Ağustos 2016 Standart Dosya Planı Temel Eğitim Genel Müdürlüğü BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV İŞLEMLERİ KODLAMA

... konulu sunumlar: "Ağustos 2016 Standart Dosya Planı Temel Eğitim Genel Müdürlüğü BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV İŞLEMLERİ KODLAMA"— Sunum transkripti:

1 Ağustos 2016 Standart Dosya Planı Temel Eğitim Genel Müdürlüğü 70.01 805.01.02 BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV İŞLEMLERİ KODLAMA 1-300 2016

2 GENEL KONULAR Dosya: Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur. Tümleşik Dosya: Her bir işlem için açılan ve işlemle ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı ifade eder. Tümleşik dosyalar bir işlem, kişi ya da proje ile ilgili olabilir (Personel Dosyaları, Dava Dosyaları, Proje Dosyaları vb.). Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir. Bu dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan "Standart Dosya Planı" projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş olup, zaman içinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri doğrultusunda yenilenmesine ihtiyaç duyulmuştur.

3 STANDART DOSYA PLANI Standart dosya planı, belgelerin Standart dosya planı, belgelerinKONULARINA göre sınıflandırılmasını amaçlayan desimal dosyalama sistemidir.

4 B.08. 4.MEM. 4. 19. 00. 00 A.BB.C. DDD. E. FF. GG.HH Kurum Kodu Kod Açıklaması A Yürütme Organı ( “A” Yasama, “B” Yürütme, “ C” Yargı organları) BB Kurumun bulunduğu bölge( Merkez, taşra, yurtdışı v.b.) C Taşra Teşkilatı ( Merkez, İlgili kuruluş, taşra teşkilatı v.b.) DDD Teşkilatın kısa adı ( MEM, SGB, … v.b.) E İl (01,02,16,18,71, ….. v.b.) FF İl Kodu GG İl ve İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü (00- 01,02,03,04,…. vb.) HH İl ve ilçe Milli Eğitim Müdürlüğü altında görev yapan alt teşkilat kodu (01,02,03,…)

5 Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile; Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanmış olacaktır. Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir. Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlanacaktır. Kurum ve kuruluşlar arasında evrak ve yazışmaların otomasyonu ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına alt yapı oluşturulacaktır.

6 Kurum içi ve kurumlararası evrak akışı ve bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasını sağlayacak ve verimliliği artıracaktır. Kurumların yazışma ve dosyalama işlemlerinin standartlaşması, arşivlerde toplanan belgelerin düzenini de olumlu yönde etkileyecek, belgelerin arşivlerde ayıklanması, tasnifi, yerleşimi ve hizmete sunulmasında büyük kolaylıklar sağlayacaktır. Kurum içi ve kurumlar arası evrak ve iş takibi kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca bulunabilecektir. Aynı konuya ait belgelerin aynı “ad” ve “numara” ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi hizmet birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında tüm kurum ve kuruluşlarda da birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.

7 STANDART DOSYA PLANI Standart Dosya Planı, Standart Dosya Planı, 1- GENEL KONULAR 1- GENEL KONULAR 2- ANA HİZMET FAALİYETLERİ 2- ANA HİZMET FAALİYETLERİ 3- DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER 3- DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER 4- YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER 4- YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER Olmak üzere 4 başlık altında toplam 21 Ana Konuya bölünmüştür. Olmak üzere 4 başlık altında toplam 21 Ana Konuya bölünmüştür.

8 Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır. Örneğin;

9 SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI KONULARI 1 GENEL KONULAR000-099 2 ANA HİZMET FAALİYETLERİ100-599 2.1 Eğitim ve Öğretim İşleri100-199 2.2 Öğrenci İşleri200-299 2.3 Sosyal, Kültürel ve Sportif Faaliyetler300-349 2.4 Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimi350-399 2.5 Özel Öğretim Kurumları400-449 2.6 Eğitim Teknolojileri İşleri450-499 3 DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER600-699 3.1 Araştırma ve Planlama İşleri600-619 3.2 Basın ve Halkla İlişkiler İşleri620-639 3.3 Hukuk İşleri640-659 3.4 Teftiş/Denetim İşleri660-679

