BALIKESİR SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜ EĞİTİM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ 2005

RESMİ YAZIŞMA KURALLARI HAZIRLAYAN Hasan GÖKÇİN Sağlık Müdürlüğü Eğitim Şube Müdürü BALIKESİR - 2005

RESMİ YAZIŞMA KURALLARI DEĞİŞTİ 17.02.1994 ve 1994/4 sayılı genelge ile uygulanan Resmi yazışma kuralları yürürlükten kaldırıldı. Yeni Resmi Yazışma Kuralları 03.12.2004 Tarih ve 25659 sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe girdi.

YAZININ BÖLÜMLERİ BAŞLIK SAYI BİRİM KOD NUMARASI KONU TARİH GÖNDERİLEN MAKAM İLGİ METİN İMZA EK DAĞITIM PARAF

BAŞLIK T.C. BALIKESİR VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü Başlıklar 3 Satırı geçmemeli ve Kağıda ortalanarak yazılmalıdır. T.C. BALIKESİR VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü

Başlık, kağıdın üst kenarından iki aralık aşağıda ve orta bölümünde bulunur. İlk sıraya T.C. kısaltması, bir aralık altına ortalanarak kuruluşun yasal adı büyük harflerle, bunun bir aralık altına da yine ortalanarak birimin adı küçük harflerle yazılır.

2 KOL ARALIĞI T.C. BALIKESİR VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü

T.C. KEPSUT KAYMAKAMLIĞI Sağlık Grup Başkanlığı

T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI Kanser Savaş Daire Başkanlığı

T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI Salur Sağlık Ocağı

T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI Halkapınar Sağlık Evi

Uygulamalarda birlikteliğin sağlanması bakımından Bakanlığımıza bağlı tüm sağlık kurum ve kuruluşları tabelalarında T.C. SAĞLIK BAKANLIĞI ……Devlet Hastanesi ……Sağlık Ocağı ……Sağlık Evi ibarelerinin kullanılması gerekiyor. Sağlık BakanlığıTem.Sağ.Hiz.Gnl.Md.nün 28.04.2000/5710 Sayılı Yazıları(2000/29 Genelge)

Sayı: 310/16 SAYI VE EVRAK KAYIT NO Başlığın son satırından itibaren iki aralık verilerek “Sayı” yazılır. Sayı ve evrak kayıt numarası arasına slaş(eğik çizgi) ( / ) işareti konur. Sayı: 310/16

KAYIT NUMARASI, YAZININ EVRAK KAYIT DEFTERİNDE KAYDEDİLDİĞİ NUMARADIR.

VE ÖNÜNE ( : ) İŞARETİ KONUR. BAŞLIĞIN SON SATIRINDAN İKİ ARALIK AŞAĞIDAN VE KAĞIDIN SOL KENARINDAN 12 KARAKTER İÇERİDEN BAŞLANARAK Sayı YAZILIR VE ÖNÜNE ( : ) İŞARETİ KONUR.

T.C. BALIKESİR VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü 2 ARALIK Sayı : 12 ARALIK

KOD NUMARASINDAN SONRA ( - ) İŞARETİ KONULARAK DOSYA NUMARASI, KOD NUMARASI VERİLİR, KOD NUMARASINDAN SONRA ( - ) İŞARETİ KONULARAK DOSYA NUMARASI, DOSYA NUMARASINDAN SONRA DA YİNE ( - ) İŞARETİ KONULARAK KAYIT NUMARASI YAZILIR. GENEL EVRAK BİRİMİNDEN SAYI VERİLMESİ DURUMUNDA ( / ) EĞİK ÇİZGİ KONULARAK YAZILIR.

BAKANLIK, İL VE İLÇE TEŞKİLATLARINCA KALLANILACAK SAYI SİSTEMİ

T.C. BALIKESİR VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü Sayı : B1041SM4100009/ 1250 KAYIT NUMARASI KOD NUMARASI DOSYA NUMARASI

13 / 08 / 1991 tarih ve 08-3-383-16649 (1991 / 17 ) sayılı Başbakanlık genelgesi ile 01/01/ 1992 tarihinden itibaren yürürlüğe konulan “ Resmi Yazışmalarda Kod Sistemi ” ne mutlaka uyulacaktır.

GENEL EVRAK NUMARASI DAMGA VEYA YAZI İLE YAZININ ORTA KISMINA GELECEK ŞEKİLDE BASILMAZ VE YAZILMAZ.

