SATINALMA EĞİTİMİ MAL ALIMI MAYIS 2006 PROCUREMENT TRAINING SUPPLIES MAY 2006

TEMEL KURALLAR-1 X>€ Basic Rules-1 Satın alma ilanını izleyen uluslararası açık ihale usulleri Satın alma ilanı ilgili basın organlarında: DPT, MFİB, EuropeAid, SKE Bölgesel Kalkınma Programı internet sitelerinde, ulusal ve uluslararası basında, AB resmi gazetesinde yayımlanır International open tender procedure following publication of a procurement notice The procurement notice is to be published in all appropriate media: web sites of DPT, CFCU, ECD, EuropeAid, RD SKE, international and national press, Official Journal of EU

TEMEL KURALLAR-2 €30.000<X<€ Basic Rules-2 Yerel olarak yayımlanmış açık ihale usulü Yerel satın alma ilanı yayımlanır: Türkiye’deki ilgili basın organlarında; DPT, MFİB, EuropeAid, SKE Bölgesel Kalkınma Programı internet sitelerinde; ulusal basında Open tender procedure published locally The procurement notice is to be published locally: in all appropriate media in Turkey: web sites of DPT, CFCU, RD SKE, and national press

TEMEL KURALLAR-3 €5.000<X<€ Basic Rules-3 İlansız davet usulü Hibe faydalanıcısı (Sözleşme Makamı) en az 3 teklif alır) Negotiated procedure without publication The Grant Beneficiary (the Contracting Authority) consults at least 3 suppliers2

TEMEL KURALLAR-4 X<€5.000 Basic Rules-4 Doğrudan temin Hibe faydalanıcısı tek bir tedarikçiden teklif esasına göre doğrudan temin yapabilir Single tender The Grant Beneficiary may place orders on the basis of a single tender

ADIM ADIM TEDARİK-1a X<€5.000 Step-by-step procurement of supplies-1a Kurumun ihtiyaçlarının tanımlanması; Ne, ne kadar, ne zaman, vb. Teknik Şartnamenin hazırlanması (ihtiyaçların tanımlaması) En az 3 isteklinin davet edilmesi (tavsiye edilen) Yazılı tekliflerin alınması Define organisation’s needs; what, how much, when, etc. Prepare Technical Specifications (description of requirements) Invite minimum 3 tenderers (recomended) Obtain tenders in writing

ADIM ADIM TEDARİK-1b X<€5.000 Step-by-step procurement of supplies-2b Tekliflerin değerlendirilmesi: Teknik şartnameler ile tekliflerin karşılaştırılması (teknik olarak yeterli ya da değil) ve en düşük fiyatlı teklifin seçilmesi İhalenin karara bağlanması/Başarısız teklif sahiplerinin bilgilendirilmesi Sözleşmenin yapılması Her bir adım kayıt altına alınmalı ve dosyalanmalıdır. Evaluate tenders: compare tenders with the technical specifications (technically compliant or not) and select the tender with the lowest price Award contract /Inform those unsuccessful Manage contract Every step should be recorded and filed. Form PT1

ADIM ADIM TEDARİK-2a €5.000<X<€ Step-by-step procurement of supplies-2a Kurumun ihtiyaçlarının tanımlanması; Ne, ne kadar, ne zaman, vb. Teknik Şartnamenin hazırlanması (ihtiyaçların tanımlaması) Basitleştirilmiş ihale dosyasının hazırlanması; talimatlar, seçim kriterleri, tedarikçiler tarafından bilgi, temel ihtiyaçlar, sözleşme taslağı, teknik şartnameler, teklif formu En az 3 isteklinin davet edilmesi (tekliflerin verilmesi için en 30 gün) Define organisation’s needs; what, how much, when, etc. Prepare Technical Specifications (description of the requirements) Prepare simplified tender dossier; instructions, selection criteria, info by suppliers, key requirements, draft contract, technical specs, bid layout Invite minimum 3 tenderers; min 30

ADIM ADIM TEDARİK-2b €5.000<X<€ Step-by-step procurement of supplies-2b Yazılı tekliflerin alınması Tekliflerin değerlendirilmesi: Teknik şartnameler ile tekliflerin karşılaştırılması (teknik olarak yeterli ya da değil) ve en düşük fiyatlı teklifin seçilmesi İhalenin karara bağlanması/ Başarısızların bilgilendirilmesi Sözleşmenin yapılması Her bir adım kayıt altına alınmalı ve dosyalanmalıdır. PT1 formu Obtain tenders in writing Evaluate tenders: compare tenders with the technical specifications (technically compliant or not) and select the tender with the lowest price Award contract/Inform those unsuccessful Manage contract Every step should be recorded and filed. Form PT1

ADIM ADIM TEDARİK-3a €30.000<X<€ Step-by-step procurement of supplies-3a Kurumun ihtiyaçlarının tanımlanması; Ne, ne kadar, ne zaman, vb. Teknik Şartnamenin hazırlanması (ihtiyaçların tanımlaması) İhale dosyasının hazırlanması; talimatlar, seçim kriterleri, tedarikçiler tarafından bilgi, temel ihtiyaçlar, sözleşme taslağı, teknik şartnameler, teklif formu Duyuru; Türkiye’de bir satın alma ilanının yayımlanması; tekliflerin sunulmasından en az 30 gün önce Define organisation’s needs; what, how much, when, etc. Prepare Technical Specifications (description of requirements) Prepare tender dossier; instructions, selection criteria, info by suppliers, key requirements, draft contract, technical specs, bid layout Advertise; publish a procurement notice in Turkey; min 30 days before submission of bids

