Öğrenci Bilgi Yönetim Sistemi

... konulu sunumlar: "Öğrenci Bilgi Yönetim Sistemi"— Sunum transkripti:

1 Öğrenci Bilgi Yönetim Sistemi
Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı Öğrenci Bilgi Yönetim Sistemi

2 İlan Sayfası İlgili Eğitim-Öğretim Yarıyılı Lisansüstü Eğitimi için başvuru tarih, koşul ve kontenjanlar belirlendikten sonra, Üniversitemiz, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı ve Enstitülerin web sayfalarında ilan edilir.

3 Başvuru Öncesi Tanımlar
Başvuru ile ilgili bilgiler otomasyonda Lisansüstü işlemler – Tanımlar – Başvuru Öncesi Tanımlar ekranı üzerinden girilmektedir.

4 Başvuru Öncesi Tanımlar
Başvuru şartları, kontenjanlar ve tarihler belli olduktan sonra başvuru öncesi tanımlar enstitü kullanıcısı tarafından sisteme tanımlanır. Bu ekran enstitülerin kendi programlarına başvuru kriterlerini belirledikleri uygulamadır. Program Seçimi bölümünden, başvuru öncesi tanımları yapılacak olan program seçilir. Program belirlendikten sonra aşağıdaki sekmeler ve Genel Bilgiler bölümü aktif olur. Değerlendirme Araçları sekmesinde bulunan verilerin Yüzde katkı oranları girilir. Ales Puan Türü de Değerlendirme Araçları sekmesinde belirlenir. Daha sonra diğer sekmelerdeki veri girişleri yapılır.

5 Jüri Başkanı Tanımlama
Mülakat/Bilim Sınavı Bilgileri ekranından değerlendirme yapacak jüri başkanı sisteme tanıtılır.

6 Başvuru Şartları Adaylar başvuru ile ilgili duyuru metnindeki link üzerinden başvuru ekranına ulaşırlar.

7 Lisansüstü Başvuru Girişi

8 Lisansüstü Başvuru Girişi
Bu ekranda Türkçe ve İngilizce dil seçimi yapılabilmekte, Yabancı uyruklu adaylar İngilizce olarak başvuru yapabilmektedirler.

9 Lisansüstü Başvuru Girişi
*** Daha önceden hiçbir başvuruda bulunmadıysanız veya ilk kez giriş yapacaksanız “Aday No” ve “Şifre” alanlarını boş bırakarak “İlk Giriş” düğmesine tıklayınız. *** Daha önceden başvuruda bulunduysanız aday no ve şifre bilgilerinizi yazarak “Giriş” düğmesine tıklayınız. *** Birden çok programa başvuruda bulunacaksanız; birinci başvurunuzu tamamlayıp, birinci başvurunuza ait aday no ve şifre ile sisteme tekrar giriş yapmanız gerekmektedir. Birden çok başvuru durumunda her bir başvuruya ilişkin aday no ve şifre bilgilerinizi lütfen not ediniz.

10 Lisansüstü Başvuru Girişi
Şifresini unutan aday «Şifremi Unuttum»a tıklayarak açılan ekrandaki bilgileri girip şifresini başvuru sırasında girmiş olduğu mail adresine gönderim sağlayabilmektedir.

11 Lisansüstü Önkayıt Başvuru Formu
Aday Ad Soyad ve TC Kimlik numarası girerek «Kimlik Bilgilerimi Getir» butonu üzerinden kimlik bilgilerini otomatik olarak getirebilmektedir.

12 Lisansüstü Önkayıt Başvuru Formu
Formdaki istenen diğer başvuru bilgilerini girecek.

13 Lisansüstü Önkayıt Başvuru Formu
Formda istenen tüm bilgiler girildikten sonra «Önkayıt Başvurumu Kaydet» üzerinden başvuru işlemi tamamlanarak yazdırma işlemi yapılır. Bu işlemden sonra ekranda aday numarası ve şifre bilgisi gelmektedir. Yabancı uyruklu aday öğrenci diploma ve transkript yükleme alanı üzerinden bu belgeleri sisteme yükleme yapabilmektedir.

