Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar BAŞLIK PARAF LİSTESİ MUHATAP SAYI TARİH İLGİ

Dayanak Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik (02/12/2004 tarihli ve 25658 sayılı Resmi Gazete) Amacı; resmi yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamaktır. Tüm kamu kurum ve kuruluşlarını kapsar.

Tanımlar Doküman: Kurumsal faaliyetlerin yerine getirilmesi amacıyla idare tarafından hazırlanan ya da toplanan her türlü bilgi Resmi Belge: İdareler tarafından hazırlanmış veya kayda alınmış, belirli bir forma sahip ıslak veya güvenli elektronik imzalı doküman Resmi/Üst Yazı: İdarelerin kendi aralarında, gerçek veya tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan, resmi belge niteliğindeki yazı Resmi yazışma: İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle, gerçek veya tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla fiziksel veya elektronik ortamda yürüttükleri süreç

Genel Bilgiler Yazı alanı: Sayfanın dört kenarından da 2,5 cm boşluk bırakılacak şekilde oluşturulacak alandır. Nüsha Sayısı: En az iki nüsha olarak düzenlenir. Kağıt Boyutu: A4 (210x297 mm) veya A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır. Yazı Tipi ve Boyutu: "Times New Roman" yazı tipi, 12 karakter boyutunda kullanılır (İletişim Bilgileri alanı hariç).

Başlık (Antet) Yazıyı gönderen idarenin adının yazıldığı alandır. Bu alanda amblem veya logo da kullanılabilir. Mülki idareye bağlı taşra teşkilatlarında 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uyulur. Doğrudan merkeze bağlı taşra teşkilatlarında, merkez birimlerinde olduğu gibi yazılır. YERİ: Yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır. İlk satıra “T.C.” kısaltması, ikinci satıra idarenin adı büyük harflerle, üçüncü satıra birimin adı ilk harfleri büyük diğerleri küçük harflerle ortalanarak yazılır. Not: İdarelerin tüm alt birimlerine ait standartlaştırılmış Başlık bilgileri www.kaysis.gov.tr internet adresinde yayınlanmaktadır. T.C. BAŞBAKANLIK İdareyi Geliştirme Başkanlığı ÇALIŞMA VE SOSYAL GÜVENLİK BAKANLIĞI Devlet Personel Başkanlığı T.C. ANKARA VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü BORÇKA KAYMAKAMLIĞI İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü T.C. MARMARA ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı KOCAELİ BÜYÜKŞEHİR BELEDİYE BAŞKANLIĞI İmar İşleri Daire Başkanlığı

Sayı Yazının, resmi yazı niteliği kazanmasını sağlayan alandır. Bir resmi yazının, aynı yıl içinde tüm kamu kurumları tarafından hazırlanan diğer resmi yazılardan ayırt edilmesini sağlar. Tarih bilgisiyle birlikte okunduğunda tüm yıllara göre tekil bir tanımlama numarası oluşturur. 3 bölümden oluşur. Bunlar sırasıyla ‘T.C. DETSİS No’, ‘SDP Kodu’ ve ‘Evrak Kayıt Numarası’dır. T.C. DETSİS No: Yazının hazırlandığı Kurumu ve ilgili alt birimini gösteren Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi Numarasıdır. SDP Kodu: Yazıların içerdiği konuyu belirtir ve aynı konuya ilişkin yazıların aynı dosyada toplanmasını sağlar. Evrak Kayıt Numarası: Yazının imzalanmasından sonra ilgili birim veya genel evrak biriminden aldığı sıra numarasıdır. Sıra numaraları atlama olmayacak şekilde ardışık olarak verilir. Bölümler arasına ‘-’ işareti konulur. Yazıya birim evrak numarası verilmesinden sonra genel evrak biriminden de numara verilebilir. Bu durumunda iki ‘evrak kayıt numarası’ arasına ‘/’ işareti konulur. YERİ: Başlığın son satırından iki aralık boş bırakıldıktan sonra sola yaslı olacak şekilde yazılacak "Sayı:" ifadesinden sonra yazılır. Not: Kurumların ve alt birimlerinin T.C. DETSİS Numaraları ve SDP Kodları www.kaysis.gov.tr internet adresinde yayınlanmaktadır. Sayı: 72131250-903.05.01-541/6305

