KIRKLARELİ MERKEZ İLÇE RESMİ YAZIŞMA KURALLARI SUNUM TASLAĞI FAALİYETİN ADI: …………… FAALİYET TARİHİ: ………. FAALİYET YERİ: ………….. GÖREVLİLER: …………….. mkamekiemkami Kırklareli Anadolu Ticaret Meslek ve Ticaret Meslek Lisesi Müdürlüğü * 2005

Bu Yönetmelik, 10/10/1984 tarihli ve 3056 sayılı Başbakanlık Teşkilatı Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanunun 2 nci ve 33 üncü maddelerine dayanılarak hazırlanmıştır.

AMAÇ Resmi yazışma kurallarını belirlemek Bu yönetmeliğin amacı; Resmi yazışma kurallarını belirlemek bilgi ve belge alış verişinin sağlıklı, hızlı güvenli biçimde yürütülmesini sağlamaktır.

Bu Yönetmelikte geçen; Resmî yazı: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgeyi, Resmî belge: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri, Resmî bilgi: Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri,

Elektronik ortam: Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünlerini, Elektronik belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belgeyi, Dosya planı: Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait listeyi, Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı

sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan , Güvenli elektronik imza: İmza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan , nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve belgede sonradan herhangibir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzayı, ifade eder

Kamu kurum ve kuruluşları arasında yazılı iletişim kâğıt kullanılarak veya elektronik ortamda yapılır. Kâğıtla yapılan resmî yazışmalarda daktilo veya bilgisayar kullanılır.

Faksla yapılan yazışmalarda Hemen işlem yapılabilir ancak bunların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.

Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri dikkate alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir. Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır.

Bu adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler . Bu adreslerin belirlenmesinde koordinasyon Başbakanlık tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu adresler arasında yapılır.

Nüsha sayısı Kağıt kullanılarak hazırlanan resmî yazılar en az (2) iki nüsha olarak düzenlenir.

Belge boyutu Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) veya A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır.

Yazı tipi ve karakter boyutu Bilgisayarla yazılan yazılarda " Times New Roman" yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

Başlık Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir. Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.

Devlet Personel Başkanlığı İlk satıra "T.C." kısaltması, İkinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle Üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. BAŞLIKTA YER ALAN BİLGİLER ÜÇ SATIRI GEÇEMEZ. T.C. BAŞBAKANLIK Devlet Personel Başkanlığı

T.C. KIRKLARELİ VALİLİĞİ Milli Eğitim Müdürlüğü Şehit Asım İlköğretim Okulu Müdürlüğü T.C. KIRKLARELİ VALİLİĞİ MİLLİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ T.C. TRAKYA ÜNİVERSİTESİ EDİRNE MESLEK YÜKSEKOKULU İKTİSADİ PROGRAMLAR BÖLÜM BAŞKANLIĞI

Bölge Müdürlüklerinde ise Bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır T.C. BAYINDIRLIK VE İSKAN BAKANLIĞI Karayolları Genel Müdürlüğü 4.Bölge Müdürlüğü

Sayı ve Evrak Kayıt Numarası Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilir Başlık ile sayı arasında iki aralık bulunur. Yazı alanının en solundaki "Sayı:" yan başlığından sonra yazılır T.C. BAYINDIRLIK VE İSKAN BAKANLIĞI Karayolları Genel Müdürlüğü 4.Bölge Müdürlüğü . Sayı:

Sayı: B .08.4.MEM.202-148-694/253 Kurum evrak kayıt no Kurum Kodu Sayı: İfadesinden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası yazılır. Dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak kayıt numarası yazılır Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur. Sayı: B .08.4.MEM.202-148-694/253 Yasama ,Yürütme Yargı Kodu Kurum evrak kayıt no Kurum Kodu Dosya No

YAZIŞMALARDAKİ KOD DAĞILIMI B . 02 . 0 . PPG . 0 . 12 - 383 -258/427 YASAMA KURUM BİRİM ŞUBE DOSYA YÜRÜTME KODU DAĞILIM NO EVRAK YARGI   KAYIT Resmi yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sistemine ve dosya planına uyulması zorunludur.

Tarih: Yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı gösterir. Tarih bölümü, rakamla, kısaltma yapılmaksızın gün, ay ve yıl aralarına (/) işareti konularak yazılır. Sayı ile aynı hizada olmak üzere yazılır. Yazı alanının en sağında yer alır.

15/03/2005  15/Mart/2005  15.03.2005  15,03,2005 

Yazının Konusu Sayının bir aralık altına yazılır. “Konu:” yan başlığından sonra bir boşluk verilerek yazılır. "T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde , kısa ve özlü bir ifade ile yazılır.

