EKAP NEDİR? Elektronik Kamu Alımları Platformu’nun kısaltmasıdır. İhalelerin internet üzerinden online (çevrimiçi) olarak yapılmasını sağlayacak olan bir.

... konulu sunumlar: "EKAP NEDİR? Elektronik Kamu Alımları Platformu’nun kısaltmasıdır. İhalelerin internet üzerinden online (çevrimiçi) olarak yapılmasını sağlayacak olan bir."— Sunum transkripti:

1 EKAP NEDİR? Elektronik Kamu Alımları Platformu’nun kısaltmasıdır. İhalelerin internet üzerinden online (çevrimiçi) olarak yapılmasını sağlayacak olan bir yazılımdır.

2 EKAP Uygulamaları * Bu kapsamda ;
EKAP çalışmalarına 12 Mayıs 2009 tarihinde başlanmıştır. EKAP’ ta idare ile gerçek ve tüzel kişi kayıtlarına 24 Şubat 2010 tarihi itibariyle başlanmıştır. EKAP’ ın 01 Eylül 2010 tarihinde devreye alınacağı 15 Temmuz 2010 tarihinde yapılan duyuru ile açıklanmıştır.

3 e-İhaleden Beklenen Faydalar
* Alım sürecinde standartlığın sağlanması, * Bilgi bütünlüğü, tutarlılık ve doğruluğun sağlanması, * İhale sürecine saydamlık ve hız kazandırılması, * Kamuoyu denetiminin sağlanması,

4 e-İhaleden Beklenen Faydalar
* İhale, teklif hazırlık ve teklif değerlendirme sürecinde etkinlik ve verimlilik artışının sağlanması, * Kamu alım maliyetlerinde tasarruf sağlanmasıdır.

5 EKAP İle Süreçte Meydana Gelen Değişiklikler

6 Değişiklikler * İhtiyaçların elektronik ortamda platforma girişi yapılarak ihale sürecinin başlaması, * İhale dokümanının (İhtiyaç Listesi, İdari Şartname, Sözleşme Tasarısı) elektronik ortamda hazırlanması, * İhale dokümanı hazırlık safhasında ihale gün ve saatinin belirlenmesi,

7 Değişiklikler * İhale dokümanı hazırlık safhasında ihale kaydının EKAP’a yapılması ve İhale Kayıt Numarasının (İKN) alınması, * İhale dokümanı hazırlık safhasında ihale ilanının idari şartname hazırlanmasını müteakiben otomatik olarak hazırlanması, * İdareler tarafından hazırlanan dokümanların istekli olabilecekler tarafından EKAP üzerinden görüntülenebilmesi.

