ÖRGÜTLERDE SORUN ÇÖZME YAKLAŞIMLARI

... konulu sunumlar: "ÖRGÜTLERDE SORUN ÇÖZME YAKLAŞIMLARI"— Sunum transkripti:

1 ÖRGÜTLERDE SORUN ÇÖZME YAKLAŞIMLARI

2 YÖNETİM: Başkalarının aracılığıyla amaca ulaşma ve başkalarına iş gördürme faaliyetidir.
Bir başka ifade ile Yönetim;kaynakları(Doğa,Emek,Sermaye,Bilgi) kullanarak amaçlara ulaşma etkinliğidir. YÖNETİCİ:Bu faaliyetleri yerine getiren kişidir.

3 Yönetimin Amacı;kaynakların koordinasyonu ile,örgütsel amaçların etkin bir biçimde yerine getirilmesidir. Yönetimin bu amacına ilk yönetim fonksiyonu olan planlama ile ulaşılır.

4 Örgütsel Amaçlar; 1)Düzen amacı;Örgüt üyelerinin belirli davranış biçimi göstermelerini sağlamak 2)Kültürel amaçlar;Örgüt üyelerini temsil eden bir örgüt kültürü oluşturmak 3)Ekonomik amaç;Örgütün kuruluş amacının başında ekonomik amaç gelir bunu da kar ile sağlar.

5 Yönetimin amacı; 1)Toplumsal Amaç;toplumdan gelen ihtiyaçları karşılamak 2)Örgütsel amaç;İKY’nin verimliliğini arttırmak 3)Fonksiyonel amaç;örgüt verimliliğini arttırmak 4)Kişisel amaç;kişisel amaçları gerçekleştirmek için çalışanlarına yardım etmek

6 Örgütlerde Sorun Çözme Yaklaşımları
Hangi nedenle olursa olsun, başkalarıyla bir araya gelince kişiler arasında genellikle bir etkileşim olur. Zira, başka kişilerin varlığı ve davranışları bir başkası için bir uyarandır ve bu uyaranlara olumlu-olumsuz yada nötr bir tepki gösteririz O halde etkileşim, tarafların duygu, düşünce ve davranışlarını etkileyebilen karşılıklı bir süreçtir.

7 Aile, okul, işyeri gibi ortamlarda kişiler arası etkileşim en yoğun olarak yaşanır.
Etkileşimde bulunan kişiler, aralarındaki etkileşimin niteliğinden memnun olabilir yada olmayabilirler. Taraflar etkileşimin niteliğinden memnun oldukları sürece aralarında bir sorun yok demektir. Kişiler arası sorunlar, etkileşimde bulunanlar tarafından en az birinin mevcut etkileşimin niteliğinden memnun olmamasıyla ortaya çıkar.

8 Çağdaş yönetimde yönetici, aynı zamanda, “Sorun Çözen Kişi” olarak da tanımlanır. Bu açıdan yönetim, sorun çözümleyebilme sanatıdır. Yönetimde, yönetici otoritesini ve insanları yönetme becerisini, sorun çözerek gösterir. Bir çalışma ortamında yöneticiye sürekli olarak sorun getirilir ve sorunları çözmesi beklenir. Yöneticinin yönetimdeki başarısı da, sorun çözmedeki başarısı ve becerisine göre değerlendirilir.

9 Bir sorunla karşılaşması durumunda yöneticinin görevi, öncelikle çözülebilir sorunlarla, çözülmesi imkansız sorunları ayırt etmektir. Yöneticinin çözmesi gereken zor sorunları yoksa, insan yönetimi konusunda göstereceği bir başarı fırsatı da yok demektir. Özellikle astlar, yöneticinin başarısını, sorunları çözme konusunda gösterdiği beceri ölçüsünde görürler. Yöneticilerin otoritesi ve yetkilerini kullanma becerileri, sorunları çözme konusundaki etkinlikleri ölçüsünde değer­lendirilir.

10 Örgütsel Sorunlar ve Sorunların Tanımı
Örgütler, insan faaliyetlerinin belirli kalıplara dökülmüş şekilleridir; Örgütler, örgütsel rolleri ve fonksiyonları yerine getirecek insanların istihdamını sağlamadıkça, başarılı olamazlar. Bu nedenle, her hangi bir örgütün, ilk ve belki de en önemli sorunu, rollerin etkin biçimde yerine getirilmesi için, çalışanların ne şekilde sağlanacağı, seçilip eğitileceği ve çeşitli işlere yerleştirilmeleriyle ilgili sorunlardır.

