ZAMAN YÖNETİMİ ASUMAN UĞUR MİLLİ PRODÜKTİVİTE MERKEZİ ANKARA.

... konulu sunumlar: "ZAMAN YÖNETİMİ ASUMAN UĞUR MİLLİ PRODÜKTİVİTE MERKEZİ ANKARA."— Sunum transkripti:

1 ZAMAN YÖNETİMİ ASUMAN UĞUR MİLLİ PRODÜKTİVİTE MERKEZİ ANKARA

2 ÇOĞALTILAMAZ SATIN ALINAMAZ DEPOLANAMAZ EN UCUZ VE EN PAHALI KAYNAKTIR
ZAMAN ÇOĞALTILAMAZ SATIN ALINAMAZ DEPOLANAMAZ EN UCUZ VE EN PAHALI KAYNAKTIR

3 AMAÇLARA VE HEDEFLERE ULAŞMAK İÇİN ZAMANI VERİMLİ KULLANMAKTIR.
ZAMAN YÖNETİMİ AMAÇLARA VE HEDEFLERE ULAŞMAK İÇİN ZAMANI VERİMLİ KULLANMAKTIR.

4 Zaman Yönetimine Zihinsel Hazırlık
Mücadeleci Kişilik Yapısının Oluşturulması Kendini Değiştirmeyi Hedefleme Bilgi Sahibi Olma ve Uygulama Olumlu Bakış Açısı ve İstekli Olma Kendi Kendini Gözleme ve Özeleştiri

5 ZAMAN YÖNETİMİ NEDEN ÖNEMLİDİR?
İş ve özel yaşam arasında denge kurmak için Kişisel gelişim için Motivasyon için Stresi azaltmak için Bakış açınızı genişletmek için Daha verimli olmak için

6 Zaman Kötü Kullanıldığında
Uzun Dönemli Düşünemeyiz Yaratıcı Olamayız Hatırlayamayız Takım Çalışması Yapamayız Kişisel verimimizi Artıramayız Etkin İletişim Kuramayız Kişisel Kalitemizi Artıramayız Sürekli Huzursuz ve telaşlı Oluruz

7 Zaman Biyolojik Ritm İlişkisi
Sabah tipleri Öğleden sonra tipleri Her zaman hazır tipler

8 En Yüksek Performans Zamanı
Önemli işleri belirlemek ve yapmak

9 Orta Performans Zamanı
Planlama yapmak Rutin işleri yapmak

10 Düşük Performans Zamanı
Telefon görüşmeleri yapmak Ziyaretçileri kabul etmek Mektupları cevaplandırmak

11 DAVRANIŞ BİÇİMLERİ VE ZAMAN YÖNETİMİ
A Tipi Davranış Biçimi B Tipi Davranış Biçimi

12 ZAMAN – STRES İLİŞKİSİ Zaman Baskısı= Stres

13 Stresle Mücadeleyi Zorlaştıran Faktörler
Düşmanlık duyguları baskın olan kişiler Kendilerini her konuda suçlayanlar Aşırı duyarlı ve duygusal olanlar Ben merkezciler Olayları çok kötü ya da çok iyi bulanlar Olgunlaşmamış çocuk kişilikliler Çevresi ile ilişki kuramayanlar

14 Stresle Kolay Mücadele Edebilenler
İş ve sosyal hayata daha aktif katılanlar Mücadele ve değişiklikten hoşlananlar Hayatı ve çevresini kontrol ettiklerine inananlar Gelecekten beklentisi olanlar Hoşgörülü ve esnek kişilikte olanlar Yakın çevresiyle olumlu duygusal ilişki kurabilenler

15 Zamanın Verimli Kullanılması İçin;
Amaç ve hedeflerin belirgin olması Planlama yapılması Önceliklerin belirlenmiş olması Acil durum değerlendirmesi yapılması

16 AMAÇ Gelecekte sahip olmayı istediğimiz değerler ve
kendimizi görmek istediğimiz yerdir.

17 Amaçlara ulaşmak için yapılması gerekli eylemler
Hedef Amaçlara ulaşmak için yapılması gerekli eylemler

18 AMAÇLARI BELİRLERKEN NE? NEDEN? NASIL?

19 Belirli Ölçülebilir Ulaşılabilir Sonuca yönelik Zamanlı
HEDEFLER Belirli Ölçülebilir Ulaşılabilir Sonuca yönelik Zamanlı

20 Hedeflere ulaşmak için gerekli yol ve yöntemlerin seçimidir.
PLAN Hedeflere ulaşmak için gerekli yol ve yöntemlerin seçimidir.

