T.C. Maliye Bakanlığı Niğde Defterdarlığı İÇ KONTROL Niğde Defterdarlığı

Sunuş Planı İç Kontrolün Tanımı ve Amacı COSO:İç Kontrol Çerçevesi Kamu İç Kontrol Standartları Niğde Defterdarlığı İç Kontrol Çalışmaları

İç Kontrol İÇ KONTROLÜN TANIMI İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara mevzuata uygun olarak faaliyetlerin; (1) etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, (2) varlık ve kaynakların korunmasını, (3) muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, (4) mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan; organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan Mali ve diğer kontroller bütünüdür. (5018 sayılı Kanun / 55.md.)

İç Kontrolün Amacı Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini, Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, Her türlü malî karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını,             sağlamaktır. (5018 sayılı Kanun / 56.md.)

İç Kontrol “İyi Yönetim” ifadesinin başka bir söyleniş tarzıdır ve yönetim kalitesinin artırarak kamu yönetimindeki hantallığın kırılmasında önemli bir rol üstlenmektedir. Yöneticiye bağlı çalışanların da görevlerini, sorumluluklarının daha fazla bilincinde olarak yerine getirmelerini sağlar.

İç Kontrolü Düzenleyen Mevzuat 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 5.kısmında “İç Kontrol Sistemi” düzenlenmiştir. 55’inci madde; İç Kontrolün Tanımı, 56’ncı madde; İç Kontrolün Amacı, 57’nci madde; Kontrolün Yapısı ve İşleyişi İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Yönetmeliği Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği Kamu iç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Rehberi Maliye Bakanlığı İç Kontrol Genelgesi 6

COSO İç Kontrol Çerçevesi COSO iç kontrolü birbiriyle ilişkili beş unsurla tanımlayan bütünleştirilmiş bir çerçeve sunar: Uyum Strateji Faaliyet Şube Raporlama Birim Kontrol Ortamı Bölüm Kurum Geneli Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme

Kontrol Ortamı Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri İdarenin hedeflerinin gerçekleşmesini engelleyecek risklerin tanımlanması, analiz edilmesi ve gerekli önlemlerin belirlenmesi sürecidir. İç kontrolün diğer unsurlarına temel teşkil eden genel bir çerçeve olup kişisel ve mesleki dürüstlük, etik değerler, mesleki yeterlilik, organizasyonel yapı, insan kaynakları ile yönetim felsefesi ve iş yapma tarzına ilişkin hususları kapsar. Uyum Varlıklar Faaliyet Şube İdarenin hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak ve belirlenen riskleri yönetmek amacıyla oluşturulan politika ve prosedürlerdir. Raporlama Birim Kontrol Ortamı Bölüm Kurum Geneli Risk Değerlendirmesi İç kontrol sisteminin kalitesini değerlendirmek üzere yürütülen tüm izleme faaliyetlerini kapsar. Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Gerekli bilginin ihtiyaç duyan kişi, personel ve yöneticiye belirli bir formatta ve ilgililerin iç kontrol ve diğer sorumluluklarını yerine getirmelerine imkan verecek bir zaman dilimi içinde iletilmesini sağlayacak bilgi, iletişim ve kayıt sistemini kapsar. 8

Kamu İç Kontrol Standartları Kamu kaynaklarının düzenlemelere uygun kullanılarak kamu hizmetlerinin etkin ve etkili bir şekilde sunulmasının bir güvenceye bağlanması ve bu güvencenin de devamlılığının sağlanması için yöneticilere asgari ve genel düzeyde yönetim kurallarını içeren bir çerçeve sunmaktadır.

Kamu İç Kontrol Standartları I. Kontrol ortamı standartları II. Risk değerlendirme standartları III. Kontrol faaliyetleri standartları IV. Bilgi ve iletişim standartları V. İzleme standartları

I. Kontrol Ortamı Standartları Kontrol ortamı, yönetim kurulunun, yönetimin ve çalışanların kurumda iç kontrolün önemine ilişkin genel yaklaşımını, farkındalığını ve eylemlerini yansıtır. Kontrol ortamının temel unsuru “kurum” ve “insan”dır. Amaç ve hedeflerin başarılması için; • Uygun bir idari yapı oluşturulmuş mudur? • Merkez-taşra idari birimlerin, alt birimlerin, yöneticilerin ve personelin görev, yetki ve sorumlulukları yazılı olarak belirlenmiş midir? • Yönetici ve personel etik değerlere bağlı, yeterli ve yetkin midir? • Personelin performansı değerlendirilmekte midir? • Yetkiler uygun bir şekilde devredilmekte midir?

II. Risk Değerlendirme Standartları Risk değerlendirme, kurumun hedeflerine ulaşma kapasitesi çeşitli iç ve dış faktörler nedeniyle risk altında olmasına yönelik olarak; kurumun çeşitli amaçlarına ulaşılması üzerinde etkisi olabilecek potansiyel riskleri değerlendirecek bir sürece sahip olmasıdır. Amaç ve hedefler ile bunların gerçekleşmesini etkileyebilecek risklerin ve fırsatların belirlenmesine ilişkin standart ve genel şartları kapsamaktadır.

