ERP ile Entegre Satın Alma – Fatura Yönetimi Çözümü Nermin Gül İLHAN Nihat DİKÇE 25 Nisan 2012

Navigator Firma Profili Navigator, Arkas Holding grubu bünyesinde; eğitim, denetim ve danışmanlık alanlarında çalışmalar gerçekleştiren profesyonel bir hizmet şirketidir. Navigator, sunduğu hizmetlerde kusursuzluğu ve bütünlüğü sağlamak amacıyla, faaliyetlerini, birbirlerinden ayrı ancak entegre çözümler sunan 3 ana alanda sürdürmektedir: Süreç ve Performans İyileştirme İş Uygulamaları (SAP ERP ve İçerik Yönetim Sistemleri) BT Personeli İşe Alım Navigator’ın sürekli büyüyen; seçkin, deneyimli ve uluslararası mesleki sertifikalara sahip kadrosu Nisan 2012 itibariyle 55 kişiye ulaşmıştır. Misyonumuz Vizyonumuz Şirketlerin değerini arttırmak ve hayatını kolaylaştırmak Türkiye’nin her yerinde ve çevre ülkelerde hizmet kalitesi ile ilk akla gelen ve en çok tercih edilen, yerel iş olanakları yaratan, en geniş kadrolu danışmanlık firması olmak

İş Uygulamaları Kurumsal İçerik Yönetimi Proje Alanları DIŞ SİSTEMLERLE ENTEGRASYON VERİ YÖNETİMİ BİLGİ YÖNETİMİ Tarama ve İçerik Yakalama Çözümleri (Capturing) Doküman Yönetimi Çözümleri İş Akış Yönetimi Çözümleri Arşivleme Çözümleri Captiva ürün ailesi ile, kurumlarda fiziksel dokümanların elektronik ortama aktarılması, OCR (Optical Character Recognition – Optik Karakter Tanıma) ve ICR (Intelligent Character Recognition – Akıllı Karakter Tanıma) teknolojilerinin kullanılarak otomatik tanıma, ayrıştırma, indeksleme, doğrulama işlemlerinin yapılması ve dokümanların saklanacağı ortama aktarılması sağlanmaktadır. Doküman yönetimi çözümleri ile ses, görüntü, mühendislik çizimi,e- posta dahil olmak üzere format bağımsız her türlü kurumsal içerik tek bir platformdan yönetilebilmekte, denetlenebilmekte hatta mevcut ERP (Enterprise Resource Planning – Kurumsal Kaynak Planlama) sistemine entegre edilebilmektedir. İş akış yönetimi çözümleri şirketlerin mevcut iş akışlarını daha verimli ve izlenebilir kılmaktadır. Kolaylıkla konfigüre edilebilen Documentum platformu dokümanlarla ilişkilendirilebilmekte ve diğer yönetim sistemleriyle entegre olabilmektedir. ERP, CRM (Customer Relationship Management – Müşteri İlişkileri Yönetimi), SCM (Supply Chain Management – Tedarik Zinciri Yönetimi) gibi farklı sistemler ve e-posta, faks gibi farklı ortamlarında bulunan bilgi ve belgeler maksimum saklama verimliliği sağlayacak şekilde arşivlenebilmekte ve kolaylıkla geri yüklenebilmektedir.

Proje Yaklaşımı Metodolojimiz Projenin gerçekleştirilmesini ve yönetilmesini kolaylaştırmak üzere teknoloji kullanılır. İş sahiplerinin ihtiyaçları öncelikli olmak suretiyle, her adımda iş sahipleri ile birlikte hareket edilir. Endüstri uygulamaları ve en iyi uygulamalar dikkate alınarak, süreçlerde iyileştirme fırsatları belirlenir. TEKNOLOJİ İNSAN STRATEJİ SÜREÇ ORGANİZASYON Firma için en başarılı sonuçları elde edebilmek amacıyla firmanın mevcut organizasyon yapısını ve kültürünü anlamak önemlidir.

Günlük İş Hayatımızdan Bazı İstatistikler .. Bir çalışan mesai süresinin %70’ini kağıt dokümanlar üzerinde çalışarak harcıyor Kağıt dokümanların %30’unda versiyonlama eksikliğinden kaynaklı, güncel olmayan içerik yer alıyor Kağıt dokümanların %15’i kayboluyor veya yeri değişiyor

Günlük İş Hayatımızdan Bazı İstatistikler .. Büyük ve orta ölçekli firmaların %34’ünde faturaların en az %1’i takipsizlikten kaynaklı iki kez ödeniyor. Örneğin, Toplam Ödenecek Fatura = 1.000.000 Toplam Hatalı Ödenen Fatura %1 = 10.000 Referans: IOMA A/P Department Benchmarks and Analysis 2003

Satın Alma Sürecinde Sıklıkla Karşılaşılan Sorular Talep Sahibi İlgili Yönetici + Satın alma talebimi kime bildirmeliyim? + Talebimi kime onaylatmalıyım? + Acaba talebime ilişkin sipariş açıldı mı? + Bu satın alma talebi kime ait ? + Ne için bu talepte bulunuldu? + Yeterli bütçe var mı? Muhasebeci Satın Alma Sorumlusu + Gelen fatura hangi siparişe istinaden geldi? + Faturanın vadesi kaç gün? + Denetçi eski tarihli bir faturanın aslını görmek istiyor; nasıl bulacağım? + Tedarikçi ödemeyi ne zaman alacağını soruyor; benim elime henüz fatura ulaşmadı! + Siparişe ait sözleşme var mı? + Yeni bir sözleşme mi hazırlanacak? + Talebe ilişkin hangi teklifler alındı? + Sipariş elimize ulaştı mı?

