MODÜL 6 Doküman ve Kayıtlar.

... konulu sunumlar: "MODÜL 6 Doküman ve Kayıtlar."— Sunum transkripti:

1 MODÜL 6 Doküman ve Kayıtlar

2 Laboratuvarlar niçin doküman yönetim sistemine ihtiyaç duyarlar?
Gerektiğinde bilgiye ulaşmak için

3 Doküman ve Kayıt - Farklar
Kayıtlar Çalışma kağıtları, formlar, etiketler ve çizelgelerde toplanmış bilgilerdir Kalıcıdır, değiştirilmez Dokümanlar Politikalar, süreçler ve prosedürler hakkında bilgi sağlar. Gerektiğinde güncellenir. KAYITLAR

4 “Yazdığını yap ve yaptığını yaz”
Dokümanlar, laboratuvarın organizasyon ve kalite yönetiminin yansımasıdır. Altın kural: “Yazdığını yap ve yaptığını yaz” 4

5 Standart Çalışma Prosedürleri (SÇP)
Bir testin nasıl yapılacağını adım adım tarif eder Yazılı SÇP’ler şunları sağlar: tutarlılık doğruluk kalite

6 İyi bir SÇP Test/analiz teknikleri için detaylı, anlaşılır, kısa ve öz bir yönlendirme sağlamalı Yeni personel tarafından kolaylıkla anlaşılmalı Laboratuvar yönetimi tarafından gözden geçirilip onaylanmalı Düzenli bir şekilde güncellenmeli 6

7 Evrak Sistemleri Kalıcılık Erişilebilirlik Güvenlik İzlenebilirlik
Defterleri ciltletin Sayfaları numaralandırın Kalıcı mürekkep kullanın Arşivleyin Erişilebilirlik Erişim kolaylığı olan bir sistem kullanın Güvenlik Gizliliği sağlayın Çevresel tehlikelerden koruyun İzlenebilirlik Numunenin süreç boyunca takibini sağlayın 7

8 Özet Kayıtlar: Dokümanlar: Süreçte toplanan bilgiyi içerir
Kalıcıdır, güncellenmez Dokümanlar: Yazılı politikaları, süreçleri ve prosedürleri içerir Kalite Sistemi için çerçeve oluşturur Güncellenmeli ve korunmalıdırlar İyi bir doküman kontrol programı: En son revizyon kullanılır Kullanım ve erişim kolaylığına sahiptir.

9 Anahtar Mesajlar Bilgi, en önemli ürünümüzdür.
Dokümanlar laboratuvarda doğruluk ve tutarlılığı garanti etmek için esastır.

10 MODÜL 7 Personel Personel

11 Öğrenim Hedefleri Bu etkinliğin sonunda, katılımcılar:
Personel yönetiminde, yönetimin rolü ve sorumlulukları tanımlayabilme Çalışanlara yetkinlik kazandırmak için program oluşturabilme Çalışanların yetkinliğini geliştirebilme Çalışanın performans sorunlarının olası kaynaklarını belirleyebilme Personel ile ilgili kayıtları oluşturabilme ve muhafaza edebilme

12 Senaryo “Laboratuvar yöneticisisiniz. Kıdemli iki teknisyeninizden biri geçici olarak bir başka laboratuvara atandı. Diğer kıdemli teknisyeniniz hastalandı ve geriye kalan iki teknisyeniniz de sıtma yaymalarını değerlendiremiyor. Bu sabah 20 tane sıtma yayması istemi aldınız. Doğru test uygulamasını sağlayamadığınız için, test istemi yapanlara testlerin gecikeceğini bildirmelisiniz. - Teknisyen yerine analist,laborant ifadeleri kullanilabilir

13 Senaryo Yönetici olarak, bu durumu önlemek için neler yaparsınız?
Aşağıdaki başlıkları kapsayan önerilerin alınması bekleniyor: İş tanımı, oryantasyon, eğitim, değerlendirme testi, sürekli eğitim, performans değerlendirmesi, personele eşit iş yükü dağılımı

14 Personel Yönetimi İş yüküne uygun personel sayısı İş kalifikasyonu İş
Performans değerlendirilmesi Sürekli eğitim Yetkinlik değerlendirilesi Eğitim Oryantasyon İş Tanımı Personel Yönetimi 14 14

15 Laboratuvar Personeli
Laboratuvarın en büyük değeridir Kalite için önemlidir Laboratuvar hizmetlerinin bir parçasıdır Kalifiye personeldir

16 Kalifiye Yeni Çalışan Oryantasyon Görev Tanımı Göreve özgü Eğitim
Yeniden Eğitim Yetkinlik Değerlendirmesi Yetkinliğin Tanınması

17 Özet Personel yönetimi, kalite yönetim sisteminin başarısı için önemlidir. Görev tanımlarında, sorumluluk ve yetkiler doğru tanımlanmalıdır. Yetkinlikler değerlendirilmeli ve periyodik gözden geçirilmelidir. Eğitim, personelin yetkinliğine yardımcı olmalıdır. Nitelikli personel için cazip koşullar oluşturulmalıdır.