Tarih Yazının birim evrak kaydına kaydedildiği tarihtir. Gün, Ay ve Yıl bilgileri ‘/’ işareti ile ayrılarak yazılır. YERİ: Sayı bilgisinin yazıldığı satırda, yazı alanının sağına yaslı olarak yazılır. Sayı: 72131250-903.05.01-541/6305 26/11/2014

İdareyi Geliştirme Başkanlığı Konu Muhatabın, yazı içeriği hakkında bilgi edinmesini sağlayacak şekilde yazının birkaç kelimeyle özetlendiği alandır. SDP Konu Adlarıyla bire bir uyumlu olması zorunlu değildir. YERİ: Sayı alanının altına sola yaslı olarak yazılacak ‘Konu:’ ifadesinden sonra yazılır. Yazı başlığında yer alan T.C. İfadesindeki ‘T’ harfinden sonraki ‘.’ işaretinin hizasını geçemez. Bu durumda ‘Konu:’ ifadesinin altı boş bırakılacak şekilde bir alt satıra yazılır. T.C. Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı Sayı : 72131250-774.01.01-879 26/11/2014 Konu: Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik Eğitimi

Muhatap Resmi yazının gönderileceği iç birimin, diğer kamu kurumlarının, gerçek kişilerin veya özel sektör kuruluşlarının adının yazıldığı alandır. Diğer kurumlara gönderilecek yazılarda, kurumun ilgili biriminin adı bir alt satırda parantez içerisine yazılabilir. Özel sektör kuruluşlarına gönderilecek yazılarda kuruluş adı açık olarak yazılır. Gerçek kişilere gönderilecek yazılarda ‘Sayın’ ifadesinden sonra İsmin ilk harfi büyük diğerleri küçük, soyadının tümü büyük harfle yazılır. Muhatabın varsa unvanı alt satıra yazılır. Ayrıca alt satıra istenirse parantez içinde muhatabın adresi yazılabilir. YERİ: Konu alanından sonra yazının uzunluğuna göre 2, 3 veya 4 satır boşluk bırakılarak ve yazı alanı ortalanarak BÜYÜK HARFLE yazılır. Not: Kurumların/Birimlerin Muhatap bilgileri www.kaysis.gov.tr internet adresinde yayınlanmaktadır

Muhatap Örnekleri KANUNLAR VE KARARLAR GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE BAŞBAKANLIĞA ANKARA VALİLİĞİNE (İl Milli Eğitim Müdürlüğü) SİNERJİ TASARIM LİMİTED ŞİRKETİNE Sayın Prof. Dr. Recep TOPARLI Türk Dil Kurumu Başkan Danışmanı Sayın Uğur KARAGÖZ (Cevizlidere Mahallesi 15. Sokak No:1/1 Fatih/İSTANBUL)

İlgi Yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da cevap olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten alandır. YERİ: Muhatap alanından sonra iki satır boş bırakıldıktan sonra sola yaslı olacak şekilde yazılacak ‘İlgi:’ ifadesinden sonra yazılır. KULLANIMI: Muhatap idarelerin yazılarına ilgi tutulurken ‘… tarihli ve … sayılı yazınız’, Gönderen idarenin kendi yazısına ilgi tutulurken ‘… tarihli ve … sayılı yazımız’, Başka bir idarenin yazısı ilgi tutulurken ilgili kurumun adı belirtildikten sonra ‘… tarihli ve … sayılı yazısı’ şeklinde yazılır. İlgi bir satırı geçerse "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. Birden fazla yazıya ilgi tutulması durumunda, tarihi eski olandan yeni olana doğru a), b) … şeklinde madde işareti konularak yazılır. İlgi: a) 21/03/2005 tarihli ve 72131250-542-57 sayılı yazımız, b) 15/04/2005 tarihli ve 31853594-103.01-48 sayılı yazınız, c) Sağlık Bakanlığının 26/06/2014 tarihli ve 83492708-622-103 sayılı yazısı, d) 2014/3 Sayılı Başbakanlık Genelgesi.

