RESMİ YAZIŞMA KURALLARI EĞİTİM SEMİNERİ 25/05/2015

... konulu sunumlar: "RESMİ YAZIŞMA KURALLARI EĞİTİM SEMİNERİ 25/05/2015"— Sunum transkripti:

1 RESMİ YAZIŞMA KURALLARI EĞİTİM SEMİNERİ 25/05/2015
İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı Eğitim Şube Müdürlüğü RESMİ YAZIŞMA KURALLARI EĞİTİM SEMİNERİ 25/05/2015

2 Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik
Bakanlar Kurulu Kararı ile kabul edilen «Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik» 02 Şubat 2015 tarih ve sayılı RESMİ GAZETE’ de yayımlanmıştır. Bu yönetmelik yayımını takip eden ayın birinci günü yürürlüğe girer. (1 MART 2015) 18/10/2004 tarihli ve 2004/8125 sayılı Bakanlar Kurulu kararı ile yürürlüğe giren yönetmelik yürürlükten kaldırılmıştır.

3 25/03/2005 tarihli ve 2005/7 sayılı Başbakanlık genelgesine göre Standart Dosya Planı kod sistemine uyulacaktır. 10/02/2011 tarihli ve 2011/1 sayılı Başbakanlık genelgesine göre T.C. Devlet Teşkilatı Numarası kullanılacaktır. ( DETSİS’ ten verilen 8 haneli numara )

4 Madde 1- Amaç Bu Yönetmeliğin amacı; el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanılarak elektronik ortamda yapılan resmi yazışmalara ilişkin kuralları belirlemek ve bilgi, belge veya doküman alışverişinin hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. Madde 2- Kapsam Bu Yönetmelik bütün kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.

5 Madde 3- Tanımlar Resmi Yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda yürüttükleri süreci. Resmi Belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri,

6 Madde 3- Tanımlar (Devam)
Resmi Bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri ve sakladıkları bilgileri, Standart Dosya Planı: Kurumsal işlemler ve bu işlemler sonucunda oluşturulan veya alınan belgelerin üretim yerleri ile olan ilişkisi belirtilerek konu veya fonksiyon esasına göre dosyalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen ve Başbakanlık tarafından yayınlanan sınıflama şeması.

7 Madde 3- Tanımlar (Devam)
Yazı Alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alan. Fiziksel Ortam: Kağıt ortamında yapılan işlemleri. Resmi Yazışma: İdarelerin kendi içlerin de, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla fiziksel ortamda veya güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda yürüttükleri süreç.

8 Madde 4- Nüsha Sayısı Fiziksel ortamda hazırlanan resmi belgeler, paraflı nüshası kurumda kalacak şekilde en az iki nüsha olarak düzenlenir. 1- Giden nüsha 2- Arşiv nüshası (paraflı) Dağıtımlı yazılarda sayı artabilir.

9 Madde 5-Belgenin Şekli Özellikleri
Resmi yazışmalarda A4 (210x297 mm) boyutunda kağıt kullanılır. Üst yazılarda kağıdın bir yüzü kullanılır, ekleri kağıdın her iki yüzü kullanılır. Eski yönetmelikteki A5 formatı iptal oldu.

10 ÖRNEK SAYFA YAPISI

11 Madde 6- Yazı Tipi ve Harf Büyüklüğü
Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde "Times New Roman" veya “Arial” yazı tipi ve harf büyüklüğü Times New Roman için 12 punto, Arial için 11 punto boyutunun kullanılması esastır. Ancak gerekli hallerde metinde harf büyüklüğü 9 punto kullanılabilir. İletişim bilgileri 8 punto kullanılacak.

12 Madde 6- Yazı Tipi ve Harf Büyüklüğü (Devam)
Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir. Metin içinde yer alan alıntılar tırnak içinde ve eğik olarak yazılabilir. Resmi yazıda otomatik siyah renk kullanılır. Yazı içindeki bazı cümlelerin altını çizmek veya koyulaştırmak tercihe bırakılmıştır. Ancak pek tavsiye edilmez.

13 Madde 7- Yazı Alanı Belgenin yazı alanı sayfanın üst, alt, sol ve sağ kenarlarından 2.5 cm boşluk bırakılarak düzenlenir. Yazı alanına sayfa numarası ve varsa ek numarası hariç hiçbir ibare yazılmaz. Yazı metninin sayfaya sığması için hiçbir şekilde sayfa yapısı bozulmamalıdır. Gerektiğinde yazı puntoları küçültülmelidir veya 2 nci sayfaya geçilmelidir.

