TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ÇAPRAZ FONKSİYONLU İYİLEŞTİRME 1.GRUBU TAKIM DEĞİŞİM SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ.

... konulu sunumlar: "TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ÇAPRAZ FONKSİYONLU İYİLEŞTİRME 1.GRUBU TAKIM DEĞİŞİM SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ."— Sunum transkripti:

1

2 TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ÇAPRAZ FONKSİYONLU İYİLEŞTİRME 1.GRUBU TAKIM DEĞİŞİM SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ

3 TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ “DEĞİŞİM" Çapraz Fonksiyonlu İyileştirme Takımı Çalışma Raporu

4 TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ “DEĞİŞİM" Çapraz Fonksiyonlu İyileştirme Takımı Çalışma Raporu

5 TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ “DEĞİŞİM" Çapraz Fonksiyonlu İyileştirme Takımı Çalışma Raporu 21/01/2010 tarihinde yapılan ilk toplantıda grup başkanlığı ve raportör seçimi yapılmıştır. Seçim sonucunda Ali ŞAHİN başkan, Ömer BAKBAK raportör olarak oybirliği ile görevlendirilmişlerdir. Grup adının DEĞİŞİM olarak benimsenmesinden sonra Genel Müdürlüğümüzdeki sorunlar, görülen eksiklikler ve talepler “beyin fırtınası” yöntemi ile tespit edilerek oylamaya geçilmiştir.

6 TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ “DEĞİŞİM" Çapraz Fonksiyonlu İyileştirme Takımı Çalışma Raporu İki grup olarak ortaklaşa yaptığımız Sorunların Tespitine ilişkin beyin fırtınasında Genel Müdürlüğümüzde 14 adet sorun tespit edilmiştir. Bu 14 sorundan Grup Değişim olarak çözümü en zor olan problem, diğer gruba bir JEST olarak tarafımızca üstlenilmiştir. 72 puanla ‘Birimler Arası ve Birim İçi Görev Dağılımının Eşit Olmaması’ sorunu grubumuzca değerlendirilmek üzere ele alınmıştır.

7 TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ “DEĞİŞİM" Çapraz Fonksiyonlu İyileştirme Takımı Çalışma Raporu

8 TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ “DEĞİŞİM" Çapraz Fonksiyonlu İyileştirme Takımı Çalışma Raporu 04/02/2010 ve 11/02/2010 tarihli toplantılarda, belirlenen sorunun nedenleri incelenerek detaylı araştırmalar yapılmıştır. 18/02/2010 ve 23/02/2010 tarihli toplantılarda, belirlenen sorun nedenleri tabakalandırma yöntemiyle; YÖNETİM ve PERSONEL olmak üzere 2 ana başlık altında toplandı.

9 TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ Daha sonra yapılan haftalık rutin toplantılarda; “DEĞİŞİM" Çapraz Fonksiyonlu İyileştirme Takımı Çalışma Raporu Önceki toplantılarda belirlenen 19 Maddelik problem nedenleri “Yönetim” ve “Personel” başlıkları altında tasnif edildi. Nedenler 5N-1K yöntemiyle kök nedenlere indirgendi. Çözüm önerileri görüşüldü, tartışıldı.

10 NEDENLERÇÖZÜMLER 1 YÖNETİMSEL Çözüm1: Yöneticiler liyakatli kişilerden seçilmeli? Çözüm2: Yönetici görev dağıtımında adil olmalı ve eşit dağıtımda bulunmalı (iş planı) Çözüm3: İdareci işleyişi, iş akışlarını kendisi de bilmeli Çözüm4: Kalıcı çözümler üretip tüm personelden faydalanma yoluna gitmeli, günü kurtarma uygulamasından vazgeçmeli. Çözüm5: Yönetici birimini sık sık ziyaret etmeli. Çözüm6: Ödüllendirme ve ceza sistemi uygulanmalı 1.1 Personelin işi iyi yapması nedeniyle işin sürekli aynı personele verilmesi, 1.1.1 Yöneticinin kolayı seçmesi 1.1.2 Çalışmayan personelin motive edilememesi, TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ SORUNLARDA NEDENLER ve ÇÖZÜM ÖNERİLERİ “DEĞİŞİM" Çapraz Fonksiyonlu İyileştirme Takımı Çalışma Raporu