KONU

Konu sayının bir aralık altına “Konu” yan başlığından sonra, başlık bölümündeki “T.C.” kısaltmasının hizasını geçmeyecek biçimde yazılmalıdır.

GİBİ KISALTMALAR YAPILMAZ. Konu sonunda; “Hk”, “Dair”, “Ait “ GİBİ KISALTMALAR YAPILMAZ.

Konu bölümü kesinlikle başlık bölümündeki T. C Konu bölümü kesinlikle başlık bölümündeki T.C. kısaltması hizasını geçmemelidir. İlk satıra sığmazsa, alt satır KONU :sözcüğünün altı boş bırakılarak, ilk satırın hiza- sından başlatılır. Yazının konusu anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilmelidir.

GÖNDERİLEN MAKAM

Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. Konunun son satırından 2-4 satır aşağıdan kağıdı ortalayacak biçimde yazılır. Yazının gönderileceği makamın resmi adı kısaltma yapılmadan büyük harflerle Yazı bir alt makama gönderiliyorsa parantez içerisinde küçük harflerle yazılır.

( Eğitim Şube Müdürlüğü )   T.C. BALIKESİR VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü    Sayı : B104ISM41000010-...../..... .../01/2005 Konu : Hizmet İçi Eğitim 2-4 ARALIK   SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE ( Eğitim Şube Müdürlüğü )

BALIKESİR VALİLİĞİNE ( İl Sağlık Müdürlüğü) ÖRNEK-1 BALIKESİR VALİLİĞİNE ( İl Sağlık Müdürlüğü)

Resmi görevli olmayan kişilere yazılan yazılarda “ Sayın ” kelimesinden sonra ad küçük, soyadı BÜYÜK harflerle yazılır. Varsa unvanı adın hizasında ve alt satırda yer alacaktır..

Sayın Doç. Dr. Ayşe KALMAZ   T.C. BALIKESİR VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü    Sayı : B104ISM4100009 -......../....... .../01/2005 Konu : Hizmet İçi Eğitim Sayın Doç. Dr. Ayşe KALMAZ Atatürk Cad. NO: 18 06100 Yenişehir / BURSA

Resmi görevli kişilere yazılan yazılarda da ad küçük, soyadı büyük yazılır. Ünvan ise yine küçük harflerle yazılır.

Devlet Hastanesi Müdürü Havran/BALIKESİR   T.C. BALIKESİR VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü    Sayı : B104ISM4100009-........../........ .../01/2005 Konu : Hizmet İçi Eğitim Akif KALAYCI Devlet Hastanesi Müdürü Havran/BALIKESİR

İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE BALIKESİR ÖRNEK-2 İL SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE BALIKESİR

Sayın Dr.Mustafa AKPINAR Bulaşıcı Hast.Şube Müdürü ÖRNEK-3 Sayın Dr.Mustafa AKPINAR Bulaşıcı Hast.Şube Müdürü

Kuruluş dışı yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.

TABİBLER ODASI BAŞKANLIĞINA   T.C. BALIKESİR VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü    Sayı : B104ISM4100009-..../.... .../01/2005 Konu : Hizmet İçi Eğitim   TABİBLER ODASI BAŞKANLIĞINA Kızılay Caddesi No : 25/5 BALIKESİR

İLGİ

İLGİ, YAZILAN YAZININ ÖNCEKİ BİR YAZIYA EK YA DA KARŞILIK OLDUĞUNU YA DA BAZI BELGELERE BAŞVURULMASI GEREKTİĞİNİ BELİRTEN BÖLÜMDÜR,

Gönderilen makamdan sonra üç aralık verilerek kağıdın sol kenarından 12 karakter içerden başlanır ve İlgi sözcüğü küçük harflerle yazılır. İlgi sözcüğünden sonra ( : ) işareti konulur.

Gerekli durumlarda mevzuat da, ilgi olarak gösterilebilir. İlgi’de zorunluluktan kaynaklanan hallerde kurum veya kuruluş isminin anlaşılabilirliğinin bozulmaması kaydıyla (Gn.Md.lüğü, D.Bşk.lığı vb. ) şekillerde kısaltmalar yapılabilir.

Fax ile gelen yazı üzerinde işlem yapılmış ve bu işleme Fax’la cevap verilmeyecek ise ilgide belirtilen yazının Fax’la geldiği ve fax referans numarasının belirtilmesi gerekir.