14 Madde 8- Başlık Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. Başlıklar 4 satırı geçmemelidir. Kağıda ortalanarak yazılmalıdır. İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Dördüncü satıra da birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılabilir. (ÖRNEK-1) ÖNEMLİ: Yapılan en büyük hata T.C yazılırken nokta konulması unutulmaktadır.

15 TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
T.C. TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ Emlak ve İstimlak Dairesi Başkanlığı - Taşınmaz Mallar Şube Müdürlüğü T.C. TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ Emlak ve İstimlak Dairesi Başkanlığı T.C. TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ Emlak ve İstimlak Dairesi Başkanlığı Taşınmaz Mallar Şube Müdürlüğü

16 Madde 8- Başlık (Devam) Başlık, kurum içi yazışmalar yapılırken dört satır olarak kullanılmalıdır. Sayı bölümünde DETSİS numarası olarak Şube Müdürlüğünün DETSİS numarası verilmelidir. T.C. TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ Emlak ve İstimlak Dairesi Başkanlığı Emlak Yönetimi İmar İşleri Şube Müdürlüğü Sayı : /3567 ÖNEMLİ: Şube Müdürlüğü başlıklı yazışmalar dış yazışma olarak gönderilmemelidir.

17 TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ Emlak ve İstimlak Dairesi Başkanlığı
Madde 8- Başlık (Devam) Başlık, kurum dışı yazışmalar yapılırken üç satır olarak kullanılmalıdır. Sayı bölümünde DETSİS numarası olarak Daire Başkanlığının DETSİS numarası verilmelidir. T.C. TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ Emlak ve İstimlak Dairesi Başkanlığı Sayı : /3567

18 LOGO - AMBLEM Yürürlükten kaldırılan "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik’ te yazıyı hazırlayan kurumun amblemine başlığın sol tarafındaki boşlukta yer verileceğine ilişkin hüküm bulunmaktaydı. Ancak 02/02/2015 tarihli Resmi Gazete‘ de yayımlanarak 01/03/2015 tarihinden itibaren yürürlüğe giren "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’ te ise amblem veya logonun resmi yazılara konulup konulmayacağı ya da nereye konulacağına ilişkin bir düzenlemeye, amblem veya logo kullanımında gerekli teamüllerin yerleştiği düşüncesi ile yer verilmemiştir.  

19 LOGO – AMBLEM (DEVAM) Yeni Yönetmelik‘ te bu hususta bir düzenleme yapılmamış olması amblemlerin resmi yazılarda yer almasına engel teşkil etmemektedir. Bu sebeple, eski Yönetmelik‘ te olduğu gibi, amblem veya logoya, yine başlık bölümünün sol tarafında bulunan boşlukta yer verilmesinde bir sakınca bulunmamaktadır.

20 LOGO – AMBLEM (DEVAM) Başlık bölümünün sağ tarafındaki boşlukta ise genellikle bazı belirtkelere (Acele, Günlüdür, vb.) yer verilebilmesine olanak sağlanması amacıyla bu bölümde amblem veya logo kullanılmaması önerilir. Talat BAYRAKTAR Başbakanlık Uzmanı İdareyi Geliştirme Başkanlığı Telefon No : e-posta: Belgegeçer:

21 İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı-Eğitim Şube Müdürlüğü
T.C. TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı-Eğitim Şube Müdürlüğü Sayı : / /05/2015 Konu : Yazışma Kuralları Eğitimi Sağ tarafa 2 nci bir logo da kullanılabilir. TESKİ veya İtfaiye Daire Başkanlığının logosu

22 Madde 9- Sayı Belgelerde sayı bulunması zorunludur. “Sayı” sırasıyla Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı numarası, standart dosya planı kodu ile belge kayıt numarasından oluşur ve bunların arasına “-” konulur. Belgede hem birim evrak bölümü hem de genel evrak bölümü varsa aralarına (/) konulur. Bu belgeler için genel evrak bölümü tarafından verilen kayıt numaraları dikkate alınır. ÖNEMLİ: Yazı Makama imzaya gönderilirken kesinlikle sayı verilmemelidir.