11 Çalışanlar arasındaki sorunlar, iki alt sorunla birlikte ortaya çıkar.
Birinci sorun şudur: Kişilerden en iyi performansı almak amacıyla tespit edilmiş bir işgücü sağlama, politikasının nasıl olacağıyla ilgili sorunlardır. İkinci alt sorun ise, kişilerin örgüte girerken, beraberlerinde getirdikleri ve örgütte yaşadıkları sorunlardır.

12 Sorunların ilki örgüte, İkincisi çalışanlara aittir.
Bu tür sorunlar karşımıza, örgütsel psikolojinin belli başlı ilkelerinden biri olan iş tatmini çalışma barışı ve motivasyon gibi faktörleri çıkarmaktadır. Örgütsel etkinliği sağlayan politika ve uygulamalar, çoğu kez bireysel ihtiyaçları karşılayamamakta, hatta kişinin beraberinde getirdiği sorunların ötesinde bireysel sorunlar, örgütsel sorunlara dönüşebilmektedir.

13 Örgüt, kişinin kendine güven duymasına, gelişmesine ve ilerlemesine ilişkin ihtiyaçlarını karşılayamadığı zaman, kişi örgütten soğuyacak ve kendini güven içinde hissetmeyecektir. Bu durum başlangıçta verimsizliğe, sonra da çalışanın örgüte karşı olumsuz bir tutum takınmasına neden olacaktır.

14 Böyle bir durumda, karşımıza şöyle bir sorun çıkmaktadır: Kişisel ihtiyaçlarla örgütün taleplerinin bütünleşmesine imkan verebilecek örgütsel politikalar veya sosyal uygulamalar nasıl geliştirilecektir? Bu sorunun kolay bir karşılığı vardır. O da, çalışanlarda örgütsel kurallara uymanın yanında, örgütsel hedeflere bağlanma duygusunun oluşturulmasıdır.

15 Örgütsel sorunların yönetimiyle ilgili bir başka sorun da, insan kaynakları politikalarının temelini oluşturan çalışanın seçimi, işe alıştırılması ve işte başarılı olmasını sağlamaktır. İnsan seçilebilir ve eğitilebilir bir kaynak olarak karşımıza çıkmaktadır. Örgütlerin karşılaştığı en büyük sorunlardan biri, tüm örgüt etkenliğini sağlamak için, çeşitli bölümler arasında bütünleşmeyi gerçekleştirmektir.

16 Kişi işe gelirken, örgütün önceden tahmin edemediği ve örgüt planına da pek uymayan, kendisine özgü pek çok davranışı, duyguyu, algıyı kısaca sorunu beraberinde getirmektedir. Bu durum örgütsel sorun ve örgütsel sorunların çözümü kavramını ortaya çıkarmaktadır.

17 Günümüz Türkçesinde “sorun” sözcüğü Batı dillerindeki “problem” karşılığında kullanılmaktadır. Türkçede problem sözcüğü bir matematik terimi olmanın da ötesinde yaygın bir biçimde kullanıldığı için çoğu zaman bu iki sözcük birbirinin yerine kullanılmaktadır. Sorun, bulunduğumuz yerle bulunmak istediğimiz yer arasındaki boşluk, başka bir deyimle olanla olması gereken arasındaki farktır.

18 Sorunun diğer bir tanımı da, olduğumuz yerle olmak istediğimiz yer arasında bir fark varsa ve biz bu farkı nasıl ortadan kaldıracağımıza ilişkin bir yol bilmiyorsak, bu bilmezlik durumu bir sorun olarak karşımıza çıkar.

19 Örgütsel Sorunların Nedenleri
Örgütlerde yönetici, bir ast grubuna sahip olduğu zaman, bazı sorunlarla karşılaşır. Böyle bir durumda herkese eşit ölçüde davranmanın gerekliliği ortay çıkar. Bir yönetici diğer işçilerin arzu ve isteklerini dikkate almaksızın içlerinden birinin dileğini yerine getirmeye kalkarsa, objektif davranmış olmaz.

20 Bunun aksine bir tavır çalışanlarda başlangıçta yöneticiye karşı bir güven kaybı ortaya çıkar.
Bu yönetim zafiyeti, beraberinde yöneticinin otorite yetersizliği gibi, örgütsel bir soruna dönüşecek ve daha büyük bir sorunu ortaya çıkaracaktır. Örgütsel sorunlar genel olarak üç faktörden kaynaklanır. Bunlar; insan faktörleri, fiziksel faktörler ve mali faktörlerdir.

