Ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz.. Her kuruluş bilgi yönetimi için yaptığı yatırımın ve harcadığı emeğin karşılığında nasıl bir sonuç elde ettiğini görmek.

... konulu sunumlar: "Ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz.. Her kuruluş bilgi yönetimi için yaptığı yatırımın ve harcadığı emeğin karşılığında nasıl bir sonuç elde ettiğini görmek."— Sunum transkripti:

1 Ölçemediğiniz şeyi yönetemezsiniz.

2 Her kuruluş bilgi yönetimi için yaptığı yatırımın ve harcadığı emeğin karşılığında nasıl bir sonuç elde ettiğini görmek ister. Bilgi yönetimi projeleri rasyonel olarak ele alındığında, yapılan yatırımın maliyeti, faydasından düşükse proje devam etmeli, değilse proje yeniden gözden geçirilmelidir sonucu ortaya çıkmaktadır. Ancak uygulamada durum bu kadar basit değildir. 2

3 Zira bilgi yönetiminin maliyetinin, faydasının rakamlara dökülerek hesaplanması, somut varlıkların veya fiziki envanterin hesaplanmasından çok daha karışık ve zor bir işlemdir. Buna rağmen bilgi yönetiminin performansının bir şekilde ölçülmesi gerekmektedir. 3

4 Genel olarak performans ölçümü, bir organizasyonun ve onun bütün alt sistemlerinin(süreçler, bölümler, takımlar, çalışanlar, müşteriler,ödül sistemleri) belirlenen hedefler doğrultusunda ahenkli ve optimum düzeyde çalışmasını sağlamayı amaçlar. 4

5 Söz konusu alt sistemlerden her birinin performansı organizasyonun genel performansını etkilediğinden, performans yönetiminin elde edilecek sonuçları optimize etmesi gerekmektedir. Bu anlamda üç farklı düzeyde performans ölçümünden bahsedilmektedir. Bunlar sırasıyla: organizasyon düzeyinde, süreç düzeyinde ve iş/birey düzeyindedir. 5

6 Bilgi Yönetiminde Performans Ölçümünün Amacı ve Nitelikleri Performans ölçümü ve yönetimiyle ilgili genel kaide performansın ölçülebildiği oranda geliştirilebildiğidir. Buradan hareketle bilgi yönetimi performansının da ölçülebildiği oranda geliştirilebileceğini söylemek yanlış olmayacaktır. Bilgi yönetiminde performans ölçümünün başlıca amacı, bilgi yönetiminin etkiliğini ve uyum kabiliyetini geliştirerek, konuyla ilgili çalışmaların organizasyona daha fazla ilave değer katmasını sağlamaktır. 6

7 Bilgi yönetimi performansının ölçümü aynı zamanda firmanın sahip olduğu entelektüel kaynaklardan ne ölçüde istifade edildiğini ortaya çıkarır. Bilgi yönetimi sahasındaki gelişmelerin son derece süratli gerçekleşmesi, her geçen gün yeni teknolojilerin eklenmesi, yeni yaklaşımların gündeme gelmesi uyum kabiliyetinin önemini arttırmakta ve uyum kabiliyetini bilgi yönetiminde performans ölçümünün temel göstergelerinden biri durumuna getirmektedir. 7

8 Performans ölçümünde bilgi yönetiminin hızla değişen çevre şartlarına uygunluğu ve gelişmelere cevap verebilme süresi ve etkiliği kadar önem taşımaktadır. Bu konuda yapılan saha çalışmaları da çevre şartlarına uyum kabiliyeti ile bilgi yönetiminin performansı arasında yakın ilişki olduğunu desteklemektedir. 8

9 Özellikle belirsizliğin artması ve önceden tahmin imkanının azalması uyum kabiliyetinin bilgi yönetimi açısından önemini daha da arttıran sebepler arasındadır. Yapılan araştırmalar ayrıca ürün dönüşüm sürelerinin kısalması ve küresel rekabetin artması ile bilgi yönetiminin performansı ve uyum kabiliyeti arasındaki ilişkiyi doğrulamaktadır. 9

10 Bilgi yönetiminde performans ölçümünün zikredilen amaçlarına ilave olarak muhtevası ve yapısıyla ilgili üç önemli husus bulunmaktadır. Bunlar güvenilirlik, bütünlük ve ahenktir. Güvenilirlik, yapılan ölçümlerde bilgi yönetiminin performansının doğru biçimde yansıtılarak, konuyla ilgili sağlıklı ve güvenilir sonuçlar elde edilmesidir. 10