23 DOSYA-KONU KOD NUMARASI KAYIT NUMARASI
T.C. TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı Eğitim Şube Müdürlüğü Sayı : / 3987 TC DETSİS NO (8 haneli sayısal kod) 2011/1 s. Genelge. DOSYA-KONU KOD NUMARASI (Standart Dosya Planı) 2005/7 s. Genelge KAYIT NUMARASI (Giden Evrak Kayıt No:)

24 Madde 10- Tarih Tarih, fiziksel ortamda belgeye ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirtir. Sayı ile aynı satırda olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Tutanak, rapor, tebliğ - tebellüğ belgesi vb. belgelerde tarih metnin bitiminde yer alır. Tarih, gün, ay, yıl olarak rakamla yazılır. Ay ve gün iki haneli, yıl ise dört haneli olarak yazılır.(Örnek: 25/05/2015, , 25 Mayıs 2015) Resmi yazılarda bir tarih bulunur ve sayı verildiği günün tarihi verilir. Aynı bölüme ikinci bir tarih yazılmaz.

25 İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı-Eğitim Şube Müdürlüğü
T.C. TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı-Eğitim Şube Müdürlüğü Sayı : / /05/2015 Konu : Yazışma Kuralları Eğitimi   Mayıs 2015

26 Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur.
ÖNEMLİ:Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve / veya kurumun genel evrak biriminden aldığı numaradır.

27 Sayı : 15267579-774. 09-Birim Evrak S. /Genel Evrak S
Sayı : Birim Evrak S./Genel Evrak S. (DOĞRU) ÖNEMLİ: İkinci Devlet Teşkilat Numarası verilmez. Sayı : Birim Evrak S./Genel Evrak S. (HATALI)

28 Madde 11- Konu Konu, sayının bir aralık altına "Konu : yan başlığından sonra, yazı alanının dikey orta hizasını ve T.C. kısaltmasını geçmeyecek biçimde yazılır. Kelimelerin baş harfleri büyük olarak ve noktalama işaretleri konulmaksızın yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir. “hk – dair - ait” gibi kısaltmalar kullanılmaz. Konunun sonuna herhangi bir noktalama işareti konulmaz.

29 TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
T.C. TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı Eğitim Şube Müdürlüğü Konu : İlk satıra sığmazsa, alt satır konu sözcüğünün altı boş bırakılarak, ilk satırın hizasından başlatılır

30 Madde 12- Muhatap Muhatap, idare yada özel hukuk tüzel kişisi olması durumunda yazı alanını ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ikinci satıra yazılır. Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir. Karşı kurumun içindeki alt birim parantez içerisinde küçük harflerle yazılır.

31 İsme yazılan yazılarda, "Sayın" kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır.

32 T.C. TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
T.C. TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı    Sayı : /… /05/2015 Konu : Meclis Kararı (Nokta konulmayacak) Sayın Ekrem EŞKİNAT Süleymanpaşa Belediye Başkanı Süleymanpaşa / TEKİRDAĞ

33 (İl Milli Eğitim Müdürlüğü)
TEKİRDAĞ VALİLİĞİNE (İl Milli Eğitim Müdürlüğü) TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞINA (İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı) Sayın Prof. Dr. H.Tamer DODURKA Tekirdağ Büyükşehir Belediyesi Genel Sekreter Yardımcısı Önemli: Sayın dan sonra nokta (:) konulmayacak (ÖRNEK 3,4)

34

35

36 2-4 ARALIK SÜLEYMANPAŞA KAYMAKAMLIĞINA (İlçe Emniyet Müdürlüğü)
T.C. TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı Eğitim Şube Müdürlüğü    Sayı : /… /05/2015 Konu : Meclis Kararı 2-4 ARALIK  SÜLEYMANPAŞA KAYMAKAMLIĞINA (İlçe Emniyet Müdürlüğü)

37 Madde 13- İlgi İlgi, belgenin bağlantılı olduğu diğer belge yada belgelerin belirtildiği bölümdür. "İlgi :" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. “Sayı”, “Konu” ve “İlgi” yan başlıklarından sonra kullanılan iki nokta işareti ( : ) aynı hizada yazılır. (ÇOK ÖNEMLİ)          

38 Madde 13- İlgi (Devam) İlgi de sıralama tarih sırasına göre yapılır.
İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. İlgi de sıralama tarih sırasına göre yapılır. İlgi de zorunluluktan kaynaklanan hallerde kurum veya kuruluş isminin anlaşılabilirliğinin bozulmaması kaydıyla (Gn. Müd.lüğü, D. Bşk.lığı vb.) şekillerde kısaltmalar yapılabilir. İlginin birden fazla olması durumunda, [ a), b), c) gibi küçük harfler yanlarına kapama parantez] konularak kullanılır.