"T.C." kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde kısa ve özlü yazılır. BAYINDIRLIK VE İSKAN BAKANLIĞI Karayolları Genel Müdürlüğü 4.Bölge Müdürlüğü . Sayı: ……… …/…/…. Konu: ………………………….

2 veya 4 boşluk bırakılır. GÖNDERİLEN MAKAM Resmi yazının gönderildiği kurum, kuruluş veya kişi ile bunların bulundukları yer belirtilmektedir. Konu başlığından sonra yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık boşluk verilir. Kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yere ilişkin diğer hususlar küçük harfle ve parantez içinde ikinci satıra yazılır. 2 veya 4 boşluk bırakılır.

KIRKLARELİ VALİLİĞİNE (İl Milli Eğitim Müdürlüğü) Yazının gönderileceği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar; parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır. KIRKLARELİ VALİLİĞİNE (İl Milli Eğitim Müdürlüğü)

Kuruluş dışına gönderilen yazılarda , gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle başlığın ilk satırı hizasına, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtiliir.

Kişilere yazılan yazılarda “Sayın” kelimesinden sonra Ad küçük Soyadı büyük Unvan küçük harflerle yazılır.

İLGİ Gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır. Bir satırı geçerse “ilgi” kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır. İlgide , “…..… tarihli ve…... Sayılı” ibaresi kullanılır.

“İlgi”de yazının sayısı , kurum veya birimin dosya kodu tam olarak belirtilir. “İlgi” tarih sırasına göre yazılır. “İlgi” birden fazla makamın yazısına karşılık veya önceki yazılarla ilgiliyse bunların hepsi belirtilir.

METİN, İlgiden sonra başlayıp “imza” ya kadar süren kısımdır. İlginin son satırından itibaren 2 aralık, İlgi yoksa gönderilen yerden itibaren 3 aralık bırakılır.

Metindeki kelime aralarında, nokta , virgül gibi yazı unsurları arasında Bir (1) vuruş boşluk bırakılır. Paragraf başına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraf başı yapılmazsa bir satır boşluk bırakılır. .

Metin içindeki sayılar Rakamla veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar Rakam ile yazıldıktan sonra parantez içinde yazı ile de yazılabilir. Büyük sayılarda gruplar arasına nokta (.) kullanılır. Kesirleri ayırmak için virgül (,) işareti kullanılır.

BÜYÜK SAYILAR YAZILIRKEN NOKTA (.) KULLANILIR

Sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için virgül ( , ) kullanılır. Yüzyirmibeş tam yüzde onaltı 125,16

RESMİ YAZI Alt makamlara “Rica ederim.” Üst ve ayni düzey makamlara “Arz ederim.” Üst ve alt makamlara dağılımlı olarak yazılan yazılar “Arz ve rica ederim” biçiminde bitirilir.

İMZA ; Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazılır. Makam sahibinin adı ve soyadı yazı alanının en sağında yer alır. İmza ad ve soyadın üzerinde yer alır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar.

Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, Birinci satıra İmzalayanın ADI-SOYADI İkinci satıra YETKİYİ VEREN MAKAM Üçüncü satıra İMZALAYAN MAKAMIN ÜNVANI Yazılır.

Yazının vekaleten imzalanması durumunda BİRİNCİ SATIRA ; İMZALAYANIN ADI-SOYADI İKİNCİ SATIRA ; VEKALET BIRAKAN MAKAM YAZILIR.

YAZININ İKİ YETKİLİ TARAFINDAN İMZALANMASI DURUMUNDA ÜST MAKAM SAHİBİNİN ADI VE İMZASI SAĞ TARAFTA BULUNUR. İmza İmza Peyami ŞEN Ahmet BEYAZ Genel Müdür Yardımcısı Genel Müdür

Yazının ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda Üst makam sahibinin adı ve imzası solda olmak üzere , yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.

ONAY GEREKLİ YAZILARIN İLGİLİ BİRİM TARAFINDAN TEKLİF EDİLMESİ, YETKİLİ MAKAM TARAFINDAN ONAYLANMASIDIR Yazı onaya sunulurken; imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle “OLUR” yazılır. “OLUR” un altında onay tarihi bulunur. Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı – soyadı ve altına ünvanı yazılır.

YAZIYI TEKLİF EDEN BİRİM İLE ONAY MAKAMI ARASINDA MAKAMLAR VARSA BUNLARDAN ONAY MAKAMINA EN YAKIN YETKİLİ “Uygun görüşle arz ederim” İFADESİ İLE ONAYA KATILIR. Bu ifadede , teklif edilen birim ile Onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır.