Transactional Products Overview July 2006 SAP ile Entegre Satın Alma Yönetimi Süreci Kullanıcı Satın Alma Talebi (SAT) açar Satın Alma Siparişi (SAS) oluşturulur Mal girişi yapılır Ödeme yapılır RFC RFC RFC RFC Siparişe ilişkin tüm dokümanlar gözden geçirilir ve ödeme onayı verilir Dijital Arşiv Yönetici SAT’ı gözden geçirir ve onaylar Satınalma sorumlusu ilgili teklifleri gözden geçirir ve seçim yapar SAP ile siparişe ilişkin bilgiler ve dokümanlar eşleştirilir Faturalar otomatik olarak sınıflandırılır, üzerindeki bilgiler çekilir ve Doküman Yönetim Sistemine aktarılır Fatura teslim alınır Siparişe ilişkin ilgili dokümanlar fiziksel arşive kaldırılır Teklifler toplanır ve Doküman Yönetimi Sistemine aktarılır

Kazanımlar Zaman ve maliyetten tasarruf Yasal prosedürlere ve standartlara uyum Daha kaliteli hizmet Onay, Gözden Geçirme, Bilgilendirme Fatura kaybının önlenmesi Finansal aktivitelerde izlenebilirlik İş veriminde artış Dijital arşiv

Başarınız Başarımız…

Doküman ve İş Akışı Yönetimi Projesi Keskinoğlu Tavukçuluk Durum Türkiye’nin ilk ve tek tam entegre tavukçuluk kuruluşu olan Keskinoğlu, iş süreçlerinde verimliliği artırmak amacıyla doküman ve iş akışı yönetimi çözümününü hayata geçirmek istiyordu. Çalışma Hedefi Satın alma siparişi, fatura, ödeme onay süreçlerinin otomasyonunun sağlanması Satın alma dokümanlarının ve faturaların belirlenen indeks alanlarıyla elektronik ortamda saklanması Kullanıcıların yetkileri doğrultusunda dokümanlara erişiminin sağlanması Elektronik iş formlarının tasarlanması Verimliliğin ve izlenebilirliğin arttırılması Kapsam / Yaklaşım Keskinoğlu’nun birçok tedarikçisinden gelen faturaların/irsaliyelerin Captiva InputAccel ile taranıp indekslenerek dijital ortama aktarılması Faturaların dijital ortamda arşivlenerek, dokümanın karşılaşabileceği sorunların (kayıp, üzerindeki verilerin silinmesi, arşivde kontrolsüzce kopyalanması) engellenmesi Satın alma ve fatura onay iş akışlarının oluşturularak SAP ile entegre edilmesi Kullanıcı yetkileri ve rollerin belirlenerek dokümanlara erişimin sınırlandırılması ve iş akışlarının kullanıcı bazında gerçek zamanlı takip edilmesi Faydalar SAP ile entegre iş akışı yönetimi sağlandı. Süreçlerde verimlilik ve izlenebilirlik arttırıldı. Kullanıcı kaynaklı hatalar en aza indirgendi. Satın alma dokümanlarına elektronik ortamdan hızlı erişim sağlandı.

Fatura Otomasyonu ve Dijital Arşivleme D-Market (Hepsiburada.com) Durum Türkiye'nin en hızlı ve en güvenilir e-alışveriş sitesi olarak konumlanan hepsiburada.com, fatura otomasyon süreçlerinde Navigator çözümlerini seçmiştir. Çalışma Hedefi Tedarikçi faturalarının kabulü ve sisteme aktarılması için gerekli sistemin kurulması Fatura süreçlerinin hızlandırılması Elektronik fatura arşivleme alt yapısı için taranmış faturalara SAP üzerinden erişim sağlanması Kapsam / Yaklaşım Tedarikçi faturaları tarandı ve OCR teknolojileri ile kritik iş bilgileri faturalar üzerinden okunarak SAP sistemine otomatik aktarıldı. Faydalar Kritik iş bilgilerinin SAP ortamına aktarılmasını takiben, taranmış içeriklerin .pdf ve .tiff formatlarında bilgi havuzuna aktarılması ve bu içeriklere SAP üzerinden erişim mümkün kılındı. Fatura giriş süreci hızlandırıldı. Veri doğruluğunda ve tutarlılığında artış sağlandı. Dijital arşivde tutulan faturaların içeriklerine, SAP üzerinden anında ve kolay erişim olanağı sağlandı. Fatura giriş sürecinin baştan sona şeffaf, denetlenebilir bir otomasyonda yürütülmesi sağlandı.

Proje Deneyimi Referanslarımız Tüketim Ürünleri Endüstriyel Ürünler Finansal Hizmetler Lojistik Enerji Otomotiv Telekom Bilgi Teknolojileri Diğer 13

14