10 4 YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER700-999 4.1 Bilgi-İşlem İşleri700-719 4.2 Dış İlişkiler ve Avrupa Birliği720-749 4.3 Emlak ve Yapım İşleri750-769 4.4 Eğitim İşleri770-789 4.5 İdari ve Sosyal İşler800-819 4.6 Tanıtım ve Yayın İşleri820-839 4.7 Mali İşler840-869 4.8 Özel Kalem ve Protokol İşleri870-889 4.9 Personel İşleri900-929 4.10 Satın alma ve Satış İşleri930-949 4.11 Sivil Savunma İşleri950-969

11 11 STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI 1-Haberleşme kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kullanılması mecburi kılınmıştır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme kodları “Sayı” bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir. Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, haberleşme kodundan hemen sonra (-) kısa çizgi konularak yazılacaktır. Örnek; Sayı:B.08.4.MEM.19.03.01.-805.02.02/3473 A B C A:Birim (Haberleşme) Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası. DİKKAT! Hazırlanan yazıda dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların GENELİ konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır. Örneğin: Genel(Ana) konu: 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 1. Alt konu: Belge Yönetimi 2. Alt konu: Saklama Süreli Dosya Planı Yazışmada kullanılması gereken konu başlığı: Konu : Saklama Süreli Dosya Planı

12 12 STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI A. C KOD NUMARASI DOSYA NUMARASIEVRAK KAYIT NO A.BB.C.DDD.E.FF.GG. HH.-JJ KK B.08.4.MEM.4.1902. 04 -622. 01 / 00075 Yürütme Organı MEBTaşra Teşkilatı Milli Eğitim Müd. İl TeşkilatıÇORUM İl TrafikKod u SUNGUR LU İlçe Kodu Okul Özel Kodu (İÖO Kodu) Dosya NumarasıKayıt Numarası Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH ″A″ Yasama Organları, ″B″ Yürütme Organları, ″C″ Yargı Organları, ″D″ Özel Kuruluşlar ve Dernekler. Tüm Özel ve Resmi Okullar ve Resmi Kurum Müdürlükleri: yukarıda Haberleşme Kodu içerisinde (HH) alfabetik kodu altında gösterilen birim kodu alanına Milli Eğitim Bakanlığı Saklama Süreli Dosya Planında MEB-EK (2) de gösterilen “OKUL ÖZEL KODLARI”ndan kendi birimlerine ait olan kodu kullanacaklardır.

13 13 ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu2. Alt Konu 3. Alt Konu GENEL İŞLER Saklama SüresiSaklama Kodu 000 Genel 010 Mevzuat İşleri 01 Kanunlar 02 Tüzükler 03 Yönetmelikler 04 Yönergeler 05Tebliğler 06Genelgeler 01 İç Genelgeler 02 Dış Genelgeler 07Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler 01Talimatlar 02Duyurular 03Sirkülerler 08Rehber, Kılavuz 09Standartlar 99Diğer

14 14 MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM-ÖĞRETİM İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 100 Eğitim-Öğretim İşleri (Genel) 101 Eğitim ve Öğretim Programları15A 01Okul Öncesi ve İlköğretim Programları 01Hazırlama/Geliştirme 02Uygulama 03Değerlendirme 04Revizyon 02Genel Ortaöğretim Programları 03Mesleki Ortaöğretim Programları 04Yaygın Eğitim Programları 99Diğer15C 101.01’in alt açılımları 101.02-101.04 için de aynı usulde uygulanabilecektir. 102 Eğitim-Öğretim Yılı Çalışma Takvimi5D 103 Ölçme ve Değerlendirme10D

15 15 MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖĞRENCİ İŞLERİ Saklama SüresiSaklama Kodu 200 Öğrenci İşleri (Genel) 205 Kayıt-KabulBD 210 Nakil ve Geçişler5D 01 Nakiller 02 Okul Türleri Arasında Geçiş 03 Teknik Liseye Geçiş 04 Alana/Dal Değişikliği 99 Diğer5C 215 Denklik İşleriBC 01 Yurtdışı Eğitim Denkliği 02 Mesleki ve Teknik Eğitim Denkliği 99 Diğer10C 220 Devam-Devamsızlık5D

