RAPOR YAZMA İLKE VE TEKNİKLERİ

Name: RAPOR YAZMA İLKE VE TEKNİKLERİ
Uploaded: 2017-10-31T10:52:40+00:00
Duration: PTM18S15
Channel: Engin Öztürk
Description: RAPOR YAZMA İLKE VE TEKNİKLERİ

RAPOR YAZMA İLKE VE TEKNİKLERİ
Doç. Dr. Mehmet Barış HORZUM

Rapor Türleri Faaliyet alanına göre rapor türleri
İçeriklerine göre rapor türleri Sürelerine göre rapor türleri Yapılarına (şekillerine) göre rapor türleri Sosyal hizmet uygulamalarında kullanılan raporların türleri

Faaliyet Alanına Göre Rapor Türleri
a) Bilimsel raporlar; belli bir konuda araştırma sonuçlarını gösteren raporlardır. Tezler, bilimsel raporların en gelişmiş örnekleridir. b) İş raporları; fizibilite çalışmalarını, faaliyet sonuçlarını bir kararın alınmasının olası sonuçlarını yansıtan raporlardır.

c) Öğretmen raporları; öğretmenlerin kendi sınıf, eğitsel kol vb. çalışma konularını kapsayan, okul müdürlüğüne veya öğretmenler kuruluna sunulan dönem ya da yıllık çalışmaları gösteren raporlardır.

d) Bilirkişi raporları; konusunda uzman olan ve kendisine resmi yetki verilen bir kişi tarafından bir sorunu araştırıp, mahkemeye sunulan raporlardır. e) Denetici raporları; bir kurumun, kuruluşun, ortaklığın yıllık ya da dönem çalışmalarının sonuçlarını gösteren raporlardır.

Bilimsel araştırma raporları iki kısma ayrılır. Bunlar; “iş raporları” ve “bilimsel raporlar” dır.

Raporlar hangi amaçla yazılırsa yazılsın, bir raporun genel biçimi değişmez. Buna göre; Rapora konu olan olay Durum ya da sorun belirtilmeli Araştırma sonucu elde edilen bilgiler ve bulgular sıralanmalıdır.

Raporun son bölümünde, raporu yazan kişi o konuda vardığı yargıları ve kendi kanılarını belirtmelidir.

İş raporlarının bilimsel raporlardan tek farkı, rapor hazırlarken izlenen yöntemdedir. Bilimsel raporlar, inceleme ve araştırmaya dayanan, ele alınan konunun bilimsel yöntemlerle işlendiği raporlardır. İş raporları ise, bilimsel bir araştırmadan farklı olarak, bir olayı ya da bir durumu değerlendirir; soruşturmanın veya araştırmanın sonuçlarını gösterir. Bu tür raporlarda ön bölüm ve arka bölüm bulunmaz. Başlık sayfası gerekmez.

Özel raporlar, genellikle üst yöneticinin isteği üzerine hazırlanırsa da, iş görenin kendi inisiyatifi ile hazırladığı raporlar da vardır. Özel raporlar genellikle tek ve belirli bir konuyu ele alarak, bir problemi veya değerlendirmesi gereken bir durumu irdeler.

Raporun türü ne olursa olsun, raporu hazırlayan Konusunda yeterli Bilgili Tarafsız Yaptığı işi tam kavramış olmalıdır.

İçeriklerine Göre Rapor Türleri
Raporun içeriği, kimden geldiğine, kime gideceğine ve ne hakkında olduğuna göre farklılık gösterir.

Her rapor, Niçin hazırlandığını belirten bir gerekçe göstermeli, Örneğin; “yöneticinin yıllık eğitim faaliyetleri konusunda bilgi almak amacıyla talebi üzerine” gibi bir başlıkla, Amacın sınırını çizmeli; Gerekçelere ve verilere dayanmalı; Bu verilerin nereden ve nasıl elde edildiğini ve hangi yöntemle analiz edildiğini belirtmeli; Yazarın görüşlerini, vardığı sonuçları ve önerileri içermelidir.

