BÜTÇE VE UYGUN MALİYETLER Ömer Faruk CANTİMUR Kalkınma Uzmanı İzleme ve Değerlendirme Birimi 1.

... konulu sunumlar: "BÜTÇE VE UYGUN MALİYETLER Ömer Faruk CANTİMUR Kalkınma Uzmanı İzleme ve Değerlendirme Birimi 1."— Sunum transkripti:

1 BÜTÇE VE UYGUN MALİYETLER Ömer Faruk CANTİMUR Kalkınma Uzmanı İzleme ve Değerlendirme Birimi
1

2 Faaliyet ve Ödeme Takvimi
Sözleşme Ön ödeme Ara ödeme Nihai Ödeme Değerlendirme Raporları

3 Ödemelerle İlgili Genel Esaslar
Ödemeler, ön ödeme hariç, hak ediş esasına göre yapılır. Ödeme yararlanıcının ödeme talebine istinaden yapılır. Ödeme talepleri sözleşmeye bağlanmış faaliyet takvimine göre yapılır. Ön ödemenin kapatılabilmesi için usulüne uygun harcanması gerekir. Ödemeler ajans hesabından proje hesabına transfer şeklinde yapılır. Aylık 1000 TL’yi geçmeyen ödemeler dışında, tüm ödemeler, bir banka hesabından diğer banka hesabına transfer şeklinde yapılacaktır ve bunun dışında proje banka hesabından hiçbir şekilde nakit para ödemesi yapılmayacaktır. Proje personeli, tedarikçi, hizmet sağlayıcı, taşeron gibi projeye dahil olan taraflar dışında başka hiç kimseye proje hesabından transfer yapılamaz.

4 Kapatılabilmesi için usule uygun harcanmalıdır,
ÖN ÖDEME Avans şeklindedir, Kapatılabilmesi için usule uygun harcanmalıdır, Toplam mali destek tutarının %40’ıdır, TEMİNAT Kar amacı güden gerçek/tüzel kişiler ile Kamu Kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarından, Ön ödeme öncesi alınır, Nakit TL ve teminat mektubu şeklinde olur, Nakit ise ajansın gösterdiği bankaya yatırılır ve dekontu getirilir.

5 Ödeme talebine istinaden yapılır,
ARA/NİHAİ ÖDEME Ödeme talebine istinaden yapılır, Talep sözleşmede gösterilen ödeme takvimine göre yapılır, Ödeme talebine eklenecekler; Teknik Rapor, Mali rapor, Ödeme Belgeleri, Alt sözleşmeler. Ödeme talebinde bulunulması ajansın ödeme yapacağı anlamına gelmez, Ödeme, talep ve ekindeki rapor ve belgelerin uygun bulunup onaylanmasına bağlıdır.

6 TEKNİK RAPOR: Proje kapsamında yapılanların raporudur. Faaliyet Raporu gibi. Proje kapsamında o güne kadar gerçekleşen olay ve işlemler özetlenir Projenin fiziki gerçekleşme ve performansı hakkında bilgi verir. MALİ RAPOR: Bütçe ile gerçekleşen harcamalar arasındaki ilişkiyi gösterir Mali gerçekleşmeyi belirtir Teknik rapor ve mali rapor birbiriyle uyumlu olmalıdır. ÖDEME BELGELERİ: Proje kapsamında yapılan harcamalara ilişkin; Fatura,makbuz,mal teslim tutanağı,sevk irsaliyesi vb. ALT SÖZLEŞMELER: Mal alımı Hizmet Alımı Yapım işleri

7 UYGUN MALİYETLER Ara ve nihai mali raporların değerlendirilmesi sırasında, Ajans projenin uygun maliyetlerini belirler. Uygun olmayan harcamalar, beklediğinizden daha düşük bir ödemeye neden olabilir ve bazı durumlarda, almış olduğunuz ön ödemelerin bir kısmının iadesine yol açabilir. Ajans toplam uygun maliyetlerin kayda bağlanmış mali destek oranından (eş finansman oranından) daha fazlasını ödemez. Eğer toplam proje harcamanız başlangıçta belirlenenden daha düşük seviyede olursa, projenize tahsis edilen mali destek aynı oranda düşecektir.