Metin Yazının amacına uygun olarak, gereksiz tekrarlar yapılmaksızın, konunun anlaşılacağı şekilde özet olarak yazıldığı alandır. YERİ: İlgi varsa bu alandan sonra iki satır boşluk, yoksa muhatap alanından sonra 3 satır boşluk bırakıldıktan sonra başlar imza alanına kadar devam eder. KULLANIMI: Yazı metni, Türk Dil Kurumu’nun İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlüğü esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır. Kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir. Paragraflar, yazı alanının 1.25 cm içerisinden girinti yapılarak yazılabileceği gibi girinti yapılmaksızın da yazılabilir. Ancak girinti yapılmazsa paragraflar arasında birer satır boşluk bırakılır. Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir. Rakamla yazılan sayılar üç haneli gruplara ayrılarak aralarında nokta ayracı (22.465.660), kesirli sayılar ise virgül ayracı (25,33) kullanılarak yazılır. Alt makama yazılan yazılar "Rica ederim.", üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar "Arz ederim.", üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica ederim." şeklinde bitirilir.

İdareyi Geliştirme Başkanı İmza Yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun "imza yetkileri yönergesi" veya verilen imza yetkisine uygun olarak kurum/birim amirinin Adı, Soyadı ve Unvanı bilgilerinin yazıldığı ve imzasının atıldığı alandır. Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinde imza, güvenli elektronik imza ile atılabilir. YERİ: Metin alanının son satırından itibaren 2, 3 veya 4 satır boşluk bırakılarak yazı alanının sağ tarafında kendi içerisinde ortalanarak yazılır. KULLANIMI: Akademik unvanlar ismin ön tarafına küçük harflerle ve kısaltılarak yazılır. Yetki devri yapılmış ise yetkiyi devreden makamın unvanı ‘Bakan a.’, ‘Vali a.’ şeklinde yazılır. Yazı vekaleten imzalandığında vekalet bırakan makamın unvanı "Başbakan V.", "Rektör V." şeklinde yazılır. Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin imza alanı sağda, ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin imza alanı solda olmak üzere diğerleri makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır. Abdulkadir POLAT İdareyi Geliştirme Başkanı Dr. Ergin ERGÜL Başbakan a. Müsteşar Yardımcısı Emre ÖZTÜRK Vali a. Yazı İşleri Müdürü V.

Ek Listesi Yazının ekinde gönderilecek belge veya diğer materyallerin yazı üzerinde belirtildiği alandır. YERİ: İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının solunda oluşturulur. KULLANIMI: "EK/EKLER:" ifadesinin altında sıra numarası konularak ve parantez içerisinde sayfa sayısı veya adedi belirtilerek yazılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada oluşturulur. Eklerin, ‘dağıtım listesindeki’ bazı muhataplara gönderilmemesi durumunda, Dağıtım Listesinde muhatap adının yanında "Ek konulmadı" ya da "Ek-.... konulmadı" ifadesi yazılır. Bazı eklerin gönderilmesi durumunda ise "Ek-.... Konuldu" ifadesi yazılır. EK: Çalışma Raporu (12 Sayfa) EKLER: İlgi Yazı Örneği (1 Sayfa) CD (1 Adet) DAĞITIM LİSTESİ: - Adalet Bakanlığına (Ek Konulmadı) - Gençlik ve Spor Bakanlığına (Ek 1 Konulmadı) - Sağlık Bakanlığına (Ek 2 Konuldu)

Dağıtım Listesi Yazının birden fazla muhataba gönderildiği durumda muhatapların isimlerinin listelendiği alandır. Muhatap sayısının çok olması nedeniyle listenin yazı alanında oluşturulamaması durumunda ‘Dağıtım Listesi’ Ek olarak oluşturulur. YERİ: Yazıda Ek Alanı yok ise bu alanın yerine, varsa uygun satır aralığı bırakıldıktan sonra Ek Alanın altına yazılır. KULLANIMI: Liste, yazılacak "DAĞITIM:" ifadesinin altında oluşturulur. Listenin oluşturulmasında muhatap kurumlar hiyerarşik türlerine, türlerde kendi içerisinde alfabetik olarak sıralanır. Yazı bazı muhataplara gereği bazılarına ise bilgi verilmesi amacıyla gönderiliyorsa "DAĞITIM:" ifadesinin altında ‘Gereği:’ ve ‘Bilgi:’ şeklinde alt başlıklar oluşturularak muhataplar listelenir. Gereği alt başlığı yazı alanının sol tarafına, ‘Bilgi’ alt başlığı ise aynı satırda ortalanarak yazılır. DAĞITIM: Gereği: Bilgi: Başbakanlığa Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliğine Adalet Bakanlığına