Raporun uzunluğu, amacına uygun, yeterli bilgi içermesine göre ayarlanır. Bazı raporlar, mektup veya memorandum formunda ve kısadırlar; fakat genellikle raporlar çok sayfalı olurlar.

İçeriklerine göre rapor türleri ise şu şekildedir: Bilgi veren raporlar Araştırma raporları Uzman raporları Durum raporları Öneri raporları

Bilgi veren raporlar Okuyucunun rapor hakkında bilmesi gereken bilgileri sunan raporlardır. Bu tür raporlar bir durumu olduğu gibi açıklar; toplanmış olan veriler, bir plan içerisinde yazılır; yazılanlardan çıkan sonuç özetlenir. Okuyucunun bir kanaat edinmesi sağlanmaya çalışılır.

b) Araştırma Raporları Özel bir sorunun tespitine yönelik olarak hazırlanan raporlardır. Sorunun analizi ve alternatiflere uygun çözüm önerileri getirilir. En iyi hareket şeklinin neler olacağı gösterilir.

c) Uzman raporları Uzmanlık isteyen bir bakış açısıyla, gerçekleri yorumlayan raporlardır. Bu raporu hazırlayanlar uzman veya bir danışman olabilir. Raporu hazırlayan uzmanlık bilgi ve deneyimine dayalı olarak çözüm önerileri sunmalıdır.

d) Durum raporları İçinde bulunulan mevcut koşulları ya da bir durumu güncelleştirmek, gelecekte çıkacak zorlukların neler olacağı konusunda tahminde bulunmak ve hâlihazırda gerek duyulan çözümleri önermek amacıyla yazılan raporlardır. Bu tür raporlar okuyucuyu; bir projenin, işin riskli bir durumu, planın son durumu hakkında bilgilendirmek amacıyla yazılır.

e) Öneri raporları; Örgütte uygulanacak yeni kurallar, politika ve stratejileri tespit etmek amacıyla hazırlanan raporlardır. Raporu yazanın subjektif yargılarının en sık yer aldığı rapor türüdür. Güçlü bir analiz yeteneği gerektirir. Bu raporlarda verilerin, karar almayı sağlayacak şekilde işlenmesi gerekir.

Sürelerine Göre Rapor Türleri
Sürelerine göre raporlar, haftalık ve aylık olarak da yazılmakla birlikte, genelde en fazla kullanılan raporlar, daha kapsamlı oldukları için yıllık raporlardır. Her kuruluş, yıllık faaliyet raporu hazırlayarak, yıllık faaliyetleri hakkındaki bilgileri ilgili kişilere ve kamuoyuna duyurur. Yıllık raporların amacı; hedef kitlelere örgütün geçmiş bir yıl içinde yaptığı işleri anlatmak ve geleceğe yönelik projelerini duyurmaktır.

Yıllık raporlar, diğer tüm rapor türlerinde olduğu gibi, doğru verilere dayanmalı, açık ve anlaşılır bir dille yazılmalıdır. Yıllık raporlarda, kuruluşun mali durumuna ilişkin; Rakamlar ve grafikler, Sunduğu hizmetlere ilişkin bilgiler, Geleceğe ait planlar, Projeler ve olanaklar, Kuruluşun gösterdiği gelişmeler, Personelle ilgili bilgiler, karşılaştığı problemler ve bulunan çözümler vb. gibi bilgiler bulunmalıdır.

Yıllık rapor hazırlamak, önemli bir uzmanlık bilgisi gerektirir. Bu nedenle kuruluşlar yıllık rapor hazırlama işiyle uğraşacak uzman şahıslar yetiştirmelidirler. Kuruluşlarda yapılanlar kadar bunların anlatılması da önemlidir.

Yıllık raporların hazırlanması işine, genellikle altı ay önceden başlanır. İlk yapılacak iş, raporun yayınlanacağı altı ay sonraki genel atmosferi sezinlemeye çalışmaktır.

Daha sonra, öncelikle bir plan taslağı ve çalışma programı hazırlanır. Bir önceki yılın raporu gözden geçirilerek, diğer kuruluşların yıllık raporlarıyla kıyaslanır; Böylece daha yararlı Bilgilendirici Anlaşılır bir yıllık rapor hazırlanması için ipuçları araştırılır.