16 16 MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu SOSYAL, KÜLTÜREL VE SPORTİF FAALİYETLER Saklama SüresiSaklama Kodu 300 Sosyal ve Kültürel Faaliyetler (Genel) 305 Öğrenci Meclisleri5D 01 Okul Öğrenci Meclisi 02 İl Öğrenci Meclisi 03 Türkiye Öğrenci Meclisi 99 Diğer5C 310 Müsamereler, Yarışmalar5D 01 Kültürel, Bilgi, Beceri Proje vb. Yarışmalar 01 Özel 02 Resmi 02 Halkoyunları Yarışmaları 03 Müzik Yarışmaları 04 Uluslar Arası Halkoyunları, Müzik Yarışmaları ve Festivalleri 05 Sponsorluk 99 Diğer5C

17 17 MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖĞRETMEN YETİŞTİRME VE EĞİTİMİ Saklama Süresi Saklama Kodu 350 Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimi İşleri (Genel) 355 YÖK'le İlişkiler15D 01 Üniversitelerle İlişkiler 02 Eğitim Fakülteleri İle İlişkiler 03 Beden Eğitimi ve Spor Yüksek Okulu İle İlişkiler 99 Diğer15C 360 Öğretmen Yeterlikleri15D 01 Okul Temelli Meslekî Gelişim (Dünya Bankası Destekli) 02 Ortaöğretim Kademesi Öğretmenlerinin Özel Alan Yeterliklerinin Belirlenmesi (AB Destekli) 03 Öğretmen Mesleği Genel Yeterlikleri İle İlköğretim Kademesi Öğretmenlerine İlişkin Özel Alan Yeterlikleri 04 Öğretmenliğe Atanacakların Alanlarıyla İlgili İşlemler 05 Yurt Dışından Mezun Olan Öğretmen Adayları İle İlgili İşlemler 99 Diğer15C 399 Öğretmen Yetiştirme ve Eğitimiyle İlgili Diğer İşler15C Beden Eğitimi Öğretmenlerinin Yetiştirilmesi İçin Bkz. Ortak Alanlar, Eğitim İşleri (770-799)

18 18 MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖZEL ÖĞRETİM KURUMLARI Saklama Süresi Saklama Kodu 400 Özel Öğretim Kurumları (Genel) 405 Özel Okul İşleriBC 01 Türk Okulları 02 Yabancı Okulları 03 Azınlık Okulları 04 Uluslar Arası Okullar 05 Özel Okullarla İlgili Verilen Görüşler 99 DiğerBC 410 Özel Yaygın Eğitim KurumlarıBC 01 Özel Dershane İşleri 02 Sürücü Kursları İşleri 03 Çeşitli Özel Kurslar 04 Uzaktan Öğretim Yapan Kuruluşlar 05 Hizmetiçi Eğitim Merkezleri 06 Öğrenci Etüd Eğitim Merkezleri 07 Özel Eğitim ve Rehabilitasyon Merkezleri 99 DiğerBC

19 19 MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 450 Eğitim Teknolojileri İşleri (Genel) 451 Kalite Kontrol İşleri(Radyo, TV Prog., Eğitim Yazılımları)BD 455 Radyo ve Televizyon Programlarının HazırlanmasıBC 460 Ürün Tasarım ve Planlama İşleriBC 01 Senaryo Hazırlama ve Tasarım 02 Videografik ve Animasyon Hazırlama 03 Eğitim Materyalleri Grafik Tasarımları 04 Eğitim Yazılımı Tasarım Çalışmaları 99 DiğerBC 465 Dijital Fotoğraf Arşivi İşleriBA 470 Eğitim Materyallerini Çoğaltma, Pazarlama ve Yayınlama İşleri10D 471 Sınav Evrakının Dağıtımı5D 475 Soru Hazırlama İşleri5D

20 20 MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM TEKNOLOJİLERİ İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 485 Çağrı Merkezi (Call Center)5D 01 Talepler 02 Şikâyetler 03 Bilişim Teknolojisi Sınıfları Arıza Bildirimleri 99 Diğer5C 490 Açık Öğretim Okulları10D 01 Açık Öğretim Liseleri 02 Açık İlköğretim Okulları 03 Mesleki Açık Öğretim Liseleri 04 Mesleki ve Teknik Açık Öğretim Okulları 99 Diğer10D 495 Açık Öğretim Kurumları Öğrenci Ders Notlarının Hazırlanması ve Halk Eğitim Merkezi Müdürlüklerine Gönderilmesi İşleri 10D 499 Eğitim Teknolojileriyle İlgili Diğer İşler10C Baskı İşleri İçin Bkz. Ortak Alanlar, Tanıtım ve Yayın İşleri, Basım İşleri (825.01)