11 NEDENLERÇÖZÜMLER 1 YÖNETİMSEL Çözüm1: Norm kadro çalışması yapılmalı ve uygulanmalı Norm kadro çalışması taslağı hazırlanmıştır. Devlet Personel Başkanlığı çalışmalarının sonucu beklenmektedir. Çözüm2: Özlük haklarının düzeltilmesi Çözüm3: Sosyal imkanların arttırılması (lojman, kamp, kreş) Son 5 Yılda Kurumdan Ayrılan: Emeki-İstifa-Beyin Göçü : 3180 kişi 2009 yılı (Genel Müdürlük) lojmanda oturan 92 kişi Lojman bekleyen sayısı 211 kişi 2010 yılı (Genel Müdürlük) lojmanda oturan 91 kişi Lojman bekleyen sayısı 196 kişi 1.2 Kalifiye personel yetersizliği 1.2.1 Norm kadro (ihtiyaca göre yeterli sayıda personelin görevlendirilmesi) 1.2.2 Kurumlar arası ücret dengesizliği nedeniyle beyin göçünün olması TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ SORUNLARDA NEDENLER ve ÇÖZÜM ÖNERİLERİ “DEĞİŞİM" Çapraz Fonksiyonlu İyileştirme Takımı Çalışma Raporu

12 NEDENLERÇÖZÜMLER 1 YÖNETİMSEL Çözüm1: Yönetici çalıştırdığı personelini tanımaya çalışmalı Çözüm2: TAKBİS ERP sisteminde personel bilgilerinin amiri tarafından da görülmesinin sağlanması. Çözüm3: Ödüllendirme, teşvik vs. yapılmalı Son 5 yıl içerisinde 2265 kişi ödül almıştır. Kurum içi:2231 kişi Kurum dışı:34 kişi 1.3 Görevlendirilen kişilerin işle ilgili bilgi ve becerilerine bakılmaması 1.3.1 Yöneticilerin bu bilgilere kolayca ulaşımının sağlanmaması. 1.3.2 Personelin, kişisel özelliklerini yansıtan bilgilerini saklaması. TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ “DEĞİŞİM" Çapraz Fonksiyonlu İyileştirme Takımı Çalışma Raporu SORUNLARDA NEDENLER ve ÇÖZÜM ÖNERİLERİ

13 NEDENLERÇÖZÜMLER 1 YÖNETİMSEL Çözüm1: Yöneticilere (etkin yönetim konusunda ) eğitim verilmesi, farkındalığın sağlanması, 1.4 Yöneticilerin çeşitli nedenlerle objektif davranmaması 1.4.1 Siyasi 1.4.2 Hemşericilik- Bölgecilik 1.4.3 Arkadaşlık ile iş ilişkisini dengeleyememesi. 1.4.4 Menfaat 1.4.5 İdari ve teknik personel arasındaki gizli rekabet. 1.4.6 İdarenin teknik personeli kayırıyor imajını veriyor olması. TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ “DEĞİŞİM" Çapraz Fonksiyonlu İyileştirme Takımı Çalışma Raporu SORUNLARDA NEDENLER ve ÇÖZÜM ÖNERİLERİ

14 NEDENLERÇÖZÜMLER 1 YÖNETİMSEL Çözüm1: Kurumun performans ölçme ve değerlendirme sistemi oluşturulmalı. Çalışmalara başlanmıştır. 1.5 Personelin performansının ve görev dağılımının objektif ölçülememesi ve izlenememesi 1.5.1 Performans ölçme ve değerlendirme sisteminin geliştirilememiş olması. TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ “DEĞİŞİM" Çapraz Fonksiyonlu İyileştirme Takımı Çalışma Raporu SORUNLARDA NEDENLER ve ÇÖZÜM ÖNERİLERİ

15 NEDENLERÇÖZÜMLER 1 YÖNETİMSEL Çözüm1: Farklı birimce görevlendirilen personelin ve ilgili amirinin de olurunun alınması gerekir. 1.6 Farklı birimlerden, birim amiri ve ilgili personelin bilgisi olmadan görevlendirme yapılması (ihalelerde) 1.6.1 Birimler arası yatay-dikey iletişim eksikliği. TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ “DEĞİŞİM" Çapraz Fonksiyonlu İyileştirme Takımı Çalışma Raporu SORUNLARDA NEDENLER ve ÇÖZÜM ÖNERİLERİ