Temel konular hakkında bilgi topladıktan sonra, kilit yöneticilerle görüşülüp, kendilerine danışmak suretiyle raporun ilk taslağı oluşturulur. Bu arada, tüm enformasyon kaynakları değerlendirilir.

Taslak rapor, üst yönetime onaylattırıldıktan sonra, eksiklikler varsa tamamlanır; raporun görünümü ve mizanpajı düzenlenir. Gerekli düzeltmeler ve son eklemeler yapıldıktan sonra rapor yayınlanır.

Yapılarına (Şekillerine) Göre Rapor Türleri
Raporlarda bilgi, raporun içeriğini, bu bilgilerin sunuluşundaki düzen ise raporun biçimini oluşturur. Araştırma raporu, yapılan çalışmanın ve çalışmayı yapanın niteliklerini yansıtan en somut belgedir. Bu yönüyle de önemli bir değerlendirme aracıdır. Raporun ilk etkisi onun biçimi hakkındadır; sonra içerik gelir. Bunun için raporlar “biçimleriyle kabul, içerikleriyle takdir olunurlar”.

Rapor, her şeyden önce hazırlanış amacına uygun bir içerik ve yapıda olmalıdır. Örneğin, tez ve benzeri araştırma raporları, aynı zamanda bir yetiştirme aracı olduklarından, belli değerlendirme ölçütlerine uygun ayrıntı ve biçim kurallarına uymak zorundadırlar. Oysa bir üst yöneticiye sunulacak rapor, doğrudan karara esas olacak bilgileri içeren kısa ve yalın nitelikte olmalıdır.

Yazılı iletişimde kodlanmış bir mesaj, belli şekil şartlarına göre hazırlanmalıdır. Ne yazılacağı kadar nasıl yazılacağı da önemlidir. Yazılanların şekil şartlarına göre yazılması, mesajın amacına ulaşmasını kolaylaştırır. Raporlar şekil yönünden iki türdür. Bunlar şekle bağlı (formel) raporlar ve şekle bağlı olmayan (informel) raporlardır.

a) Şekle bağlı (formel) raporlar; bunlar genellikle içerik bakımından uzun raporlardır. Şekle bağlı raporlar, geniş aralıklarla ve tez formatında yazılır. Formel raporlarda sırasıyla aşağıdaki bölümler bulunur. Kapak sayfası Boş bir sayfa

ÖN BÖLÜM Başlık sayfası Ön söz Rapor Komisyonu İnceleme Komitesi İçindekiler Çizelge ve şekiller listesi (varsa)

ANA BÖLÜM Giriş Problem Amaç Önem Varsayımlar Sınırlılıklar Tanımlar

Yöntem Verilerin elde edilmesi Verilerin işlenmesi Verilerin analizi Verilerin yorumu Özet ve Öneriler Yargılar Özet Sonuç ve değerlendirme

SON BÖLÜM Ek bilgi ve belgeler Kaynakça Değerlendiriciler için yeterince boş sayfa

b) Şekle Bağlı Olmayan (informel) Raporlar; bu tür raporlar, şekle bağlı raporlara göre daha kısadır. Şekle bağlı raporlarda bulunan kapak sayfası, boş sayfa, başlık sayfası, ön söz ve içindekiler kısmı gibi ön bölümler informel raporlarda bulunmayabilir. İnformel rapor giriş, yöntem, özet ve öneriler gibi ana bölümlerden oluşur. Bazı soruşturma raporlarında gerek duyulması halinde toplanan verilerinbulunduğu ekler kısmı yer alabilir.

SOSYAL HİZMET UYGULAMALARINDA KULLANILAN RAPORLARIN TÜRLERİ
Sosyal hizmet uygulamalarında kullanılan raporlar, genelde mülakat ve değerlendirme raporu olarak iki grupta ele alınabilir.

Mülakat Raporları Mülakat raporları, yazılma amacına göre süreç raporu ve özet rapor olarak yazılabilmektedir.

