teşkilat Şemaları Norm Kadro Çalışmaları Görev/İş Tanımları Norm Kadro Pozisyonları 99 Diğer 602 Plan ve Program İşleri Kalkınma Planı Hazırlık Çalışmaları İzleme ve Değerlendirme Orta Vadeli Plan/Program YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

28 BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER
                        Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER Saklama Süresi Saklama Kodu 620 Basın ve Halkla İlişkiler (Genel) 621 Basın İşleri 01 Basın Toplantıları 02 Basına Verilen Demeçler 03 Tekzipler 04 Basında Yer Alan Haberler 05 Basın Özetleri 99 Diğer 622 Talep, Şikayet, Görüşler Talep ve Şikayetler Görüş ve Teklifler Bilgi ve Bilgi Talepleri 639 Basın ve Halkla İlişkiler Konusunda Diğer İşler YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

29 Planın Kullanımı ve Kurallar 1
Bir vaka yada konuyla ilgili belgeler için Dosya Planında hangi konuya ait olduklarına bakılarak dosya açılır. Dosyalama işi belge üretilirken başlar. İlk defa açılacak dosya için varsa belge üzerindeki dosya kodu kullanılabilir.

30 Planın Kullanımı ve Kurallar
DOSYA AÇMA (GENEL/ÖZEL) - Dosya açma ve ayrıntıya inerek kod verme işi, evrakın birikmesine ve hacmine göre yapılır. Genel kural, bir yıl içerisinde belge miktarı yeterli düzeye erişmiyorsa, ayrıntı düzeyler için ayrıca dosya açılmayıp bir üst seviyede dosya açılır. - Büroda yıl içerisinde personel işleri ile ilgili az sayıda belge oluşmuş ise dosya “900 Personel İşleri” kod ve başlığı ile açılır. Bu dosyanın, 900 ile 929 kod aralığında biriken belgeleri barındırdığı anlaşılır. Personel Daire Bşk. / Personel Özlük Bürosu (Personel özlük genel) (Sicil işleri) [546]- (… ait personel özlük dosyası) (Sendika işlemleri) Planın Kullanımı ve Kurallar

31 Planın Kullanımı ve Kurallar
- Birkaç birim aynı dosya kodunu kullanabilir Özlük Bürosu (Yönetim Kurulu Kararları) Yazı İşleri Bürosu (Yönetim Kurulu Kararları) Mali İşler Bürosu (Yönetim Kurulu Kararları) Planın Kullanımı ve Kurallar

32 Yeni kod açma: 99- Diğer 99-Diğer Bir faaliyetle ilgili olarak planda bir başlık bulunamaz ise her ana konu başlığının sonundaki “99 Diğer” kısmı kullanılarak yeni başlıklar açılabilir. Ancak, bu ekleme mutlaka kurumda bu işten sorumlu olan birimin/kişinin koordinesinde yapılmalıdır.

33 Yeni kod açma: 99- Diğer Konu: Üniversite mülklerinin abonelikleri
756 Taşınmaz İşlemleri Diğer Abonelikler [01] İSKİ [02] İGDAŞ [03] AYEDAŞ Yeni kod açma: 99- Diğer

34 Planın Kullanımı ve Kurallar
İlişki: Konu kodu ile özel numara ilişkisi Plandaki 903 (Personel özlük ), (Araştırma projeleri), (İdari davalar) vb. konu kodları ile eğer varsa “sicil numarası” , “proje numarası”, “dava numarası” gibi dosyanın kendi özel numarası birleştirilir. Planın Kullanımı ve Kurallar

35 Planın Kullanımı ve Kurallar
İlişki: Dosya kodu daha özel kodlara bölünecekse, Örneğin yazışma sadece 2011/266 numaralı KİK numaralı ihale ile ilgili ise bu durumda Dosya kodu , ile 2011/266 ihale numarası [] (köşeli parantez) kullanarak [2011/266] şeklinde birleştirilir. Sayı: B…… [2011/266] -256 Planın Kullanımı ve Kurallar

36 Öğrenci Özlük Dosyası: 302[ ] Konu kodu[Öğrenci numarası] Proje Dosyası: [112K014] Konu kodu [Proje numarası] Personel Özlük Dosyaları: 903[2355] Konu kodu [Personel sicil numarası] İhale Dosyaları: (Mal alımı) [2011/19] Konu kodu [İhale numarası] Örnekler