39 Madde 13- İlgi (Devam) İlgide, "… tarihli ve …sayılı" ibaresi kullanılır ve ilginin sonuna “nokta” işareti konulur. (ÖNEMLİ) İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. (ÖNEMLİ) Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir. İlgide belirtilen belge gerçek kişiden geliyorsa “……’m…. tarihli başvurusu” biçiminde yazılır.

40 İlgi : a) tarihli ve /101 sayılı yazınız. b) tarihli ve sayılı yazımız. c) Ahmet DEMİR’ in tarihli başvurusu. ÖNEMLİ: Dilekçede tarih bulunmaz ise “Ahmet DEMİR’ in tarihsiz dilekçesi” olarak yazılacak (ÖRNEK -6)

41

42 Madde 14- Metin Metin, ‘İlgi’ den sonra başlayıp "İmza" ya kadar süren kısımdır. Metne, ilginin son satırından itibaren 1 (bir) aralık ilgi yoksa gönderilen yerden sonra 2 (iki) aralık bırakılarak başlanır. Metindeki kelime aralarında ve noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk bırakılır. Paragraf başlarına yazı alanının 1,25 cm içerisinden başlanır ve metin iki yana hizalanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında 1 satır aralığı boşluk bırakılır.

43 Madde 14- Metin (Devam) Metin içinde geçen sayılar rakamla ve / veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içinde yazı ile de gösterilebilir. Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır. Belgede zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmez, verildiği durumda ise parantez içerisinde anlamı belirtilir.

44 Madde 14- Metin (Devam) Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzunda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir. Tekirdağ Büyükşehir Belediyesi (TBB) Dört ve dörtten çok haneli sayılarda sondan itibaren üçlü gruplar halinde yazılır ve araya nokta işareti konulur. (Örnek: ; ; ) Sayılarda kesirler virgül ile ayrılır.

45 -Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim."
Madde 14- Metin (Devam) -Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim." -Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz ederim." -Üst, aynı düzey ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim" biçiminde bitirilir.

46 Madde 14- Metin (Devam) “Arz” ve “rica” için hiyerarşi dikkate alınır. Büyükşehir Belediye Başkanı Valilik makamına ve Garnizon Komutanlığına yazılan yazılarda “arz ederim” olacak. Bakanlık il müdürlüklerine yazı yazılırken Valilik kanalıyla yazılması gerekir. İl müdürlüklerinin de Belediyelere yazı yazarken Valilik kanalıyla,ilçelerde ise Kaymakamlıklar kanalıyla yazılması gerekir.

47 Madde 14- Metin (Devam) Valilik makamından Vali a. gelen yazılarda cevap yazarken Belediye Başkanının adı açılacak ve “arz ederim” yazılacak. İlçe belediyelerine yapılacak yazışmalarda Belediye Başkanı adına Daire Başkanı olarak yazı yazarken ilgili müdürlük adı yazılarak “rica ederim” yazılacak. Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda “Saygılarımla.” “İyi dileklerimle.” veya “ Bilgilerinize sunulur.” ibareleriyle bitirilir.

48 Metin (Devam) ÖNEMLİ Bu durum Başkanlığımıza dilekçe veren kişiler ile ilgili “ Bilgilerinize rica ederim.” denilmeyecek. Daire Başkanlıkları arasındaki yazışmalarda «arz ederim» olacak. Hiçbir Daire Başkanlığı birbirinden üstün değildir. İlçe Belediyeleri ve TESKİ, Büyükşehir Belediyesine yazı yazarken «arz ederim» yazılacak. İlçe Belediyeleri birbirleri arasındaki yazışmalarda «arz ederim» yazılacak. Hiç bir ilçe belediyesi birbirinden üstün değildir.

