Yazılım Projeleri Yönetimi

... konulu sunumlar: "Yazılım Projeleri Yönetimi"— Sunum transkripti:

1 Yazılım Projeleri Yönetimi
4. Bölüm – Projenin Planlanması

2 Özet Planlamanın önemi Planlama araçları Proje Planlama Toplantıları
Proje Tanımlama Belgesinin yazılması İş Alt Bölümleme Ağacının oluşturulması Kestirme Proje ağı şemasının oluşturulması Proje ağı şemasının çözümlenmesi Kaynakları seviyelendirmek İş paketlerinin yazılması Etkin bir proje planının yazılması

3 Acı Eğrisi Kötü Planlama İyi planlama Acı Zaman 18-36%

4 Planlamanın Önemi Planlama belirsizliği azaltır
Planlama anlaşılırlığı arttırır Planlama etkinliği arttırır

5 Planlama İçin Yazılım Kullanmak
Kullanılmalı Büyük projelerde Takımlar birbirlerinden ayrı çalışıyorlarsa Hizmet sağlayıcılar ve alt yüklenicilerle yoğun çalışılıyorsa Kullanılmamalı: Katma değeri olmayan iş yükünü arttırır Küçük projelerde Kısa süreli arttırımlarla ilerleyen projelerde Kapsam ve gereksinimlerde sık değişim oluyorsa

6 Proje Planlama Araçları
Yapışkanlı, renkli not kağıtları Renkli kalemler Büyükçe bir yazı tahtası “...3 yıllık, 5 milyon dolarlık projeyi sadece bu araçları kullanarak başarılı bir şekilde, 9 ay erken ve bütçenin altında tamamladım...” Robert K. Wysocki Effective Project Management, 5th Ed.

7 Yapışkanlı Not Kağıtlarının Kullanımı
Görev No (id) Biricik görev adı Görev süresi Görev için gerekli iş gücü Kaynak gereksinimleri Görev yöneticisi ES (en erken başlama zamanı), EF (en erken birtirme zamanı), LS (en geç başlama zamanı), and LF (en geç bitirme zamanı) gibi hesaplanan değerler Kritik yol

8 Yapışkanlı Not Kağıtları
Renklere anlamlar yüklenebilir Görevin türü (örn: kritik görev) İş parçasının türü (örn: tasarım, kodlama, test...) Gerektirdiği yetenekler (örn: herhangi birinin yapabileceği, özel bilgi gerektiren...)

9 Renkli Kalemler Görevler arası bağımlılıkların işaretlenmesi
Kritik yolun belirlenmesi

10 Tahta Proje Taslağı * İş Alt Bölümleme Ağacı * Bağımlılıklar şeması *
İlk proje takvimi Son proje takvimi * Kaynak planı * Ele alınması gereken konular listesi * Güncellenen proje takvimi * * ile işaretlenenlerin sürekli güncellenmeli!

11 Planlama Ne Kadar Sürmeli?
Çok küçük projeler < ½ gün Küçük projeler < 1 gün Orta boy projeler 2 gün Büyük projeler 3-4 gün Çok büyük projeler ???

12 Proje Planlama Toplantısı
Konuyu netleştirmek için Proje Taslağının üzerinden geçilir İş Alt Bölümleme Ağacı oluşturulur Süre ve kaynak kestirimleri yapılır Proje ağı şeması oluşturulur Kritik yol belirlenir Projenin tamamlanma tarihi gözden geçirilir ve onaylanır Kaynak planlaması son haline getirilir Proje planı üzerinde uzlaşılır

13 Proje Planlama Toplantısını Planlamak
Katılımcılar Sağlanacak Olanaklar Gerekli araç gereçler Gündem Çıktılar Proje önerisi

14 Katılımcılar Toplantıyı düzenleyip yönetecek kişi Proje yöneticisi
Başka bir proje yöneticisi Proje yönetimi danışmanı Planlamaya ilişkin kararları anında kayda geçirecek kişi Projenin ekibi Müşteri temsilcisi Kaynak yöneticileri Proje şampiyonu (bir ürün geliştirme planını kendisine amaç edinen ve hedefine ulaşması için şirkette her türlü zorluğa katlanan üst kademe yöneticisi)

15 Sağlanacak Olanaklar ve Araçlar
Rahatlık Kesilmelerden (telefon, çağrı vs..) uzak Tahtalar ya da kağıt yapıştırılarak kullanılabilecek boş duvarlar Araçlar Masa, sandalye, kağıt, kalem.... Tahta Projeksiyon cihazı