37 Tahakkuk ve Ödeme İşleri 841. 02. 17 Personel Tahakkuk 841. 02
Tahakkuk ve Ödeme İşleri Personel Tahakkuk [01] Bordro Tahakkuk (Maaş) [01.01] Konu kodu [Personel tahakkuk + Bordro tahakkuk] Eczane ödemeleri [ ] Konu kodu[Mal ve Hizmet Alım Ödeme + Tedavi + Eczane]

38 Planın Kullanımı ve Kurallar
Köşeli parantez içerisinde birden fazla kodlama ve tanımlama yapılması gerektiğinde, her farklı kod “;” işareti ile birbirinden ayrılacaktır. Mahkemelik olan bir ihale dosyasının ihaleyle ilgili “2005/26”, mahkeme dosyası için ise “2007/152” dosya kodunu almış olsun; bunun dosya kodu şu şekilde gösterilir. 934.01[2005/26;2007/152] Planın Kullanımı ve Kurallar

39 Planın Kullanımı ve Kurallar
BİRDEN FAZLA KONUYU İLGİLENDİREN BELGELER Birden fazla konuyu ilgilendiren belgeler, en çok ilgili olduğu dosyaya; diğerine, sayfa sayısı az ise çoğaltılarak bir nüshası; sayfa sayısı çok ise gönderme notu yazılan bilgi fişi konulacaktır. Planın Kullanımı ve Kurallar

40 Planın Kullanımı ve Kurallar
Olurlar, Sözleşmeler, Şartnameler veya personeli ilgilendiren “görevlendirme evrakı” gibi belgeler için dosya planında müstakil dosya kodu açılmış olsa dahi bu belgeler ait oldukları vaka dosyasında (tümleşik dosya) tutulacak; eğer gerekli görülürse bu başlıklarla da dosya açılabilecektir. Planın Kullanımı ve Kurallar

41 Vaka dosyası Öğrenci Dosyası Yeni kayıt Katkı payları Öğrenci belgesi
302 [ ] Yeni kayıt 302.01 Kayıt yenileme Katkı payları 302.03 Öğrenci belgesi 302.10 Vaka dosyası

42 Konu dosyası Öğrenci Dosyası Öğrenci Belgeleri Yeni kayıt
302 [ ] Yeni kayıt 302.01 Kayıt yenileme Katkı payları 302.03 Öğrenci belgesi 302.10 Öğrenci Belgeleri 302.10 Konu dosyası

43 Belgeleri bağımsız dosyalama
İhale Dosyası 934.01 [2011/5] İhale Şartname 934.08 Makam Oluru İhale Komisyonu Kararı 934.01 KİK Onayı 934.05 Şartnameler 030.04 Olurlar 020 Belgeleri bağımsız dosyalama

44 Gölge dosyalar Personel özlük 303 [142/18] Atama 903.07
903.02 Görevlen dirme İzinler 903.05 Aile yardım bildirimi 903.10 Görevlendirmeler 903.07 Gölge dosyalar

45 Gölge dosyalar Personel özlük 303 [142/18] Atama Görevlen dirme 903.07
903.02 Görevlen dirme İzinler 903.05 Aile yardım bildirimi 903.10 Gölge dosyalar

46 Dışardan gelen belgeler
Personel özlük 303 [142/18] Atama 903.02 Görevlen dirme Askerlik yazısı Dilekçe Dışardan gelen belgeler

47 Planın Kullanımı ve Kurallar
Kurumlarda “Strateji Geliştirme Birimleri”, dosya planlarının hedeflenen amaçları doğrultusunda kullanımını gerçekleştirebilmek, uygulamaları takip etmek ve denetlemek üzere sorumludur. Planın Kullanımı ve Kurallar

48 Planın Kullanımı ve Kurallar
Yazılar, ekleriyle birlikte dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri çoksa, ekler yazılarından ayrılarak ayrı dosyalarda; fakat, aynı dosya numarasını takip eden sıra numarası verilerek dosyalanmalıdır. Bu tür uygulamalarda yazılardan eklere, eklerden yazılara gönderme yapılmalıdır. Planın Kullanımı ve Kurallar

49 Planın Kullanımı ve Kurallar
Dosyalar, günlük işlemlerde SDP uygun dosyalanıp kullanırken arşive devir ve muhafaza işlemleri yine bu dosya planlarındaki dosya kodu ve saklama planına göre yapılır. Planın Kullanımı ve Kurallar

50 Teşekkürler