8 EKAP İdare İşlem Aşamaları

9 İdare Kaydı 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca harcama birimi olarak belirlenen tüm idarelerin EKAP'a kayıt olması gerekmektedir. 5018 sayılı kanuna tabi olmayan idareler de eğer Kamu İhale Kanunu kapsamında ihale yapıyorlarsa EKAP'a kayıt olmaları gerekmektedir. Aynı idarenin farklı harcama birimleri ayrı kayıt yapmalı mı? (Kamu ve Döner Sermaye İşletmeleri için geçerlidir; Yerel İdareler için bir sonraki soruya bakınız.) EKAP üzerinden genel ve özel bütçeli kurumlar ile Döner Sermaye İşletmeleri için idare kaydı yapılırken Muhasebat Genel Müdürlüğü tarafından Kurumumuza sağlanan saymanlık ve kurumsal kodlar kullanılmaktadır. Aynı idarenin farklı harcama birimleri için farklı kurumsal kodlar mevcuttur. Eğer tüm alımlar bir daire başkanlığı ya da müdürlük tarafından yürütülüyorsa, sadece o daire başkanlığı/müdürlük adına kayıt açılması ve protokolünün onaylanması yeterli olacaktır. Eğer idare bünyesindeki harcama birimleri (daire başkanlıkları, şube müdürlükleri, v.s) alımlarını bizzat kendileri yapıyorsa ayrı ayrı idare kaydı oluşturabilirler. Alımı gerçekleştiren her bir harcama biriminin ayrı ayrı idare kaydı yapması farklı harcama birimleri tarafından yürütülen ihalelerin takip edilmemesini sağlar. Farklı harcama birimleri kendi platform sorumlularını ve kullanıcılarını oluşturabilirler. Ancak idare takdir ederse fiiliyatta işleri tek bir birim yürütse bile diğer daire başkanlıkları adına da kayıt açabilir ve hepsine aynı kişiyi Platform sorumlusu olarak tayin edebilir. Aynı yerel idarenin farklı harcama birimleri ayrı kayıt yapmalı mı? Yerel idarelerin tarafından elektronik ortamda kayıt oluşturulurken Muhasebat Genel Müdürlüğü'nün Kamu İhale Kurumuna sağladığı Kurum Kodları esas alınmıştır. Bu kod yerel idareler için tekil bir kod olup, ilgili idarenin farklı harcama birimleri için değişkenlik göstermemektedir. Birden fazla harcama birimi bulunan Yerel İdareler (Belediyeler, İl Özel İdareleri ve Mahalli İdare Birlikleri),eğer alımlarını bizzat kendileri yapıyorsa her bir harcama birimi 5 basamaklı Kurum Kodlarını girdikten sonra harcama birim adını elle yazarak (temizlik işleri şube müdürlüğü, destek hizmetleri şube müdürlüğü gibi) EKAP üzerinden idare kaydı oluşturabilirler. Tüm alımların bir daire başkanlığı ya da müdürlük tarafından yürütüldüğü idarelerde ise, o daire başkanlığı/müdürlük adına kayıt açılması ve protokolünün onaylanması yeterli olacaktır. Kamu Satınalma Platformunda kaydı bulunan idarelerin ve isteklilerin (gerçek ve tüzel kişilerin) EKAP'a tekrar kayıt yaptırması gerekmekte midir? Evet, bu idarelerin ve isteklilerin (gerçek ve tüzel kişilerin) EKAP'a kayıt yaptırması gerekmektedir. 5018 sayılı kanuna tabi olmayan idarelerin de EKAP'a kayıt yaptırması gerekmekte midir? 5018 sayılı kanuna tabi olmayan idareler eğer Kamu İhale Kanunu kapsamında ihale yapıyorlarsa EKAP'a kayıt olmaları gerekmektedir sayılı kanun kapsamı dışındaki 25 idare EKAP kayıtları sırasında ilk menüden idare tipi olarak "5018 Kapsamı Dışındaki Diğer İdareler"i seçip kayıtlarını yapabilirler. Kendi ihtiyaçları için alım yapan Döner Sermaye İşletmeleri'nin de ayrıca EKAP'a kayıt yaptırması gerekmekte midir? Kendi ihtiyaçları için alım yapan Döner Sermaye İşletmeleri'nin de EKAP'a kayıt yaptırması gerekmektedir. Döner sermaye işletmelerinin hizmet verdiği idareye (örneğin üniversitelere ya da sağlık bakanlığına bağlı hastanelere) ait alımlar için döner sermaye işletme kaydı kesinlikle kullanılmayacaktır. Döner sermaye işletmelerinin hizmet verdiği idareler için gerçekleştirilecek olan alımlarda her idare için ayriyeten EKAP üzerinden kayıt yapılarak protokol oluşturulacak olup bu idareye ait alımlarda bu idareye ait bir kullanıcı ile EKAP'a giriş yapılacaktır. Kamu İktisadi Teşebbüsleri (KİT) ve Belediye İktisadi Teşekkülleri (BİT) idare kayıtlarını yaptıktan sonra, EKAP üzerinden tüzel kişi (istekli) kaydı da yapabilir mi? Evet, yapabilirler. KİT ve BİT'ler Kamu İhale Kanunu kapsamındaki alımlarda EKAP'a idare olarak giriş yapacaklar ve ihale dokümanlarını EKAP aracılığı ile oluşturacaklardır. Aynı zamanda başka bir idarenin ihalesine istekli olarak teklif verebilecektir. Bu yüzden EKAP gerçek ve tüzel kişi kayıtlarında bu durumdaki BİT, KİT ve diğer kamu organizasyonları için "Kurum Kuruluş" seçeneği yer almaktadır. Kamu İktisadi Teşebbüsleri (KİT) ve Belediye İktisadi Teşekkülleri (BİT) tüzel kişi olarak kayıtlarını yaptıklarında ek evrakları göndermeleri gerekmekte midir? Evet, tüzel kişi olarak kayıtlarının tamamlanabilmesi için istekli protokollerini ticari sicil kaydı, imza sirküsü gibi ek evraklarla birlikte Kuruma göndermeleri gereklidir.

