Modern-Sonrası Çağdaş Yönetim Teknikleri

... konulu sunumlar: "Modern-Sonrası Çağdaş Yönetim Teknikleri"— Sunum transkripti:

1 Modern-Sonrası Çağdaş Yönetim Teknikleri
Değişim Mühendisliği- Süreç Yenileme (Reengineering-Business Process Reengineering) ve Kıyaslama(Benchmarking)

2 Süreç Yenileme-Değişim Mühendisliği
Süreç Yenileme; maliyet, kalite, hizmet ve yenilik yapma gibi çağımızın en önemli başarı ölçülerinde gelişme sağlamak amacıyla, örgütün mevcut yapısı ve kullanılan süreçlerin terk edilerek, mal ve hizmet üretmek için gerekli faaliyetleri en başından itibaren gözden geçirme çabasıdır. Süreç Yenilemenin (Değişim mühendisliğinin) ana fikri; “işlerin bölümler ve fonksiyonlar etrafında değil, süreçler etrafında organize edilmesidir.” Çalışmanın en önemli noktası işin başında hangi sonuçlara ulaşmak istendiğinin netleştirilmesidir. Hedefler belirlenmeli ve bunlar müşteri ile ilişkilendirilmelidir. Dışardan işlere bakabilmeyi, işin nelere ihtiyacı olduğunu belirleyebilmelidir. Burada önemli olan, günümüz pazarlarının ve teknolojilerinin taleplerine göre işi nasıl organize edeceğimizdir.

3 Süreç Yenileme-Değişim Mühendisliği
Süreç yenileme, sürekli ve küçük gelişmeler sağlamak değil, köklü ve büyük değişiklikler yapmak ile ilgili bir kavramdır. Klasik yapıların; gerek içe dönüklüğü vurgulamaları, gerek bir mal veya hizmeti üreten süreç içindeki işlerin farklı departmanlara dağıtılmış olması ve gerekse çabuk harekete geçmemeleri nedeniyle süreçlerin yeniden gözden geçirilerek yapılandırılmasını ifade eden “süreç yenileme” kavramı gelişme ortamı bulmuştur.

4 Süreç Kavramı Süreç; Olguların veya olayların belli bir taslağa uygun ve belli bir sonucu verecek biçimde düzenlenmesi, ardarda sıralanması, Süreç; Girdilerin birbirine bağlı seri faaliyetlerle bir değer artışı elde etme işlemi, Üretim işlemi açısından bakıldığında; Süreç; Hammadde enerji bilgi vb. girdileri ürün veya hizmet gibi çıktılara dönüştüren faaliyetler dizisine verilen isim

5 Değişim Kavramı •Değişim; mevcut olan durumun, çevre koşullarının ihtiyaçları karşısında artık çaresiz ve kayıtsız kalması durumunda; bireysel yada organizasyonel anlamda yeniden yapılandırma ve ihtiyaçları giderebilme düzeyinde yeni fikirler üretebilme, karar verme ve bunu uygulama sürecidir. •Değişim; bir işletme veya kuruluşta varolan örgütsel yapının, teknolojinin, üretim süreçlerinin, işgören davranışlarının ve bunları etkileyen koşulların planlı yada plansız bir biçimde değişikliğe uğratılmasıdır. •Değişim; organizasyon faaliyetler ile ilgili konularda mevcut konum veya durumdan farklı bir duruma gelme anlamındadır.

6 Süreç Yenileme-Değişim Mühendisliği
Bir iş veya faaliyetin daha kısa sürede bitirilmesi ve hatalardan arındırılması yolunda yapılan çalışmalara Süreç Yenileme, Yeniden Yapılandırma veya Değişim Mühendisliği denir Değişim mühendisliğinin felsefi temelinde; uzun vadeli başarının iyi ürünler veya hizmetlerden değil, o ürünleri yaratan süreçler tarafından ortaya çıkacağı yatmaktadır. •Çünkü iyi ürünler ve hizmetler başarılı şirketler yaratmamakta, başarılı şirketler iyi ürün yaratmaktadır.