21 Planlamanın Önündeki Engeller
Amaç ve hedeflerin belirsizliği Amaca ulaşmak için hedef belirlemenin öneminin bilinmemesi Günlük ve acil olaylara önem verme Planlamayı önemsemeyen tutucu kişilerin yönetimde olması Yönetim ve kalite standartlarının iyileştirme bilincinin olmaması

22 Planlama Yaparken Amaca uygun hedefleri saptamak
Mevcut durumun analizini yapmak Olası gelişme ve değişimleri incelemek Bu hedeflere ulaşmak için diğer yolları bulmak Karar vermek ve uygulamak Denetleme ve kontrol etmek

23 Plansız da başarı sağlanır!
Başarının yöntemler yüzünden değil, onlara rağmen kazanıldığını bilin

24 Önemlilik Değerlendirmesi
Çok önemli (Asıl amaç için mutlaka yapılmalı) Oldukça önemli (Asıl amaç için yapılması gerekli) Önemli (Asıl amaç için yapılması faydalı) Önemsiz (Asıl amaç için yapılması gerekli değil)

25 Acil Durum Değerlendirmesi
Çok Acil (Hemen yapılması gerekli) Acil (Kısa zaman içinde yapılmalı) Acil Değil (Zaman olduğunda yapılmalı) Zaman Önemli Değil

26

27 Zaman Yönetimini Engelleyen Nedenler
Kişisel Nedenler Dışsal Nedenler Örgütsel Nedenler Mekanik Nedenler

28 Zaman Yönetimini Engelleyen Kişisel Nedenler
Organize olamamak Ertelemek Sürüncemede bırakmak Kendim yapacağım tutkusu Zaman tahminlerinde yanılma “Hayır” diyememek Masa düzeninin olmayışı

29 Organize Olamamak Konsantrasyon sorunu varsa Hiperaktif yapıya sahipse
B tipi davranış özelliğine sahipse Disiplinsizlik sorunu varsa

30 ERTELEMENİN NEDENLERİ
Alışkanlıklar Planlamaya zaman ayırmamak Başarısızlık korkusu “Hata yapacağım” korkusu Hoş olmayan bir iş yaptığını düşünmek İşe konsantre olamamak Verilmesi güç kararlar Mükemmelliyetçilik

31 ERTELEMEDEN KURTULMAK İÇİN
Hemen işe başlamak Ertelenebilecek işleri parçalara ayırmak Sıkıcı ve sevimsiz işleri başkalarına devretmek Tarih saptamak İş bitiminde kendini ödüllendirmek

32 en fazla slogandan etkilenir
İnsan beyni en fazla slogandan etkilenir

33 ÜŞENME, ERTELEME, VAZGEÇME

34 ŞİMDİ DEĞİL DE NE ZAMAN ?

35 SÜRÜNCEMEDE BIRAKMAK İşe başladıktan sonra sıkılmak
Daha cazip bir işe başlama isteği Mükemmelliyetçilik

36 MÜKEMMELLİYETÇİLER Düşünceleri katı ve siyah beyazdır
Sürekli kendilerini eleştirirler Kendilerine çok yüksek, bazen ulaşamayacakları standartlar koyarlar Sürekli ve ısrarlı olarak tatminsizdirler Mükemmele ulaşma ihtiyacı ve bunu başaramamaları nedeniyle bir engellenmişlik duygusu yaşarlar Başarıya ulaşalar bile bunu tam olarak takdir edemezler Çoğu işe, sanki bütün benlik değerleri o işe bağlıymış gibi yaklaşırlar Ya çok çalışırlar ya da tersini yaparlar.Hiç çaba harcamaz veya ertelerler çünkü mükemmel olmamaktan korkarlar.

