KALİTE KONTROL STANDARDI 1 MEHMET ŞİRİN KALİTE KONTROL STANDARDI 1

KKS’nin AMACI KKS 1 11 inci paragraf: Denetim şirketinin amacı aşağıdaki hususlara ilişkin kendisine makul güvence sağlayan bir kalite kontrol sistemi kurmak ve bu sistemin devamlılığını sağlamaktır; (a) Denetim şirketinin ve personelinin, mesleki standartlara ve yürürlükteki mevzuat hükümlerine uygunluk sağladığı, (b) Denetim şirketi veya sorumlu denetçi tarafından düzenlenen raporların, içinde bulunulan şartlara uygunluğu.

KKS NEDİR Bir kalite kontrol sistemi, 11 inci paragrafta belirtilen amaca ulaşmak için tasarlanan politikalar ile bunların uygulanması ve bunlara uygunluğun izlenmesi için gerekli olan prosedürlerden oluşur. (3 üncü paragraf)

KKS 1’in NİTELİĞİ VE KAPSAMI TDS’ler kapsamında olan her bir hizmeti sunan tüm Denetim Şirketlerine uygulanır. (4 üncü paragraf) İçinde bulunulan şartlar altında ilgili olan her bir hükme uyulması gerekir. (11 inci paragraf) Küçük şirketler için özel açıklamalar içermektedir. (8 inci paragraf) Kalite kontrol sisteminin her bir unsurunun işleyişine yönelik kanıt sağlayan belgelendirmenin boyutu ve biçimi denetim şirketinin büyüklüğüne, faaliyetlerine ve denetim ağının bir parçası olup olmadığı gibi faktörlere bağlı olarak değişecektir. (4 üncü paragraf)

Personele Bildirim KKS politika ve prosedürleri yazılı olmalı ve personele bildirilmelidir. Bu bilgilendirme; KKS politika ve prosedürlerini Ulaşılmak istenen amaçları Personelin kişisel sorumluluklarını Uyum zorunluluğunu İçermelidir. (17 inci paragraf) Çalışanlardan ve yöneticilerden alınacak denetim şirketinin politika ve prosedürlerini okuduğunu ve anladığını ifade eden bir metin

KKS 1- Kalite Kontrol Sisteminin Unsurları (16 ıncı paragraf) Denetim şirketi bünyesinde kaliteye ilişkin liderlik sorumlulukları (Paragraf 18-19) . 1. İlgili etik hükümler (Paragraf 20-25) . 2. Müşteri ilişkisinin ve denetim sözleşmesinin kabulü ve devam ettirilmesi (Paragraf 26-28) . 3. İnsan kaynakları (Paragraf 29-31) . 4. Denetimin yürütülmesi (Denetimin Kalitesine Yönelik Gözden Geçirme dahil)(Paragraf 32-48) . 5. İzleme (Paragraf 48-56) 6. KKS bu altı alanı ele almalıdır.

Denetim şirketi bünyesinde kaliteye ilişkin liderlik sorumlulukları Nihai Sorumluluk Yönetim Kurulunun (veya GM) Kalite Odaklı bir İç kültür Kalite Kontrolden sorumlu kişilerin belirlenmesi (Yeterlik ve Yetki) Denetim şirketinin tüm iletişim ve bildirimlerinde 11. paragraftaki amaca ve kaliteye vurgu Yöneticilerin kaliteye olan bağlılığı ile güçlendirilmiş Kalite odaklı bir kurum kültürünü teşvik eden politika ve prosedürler oluşturulmalıdır. İş stratejisinin kalitenin vazgeçilmez gereklilik olduğuna işaret etmesi gerekmektedir. Firma içi yükselme, ücret düzenlemeleri ve performans değerlendirmeleri firmanın kaliteye olan bağlılığını göstermelidir. Genellikle KKS den sorumlu bir yönetici atanmaktadır. Ancak atanacak kişinin gerekli deneyime, tecrübeye ve yetkiye sahip olması gerekmektedir. Atanacak kişi en azından denetim raproru imzalayabilecek seviyede olmalıdır. Hiç şüphesiz zamanı da olmalıdır. Çalışanlar KKS 1in gereklilikleri konusunda eğitilmelidir. Aynı zamanda uymayanların cezalandırılacağını da bilmelidirler.