7 Süreç Yenileme-Değişim Mühendisliği
Değişim mühendisliği çalışmalarında, işletmenin satın alma, üretim, pazarlama, dağıtım ve personel gibi tüm fonksiyonları, bu fonksiyonlar içindeki her bir iş ve faaliyet ve bu işlerin oluşturduğu süreçler kritik bir gözle ve personelin katılımı ile ele alınarak bir değerlemeye tabi tutulmakta; verimsiz ve etkili olmayan ve müşteri açısından bir katma değer oluşturmayan faaliyetler ve süreçler elimine edilmektedir. Değişim Mühendisliği; maliyet, kalite, hizmet ve hız gibi çağımızın en önemli performans ölçülerinde çarpıcı gelişmeler sağlamak amacı ile iş süreçlerinin temelden yeniden düşünülmesi ve radikal bir biçimde yeniden tasarlanmasıdır.

8 Süreç Yenileme-Değişim Mühendisliği
Bu süreçler, işletmenin pazar değişmelerine daha çabuk ve daha etkin (amaca ulaştıracak tarzda) cevap verebilmesini sağlayacak şekilde yeniden düzenlenmektedir. Bu düzenlemede esas alınan ilgili sürecin tamamıdır. Bu süreç içindeki faaliyetler parçalanarak aynı bölümlerin bünyesine verilmekte; fakat tüm örgüt bu süreçler üzerine bina edilmektedir. Böyle bir düzenlemenin çalışanlar açısından anlamı şu olacaktır: Çalışan yapmış olduğu işin bütününü görebilecek, bu işi yaparken daha fazla yetkisi olacak, karar verici hale gelecek, kısaca güçlendirilmiş personel olacaktır.

9 Süreç Yenileme-Değişim Mühendisliğinin Amacı
Değişim mühendisliğinin temel amacı organizasyonda performans düzeyini yükseltmektir. Başlıca performans göstergeleri ise maliyet, kalite, hız ve hizmettir. Verilen kararlar doğrultusunda düşük maliyet ve yüksek kalitede üretimde bulunmak, ürünleri müşteriye süratle ve en güvenilir şekilde sunmak organizasyonda yüksek performansa ulaşıldığını gösteren bazı temel ölçütlerdir. Bunun dışında bir başka açıdan değişim mühendisliğinin başlıca amaçlarını; müşteri ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılamak, organizasyonun rekabet gücünü artırmak, organizasyonda yenilik ve yaratıcılığı geliştirmek, dinamik, esnek ve çevik bir organizasyon yapısını oluşturmak şeklinde belirtmek mümkündür.

10 İşlerin Yapıldığı Süreçler
İşletmeler Tedarikçilerle müşterileri arasında yer alan ve müşterisine değer yaratan birimlerdir. Bu değer yaratma işini çeşitli süreçler içindeki işlerin yapılmasıyla gerçekleştirmektedir. Bu süreçler genel olarak: Sipariş gerçekleştirme Ürün geliştirme İmalat geliştirme Strateji Geliştirme Satınalma Müşteri hizmetleri

11 Süreç Yenileme Faaliyetlerinin Başlıca Özellikleri
Değişik nitelikli işler tek bir iş grubu içinde birleştirilir İşi yapanlar karar verici hale gelir İşlerin yapılması sırası suni bir zorlamadan çok kendi tabii sırasını izler Yapılan bir işin bir üst kademe tarafından denetimi en aza indirilmiş olur Katma değer yaratmayan, bir birini başka şekilde tekrarlayan işler en aza indirilmiş olur Melez ve merkez kaç organizasyon yapısı ve işleyişi egemendir.