14 Başvuru İşlemleri Enstitü kullanıcısı «Lisanüstü İşlemleri – Başvuru İşlemleri ekranı» üzerinden programlara yapılan başvuruları görüntüleme başvurulara onay verme, onay verilenlerin listesini alma, başvuru yapanların listesini alma gibi işlemler gerçekleştirilebilir.

15 Lisansüstü Önkayıt Başvuru Formu Onaylama
Başvuru işlemleri ekranında listelenen aday seçim yapılıp görüntülendikten sonra önkayıt başvurusu onaylanmaktadır.Onaylama işlemi sonrasında aday bilgilerinde değişiklik yapamamaktadır.

16 Lisansüstü Mülakat İşlemleri
Başvurusu onaylanan adaylar değerlendirmeyi yapacak Jüri Başkanı olarak atanan öğretim elemanınca «Lisansüstü Mülakat İşlemleri» ekranında listelenmekte, değerlendirme sonrasında «Kesin Kaydet» işlemi yapılarak asil - yedek kazananlar ve kazanamayanların listesi belirlenmektedir.

17 Enstitü Aday Öğrenci Aktarımı
Jüri başkanı tarafından durumu belirlenen adaylar sistemde enstitü kullanıcısı tarafından «Lisansüstü İşlemleri – Enstitü Aday Öğrenci Aktarımı» ekranı üzerinden başvuru sonucuna göre listeleme ve kazananların sisteme aktarımı gerçekleştirilir. Kazanan adayların listesi web sayfası üzerinden duyurulur.

18 Enstitü Kesin Kayıt Kazanan aday başvuru sonrasında enstitü kullanıcısı tarafından «Lisansüstü İşlemleri – Enstitü Kesin Kayıt» ekranı üzerinden TC Kimlik No, Aday No, Öğrenci No kriterlerine göre öğrenci(veya aday öğrenci) aratılır. Öğrenci bulunduysa bilgileri ve resmi görüntülenir. Kayıt Tamamla tuşuna basıldığında kesin kayıt işlemi yapılır. Kayıt işlemi geri alınmak istendiğinde ise İşlemi İptal Et butonuna basılmalıdır. Kayıt Belgesi Yazdır butonundan ise çıktı alınabilir.

19 Ders Müfredatı Öğrencilerin sorumlu olduğu tüm derslerin, katalog aracılığıyla tanımlandığı uygulamadır. Dersler öncelikle katalogda tanımlanır. Daha sonra birimlerde okutulan müfredatlar program bazında, katalogdaki derslerden seçilerek oluşturulur.

20 Ders Müfredatı Öğrencilerin ders kaydında problem yaşamaması için; dersin yarıyıl bilgisinin doğru olması, seçmeli derslerde kriter olarak «Alınması Gereken Grup ECTS» seçilmesi seçmeli derslerin ECTS bilgilerinin girilmesi ve her seçmeli ders için ayrı havuz isminin tanıtılması gerekmektedir.

21 Öğrenci Bilgi Girişi ve Güncelleme
«Öğrenci Bilgileri – Öğrenci Bilgi Girişi» ekranı Öğrenci ile ilgili özlük bilgilerinin girilmesi, güncellenmesi, silinmesi gibi işlemlerin yapıldığı bölümdür. Bu ekranda müfredat bilgisinin ve kayıt yenileme yarıyılı bilgisinin güncel olmaması öğrencinin ders kaydı sırasında problem yaşamasına sebep olmaktadır.

22 Kadro Bilgileri Girişi
Öğrenci hakkında kadro ve çalışma bilgileri bu ekran üzerinden güncellenmektedir.

23 Öğrenci Tarihçe Girişi
Kayıt dondurma işlemi yapan öğrencinin tarihçe üzerinden durumu güncellenirken 1 yarıyıl dondurma yapan öğrencinin bitiş yıl ve dönemi 1 yarıyılı aşmamalı aştığı takdirde ders kaydı sırasında aktif öğrenci görülmediğinden dolayı problem yaşamasına sebep olmaktadır.