Denetim şirketi bünyesinde kaliteye ilişkin liderlik sorumlulukları Ticari kaygılar yönetimin kaliteye ilişkin sorumluluklarının önüne geçemez. KKS için yeterli kaynağın sağlanması (paragraf A5) A5 Denetim şirketinin yönetimi tarafından belirlenen iş stratejisinin, yürütülen tüm denetimlerde kaliteyi öncelikli bir zorunluluk olarak ele alması, kaliteye dayalı bir kurum içi kültürün geliştirilmesinde özellikle önemlidir. Böyle bir kurum içi kültürün geliştirilmesi aşağıdaki hususları içerir; (a) Personele ilişkin performans değerlendirme, ücret ve sair haklar ile terfi (teşvik sistemleri dâhil) konularını ele alan politika ve prosedürlerin, denetim şirketinin kalite taahhüdünü her şeyden üstün tuttuğunu gösterecek şekilde oluşturulması, (b) Ticari kaygıların yapılan çalışmaların kalitesinin önüne geçmemesini sağlayacak şekilde yönetim sorumluluklarının belirlenmesi, (c) Kalite kontrol politika ve prosedürlerinin geliştirilmesi, belgelendirilmesi ve desteklenmesi için yeterli kaynağın sağlanması.

İlgili Etik Hükümler Şirket ile bütünleşik: Dürüstlük, Tarafsızlık, Mesleki yeterlik ve özen, Sır saklama Mesleğe uygun davranış. * Aykırılık durumlarının tespit edilmesi ve gerekli işlemlerin yapılmasını sağlamaya yönelik politika ve prosedürlerin oluşturulması Bir yönetici Etik Sorumlu olarak atanabilir. Burada önemli olan iki temel husus var Etik yükümlülüklerin personele bildirilmesi, tehditlerin ve önlemlerin alınabilmesi. Bunların yapılabilmesi de denetim şirketi tarafından verilen hizmetlerin ve içinde bulunulan durumun çok iyi bilinmesine bağlıdır. ETİK LİDER: politika ve prosedürlerin yeterliğinden, güncellenmesinden ve anlaşılmasından sorumludur. Aynı zamanda diğer sorumlu denetçilere bu hususlarda danışmanlık sağlamalıdır. Kişisel çıkar tehdidi: denetlenen işletmede hisse senedi sahibi olunması, toplam ücrete aşırı bağımlılık, ortak yatırım içinde olmak, Denetlenen işletmede olabilecek istihdam fırsatları, şarta bağlı ücretleri kredi ve benzeri durumlar Kendi Kendini denetleme; Muhasebe hizmetlerinin verilmesi, önemli icrai kararların denetlenen işletme adına alınması, finansal raporlama sisteminin tasarım ve kurulmasında yer almak, daha önce denetlenen işletmede yönetici olmak, denetimin konusunu etkileyen bir hizmet sunmak Taraf tutma tehdidi: Hisse senetlerini pazarlamak, davalarda temsil etmek, üçüncü taraflarla olan müzakerelerde denetlenen iletmeyi temsil etmek Yakınlık tehdidi: Akraba, yakın arkadaşlık, denetlenen işletmenin yöneticisinin önceden sorumlu denetçi olması Yıldırma tehdidi: işi vermemekle tehdit edilme gibi

İlgili Etik Hükümler Bağımsızlık tüm güvence denetimlerinin ön koşuludur. Tehditlerin ve alınabilecek önlemlerin anlaşılması (Kurum tarafından yayımlanacak Etik Kurallar bu konuda rehberlik sağlayacaktır. Bağımsızlığı yönelik tehditlerin tespit edilmesi, belgelendirilmesi ve uygun bir şekilde yönetilmesi: Çıkar Çatışmalarının tespiti ve gereğinin yapılması Sır Saklama prosedürlerinin oluşturulması Sorumlu denetçiler ellerindeki işlerle ilgili olarak denetim şirketini yeterince ve zamanında bilgilendirmeli, Çalışanlar etik ilkelere aykırı durumları anında denetim şirketine bildirmeli böylece denetim şirketi, zamanında değerlendirebilir, bilgilerini güncelleyebilir ve geç olmadan gerekli önlemleri alabilir. 1) personl ihlali öğrenir öğrenmez denetim şirketine bildirmeli 2) DŞ sorumlu denetçiye ve ilgili diğer kişiye 3) bu kişiler alınan önlemleri DŞ ye 4) DŞ alınan önlemlerin uygunluğunu ve yeterliğini değerlendirmeli. Burada ele alınancak önemli bir hususta ROTASYON dur. Yıllık ve denetim öncesi yazılı bağımsızlık taahhütleri alınmalıdır.

