YONT 172 BİLGİ TEKNOLOJİLERİNE GİRİŞ II BÖLÜM 1: BİLİŞİM SİSTEMLERİ

İŞ DÜNYASININ ÇAĞDAŞ DEĞİŞİMİ GLOBALLEŞME: Global Pazar piyasasında yönetim ve kontrol Dünya piyasalarında rekabet Global iş grupları Global dağıtım sistemleri Bugün bilişim sistemleri, firmaların ticari anlamda yönetim ve işletmelerini global ölçüde denetim gücünü verecek analitik gücü ve iletişimi temin eder.

İŞ DÜNYASININ ÇAĞDAŞ DEĞİŞİMİ ENDÜSTRİYEL EKONOMİLERİN DÖNÜŞÜMÜ: Bilgiye dayalı ve bilgi tabanlı ekonomiler Verimlilik Yeni ürünler ve hizmetler Liderlik Zamana dayalı rekabet Çalkantılı iş dünyası Bilgi bazında sınırlı personel Bilişim teknolojisinin sürekli artan gücü büyük ekonomik değerleri olan yeni hizmetleri mümkün kılar.

İŞ DÜNYASININ ÇAĞDAŞ DEĞİŞİMİ GİRİŞİMİN DEĞİŞİMİ: Hiyerarşi kademesinin azaltılması Yetkinin merkezkaçlaştırılması Esneklik Bağımsız birimler Düşük işlem ve koordinasyon bağlantıları Personelin güçlendirilmesi Ortak işbirliği ve takım çalışması

BİLİŞİM SİSTEMİ NEDİR? Bilişim sistemi, teknik olarak, organizasyonlardaki karar verme desteğine kadar bilgiyi düzenlemek, saklamak, işlemek, toplamak olan birbirleriyle ilgili parçaların kümesi olarak tanımlanabilir. Bilişim sistemleri, organizasyon içinde ve çevresinde önemli insanlar, yerler ve şeyler hakkında da bilgi içerirler. Bilişim denince, insanlar için faydalı ve anlamlı biçime sokulmuş veri (data) anlıyoruz. Veri, önce insanların anlayabileceği ve kullanabileceği biçimde hazırlanmış ve organize edilmiş, sonra organizasyonlarda veya fiziksel çevrelerde görülen olayları tanımlayan ham gerçeklerin yoğunluğudur.

Bilişim sisteminde üç aktivite karar verme, işlemlerin kontrolü, problemlerin çözümü ve yeni ürünler veya hizmetler oluşturmada organizasyonların ihtiyacı olan bilgiyi üretmektir. Bu aktiviteler: Girdi (input): organizasyonun içinden veya dış çevresinden, ham bilgileri (veri) ele geçirmek veya toplamaktır. İşlem (processing): bu ham veriyi daha anlamlı biçime çevirir. Çıktı (output): işlenmiş bilgiyi (information), insanlara veya kullanılacak olan aktivitelere aktarır.

BİLİŞİM SİSTEMİ NEDİR? Resmi bilişim sistemleri, bilgisayar tabanlı veya elle olabilir. El sistemleri, kağıt ve kalem teknolojisini kullanırlar. Bilgisayar tabanlı bilişim sistemleri (BTBS), bilgiyi yaymak ve işlemek için, bilgisayar yazılımı ve donanımına güvenir. Bugünün yöneticileri bilgisayar bilgilerini ve bilişim sistemi bilgilerini birleştirmek zorundadırlar.

Şekil 1.2: Bilişim sisteminin fonksiyonları ÇEVRE Müşteriler Firmalar ORGANİZASYON BİLİŞİM SİSTEMİ Geri besleme Düzenleyici kurumlar Rakipler Mal sahipleri İşlem (processing) Sınıflandırma Düzeltme Hesaplama Girdi (input) Çıktı (ouput)

Bilişim sistemleri bilgisayarla sınırlı değildir Bilişim sistemleri bilgisayarla sınırlı değildir. Bilişim sistemlerini etkili kullanmak, sistemleri şekillendiren organizasyon, yönetim ve bilişim teknolojilerini anlamayı gerektirir. Bilişim sistemlerini etkili kullanabilmek için ilk başta organizasyonun yapısını, çevresini, fonksiyonlarını, politikalarını ve pek tabi yönetimini ve yönetim verdiği kararları anlamazsınız. Bilişim sistemleri organizasyonların bir parçasıdır. Uzmanlar değişik fonksiyonlara göre yetiştirilir ve çalıştırılır. Bunlar satış, pazarlama, üretim, finans ve insan kaynaklarıdır.