49 Metin (Devam) Yazılar kağıdın bir yüzüne okunaklı olarak yazılmalı, kazıntı, silinti ve düzeltmeler olmamalıdır. Paragraf başı satır başı ve sonları aynı hizada olmalıdır. Yazı iki yana yaslanarak yazılmalıdır. Metin içerisinde rakamlar yazıldıktan sonra nokta konulmamalıdır. İmar Kanununun 18.madde uygulaması (HATALI) İmar Kanununun 18 inci madde uygulaması (DOĞRU)

50 ÖRNEK: T.C. TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ (İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı) İlgi : 14/07/1975 tarihli ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu. 2.5 cm+1.25 cm SATIR(İlgi yoksa 2 satır) xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 2.5 cm xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Xxxxxxxx.

51 Madde 15- İmza Yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. (ÖNEMLİ) Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum / kuruluşun “imza yetkileri yönergesi” ne veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir. Metnin bitiminden itibaren iki ila dört satır boşluk bırakılmalı. El yazısı ile atılan imza kaybolmayacak ve kağıda işlemesini sağlayacak kalemle atılmalıdır.

52 İmza (Devam) Yazıyı imzalayanın adı ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadı büyük harflerle yazılır. Yetki açısından imza türleri vekaleten, asaleten ve adına (yetki devri ile ) atılır. Yerine ( Y.) diye bir imza usulü yoktur. Unvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır. Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır. Kadir ALBAYRAK Dr. Şafak BAŞA Büyükşehir Belediye Başkanı Genel Müdür

53 Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı "Başbakan a.", "Vali a.", “Belediye Başkanı a.” ve "Rektör a.", biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır. M. Hikmet ERZİNCAN Belediye Başkanı a. Daire Başkanı

54 Mehmet Zeki GÜRCÜN Prof. Dr. H. Tamer DODURKA
Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda, Mehmet Zeki GÜRCÜN Prof. Dr. H. Tamer DODURKA Genel Sekreter Yrd Genel Sekreter V. İkiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır. Prof. Dr. H. Tamer DODURKA Mehmet Zeki GÜRCÜN M. Hikmet ERZİNCAN Genel Sekreter V Genel Sekreter Yrd Daire Başkanı

55 İdare birimleri arasındaki iç yazışmalarda yetki devredenin unvanı kullanılmaz. (Büyükşehir Belediyesi Daire Başkanlıkları arasındaki yazışmalarda) ÖNEMLİ M. Hikmet ERZİNCAN Daire Başkanı Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı "Başbakan V.", "Vali V." ve "Rektör V." biçiminde ikinci satıra yazılır Prof. Dr. H. Tamer DODURKA Genel Sekreter V.

56

57 Madde 18 - Olur Olur gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır.  Belge Olur’ a sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. ‘OLUR’ un altında onay tarihi yer alır.  Olur tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.

58 Büyükşehir Belediye Başkanı
Xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxxxx uygun görüşlerinize arz ederim. M. Hikmet ERZİNCAN Daire Başkanı OLUR …./05/2015 Kadir ALBAYRAK Büyükşehir Belediye Başkanı

59 Madde 18 – Olur (Devam) Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.          

60 Büyükşehir Belediye Başkanı
Xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxx xxxx xxxxxxxxxxxxxxx arz ederim. M. Hikmet ERZİNCAN Daire Başkanı   Uygun görüşle arz ederim. ../05/2015 Prof. Dr. H. Tamer DODURKA Genel Sekreter V. OLUR …./05/2015 Kadir ALBAYRAK Büyükşehir Belediye Başkanı

61

62

63 Madde 16- Ek Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK:" ifadesinin altına yazılır. Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.

64 Madde 16- Ek (Devam) Eklerin sayfa sayısı parantez içerisinde belirtilir. Birden fazla ek olması durumunda eklerin üzerinde ek numarası yazı alanının sağ üst köşesinde belirtilir. (Ek-1, Ek-2) Yazı eklerinin bazı birimlere gönderilmediği durumlarda “Ek konulmadı” veya “EK-… konulmadı” bazı eklerin konulması durumunda ise “EK-… konuldu” ifadesi yazılır. (ÖRNEK 11-12)

65 EK : 1-Yazı fotokopisi ( 3 sayfa) 2-Karar (3 sayfa) ÖNEMLİ: EKLER ifadesi iptal oldu. _____________________________ EK : Yazı fotokopisi (3 sayfa)

66

67

68 Madde 17- Dağıtım Belgenin birden fazla muhataba gönderilmesi durumunda dağıtım bölümüne yer verilir. Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. ‘EK’ den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM :" yazılır. Ek yoksa dağıtım EK‘ in yerine yazılır.   