18 Anahtar Mesajlar Personel, laboratuvar için en önemli kaynaktır.
Yöneticiler, laboratuvarda yüksek kalite performansının sağlanması için tüm laboratuvar personelini motive eden bir ortam hazırlamalıdırlar Sürekli eğitim, personel yetkinliği için hayati önem taşır.

19 Süreç Kontrolü: Numune Yönetimi
MODÜL 8 Süreç Kontrolü: Numune Yönetimi

20 laboratuvarın sorumlulukları
Numune alma bilgilerinin sağlanması ne-ne zaman- nasıl Uygun taşıma ve sarf malzemelerinin temini Numunelerin laboratuvar personeli dışında kişiler tarafından alınması koşullarında bile uygun numunenin, uygun şekil ve şartlarda alınması laboratuvarın sorumluluğundadır. Laboratuvar, numune alma ve taşıma aşamasında, ilgili sağlık personeline uygun numune alma bilgilerini, alma/taşıma malzemelerini temin etmelidir.Numune alma ve taşımadan sorumlu personele ve çalışanlara eğitim verilmelidir. İyi bir etiketleme sistemi tanımlayıp kullanılmasını sağlamalı, test istemlerinin gerekli bilgiyi içerdiğinden emin olmalıdır. Laboratuvara gelen numuneler için gerekli kontroller yapılmalı, belirlenmiş olan numune kabul ve ret kriterlerine göre numuneler değerlendirilip test sürecine alınmalıdır. İyi bir etiketleme sisteminin tanımlanması Tüm numunelerin değerlendirilmesi- Analiz öncesi

21 test istem formu hasta kimlik bilgileri istem yapılan testler
numune alma tarih ve zamanı numune türü klinik veri istem yapan doktor/yetkili kişinin iletişim bilgileri İstem formu laboratuvar tarafından oluşturulmalı ve testler için gerekli her türlü bilgiyi içerecek şekilde hazırlanmış olmalıdır. Hasta kimlik bilgilerinin, çalışılması istenen testlerin, numune alma tarih ve saatinin, numune türünün, klinik verilerin, istemi yapan doktor veya yetkili kişinin iletişim bilgilerinin ve gerekli diğer bilgilerin belirtilebileceği farklı alanlar içermelidir.

22 uygunsuz numune ile sonuçlanabilir sonuç raporunda gecikme
gereksiz tekrar müşteri memnuniyetsizliği maliyet artışı yanlış tanı ve tedavi hastanın zarar görmesi/ ölüm ile sonuçlanabilir iyi laboratuvar uygulamaları için uygun numune alma önemli bir unsurdur.

23 numune işleme: analiz öncesi basamaklar
Kontrol edilmeli istem formunun eksiksiz doldurulduğu numunenin kabul kriterlerine uygun olduğu etiket bilgilerinin doğru olduğu Numune bilgileri kayıt edilmeli Uygun olmayan numuneler için ret kriterleri prosedürü uygulanmalı Numunenin işlenmesine öncelikle kalite kontrol ile başlanmalıdır. numunenin uygun olarak etiketlendiği, yeterli miktarda olduğu, istemi yapılan test için uygun olduğu doğrulanmalıdır. test istem formunun tam olarak doldurulmuş olduğu ve gerekli bilgileri içerdiği kontrol edilmelidir. numune bilgileri kayıt altına alınmalı ya da laboratuvar kayıt defterine kaydedilmelidir. uygun olmayan numuneler reddedilmelidir. Kabul edilen numuneler çalışılıncaya kadar uygun şekilde saklanmalıdır.

24 Özet her zaman evrensel biyogüvenlik önlemleri uygulanmalı
tüm kullanıcılar için numune alma bilgilerini de içeren laboratuvar el kitabı oluşturulmalı numunenin laboratuvardaki sürecini izlemek için bir sistem olmalı numune saklaması ve atık/imhası ile ilgili yöntemler belirlenmeli sonuçlar raporlanıncaya kadar numune bütünlüğü korunmalı numune kurallara uygun olarak taşınmalı numune yönetimi için gerektiğinde bir sorumlu atanmalı her zaman evrensel biyogüvenlik önlemleri uygulanmalı

25 Anahtar Mesaj Laboratuvarlar, doğru ve güvenilir sonuç vermek için uygun kalitede numune almalı ve numune yönetim süreci eksiksiz uygulanmalıdır Numune yönetimi hasta sağlığı ve tedavi süreci ile doğrudan ilişkilidir

26 MODÜL 9 Bilgi Yönetimi

27 Öğrenim Hedefleri Bu etkinliğin sonunda:
Bilgi yönetim sisteminin önemli unsurları tanımlanabilecektir Evrak-bazlı sistem geliştirirken göz önüne alınması gereken hususlar açıklanabilecektir Elektronik bilgi yönetim sisteminin avantajları ve dezavantajları ortaya konulabilecektir