Risk faktörlerin Listelenmesi Müşteri İlişkisinin ve Denetim Sözleşmesinin Kabulü ve Devam Ettirilmesi Kabul ve Devam prosedürlerinin uygulanması (Etik Hükümler ve Yeterliliğin değerlendirilmesi Kabul veya devam edip etmeme kararının verilmesi (Müşterinin Dürüstlüğü ve riskler Risk faktörlerin Listelenmesi İşi kabul etmemek için bir mesleki veya diğer nitelikte bir sebep varmı? Firma neden denetçisini değiştiriyor, firmanın gelir kaynağı ne, faaliyleri ne, müşterinin itibarı, geçmişi ne? Kapsam sınırlamasına işaret eden durumlar mevcut mu? Etik Sorunlar ortaya çıkacak mı? Teknik olarak DŞ yeterli kapasiteye sahip mi? Denetim şirketi personelinin ilgili sektörlere veya denetim konularına ilişkin bilgi sahibi olup olmadığı,  Denetim şirketi personelinin ilgili düzenleme ve raporlama hükümlerine ilişkin deneyimlerinin veya gerekli bilgi ve becerileri etkin biçimde edinebilme kabiliyetinin olup olmadığı,  Denetim şirketinin gerekli yeterlik, beceri ve kapasiteye sahip yeterli personelinin bulunup bulunmadığı,  İhtiyaç hâlinde uzmanlardan faydalanma imkânının olup olmadığı,  Denetimin kalitesinin gözden geçirilmesi için gerekli kıstaslara ve liyakat şartlarına sahip kişilerin bulunup bulunmadığı, Denetim şirketinin raporlama süresi içinde denetimi tamamlayıp tamamlayamayacağı

Müşteri İlişkisinin ve Denetim Sözleşmesinin Kabulü ve Devam Ettirilmesi Aşağıdaki hususlarda denetim şirketinin politika ve prosedürleri denetim firmasına güvence sağlamalıdır: Denetimin yürütülmesi konusunda yetkin olmak, zaman ve kaynaklar dâhil denetimi yürütmek için gerekli beceri ve kapasiteye sahip olmak Etik hükümlere uygunluğu sağlayabilmek Ayrıca risklerin ve alınan önlemlerin yeterli bir şekilde belgelendirilmesi lazım. Gerektiğinde mevzuat izin vermesi halinde denetim çekilme ve bunun nedenlerinin yeterli bir şekilde belgelendirilmesi DÜRÜSTLÜĞÜN DEĞERLENDİRİLMESİ A.19 Müşterinin ana ortaklarının, kilit yöneticilerinin ve üst yönetiminden sorumlu olanların kimlikleri ve ticari itibarları.  İş uygulamaları da dâhil müşteri faaliyetlerinin niteliği.  Müşterinin ana ortaklarının, kilit yöneticilerinin ve üst yönetiminden sorumlu olanların muhasebe standartlarını yorumlama ve iç kontrol çevresi gibi hususlardaki tutumlarına ilişkin olumsuz bilgiler.  Müşterinin, denetim ücretlerini olabilecek en düşük seviyede tutmaya yönelik ısrarlı tutumu.  Çalışma kapsamının uygun olmayan şekilde sınırlandırıldığına dair göstergeler.  Müşterinin kara para aklama veya suç teşkil eden diğer faaliyetlerde bulunabileceğine ilişkin göstergeler.  Denetim şirketinin seçilmek istenmesinin ve önceki denetim şirketinin yeniden seçilmemesinin nedenleri.  İlişkili tarafların kimlik ve ticari itibarları ÇEKİLME HUSUSLARI: en önemli husus durumu ve alınan kararı belgelendirmedir. BU durumda yasal yükümlülükleri ne (düzenleyici kuruma bildirme gibi). Müşterinin yönetimiyle görüşme, yasal yükümlülükler ve belgelendirme