10 İdare Kaydı İdarelerce protokol hazırlanırken idare adına EKAP’ta yer alan iş ve işlemleri yürütecek en fazla iki platform sorumlusu da belirtilecektir. (Tebliğ md ) Platform sorumluları ihale sürecinde yer alacak tüm kullanıcı/kullanıcıları tanımlamaya ve bu kişilerin bilgilerinde değişiklik yapmaya yetkilidir. (Tebliğ md ) İdareler protokol sırasında en fazla iki kişiyi platform sorumlusu olarak belirleyebilirler. Platform sorumlusu: İdareler ve ihalelere katılacak olan gerçek veya tüzel kişi adına kullanıcı oluşturma, silme, yetki verme ve platformla ilgili diğer işlemleri gerçekleştirebilecek kullanıcı veya kullanıcılarını ifade eder. (Tebliğ md. 2) İdare bünyesinde ihale işlemlerini yürüten birimde çalışan bir personel (yetkili olması gerekmiyor) platform sorumlusu olarak belirlenebilir. İdare Protokol Sorumlusu olarak idare kayıt sırasından tanımlanan iki kişiden daha fazla kullanıcı tanımlanabilir mi, Platform Sorumlusu rolü başka kullanıcılara atanabilir mi? Evet, platform sorumluları tarafından yeni platform sorumlusu atanması yoluyla ikiden daha fazla Platform Sorumlusu tanımlanabilir.

11 EKAP İHALE İŞLEMLERİ

12 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamındaki ihaleler için ;
Yeni İhtiyaç Raporu Oluştur İhale Kayıt İhale İşlemleri (ihalenin türü ve usulüne göre aşağıdaki adımlarda farklılıklar olabilir) 1-İKN Al 2-İhaleye İhtiyaç Raporu Bağla 3-Kısmi Teklif ve İhaleyle İlgili Diğer İşlemler 4-Teknik Şartname ve Diğer Belge İşlemleri 5-Ön Yeterlik/İdari Şartname/Çerçeve Anlaşma/Sözleşme Tasarısı İşlemleri 6-İhale Onay İlan Hazırlama Sevk ve İşlem Formu Gönderme (Pazarlık usulü ile yapılan ihalelerde idarenin tercihine bağlı) İhale Komisyonu Oluşturma Doküman Satış İşlemleri Teklif Kabul İşlemleri Teklif Değerlendirme (İhale Komisyonu Tarafından) Teyit İşlemleri Sonuç İşlemleri

13 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamı dışı veya istisna bir ihaleye çıkacak olan idareler için; I.İhale Kayıt II. İhale İşlemleri a. İKN Al b.İhale Onay III. İlan Hazırlama IV. Sevk ve İşlem Formu Gönderme V. Teyit İşlemleri VI. Sonuç İşlemleri Kapsam dışı kuruluşlar eğer ilanını Bültende yayımlatmak istiyorsa İKN almak zorunda.

14 İhtiyaç Raporu Hazırlanması (Tebliğ md. 3.1.2)
İdareler yapacakları ihalelere ilişkin iş ve işlemlere başlamadan önce EKAP tarafından sağlanacak sayfalar yardımı ile ihaleye temel teşkil edecek bir ihtiyaç raporu hazırlayacaktır. Hazırlanan ihtiyaç raporu daha sonra ihale dokümanının hazırlanmasında kullanılacaktır. İhtiyaç raporu: İdarenin, ihalesini yapacağı mal veya hizmet alımı ya da yapım işinin niteliğini, türünü ve miktarını; ihalenin kısmi teklife açık yapılmasının öngörülmesi halinde kısımlarının; gerekli hallerde iş kalemlerinin tanımlandığı raporu ifade eder. (Tebliğ md. 2) İhtiyaç raporu oluşturulurken ihtiyaç tanımını içeren branş OKAS’da yoksa ne olacak? Branşın mutlaka girilmesi zorunlu olduğundan o ihtiyacı kapsayabilecek genel tanımı içeren üst branş seçilecek. İhtiyaç raporu oluşturulurken başta tıbbi cihaz seçildiyse tıbbi cihaz kodları da EKAP’ta görülüyor.