II. Risk Değerlendirme Standartları İç ve dış risklerin belirlenmesi, meydana gelme olasılığının ve etkisinin analiz edilmesi, alınacak önlemlerin tespit edilmesi idarenin göğüsleyebileceği risklerin seçilmesi suretiyle idarenin faaliyetlerinde risk yönetiminin esas alınmasını öngörmektedir.

III. Kontrol Faaliyetleri Standartları Kontrol faaliyetleri, kurumun hedeflerine ulaşmasını sağlamak üzere yönetim tarafından belirlenen risk yönetimi kararlarının etkin biçimde yerine getirilmesini sağlayan politika ve prosedürleridir.

III. Kontrol Faaliyetleri Standartları Kontrol faaliyetleri riskleri kabul edilebilir düzeylerde yönetmek için kullanılır. Risklerin çeşidine göre, önleyici, tespit edici ve düzeltici azaltıcı her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır.

IV. Bilgi ve İletişim Standartları Bilgi ve iletişim, kurumu ilgilendiren iç ve dış bilgilerin belirlenmesi, elde edilmesi, işlenmesi ve kurum içerisindeki ve dışındaki ilgililere zamanında iletilmesidir. Bilginin uygun, güncel, yerinde, eksiksiz ve ulaşılabilir olması için gerekli makul güvenceyi sağlayan iç kontrol mekanizmaları olmalıdır.

IV. Bilgi ve İletişim Standartları Yöneticilerin zamanında ve doğru karar alabilmesi, Çalışanların görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmesi, Şeffaf ve hesap verebilir bir şekilde raporlama yapılabilmesi, Amaçların gerçekleşme performansının takip edilebilmesi Risklerin yönetilebilmesi için gereklidir.

V. İzleme Standartları İzleme, iç kontrol sisteminin tasarım ve işleyişinin sürekli ve belirli aralıklarla değerlendirilmesi ve alınması gereken önlemlerin belirlenmesi sürecidir. İç kontrolün değişen hedeflere, ortama, kaynaklara ve risklere ayak uydurmasını sağlamak bakımından iç kontrol sistemini izlenmelidir.

Defterdarlığımız İç Kontrol Çalışmaları

Defterdarlığımız İç Kontrol Süreci Maliye Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı İKEP (Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı) uygulamalarını Defterdarlıklarda yaygınlaştırmasını sağlamak üzere bir Genelge yayınladı.(2013/1 Defterdarımız iç kontrol sisteminin kurulmasını sağlamak üzere, Defterdarlık İKEP’ in uygulanması, izlenmesi ve değerlendirilmesinden bizzat sorumlu tutuldu.

Defterdarlığımız İç Kontrol Süreci Defterdarlık bünyesinde Defterdar Yardımcısı Başkanlığında, Personel Müdürü, Muhakemat Müdürü, Milli Emlak Müdürü ve Muhasebe Müdürünün katılımıyla “Defterdarlık İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu” (Defterdarlık İYK) oluşturuldu.

Defterdarlığımız İç Kontrol Süreci Bu Kurul, Defterdarlık İKEP uygulamalarının koordinasyonu, gerçekleştirilmesi, izlenmesi ve değerlendirilmesinden sorumlu tutuldu. Defterdarlıkta eylemin içeriği de dikkate alınarak her Müdürlükçe yeterli sayıda “Çalışma Grupları” oluşturuldu. Ayrıca; İç kontrol sekretarya hizmetlerini süresiz yürütecek bir “İletişim Personeli” görevlendirildi.

Defterdarlığımız İç Kontrol Süreci Maliye Bakanlığı merkez birimleri (Genel Müdürlükler) Defterdarlıkların bu eylemleri gerçekleştirmelerinde rehberlik etmekten sorumlu tutuldu. Maliye Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından Defterdarlık yönetici ve görevlendirilen personele yönelik eğitim ve konferans verildi.

Defterdarlığımız İç Kontrol Süreci Defterdarlık farkındalık yaratmak amacıyla bütün personelin katılımı ile Ticaret ve Sanayi Odasında konferans düzenlendi. N.Ü. Öğretim Üyesi ile Üniversite İç Denetçisi tarafından konu anlatıldı. Defterdarlık Eylem Planında yer alan eylemler çalışma grupları tarafından yürütüldü, uygulama sonuçları iletişim personeli tarafından üç ayda bir izleme formu ile Bakanlığa bildirilmektedir. Defterdarlık İzleme Yönlendirme Kurulu her ay toplanarak eylemlerin gerçekleşme durumunu takip etmekte ve İYK üyeleri üç ayda bir Defterdar başkanlığında toplanmaktadır.