21 a. İnsan Faktörü: İnsanlar genellikle örgütsel sorunların başında gelir. Bir başka ifadeyle insanlar, örgütsel sorunların temel kaynağıdır. Sorunları çözümlemekte kuşkulara sahip bir yönetici, örgütün en önemli sorunu durumuna gelmiş demektir. İnsanın örgütsel ve özel yaşamında verimi, onun kişisel yetenekleri ile psikolojik durumu arasındaki uyuma bağlıdır. Ancak kişisel bütünlüğü olan biri başarılı olabilir. İnsani ilişkin önemine inanmış bir yönetici, çalışanların hem verimine hem de mesleki tatminine etkide bulunabilir.

22 Fiziksel Faktörler: Örgütlerdeki fiziksel faktörlerin başında, örgütün fiziksel alan yerleşiminin uygunluğundan, örgütte işlerin yapılması sırasında kullanılan malzemelerin fiziksel bakımdan uygunluğuna kadar bir çok faktörü kapsar. Günümüzde çağdaş organizasyonların, fiziksel yapılardan uzak, sanal yapılar tarzında örgütlenmesi, bu organizasyonlarda olası fiziksel sorunları önemli ölçüde ortadan kaldırmaktadır. Geleneksel örgütlere önemli fiziksel faktörlerin başında, çalışılan ortamın ergonomik tasarıma göre dizayn edilmemesiyle ilgili sorunlar gelmektedir. Ergonomik koşullara uygun olmayan bir fiziksel alan tasarımı, örgütlerde iş tatminsizliği, verimsizlik, örgütsel çatışma gibi bir çok örgütsel soruna neden olabilmektedir.

23 Mali Faktörler: İşletmeler kurulurken ve varlıklarını sürdürürken, iki tür sermayeye ihtiyaç duyarlar. Bunlardan ilki kuruluş ve sabit sermaye ihtiyacı, diğeri de faaliyetlerini görürken, gerekli olan işleyiş sermayesidir. Kuruluş aşamasında gerekli olan mali kaynaklarda söz konusu olabilecek bir eksiklik, işletmenin fiziksel altyapısının yetersizliğine neden olur. Diğer taraftan, işleyiş sırasında mali faktörlerde bir sorunun yaşanması, işletmelerin gerekli yatırımları yapamaması, kendini yenileyememesi gibi bir sorunu ortaya çıkarır. Bu sorunun aşılamaması durumunda ise, uzun vadede işletmenin varlığını sürdürmesi söz konusu olmaz.

24 Örgütlerde kişiler arasında, çeşitli nedenlerle sorun ortaya çıkabilir
Örgütlerde kişiler arasında, çeşitli nedenlerle sorun ortaya çıkabilir. Bunları üç genel grupta toplamak mümkündür. Kaynakların Kıtlığı: Kişiler arası sorunların temel nedenlerinden biri kaynakların kıt oluşudur. Para, mal, zaman, pozisyon sayısı, sahip olduğumuz bilgi miktarı gibi kişiler arası sorulara yol açan kıt kaynaklar söz konusudur. Örneğin, bir grup insan belli bir miktardaki paranın ne için kullanılacağı konusunda anlaşamayabilir. Grupta yer alan her birey farklı bir seçenek önerebilir ve grup üyeleri belli bir seçenek üzerinde uzlaşamayabilirler. Burada sorun kaynağın, diğer bir deyişle paranın kıt olmasıdır.

25 Karşılanamayan Psikolojik İhtiyaçlar:
Karşılanamayan Psikolojik İhtiyaçlar:. Her canlı varlığın davranışlarının altında yatan temel güdü hayatta kalma ya da varlığını sürdürme isteğidir. Bu eğilim bütün canlıların ortak özelliğidir. Bitkilerin köklerini su neredeyse o yöne doğru yönlendirmesi, ya da yönlerini güneş gelecek şekilde ayarlamaları bu eğilimin bir göstergesidir.

26 Öncelikler ve İlkelerde Farklılıklar: Örneğin, adaletin her şeyden önemli olduğuna inanan bir kişi aynı ortamda bulunan pek çok kişinin fark etmediği bir haksızlığı hemen fark edebilir ve bu duruma tepki gösterebilir. Estetiğe önem ve öncelik veren başka bir kişi aynı ortamdaki diğer kişilerin fark etmediği bir güzelliği hemen fark edebilir ve bunu takdir edebilir. Değer farklılıklarından kaynaklanan sorunlar çözümü en zor sorunlardır.