( Eğitim Şube Müdürlüğü )   T.C. BALIKESİR VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü    Sayı : B104ISM4100010- .../.... .../01/2005 Konu : Hizmet İçi Eğitim  SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE ( Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a) 4/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi b) Başbakanlığın 05 / 02 / 2001 tarih ve 0024 Referans No’lu fax’ı c) 15 /01 / 2005 tarih ve 1549 sayılı yazımız

İlgi: 15/03/2005 tarihli ve B100KSD000071-3800-236 sayılı yazı. ÖRNEK-1 İlgi: 15/03/2005 tarihli ve B100KSD000071-3800-236 sayılı yazı.

İlginin birden fazla olması halinde ; a,b,c,d gibi küçük harfler kullanılır. İlgiyi belirleyen harften sonra parantez kapatma işareti konulur ve bir karakter boşluk bıraktıktan sonra ilginin içeriğine geçilir,

ÖRNEK-2 İlgi birden fazlaysa a,b,c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti konularak kullanılır. ÖRNEK-2 İlgi: a) 10/01/2005 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 14 sayılı yazı, b) 25/02/2005 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 15 sayılı yazı, c) 03/03/2005 tarihli ve F.B.6-0-1907/ 16 sayılı yazı,

İlgi’de “..........tarihli ve ...........sayılı” ifadeleri kullanılır. İlgi tarih sırasına göre yazılır.

( Eğitim Şube Müdürlüğü )   T.C. BALIKESİR VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü    Sayı : B104ISM4100010-.../.... .../01/2005 Konu : Hizmet İçi Eğitim  SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE ( Eğitim Şube Müdürlüğü ) İlgi : a) 4/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 64’üncü maddesi b) Başbakanlığın 05 / 02 / 2001 tarih ve 0024 Referans No’lu fax’ı c) 15 /01 / 2005 tarih ve 1549 sayılı yazımız

METİN

METİN “İlgi”den sonra başlayıp “İmza”ya kadar süren kısımdır. İlginin son satırından sonra 2 aralık, ilgi yoksa gönderilen yerden sonra 3 aralık bırakılarak başlanır. Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır.

( Eğitim Şube Müdürlüğü ) T.C. BALIKESİR VALİLİĞİ İl Sağlık Müdürlüğü    SAYI : B104ISM41000010-......../........ .../01/2005 KONU : Hizmet İçi Eğitim    SAĞLIK MÜDÜRLÜĞÜNE ( Eğitim Şube Müdürlüğü )  İlgi : a)14/071975 tarih ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu 2 ARALIK(İlgi yoksa 3 aralık) 19ARALIK XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 12ARALIK 1 ARALIK XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

METİNLERDE UYULACAK KURALLAR Şekil Yönünden İçerik Yönünden Metin yönünden

ŞEKİL YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR

Sayı ve harflerden sonra ( - ) işareti konularak satıra başlanmalıdır. Metin bölümü maddeler halinde yazılıyorsa: Sayı ve harf dizileri aynı hizada bulunmalıdır. Sayı ve harflerden sonra ( - ) işareti konularak satıra başlanmalıdır.

Yazılar kağıdın bir yüzüne okunaklı olarak yazılmalı, kazıntı, silinti ve düzeltmeler olmamalıdır. Paragraf başı, satır başı ve sonları aynı hizada olmalıdır.

Zorunlu haller dışında yazı metni tek sayfaya sığdırılmalı, tek satırla ikinci sayfanın bitirilmemesine özen gösterilmelidir. Metin içinde geçen sayılar rakamla ya da yazı ile yazılmalıdır. Metinde kullanılan noktalama işaretlerinden sonra bir vuruşluk boşluk bırakılmalıdır.

İÇERİK YÖNÜNDEN UYULACAK KURALLAR

Yazı Türk Dil Kurumunca çıkartılan İmla kılavuzu ve sözlüğünde yer alan yazım kurallarına uygun duru bir Türkçe ve kısa cümlelerle yazılmalıdır. Metinde zorunlu haller ve teknik terimler dışında yabancı kelimelere yer verilmemelidir. Kısaltma yapılmamalıdır.

METNİN SONUNDA UYGULANACAK KURALLAR

Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak Alt makama yazılan yazılar “ Rica ederim” Üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar “Arz ederim” Üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar. “Arz ve rica ederim” ŞEKLİNDE BELİRTİLMELİDİR.

İMZA

İMZA Metnin bitiminden sonra 2-4 aralık bırakılır. İmzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve ünvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerine atılır. Ad küçük, soyad BÜYÜK harflerle yazılır. Ünvanlar ad ve soyadın altına küçük harflerle yazılır.