8 UYGUN MALİYETLER Sözleşme Ek II Madde 14.1:
Maliyetler proje bütçesine dahil edilmiş olmalıdır. Maliyetler projeyi yürütmek için gerekli olmalıdır. Ajansa yapacağınız ödeme taleplerine konu olan faaliyetler, Sözleşme Ek I’de kesin olarak tanımlanmış olmalıdır.

9 UYGUN MALİYETLER Faaliyet tanımında yer almayan ya da zeyilname/bildirim yoluyla onaylanan faaliyet değişiklikleri dışında kalan faaliyetler için yapılan tüm harcamalar uygun olmayan maliyettir. Proje faaliyetleri ile açıkça ilişkili olmayan ya da raporlanan faaliyetlerin dışında yapılan tüm harcamalar uygun olmayan maliyettir. Tüm maliyetler, yararlanıcı ve/veya ortakları tarafından gerçekleştirilmiş harcamalar olmalıdır. Maliyetler, yararlanıcının veya ortaklarının muhasebe hesaplarında kayıtlı olmalıdır ve saptanabilir, doğrulanabilir ve destekleyici belgelerin asılları ile kanıtlanabilir olmalıdır. Maliyetler, proje uygulama döneminde gerçekleşmiş olmalıdır.

10 Bütçe başlığı Uygun maliyetler 1. İnsan Kaynakları 2. Seyahat
Bu bütçe başlığı altında bütçelendirilmiş miktarlar, yararlanıcı ve ortaklarının proje kapsamında iş akdi yaptığı personelin maaş ve ücretlerinin ödenmesi için kullanılır. Alt-yüklenici hizmetleri (yaptığınız ihalelerle satın aldığınız hizmetler için şirketlere yapılan ödemeler) için yapılan ödemeler bu bütçe başlığı altında talep edilemez. Personel maliyetleri, fiili maaşlar ile sosyal sigorta ödemeleri ve diğer istihkakları içerir. Proje personeline ödenen maaş ve ücretler, yararlanıcı ve ortaklarının kendi personeline ödediği miktardan fazla olamaz. Proje bütçesinde gerekçesi öngörülmek kaydı ile projede görevli personele harcırah ödenebilir. Harcırahlar, tüm yemekleri, konaklama masraflarını ve şehir içi ulaşımı kapsar. Yolculuk ve gündelik giderleri (Gündelik giderleri, Maliye Bakanlığının her yıl için belirlediği “harcırah kanunu uyarınca verilecek gündelik ve tazminat tutarlarını gösterir cetvel” de yer alan memur ve hizmetliler başlığı altında, “aylık/kadro derecesi 1-4 olanlar” için öngörülen tutarın üç katını aşmayacak şekilde belirlenmelidir) 2. Seyahat Uluslararası seyahat bütçe alt başlığı kapsamında, proje ihtiyaçları doğrultusunda yurt dışına çıkması gereken projede görevli kişilerin ulaşım masrafları karşılanır. Yerel ulaşım bütçe alt başlığı kapsamında, Türkiye içindeki şehirlerarası seyahat harcamaları karşılanabilir.