11 Bütünlük, bilgi yönetiminin performansı ile ilgili her seviyede- çalışan, yönetici, takım, bölüm, organizasyon- sonuçların bir bütünlük içerisinde ortaya konulmasıdır. Ahenk ise bilgi yönetiminin performansı, hedef ve beklentileri ile organizasyonun genel ve her seviyedeki-üst yönetiminden en alt seviyedeki çalışana kadar- performansı, hedef ve beklentileri arasında bir uyumun olmasıdır. 11

12 Başarılı bir bilgi yönetimi uygulamasının organizasyonun genel performansının iki türlü katkı sağladığını ileri sürmektedir. Bunlardan ilki doğrudan katkı,ikincisi ise dolaylı katkıdır. Bilgi yönetimi uygulamaları neticesinde yeni ürün ve hizmetlerin geliştirilmesi, hataların tekrarının azaltılması, kritik noktalardaki çalışanların şirketten ayrılması durumunda karşılaşılacak zararın azaltılması katkıları arasındadır. 12

13 Bilgi Yönetiminde Performans Ölçümünün Başlıca Amaçları ve Beklenen Faydalar Geri Besleme: Yapılan çalışmalarla ilgili eksikliklerin ve sorunların ortaya çıkarılması Paydaşların memnuniyeti: Şirketin üst yönetimi, hissedarları, çalışanları ve müşteriler bilgi yönetimi çalışmalarının sonuçları hakkında bilgilendirilmiş olur. 13

14 Denetim ve Ödüllendirme: Çalışanların bilgi yönetimi ile ilgili performansı hakkında bir denetim yapılmasına ve başarılı çalışanların ödüllendirilerek teşvik edilmesine imkan sağlar. Vizyon oluşturulması: Bilgi yönetimiyle ilgili bir vizyon oluşturulmasına ve bilgi yönetiminin şirket açısından taşıdığı önemin daha iyi anlaşılmasına yardımcı olur. 14

15 Geleceğe yönelik politikaların belirlenmesi: Bilgi yönetimiyle ilgili mevcut politikaların gözden geçirilerek geleceğe yönelik olarak yeni politikaların belirlenmesinde rol oynar. Stratejik Yönetim: Stratejik açıdan şirketin kendi durumunu görmesine, güçlü ve zayıf yanlarını tespit etmesine ve ileriye yönelik yeni stratejilerin belirlenmesine katkı sağlar. 15

16 Bilgi Yönetiminde Performans Ölçümünün Aşamaları Bilgi yönetiminde performansın ölçülmesinde ilk aşama hedeflerin belirlenmesidir. Baştan hedefleri belirlenmemiş bir bilgi yönetimi projesinde performansın ölçülmesi mümkün değildir. Uygulamada bilgi yönetiminde hedeflerin belirlenmemesi veya doğru hedefler seçilememesi ciddi sorunlar yaşanmasına yol açmaktadır. 16

17 Bunun iki sebebi vardır. Birincisi şirketler bilgi yönetimi ile ilgili yeterli bilgiye ve tecrübeye sahip olmadıklarından bilgi yönetimi projesine başlarken doğru, gerçekçi ve anlaşılır hedefler belirlemekte zorlanmaktadır. İkincisi ise bazı şirketlerin yaptığı belirli bir hedef seçmeden gelişi güzel işe koyulmaktadır. Uygulamaların başarılı olması için gerekli olan hedeflerin doğru seçilmesidir. 17

18 İkinci aşamada belirlenen hedeflerin çalışanlara ve her seviyede ilgili yöneticilere etkili bir iletişimle anlatılması gerekmektedir. Şayet belirlenen hedefler en üst yöneticiden en alt çalışana kadar herkesin katılımıyla belirlenirse benimsemesi, anlatılması ve uygulanması daha kolay olmaktadır. 18

19 Üçüncü aşamada belirlenen hedeflere ulaşabilmek için yapılması gerekenler planlanmalı ve izlenecek politikalar saptanmalıdır. Bu aşamada uygulanan bilgi yönetimi projesinin yapısına uygun performans kriterleri belirlenmeli ve performansın ölçümüyle ilgili takip edilecek yol ve yöntem ortaya konulmalıdır. 19

20 Son aşamada ise performansın, belirlenen kriterler açısından kararlaştırılan yöntem vasıtasıyla analiz edilmesidir. Bu analiz çerçevesinde bilgi yönetiminin performansı sürekli biçimde değerlendirilerek elde edilen sonuçların katılımcılarla paylaşılması büyük önem taşımaktadır. 20

21 Bilgi yönetimi performans ölçümü bir sefere mahsus olmamalı, belirli periyotlarda devam etmelidir. Elde edilen sonuçlarla ilgili bilgiler hem yöneticilerle hem de çalışanlarla paylaşılmalı, başarılı sonuçlar teşvik edilmeli, daha iyi sonuçların alınabilmesi için yapılması gerekenlerle beraberce tartışılmalı ve atılacak adımlar kararlaştırılmalıdır. 21

