SATINALMA EĞİTİMİ “HİZMET ALIMI” MAYIS 2006 PROCUREMENT TRAINING “SERVICES” MAY 2006

TEMEL KURALLAR-1 X>€ Basic Rules-1 Satın alma ilanını takiben uluslararası Kısıtlı ihale Prosedürü SKE Kalkınma Programında Yer Almamaktadır International restricted tender procedure following publication of a procurement notice NOT APPLICABLE in RD-SKE

TEMEL KURALLAR-2 €5.000<X<€ Basic Rules-2 İlansız Davet Usulü Hibe Faydalanıcısı (=Sözleşme Makamı ) en az 3 teklif alır. Negotiated procedure without publication Grant beneficiary (=contracting authority) consults at least 3 service providers

TEMEL KURALLAR-3 X<€5.000 Basic Rules-3 Tek Teklif Hibe faydalanıcısı tek bir tedarikçiden teklif esasına göre doğrudan alım yapabilir Single tender The Grant Beneficiary may place orders on the basis of a single tender

ADIM ADIM HİZMET ALIMI-1a X<€5.000 Step-by-step procurement of services-1a Kurumun ihtiyaçlarının Belirlenmesi; Ne, Nasıl,Ne kadar,Ne zaman vb. Teknik Şartnamenin Hazırlanması (İhtiyaçların Belirlenmesi) Basitleştirilmiş İhale Dosyalarının hazırlanması Asgari 3 isteklinin davet edilmesi (tavsiye edilen ) Yazılı tekliflerin alınması Define organisation’s needs; what, how much, when, etc. Prepare ToR (description of requirements) Prepare simplified tender dossier Invite minimum 3 tenderers (recommended) Obtain tenders in writing

ADIM ADIM HİZMET ALIMI-2b X<€5.000 Step-by-step procurement of services-2b Tekliflerin Değerlendirilmesi: Tekliflerin karşılaştırılması (fiyat, ihtiyaçlar ) ve en iyi teklifin seçilmesi İhalenin verilmesi/ Başarısız teklif sahiplerinin bilgilendirilmesi Sözleşmenin Yapılması Her adım kayıt edilmeli ve dosyalanmalıdır.Form PT1 Evaluate tenders: compare tenders (price, requirements) and select best value service provider. Award contract /Inform those unsuccessful Manage contract Every step should be recorded and filed. Form PT1

ADIM ADIM HİZMET ALIMI-2a €5.000<X<€ Step-by-step procurement of services-2a Organizasyonun ihtiyaçlarının belirlenmesi; Ne, Nasıl, Nekadar, Nezaman vb. Satın alma stratejisine karar verilmesi Teknik Şartnamenin Hazırlanması (İhtiyaçların Belirlenmesi) İhale Dosyasının hazırlanması; Talimatlar, seçim kriterleri,tedarikçiler, temel, gereksinimler, taslak sözleşme, teknik şartname, teklif planı En az 3 teklif sahibinin davet edilmesi; teslim tarihinden minimum 30 gün önce Define organisation’s needs; what, how much, when, etc. Decide procurement strategy Prepare ToR (description of requirements) Prepare tender dossier; instructions, selection criteria, info by suppliers, key requirements, draft contract, technical specs, bid layout Invite minimum 3 tenderers; min 30 days before submission

ADIM ADIM HİZMET ALIMI-2b €5.000<X<€ Step-by-step procurement of services-2b Yazılı tekliflerin alınması Tekliflerin değerlendirilmesi; Teknik şartnameye göre tekliflerin karşılaştırılması (teknik olarak uygun veya değil) ve en düşük fiyatı veren teklifin seçimi İhalenin verilmesi/ Başarısız teklif sahiplerinin bilgilendirilmesi Sözleşmenin Yapılması Her adım kayıt edilmeli ve dosyalanmalıdır.Form PT1 Obtain tenders in writing Evaluate tenders: compare tenders with the technical specifications (technically compliant or not) and select the tender with the lowest price Award contract/Inform those unsuccessful Manage contract Every step should be recorded and filed. Form PT1