16 NEDENLERÇÖZÜMLER 1 YÖNETİMSEL Çözüm1: Kurumda böyle bir uygulamanın geliştirilmesi ve alışkanlık haline getirilmesi gerekmektedir. 1.7 Başkanlık içi şubeler arası rotasyon yapılmaması (Her personel her iş konusunda bilgi sahibi olmalı) 1.7.1 Kurumda böyle bir uygulamanın gelişmemiş olması. TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ “DEĞİŞİM" Çapraz Fonksiyonlu İyileştirme Takımı Çalışma Raporu SORUNLARDA NEDENLER ve ÇÖZÜM ÖNERİLERİ

17 NEDENLERÇÖZÜMLER 2 PERSONEL Çözüm1: Teşvik sistemi işletilerek personel motive edilmeli. 2005 Yılında tahmini olarak yapılan 1.750 kişinin Sicil Affına rağmen, son 5 yıl içinde 1448 kişi ceza almıştır. 2.1 Personelin Sorumluluk almak istememesi 2.1.1 Hata yapma korkusu “ilerde ceza alabilirim” diye düşünmesi. 2.1.2 İşin kendisinde kalacağı düşüncesi (örn. İngilizce bildiğini saklaması) TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ “DEĞİŞİM" Çapraz Fonksiyonlu İyileştirme Takımı Çalışma Raporu SORUNLARDA NEDENLER ve ÇÖZÜM ÖNERİLERİ

18 NEDENLERÇÖZÜMLER 2 PERSONEL Çözüm1: Kurumlar arası ücret dengesizliği nedeniyle; giden kalifiye personelin, kurumda kabul görülmeleri için her türlü olumlu yaklaşım sergilenmeli. Özelleştirmeden gelen personelin eğitilmesi sağlanmalıdır. 2.2 Kalifiye personel yetersizliği 2.2.1 Personelin eğitime ilgisizliği 2.2.2 Personelin aidiyet, kurumsal kimlik duygusu yaşamaması 2.2.3 İşi ve kurumu beğenmemesi TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ SORUNLARDA NEDENLER ve ÇÖZÜM ÖNERİLERİ “DEĞİŞİM" Çapraz Fonksiyonlu İyileştirme Takım Çalışma Raporu

19 TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ DEĞİŞİM ÇAPRAZ İYİLEŞTİRME TAKIMI SORUN ÇÖZME AKIŞ ŞEMASI “DEĞİŞİM" Çapraz Fonksiyonlu İyileştirme Takım Çalışma Raporu Birimler arası ve birim içi görev dağılımının eşit olmaması (Başkanlık, Şube,TSM,KM) Probleminin çözümüne başla Yöneticilik eğitimi için Eğitim D.Bşk. ile işbirliği yapılarak eğitim planlamasının yapılması Yöneticilere eğitimin verilmesi Alınan eğitime göre davranışların değiştirilmesi ( Görev dağılımında adil,çalışanlar arasında eşit davranan, güven duygusu veren, personelini koruyan, iş akışlarını iyi bilen olmalı Norm kadro çalışması tamamlandı mı ? Yöneticinin çalıştırdığı personeli ERP sistemi yardımıyla iyi tanıması Personel Dairesi Bşk. tarafından sistem çalışmasının yapılması Hayır Evet

20 TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ “DEĞİŞİM" Çapraz Fonksiyonlu İyileştirme Takım Çalışma Raporu Alınan eğitime göre davranışların değiştirilmesi ( Görev dağılımında adil,çalışanlar arasında eşit davranan, güven duygusu veren, personelini koruyan, iş akışlarını iyi bilen olmalı Strateji Gl.D.Bşk. koordinatörlüğünde, oluşturulacak komisyonca çalışmaya başlanılması Kurumun Performans ölçme ve değerlendirme sistemi oluşturuldu mu? Hayır Evet Kurumun performanslarına ve davranışlarına göre ödüllendirme, teşvik v.s yapılmalı Yönetici, diğer birimlere görevlendirilme yapmadan önce, ilgili amirin ve personelin görüşünü almalı Yöneticinin, birimi içerisinde ve diğer birimler arasında rotasyon için planlama yapması Birimler arası ve birim içi görev dağılımının eşit olmaması probleminin çözümünü bitirir. DEĞİŞİM ÇAPRAZ İYİLEŞTİRME TAKIMI SORUN ÇÖZME AKIŞ ŞEMASI

21 SABIRLA DİNLEDİĞİNİZ İÇİN TEŞEKKÜR EDERİZ… “DEĞİŞİM" Çapraz Fonksiyonlu İyileştirme Takım ı Çalışma Raporu TAPU VE KADASTRO GENEL MÜDÜRLÜĞÜ