ELEKTRONİK ORTAMDA HAZIRLANAN YAZIYA ONAY VERECEK YETKİLİ KİŞİ YAZIYI ELEKTRONİK İMZASI İLE İMZALAR.

YAZININ EKLERİ İmza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılır. Yazı alanının sol tarafına “EK/EKLER” ifadesi kullanılarak altına yazılır. Birden fazla ek varsa numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.

YAZI EKLERİNİN DAĞITIMDA BAZI YERLERE GÖNDERİLMEDİĞİ DURUMDA “Ek konulmadı” “Ek …. Konulmadı” Yada “ Ek ….. Konuldu” şeklinde ifade kullanılır.

DAĞITIM Yazıların GEREĞİ ve BİLGİ VERMEK İÇİN Gönderildiği yerleri belirten kısımdır. Eklerden sonra , uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının sol tarafına yazılır. Ek yoksa ; Dağıtım “Ekler” in yerine yazılır.

GEREĞİ bölümüne ; yazının gereğini yerine getirecek olanlar BİLGİ bölümüne ; yazı ile ilgili bilgilendirilmek istenenler PROTOKOL sırasına uygun olarak yazılır. “Bilgi” kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan “DAĞITIM” başlığının altına yazılır.

“Bilgi” kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan “DAĞITIM” başlığının altına yazılır. Gereği: Bilgi: Başbakanlığa Cumhurbaşkanlığı Genel sekreterliği DAĞITIM: 81 İl Valiliğine

PARAF Yazının kurum içinde kalan nüshası , yazıyı hazırlayan en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır. Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.

El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır. Yazıyı paraflayan kişilerin ünvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır. (:) işareti konduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır.

Evrak hazırlanırken, başka birimlerle işbirliği yapılmış sa; Paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak Koordinasyon Yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf biçimine uygun olarak düzenlenir.

Adres Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde yazılır. Sayfa sonuna soldan başlayarak yazılır. Yazıyı gönderen kurum veya kuruluşun adresi, telefonu, faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.

Yazı ile ilgili daha ayrıntılı bilgi alabilmek için basvurulacak kişinin adı , soyadı ve ünvanı adres bölümünün sağında yer alır.

GİZLİ YAZILAR Gizlilik dereceleri ÇOK GİZLİ GİZLİ ÖZEL HİZMETE ÖZEL Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Gizlilik dereceleri ÇOK GİZLİ GİZLİ ÖZEL HİZMETE ÖZEL KİŞİYE ÖZEL Şeklinde görev alanı ve hizmetin özelliğine göre kurumlarca belirlenir.

Gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harfle kırmızı renkli olarak yazılır.

Günlü Yazılar Öncelik verilmesi gereken durumlarda : Yazıya cevap verilmesi gereken tarih yazının içinde belirtilir.

Yazının İvedi veya Günlü olduğu sayfanın sağ üst kısmında Büyük harflerle Kırmızı renkli olarak belirtilir. Resmi yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum veya kuruluşa TEKİT yazısı yazılır.

İVEDİ

SAYFA NUMARASI Yazı alanının sağ altına, Toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir. 1/9 2/7 5/32

Aslına uygunluk onayı Yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa, örneğinin uygun bir yerine İfadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir. "Aslının aynıdır."

Kayıt Kaşesi Gelen evrak kayıt kaşesi kullanılarak kayıt edilir. Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır, hangi birimi ilgilendiriyorsa, o birimin karşısına gereği yapılmak veya bilgi verilmek üzere (x) işareti konulur Ek olduğunda en alt sütuna adedi belirtilir.  

Her kurum örneğe benzer bir kaşe hazırlar ve kullanır. TAŞRA TEŞKİLATI MERKEZ TEŞKİLATI

Yazıların Gönderilmesi Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde Yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına , ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir. HİZMETE ÖZEL GÜNLÜDÜR HİZMETE ÖZEL

Çok gizli yazılar Çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur Çok gizli yazılar Çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur. Zarfın kapanma yerine hazırlayanın parafı atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır. İç zarf üzerine iletişim bilgileri yazılır. Yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve ortalarına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir.

İç zarf tamamlandıktan sonra ÇOK GİZLİ YAZILAR İç zarf tamamlandıktan sonra İki suret evrak senedi dıs zarf içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz. İvedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilebilir.