Süreç Raporu Hikâye (narrative) şeklinde yazılan bu rapor, karşılıklı ilişkileri göstermek için kullanılan rapor türüdür. Bu raporda mülakattaki süreç ya da etkileşim kaydedilir.

Süreç Raporu Süreç raporunda, mülakatın başladığı andan itibaren; Kronolojik olarak konuşulanlar Müracaatçının genel görünümü Davranışları Tepkileri Etkileşim süreci Sosyal hizmet uzmanının katkısı, Düşünce, yorum ve değerlendirmeleri ayrıntılı bir biçimde yazılır.

Süreç Raporu Bununla birlikte objektif birtakım bilgilerin bu raporda özetlenmesi tercih edilebilir. Buna örnek olarak müracaatçının kimliği, gelir durumu, konut durumu verilebilir. Süreç raporunda genelde çalışılan kurumun adı, müracaatçının adı soyadı, mülakat tarihi ve süresi, sosyal hizmet uzmanının adı ve soyadı yazılır. Her defasında süreç raporu için bu bilgilerin verilmesine gerek olmayabilir. Birinci mülakattan sonraki raporlarda müracaatçının adı soyadı ve mülakatın tarihini yazmak yeterli olabilir.

Süreç Raporu Süreç raporunda bu bilgilerin ardından, başlıklar altında önce mülakata ilişkin amaç kısaca belirtilir. Daha sonra mükalatın içeriği, süreç biçiminde ayrıntılı olarak anlatılır. Bu içerik,gazete ve dergilerde olduğu gibi günlük olayları anlatan bir üslup ile yazılır. Ayrıca kasete kaydedilmiş raporlar da diyalog şeklinde yazılır. Bu şekilde yazılmış raporlarda sosyal hizmet uzmanı sadece konuşmayı aktarmaz; parantez içinde gözlemlerine de yer verir.

Süreç Raporu Süreç bölümünden sonra ise sosyal hizmet uzmanının müracaatçı, mülakat süreci ve kendisi hakkında yaptığı değerlendirme yer alır. Değerlendirme, o mülakattaki bilgiler, davranışlar, tepkiler ve etkileşim ile ilgilidir. Diğer bir deyişle bu bölümde sürecin değerlendirmesi yapılır. Raporun bitiminde de gelecek mülakat ile ilgili bir uygulama planı yer alır.

Özet Rapor Özet rapor, mülakatın kısa ve özümlenmiş olarak kaydedilmesidir. Bu raporda ayrıntıya girilmez. Mülakattaki önemli noktalar hikâye biçiminde kısaca yazılır ya da belirli bölümler biçiminde düzenlenerek verilir.

Özet Rapor Süreç ve ilişkilerin özel anlam taşımadığı durumlarda özet rapor, mülakatın her türlü içeriğini yazmakta kullanılır. Bu rapor türünde mülakattaki önemli bilgiler, gözlemler ve yorumlar kısaca yazılır. Mülakattaki etkileşimin olduğu gibi aktarılmasına gerek yoktur.

Özet Rapor Müracaatçıyı daha iyi tanımak bakımından ailesi, arkadaşları, iş yerindeki amiri ile kısacası kaynak kişilerle yapılan mülakatlar genellikle özet rapor şeklinde yazılır.

SON Beni Dinlediğiniz için teşekkür ederim...
Doç. Dr. Mehmet Barış HORZUM

RAPOR YAZMA İLKE VE TEKNİKLERİ

Benzer bir sunumlar

... konulu sunumlar: "RAPOR YAZMA İLKE VE TEKNİKLERİ"— Sunum transkripti:

Benzer bir sunumlar

Proje hakkında

Geri bildirim

Giriş

Sosyal ağ üzerinden giriş yapmak:

RAPOR YAZMA İLKE VE TEKNİKLERİ

Benzer bir sunumlar

... konulu sunumlar: "RAPOR YAZMA İLKE VE TEKNİKLERİ"— Sunum transkripti:

Benzer bir sunumlar

Proje hakkında

Geri bildirim