Tablo 1.3: Ana Organizasyonel Fonksiyonlar AMAÇ Satış ve Pazarlama Organizasyonun hizmet ve ürünlerini satma Üretim Ürün ve hizmet oluşturma Finans Organizasyonun finansmanını yönetme Muhasebe Organizasyonun finansal kayıtlarını tutma, harcamaların hesabını tutma İnsan Kaynakları Çalışma gücünü geliştirme ve çalışan kayıtlarını tutma

Teknoloji: Bilişim sistem teknolojisi değişiklikleri yöneticinin algılamasına yardımcı olan bir araçtır. Bilişim sistemleri organizasyonu bir arada tutan yapıştırıcıdır. BTBS bilgisayar donanımı, yazılımı, depolama ve telekomünikasyon teknolojilerinden faydalanır. Bilgisayar yazılımı, bilişim sisteminde bilgisayar donanımının bileşenlerini kontrol eden ayrıntılı programlardır.

Organizasyonda Anahtar Sistem Uygulamaları Organizasyonda değişik seviyeler, özellikler ve ilgi alanları olduğundan dolayı bir çok çeşit sistem vardır. Organizasyon stratejik, yönetim, bilgi ve işlemsel seviyelere bölünmüştür ve son olarak satış, üretim, finans, insan kaynakları gibi fonksiyonel alanlara bölünmüştür. Farklı Tipteki Sistemler: Farklı organizasyonel seviyelerde servis veren dört tip bilişim sistemi vardır: İşlemsel seviye sistemleri, Bilgi seviye sistemleri, Yönetim seviye sistemleri, Stratejik seviye sistemleri

Farklı Tipteki Sistemler: İşlemsel Seviye Sistemleri: işlemsel yöneticileri destekler ve bunu organizasyonun satışları, para depozitleri, kredi kararları ve fabrika malzemenin akışı gibi temel aktivitelerin ve işlemlerin kayıtlarını tutarak yapar. Bu seviyede sistemlerin temel prensipleri rutin sorulara cevap vermek ve organizasyonların muamelelerinin kayıtlarını tutmaktır. Ör: Bankamatikler

Farklı Tipteki Sistemler: Bilgi Seviye Sistemleri: bir organizasyondaki veri işçilerini ve bilgileri destekler. Bilgi seviye sistemleri bir firmanın kırtasiye işlerinin kontrolüne ve yeni bilgilerin işe entegre edilmesine yardımcı olur. Yönetim Seviye Sistemleri: Orta kademe yöneticilerin olayları izlemesi, kontrolüne, karar vermesine yardımcı olmaktadır. Yönetim seviye sistemleri tipik olarak anlık raporlar yerine belli bir periyot için bilgi elde ederler. Anlık bilgiye ihtiyaç fazla değildir, fakat periyodik raporlara halen ihtiyaç duyulmaktadır.

Farklı Tipteki Sistemler: Stratejik Seviye Sistemleri: tepe yöneticilerin firma içi ve dış çevredeki stratejilerini belirlemelerine yardımcı olur. Onların ana prensibi dış çevredeki değişikliklere var olan organizasyon olanaklarıyla uyum sağlamaktır.

Altı Ana Sistem Tipi: Yönetici Destek Sistemi (YDS) Yönetim Bileşim Sistemleri (YBS) Karar Destek Sistemleri (KDS) Uzman Bilişim Sistemleri (UBS) Ofis Otomasyon Sistemi (OOS) Atomik İş İşleme Sistemleri (AİS) Her seviyedeki sistemler ana fonksiyon alanlarına servis için düzenlenmiştir. Böylece organizasyonlarda bulunan tipik sistemler işçilere veya yöneticilere her seviyede ve satış, üretim, pazarlama, finans, insan kaynakları fonksiyonlarında yardım amacı ile oluşturulmuştur.