37 Sürüncemede bırakmamak için
Zaman sınırlaması koymak Mükemmelliyetçilikten kurtulun Zor ve sıkıcı olandan korkmayın İşi bitirdikten sonra kendinizi ödüllendirin.

38 “Kendim Yapacağım” Tutkusu
Yetki devri konusunda isteksiz A tipi davranış özellikleri Mükemmelliyetçilik Astlarına güvensiz

39 Sevilmeme korkusu Kendine güvensizlik Aşırı hassasiyet
HAYIR DİYEMEMEK Sevilmeme korkusu Kendine güvensizlik Aşırı hassasiyet

40 MASA DÜZENİNİN OLMAYIŞI
Çalışanlar iş üzerinde hakimiyetini kaybederler Üretkenlikleri azalır Dikkat dağınıklığı olur Sürekli gergin ve yorgun olurlar Diğer çalışanların gözünde imaj zedelenir.

41 MASA DÜZENİNİN KALICI OLABİLMESİ İÇİN
Lüzumsuz her şey çöp kutusuna atılmalı ABC sistemi uygulanmalı Üzerinde çalışılan dosyanın dışında her şey masadan kaldırılmalı Etkili bir dosyalama sistemi kurulmalı Masanın kenarına ikinci bir masa eklenmeli

42 ZAMAN YÖNETİMİNİ ENGELLEYEN DIŞSAL NEDENLER
İş gezileri Ziyaretçiler

43 İŞ GEZİSİNE KATILMANIZ GEREKLİ İSE
Yanınıza alacaklarınızın listesini yapın Görüşülecek kişilerin telefon, faks vb. bilgilerini listeleyin Gidilecek yere ait bilgileri edinin Düzgün ve kullanışlı bir çanta zaman kazandırır Alınacak eşyalar kalınacak gün için yeterli olmalı Bir dosya içinde belgeler, teklifler hazır olmalı

44 ZİYARETÇİLERİN ÇALIŞMAYI KESMEMESİ İÇİN
Yetenekli bir sekretere ihtiyaç vardır Randevu alışkanlığının kazanılması gerekir Görüşme saatleri saptanmalıdır Zaman limiti olmalı ve buna uyulmalıdır Ziyaretçi ile başkası ilgilenebilir Ziyaretçiler için görüşme salonları oluşturulabilir İkramda bulunmak süreyi uzatabilir.

45 ZAMAN YÖNETİMİNİ ENGELLEYEN ÖRGÜTSEL NEDENLER
Yetki devrinin olmayışı Karar verememek Kriz yönetiminin olmayışı Verimsiz toplantılar Çalışma ortamının işi engellemesi Öğle yemeği ve dinlenme araları Hızlı okuma tekniklerinin bilinmemesi Sekreterlerin verimsizliği Kuralsız yazışmalar

46 YETKİ DEVRİNİN ÖNÜNDEKİ ENGELLER
Yetki veren açısından Yetki verilen açısından İşletmeler açısından

47 YETKİ VEREN AÇISINDAN ENGELLER
Hatalara hoşgörüyle yaklaşmamak Güvensizlik Astların yetkinliğinden çekinmek Ayrıntılarla uğraşmak ve bizzat uygulamayı istemek “En iyi ben yaparım” düşüncesinde olmak Denetimi yitirme korkusu İş bölümü ve koordinasyonun olmayışı

48 YETKİ VERİLEN AÇISINDAN ENGELLER
Deneyim yetersizliği Yetenekli olmamak Mesleki bilginin yetersizliği Üstlere bağımlılık İlgi eksikliği