16 Gündem 1. Oturum 2. Oturum 3. Oturum Tatmin koşulları belirlenir
Gereksinim Alt Bölümleme Ağacı oluşturulur 2. Oturum Proje Taslağı Belgesi yazılır 3. Oturum Bütün planlama ekibi birinci seviye İş Bölümleme Alt Ağacını oluşturur Konular ekipteki uzmanlarca ayrıntılı bir şekilde çözümlenir Etkinlik süreleri ve kaynak gereksinimleri kestirilir Proje ağı şeması oluşturulur Kritik yol belirlenir Proje tamamlanma tarihi gözden geçirilir ve onaylanır Kaynak takvimi son haline getirilir Proje planı üzerinde uzlaşılır

17 Çıktılar Proje Tanımlama Belgesi İş Alt Bölümleme Ağacı
Proje Taslağı Belgesindeki ile aynı 5 bölüm Proje ekibinin gözünden, projenin daha ayrıntılı bir tanımı Birkaç sayfa uzunluğunda Amaç proje ekibindeki herkesin proje ile ilgili aynı şeyleri anladığından emin olmak İş Alt Bölümleme Ağacı Görev süreleri kestirimleri Kaynak Kestirimleri Proje ağı takvimi Görev takvimi Kaynakların belirlenmesi Proje defteri

18 Proje Önerisi (Project Proposal)
Arka plan bilgisi Amaç Benimsenecek yaklaşımın özeti İşin ayrıntılı ifadesi Zaman ve maliyet Ekler

19 İş Alt Bölümleme Ağacı Müşteri gereksinimlerini karşılamak amacıyla yapılması gereken bütün işlerin sıradüzensel bir tanımıdır

20 Sıradüzensel gösterim

21 İş Alt Bölümleme Ağacının Kullanımı
Fikirleri işleyebilecek bir araç olarak İşin nasıl tanımlanabileceğini ve yönetilebileceğini görsel olarak ifade eder Mimari tasarım aracı olarak Yapılacak işin ve her elemanının ne olduğunu birbirleri ile olan ilişkisini gösterir Planlama aracı olarak Yürütülecek etkinlikleri ve bunların hangi sırada yapılması gerektiğini gösterir Kestirimler en alt düzeydeki etkinlikler için yapılır Proje durumunu raporlama aracı olarak Tamamlanan etkinlikler renklendirildiğinde durum görülebilir

22 İş Alt Bölümleme Ağacının Oluşturulması
Yukarıdan aşağıya Bütün takım Alt takımlar Aşağıdan yukarıya

23 İş Alt Bölümleme Ağacının Tamamlanması
Her bir etkinlik şunları sağlamalı Herhangi bir anda etkinliğin durumu ve ne zaman tamamlanacağı ölçülebilir mi? Etkinlik sınırlı mı? Başlangıç ve bitiş olayları belli mi? Etkinliğin bir çıktısı var mı? Zaman ve maliyet kolayca kestirilebiliyor mu? Etkinliğin süresi kabul edilebilir sınırlar içinde mi? (örn: 2 haftadan kısa) Etkinlik bağımsız mı? Herhangi bir kesilme olmadan, bir girdi ya da bilgi beklemeden gerçekleştirilebilir mi?

24 İş Alt Bölümleme Ağacının Tamamlanması
7. Kriter! Müşteri İş Alt Bölümleme Ağacı oluşturulurken işin içine pek girmedi! Rahatsızsınız! Kapsamla ilgili değişiklik endişesi/beklentisi var! İş alt bölümleme ağacı (gerçekte) tamam değil! Uygun bir PYYD seçilmeli

25 Tamamlanma ile İlgili İstisnalar
6 (7) kriterin sağlanması her zaman gerekmeyebilir: Tamamlanma kriterleri sağlanmadan durmak Örn senaryo: 100 birim iş yapılacak. Her birim 1 günlük. Çalışma süresi olarak 10 gün belirlenmiş. Kriterler sağlandıktan sonra da ayrıştırmaya devam etmek Kısa süreli projeler Yüksek risk taşıyan etkinlikler Süre kestirimleri arasında büyük fark olan etkinlikler

26 İş Alt Bölümleme Ağacı Tamamlandığında
Project goal and solution Requirement 1 Function 1.1 Feature n.3.1 Sub-function 1.2.3 Requirement n 1.2 1.3 n.1 n.2 n.3 1.2.2 1.2.1 n.3.2 n.3.3 n.3.4 Activity Task n.3.4.1 n n.3.4.2 n.3.4.3 n n RBS WBS