11 Bütçe başlığı Uygun maliyetler 3. Ekipman ve Malzemeler Ekipman ve malzeme alım maliyetleri, bütçeye dahil edilmeleri ve piyasa oranları ile uyuşmaları durumunda uygun maliyetlerdir. Yararlanıcı para ve maliyet etkinliğini garanti etmekle ve bu rehberde tanımlanan ihale usullerini uygulamakla yükümlüdür 4. Yerel Ofis /Proje Maliyetleri Bu maliyetler, yararlanıcının ve ortaklarının ana ofis maliyetleri için kullanılamaz. Buradaki maliyetler, ancak proje faaliyetlerinin uygulanabilmesi için yeni bir ofis/eğitim merkezi açılmış ise uygun maliyet olur. 5. Diğer Maliyetler / Hizmetler 5. ve 6. başlıklar altında bütçelendirilmiş miktarlar, bütçede daha önce belirlenmiş yayınlar, tercüme vb. taşeronluk hizmetleri için kullanılabilir. Proje personeline bu bütçe kalemi kapsamında ödeme yapmak uygun değildir. 6. Diğer 8. İdari Maliyetler Doğrudan giderlerin belli bir oranına karşılık gelen, projenin yönetim ve gözetimine ilişkin genel maliyetler olarak tanımlanabilecek dolaylı giderler “idari gider” olarak kabul edilmiştir. İdari giderlerin kapsam ve tutar olarak aşağıdaki şartları taşıması gerekmektedir: Doğrudan gider olarak bütçelendirilen tutarın yüzde 7’sinden fazla (KÖA’da yüzde 5) olmamalıdır. Proje bütçesi’nin herhangi bir kalemi altında doğrudan gider olarak bütçelendirilmiş bir gideri kapsamamalıdır. Uygunluk açısından Sözleşme Ek II-Genel Koşullar madde 14, 16 ve 17’de belirlenen koşulları taşımalıdır.

12 UYGUN OLMAYAN MALİYETLER
Salt sözleşmeye, teminatlara ve ödemelere ilişkin her türlü vergi, resim, harç ve sair giderler, Döviz kuru zararları, Projenin uygulanmasına katılan kamu görevlilerinin maaşları, İkinci el ekipman alımı, Arsa ya da bina alımı, Cezalar, mali cezalar ve mahkeme giderleri ile istimlâk bedelleri, Borçlar ve gelecekteki muhtemel kayıplar için karşılıklar, Faiz borcu, Halihazırda başka bir çerçevede/programda finanse edilen kalemler, Kamu kurumlarının genel maliyetleri/idari maliyetleri, Kamu görevlilerinin yolluk ve gündelik giderleri, Maliye Bakanlığı’nın her yıl için belirlediği “harcırah kanunu uyarınca verilecek gündelik ve tazminat tutarlarını gösterir cetvel” de yer alan memur ve hizmetliler başlığı altında, “aylık/kadro derecesi 1-4 olanlar” için öngörülen tutarın üç katını aşmayacak şekilde proje bütçesinden ödenebilir. Proje hazırlık çalışmalarının ve diğer hazırlık faaliyetlerinin maliyetleri, Ayni katkılar. Sözleşme kapsamındaki uygulamalarla ilgili olarak, yararlanıcının ve proje kapsamında görev alan kişilerin kusur ve ihmalleri sebebiyle doğacak olan her türlü ceza, gecikme zammı, faiz ve sair giderler

13 İDARİ GİDERLERE İLİŞKİN ESASLAR
Proje bütçesi, faaliyet tanımında ifade edilen aktivitelere ilişkin aşağıdaki kalemlerden oluşur: a- Doğrudan Giderler b- Dolaylı Giderler - Doğrudan giderler, proje faaliyetleri çerçevesinde mal ve hizmet alımları ile diğer işlemlerin gerçekleştirilebilmesi için belirlenen ve bütçede tahsis esasına dayalı olarak aktivite, alım ve işlemlere karşılık kesin bir miktarla ifade edilen giderlerdir. Bu kapsamda tahmini değerleri yansıtan söz konusu maliyetlerin gerçekleşme olasılığı yüksektir. - Doğrudan giderlerin belli bir oranına karşılık gelen, projenin yönetim ve gözetimine ilişkin genel maliyetler olarak tanımlanabilecek dolaylı giderler ise “idari gider” olarak kabul edilmiştir. İdari giderlerin kapsam ve tutar olarak aşağıdaki şartları taşıması gerekmektedir. a- Proje bütçesinin herhangi bir kalemi altında doğrudan gider olarak bütçelendirilmiş bir gideri kapsamamalıdır. b- Uygunluk açısından Genel Koşullar madde 14, 16 ve 17’de belirlenen koşulları taşımalıdır.