ADIM ADIM TEDARİK-3b €30.000<X<€ Step-by-step procurement of supplies-3b Yazılı tekliflerin alınması Tekliflerin değerlendirilmesi: Teknik şartnameler ile tekliflerin karşılaştırılması (teknik olarak yeterli ya da değil) ve en düşük fiyatlı teklifin seçilmesi İhalenin karara bağlanması/Başarısızların bilgilendirilmesi Sözleşmenin yapılması Her bir adım kayıt altına alınmalı ve dosyalanmalıdır. PT1 formu Obtain tenders in writing Evaluate tenders: compare tenders with the technical specifications (technically compliant or not) and select the tender with the lowest price Award contract/Inform those unsuccessful Manage contract Every step should be recorded and filed. Form PT1

ADIM ADIM TEDARİK-4 X>€ Step-by-step procurement of supplies-4 Uluslar arası Açık İhale Dil: İngilizce “Bireysel Tedarik Sözleşme tahmini” AB resmi gazetesinde, DPT, MFİB, Değerlendirme Kurulu, EuropeAid, SKE Bölgesel Kalkınma ve varsa faydalanıcının web sitesinde yayımlanmalıdır “Malzeme satın alma ilanı” yukarıdakilere ek olarak ulusal ve uluslar arası basında ya da konu ile ilgili sürekli yayınlarda yayımlanmalıdır Teklif garantisi (%1-2) Teslim için 60 gün International open tender Language : English “Individual Supply contract forecast” must be published in; Official Journal of EU, web sites of DPT, CFCU, ECD, EuropeAid, RD- SKE, beneficiary (if any) “Supply procurement notice” to be published in above+ international and national press, or specialised periodicals Tender guarantee (1-2%) 60 days to submit

DEĞERLENDİRME SÜRECİ Evaluation Process Değerlendirme Komitesi İhale açılış toplantısı İdari uygunluk Finansal, teknik ve mesleki kapasite Teknik değerlendirme Finansal değerlendirme Değerlendirme Kriteri; fiyat Değerlendirme Komitesi’nin kararı (Değerlendirme Raporu) Evaluation Committee Tender opening session Administrative compliance Financial, technical and proffessional capacity Technical evaluation Financial Evaluation Award critera; price Conclusions of E.C. (Evaluation Report)

TEDARİK İHALE DOSYASI-1 Procurement Dossier for Supplies-1 Davet mektubu İhale dosyası - Bölüm A: İsteklilere talimatlar Invitation letter Tender dossier - Part A: Instructions to tenderers

TEDARİK İHALE DOSYASI-2 Procurement Dossier for Supplies-2 Bölüm B: Sözleşme taslağı ve özel koşullar; ekler dahil i. Genel koşullar (zorunluluklar ve tarafların hakları) ii. Teknik şartnameler iii. Teknik teklif iv. Bütçe incelemesi v. Formlar Part B: Draft contract and special conditions, including annexes: I. General conditions (obligations and rights of both parties) II. Technical specifications III. Technical offer IV. Budget breakdown V. Forms

TEDARİK İHALE DOSYASI-3 Procurement Dossier for Supplies-3 Bölüm C: Diğer bilgiler 1. Sözlük 2. İdari uygunluk tablosu 3. Değerlendirme tablosu Bölüm D: Teklif formu Teklif Sahibinin Beyanı  Part C: Other Information 1. Glossary 2. Administrative compliance grid 3. Evaluation grid Part D: Tender Form Tenderer’s Declaration(s)

TEKLİF VERECEKLERE TALİMATLAR-1 Instructions to Tenderers-1 Sağlanacak tedarikler Zaman tablosu Katılım Kaynak Sözleşme şekli Para birimi Paketler Geçerliliğin süresi Tekliflerin dili Tekliflerin teslimi Tekliflerin içeriği Fiyatlandırma Teklif sunumları için son teslim tarihinden önce ek bilgiler Supplies To Be Provided Timetable Partıcipation Origin Type Of Contract Currency Lots Period Of Validity Language Of Offers Submıssıon Of Tenders Content Of Tenders Pricing Addıtıonal Informatıon Before Deadline For Submission Of Tenders

TEKLİF VERECEKLERE TALİMATLAR-2 Instructions to Tenderers-2 Açıklama toplantısı / İnceleme gezileri Tekliflerin değiştirilmesi ya da geri çekilmesi Tekliflerin hazırlama giderleri Tekliflerin mülkiyeti Ortak Girişim ya da konsorsiyum Tekliflerin açılması Tekliflerin değerlendirilmesi Sözleşme imzası ve performans teminatı Teklif teminatı Etik koşullar İhale prosedürlerinin feshi İtirazlar Clarifıcation Meeting / Site Vısit Alteration Or Withdrawal Of Tenders Costs Of Preparing Tenders Ownership Of Tenders Joint Venture Or Consortium Opening Of Tenders Evaluation Of Tenders Signature Of The Contract And Performance Guarantee Tender Guarantee Ethics Clauses Cancellation Of The Tender Procedure Appeals