28 Kalite Yönetim Sistemindeki Rolü
Test sonuçları laboratuvarın son ürünüdür. Lab. Raporu 28

29 Veri yönetimi için süreç oluşturma
Bilgi Yönetimi Veri yönetimi için süreç oluşturma Lab Raporu Evrak-bazlı ID erişilebilir doğruluk zamanında güvenli gizlilik Hasta bilgileri Elektronik

30 Veri Koruma Evrak-bazlı sistemler Elektronik sistemler
Kayıtlar için dayanıklı materyaller kullanın Kayıtları uygun olarak saklayın Elektronik sistemler Düzenli aralıklarla verileri yedekleyin 30

31 Evrak- bazlı sistem Kayıt defterleri iyi tasarlanma gerektirir:
Kullanımı pratik ve doldurması kolay olmalı Veri bulmada kolaylık sağlamalı Verileri özetlemede ve rapor yazmada kolaylık sağlamalı 31

32 Evrak-bazlı sistem Son rapor ana üründür- okunaklı yazılmalı
Basılı raporlar iki nüsha hazırlanmalı ve biri arşivlenmeli Gerektiğinde tekrar ulaşmak için kayıtlar güvenli yerde saklanmalı 32

33 Evrak-bazlı sistemde-saklama
Hedefler: Sonuçlara gerektiğinde ulaşılması Numunelerin izlenmesi Olayların değerlendirilmesi Yararlı kurallar: Saptanmış bir tarihe kadar her şeyi saklayın Kolay erişimi sağlayın Dosyalama için mantıksal bir sistem kullanın Kronolojik bir düzen içinde numaralayın

34 Özet Bilgi yönetim sistemi gelen ve giden verileri yöneten bir sistemdir. Evrak-bazlı, elektronik ve her ikisi birlikte olabilir. Her iki sistemde de numunelere özgü tanımlayıcılar, formlar, defterler, çalışma kağıtları kullanılır. Elektronik sistem kurulurken iyi planlanmalı, maliyet dikkate alınmalıdır.

35 Anahtar Mesajlar İyi bir bilgi yönetim sistemi:
Bütün verilerin iyi yönetilmesini, Sistem planlanmasında laboratuvar verilerinin tümünün kullanılmasını, Verilerin erişilebilirliğini, doğruluğunu, zamanlamayı ve güvenliğini, Hasta bilgilerinin gizliliğini sağlar.

36 MODÜL 10 Müşteri Hizmetleri

37 Öğrenim Hedefleri Bu modülün sonunda katılımcılar: Laboratuvar müşterilerinin çeşitliliğinin farkında olacak Müşteri memnuniyetini ölçmek için yöntemler geliştirebilecek Müşteriler ile doğabilecek sorunları tartışabilecek Müşteri hizmetlerindeki sorunlar için çözüm önerileri sunabilecek Kalite yönetim sürecinin laboratuvara müşteri ihtiyaçlarını karşılamada nasıl yardım edeceğini tartışabileceklerdir 37

38 Kalite, müşterilerin gereksinimlerini karşılamaktır.
Philip Crosby Four Absolutes of Quality Management 1979 38

39 Müşteri hizmetlerinden kim sorumludur?
Laboratuvardaki herkes! 39 39

40 Müşteri memnuniyetini geliştirmek için program
Gerekenler: Sorumluluk ve Katılım Planlama İzleme Yöntemleri Hakkında Bilgi Kaynaklar

41 Hizmet Alanlar İçin Gereksinimler
Laboratuvarın denetlenmesi ve akreditasyonu AKREDİTASYON BELGESİ 2007 İLK AKREDİRASYON BELGESİ 2008, 2009, 2010… SÜRDÜRÜLDÜ 41

42 İyi müşteri hizmetleri
kalite yönetim sisteminin tamamlayıcı bir parçasıdır İyi müşteri hizmetleri Hasta bakımı için gerekli bilgi Halk sağlığı ve sürveyansa yönelik etkinlikleri geliştirmek için gerekli bilgi Laboratuvara profesyonel imaj sağlar 42

43 Özet Müşteri hizmetleri kalite yönetim sisteminin tamamlayıcı bir parçasıdır. Laboratuvar için: Sorumluluk Planlama ve izleme Hizmet alanların ihtiyaçlarını bilmek ve karşılamak Program için kaynak sağlamak önemlidir. 43

44 Anahtar Mesajlar Müşteri ihtiyaçlarını karşılamak laboratuvarın ana hedefidir. Laboratuvardaki herkes kaliteden ve dolayısıyla müşteri hizmetlerinden sorumludur. Aktif bir kalite yönetim sistemi, laboratuvarın ondan hizmet alanların tüm gereksinimlerinin karşılandığının garantisidir.