15 İhale Kaydı ve İKN Alınması (Tebliğ md. 3.1.2)
İhtiyaç Raporu hazırlandıktan sonra EKAP’tan ihale kaydı yapılarak işlemler devam ettirilecektir. Kaydı yapılan ihaleye ilişkin işlemlerin takip edilebilmesi için geçici bir numara verilecektir. İhale onay işlemlerinin gerçekleştirilmesinden sonra EKAP’tan ihale kayıt numarası (İKN) alınarak daha önceden oluşturulmuş ihtiyaç raporu ile İKN ilişkilendirilecektir. Genel Tebliğ …İstisna kapsamında yapılan ihaleler için de İKN alınacaktır. Ayrıca çerçeve anlaşma kapsamında yapılacak her bir münferit alım için de münferit sözleşme onay belgesi hazırlanmadan önce İKN alınacaktır. EKAP’ta ihale yetkilisi bilgileri girilmemektedir. İhale kayıt sırasında girilen ihalenin yaklaşık maliyeti idarede kimler tarafından görülebilmektedir? Bir ihalenin yaklaşık maliyeti İdare Satın Alma Sorumlusu ve İdare Platform Sorumlusu rolü sahipleri tarafından görülebilmektedir. Yaklaşık maliyet bilgisi EKAP'a şifrelenerek gelmekte ve şifreli olarak veri tabanında tutulmaktadır. İdarenin EKAP'a kayıtlı olduğu idare adı ile ihaleye çıkacağı idare adı arasında farklılık varsa nasıl bir yol izlenmelidir? "Ön Yeterlik Dokümanında" ya da "İdari Şartname"'de "Madde 1.1"'de "İdare Adı" alanı bulunmaktadır. Bu alandan idare ismi değiştirilebilmektedir. "İhale İlanına", "Ön Yeterlik Dokümanına" veya "İdari Şartname'"ye bu maddede girilen ad yansımaktadır.

16 İhale Dokümanının Hazırlanması (Tebliğ md. 3.1.2)
Kanun kapsamındaki bütün ihalelere ilişkin dokümanların EKAP üzerinden hazırlanması zorunludur. İKN’si alınmış ve ihtiyaç raporu hazırlanmış ihale için İdari Şartname/Ön Yeterlik Şartnamesi ve Sözleşme Tasarısı hazırlama işlemleri EKAP’ın sunduğu bir sihirbaz yardımı ile yapılacaktır. Teknik şartname ve gerekli diğer dokümanlar da EKAP’ta dosya uzantıları belirtilen formatlarda EKAP’a yüklenecektir. İstisna kapsamındaki ihalelere ve kapsam dışı ihalelere ilişkin dokümanlar EKAP üzerinden hazırlanmayacaktır. İhale idare tarafından onaylandıktan sonra, ilan Kamu İhale Bülteninde yayımlanana kadar idarenin ihale dokümanı üzerinde değişiklik yapma ihtiyacı doğduğunda, idare nasıl bir yol izlemeli? -İhale ilanı Hazırlama, Sevk ve İşlem Formu Gönderme aşamalarında, idarenin İhale İşlemleri sayfasında "Onay Kaldır" ikonu aktif olacaktır. Bu ikon tıklanarak, ihalenin onayı kaldırılabilir. Bu durumda dokümanlar üzerinde gerekli değişiklikler yapılıp, ihaleye tekrar onay verdikten sonra, ihale ilanı tekrar hazırlanıp KİK'e kontrol için yeniden gönderilmelidir. -İhale ilanının durumu, "KİK tarafından İnceleniyor" veya "Yayıma Hazır" ise, KİK'e ilanının iadesi için bir dilekçe ile başvurulması gerekmektedir. İlan KİK tarafından iade edildikten sonra yukarıdaki adımlar izlenerek dokümanlar üzerinde gerekli değişiklikler yapılıp, ihaleye onay verdikten sonra, ihale ilanı tekrar hazırlanıp KİK'e kontrol için yeniden gönderilmelidir. -Özetle ihale ilanı gönderilene kadar ihale işlemleri sayfasından onay kaldırılarak doküman düzeltilebilir. İlan gönderildikten sonra ise ilanın yayımlanmasına kadar Kuruma dilekçe ile başvurularak ilan geri çekilip ihale işlemleri sayfasından onay kaldırılarak dokümanda değişiklikler yapılıp yeni ilan gönderilebilir. Ancak ilan yayımlandıktan sonra ancak gerekli şartları taşıyorsa zeyilname ile dokümanda değişiklik yapılabilir. -İlansız ihalelerde ise dokümanı tamamlayıp onayladıktan sonra artık geri dönüş imkanı yok. Doküman ancak zeyilname yolu ile değiştirilebiliyor. İlansız ihalelerinin ihale işlemlerinde sehven yanlış yapmış idarelerin dikkatine! 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun ilansız usulleri ile alım için İKN’si alındıktan sonra ihale dokümanı işlemlerini tamamlamayan (dokümanı hiç girmeyen veya eksik giren) idareler EKAP’taki ihale sürecinde sonraki adımlara (teklif değerlendirme, teyit vb) geçememektedirler. Bu durumdaki idarelerin EKAP’ta tüm ihale dokümanı işlemlerini tamamladıktan sonra (bu bilgiler ihale tarihinden sonra girildiği için ihale tarihi gerçek ihale tarihinden sonraki bir tarih olarak atanacaktır), sehven yanlış yapıldığına dair bir dilekçe (ihale bilgilerini de içeren) ile Kamu İhale Kurum’una yazılı olarak başvurması gerekmektedir. Kurum bu dilekçe üzerine ihale tarihini sistemden gerçek ihale tarihine çevirerek sonraki işlemlerin yapılmasına imkan sağlamaktadır. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun diğer usullerindeki ihalelerinde ihale işlemlerinde sehven yanlış yapmış ve ilana çıkmış idarelerin ihalelerini iptal etmeleri veya yeterli süreleri varsa zeyilname yayımlamaları gerekmektedir. İdareler ihaleyi yanlışlıkla iptal ederse, uygulamada Kuruma verilen dilekçe üzerine bu iptal de geri alınabilmektedir.