İnsan Kaynakları Denetim şirketinin insan kaynaklarına ilişkin politika ve prosedürleri aşağıdaki gibi hususları içerir:  İşe alma.  Performans değerlendirmesi.  Verilen görevleri yerine getirme süresi dâhil kabiliyetler.  Yeterlik. Kariyer gelişimi.  Terfi etme.  Ücret ve sair haklar.  Personel ihtiyacının tahmini. Etkin işe alma süreç ve prosedürleri, çalışmalar için gerekli yeterlik ve kabiliyetleri geliştirme kapasitesine ve bu kabiliyetleri yeterli biçimde kullanabilmesine imkân veren uygun karakter özelliklerine sahip dürüst kişileri seçmesinde denetim şirketine yardımcı olur. A25. Yeterlik, aşağıda belirtilenler dâhil çeşitli yöntemler yoluyla geliştirilebilir:  Meslekle ilgili konularda yüksek öğrenim alınması.  Teorik ve uygulamalı eğitimler dâhil sürekli mesleki gelişim.  Mesleki tecrübe.  Daha deneyimli çalışanlar refakatinde denetim ekibinin diğer üyelerinin yetiştirilmesi.  Bağımsız olması zorunlu olan personel için bağımsızlık eğitimi. A26. Denetim şirketi personelinin yeterliğinin devamlılığı büyük ölçüde uygun seviyedeki sürekli mesleki gelişime bağlıdır. Bu sayede denetim şirketi personeli bilgi ve kabiliyetlerini muhafaza edebilir. Etkin politika ve prosedürler, her kademedeki şirket personeli için sürekli uygulamalı eğitim ihtiyacını dikkate alır ve personelin gerekli yeterlik ve kabiliyetlerini geliştirebilmesi ve bunları sürdürebilmesi için ihtiyaç duyulan eğitim kaynaklarını ve desteğini sağlar. A27. Denetim şirketi, bünyesinde teknik imkânların ve eğitim kaynaklarının bulunmaması gibi hâllerde şirket kadrosunda yer almayan uygun yeterliğe sahip kişilerin hizmetinden yararlanabilir. A28. Performans değerlendirmesi, ücret ve sair haklar ile terfi prosedürleri, yeterliğin geliştirilmesi ve sürdürülmesi ile etik ilkelere bağlılığın esas alınmasını ve ödüllendirilmesini sağlar. Aşağıdakiler denetim şirketinin, yeterliğin geliştirilmesi ve sürdürülmesi ile etik ilkelere bağlılığın sağlanmasına yönelik atabileceği adımlar arasındadır:  Personelin, performans ve etik ilkelere ilişkin şirket beklentilerinin farkında olmasını sağlamak,  Personele performans, yükselme ve kariyer gelişimiyle ilgili değerlendirme sunmak ve danışmanlık sağlamak,  Personelin, daha yüksek sorumluluk gerektiren pozisyonlara yükselmenin, diğer hususların yanında performans kalitesine ve etik ilkelere bağlılığa dayandığını ve denetim şirketinin politika ve prosedürlerine uyulmamasının disiplin işlemiyle sonuçlanabileceğini anlamasına yardımcı olmak.

Denetimin Yürütülmesi Denetimin yürütülme kalitesinin tutarlılığını sağlayan politika ve prosedürler oluşturma Bu tutarlılık, genellikle yazılı veya elektronik rehberler, yazılımlar veya diğer standart belgelendirme biçimleri ile sektöre veya denetimin konusuna özgü rehberlerin oluşturulması suretiyle sağlanır. Sorumlu Denetçinin tanımlanmış sorumlulukları olmalıdır. Etkin planlama, yönlendirme ve gözetim ile gözden geçirme prosedürleri İstişare Prosedürleri (Kim, Ne zaman, Nasıl …..gerektiğinde dışardan temin) Görüş Ayrılıklarının çözümüne yönelik prosedürler gibi..