69 Madde 17- Dağıtım (Devam)
Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır. "Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, «Bilgi» kısmı ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır. "Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan "DAĞITIM" başlığının altına yazılır.

70 DAĞITIM : Gereği: Bilgi: Tüm Daire Başkanlıklarına Genel Sekreterlik

71

72

73

74

75 Madde 19- Paraf Paraflar yazı alanının sonunda ve sol tarafında yer alır. Sadece idarede kalacak nüshada yer alır. Fiziksel ortamda kullanılacak paraf, kaybolmayacak ve kağıda işlemesini sağlayacak kalem ile atılır. Belgenin paraf bölümünde tarih, ünvan, ad ve soyadı açık olarak belirtilir. Şube Müdürü : Ethem DEMİR Daire Başkanı : Yüksel ÖZDAL Önemli: Paraf atacak kişilerde sınırlama yok. Eskisinde en fazla 5 kişi ile sınırlıydı.

76 25/05/2015 Bilgisayar İşletmeni :Faruk ÇALIŞKAN (paraf) …/05/2015 Şube Müdürü :Ethem DEMİR (paraf) …/05/2015 Daire Başkanı :Yüksel ÖZDAL (paraf) …/05/2015 Genel Sekreter Yardımcısı: Mehmet Zeki GÜRCÜN (paraf) …/05/2015 Genel Sekreter V. :Prof.Dr.H.Tamer DODURKA (paraf) (ÖRNEK -18)

77

78

79 Madde 20- Koordinasyon Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak “Koordinasyon:” yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir. (ÖRNEK-19) 25/05/2015 Bilgisayar İşletmeni : Faruk ÇALIŞKAN (paraf) …/05/2015 Harita Mühendisi : Mehmet KABAAĞAÇ (paraf) …/05/2015 Şube Müdürü : Ethem DEMİR (paraf) …/05/2015 Daire Başkanı : Yüksel ÖZDAL (paraf) …/05/2015 Genel Sekreter Yardımcısı: M. Zeki GÜRCÜN (paraf) …/05/2015 Genel Sekreter V : Prof. Dr. H. Tamer DODURKA (paraf) Koordinasyon: …/05/2015 Hukuk Müşaviri : Av. Yıldız ÇELİKKOL (paraf) …/05/ Hukuk Müşaviri : Av. Orhan PERÇİNOĞLU (paraf)

80

81 Madde 21- İletişim Bilgileri
Belgeyi gönderen idarenin adresi, posta kodu, telefon ve belgegeçer (faks) numarası, e - posta adresi ve internet adresini içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı, telefon numarası adres bölümünün sağında yer alır. (ÖRNEK-20)

82

83 ________________________________________
Hürriyet Mah.Fatih Sultan Mehmet Bulvarı Gülpare Sok Bilgi için: Yüksel ÖZDAL No: 14 Kat: Süleymanpaşa/TEKİRDAĞ Daire Başkanı Telefon No : 0 (850) Belgegeçer(Faks) : 0 (282) Tel: 0 (850) e-posta : Elektronik Ağ:

84 Madde 22- Gizlilik Dereceli Belgeler
Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle KIRMIZI renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.

85 GİZLİLİK DERECESİ 25/05/2015 Bilgisayar İşletmeni :Faruk ÇALIŞKAN
…/05/2015 Harita Mühendisi :Mehmet KABAAĞAÇ …/05/2015 Şube Müdürü :Ethem DEMİR …/05/2015 Daire Başkanı :Yüksel ÖZDAL …/05/2015 Genel Sekreter Yardımcısı: Mehmet Zeki GÜRCÜN …/05/2015 Genel Sekreter V :Prof.Dr.H.Tamer DODURKA GİZLİLİK DERECESİ Hürriyret Mah.Fatih Sultan Mehmet Bulvarı Gülpare Sok Bilgi için:Yüksel ÖZDAL No:14 Kat: Süleymanpaşa/TEKİRDAĞ Daire Başkanı Telefon No : 0 (850) Belgegeçer(Faks) : 0 (282) Tel: 0 (850) e-posta : Elektronik Ağ:

86 TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
GİZLİLİK DERECESİ T.C. TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ Emlak ve İstimlak Dairesi Başkanlığı Sayı : … /05/2015 Konu : Soruşturma