17 İhale İlanının Hazırlanması (Tebliğ md. 3.1.2)
Doküman hazırlama işlemleri tamamlanmış ihalelere ilişkin Kamu İhale Bülteninde yayımlanacak ilanlar EKAP tarafından otomatik olarak oluşturulacaktır. İstisna kapsamındaki ihalelere ve kapsam dışı ihalelere ilişkin ilanlar ise EKAP’ta otomatik olarak oluşturulmayacağından, idareler tarafından ilgili bilgilerin EKAP’a girilmesi suretiyle ilanlar hazırlanmış olacaktır. İlanın kaydedilip Kuruma gönderilmesi (elektronik olarak), durum izleme ekranından izlenmesi, ücretli ilanlar için ilan bedelinin yatırılması, Sevk ve İşlem Formunun gönderilmesi gibi adımların takibi ilgili idare tarafından yürütülecektir. Sevk ve işlem formunun tüm ilanlar için gönderilmesi gerekli midir? Hayır; sevk ve işlem formu aşağıdaki ilanlar için gönderilmelidir: Ön ilan İhale ilanı(ücretli,ücretsiz) Düzeltme ilanı İptal ilanı Sonuç ilanı için sevk ve işlem formunun gönderilmesi gerekmemektedir. İstisna ve kapsam dışı ihale ilanları için sevk ve işlem formu gönderilmeli mi? İdare, ilanını EKAP üzerinden yayımlayacaksa, istisna ve kapsam dışı ihalelerin ilan süreci, 4734 sayılı kanun kapsamındaki ihalelerin ilan süreci ile aynı olduğundan sevk ve işlem formu göndermelidir. Genel Tebliğ 30.2. …6. Diğer ilanlar: Kanun kapsamında olmayan idareler tarafından gerçekleştirilen ihaleler ile Kanun kapsamındaki idarelerin Kanuna tabi olmadan gerçekleştirdikleri ihalelerin ilanları ve bu ihalelere ilişkin düzeltme, iptal ve sonuç ilanlarıdır. Söz konusu ilanlar, 4734 sayılı Kanun kapsamında yapılan ilanlara ilişkin standart formlara uygun olma zorunluluğu aranmaksızın, (Ek-O.4)’de yer alan ilan formuna uygun olarak Kamu İhale Bülteninde yayımlanabilmektedir.

18 İhale İlanının Hazırlanması (Kanun md. 13)
İlan elekt. araçlar ile hazırlanıp gönderilir ise açık ihale usulündeki 40 günlük ilan süresi 7 gün kısaltılabilir. (Bugünkü fiili durum bu şekildedir!!!) İhale ve ön yeterlik ilanı ile ihale ve ön yeterlik dokümanına Elektronik Kamu Alımları Platformu üzerinden doğrudan erişimin temin edilmesi halinde, a) Açık ihale usulündeki 40 günlük ilan süresi, b) Belli istekliler arasındaki ihale usulündeki 40 günlük davet süresi 5 gün kısaltılabilir. Bu 5 günlük süre indiriminden yararlanabilmek için teknik şartnamenin tamamının EKAP’a yüklenmiş olması gereklidir.