19 yüzyılda klavyeli tek büro makinesi olan yazı makinelerini 2-3 parmakla ve bakarak Kullanmak yeterli STANDART TÜRK KLAVYESİ bulunuyordu. Ancak 20. yüzyılın başlarında, her dilin özelliklerine uygun yeni Klavyeler kullanılmaya başlanmıştır. Ülkemizde 1945 yılında başkanlığımızın öncülüğünde dilimizin özelliklerine uygun “Standart Türk Klavyesi”ni (F klavye) hazırlama çalışmaları başlatılmış ve bu çalışmalar 20 Ekim 1955 tarihinde sonuçlandırılarak yeni klavyenin kullanımına geçilmiştir.

Gelişen teknoloji ile birlikte klavye, yalnızca yazı makinelerinin değil; teleks, entertip, bilgisayar, elektronik dizgi makinesi gibi yazıcı makinelerinin de ayrılmaz bir parçası olmuştur. Nitekim Türk Standartları Enstitüsü, standardın adını “İki Elle Kullanılan Alfanümerik Klavyelerin Temel Düzeni” şeklinde değiştirerek TS 2117’yi 1979 yılında yeniden yayınlamıştır. Türk Standartları Enstitüsü, 1991 yılında yaptığı yeni düzenlemede, bu standartların mecburi standart olarak yürürlüğe konulmasını ilgili bakanlığa önermiştir. Ayrıca, Bakanlığmızca da Sanayi ve Ticaret Bakanlığına gönderilen ilgili yazıda, TS 2117’nin mecburi standart haline getirilmesi teklif edilmiştir.

Ticaret Meslek Liseleri başta olmak üzere Bakanlığımıza bağlı okullarda ve yetişkinler için düzenlenen kurslarda, “Standart Türk Klavyesi”ni esas alan yazı makinelerinde “on parmakla bakmadan yazma metoduyla” yüz binlerce kişi eğitilmiştir. Dünya Daktilografi Şampiyonları’na katılan Türk yarışmacılar, bu klavye ile şampiyonluklar kazanmışlar ve rekorlar kırmışlardır. Bu başarılarda “Standart Türk Klavyesinin” yararı geçerliliği kanıtlanmıştır. 2001-2002 öğretim yılından itibaren Ticaret ve Turizm Öğretim Okullarında daktilografi dersleri kaldırılarak klavye dersleri kaldırılarak klavye öğretiminin bilgisayar ortamında verilmesine geçilmiştir.

Bu olumlu gelişmelere rağmen, 47 yıl öncesinde klavye karışıklığı günümüzde tekrar gündeme gelmiştir. Nitekim son günlerde çeşitli basım ve yayın organlarında “F ve Q” klavye konulu yayınlar yapılmaktadır. Bu yayınların büyük bir çoğunluğunda F klavyenin Q klavyeye göre daha hızlı kullanıldığı, kullanıcılara zaman tasarrufu sağladığı, Türkçe dışındaki dillerde de bu kolaylığın aynen geçerli olduğu ifade edilmektedir. Bu konuda verilen bir örnekte, yabancı dille F klavye ile yapılan yazışmalarda Q klavyeye göre iki kat daha hızlı yazılabildiği belirtilmektedir.

Bu açıklamalar doğrultusunda, Bakanlığımıza bağlı her tür ve kademedeki okul ve kurumlarda, başta bilgisayar olmak üzere, her türlü makinelerde, klavye kullanımı temini aşağıdaki esaslara göre yapılacaktır. Bakanlığımız ve bağlı kuruluşları ile her derecede ve türdeki okul ve kurumlarda TS 2117nolu “Standart Türk Klavyesi” (F klavye) kullanılacaktır. Halen Q klavyeye göre üretilmiş makinelerin klavyeleri kademeli olarak “Standart Türk Klavyesine” mahalli imkanlarla dönüştürülecektir. Bu bağlamda, klavyeli makineler satın alınırken veya bağış yoluyla temin edilirken, “Standart Türk Klavyesi”ne göre üretilmiş olmasına dikkat edilecektir. Daha önce Q klavyeye beceri kazanan personelin, “Standart Türk Klavyesine” geçiş eğitimlerini sağlamak üzere, Ticaret Meslek Lisesi Müdürlüklerince mahalli kurslar düzenlenecektir. Bakanlığımız Meslek Teşkilatında görev yapan personel için düzenlenecek “Standart Türk Klavyesi Kursları” Ticaret ve Turizm Öğretimi Genel Müdürlüğü ile Hizmet içi Eğitim Dairesi Başkanlığı işbirliğinde gerçekleştirilecektir.

SABRINIZ İÇİN TEŞEKKÜRLER