SİSTEM AKIŞ DİYAGRAMLARI Yıldız Teknik Üniversitesi Endüstri Mühendisliği Bölümü Sistem Analizi Dersi

1. SİSTEM AKIŞ DİYAGRAMLARI Sistem Analizi çalışması sonunda tasarlanan ve ortaya konan sistem, ham, işlenmemiş verilerin yöneticiler için karar vermede destek olacak anlamlı bilgiler haline dönüştürülmesini sağlar. Veri İşlemenin daha etkin olarak gerçekleştirilebilmesi için değişik türde ve sayıda şemalar ve teknikler geliştirilmiştir. Bu şemalar incelenen mevcut sistem ile tasarlanacak yeni sistemin bütününün ve işleyişinin kağıt üzerinde görülmesini sağlar.

1. SİSTEM AKIŞ DİYAGRAMLARI Sistem Akış Diyagramı Program Akış Diyagramı Belge Akış Diyagramı Veri Akış Diyagramı Karar Tabloları

1.1. SİSTEM AKIŞ DİYAGRAMI (SAD) Sistem Akış Diyagramı, işletme içinde dolaşan veri üzerindeki tüm işlemlerin tanımlanması amacıyla kullanılır. SAD girdinin sisteme nereden girdiğini, nasıl işlendiğini, nasıl denetlendiğini ve bir çıktı olarak veya bir birikim biçiminde sistemi nasıl terk ettiğini gösterir.

Sistem Akış Diyagramının Sembolleri

Sistem Akış Diyagramının Sembolleri

1.2. PROGRAM AKIŞ DİYAGRAMI (PAD) Program Akış Diyagramı, sistem akış diyagramına göre daha ayrıntılıdır ve bir anlamda onun tamamlayıcısı özelliğini taşımaktadır. Başka bir deyişle sistem akış diyagramı işlemlerin makro yani büyük ölçekli tanımı, program akış diyagramı ise mikro yani küçük ölçekli tanımıdır. Program Akış Diyagramı, mantık diyagramı olarak da adlandırılmaktadır.

Program Akış Diyagramının Sembolleri

1.3. BELGE AKIŞ DİYAGRAMI (BAD) Belge akış diyagramları değişik formların, belgelerin veya raporların, kişiler veya bölümler arasında ne şekilde hareket ettiklerini gösterirler. Girdi verisinin geçtiği her aşama belge akış diyagramları ile gösterilebilir. Belge Akış Diyagramının oluşturulması herhangi bir özel sembol kullanılmadan da yapılabilir. Buna bir örnek, hammadde satın alınmasındaki belge akışını gösteren Şekil 35' dir.

Şekil 35. Hammadde satın alımını gösteren belge akış diyagramı

1.4. VERİ AKIŞ DİYAGRAMLARI Veri akış diyagramı, mantıksal düzeyde, herhangi bir karmaşıklıktaki bir sistemin anlaşılması ve işletilmesi için başlıca anahtardır. Dışsal öğeleri ve veri depolarını, bunun yanında veri akışlarını ve dönüşümleri veya süreçleri bilmek gereklidir.

SEMBOLLER Dışsal Öğeler Dışsal öğeler, kaynak [çıkılan küme] veya kuyuyu belirleyen [ulaşılacak küme] nesnelerdir. Örneğin, müşteriler, memurlar....gibi. Belirli özel bir küme de olabilirler; Örneğin muhasebe bölümü, Başkanlık bürosu.....gibi. Gözönüne aldığımız sistem bir diğer sistemden veri alıyor ise veya ona veri aktarıyor ise, bu diğer sistem bir dışsal öğedir. Dışsal öğe bir kare ile gösterilir. Bu karenin üst ve sol çizgileri daha kalındır. Öğe karenin sol üst köşesinde bir harf ile tanımlanır

Veri Akışı Veri akışı, bir ok ile sembolize edilir. Tercihan oklar yatay ve/veya dikey çizilir. Açıklık açısından ve özellikle ilk taslak diyagramlarda, veri akışı çift yönlü ise iki ayrı ok yerine çift başlı ok kullanılır Her veri akışı, verinin hangi kısmının gönderildiğini belirtmelidir. Veri akış hattı, okun ucunda ve çıkışında, süreç, öğe veya veri stokları verilerek yönlendirilmelidir. Bunun yanında her akışın içeriği ok boyunca yazılmış bilgilerle tanımlanmıştır. İlk taslak çalışmalarında, veri akış tanımı, diyagramda, okun üzerine yazılmalıdır.

Şekil 40. Çift Yönlü Veri Akışları Şekil 41. Veri akış tanımı

Süreç Prosesler köşeleri yuvarlatılmış bir dikdörtgen ile gösterilebilir. Bu dikdörtgen normal olarak üçe bölünmüştür [Şekil 46]. Kullanılan fiillerin de ideal olarak etkin fiiller olması uygundur. Örneğin, Yarat, Üret, Çıkart, Stokla, hesapla, belirle, irdele vb. fiiller etkin fiillerdir. İşlerin tanımı, emir verici bir cümle olmalıdır. Örneğin: Aylık satışları - çıkart Yeni müşteri ayrıntılarını – gir.