19 İhale Komisyonunun Oluşturulması
İhale yetkilisi tarafından yedekleriyle birlikte görevlendirilen ihale komisyonu başkan ve üyeleri, görevlendirildikleri ihaleyle sınırlı olarak idare platform sorumlusu tarafından EKAP’ta tanımlanır. (Tebliğ md ) Bir ihale için atanan ihale komisyonu üyeleri EKAP'ta "İhale Dokümanı Görüntüleme" ekranı üzerinden üye olarak atandığı ihalenin dokümanına erişebilir.

20 Doküman Satış İşlemleri (Tebliğ md. 3.1.2)
İhale dokümanının idareden satın alınması durumunda doküman alan gerçek veya tüzel kişilere ilişkin bilgiler T.C. Kimlik veya Vergi Kimlik Numaraları üzerinden EKAP’a girilecektir. Ancak bu durumda, dokümanı almaya bizzat gelen kişinin değil ihaleye teklif verecek olan gerçek veya tüzel kişinin T.C. Kimlik veya Vergi Kimlik numarası girilerek doküman satış işlemi yapılacaktır. * İdareler satın alınan veya EKAP üzerinden indirilen doküman sayılarına ilişkin bilgilere ulaşabilecek ve T.C. Kimlik veya Vergi Kimlik Numaraları üzerinden sorgulama yapabilecektir. Yapılan sorgulamalara ilişkin bilgiler EKAP tarafından kayıt altına alınacaktır. *Aksi takdirde tekliflerin EKAP üzerinden kabulü esnasında teklif vermek isteyen firma istekli olabilecekler arasında gözükmeyeceği için teklifi kabul edilmeyecektir. Doküman satın alanlara ilişkin bilgilerin girilmesi şu an itibariyle zorunlu değil. Mevzuat değişikliği tamamlandığında e-imza ile doküman indirenler istekli sıfatına sahip olduğu zaman, idare EKAP’tan indirilen doküman sayılarına ulaşabilecektir. Ancak bu bilgi sadece indirilen doküman sayısıyla sınırlı olacaktır. İdare, doküman satın alanların kimlik bilgilerine ulaşamayacaktır. Sadece dokumana şikayet ve teklif verme aşamasında o kişinin kimlik bilgilerini girerek, o kişinin doküman satın alıp almadığını sorgulayabilecektir.

21 Zeyilname Düzenlenmesi
İdare tarafından zeyilname düzenlenmesi halinde, zeyilnameye ve ihale dokümanının son haline EKAP üzerinden erişilebilecektir. Düzenlenen zeyilnameyle ilgili olarak Kanunun 65 inci maddesindeki tebligat hükümlerine ve Kanunun öngördüğü sürelere uyulması zorunludur. (Tebliğ md ) ilân yapıldıktan sonra, tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar veya eksikliklerin idarece tespit edilmesi veya isteklilerce yazılı olarak bildirilmesi halinde, ihale dokümanında değişiklikler yapılabilir. Yapılan bu değişikliklere ilişkin ihale dokümanının bağlayıcı bir parçası olan zeyilname, son teklif verme gününden en az on gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ihale  dokümanı  alanların  tamamına gönderilir. İhale ilanı yayımlandıktan sonra idarenin ihale dokümanı üzerinde değişiklik yapma ihtiyacı doğduğunda, idare nasıl bir yol izlemeli? Eğer, düzeltilmek istenen maddeler, ihale ilanında yer alan maddelerden en az birini içeriyorsa, idare zeyilname düzenlemek zorundadır. Süreç şu şekilde işlemektedir: İhale İşlemleri sayfasındaki "Zeyilname Düzenle" ikonu tıklanır. Düzeltmeye ilişkin kısa bir açıklama bilgisi ve zeyilnamenin hazırlandığı tarih bilgileri bu ekrandan girilip, "Hazırla" tıklandığında, "İhale İşlemleri" sayfasına yönlendirme yapılır. Açılan İhale İşlemleri sayfasında, dokümanlarda gerekli düzenlemelerin yapılabilmesi için, ihale onayının kaldırılmış olduğu görülür. Bu aşamada, idare değişiklik yapmak istediği dokümanın onayını kaldırıp, değişiklikleri yapabilir. Bu işlemlerin sonrasında, yeniden dokümanlara onay verilir. Yapılan değişiklikleri içeren "Zeyilname Fark Dokümanı" idare tarafından hazırlanır. İhale onayını gerçekleştirmek üzere, "İhale İşlemleri" altındaki "Onayla" düğmesi tıklandığında "Zeyilname Onaylama" ekranı açılacaktır. Ekrandaki "Gözat" düğmesi tıklanarak "Zeyilname Fark Dokümanı" dosya ekranından seçilir. Zeyilname Fark Dokümanını yüklemek ve ihale onayını vermek için ekrandaki "Onayla" düğmesi tıklanır. Böylelikle zeyilname hazırlanmış olur. Bu işlemleri müteakiben, düzeltme ilanı, İlan Hazırlama sayfasından ihale ilanı hazırlama sürecindeki adımlar izlenerek hazırlanır. Zeyilname hazırlandıktan sonra, yeni oluşan ihale dokümanına nereden ulaşabilir? "İhale İşlemleri" ekranından "İhale İşlemleri" başlığı altındaki "Doküman İndir" ikonu tıklandığında açılan listeden zeyilname düzenlenme tarihi ile ilişkilendirilmiş "indir" bağlantısı tıklanarak ulaşılabilecektir. İhale ilanı yayımlandıktan sonra, ilanda yer almayan maddeler üzerinde değişiklik yapılması gerektiğinde, idare nasıl bir yol izlemelidir? Sadece zeyilnamenin yapılması yeterlidir. Yukarıdaki maddede zeyilnamenin yapılması için izlenmesi gereken yol belirtilmiştir.