49 İŞLETMELER AÇISINDAN ENGELLER
Görev tanımlarının belirli olmayışı İç iletişimde yetersizlik Kararların isabetsizliği Yönetsel başarısızlık Yetki ve sorumluluk sınırlarının belli olmayışı Yetki devrini engelleyen yasal nedenler Personel sayısının yetersizliği İşin özelliği ve müşteri memnuniyeti Kriz yönetimi

50 TERS YÖNDE YETKİ DEVRİNİN NEDENLERİ
Astların kendine güveni olmayışı Bilgi yetersizliği Riskten kaçmak Eleştirilmekten korkmak Bağımsız karar verememek

51 KARARSIZLIĞIN NEDENLERİ
Yenilgi korkusu Riskli kararlar Hata yapma korkusu Sonuçlardan çekinme

52 BAŞARISIZ TOPLANTILARIN ÖZELLİKLERİ
Amacı belirlenmemiş Gündemsiz Kötü yerde yetersiz cihazla yapılan Kötü yönetilen Maliyeti hesaplanmayan Süresi belirlenmemiş Gereksiz kişilerle ve hazırlıksız katılımcılarla yapılan

53 VERİMLİ BİR TOPLANTI İÇİN
Toplantının gerekliliği araştırılmalı Katılımcı sayısı sınırlandırılmalı Zamanlama doğru olmalı Uygun yerde yapılmalı Amacı saptanmalı Maliyeti hesaplanmalı Başkanı olmalı Katılanlar bilgilendirilmeli Kararlara katılım sağlanmalı Tutanak hazırlanmalı

54 ÇALIŞMA ORTAMININ KOŞULLARI
Nem Havalandırma Aydınlatma Gürültü Sıcaklık

55 ÖĞLE YEMEĞİ VE DİNLENME ARALARI
Yasa ile saptanmış aralar İş akışına bağlı dinlenme araları İsteğe bağlı aralar

56 İYİ BİR YAZININ ÖZELLİKLERİ
Amacı belli ve açık olmalı Tam ve anlaşılır olmalı Kısa ve net olmalı

57 OKUNABİLİR YAZILAR İÇİN
Sayfa düzeni kenarda beyaz boşluk bırakacak şekilde yapılmalı Kelime dağarcığı bilgiyi mümkün olan en kısa zamanda vermeli Yazım kuralları anlamı vurgulamak ve netlik sağlamak için doğru kullanılmalıdır

58 HIZLI OKUMA TEKNİKLERİ
Okurken başı sağdan sola hareket ettirmemek Yüksek sesle okumamak Okumaya her satırın ikinci yada üçüncü sözcüğü ile başlamak Okunanları tekrar etmemek Okurken dudakları oynatmamak

59 BAŞARILI VE VERİMLİ SEKRETERLER İÇİN
Sekreterinizi bilgilendirin Bazı basit kararları vermesine izin verin Öncelikli işleri beraber planlayın Rutin işleri sekreterinize devredin Randevularınıza sadık olun Başarıyı ve övüncü paylaşın Kendisini geliştirmesine imkan verin Hatalara karşı anlayışlı olun Sorunları özel olarak bildirin

60 ZAMAN YÖNETİMİNİ ENGELLEYEN MEKANİK NEDENLER
Telefon Teknoloji kullanılması

61 TELEFON EDERKEN Telefonu çevirmeden önce gerekliliğini tartın
Rutin aramalar için en uygun zamanı tespit edin Görüşme öncesinde kısa notlar alın Önemli telefonlar için randevu alın Aramaları sekreterinize yaptırın

62 TELEFONLA ARANILDIĞINDA
Öncelikli telefon görüşmeleri hemen yapılabilir. Daha az öncelikli görüşmeler, sekreterin yardımıyla daha az verimli saatlere aktarılabilir. Sekreterler gerekirse telefonu başka birine yönlendirebilir. Konuşma mutlaka zamanında bitirilmelidir.

63 TEKNOLOJİ KULLANIMI Duygusal ve düşünsel güvensizlik
Ego- konum bütünlüğünün bozulması Meydan okuma Denge arayışı Grup arayışı Olumlu tecrübeler Durumu kabullenme Ortama ayak uydurma