Prof. Dr. Erman COŞKUN İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri Hafta 10 – Kurumsal Kaynak Planlaması

Prof. Dr. Erman COŞKUN Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) sistemi firma içerisindeki bütün fonksiyonların tek bir bütünleşik bilgisayar sistemi vasıtası ile, bütün işletme fonksiyonlarının spesifik ihtiyaçlarını da dikkate alarak entegre edilmesidir. 2/23

Prof. Dr. Erman COŞKUN Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) Temel Modüller  Üretim / İmalat  Muhasebe / Finans  Satış / Pazarlama  İnsan Kaynakları Ek Modüller  Karar Destek Sistemleri  Müşteri İlişkileri Yönetimi  İş Zekası … 3/23

Prof. Dr. Erman COŞKUN Kurumsal Kaynak Planlaması (ERP) ERP uygulamaları için kritik kelime «Entegrasyon» dur. ERP farklı alt amaçlara sahip işletme fonksiyonlarını bir bütünün parçası olarak yeniden organize eder. 4/23

Prof. Dr. Erman COŞKUN ERP Öncesi Kaynak: 5/23 MANUEL / GERÇEK ZAMANLI DEĞİL / İŞBİRLİKÇİ DEĞİL / BİRDEN FAZLA UYGULAMA

Prof. Dr. Erman COŞKUN ERP ile Birlikte Kaynak: 6/23 OTOMATİK / GERÇEK ZAMANLI / İŞBİRLİKÇİ / TEK BİR UYGULAMA

Prof. Dr. Erman COŞKUN ERP’nin Tarihsel Gelişimi 7/23 Üretim İnsan Kaynakları Finans ve Muhasebe Satış ve Pazarlama CRM SRM

Prof. Dr. Erman COŞKUN ERP’nin Faydaları İç Faydaları Veri entegrasyonu Ortak ve standardize veri tanımlamaları Gerçek zamanlı çalışan sistemler Verimliliğin artması Operasyonel maliyetlerin düşürülmesi Kurum içi iletişim ve işbirliğinin geliştirilmesi Sipariş ve Stok çevrim sürelerinin düşmesi 8/23

Prof. Dr. Erman COŞKUN ERP’nin Faydaları Dış Faydaları Müşteri servisi ve sipariş karşılama alanında iyileştirmeler Müşteriler ve tedarikçiler ile geliştirilmiş iletişim olanakları sunması Rekabetçi konum almayı veya korumayı destekleme Satış ve kar oranlarındaki iyileştirmeler (İç faydalardaki maliyet düşüşüne de bağlı) 9/23

Prof. Dr. Erman COŞKUN ERP’nin Uygulanması ERP sadece yazılımın satın alınıp, teknik altyapı üzerine bina edilmesi değildir. ERP projelerinde bütün iş süreçlerinin entegre bilişim sistemi yapısı dikkate alınarak yeniden tasarlanması gerekmektedir. Bu süreç çok uzun süreler almakta ve çoğu zaman maliyeti altyapı ve yazılım maliyetinin üzerine çıkmaktadır. 10/23

Prof. Dr. Erman COŞKUN ERP’nin Uygulanması Firmalar 3 farklı ERP adaptasyonu seçeneğinden birini tercih edebilirler «Vanilla» Uygulama Yazılım paketinin bir bütün olarak satın alınıp uygulanmasıdır. Pahalı, çok uzun süreler gerektiren bir süreçtir. Bütün işletme fonksiyonlarının tam entegrasyonunu gerektirir 11/23

Prof. Dr. Erman COŞKUN ERP’nin Uygulanması Seçili Modüllerin Kurulması Sadece belirlenmiş olan işletme fonksiyonlarına ait ERP modülleri satın alınır. Düşük entegrasyon sorunları yüzünden çok tercih edilmez. Daha kısa süreler ve düşük maliyetler gerektiren bir süreçtir. 12/23

Prof. Dr. Erman COŞKUN ERP’nin Uygulanması Firma içi ERP Yazılması Firma içerisinde yazılımcılar ve sistem analizcilerini içerecek şekilde kurulan bir takım vasıtası ile ERP yazılımın oluşturulması sürecidir. Firma ihtiyaçları belirlenip, ihtiyaca binaen hazırlanması verimli olmasını sağlar. Uzman gereksinimleri, yüksek maliyeti ve diğer sistemler ile entegrasyonu açısından problemler oluşturabilir 13/23

Prof. Dr. Erman COŞKUN ERP’nin Uygulanması Aşamaları 1.Başlatma  Uygulama stratejilerinin belirlenmesi 2.Planlama  Takımların kurulması, amaçların ve performans ölçütlerinin belirlenmesi 3.Analiz ve Süreç Tasarımı  Mevcut süreçlerin analizi ve yeniden düzenlenmesi, süreç haritalarının çıkarılması 4.Gerçekleştirme  Sistemin kurulması ve test edilmesi 5.Geçiş  Eski sistemin yeni sistemle değiştirilmesi, veri dönüşümlerinin yapılması 6.Faaliyet  Sistem performansının izlenmesi, sürekli teknik destek alınması 14/23

Prof. Dr. Erman COŞKUN ERP Uygulamaları için Kritik Başarı Faktörleri Üst Yönetim Desteği  Olası sorunları çözmede etkin ve hızlı olarak karar alınabilmesi için şarttır.  Ayrıca bütün çalışanların ortak akıl ile hareket edebilmelerini sağlamak ta yine üste yönetim desteği ile mümkündür. Amaçların açıkça ifade edilmesi  İyi tanımlanmış amaçlar sayesinde ERP projesi üzerindeki odaklanma devam edebilir.  Proje amaçları firma amaçları ile çelişmemelidir.  Misyon, Vizyon, Strateji ve Politikalar net bir şekilde ifade edilmelidir. 15/23