22 Teklif kabul işlemleri
Teklif zarflarının kabulü işlemleri EKAP’ta ihale öncesi işlemler menüsü altında yapılmaktadır. İdareye teslim edilen teklif zarflarının teslim tarihi ve zarfın üzerinde yer alan bilgiler idare satınalma sorumlusu tarafından Teklif Kabul İşlemleri altında EKAP’a girilecektir. (Tebliğ md ) Bu bilgilerin girilmesinden sonra aynı yerden teklif zarflarının kabulüne ilişkin tutanak oluşturulabilir.

23 Tekliflerin değerlendirilmesi (Tebliğ md. 3.1.3)
İhale komisyonu tarafından teklif zarflarının Kanunun 30 uncu maddesine uygunluğu yönünden incelenmesinden sonra tekliflerin değerlendirilmesi aşamasına geçilir. Kanunun tekliflerin değerlendirilmesine ilişkin hükümlerine göre tesis edilen işlemlere ait ihale komisyonu tutanak ve kararlarından EKAP’a kaydedilmesi gerekenler EKAP’a girilir.

24 Tekliflerin değerlendirilmesi
Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında işlem sırası; -Teklif zarfı değerlendirme (geçerli olup olmadığı) -Geçerli teklif zarflarına istekli atama (gerçek-tüzel kişi veya iş ortaklığı olarak) -Teklif fiyatlarının girilmesi -Gelir tablosu/bilanço sorgulama (bilgi amaçlı) -Teklifleri değerlendirme dışı bırakma -Teklif sonuç (1 inci ve 2 nci istekliyi kaydederek ihale komisyon karar tutanağını çıkarma) şeklindedir. ***Yukarıdaki tüm işlemleri gerçekleştirmek zorunludur. İhale komisyonu tarafından yapılan "Teklif Değerlendirme" aşamasında girilen bir teklif silinebilir mi? Evet, silinebilir. "Teklif İşlemleri" menüsünden "Teklif Değerlendirme" sekmesine tıklayarak ulaştığınız "Teklif Giriş" sayfasında satır başındaki ok tuşu tıklanarak o teklife ilişkin detay bilgiler görülebilir. Teklif bilgileri, ilgili teklifin sağındaki "Sil" ikonuna tıklanarak silinebilir. Belli istekliler ve pazarlık usullerinde teklif değerlendirme nasıl yapılmalıdır? Belli istekliler ve pazarlık usullerinde teklif değerlendirme işlemi 2 aşamalı olarak yapıldığından, "Teklif Giriş" ekranından girilmesi gereken teklifler, isteklilerin verdiği 2. teklifler olmalıdır.