12 Kıyaslama(Benchmarking)
Örnek alınacak “referans noktası”nın belirlenmesi anlamına gelen kıyaslama, ‘bir işletmenin performansın (rekabet gücünü) yükseltmek için, üstün performansa sahip başka işletmelerin, iş yapma tekniklerini incelemesi, kendi teknikleri ile kıyaslaması ve bu kıyaslamadan elde ettiği bilgileri kendi işletmesinde uygulamasıdır’. Kıyaslama iş dünyasında rekabet avantajı sağlar. Benchmarking işletme içi faaliyetleri, süreçleri veya yöntemleri diğer başarılı işletmelerle karşılaştıran sürekli bir ölçümdür.

13 Kıyaslama Kıyaslama usta ile çırak arasındaki iş ilişkisine dayanmaktadır. Çırak, yaptığı işi, bir sıra üzerinde oturun ustasının yaptığı ile kıyaslamakta Ustasının neyi nasıl yaptığını incelemekte ve kendi yaptığı işe uygulamaktadır. Böylece çırak ustasının düzeyine gelmeye çalışmaktadır. Bu düzeye ulaşıldıktan sonra, kendisi kendi usullerini geliştirerek başkalarının kendisi ile kıyaslama yapacağı bir usta haline gelmektedir.

14 Benchmarking(Kıyaslama) Kavramının Geçmişi ve Ortaya Çıkışı
Ford’un kurucusu Henry Ford, yürüyen bant sistemiyle üretimi, 1912’de Chicago’ da bir tanıdığını görmek için gittiği mezbahadan esinlenerek geliştirmiştir. 1950’ li yıllarda Toyota’ nın kurucusu, oğlu Eiji Toyoda’ yı General Motors, Ford gibi otomobil devlerini incelemek üzere A.B.D.’ ye göndermiştir. Ancak benchmarking kavramı bugünkü anlamı ile ilk kez 1970’lerin sonu 1980’lerin başında Xerox işletmesinin diğer Japon işletmelerinden öğrenme fikriyle, uygulanmaya başlanmıştır.

15 Benchmarking Kavramının Geçmişi ve Ortaya Çıkışı
1979 yılında Xerox, benchmarking uygulamasına, rakipleri tarafından üretilen fotokopi makinelerinin parçalarını söküp inceleyerek başlamıştır. Xerox, bu parçaların fiziksel bileşimlerinin nasıl yapıldığını değerlendirmenin yanı sıra, üretim maliyetlerini de incelemiş ve rakiplerinin bu ürünleri nasıl daha düşük maliyetlerle ürettiklerini anlamaya çalışmıştır. Daha sonra Xerox bu uygulamaları kendi üretim sürecine adapte etmiş ve iş planlarında kullanmıştır.

16 Benchmarking Kavramının Geçmişi ve Ortaya Çıkışı
1980’ lerden sonra başta ABD olmak üzere bütün batıda yaygınlık kazanan kıyaslama yöntemi, bugün de dev işletmeler tarafından kullanılmaktadır. Bunların başında ise Dell Computer ve General Electric gibi işletmeler gelmektedir. Ülkemizde küreselleşme ile birlikte uluslararası pazarlara girmek, rekabet gücünü artırmak, kaliteli mal ve hizmet üretmek amacıyla benchmarking yeni bir yönetim tekniği olarak kullanılmaya başlanmıştır.

17 Kıyaslamanın Amacı Nedir?
Kıyaslama seçilen konuda “en iyi” olabilmek için kendi ürünlerini, hizmetlerini ve uygulamalarını, rakipleri ya da endüstrinin önde gelen diğer şirketleri ile beraber değerlendirerek gelişme sürecidir. Kıyaslama uygulaması iki işletmenin işlem ve yöntemlerine ilişkin bilgileri paylaşma konusunda önceden anlaşmış olmalarını içerir. Her iki işletme bilgi değişiminden bazı kazançlar bekler