27 Bu genel sorunların yanında işletmelerde sorunlar, asıl işi sorun çözme olan yöneticilerden de kaynaklanabilir. Oysa, yönetici sorun yaratan kişi değil, sorun çözen kişidir Örgütler sorun çıkaran insanların sorunlarının çözüldüğü yerler değildir.

28 Örgütlerin kuruluş amacı, örgütsel sinerjiyi ortaya çıkarmaktır
Örgütlerin kuruluş amacı, örgütsel sinerjiyi ortaya çıkarmaktır. Örgütsel sorunlar, örgütsel sinerjinin ortaya çıkmasını engellediği gibi, örgütsel enerjinin de boşa harcanmasına neden olur. Bundan hareketle yöneticiler, örgütlerde sorunların kaynaklarına inerek sorunların ortaya çıkmasını önlemelidir. Eğer ortaya çıkmış bir sorun varsa, bu sorunu dondurmadan veya askıya almadan ilk fırsatta ortadan kaldırmalıdır.

29 Sorun Çözme Süreçleri Yapılandırılmış rasyonel sorun çözme yöntemi her türlü sorunun çözümü için uygulanabilmektedir. Yaşamın hemen her alanında ortaya çıkabilecek sorunlar için bu yöntem kullanılmaktadır. Oysa tek başına hiçbir model insan ruhunun ve davranışlarının bütün karmaşıklığını ve zenginliğini açıklayamaz. Üç değişik yapılandırılmış sorun çözme süreci vardır: Müzakere, arabuluculuk ve oybirliğiyle karar alma.

30 Müzakere: Aralarında anlaşmazlık olan tarafların ya bizzat kendilerinin ya da temsilcilerinin başkalarından yardım almaksızın birlikte çalışarak aralarındaki anlaşmazlığı çözmek amacıyla yüz yüze geldikleri bir sorun çözme sürecidir Arabuluculuk: Aralarında anlaşmazlık olan tarafların ya bizzat kendilerinin ya da temsilcilerinin “arabulucu” denen tarafsız birinin yardımıyla aralarındaki anlaşmazlığı çözmek amacıyla yüz yüze geldikleri bir sorun çözme sürecidir.

31 Oybirliğiyle Karar Alma: Aralarında anlaşmazlık olan tarafların ya bizzat kendilerinin ya da temsilcilerinin bütün tarafların destekleyebileceği bir eylem planı oluşturarak, anlaşmazlığı çözmek amacıyla işbirliği yaptıkları bir grupla sorun çözme sürecidir.

32 Yukarıda belirtilen yapılandırılmış sorun çözme süreçleriyle çatışmaları çözmek için dört temel ilkenin anlaşılması gerekir. Kişilerle sorunları birbirinden ayırmak, Pozisyonlar üzerinde değil, çıkarlar üzerinde odaklaşmak, Herkesin kabul edebileceği seçenekler bulmak, Seçenekleri değerlendirmek için nesnel ölçütler bulmak.

33 Örgütlerde Sorun Çözme Yöntemleri
Örgütlerde ortaya çıkan sorunları çözmenin bazı yöntemleri vardır. Bu yöntemleri sekiz başlıkta ele alabiliriz. Bunlar;.

34 a) Sorunu Tanımlama: Bir sorunun varlığı, belirtilerinden anlaşılır; ancak belirtiler sorunun kendisi değildir. Belirtileri gidererek bir sorunu çözmek mümkün olmaz. İlk aşamada yapılması gereken, sorunu tanımlamaya yarayacak nedenleri ortaya çıkarmaktır. Sorun tanımlandıktan sonra, onu ortadan kaldırmak zor olmayacaktır. Örneğin, bir iş görenin işe sürekli geç gelmesi bir sorunun varlığını gösterir. Bu işten, ücretten, yöneticiden, aileden, çalışanın kendisinden vb. sebepten ileri gelebilir. Ona “vaktinde gel” demek çözüm değildir. Çözüm, sorunun nedenini bilmektir. Zaten gerçek problemi bilmek onun çözümünün yarısıdır.

