İç Kontrol Sistemi Örnek Uygulamaları ve Üniversitemizde Genel Durum

Üniversitemizin Misyonu Özgür bir akademik ortamda ulusal ve uluslararası programlarla uyumlu, iç ve dış kalite süreçleriyle desteklenen bir yükseköğretim hizmeti sunmak; ülke ve dünya sorunlarına duyarlı, sorumluluk sahibi, evrensel geçerliliği olan bilgi ve becerilerle donatılmış bireyler yetiştirmek; bilime katkı sağlayacak araştırmalar yapmak ve yararlı bilgi ve teknoloji üretmek.

İç Kontrol Yönetişim Yani Demokratik Yönetim

Yönetimden Yönetişim’e İç Kontrol Yönetimden Yönetişim’e

Nedir İç Kontrol? İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara mevzuata uygun olarak faaliyetlerin; etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan; organizasyon, yöntem ve süreçle iç denetimi kapsayan Mali ve diğer kontroller bütünüdür. 

İç Kontrol Karar alma sürecine tüm personelin doğrudan ve aktif katılımı Mevzuat odaklı değil insan odaklı bir yaklaşım Sorun odaklı değil çözüm odaklı sistem Kaynakların etkin, etkili ve ekonomik kullanımı

İç Kontrol Sorumlulukları belirlenmiş bir yönetim Süreçler arası bağlantıların ve ilişkilerin tanımlandığı iş akışları Sürekli gözden geçirilip iyileştirilebilir süreçler İç denetimi de kapsayan mali ve mali olmayan kontroller bütünü

İç Kontrol İç Kontrol Sisteminde amaç yalnızca hataları bulmak değil, amaçlara ulaşmada etkisiz ve gereksiz faaliyetleri de belirlemektir.

İç Kontrolün Önemi Örnek Olay Yer Ankara Üniversitesi Personel Daire Başkanlığı Bölümüne zorla girilmiş ve devam eden 7 soruşturma dosyası ve soruşturma için gönderilen evrak asılları imha edilmiş veya çalınmıştır (12 Ocak 2010). Olayın yaşandığı gece sadece bir adet güvenlik görevlisinin çalışıyor olması (Güvenlik şirketi ile yapılan sözleşmede üç güvenlik görevlisi olacağı yazmasına rağmen) Nöbetteki o tek güvenlik görevlisinin de olay anında uyuyor olması.

İç Kontrolün Önemi Örnek Olay Olaydaki Zayıflıklar Sözleşmeden kaynaklanan hatalar Güvenlik hizmetinin sözleşmedeki standartlara uygunluğu izlenmemiştir. Üniversite için kritik öneme sahip binalar sözleşmede belirtilmemiştir. Mesai saatleri dışında özel öneme sahip belgelerin nasıl saklanacağına dair yazılı bir prosedür bulunmamaktadır. Dosyaların Personel Daire Başkanlığı’nca teslim alındığı ve teslim edildiğine dair kayıt tutulmamıştır. Teslim edilen dosyaların içeriğine ilişkin belgenin konusu ve sayfa sayısını gösteren bir dizin kaydı bulunmamaktadır. Dosyaların kimin sorumluluğunda olduğuna ilişkin bir belirleme yapılmamıştır.

İç Kontrolün Önemi Örnek Olay Soruşturma Sonrasında Güvenlik şirketine sözleşme gereği yüklü miktarda bir ceza kesilmiştir. Aksaklıkların sorumlusunu tespit etmek ve sorumlulara hangi disiplin cezasının verileceğine karar vermek üzere idari soruşturma başlatılmıştır. Ancak, soruşturma dosyalarının muhafazasına ilişkin sorumluluk açık ve net olarak tanımlanmadığı için herhangi bir kişiye idari ceza verilememiştir. Sözleşmeden kaynaklanan aksaklıklar yeniden düzenlenmiştir. Belirli aralıklara devriye ve gözetleme yapılmasını temin etmek amacıyla dijital bir sistem kurulmuştur. Kampüs içerisinde belirli noktalara (belirli noktalar risk değerlendirmesi ile belirlenmiştir) kart okuyucular yerleştirilmiş ve güvenlik görevlilerinden belirli aralıklarla kartları okutmaları istenmiştir.

İç Kontrolün Önemi Örnek Olay Soruşturma Sonrasında Soruşturma dosyaları gibi kritik dosyaların saklanmasına ilişkin yazılı prosedür oluşturulmuştur. Kasanın veya odanın sorumluluğu bir personele verilecek, mesai saatleri içerisinde çıkartılan dosyalar kesinlikle mesai bitiminde yerlerine koyulacaktır. Öte yandan, birimler arası dosya gönderimleri için de bir prosedür belirlenmiştir. Bu prosedüre göre; dosyaların asıl nüshaları ilgili birimde muhafaza edilecek, diğer bölümlere gönderilecek dosyalar suret dosyalar olacak ve her dosyada belgelerin içeriğini ve sayfa sayısını gösteren bir dizin bulundurulacaktır.

Diğer Kurumlarda İç Kontrol Abant İzzet Baysal Üniversitesi İç Kontrol Standartları Eylem Planı çerçevesinde 19 yönerge hazırlanmış, 8 adet kurul kurmuştur. İç Kontrol Bilgilendirme broşürleri basılmıştır. Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesinin personele benimsetilmesi için çalışmalar yapılmış. Personel eğitimi için Personel Daire Başkanlığında Personel Eğitim Şube Müdürlüğü kurulmuş

Ulaştırma Bakanlığınca, Personel Performansı ve Değerlendirme Rehberi ve Tabloları yayınlanmış, Ayrıca Personel Ödüllendirme Rehberi yayınlanmıştır.

Üniversitemizde İç Kontrol Standart bir iç kontrol sistemimiz olmamakla birlikte aşağıda belirtilen kontrol mekanizmalarımız mevcuttur; Halen yürürlükte olan mevzuat çerçevesinde yapılan işlerin uygunluğu ilgili birimlerce kontrol ve takip edilmektedir. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) getirilerek işlerin hızlandırılması, arşivleme v.b hususlarda hızlı ve güvenilir bir dijital sistem oluşturulmuştur.

İş Planı sistemi kurularak tüm birimlerin yürüttüğü işlerin süreçlerinin anlık takibi yapılması ve uygunluk denetimi/kontrol yapılması sağlanmıştır. Personel ve Öğrenci Otomasyon Sistemleri kullanılmakta, Personel harcamalarında KBS programı kullanılmakta, Bilimsel etkinliklerde yol gideri olarak ne kadar destek sağlanacağına dair üst yönetici oluru çıkarılmış,

Artvin Çoruh Üniversitesi İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu Çalışma Esas ve Usulleri hakkında yönerge yayınlanmış, İlgisine göre diğer iç kontrol bileşenlerinde yer alan faaliyet süreçleri işletilmektedir.

SGB yöneticisi idarenin faaliyetlerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamak üzere iç kontrol süreçlerinin işletildiğine yönelik beyanı imzalar.

Üniversitemizde her şey mükemmel mi?

Kendi malımızı kullanırken gösterdiğimiz hassasiyetin bir fazlasını kamu kaynağını kullanırken gösteremiyorsak yukarıda anlatılanların hiçbir önemi yoktur.

TEŞEKKÜRLER Bilal HASANOĞLU Daire Başkanı