27 İş Alt Bölümleme Ağacı Oluşturma
İsim Tabanlı Yaklaşımlar Proje çıktılarını bileşenler olarak düşünür Fiziksel Bileşenler (örn: bisikletin iskeleti, frenler, dişliler, pedallar..) İşlevsel Bileşenler (örn: bisikletin vites sistemi, fren sistemi..) Gereksinim Alt Bölümleme Ağacını kullanır PMI önerisi Eylem Tabanlı Yaklaşımlar Çıktıyı üretmek için gerekli eylemleri temel alır Tasarla, oluştur, sına, gerçekleştir (metodoloji çerçevesinde) Amaçlar (üst yönetime rapor vermek) Bir önceki PMBOK’taki PMI önerisi İş alt bölümleme ağacının en alt seviyesi her zaman eylemler olarak ifade edilir! Kurumsal Yaklaşımlar Coğrafi konulara göre Birim/Bölümlere göre İş süreçlerine göre

28 İş Alt Bölümleme Ağacının İfade Edilmesi
Şematik Gösterim HOUSE SITE FOUNDATION FRAMING WALLS ROOFING UTILITIES LANDSCAPING FINISH WORK Layout Grade Excavate Erect Forms Pour Concrete Remove forms Install Sheathing Lay Shingles Hang Sheetrock Tape & Bed ELECT. GAS WATER Do Rough-in Work Get Building Inspect. Finish Cabinets Appliances Furnace Carpet Paint Walls & Molding Wallpaper Tile FLOOR JOISTS SUB- STUD FRAME ROOF 1st Floor 2nd

29 İş Alt Bölümleme Ağacının İfade Edilmesi
Yazılı Gösterim 1. SITE PREPARATION 1.1. Layout 1.2. Grading 1.3. Excavation 2. FOUNDATION 2.1. Erect Forms 2.2. Pour Concrete 2.3. Remove Forms 3. FRAMING 3.1. Floor Joists 3.1.1. Install first floor joists 3.1.2. Install second floor joists 3.2. Sub-flooring 3.2.1. Install first floor sub-flooring 3.2.2. Install second floor sub-flooring 3.3. Stud Walls 3.3.1. Erect first floor stud walls 3.3.2. Erect second floor stud walls 3.4. Frame the roof

30 İş Alt Bölümleme Ağacının İfade Edilmesi
Şelale Modeli ile gösterim SYSTEMS DEVELOPMENT PROJECT Implementation Definition Design State objectives Define requirements Choose SDM Get approval Functional Technical Programming Installation Operation Source code JCL Documentation Testing Training Cut-over Operate system Review Audit Clarify request Establish objectives Identify key issues Obtain current doc. Define new reqmts Identify interfaces Design I/O Confirm specs Define pgm specs Prepare system flow Convert data Build integration test plan Construct code Conduct unit test Construct JCL Conduct system test Finalize test plan Create test data Conduct test Conduct operations training Conduct user training Finalize plan Cut-over to production Establish plan Review performance Complete financial analysis Analyze risks Spec audits/controls

31 Kestirim Geçen süre (duration) – Çalışma süresi (labor)

32 Ne Zaman Neyi Kestirmeliyiz?
Takvimi hazırlamak, projenin ne zaman biteceğini belirlemek için süre (duration) kestirilmeli Bütçe hesaplanırken iş gücü (labor) kestirilmeli

33 Kaynak – Süre İlişkisi Sandalyeyi kaldır Kapıya taşı
Sandalyeyi yere koy Kapıyı aç Sandalyeyi çıkartmak için kapıyı ayağınla açık tut Sandalyeyi dışarı çıkar Sandalyeyi koridora koy Süre # ekipteki kişi sayısı

34 Kaynak – Süre İlişkisi Kırılma noktası: daha fazla kaynak, süreyi uzatır! Kaynak eklenince azalan süre ilişkisi doğrusal değildir! İş yapma alışkanlıkları değişken olabilir, birbirlerine engel olmaya, hata yapmaya başlayabilirler! Bazı işler bölümlenebilir ve paralelleştirilebilir. Yazılım projesinde kaynakları koordine etmek gerekir!