35 b) Bilgi Toplama: Sorun çözmede en önemli adım, gerekli bilgileri topla­maktır. Zira bir sorunu anlamadan onun çözümü, asla mümkün olmaz. Bilgi toplarken, bunların sorunun çözümüne yarayacak değerde olmasına dikkat etmek gerekir. Sorun çözümünde dedikodular değil, gerçekler araştırılmalıdır. İnsanların sorunlarını anlatırken, içinde bulundukları duygusal durumlarının saptanmasına özel bir önem vermek gerekir. Sorun çözmede araştırma yap­mak, sübjektif davranmaktan alıkoyar ve daha gerçekçi ve objektif biçimde sorunun çözümü mümkün olur.

36 c)Çözüm Alternatifleri Geliştirme: Bir sorunu çözmek için, bir çok alternatif vardır. Önemli olan, bunların içinden en uygun olan çözüm yolunu seçmektir.

37 d)Her Çözüm Yolunu Analiz Etme: Bu aşamada, geliştirilen her çözüm yolunun (seçeneğin) yapılabilirliğini tahlil etmek, bir çözümün sakıncalarını ve yararlarını analiz etmek gerekir. Çünkü her çözümün bir maliyeti vardır. Zaman kaybı ve çaba bile bir bedeldir.

38 e)Bir Çözüm Yolu Seçme: Seçilen alternatifin, sorunun en iyi çözüm yolu olduğuna dikkat edilmelidir. Bu aşamada seçilen çözümün, sorunu giderici ve önleyici olup olmadığına dikkat etmek gerekir.

39 f)Seçilen Çözümü Uygulama: En iyi çözüm bile, eğer kağıt üzerinde kalıyor ve uygulanmıyorsa, hiçbir değeri yoktur. Çözümün gerçekleşmesi için eylem (uygulama) gerekir. Bu amaçla uygulama süresi ve yönetimi saptanmalı, sorumluluklar dağıtılmalı; kim, neyi, nasıl, nerede ve ne zaman yapacak ise açıkça ortaya konmalıdır.

40 İzleme ve Değerlendirme: Uygulamaya konan her çaba izlenmeli ve değerlendirilmeli; gerekirse düzeltici önlemler alınmalıdır. Sonuç olarak yönetim, problemsiz olmaz; yönetici problemsiz kalmaz. Etkin yöneticiler, daha problem doğmadan ve kriz oluşmadan önlem alırlar. Böylece sorunları kolay atlatırlar ve sorun çözmede başarılı olurlar. .

41 Örgüt İçi Güç Mücadeleleri
İnsanlar güçlü olma ya da güç elde etme ihtiyaçlarını farklı yollarla karşılayabilirler. Bu ihtiyaçlarını karşılayabilmek için, bazı kişiler fiziksel olarak güçlü olmaya bazıları parasal olarak güçlü olmaya bazıları ise politik açıdan güçlü olmaya diğer bazıları da bilgi edinerek güçlü olmaya çalışabilirler. Ne olursa olsun sonuçta insanlar güç elde etmeye çalışarak öne çıkma çabası içindedirler.

42 Bir kişinin güç elde etme ihtiyacının engellendiği ya da kişinin kendini güçsüz hissetmesine yol açan herhangi bir durum bir örgütsel sorun olarak ortaya çıkar.

43 Örgütlerde, yönetime ve yöneticiye karşı olan hasımlar ve bunların oluşturduğu “Karşıt Gruplar” vardır. Örgütte, yönetici ile bu hasımlar ve karşıt gruplar arasında yönetim veya çıkar ilişkilerine dayalı çeşitli sorunlar ortaya çıkar. Her yönetici, yönetimde başarılı olabilmek için, bu kişi ve grupları idare etmeli, bunlarla da çalışmak ve hatta bunları da kazanmanın yollarını aramalıdır.

44 Örgütlerde hasımlar ve karşıt gruplar, en çok, yöneticilerin yanlı, haksız, adaletsiz, objektif olmayan tutum ve davranışları sonucunda ortaya çıkar. Örneğin, yöneticilerin haksız ve adaletsiz, kararları ve uygulamaları, otoriter ve baskıcı bir yönetim politikası uygulamaları, örgütlerde yöneticiye karşı husumet doğuran ve karşıt gruplar oluşturan yönetsel tutum ve davranışlardır. Karşıt grupları oluşturan kişiler de, genellikle bu olumsuz uygulamalara ve haksızlıklara maruz kalan kişilerdir.

45 Doğru politikalar, karar vermeye ve kişilerin eylemlerine ya da etkili bir eyleme yönelecek düşünceye ışık tutan genel rehberlerdir.