25 Sözleşme öncesi işlemler (Teyit işlemleri)
İhale komisyonu kararı üzerine, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi adına Teyit İşlemleri menüsü altında yasaklılık teyidi alınır. (Tebliğ md ) Sözleşmenin imzalanacağı tarihte, ihale üzerinde kalan istekli için yasaklılık teyidi alma işlemi tekrarlanır. (Tebliğ md ) Yasaklılık teyidi için sözleşme öncesi işlemler menüsü altında yer alan teyit formu doldurma sekmesinden sorgulanacak kişinin bilgileri doldurularak teyit formu gönderilir. Gönderilen teyit formunun cevabı ise sözleşme öncesi işlemler menüsü altında yer alan teyit formu sorgulama sekmesinden kontrol edilir. Teyit alındıktan sonra 30 gün içerisinde sonuç bilgileri gönderilmezse sistem idarenin daha sonra yapacağı ihalelerde İKN numarası vermiyor. Genel Tebliğ 31.3. 4734 sayılı Kanunun 3 üncü maddesi uyarınca istisna kapsamında yapılan alımlarda da aynı şekilde ihale üzerinde kalan isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığı Kurumdan teyit ettirilecektir. 31.4. 4734 sayılı Kanunun 22 nci maddesi uyarınca doğrudan temin yoluyla alım yapılması halinde alım yapılacak kişi ya da firmanın ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığı teyit ettirilmeyecektir. Ancak, anılan Kanunun 22 nci maddesinin (d) bendinde belirtilen parasal limit dahilinde yapılan alımlarda, alım yapılacak gerçek veya tüzel kişinin Kurumun internet sayfasındaki yasaklılar listesinde bulunup bulunmadığının kontrol edilmesi ve yasaklı olduğunun belirlenmesi durumunda, söz konusu kişiden alım yapılmaması gerekmektedir. (Sorgulama vatandaş sayfasındaki yasaklı sorgulama menüsünden yapılacaktır.)

26 Sözleşme öncesi işlemler (SGK ve vergi borcu kontrol işlemleri)
SGK ve vergi borcu kontrolü sadece ihale üzerinde kalan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli için yapılabilir. SGK ve vergi borcu kontrolü için sözleşme öncesi işlemler menüsü altında yer alan SGK ve vergi borcu kontrolü seçenekleri sırayla tıklanarak açılan sayfalara sorgulanacak kişilerin ilgili olduğu ihalenin İKN’si girilir. İKN girildiğinde ilk iki teklif sahibi otomatik olarak ekrana gelecektir. Her ismin başında yer alan ok işareti tıklandığında gelen sorgula butonundan sorgulama işlemi gerçekleştirilir.

27 Sözleşme öncesi işlemler (Mevzuat uyum kontrol işlemleri)
Sözleşme öncesi işlemler menüsü altında yer alan “mevzuat uyum kontrol” seçeneğinden; Teyit onay tarihinden 30 ve üzeri gün geçip İhale Sonuç Formu gönderilmeyen ihaleler, 21 inci maddenin b,c,f fıkralarına göre alım yapılıp davet edilen aday sayısı 3'ün altında olan ihaleler, 21 inci maddenin a,d,e fıkralarına göre alım yapılıp teklif sayısı 3'ün altında olan ihaleler, OnBindeBeş (KİK Payı ) ödenmemiş İhaleler, Limit= ,00.-TL kontrol edilebilir.

28 Sonuç işlemleri (Tebliğ md. 3.1.5)
Sözleşmenin imzalanması ile birlikte sözleşme imzalanan yüklenici ve sözleşmeye ilişkin bilgiler EKAP’a girilir. Sözleşmenin yürütülmesi sırasında gerçekleşen sözleşme devirlerine ilişkin bilgiler EKAP’tan alınan teyit bilgileri ile birlikte EKAP’a girilir. Tıbbi cihaz alımlarında idareler tarafından yüklenen bilgiler otomatik olarak Sosyal Güvenlik Kurumunun sistemine aktarılır. İhalesi EKAP üzerinden yapılan çerçeve anlaşma kapsamındaki münferit sözleşmelerin hazırlanması ve ilgili diğer işlemler (ihtiyaç raporu oluşturma, İKN alma, vb.) EKAP üzerinden gerçekleştirilecektir. Doğrudan temin sonuç formu gönderme EKAP'ta nasıl olacak? EKAP'ta doğrudan temin yoluyla yapılan alımlarda, sadece yapılan alım tutarları EKAP’a girilmek zorunda. Bunun dışında Tıbbi cihaz alımlarında alım yapılan kalemlere ilişkin dosya da EKAP’a yükleniyor. Belli istekliler arasında ihalede ön yeterlik sonuçları şu anda EKAP’a işlenmemektedir. Genel Tebliğ 33.2. İdareler, 4734 sayılı Kanunla istisna kapsamına alınmış ihalelere ilişkin ihale sonuç formlarını da aynı usulde Kuruma ulaştıracaklardır. -Sözleşme devirleri idare sayfasındaki sonuç işlemleri menüsünde yer alan sözleşme devir işlemleri kısmından EKAP’a girilerek Kuruma bildiriliyor.