18 Kıyaslamanın Amaçları
* Kuruluşun amaç ve hedeflerini saptamakta yardımcı olmak, * Hedef ve amaçlara ulaşmak için en iyi uygulamaları saptamak, * Hedefleri, amaçları ve uygulamaları geçerli kılmak, * Şirket kültürünü değiştirmek veya güçlendirmek, * Şirketin stratejik olarak yönetilmesini sağlamak, * Şirket içindeki daha iyi uygulamaları açığa çıkartmak, * Maliyetleri düşürmek, motivasyon, performans arttırmak

19 Kıyaslama Türleri Stratejik Kıyaslama: Başarılı işletmelerin izlediği stratejilerin incelenmesi ve kıyaslamaya tabi tutulmasıdır Uygulama Kıyaslaması: Maliyet unsuru olan her faaliyetin kıyaslanmasıdır Yönetim Kıyaslaması: Yönetim fonksiyonları arasındaki kıyaslamadır Rekabetçi kıyaslama: Bu yöntemde rakip şirketlerle kıyaslamalar yapılarak, en iyi uygulamalar tespit edilir ve organizasyona uyarlanmaya çalışılır.

20 Kıyaslama Türleri Süreç odaklı kıyaslama: Bu uygulama, birbirinden ayrı iş süreçleri yada işlemler üzerine odaklanmayı ifade etmektedir. Bu tip kıyaslamada benzer işleri en etkin yapan şirketler aranır ve onların çalışmalarından yararlanılır. Performans odaklı kıyaslama: En eski ve en sık rastlanan kıyaslama çalışmasıdır. Ürünlerin yada hizmetlerin doğrudan karşılaştırılması, performans odaklı kıyaslamanın temelini oluşturur.

21 Neler Kıyaslanır 1. Yönetim İşlemleri: İnsan, ekipman ve metodların bir ürünün çıkartılması için ortaklaşa çalışmasıdır. Bu yüzden tüm iş birimleri birbirine bağlı prosesler içerirler ve bir hiyerarşik düzen içinde bulunurlar. 2. Kritik Başarı Faktörleri: Kritik başarı faktörleri müşteri tatminine direkt etkisi olan ve böylece işin başarısını etkileyen durumlar veya değişkenlerdir. 3. İş Aktiviteleri: Bir sürecin gerçekleştirilmesi için gereken metodlardır.

22 Kıyaslama Süreci Kıyaslama Konularının Belirlenmesi
Kıyaslama yapılacak işletmelerin belirlenmesi Veri toplama yöntemi belirlemek ve veri toplamak Kıyaslama yapmak ve farkları bulmak Performans hedefleri belirlemek ve uygulama planı hazırlamak Uygulamak ve sonuç almak ve yeniden kıyaslama yapmak

23 Kıyaslamanın Başarısı Nelere Bağlıdır?
Kıyaslama sürekli bir arayışın ifadesidir. Bu arayış daima daha iyi, daha kaliteli, daha ucuz ve daha çabuk yapma ve bunun için en başarılı olanları örnek alma yönünde olmalıdır. Bu arayış çabalarının sonuç vermesi bazı koşullara bağlıdır. Başarı için herşeyden önce işletmeler değişimin gerekliliğini kabul etmelidirler

24 Kıyaslamanın Başarısı Nelere Bağlıdır?
Başarılı bir kıyaslama için kıyaslanacak bir şeylerin olması gerekmektedir Kıyaslamada, sonuç rakamları üzerinde değil fakat ilgili işe ait süreçler, yöntemler, yani esas üzerinde olmalıdır. Kıyaslamayı sade çalışılan endüstri dalıyla sınırlamamak gerekmektedir Kıyaslamanın başarısı yöneticilerin kendilerini başkaları nezdinde değiştirmeye hazır olmalarına bağlıdır Kıyaslama sonucu bir değişim programı ortaya çıkmaktadır. Değişin olayı kıyaslama içinde yaşanacaktır. Kıyaslama için başarılı işletme ve özelliklede veri bulma en önemli safah olduğu unutulmamalıdır.