14 Ajansımızca yapılacak denetimlerde; “ idari gider” olarak değerlendirilebilecek bazı maliyetler aşağıda sıralanmıştır: - Proje bütçesinin herhangi bir kalemi altında doğrudan gider olarak bütçelendirilmemiş olması kaydıyla görünürlük giderleri , uygun maliyet olarak değerlendirilecektir. - Haberleşme Giderleri: Projenin yürütülmesini sağlamak amacıyla yapılan haberleşmeye ilişkin masraflar (telefon, fax, internet, posta vb ) ayrıştırılabilir olması koşuluyla genel idari giderler kalemi altında uygun maliyettir. - Kira, Elektrik, Su ve Isınmaya ilişkin Giderler: Bütçedeki “yerel ofis maliyetleri” kalemi, projeye özgü ve projenin uygulanması için gerekli bir ofisin mevcudiyeti veya kiralanmış olması hallerinde kullanılabilir. Başvuru sahibi tarafından yerel ofis açılmaması durumunda, bu bütçe kaleminde herhangi bir harcama uygun maliyet olarak değerlendirilmeyecektir. - Ulaşım Giderleri: Projenin yürütülmesi amacıyla, proje personeli tarafından yapılan ve bütçenin diğer kalemlerinde yer almayan ilave ulaşım masrafları idari gider kaleminden karşılanabilecektir Sarf Malzemelerine ilişkin Giderler: Kırtasiye masraflar ile raporlamaya ilişkin yazılım, kopyalama ve çıktı maliyetleri (toner ve kartuş alımları gibi) idari giderler kaleminden karşılanabilecektir. - Proje ofis malzemeleri görevlendirilen proje ekibi ile sınırlı olmak kaydıyla uygun maliyet olarak kabul edilebilecektir.

15 Proje Fonlarının Yönetimi ve Muhasebeleştirilmesi Sırasında Ortaya Çıkan Giderler: Bütçe kalemleri içerisinde yer almamak kaydıyla, ilan masrafları, çeviri giderleri bu kapsamda değerlendirilen giderlerdir. - Sigorta ve Güvenlik Giderleri: Proje faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi için gerekli görülen tüm sigorta maliyetleri ve güvenliğe ilişkin giderler idari giderler kaleminden karşılanabilecektir. Aşağıda belirtilen maliyetler idari giderler kaleminden karşılanamaz : - Borçlar ve Borç veya Zarar Karşılıkları: Proje faaliyeti süresinin öncesinde veya sonrasında, hibe faydalanıcısı veya hibe projesi adına tahakkuk eden tüm borçlar ve borç veya zarar karşılıkları uygun olmayan maliyet olarak değerlendirilecektir. - Faiz Ödemeleri: Proje faaliyetleri kapsamında vadesi gelmiş (muaccel) faize ilişkin yapılan ödemeler uygun olmayan maliyet olarak değerlendirilecektir. Başka Kaynaklardan Finanse Edilen Kalemler: Finansman başka kaynaklardan karşılanan bütçe kalemlerine ilişkin ödemeler, karşılanan tutar ile sınırlı olmak kaydıyla, uygun olmayan maliyet olarak değerlendirilecektir. - Kur Farkları : Aleyhte oluşan kur farklarının idari gider kaleminden karşılanması mümkün değildir. - Kredi Ödemeleri: Proje faaliyeti ile ilgili olsun veya olmasın, hibe faydalanıcısı tarafından proje bütçesinden ödenen her türlü kredi ve kredi benzeri ödemeler uygun olmayan maliyet olarak değerlendirilecektir.

16 TEŞEKKÜRLER…