24 Öğrenci Tarihçe Girişi
Kayıt dondurma süresi biten öğrencinin tarihçe üzerinden durumunun güncellenmesi unutulmamalıdır.

25 Öğrenci Ders Alma Ders kaydı sırasında karşılaşılan bir diğer problem de seçmeli ders için açılan derslerde öğrencinin seçmeli ders grubunu görememesidir. Bu durumda «Not İşlemleri – Öğrenci Ders Alma» ekranı üzerinden öğrencinin dersleri listelenmeli bir önceki dönemde hangi seçmeli ders grubundan ders aldığına bakılmalı ve gerekli güncelleme yapılmalıdır.

26 Not Girişi ve Düzenleme
Ders kaydında karşılaşılan bir diğer problem, lisansüstü öğrencilerinin bilimsel hazırlık kapsamında gerek lisanstan gerekse yüksek lisanstan aldığı derslerde, ders üzerinde yönetmelik tanımı olmadığından öğrencinin yönetmeliği üzerinden listeleme yapmakta bu da öğretim üyesinin not listesinde aynı ders için iki ayrı liste olarak yansımaktadır. Bu durum not girişi değişikliğinde öğretim üyesi yönünde probleme sebep olmakta ve aynı zamanda ilgili öğrencinin örneğin CC başarı notunu aldığında lisansta başarılı olmasına rağmen yüksek lisansta başarısız olmasına sebep olmaktadır. Aynı durum doktora öğrencisi içinde geçerli olmaktadır. Bu durumda olan öğrencinin Not Girişi ve Düzenleme (Öğrenci İşleri) ekranı üzerinden ilgili dersinin yönetmelik güncellemesinin yapılması problemi çözecektir.

27 Not Girişi ve Düzenleme
Not girişi ve transkriptle ilgili karşılaşılan genel problem; süresi içerisinde sorumlu öğretim elemanı tarafından girilmeyen notlar not bildirim formu ile ilgili enstitüye gönderilmekte, enstitü kullanıcısı tarafından sisteme işlendiğinde «Kesin Kaydet» butonu aktif olmadığından «Kaydet» butonu ile yapılan not girişleri ekranda görülmekte ancak transkripte yansımamaktadır. Bu durumda olan ders silinerek yeniden öğrenci üzerine eklenmeli ve not girişi yapıldıktan sonra «Kesin Kaydet» butonu üzerinden işlem tamamlanması notun transkript üzerinden de görülmesini sağlayacaktır.

28 Ders Kayıtlanma Kontrol
Ders Kayıtlama süresinde, öğrencinin ders kaydını danışmanı kesinleştirmiş ve durumunda düzeltme yapılması gerekiyorsa, «İnternet İşlemleri – Ders Kayıtlanma Kontrol » ekranı aracılığı ile gerekli düzenlemelere imkan tanınır. Öğrenci No alanına öğrenci numarası yazılarak Ekle seçilir. Böylece ekranda öğrencinin Öğrenci No, Adı, Soyadı, Organizasyon, Kayıt Dönemi ve Kayıtlanma Durumu verileri listelenir. “Kayıt Durumu: Kesin Kayıt” olan öğrencinin ders kayıt işlemlerinde düzenleme yapılacaksa Geri Al seçilir. Eğer Geril Al seçilmişse öğrencinin “Kayıt Durumu: Danışman İnceleme” aşamasına geri alınmış ve danışmanına derslerde değişlik yapma imkanı sağlanmış olur.

29 Jüri Atama «Lisansüstü İşlemleri – Tanımlamalar – Jüri Tanımlama» Bu ekranda 3 çeşit jüri tanımı yapılabilir: Tez Jürisi, Tez İzleme komitesi ve Doktora Yeterlilik Jürisi.