Defterdarlığımızda İç Kontrol Kapsamında Neler Yapıldı? Defterdarlıkların ve alt birimlerinin görev tanımlarının yapılması kapsamında Birim Yönergeleri hazırlanarak Defterdarlık web sayfasında yayınlandı. Görev Dağılım Çizelgeleri doğrultusunda personelin görev tanımları belirlenerek ilgili personele duyuruldu. Defterdarlığımızın performans hedef ve göstergelerine ulaşmasını sağlamak amacıyla idarenin her düzeyine kadar inen iş planları (Operasyonel Planlar) oluşturuldu, bilgi girişleri Maliye Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı internet sitesi üzerinde bulunan modül üzerinden yapıldı. Defterdarlık iş akış süreçlerindeki imza ve onay mercilerinin belirlenmesi amacıyla bütün birimler yaptıkları işlere ait işlem süreçlerini çıkardı.

İş Akış Şemalarının Hazırlanışı İş akış şemaları hazırlanırken aşağıdaki semboller kullanılır. Süreçlerin Tanımlanması Avantajları : Hazırlanması ve güncellenmesi kolaydır. Yaygın kullanıldığı için öğrenilmesi kolaydır. Dezavantajları : Karmaşık süreçlerde çizmek ve yorumlamak zor hale gelebilir. Bazı aktiviteleri eksik bırakmak / unutmak mümkündür. 26 Control Solutions International 26

Kamu Konutları Tahsis Süreci Örneği Kamu Konutları Tahsis Talebi Tahsis İsteyen Kişinin Kamu Çalışanı Olup Olmadığı Kamu Çalışanı Değil Kamu Çalışanı Süreç Bitti Komisyon Tahsis Kararı ve Şahsa Tebligat Karar Yazısı Giriş Tutanağı Hazırlanır MEOP Maaş Kesintisi için Müdürlüğüne yazı yazılır Maaş Kesinti Yazısı Süreç Bitti

Defterdarlık hedeflerinin değerlendirilip karşılaşabilecek riskler ve fırsatların belirlenmesi amacıyla riskler tespit edildi, risk kayıtları çıkartıldı, olasılık ve etkileri dikkate alınarak analiz edildi. Riskler oylanıp onaylandıktan sonra risk matrisinde yerleşimi tamamlandı, risk matrisinde kırmızı bölgede bulunanlara ve sarı bölgede olup yönetici tarafından önem verilen risklere yönelik eylem planı yapılacaktır.

Eylem Planı: Örnek 29 Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Mevcut Durum Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Birim veya Çalışma grubu üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamamlanma Tarihi Açıklama KOS 2.2 Misyonun gerçekleştiril-mesini sağlamak üzere idare birimleri ve alt birimlerince yürütülecek görevler yazılı olarak tanımlanmalı ve duyurulmalı-dır. 178 sayılı Maliye Bakanlığının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, Birim yönetmelik-leri, Stratejik Plan, Performans Programı, Faaliyet Raporu 2.2.2 Tüm birimlerin alt birimlerinin görev tanımlarının yapılması, mevcut olanların gözden geçirilmesi, web sitelerinde yayınlanması Tüm Birimler   Birim Yönergeleri Görev Dağılım Çizelgesi web Sitesi Sayfası Haziran 2010 Bu şart için mevcut durumda belirtilen mevzuat ve düzenlemeler bulunmakla birlikte uygulama konusunda makul güvence sağlanabilmesi amacıyla eylem öngörülmüştür. 29

Eylem Planı İzleme Formu Maliye Bakanlığı İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı İzleme Formu Tarih: Birim: UNSUR Standart Kod No Kamu İç Kontrol Standardı ve Genel Şartı Eylem Kod No Öngörülen Eylem veya Eylemler Sorumlu Çalışma Grubu Üyeleri İşbirliği Yapılacak Birim Çıktı/ Sonuç Tamam-lanma Tarihi Açıklama  

Raporlama İç Kontrol Genelgesinde de belirtildiği üzere, eylemlerin gerçekleşme durumları düzenli olarak izlenecektir. Söz konusu izleme için bir format oluşturulmuş olup bu format birimlere gönderilmiştir. Eylem Planı İzleme Formunun; - Aylık dönemlerde içkontrol@sgb.gov.tr adresine elektronik posta ile, - Üçer aylık dönemlerde bir yazıyla SGB’ye, ait olduğu ayı/dönemi izleyen ayın yedinci günü akşamına kadar gönderilmesi gerekmektedir. Formlar SGB tarafından konsolide edilerek üç aylık dönemler itibarıyla yapılacak toplantılarda İzleme ve Yönlendirme Kuruluna sunulacaktır.

Bu Eylem Planı Uygulanırsa Katkısı Ne Olacak? Kurum faaliyetlerinde etkinlik ve verimlilik artar. Güvenilir bilgi zamanında elde edilir. Varlıklar korunur. İşlerin yasallık ve düzenliliğine ilişkin yeterli güvence sağlanır.

Teşekkürler…