Şekil 46. Süreç sembolü Şekil 47 Şekil 46. Süreç sembolü Şekil 47. Fiziksel referanslar içeren süreç kutuları

Veri Deposu İncelemeler sırasında, verilerin, süreçler arasında depolanmış olarak tanımlanmasına gereksinim duyduğumuz yerler vardır. Veri depoları, yatay paralel hat çifti ile sembolize edilebilir. Bir ucundan kapalıdır. Her bir veri deposu, bir D ile tanımlanır. D' nin yanında, referans kolaylığı açısından, bir sayı bulunur.

Veri Deposu Eğer süreç veri depolayacak ise, veri akış oku, veri deposuna doğru gidecek biçimde gösterilir. Bunun aksine, eğer veri deposuna yalnız okuma yolu ile ulaşılabiliyorsa, bu durumda, veri elemanlarının grubunu çıkan veri akışı üzerinde belirtmek yeterlidir. Eğer araştırma kanıtını belirlemek gerekli olursa, bu, veri akışının ters tarafında gösterilebilir. Bir ok başı, araştırma kanıtının prosesten, veri deposuna geçtiğini göstermektedir

BÖLME Üst-düzey veri akış diyagramındaki her süreç daha alt veri akış diyagramlarına bölünebilir. Alt düzeydeki her süreçte, üst-düzey süreçler ile ilişkili olmak gereğini duyacaktır. Bunu sağlayabilmek için, Alt-düzey süreç kutularına, Üst-düzey proses kutularının ondalığı olan kimlik numaraları verilir. Örneğin, 29 sayısı, 29.1, 29.2, 29.3 vb. Bölme sürecinin en açık bir gösterilimi, alt düzey akış diyagramını, üst düzey süreç kutusunu gösteren sınırlar içinde çizmektir.

Bölme

1.5. KARAR TABLOLARI Karar tablosu incelenen sistemin mantığını, adım adım akış yerine tablo biçiminde gösteren bir araçtır. Akış diyagramlarından bağımsız olarak kullanılacağı gibi, onları tamamlayan bir yöntem olarak da yararlanılabilir. Karar tablosunda gösterilen üç temel kavram vardır: 1- Koşullar : Karar verirken gözönüne alınacak etmenler. 2- Eylemler : Koşulların belli, bir bileşimi oluştuğunda atılacak adımlar. 3- Kurallar : Koşulların belli bir bileşimi ve bu koşullarda yapılacak hareketler.

Şekil 54. Karar tablosu

2. İŞLETME SİSTEMİ 2.1. İŞLETME VE ÇEVRESİ Tüm örgütler gibi işletmeler de bir çevre içinde yer alırlar. Günümüzde işletmelerin içinde bulundukları çevrenin karmaşık, belirsiz ve değişken bir nitelik göstermesi, çevrenin işletme üzerindeki etkilerinin özel bir şekilde incelenmesi sonucunu getirmiştir. İşletme somut bir uzlaşmanın ürünüdür. Bu uzlaşmayı sağlayanlar tesisin kurucu çevresini oluşturmaktadırlar. İşletmenin yaşamını sürdürebilmesi için bu uzlaşmanın belli bir düzeyinde yürütülmesi gerekir. İşte bu dengenin oluşturduğu koşullar İşletmenin Çevresini oluşturmaktadır.

Şekil 60. İşletme çevre ilişkisi Şekil 61. İşletme Kurucu Çevresi

2.1. İŞLETME VE ÇEVRESİ İşletme beş ayrı çevrenin etkisi altındadır. * Ekonomik çevre * Teknolojik çevre * Sosyal çevre * Politik çevre * Yasal çevre

2.2. İŞLETME ALT SİSTEMLERİ Örneğin satınalma, stok, imalat ve fiziksel dağıtım bunlardan bazılarıdır. Pazarlama, finansman ve muhasebe alt sistemleri doğrudan son mamulün imalatı ile bağlantılı olmamalarına karşın yoğun bir bilgi akış alanı oluştururlar. Mamul üreten bir işletmede değişik alt sistemler arasında iki tür akış vardır: Malzeme Akışı ve Bilgi Akışı. Mamul üreten işletmeler için değişik alt sistemleri aşağıdaki gibi sıralayabiliriz: Toplu Planlama Pazarlama İmalat Araştırma Geliştirme Fiziksel Dağıtım Mühendislik Personel Satınalma Finansman Stok Muhasebe

Alt Sistemleri Oluşturan Temel Fonksiyonlar 1. Satış emirleri işleme ve müşteri servisi 2. Tahmin ve satış analizleri 3. Pazarlama 4. Reklam 5. Pazar araştırması ve fiyatlandırma 6. Sermaye bütçeleme 7. Nakit akışı 8. Sermaye kaynakları 9. Finans yönetimi 10. Müşteri fişleri, alacaklar hesabı 11. Vergi iadeleri 12. Satıcı faturaları ve borçlar hesabı 13. Maliyet muhasebesi 14. Faturalar 15. Muhasebe yönetimi 16. Büyük defter, mali tablolar, vergi iadeleri 17. Satın alma, bakım, takip 18. Satıcı, alıcı ve satınalınmış parçaların performansı 19. Satıcı faturalarını gözden geçirme.