DEĞERLENDİRME SÜRECİ Evaluation Process Değerlendirme Komitesi Alındı Makbuzu& Kayıt İhale Açılış Seansı İdari uygunluk Finansal, teknik ve mesleki kapasite Teknik Değerlendirme (Maksimum 100 puan,Ağırlık % 80) Finansal Değerlendirme (maksimum 100 puan- ağırlık% 20) Değerlendirme kriteri ; en iyi değer Değerlendirme Komitesinin kararları (Değerlendirme Raporu ) Evaluation Committee Receipt & Registration Tender opening session Administrative compliance Financial, technical and proffessional capacity Technical evaluation (score max 100pts-80% weight) Financial Evaluation (score max 100pts 20% weight) Award critera; best value Conclusions of E.C. (Evaluation Report)

HİZMET ALIMI İHALE DOSYASI-1 Procurement Dossier for Services-1 Davet Mektubu İhale Dosyası -Bölüm A: Teklif sahipleri için talimatlar Invitation letter Tender dossier -Part A: Instructions to tenderers

HİZMET ALIMI İHALE DOSYASI-2 Procurement Dossier for Services-2 Bölüm B: Taslak sözleşme ve özel koşullar,ekler dahil: I. Genel koşullar (zorunluluklar ve her iki tarafın hakları ) II. Teknik Şartname III. Organizasyon ve Metodoloji IV. Uzmanlar V. Bütçe dökümü VI. Formlar& diğer ilgili belgeler  Part B: Draft contract and special conditions, including anexes: I.General conditions (obligations and rights of both parties) II.ToR III.Organisation and Methodology IV.Key experts V.Budget breakdown VI.Forms & other relevant documents

HİZMET ALIMI İHALE DOSYASI-3 Procurement Dossier for Services-3 -Bölüm C: Diğer Bilgiler 1. Kısa Liste ilanı 2. İdari uygunluk tablosu 3. Değerlendirme Kriterleri  Bölüm D: Hizmet Teklifi teslim formu Açıklamalar Uygunluk Beyanı( kilit uzmanlar için )  Part C: Other Information 1. Shortlist notice 2. Administrative compliance grid 3. Evaluation grid  Part D: Service Tender Submission Form Format of the declaration Statement of availability (for key experts)

Part A: TEKLİF VERECEKLERE TALİMATLAR-1 Instructions to Tenderers-1 Sağlanacak hizmetler Zaman Çizelgesi Katılım ve taşeronluk (izin verilmez) Tekliflerin İçeriği 1. Teknik Teklif 2. Mali Teklif Servıces to be provided Timetable Participation and subcontractıng (not allowed) Content of Tenders 1. Technical Offer 2. Financial Offer

Bölüm A: TEKLİF VERECEKLERE TALİMATLAR-2 Instructions to Tenderers-2 Teknik Teklif 1. Teklif teslim formu 2. Organizasyon ve Metodoloji 3. Uzmanlar ( sözleşme eki IV) Mali Teklif ( Ücret esaslı ) 1. Bütçe dökümü 2. Çalışma Günleri Technical offer 1. Tender submission form 2. Organisation and Methodology 3. Key experts (annex IV of contract) Financial Offer (fee based) 1. Budget breakdown 2. Working days

Bölüm A: TEKLİF VERECEKLERE TALİMATLAR-3 Instructions to Tenderers-3 Değişik çözümler Geçerlilik süresi ( 90 Gün, 40 güne kadar uzatılabilir) Ek Bilgi Teslim Değişiklik/ Geri Çekme Hazırlık maliyeti Mülkiyet Değerlendirme Variant solutions Period of validity (90 days, extendable upto 40 days) Additional info Submission Alteration /withdrawal Costs for preparing Ownership Evaluation

Part A: TEKLİF VERECEKLERE TALİMATLAR-4 Instructions to Tenderers-4 Değerlendirme 1. Teknik teklif ( görüşme olmadan) 2. Finansal Teklif 3. Tekliflerin seçilmesi 4. Gizlilik Etik Sözleşmelerin imzalanması İptal İtirazlar Evaluation 1. Technical offers (interviews not expected) 2. Financial offers 3. Choice of selected tenderer 4. Confidentiality Ethics Signing of contracts Cancellation Appeals