Akademik kariyer unvanları ismin sol başına küçük harflerle kısaltılarak yazılabilir

Yazıyı imzalayacak olan makam yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun “ İmza Yetkileri Yönergesi ” ne veya yetkili makamlarca verilen imza yetkisine uyularak seçilir.

Yazıyı makam sahibi yerine başka bir yetkili imzalayacaksa ad ve soyadı altına ortalanarak yazılacak ve bunun altına da gene ortalanarak makam ünvanı yazılır. Vekaleten imza atılıyorsa, vekalet eden kişinin adı soyadı ile vekalet edilen görev ve vekaleten imza ettiği belirtilir.

İmza Dr.Murat KARAKÖSE Sağlık Müdürü V. Sağlık Müdür Yard. ÖRNEK

ÖRNEK İmza Adı Soyadı Vali a. Vali Yardımcısı

İmza Dr.Önder ÖNVERMEZ Yat.Ted.Kurm.Şube Müdürü ÖRNEK-2 İmza Dr.Önder ÖNVERMEZ Yat.Ted.Kurm.Şube Müdürü

İmza Kadim DOĞAN Vali a. Vali Yardımcısı Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı ikinci satıra, imzalayan makamın ünvanı ise üçüncü satıra yazılır. ÖRNEK-3 İmza Kadim DOĞAN Vali a. Vali Yardımcısı

ÖRNEK-4 Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası sağda bulunur. ÖRNEK-4 İmza Mehmet ÖZENÇ Personel Şube Müdürü İmza Dr. Süleyman BAYSAL Sağlık Müdürü

İmza Dr. Süleyman BAYSAL İmza Mehmet ÖZENÇ Personel Şube Müdürü Yazının ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda ise üst makam sahibinin adı soyadı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa sıralanırlar. ÖRNEK-4 İmza Hülya ÖZCAN Şef İmza Dr. Süleyman BAYSAL Sağlık Müdürü İmza Mehmet ÖZENÇ Personel Şube Müdürü

ONAY

ONAY Bir yazının üst makamın onayına sunulması halinde imza bölümünün dört aralık altına ve kağıdın ortasına büyük harflerle “ OLUR ” yazılır. OLUR’u ortalayacak biçimde tarih yeri hazırlanır. İmza için yeterli boşluk bırakıldıktan sonra onaylayanın adı küçük harf, soyadı büyük harfle yazılarak altına da ünvanı ortalanır.

İmza Dr.Murat KARAKÖSE Sağlık Müdürü V OLUR 01/01/2005 Mustafa ERDOĞAN Vali a. Vali Yardımcısı

ÖRNEK-1 O L U R 11/03/2005 İmza Kadim DOĞAN Vali a. Vali Yardımcısı

Onaylanmak üzere ilgili makamlara sunulacak yazıların yetkili bir makam tarafından teklifi, Bağlı ise ilgili makam tarafından sunulması ve onaylayacak makam tarafından da onaylanması gerekmektedir.

Bu durumda ilk teklif edenin imzasından sonra, dört aralık aşağıya ve kağıdın sol tarafına 12 karakter içeriden başlanılarak, küçük harflerle“ Uygun Görüşle Arz ederim ” yazılır. Altına da onayda yer alan esaslara uygun olarak imza düzenlemesi yapılır. Yine 4 aralık boşluk bırakılarak kağıt ortalanır ve “ ONAY ” bölümü açılır.

Uygun görüşle arz ederim ÖRNEK-2 Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa; O L U R 13/03/2005 İmza Atıl ÜZELGÜN Balıkesir Valisi Uygun görüşle arz ederim 12/03/2005 İmza Kadim DOĞAN Vali Yardımcısı

EK

EKLER ÖRNEK-1 EK : Yönetmelik (4 sayfa) İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan “ EK / EKLER” ifadesinin altına yazılır. ÖRNEK-1 EK : Yönetmelik (4 sayfa)

ÖRNEK-2 Ek adedi birden fazla ise EKLER : 1- Yazı örneği (5 sayfa) 2- Yönetmelik (3 Adet)

Ek adedi boşluğa sığmayacak kadar uzun olursa liste olarak yazıya iliştirilmelidir. Birden fazla kurumu ilgilendiren yazışmalarda, eklerin bazılarının gönderilmesi / gönderilmemesi şeklinde ibare var ise o kuruluşun hizasına “ek konulmadı ” veya “....sayılı ek konuldu ” ibarelerinin yazılması gerekir.