22 Bilgi Yönetiminde Performansın Çeşitli Düzeylerde Ölçülmesi Bir organizasyonun bilgisi farklı düzeylerde ve farklı biçimlerde bulunmaktadır. Bilgi, organizasyon açısından taşıdığı öneme göre ve o bilgiye sahip olan ve onu kullanan kişi veya gruba göre farklı isimler almaktadır. Bu anlamda tüm organizasyonu ilgilendiren ve organizasyona rekabet üstünlüğü kazandıran stratejik bilgidir. 22

23 Yalnızca bir bölümü veya belirli bir yönetim fonksiyonu ile ilgili bilgiye fonksiyonel bilgi, bir çalışma grubu ile ilgili bilgiye ekip bilgisi, bir iş sürecini ilgilendiren bilgiye süreç bilgisi ve yalnızca belirli bir kişi ile ilgili bilgiye de münferit bilgi denilmektedir. 23

24 Bilgi yönetiminin performansının üç farklı düzeyde ölçülmesi mümkündür. Bunlardan ilki bilgi yönetiminde performansın stratejik düzeyde ölçülmesidir. İkincisi bölümler, çalışma grupları ve iş süreçleri itibariyle fonksiyonel ve operasyonel düzeyde bilgi yönetimi performansının ölçülmesidir. Üçüncü ve son olarak bilgi yönetimi performansı münferit olarak çalışanlar düzeyinde ölçülebilir. 24

25 Bilgi yönetiminin başarılı biçimde uygulanması ve performansının geliştirilmesi için bu üç farklı düzeydeki uygulamaların birbirini tamamlaması gerekir. Bu bakımdan stratejik bilgi yönetimi hedeflerinin fonksiyonel ve operasyonel ve operasyonel düzeyde daha uygulamaya yönelik hedeflerle desteklenmesi, bu hedeflerin de bireyler düzeyindeki hedeflerle tamamlanması gerekmektedir. 25

26 1. Stratejik Düzeyde Performansın Ölçülmesi Stratejik düzeyde bilgi yönetiminde performansın ölçülmesi, bilgi yönetiminin tüm organizasyona sağladığı katkının ölçülmesi ve elde edilen sonuçların organizasyonun misyonu ve stratejik hedefleri açısından değerlendirilmesidir. Bir başka ifade ile stratejik düzeyde bilgi yönetiminde performansın ölçülmesi, belirli bir zaman diliminde, organizasyonun misyonu ve stratejik hedefleri doğrultusunda kat ettiği mesafe ve uygulanan bilgi yönetimi politikalarının bu sonuçlar üzerindeki rolü ve etkisinin hesaplanması ve analiz edilmesidir. 26

27 Stratejik düzeyde bilgi yönetiminde performansın ölçülmesi üç farklı perspektifte ele alınmaktadır. Bunlar: kaynaklar perspektifi, kabiliyetler ve kapasite perspektifi, vizyon perspektifidir. Kaynaklar perspektifi, konuya daha ziyade patent hakları, lisanslar, veri ambarlarında veya çeşitli bilgi depolarında tasnif edilmiş biçimde bulunan bilgi kaynaklarının değerlendirilmesidir. 27

28 Kabiliyetler ve kapasite perspektifi konuyu çalışanların kabiliyetleri, uzmanlıkları, bilgi birikimleri ve tecrübeleri açısından ele almaktadır. Vizyon perspektifi ise organizasyonun istikameti ve kendini görmek istediği yerle ilgili olup bilgi yönetiminin performansını organizasyona yeni açılımlar getirmesi, yeni bakış açıları kazandırması ile ölçmektedir. 28

29 Fonksiyonel ve Operasyonel Düzeyde Performansın Ölçülmesi Fonksiyonel ve operasyonel düzeyde bilgi yönetiminde performansın ölçülmesi, bilgi yönetimi uygulamalarının bölümler, çalışma grupları, yönetim fonksiyonlarının, iş süreçleri ve günlük uygulamalar açısından sonuçların analiz edilmesidir. Bilgi yönetiminin tüm süreçleri ile ilgili detaylı bir analiz yapılması yapılması bakımından da önemlidir. 29

30 Fonksiyonel ve operasyonel performans analizinde bilgi yönetiminin performansı bölümler ve iş süreçleri düzeyinde bir birbirinden bağımsız yapılabileceği gibi kıyaslamalı olarak da yapılabilir. 30

31 Çalışanlar Düzeyinde Performansın Ölçülmesi Bilgi yönetimi performansını belirleyen en önemli faktörlerden biri insan faktörüdür. Çalışanların bilgi yönetimi uygulamalarını benimsemeleri ve bu uygulamalara aktif destek vermeleri bilgi yönetiminin başarısı açısından son derece önemlidir. Bu bakımdan bilgi yönetimi performansının geliştirilmesi için çalışanların bilgi yönetimiyle ilgili duyarlılık ve katılımını arttırmak gerekir. 31