Alt Sistemleri Oluşturan Temel Fonksiyonlar 20. Satın alma yönetimi 21. Uygulamalı araştırma 22. Temel araştırma 23. Araştırma ve geliştirme yönetimi 24. Ürün tasarımı 25. Tesis mühendisliği 26. Mühendislik yönetimi 27. Üst yönetim 28. Orta ve uzun dönemli planlama 29. Kısa dönemli planlama 30. Personel seçimi ve yerleştirme 31. Eğitim ve öğretim 32. Kalifiye işgücü envanteri 33. Maaş ve ücret yönetimi 34. Personel yönetimi 35. Müşterilere ve depoya gönderme 36. Fiziksel dağıtım yönetimi 37. Bitmiş ürünleri depolama 38. Bitmiş ürünler envanteri 39. Üretim emirleri 40. Üretim yönetimi

Alt Sistemleri Oluşturan Temel Fonksiyonlar 41. Tesis ve makine bakımı 42. Prosesteki iş üzerine veri toplama 43. Kalite kontrol ve muayene 44. İşmerkezlerine yönlendirme ve sevketme 45. Üretim planlama kontrol 46. Envanter yönetimi 47. Stok kontrol 48. Prosesteki iş ve hammadde envanteri. 49. Satın alınmış malzemelerin alınması.

Her bir alt sistemin, hiyerarşik düzeye göre bilgi türleri **Toplu Planlama Alt Sistemi SD: 5 yıllık satış ve maliyet tahminleri TD: 1 yıllık satış ve maliyet faktörleri tahmini OD: Haftalık ve aylık satışlar ve maliyet faktörleri **Pazarlama Alt Sistemi SD: Yeni pazarların öngörüleri TD: Pazar tahminleri OD: Satış siparişleri ** Araştırma Geliştirme Alt Sis. SD: Temel ve uygulamalı araştırmanın uzun vadeli değerlendirilmesi TD: Süren araştırma geliştirmelerin ilerleme raporları OD: Tamamlanmamış araştırma geliştirme siparişleri ** Mühendislik Alt Sistemi SD: Yeni ürünlerin tasarımı TD: Mühendislik ilerleme raporları OD: Mühendislik Spesifikasyonları

Her bir alt sistemin, hiyerarşik düzeye göre bilgi türleri **İmalat Alt Sistemi SD: Gelecekteki imalat tesis gereksinimlerinin saptanması TD: Makine ve donanımın uygun yüklemesi OD: Tamamlanmamış imalat siparişleri ** Stok Alt Sistemi SD: Stokları enküçükleyecek modellerin öngörüsü TD: Dönemsel stok dökümleri OD: Eldeki stokların dökümü **Satınalma Alt Sistemi SD: Daha düşük fiyata satınalma yapılacak kaynaklar TD: Satıcı performans değerlendirilmesi OD: Satınalma siparişleri ** Fiziksel Dağıtım Alt Sistemi SD: Daha etkin dağıtım yollarının yöntemlerinin belirlenmesi TD: Tesis ve depolar arasında sevkiyat çizelgeleri

Her bir alt sistemin, hiyerarşik düzeye göre bilgi türleri ** Muhasebe Alt Sistemi SD: 5 yıllık finansman durum öngörüleri TD: Dönemsel bölüm bütçe raporları OD: Fatura ve maliyet kayıtları ** Finansman Alt Sistemi SD: Uzun vadeli dış kredi gereksinimleri TD: Alternatif yatırım fırsatları OD: Kısa dönem nakit miktarı ** Personel Alt Sistemi SD: Personel gereksinim öngörüleri TD: İşçi kuruluşları ve görüşmeler OD: Personel özgeçmişleri ve araştırmaları

2.4. İŞLETME SİSTEMİ DÜZEYLERİ Her sistem bir Sistemler Hiyerarşisi içinde yer alır. Buna göre İşletme Sisteminin hiyerarşik düzen içindeki konumu Şekil 69' da görüldüğü gibidir.

Şekil 70. İşletme düzeyleri Şekil 71. Politika piramidi

Alt sistemlerin hiyerarşik kademeler çizgisinde alt fonksiyonlara bölünmesi, sistem analizi çalışmaları açısından da büyük önem taşımaktadır. Bu çaba, bilginin giderek daha ayrıntılı parçalara ayrılması yoluyla Veri Tabanı Modüllerinin oluşturulması anlamına gelmektedir.

2.5. TEMEL ALT SİSTEMLER Bunları şu şekilde sıralayabiliriz: Toplu Planlama Alt Sistemi Pazarlama Alt Sistemi İmalat Alt Sistemi Muhasebe ve Finansman Alt Sistemi Personel Alt Sistemi

Şekil 75. Pazarlama alt sisteminde satış sipariş işlemleri bilgi akışı

İmalat alt sistemi

TEŞEKKÜRLER…