ÖRNEK-3 EKLER : 1- 2005/9 nolu genelge (2 sayfa) 2- Döküman ( 4 sayfa) DAĞITIM: Merkez Yataklı Tedavi Kurumları Halk Sağlığı Laboratuvar Müdürlüğü(ek konulmadı) Merkez İlçe Sağlık Grup Başkanlığı (Ek konulmadı)

EKLER : 1-Yazı(3 sayfa) 2-Yönetmelik(8sayfa) 3-Disket(1 Adet)

PARAF

PARAF - PARAPHE Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır.

Gizli yazılarda yazıyı yazan memurun da parafı bulunmalıdır. Unvan ve isimlerin alt - alta yazılmalarına dikkat edilmelidir.

ÖRNEK 12/03/2005 Memur :H.ŞALLI (Paraf) 12/03/2005 Şef :S.AVŞAR 12/03/2005 Md.Yrd :Dr.M.KARAKÖSE (Paraf)

DAĞITIM

Eklerden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna “DAĞITIM” yazılır. ÖRNEK-1 EK : Yazı Örneği (2 sayfa) DAĞITIM: 19 İlçe Sağlık Grup Başkanlığı

Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar “Gereği” kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise “Bilgi” kısmına protokol sırasıyla yazılır. ÖRNEK-2 DAĞITIM: Gereği: Bilgi: Sağlık Grup Başkanlıkları İl ve İlçe M.E.M.

DAĞITIM : Gereği : Bilgi : Eğitim Şube Müdürlüğü İstatistik Şube Müdürlüğü

DAĞITIM: Şube Müdürlükleri Mer.Yat.Ted.Kurm. Halk Sağ.Lab.Md. 19 İlçe Sağ.Grup Başk.

KOORDİNASYON Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak “Koordinasyon:” yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir.

ÖRNEK 11/03/2005 Mem.:E.ÖZER (Paraf) 11/03/2005 Şube Md. :Ş.SON (Paraf) Koordinasyon: 11/03/2005 Şube Md. E.AVCI (Paraf) 11/03/2005 Md.Yard. :A.ASYA (Paraf)

ADRES

ADRES Sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır. Ayrıntılı bilgi için görevlinin adı soyadı ve ünvanı da yazılabilir.

ÖRNEK Atatürk M.Yeniyol Cad.Devlet Hastanesi Arkası-BALIKESİR Telefon: (0266)241 90 12-241 61 95 Fax.(0266)241 13 29 e-posta: blksaglikmud@ttnet.tr Elektronik ağ:www.balıkesirsaglik.gov.tr Not:Verilecek cevapta yazımızın tarih ve numarasının yazılması.

GİZLİ YAZILAR

GİZLİLİK DERECESİ

Gizlilik derecesi, yazının gizlilik durumunu belirten bölümdür.

GİZLİ YAZILAR Gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. GİZLİLİK DERECELERİ çok gizli gizli özel hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir.

GİZLİLİK DERECESİ OLMAYAN EVRAKIN GÖNDERİLMESİ

Acelelik derecesi zarfın sağ üst köşesine kırmızı mürekkep ile damgalanır.

Zarfın ortasına gideceği makam ve adresi posta koduyla birlikte açıkça yazılır.

Zarfların sol üst köşelerine gönderen makamların kaşeleri basılır ve yazının sayısı yazılır.

GİZLİ YAZILARIN GÖNDERİLMESİ

Gizlilik derecesi çok olan yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konularak zarf yapıştırılır. Zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve şeffaf bant ile örtülecek şekilde kapatılır.

Zarfın ön yüzüne sol üst köşeye gönderen makamın kaşesi ve evrakın numarası yazılır. Ortaya gideceği makam yazıldıktan sonra zarfın ön ve arka yüzüne üst ve alt ortalarına gelecek şekilde kırmızı damga ile gizlilik derecesi basılır. Ayrıca acelelik derecesi varsa sağ üst köşeye kırmızı damga ile basılır.

Bu zarf, aralarında karbon kağıdı bulunan 2 suret evrak senedi ikinci zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılır. Üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. İkinci zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz. Sadece acelelik derecesi kırmızı damga ile basılır.

ÇOK GİZLİ YAZILARIN ALINMASI

“Çok gizli” GİZLİLİK DERECELİ YAZILARIN ALINMASI Dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan “çok gizli” ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

İVEDİ VE GÜNLÜ YAZILAR, Yazıya cevap verilmesi gereken tarih, metin içinde belirtilir. Yazının ivedi ve günlü olduğu sayfanın sağ üst kısmında BÜYÜK harflerle KIRMIZI renkli olarak belirtilir.