32 Çalışanların bilgi yönetimiyle ilgili performansını ölçmeye yönelik pek çok model kullanılmaktadır. Öğrenen sistemler modeli, iş süreçleri modeli, kabiliyetler modeli, davranış mühendisliği modeli ve hedeflerle yönetim modeli bunlardan sadece bazılarıdır. 32

33 Öğrenen Sistemler Modeli Bu model üç faktöre vurgu yapmaktadır. Söz konusu üç faktör, yeni ürün ve hizmetlerin geliştirilmesine katkı sağlayan temel kabiliyetler, sürekli gelişim anlayışının benimsendiği bir şirket kültürü ve çalışanların kendilerini yeni gelişmelere adapte edebilme kabiliyetidir. 33

34 İş Süreçleri Modeli Bilgi yönetimi açısından iş süreçleri operasyonel süreçler ve stratejik süreçler olmak üzere ikiye ayrılmakta, bu süreçlere uygun olarak görev ve yetki dağılımı yapılmakta ve çalışanların performansı söz konusu süreçler itibari ile değerlendirilmektedir. 34

35 Kabiliyetler (Temel Kabiliyetler) Modeli Organizasyona değer katan temel kabiliyetler açısından çalışanların performansını değerlendirmeyi amaçlamaktadır. 35

36 Davranış Mühendisliği Bu modelde, çalışanların performansı bilgi yönetimi hedeflerine yönelik olarak belirlenen davranış biçimlerine göre değerlendirilmektedir. 36

37 Hedeflerle Yönetim Modeli Bilgi yönetimi açısından taşıdığı önemin derecesine göre kısa, orta ve uzun vadeli hedefler, çalışanlarla oluşturulan strateji ve politikalar doğrultusunda çalışanların performansı değerlendirilmesidir. 37

38 Çalışanların bilgi yönetimi ile ilgili vasıflarını, rollerini ve davranış biçimlerini ortaya koyan bilgi yönetimi cetveli yer almaktadır. Buna göre yazar bilgi yönetimine esas teşkil edecek vasıflara göre çalışanların rollerini ve davranışlarını derecelendirmiştir. Belirlenen derecelerden oluşan cetvel yardımıyla hem çalışanların hem de organizasyonun bilgi yönetimiyle ilgili performansı ortaya çıkmaktadır. 38

39 Gooijer tarafından geliştirilen ve çalışanların bilgi yönetimi ile ilgili vasıflarını, rollerini ve davranış biçimlerini ortaya koyan bilgi yönetimi cetveli bulunmaktadır. Buna göre bilgi yönetimine esas teşkil edecek vasıflara göre çalışanların rolleri ve davranışları derecelendirilmiştir. 39

40 Çalışanların bilgi yönetimi ile ilgili performansını ölçmekte ve geliştirmekte insan kaynakları yönetimlerine çok önemli görevler düşmektedir. Bilgi yönetimi performansının ölçülmesinde ve geliştirilmesinde çalışanların bağlılığı, motivasyonu ve gönüllü katılımı gereklidir. 40

41 Bilgi yönetimiyle ilgili vasıflar, roller ve davranışlar cetveli DereceBilgi Yönetimi Vasıfları Bu seviyedeki bir çalışanın rolü Muhtemel davranış biçimi 0Bilgi yönetimiyle bilgili uygulama ve araçları bilmek ancak kullanamamak Mevcut durumu koruyan Bilgi yönetimi ile ilgilenmez, faydaların farkında değildir 1Bilgi yönetimi hakkında bilgi edinmeye çalışmak öğrenenBilgi yönetimi ile ilgili kendini geliştirmeye çalışır 41

42 2Bilgi yönetimiyle ilgili çeşitli tecrübeler elde etmek takipçiBilgi yönetimi ile ilgili projelerde kendisinden daha bilgili kişilerle çalışır. 3Bilgi yönetimini uygulamakUygulayıcıBilgi yönetiminin çeşitli sahalarda uygulamasını gerçekleştirir. 42

43 4Bilgi Yönetiminin sonuçlarıyla yüzleşmek Problem çözücü Bilgi yönetimi konusunda uzmanlığa sahiptir. 5İşle ilgili tüm konularda aktif destek sağlamak LiderÇalışanları bilgi yönetimine teşvik eder. 6Bilgi yönetimi vasıflarıyla yeni fırsatlara yönelmek Yenilikçi araştırmacı Bilgi yönetimi ile ilgili yenilikler arar. 43

44 Kaynakça Bilginin Artan Önemi ve Bilgi Yönetimi-Halil Zaim 44