Atomik İş İşleme Sistemi-AİS (TPS): Atomik iş işleme sistemi (AİS) organizasyonun işlemsel seviyesine servis veren en basit sistemdir. Bir AİS işlerin yönetilmesi için günlük olarak işlemlerin kayıtlarını tutan bilgisayarlarla donatılmış sistemdir. Atomik iş işleme sistemleri, bir organizasyonun işlemsel seviyesine hizmet verir. AİS diğer sistemler için ana bilgi üreticileridir.

Uzman Bilgi İş Sistemleri ve Ofis Otomasyon Sistemleri: Uzman bilgi sistemleri ve otomasyon sistemleri, bilgi seviyesinde hizmet verirler. Uzman bilgi iş sistemleri (UBİS) ve Ofis otomasyon sistemleri (OOS) organizasyonun bilgiye ihtiyaç duyduğu andaki bilgiyi sağlar.

Yönetim Bilişim Sistemi-YBS (MIS): Yönetim bilişim sistemleri organizasyonun yönetim seviyesinde hizmet verir, yöneticilere raporlar sunarak ve bazı durumlarda organizasyonun en son performansına ve tarihsel kayıtlarına on-line yetki verirler. YBS öncelikle planlama, kontrol ve karar alma hizmetleri verir, yönetim düzeyinde genellikle verilerin atomik iş işleme sisteminde işlenmesine dayanır. YBS genellikle yöneticilere haftalık, aylık, yıllık sonuçlar sunar, bunlar günlük aktiviteler değillerdir. YBS ileride oluşabilecek sorunları şimdiden yapısallaştırır. Bu sistemler genellikle çok esnek sistemler değillerdir ve az bir analitik kapasiteye sahiptir.

Karar Destek Sistemleri-KDS (DSS): YBS ve KDS organizasyonun yönetim kademesine destek verir. Bilgi sistemleri kararları çok değişik yollardan desteklerler. KDS yöneticilere yarı yapılanmış, eşsiz veya hızla değişen, kolayca belirlenemeyen kararlar belirlerler. KDS, AİS ve YBS’ ten dahili bilgilerini kullanırken dıştaki kaynaklardan da bilgileri alır . KDS diğer sistemlerden daha fazla analitik güce sahiptir. Bu sistemler kullanıcıya dost (user-friendly) yazılımlar içerir.

Yönetici Destek Sistemleri-YDS (ESS): YDS organizasyonun stratejik kademesindeki yapılandırılmamış karar vermeyi gelişmiş grafikler ve iletişim sayesinde belirlemeyi amaçlayan bilgi istemleridir. Tepe yöneticiler karar vermek için YDS ‘ler olarak adlandırılan bilgi sistemlerini kullanırlar. YDS organizasyonun stratejik kademesine hizmet verir. YDS en gelişmiş grafik yazılımları kullanır ve grafikleri ve verileri bir çok kaynaktan hızlı bir şekilde kıdemli yöneticilerin ofislerine ve yönetim odalarına dağıtabilir.

Bilişim Sistemlerinin Zorlukları: Yöneticilerin başa çıkması gereken beş zorluk: Stratejik İş Zorluğu: Firmalar rekabetçi ve etkin organizasyonlar kurmak için bilişim teknolojisini nasıl kullanabilir? Küreselleşme Zorluğu: Firmalar küresel ekonomik çevrenin iş ve sistem gereklerini nasıl anlayabilirler? Bilişim Mimarisi Zorluğu: Organizasyonlar iş amaçlarını destekleyecek bir bilişim mimarisini nasıl geliştirebilirler? Bilişim Sistemlerine Yatırım Yapma Zorluğu: Organizasyonlar bilişim sistemlerinin iş değerini nasıl belirleyebilirler? Sorumluluk ve Denetim Zorluğu: Organizasyonlar, insanların denetleyip anlayabildiği sistemleri nasıl tasarlayabilirler?