21 21 ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 600 Araştırma ve Planlama İşleri (Genel) 601 Teşkilatlanma İşleri 01Kuruluş, Yapılanma 02Yetkilendirme, Yetki Değişikliği 03Yönetimi Geliştirme 04Teşkilat Şemaları ve Kadrolar 01Teşkilat Şemaları 02Norm Kadro Çalışmaları 01Görev/İş Tanımları 02Norm Kadro Pozisyonları 99Diğer 602 Plan ve Program İşleri 01Kalkınma Planı 01Hazırlık Çalışmaları 02İzleme ve Değerlendirme 02Orta Vadeli Plan/Program

22 22 ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER Saklama Süresi Saklama Kodu 620 Basın ve Halkla İlişkiler (Genel) 621 Basın İşleri 01Basın Toplantıları 02Basına Verilen Demeçler 03Tekzipler 04Basında Yer Alan Haberler 05Basın Özetleri 99Diğer 622 Talep, Şikayet, Görüşler 01Talep ve Şikayetler 02Görüş ve Teklifler 03Bilgi ve Bilgi Talepleri 99Diğer 639 Basın ve Halkla İlişkiler Konusunda Diğer İşler

23 23

24 24 STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI 2- Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. Bu plan ile, yazıların “sayı” bölümünde bulunması gereken ikinci unsur yani 2- Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. Bu plan ile, yazıların “sayı” bölümünde bulunması gereken ikinci unsur yani “ dosya numarası ” “ dosya numarası ” uygulaması da sağlanmış olacaktır. uygulaması da sağlanmış olacaktır. 70.01 805.01.02

25 25 Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir. Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir. Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “;” (noktalı virgül) işareti ile birbirinden ayrılacaktır. Örnekler; -622.01/69 : Talep ve Şikayetler (Bayburt) -724.01.03/DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya) -050.02.04[54/351]: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı -205[04] (İlk Öğretim Okulları kayıt kabul işleri) -821.04[05] (Liseler için il dışı okul gezisi) -050.04.04[105] (Öğretmenler Kurulu Kararları) -050.06.03[114] (Müdürler Komisyonu Tutanakları)

26 26 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular “Genel”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir. Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular “Genel”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir. Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı ile ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır. Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı ile ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır.

27 27 ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu Konu Grubu Saklama Süresi Saklama Kodu 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 805 01 Belge Yönetimi 805 01 Saklama Süreli Dosya Planı 805 0102 Kodlama İşlemleri 805 02 Arşiv Yönetimi 805 0201 Devir-Teslim İşlemleri 805 02 Ayıklama ve İmha İşlemleri 805 02 01 Ayıklama ve İmha 805 02 Uygunluk Görüşü 805 0203 Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri 805 0204 İnceleme ve Denetleme 805 0205 Arşivlerden Yararlanma 805 99 Diğer Örneğin: “Ayıklama ve İmha İşlemlerine Uygunluk Görüşü Verilmesi” konusuyla ilgili yazışmaların yer aldığı dosyanın kodu: - 805.02.02.02- olmalıdır.

28 28 Kısaltmalar Özel Kodlar Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalar planın “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği durumlarda “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilen kısaltmalar veya kodlar, dosya numarasına, “/” işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiğinde ayrı dosyalar açılması sağlanacaktır. Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalar planın “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği durumlarda “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilen kısaltmalar veya kodlar, dosya numarasına, “/” işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiğinde ayrı dosyalar açılması sağlanacaktır.