35 Kestirilen Sürede Sapma
Farklı yetenek seviyeleri Beklenmedik olaylar Çalışma zamanının etkinliği Hatalar ve yanlış anlamalar Genel nedenler

36 Süre Kestirimi Benzer etkinliklerin kullanılması
Önceki işlerden edinilen bilgi Uzman önerisi Delphi tekniği 3-nokta tekniği Geniş-Bant Delphi Tekniği

37 Delphi Tekniği Üçüncü Geçiş İkinci Geçiş İlk Geçiş

38 3 Nokta Tekniği E = (a + (4*m) + b) / 6 SD = (b - a)/6
a = en iyi durum kestirimi m = en olası kestirim b = en kötü durum kestirimi E = kestirim SD = standart sapma Proje yöneticisi; İş Alt Bölümleme Yapısını oluşturarak iş parçalarını belirler Her görev için Eg ve SDg’yi hesaplar Projenin tamamı için E’yi hesaplar: Ep = ∑ Eg Projenin tamamı için SD’yi hesaplar: SDp = √ ∑ (SDg)2 Hesaplanan değerlerin güvenilirliği; E için yaklaşık %50 E + SD için yaklaşık %70 E + 2 * SD için yaklaşık %95 E + 3 * SD için yaklaşık 99.5% E = (a + (4*m) + b) / 6 SD = (b - a)/6

39 Geniş-Bant Delphi Tekniği
Delphi + 3 Nokta Delphi tekniği ile en iyi, en olası ve en kötü durum kestirimleri bulunur Bu kestirimler 3 Nokta tekniğinde kullanılır

40 Kaynak Kestirimi İnsan: Genellikle en büyük kaynak gereksinimi
Olanaklar: Örn: Toplantı odası, sunum olanakları Araçlar, donanımlar: Örn: Projektör Para: Örn: Seyahat, yemek, ekipçe etkinlikler

41 İnsan Kaynağı Kestirimi
Yetenek / gereksinim matrisleri Yetenek kategorileri Kurumdaki yeteneklerin standartlaştırılması Yetenek seviyeleri Var/yok yerine derecelendirme yetenekler yetenekler etkinlikler etkinlikler insanlar insanlar GEREKSİNİM MATRİSİ YETENEK MATRİSİ İŞ ATAMA MATRİSİ

42 İnsan Kaynağı Kestirimi
Kaynak Alt Bölümleme Ağacı

43 Maliyet Kestirimi Birim fiyat belli, kaynak ve süre gereksinimleri kestirilmiş Benzer bir projenin maliyetine bakılabilir Alan uzmanlarının danışmanlığı alınabilir 3 tür kestirim sırayla uygulanır: Büyüklük sırası kestirimi: Proje ile ilgili çok az ayrıntının bilindiği, kestirimin yeni başladığı aşamadaki kaba kestirimdir. 0.25m < k1 < 1.25m Bütçe kestirimi: Proje planlaması sırasında, etkinlikler belli olduğunda yapılan kestirimdir. 0.75k2 < k1 < 1.10k2 Tam kestirim: Projenin geri kalan kısmında kullanılan kestirimdir. Projede ilerleyip bilgi arttıkça sık sık tekrarlanır. 0.9k2 < k3 < 1.05k2

44 Maliyet Kestirimi Maliyet Bütçesi Maliyet Denetimi
İş Alt Bölümleme Ağacındaki görevler için kaynaklar * saat * (saatlik maliyet) Kestirimdir! Ancak detaylıdır. Maliyet Denetimi Haftalık raporlar Kestirim ile gerçekleşenin karşılaştırılması (%10’luk sapma kabul edilebilir. Ancak artma eğilimi varsa önlem alınmalı!)

45 Proje Ağı Şemasının Oluşturulması
Proje Ağı Şeması projedeki işlerin yapılış sırasını gösteren bir resimdir Yapılacak işler ve süreleri belli Hangi sırada yapılacaklarını belirlemek gerekiyor Proje için şematik bir gösterim hazırlamak Her görevin en erken ne zaman başlayabileceği Projenin beklenen en erken tamamlanma zamanı

46 Proje Takviminin Hazırlanması
Gantt Çizgesi Artılar Basittir Basit, kısa süreli projelerde başarılıdır Eksiler Basit olduğu için ayrıntı içermez. Sıralama bilgisini gizler Projenin olası en kısa sürede mi bittiğini, kaynakların olası en etkin şekilde mi kullanıldığı gibi bilgileri göstermez Tasarla Gerçekleştir Sına Yükle Zaman

47 Proje Takviminin Hazırlanması
Ağ Şeması Artılar Projenin akışını sıralı olarak gösterir Ayrıntılı bilgi içerir. Proje takvimini hazırlama ve kaynak yönetiminde çözümleme aracı olarak kullanılabilir Projenin tamamlanabileceği en erken zamanı hesaplamada kullanılabilir Planlamada, uygulamada ve denetimde kullanılabilir Eksiler Karmaşıktır. Hazırlamak zaman alıcı olabilir Kendi gösterim dili nedeniyle öğrenme maliyeti vardır