Denetimin Yürütülmesi Denetimin Kalitesine Yönelik Gözden Geçirme Denetimin kalitesine yönelik gözden geçirme nedir? Denetim ekibinin vardığı önemli yargıların ve raporu oluştururken ulaştığı sonuçların ve raporun uygunluğunun tarafsız olarak değerlendirilmesidir. Ne zaman yapılır? Rapor tarihinde veya öncesinde

Denetimin Yürütülmesi Denetimin Kalitesine Yönelik Gözden Geçirme Kurum tarafından belirlenen işletmeler ile borsada işlem gören işletmelerin finansal tablolarının bağımsız denetimlerde zorunlu Diğer denetimlerin hangilerine yönelik uygulanacağına yönelik denetim şirketinin prosedürler oluşturması Asgari olarak kapsam belirlenmelidir. Uygun niteliklere sahip denetimin kalitesini gözden geçiren Kişinin atanması (Kurum içi – Kurum dışı) Teknik beceriye sahip olmalı Gerekli yetki ve deneyime sahip olmalı Tarafsız olmalı

Denetİmİn Yürütülmesİ-Görüş Farklılıkları Aşağıdaki kişiler arasındaki görüş farklılıklarının ele alınması ve çözüme kavuşturulması denetim şirketinin sorumluluğudur: denetim ekibi içindeki istişare edilen kişilerle olan ilgili durumlarda sorumlu denetçi ile denetimin kalite kontrolünü gözden geçiren kişilerle. Sorun çözüme kavuşturuluncaya kadar rapora tarih verilemez ve ulaşılan sonuçlar belgelendirilerek uygulanır.

İzleme Kalite Kontrol Sisteminin üzerinde bir İzleme Programı oluşturmak Teftiş Prosedürleri oluşturmak (denetim tamamlandıktan sonra) - dönemsel olarak mutlaka her bir sorumlu denetçinin çalışması teftiş kapsamına girmeli Gerektiğinde mutlaka dışardan birilerine yaptırılması - Resmi raporlama Eksiklerin bildirilmesi ve önlemlerin alınması Şikayet ve iddiaları ele alan prosedürlerin oluşturulması

İzleme izleme süreci sonunda tespit edilen eksiklikler & uygun düzeltici adımlara yönelik tavsiyeler ilgili sorumlu denetçilere ve diğer uygun personele bildirilir

İzleme Tespit edilen eksikliklere karşı atılacak düzeltici adımlar nelerdir? Tek bir denetim veya tek bir personele ilişkin uygun düzeltici adımların atılması, Bulguların, eğitim ve mesleki gelişimden sorumlu kişilere iletilmesi, Kalite kontrol politika ve prosedürlerinde değişiklik yapılması ve Şirket tarafından disiplin işlemlerinin uygulanması (özellikle bu davranışı birden fazla tekrarlayanlar hakkında) .

İzleme-Tespİt Edİlen Eksİklİklerİn Değerlendİrİlmesİ, Bİldİrİlmesİ ve Düzeltİlmesİ İzleme prosedürlerinin sonuçları: Denetim raporunun uygun olmayabileceğine veya Denetimin yürütülmesi sırasında bazı prosedürlerin atlandığına İşaret ediyorsa; denetim şirketinin mesleki standartlara ve mevzuata uygunluğunun sağlanabilmesi için atılması gereken ilave adımlara karar vermesini ve hukuki danışmanlık alıp almama hususu değerlendirilir.

İzleme-Tespİt Edİlen Eksİklİklerİn Değerlendİrİlmesİ, Bİldİrİlmesİ ve Düzeltİlmesİ Denetim şirketi, izleme sonuçlarını : sorumlu denetçilere denetim şirketinin genel müdürüne veya uygun hallerde yönetim kurulu da dahil şirketteki diğer uygun kişilere Yılda en az bir kere bildirir.

Belgelendirme Kalite Kontrol Politika ve Prosedürleri Denetim Dosyaları Kalite Kontrol Gözden Geçirmeleri Saklama ve erişim