29 29 Kısaltmalara ve Özel Kodlara Dosyalama Örnekleri: Örnek-1: Ülkelere göre dosya açılması; Örnek-1: Ülkelere göre dosya açılması; -724.01.03/DE-: Ülkelerle İşbirliği (Almanya ile İşbirliği) -724.01.03/DE-: Ülkelerle İşbirliği (Almanya ile İşbirliği) -724.01.03/IQ-: Ülkelerle İşbirliği (Irak ile İşbirliği) -724.01.03/IQ-: Ülkelerle İşbirliği (Irak ile İşbirliği) Örnek-2: İllere göre ayrı dosya açılması gerektiğinde; -622.01/06-: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Ankara) -622.01/06-: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Ankara) -622.01/67-: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Zonguldak) -622.01/67-: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Zonguldak)

30 30 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Ana hizmet birimlerinin yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin faaliyetleri ile ilgili hazırlayacakları yazının dosya numarası, ortak alanlarda ilgili faaliyet için hazırlanmış planlardan en uygun konu tespit edilerek verilecektir. Bu yazı için hazırlanacak cevabi yazılarda da aynı dosya numarası değiştirilmeden kullanılacaktır. Ana hizmet birimlerinin yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin faaliyetleri ile ilgili hazırlayacakları yazının dosya numarası, ortak alanlarda ilgili faaliyet için hazırlanmış planlardan en uygun konu tespit edilerek verilecektir. Bu yazı için hazırlanacak cevabi yazılarda da aynı dosya numarası değiştirilmeden kullanılacaktır. Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, konuya en yakın numara, yazının dosya numarası olacaktır. Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, konuya en yakın numara, yazının dosya numarası olacaktır. Kurumdaki hizmet birimlerinde birliktelik sağlamak amacıyla aynı konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır. Birimler aynı konudaki yazılar için farklı dosya numaraları kullanmayacaklardır. Kurumdaki hizmet birimlerinde birliktelik sağlamak amacıyla aynı konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır. Birimler aynı konudaki yazılar için farklı dosya numaraları kullanmayacaklardır.

31 31 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Planın ekinde bulunan “İndeks”, dosya numarasına hızlı bir biçimde ulaşmayı amaçlamakta olup, ilgili bölümler incelenmeden yazıya kesinlikle dosya numarası verilmeyecektir. Planın ekinde bulunan “İndeks”, dosya numarasına hızlı bir biçimde ulaşmayı amaçlamakta olup, ilgili bölümler incelenmeden yazıya kesinlikle dosya numarası verilmeyecektir. Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır. Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır.

32 32 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar “işlemdeki yazılar” adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde ise, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır. Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar “işlemdeki yazılar” adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde ise, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır. Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır. Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır.

33 33 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan 1-“Kurum adı veya amblemi”, 2-“Birim Kodu”, 3-“Dosya Numarası”, 4-“Konu adı” 5- “Özel Kod Alanı” 6- “Dosyanın Yılı” gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır. gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır.MEM.4.19.03.01050.02.04 YÖNETİM KURULU KARARLARI 54/351-56/400 2016 T.C. UĞURLUDAĞ KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

34 34 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır. Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktır.

35 35 DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uyulacaktır. Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uyulacaktır.

36 36 Özet Bir Plan Yazı hazırlayan ve dosyalama yapan her personelin dosya planını inceleyerek, yapmış olduğu yazışmalar için hangi dosya numaralarını kullanacağını tespit etmesi, Yazı hazırlayan ve dosyalama yapan her personelin dosya planını inceleyerek, yapmış olduğu yazışmalar için hangi dosya numaralarını kullanacağını tespit etmesi, Yani; kendisine münhasır özet bir plan hazırlaması uygun olacaktır. Bu da zaman kaybını önleyecek, aynı konulu yazılara farklı dosya numarası verilmesini de engelleyecektir. Yani; kendisine münhasır özet bir plan hazırlaması uygun olacaktır. Bu da zaman kaybını önleyecek, aynı konulu yazılara farklı dosya numarası verilmesini de engelleyecektir.

37 37 Gelen Yazıların Dosya Numarası Gelen yazıların dosya numaraları sadece bir fikir vermek amaçlı kullanılmalıdır. Bu gibi yazılara cevaben hazırlanacak yazılarda, yazımızın nerede dosyalanması gerektiğine karar vererek, yerini kendimizin belirlemesi ve bu mahiyetteki tüm yazılara da aynı dosya numarasını vermemiz gerekmektedir. Gelen yazıların dosya numaraları sadece bir fikir vermek amaçlı kullanılmalıdır. Bu gibi yazılara cevaben hazırlanacak yazılarda, yazımızın nerede dosyalanması gerektiğine karar vererek, yerini kendimizin belirlemesi ve bu mahiyetteki tüm yazılara da aynı dosya numarasını vermemiz gerekmektedir.