48 Ağ Şemasının Hazırlanması
Ok Üzerinde Görev (Task On the Arrow – TOA) Gösterimi Düğümler sıralı olmalı ve sıra korunmalıdır Hayalet düğümler ortaya çıkabilir! Sadece en basit bağımlılıklar için kullanılabilir Artık pek kullanılmamaktadır

49 Ağ Şemasının Hazırlanması
Düğüm Üzerinde Görev (Task On the Node – TON) ya da Öncelik Sırası Çizgesi Gösterimi Projedeki her görev için bir düğüm olmalıdır Düğüm üzerine görevin zamanla ilgili nitelikleri yazılır

50 Görev Düğümü E: Beklenen süre ES: En erken başlama EF: En erken bitme
LS: En geç başlama LF: En geç bitme ID: Görev id Slack: Sonraki görevi ya da Proje bitiş zamanını etkilemeyecek şekilde kullanılabilecek süre, fazladan süre ES E ID LS LF EF SLACK

51 Bazı Kurallar Şema soldan sağa okunur
Başlangıç ve bitiş görevleri hariç bütün görevlerin en az bir öncülü ve ardılı olmalıdır Bir görev öncülleri tamamlandığında başlar

52 Bağımlılıklar FS: A bitince B başlayabilir FF: A bitince B bitebilir
SS: A başlayınca B başlayabilir SF: A başlayınca B bitebilir A B A B A B A B

53 Bağımlılık Kısıtları Görevler arası bağımlılıklar, bazı kısıtların sonucudur Teknik kısıtlar Bir görev diğerinin çıktısına gereksinim duyuyordur Basit olduğu için ağ şeması ilk oluşturulurken kullanılmasında fayda vardır Proje FS bağımlılıklarla zamanında tamamlanabiliyorsa, şemanın daha fazla karmaşıklaştırılmasına (bağımlılıkların değiştirilmesine) gerek yoktur Yönetimsel kısıtlar Proje içi kısıtlar Tarih kısıtları Aralık değişkeninin kullanılması

54 İlk Proje Şemasının Oluşturulması
İleriye doğru geçiş – Erken Takvim Soldan sağa (başlangıçtan bitişe) ES ve EF hesaplanır ES + süre – 1 = EF Geriye doğru geçiş – Geç Takvim Sağdan sola (bitişten başlangıca) LS ve LF hesaplanır LF – süre + 1 = LS İki takvimin birleşimi şunları verir: Projenin takviminde tamamlanması için gerekli zaman aralığını Proje tamamlanma zamanını belirleyen görevlerin sırasını (kritik yol)

55 İleriye Doğru Geçiş – Erken Takvim

56 Geriye Doğru Geçiş – Geç Takvim

57 Kritik Yol Projenin zamanında tamamlanabilmesi için mutlaka takvimine uygun olarak tamamlanması gereken görevlerin oluşturduğu sıradır En uzun süreli yoldur 5 4 8

58 Fazladan Süre (Slack) Fazladan süre = LF - EF

59 Projeyi kurtarmak için fazladan süreyi kullanmaya kalmayın!
Fazladan Süre (Slack) Toplam fazladan süre Projenin erken takvimini değiştirmeden, görevin gecikebileceği süre Serbest fazladan süre Görevin, kendisinden sonraki görevlerin erken takvimini etkilemeden gecikebileceği süre Projeyi kurtarmak için fazladan süreyi kullanmaya kalmayın!

60 İlk Proje Şemasının Gözden Geçirilmesi
Proje tamamlanma tarihi istenen tarihi karşılıyorsa sorun yok Proje tamamlanma tarihi istenen tarihi geçiyorsa, projeyi takvime uydurmak gerek! Proje tamamlanma tarihi Yeni takvimde kaynakların erişilebilir oluşu

61 Takvimi Sıkıştırma Teknikleri
Nelere bakmalı? Kritik yol görevlerine (ama başlangıçtakilere değil) Bölümlenebilir görevlere Süresi uzun olan görevlere FS bağımlılıkları SS ile değiştirmek Ekip üyelerini daha yetenekli birileriyle değiştirmek Kaynak eklemek Kritik yolda olmayan görevlere ayrılan kaynaklardan almak Diğer projelerden almak Nereye? Kritik yoldaki görevlere Yüksek riskli görevlere Süre kestirimindeki farklar büyük olan görevlere

62 Takvim Sıkıştırma

63 Yönetim Rezervi Eklinliklere tampon zaman koyulmamalı!
Toplam çalışma saatlerinin %5-%10’u kadar bir süre Projedeki son etkinlik olarak tanımlanmalı Beklenmeyen durumlar için ayrılır Görünür yapılıp yönetilmeli