87 TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ
T.C. TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYESİ Emlak ve İstimlak Dairesi Başkanlığı ACELE Sayı : … /05/2015 Konu : Soruşturma (ÖRNEK-8)

88

89 İÇ ZARF ARKA

90 İÇ ZARF ÖN GİZLİ İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA ANKARA 59030 TEKİRDAĞ
TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI GİZLİ ACELE TEKİRDAĞ İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA ANKARA GİZLİ

91 DIŞ ZARF TEKİRDAĞ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI ACELE 59030 TEKİRDAĞ
İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA ANKARA

92 Dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa gizlilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.

93 Madde 23- Süreli Yazışmalar
Süreli resmi yazışmalarda “ACELE” veya “GÜNLÜDÜR” ibaresine yer verilir. “GÜNLÜDÜR” ibareli yazılarda cevap verilmesi gereken tarih belirtilmelidir. “ACELE” ibaresi taşıyan belgeye derhal ve süratle cevap verilmeli. “GÜNLÜDÜR” ibaresi taşıyan belgeye belirtilen süre içerisinde cevap verilmelidir. “ACELE” ve “GÜNLÜDÜR” ibaresi yazı alanının sağ üst köşesine kırmızı renkli olarak belirtilir.

94 Madde 24- Sayfa Numarası Birden fazla sayfa tutan belgelere sayfa numarası verilir. Sayfa numarası iletişim bilgilerinin altında ve yazı alanının ortasına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde yazılır. (1/3 - 2/3 - 3/3)

95 Madde 26- Aslına Uygunluk Onayı
Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerine “ASLI GİBİDİR” ifadesi yazılarak görevli tarafından ad, soyadı, unvan, tarih belirtilerek imzalanır ve mühürlenir.

96 Madde 29- Belgenin İade Edilmesi
İdareye muhatabı olmadığı halde fiziksel ortamda gelen bir belge asıl muhatabı anlaşılamıyorsa gönderene iade edilir. Ancak asıl muhatabın açıkça belli olması durumunda gerektiğinde belgenin bir sureti alınarak aslı muhatabına gönderilir ve belgeyi gönderene de bilgi verilir.

97 Madde 30- Görüş, Bilgi ve Belgelerde Süre
    İdareler, ilgili mevzuattaki özel hükümler saklı kalmak kaydı ile süre belirtilmeyen belge taleplerini talebin kendilerine ulaşmasından itibaren 5 (beş) iş günü; süre belirtilmeyen bilgi ve görüş taleplerini ise talebin kendilerine ulaşmasından itibaren en geç 15 (on beş) iş günü içinde yerine getirir.

98 Madde 30- Görüş, Bilgi ve Belgelerde Süre (Devam)
Talebin ulaştığı tarih, fiziki ortamda gelen talepler için ilgili yazının idarenin genel evrak kayıtlarına girdiği zamanı belirtir. İdareler, bilgi ve görüş isteyen idareye süresi içinde ve gerekçesini bildirmek kaydıyla 15 (on beş) iş gününü geçmemek üzere ek süre kullanabilir.

99 Madde 31- Tekit Yazısı Bir belgeye süresi içinde cevap verilmemesi durumunda muhataba tekit yazısı yazılabilir. Yazıya uygun sürede cevap vermeyen muhataba tekit yazısı yazılabilir. Birinci tekidde hatırlatmada bulunulur, İkinci tekidde gecikme nedenleri sorulur, Üçüncü tekidde ise sorumlular hakkında yasal işlem yapılması da istenir. Tekit yazısında tekit edilen yazının tarihi, sayısı ve konusu belirtilmelidir. (ÖRNEK-23)

100

101 Madde 32- Uygun Yazılmayan Belgeler
Bu yönetmeliğe uygun olarak yazılmayan belgelere verilecek cevabi yazılarda, bu yönetmeliğin ilgili maddeleri belirtilmek suretiyle muhatap uyarılabilir. Söz konusu durumun devam etmesi halinde, süreli belgeler hariç müteakip belgeler gerekçesi belirtilerek iade edilebilir.

102 Masanızda mutlaka Resmi Yazışmalar yönetmeliği bulunmalıdır.

103 Madde 35- Yürürlük Bu yönetmelik yayımını takip eden ayın birinci günü yürürlüğe girer. (1 MART 2015)