Prof. Dr. Erman COŞKUN ERP Uygulamaları için Kritik Başarı Faktörleri Proje takımının yeterliliği ve organizasyonu  Uygulama süreci için doğru elemanların seçilmesi ERP projeleri için vazgeçilmezdir.  Takımlar yeterli sayıda iş analizcileri, teknik uzmanlar, firma içi son kullanıcılar ve danışmanlardan oluşmalıdır. Kullanıcı eğitimi  Eğitimin iki boyutu vardır.  ERP sistemlerinin doğru bir şekilde kullanıcılara anlatılması  ERP yazılımı kullanım eğitimleri  Eğer çalışan ERP yazılımını iyi öğrenmiş fakat sistemin işleyişini tam anlamıyla idrak etmemiş ise bu durumda sistemi manipüle edebilir. Yani eğitimin iki boyutu da kullanıcılar için elzemdir. 16/23

Prof. Dr. Erman COŞKUN ERP Uygulamaları için Kritik Başarı Faktörleri İşletme Süreçlerinin Yeniden Yapılandırılması (BPR)  ERP sistemleri alanlarındaki en iyi uygulamalardan elde edilen bilgiler ile oluşturulsa da, her firmaya direkt olarak adapte olamazlar. Firmalar bu anlamda süreçlerini yeniden düzenleme yoluna gideceklerdir. Değişim Yönetimi  Süreçlerin ERP adaptasyonu sırasında yeniden yapılandırılmasının zorlu olması ve çoğu zaman organizasyonel direnç ile karşılaşması, başarısızlık hikayelerinde genelde temel aktördür. 17/23

Prof. Dr. Erman COŞKUN ERP Uygulamaları için Kritik Başarı Faktörleri Etkili İletişim  Olası kullanıcı direncini minimize etmek için departmanlar arası, danışmanlar ve harici firmalar ile iletişimin en iyi şekilde sürdürülebilmesi gerekmektedir.  Etkili iletişim için firma içinde takımlar kurulmalıdır. (Haftalık toplantılar ve intarnet iletişim gruplarını kullanan) Kullanıcının bağlanması (dahil olması)  ERP ile Çapraz iş süreçlerinin daha yoğun olarak ortaya çıkmasından dolayı, kullanıcı kaynaklı problemler (rolünü, yetkisini yanlış anlama gibi) meydana gelmesi muhtemeldir. 18/23

Prof. Dr. Erman COŞKUN ERP Uygulamaları için Kritik Başarı Faktörleri Veri analizi ve dönüşümü  Halı hazırda firma içerisindeki veri setleri ERP uygulamalarında kritik önemlidir.  Analiz ve dönüşüm süreçlerindeki olası bir hata ERP modüllerinin birbiri ile entegre çalışması sayesinde bütün sisteme yayılacaktır. Danışmanlar  ERP yazılımları hakkında en geniş bilgiye sahip uzmanların yeterlilik dereceleri ERP sistemlerinin başarısında kilit roldedir.  Yeterli bir uzman firma sorunlarının dışarıdan bir göz olarak hemen görebilir ve etkili/çabuk bir şekilde çözüme ulaştırabilir. 19/23

Prof. Dr. Erman COŞKUN ERP Uygulamaları için Kritik Başarı Faktörleri Proje Yönetimi  ERP projeleri çok geniş kapsamlı, kompleks ve risklidir. Bu bağlamda Proje Yönetimi hayati önem taşır.  Her 10 ERP projesinden 9 tanesi zamanında tamamlanmamış veya bütçeyi aşmıştır. Bu 10 projeden ancak 3 tanesinde istenilen başarı elde edilir. Uygun ERP paketinin seçimi  Her ERP paketinin sınırlı yetkinliği vardır. Örneğin bazı paketler büyük firmalar için uygun iken (SAP R3), bazıları daha küçük firmalar için uygundur. (Ax)  Zaman zaman paketler sektörel bazda da farklılıklar gösterebilir. 20/23

Prof. Dr. Erman COŞKUN ERP Uygulamaları için Kritik Başarı Faktörleri Minimal Kişiselleştirme  Çoğu firma hâlihazırda yürütmekte olduğu sistemlerin bazılarından vazgeçmezler. (Örneğin stok kodlama sistemleri) Bu bağlamda sisteme bu tür isteklerin güncelleme olarak gelmesini talep edebilirler. Bu tür talepler zaman zaman sistemin genel işleyişine zarar verebilir.  Sistemin ne ölçüde konfigüre edilebileceği, kişiselleştirilebileceği belli sınırlar ile belirlenmelidir. 21/23

Prof. Dr. Erman COŞKUN ERP Uygulamalarında Karşılaşılan Zorluklar ERP teknik yeterliklerinin sınırlı olması Mevcut iş süreçlerindeki tutarsızlıklar Uygulama (donanım, yazılım, eğitim ve danışmanlık) ve bakım maliyetleri Organizasyonel yapıya üzerindeki etkiler İşgören sorumluluklarındaki değişimler Uygulama zaman çizelgeleri (Süre uzunluğu) İç teknik bilginin yetersizliği Değişime karşı organizasyonel direnç 22/23

Prof. Dr. Erman COŞKUN ERP Yazılım Paketleri SAP Oracle Peoplesoft MS Dynamics MS AX / Axapta BAAN Kewill Lawson Software Manman 23/23