Paraf Listesi Yazıyı hazırlayandan imzalayacak amire kadar aynı hiyerarşi sırasında yer alan personelin, yazıyı görüp, incelediği ve uygun gördüğünü paraflayarak belirttiği alandır. YERİ: Adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. KULLANIMI: Paraf Listesi yazının kurumda kalacak nüshasında oluşturulur. Liste, alt unvandan başlanarak üst unvana doğru en fazla 5 paraf olacak şekilde sıralanır. Paraf tarihi ve unvan belirtildikten sonra ‘:’ işareti konularak personelin adının sadece baş harfi ve soyadının tamamı büyük harfle yazılır ve ilgili personelin el yazısıyla paraflanır. Elektronik Belge Yönetim Sistemlerinde paraf, elektronik onay yoluyla veya güvenli elektronik imza ile atılabilir. İdare içinde farklı birimler tarafından iş birliği yapılması halinde paraf listesinden sonra 1 satır boşluk bırakılarak ‘Koordinasyon’ başlığı altında diğer birimlerdeki personele ilişkin paraf listesi oluşturulur. …/10/2014 Memur : K. GÜVEN …/10/2014 Şube Müdürü : B. DURMAZ …/10/2014 Daire Başkanı : H. SEZAİ

İletişim Bilgileri Gerektiğinde yazıya ilişkin detaylı bilgi alınabilmesi amacıyla bir personelin belirtilerek iletişim bilgilerinin yazıldığı alandır. YERİ: Yazı alanının altında yer alır. KULLANIMI: Paraf listesinin altına, yazı alanı boyunca çekilecek bir çizgi ile ayrılır. Adres, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve internet adresi yazılır. Sağa yaslı olacak şekilde ‘Ayrıntılı bilgi için irtibat:’ ifadesinden sonra bilgi alınabilecek personelin adının ilk harfi ve soyadı büyük harflerle yazılır. Bu alanda yazı 8 karakter büyüklüğüne kadar düşürülebilir. Merkez Bina Bakanlıklar 06573 ANKARA Ayrıntılı bilgi için irtibat: H. YALÇIN Telefon: (0312) 419 1101/167 Faks: (0312) 422 2699 E-Posta: igb@basbakanlik.gov.tr İnternet Adresi: www.igb.gov.tr

İvedi ve Günlü Yazılar Süreli yazılarda cevap verilmesi gereken tarih metin içinde yazılır. Yazının ivedi ve günlü olduğu sayfanın sağ üst bölümünde büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazının ivedi veya günlü olduğu zarfın sağ üst köşesinde de belirtilir. Yazıyı alan idare, belirtilen ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdür. Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.

Gizlilik Dereceli Yazılar Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklindedir. "Çok gizli" yazılar çift zarfla gönderilir. Yazı içteki zarfa konur, iç zarfın üst ve alt ortasına ‘Çok Gizli’ kaşesi yapılır, İç zarfın kapanma noktasına yazıyı hazırlayan kişinin parafı atılır, Parafın üzerine saydam bant yapıştırılır, İç zarf evrak senediyle birlikte dış zarfın içine konulur. Dış zarfın üzerine, normal yazılarda olduğu gibi muhatap idarenin adı ve evrak numarası yazılır. Muhatap idaredeki görevli, dış zarfı açıp iç zarfın üzerindeki "Çok Gizli" ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar ve evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

OLUR Yazıları Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili makam tarafından onaylanır. Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR"un altında onay tarihi yer alır. Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır. Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.

OLUR Yazısı Örneği

Yazıların Alınması Gelen evrak, tarih ve sayısı ile evrak kaydına kaydedilir. Yazının arka yüzüne Kayıt Kaşesi yapılır. Kaşe üzerinde, yazı hangi birimi ilgilendiriyorsa o birimin karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x) işareti konulur. Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir.

TEŞEKKÜR EDERİM