TEKİT YAZISI Resmi bir yazının tekid edilmesi o yazının gereğinin süresi içinde yapılmadığı anlamını taşır. Yazıya uygun sürede cevap vermeyen kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.

Birinci tekidde hatırlatmada bulunulur, İkinci tekidde gecikme nedenleri sorulur, Üçüncü tekidde ise sorumlular hakkında yasal işlem yapılır.

SAYFA NUMARASI

SAYFA NUMARASI Yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde sayfa numarası verilir. ÖRNEK 3/5

Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa ; ASLINA UYGUNLUK ONAYI Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa ; Örneğin uygun bir yerine “Aslının aynıdır” İfadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir. Mühür ismin okunmasına engel olmamalıdır.

RESMİ YAZILARIN GÖNDERİLİŞ VE ALINIŞLARINDA YAPILACAK İŞLEMLER

1- KAYIT KAŞESİ Gelen evraklar uygun bir kaşe hazırlanarak kaydedilir. Bu kaşeler evrakın ARKA yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır.

ÖRNEK BALIKESİR Sağlık Müdürlüğü KAYIT TARİH HAVALE SAYI GEREĞİ BİLGİ DOSYA NO EKLER

2- YAZILARIN GÖNDERİLMESİ Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, yazının ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde KIRMIZI renkte belirtilir.

ÖRNEK T.C. GİZLİ İVEDİ İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE BALIKESİR GİZLİ Balıkesir Valiliği İl Sağlık Müdürlüğü Posta Kodu:10100 Sayı : İL MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜNE BALIKESİR GİZLİ

ÖRNEK- EVRAK SENEDİ GÖNDEREN ALAN TARİH SENEDİ HAZIRLAYAN SIRA NO Belgenin Konusu (Tarih ve Sayısı) Kopya Adedi Kopya No Ekler Dil SENEDİ İADE EDENİN: Adı ve Soyadı: Görevi : İmzası : Tarih Saat

FAX

Fax’la gönderilen yazılara(mesaj) göre hemen işlem yapılmakla birlikte, söz konusu yazı ancak teyidinin yapılmasından sonra resmi evrak özelliğindedir, Fax’ la gönderilen yazıların(mesaj) beş gün içinde resmi yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

KAĞIT BOYUTU ve KARAKTER

boyutunda kağıt kullanılmalıdır. BELGE BOYUTU Resmi yazışmalarda A4 (210X297 mm) veya A5(210X148 mm) boyutunda kağıt kullanılmalıdır. A4 A5

YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTU Bilgisayarda yazılan yazılarda “Times New Roman” Yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır.

Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

NUSHA SAYISI VE ÇOĞALTMA

Resmi yazıların en az (2) iki nüsha olarak düzenlenmesi gerekir. NÜSHA SAYISI Resmi yazıların en az (2) iki nüsha olarak düzenlenmesi gerekir.

NEDEN F KLAVYE ?

Türkçeye en uygun STANDART TÜRK KLAVYESİ ( F KLAVYE )’ dir. 1949 yılında F Klavye Kullanımına başlanılmıştır.

Milli Eğitim Bakanlığının 2003/20 sayılı Genelgeleri doğrultusunda F klavye kullanma mecburiyeti getirilmiştir. Her türlü resmi yazı Standart Türk Klavyesi ( F klavye) kullanılarak yazılmalıdır.

F klavye hazırlanırken; 30.000 kelime ve 185.000 harf incelenmiştir. Bütün sesli harfler sol elde toplanmış. Sessiz harfler de sağ elle yazılacak şekilde tasarlanmıştır. Çok kullanılan harfler güçlü parmaklara paylaştırılarak yazım kolaylığı sağlanmıştır. Belli bir eğitimden sonra F Klavye ile 10 parmakla bakmadan yazı yazmak mümkündür.

Q klavye İngiliz tasarımıdır. Q Klavyede; Türkçede çok kullanılan harfler kenarlarda kalmış ve bunun neticesi yazım zorlaşmıştır. Daktilo ile yapılan hızlı yazı yazma yarışmalarına ülkemiz adına katılanlar F klavye ile birinci olmuşlardır. Bu nedenle; İş yerimize ya da evimize Bilgisayar alırken klavyenin F klavye olmasına dikkat etmeliyiz…

Sabrınızdan dolayı teşekkür etmeyi borç biliriz. EĞİTİM ŞUBESİ