T.C. ORDU ÜNİVERSİTESİ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İÇ KONTROL ÇALIŞMASI Hazırlayan:Emrullah KOTAN

SUNUM PLANI İç Kontrol Nedir? İç Kontrolün Amaçları ve Temel İlkeleri İç Kontrolün Faydaları Nelerdir? Kamu İç Kontrol Standartları Nelerdir? Kamu İç Kontrolde Rol ve Sorumluluklar Nelerdir? Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının Sorumlulukları? İç kontrol kapsamında izlenmesi gereken yol nedir?

İç Kontrole İlişkin Mevzuat 5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği

İç Kontrol Sistemi ‘İç Kontrol Sistemi’ 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun beşinci kısmında düzenlenmiştir.Söz konusu Kanuna dayanılarak çıkarılan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar’da Kamu idarelerinin,İç Kontrol Standartları’na uymakla yükümlü olduğu belirtilmiştir.Söz konusu Kanun ile iç kontrol sisteminin kurulması kamu idareleri için zorunlu hale gelmiştir.

İç Kontrol Nedir? İç Kontrol, İdarenin bütün birimlerindeki faaliyetleri ve kararlarını kapsayan, İdarenin hedeflerine ulaşmasında makul güvence sağlayan, İdarenin her seviyesinde görev yapan personelinde oluşan, İdareden bağımsız bir sistem olmayıp mevcut sistemlerle bir bütün olan Yönetim Sürecidir. İç Kontrol, Kurumların hedeflerine ulaşması ve bu yolda ilerlerken önlerine çıkabilecek belirsizlikleri en aza indirmek amacıyla uygulanan bir süreçtir. İç Kontrol,en üst kademedeki yöneticiden en alt seviyedeki çalışana kadar Üniversitemizdeki Tüm Personelin sorumluluğundadır. 5018 Sayılı Kanun Md.55

İç Kontrolün Amaçları Kamu gelir, gider, varlık ve yükümlülüklerinin etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yönetilmesini,   Kamu idarelerinin kanunlara ve diğer düzenlemelere uygun olarak faaliyet göstermesini, Her türlü mali karar ve işlemlerde usulsüzlük ve yolsuzluğun önlenmesini, Karar oluşturmak ve izlemek için düzenli, zamanında ve güvenilir rapor ve bilgi edinilmesini, Varlıkların kötüye kullanılması ve israfını önlemek ve kayıplara karşı korunmasını sağlamaktır.

İç Kontrolün Temel İlkeleri İdarenin yönetim sorumluluğu çerçevesinde yürütülür. İç kontrol faaliyet ve düzenlemelerinde öncelikle riskli alanlar dikkate alınır.   İç kontrol konusunda tüm çalışanların rol ve sorumluluğu aynı olmamakla birlikte işlem sürecinde yer alan bütün görevlileri kapsar. İç kontrol malî ve malî olmayan tüm işlemleri kapsar. İç kontrol sistemi yılda en az bir kez değerlendirilir ve alınması gereken önlemler belirlenir. İç kontrol düzenleme ve uygulamalarında mevzuata uygunluk, saydamlık, hesap verebilirlik ve ekonomiklik, etkinlik, etkililik gibi iyi malî yönetim ilkeleri esas alınır. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Md.6

İç Kontrolün Faydaları Kaynakların etkili bir şekilde yönetilmesini sağlar. Varlıkların korunması konusunda güvence verir. Kamu idarelerinin kanunlara uygun olarak faaliyet göstermesini sağlar. Mali karar ve işlemlerde usulsüzlüğü önler. Faaliyetlerde etkinlik ve verimliliği artmasını sağlar. Karar oluşturmak ve izlemek için güvenilir bilgi edinilmesini sağlar. Hesap verme mekanizmasını güçlendirir.

Kamu İç Kontrol Standartları Nelerdir? Maliye Bakanlığınca çıkarılan tebliğde (5) başlık altında toplam (18) standart ve her bir standart için gerekli (79) genel şartlar belirlenmiştir. Sağlam bir iç kontrol sistemi için kontrol ortamı uygun bir zemin sağlar.Risk değerlendirme sonuçlarına göre belirlenen kontrol faaliyetleri gerçekleştirilerek kurumun hedefleri önündeki engeller bertaraf edilir veya en aza indirilir.Bilgi ve iletişim kanalları kullanılarak tüm bileşenler desteklenir,yönetici ve personele gerekli bilgi sağlanır,sistem yönetim tarafından izleme yapılarak geliştirilir.

KAMU İÇ KONTROL STANDARTLARI KONTROL ORTAMI STANDARTLARI RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI İZLEME STANDARTLARI İç Kontrolün Değerlendirilmesi Kontrol Startejileri ve Yöntemleri Bilgi ve İletişim Etik değerler ve Dürüstlük PLANLAMA VE PROĞRAMLAMA İç Denetim Raporlama Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler RİSKLERİN BELİRLENMESİ VE DEĞERLENDİRİLMESİ Prosedürlerin Belirlenmesi ve Belgelendirilmesi Kayıt ve Dosyalama Sistemi Personelin Yeterliliği ve Performansı Görevler Ayrılığı Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Yetki Devri Hiyerarşik Kontroller Faaliyetlerin Sürekliliği Bilgi Sistemleri Kontrolleri

A.Kontrol Ortamı Çalışanların, kurumun varlık sebebini, kendi görev ve sorumluluklarının neler olduğunu, hangi fiil ve davranışlarının kabul edilebilir, hangilerinin kabul edilemez olduğunu bildikleri, Görev tanımları çerçevesinde kendilerine verilen işlerin yürütülmesi için eğitim ve donanım başta olmak üzere çalışanlara gerekli kaynakların tahsis edildiği, Kurum çalışanları ve birimleri arasında raporlama ve hiyerarşik ilişkilerin açık ve net olarak belirlendiği bir ortam, Amaçların gerçekleştirilmesi için uygun bir çalışma ortamının var olduğuna işaret eder. Kişisel ve mesleki dürüstlük ilkeleri Kurumsal yapı

B.Risk Değerlendirme İç Kontrol faaliyeti risk esaslı olarak gerçekleştirilmelidir. Risk değerlendirmesi kurumun, faaliyetlerde etkinlik, mali raporlarda güvenilirlik ve düzenlemelere uyum hedeflerini olumsuz etkileyecek iç ve dış olayların tespit ve analiz edilerek bunlara uygun cevaplar verilmesini belirleme sürecidir. Öncelikle kurumun amaçları açık, net ve tutarlı biçimde belirlenmelidir Amaçlar belirlendikten sonra amaçlarla bağlantılı iç ve dış kaynaklı riskler tanımlanır,değerlendirilir ve alınacak tedbirler kararlaştırılır.

C.Kontrol Faaliyetleri Kontrol faaliyetleri, kurumun amaçlarına ulaşmasını etkileyebilecek risklerle başa çıkmak üzere belirlenen ve uygulamaya konulan politikalar ve prosedürlerdir. Kontrol faaliyetleri riskleri kabul edilebilir düzeylerde yönetmek için kullanılır. Risklerin çeşidine göre, önleyici, tespit edici ve düzeltici her türlü kontrol faaliyeti belirlenir ve uygulanır. Kontrol Faaliyetleri Çeşitleri Yetki onay prosedürü Görevlerin ayrılığı Hiyerarşik kontroller Kayıt ve dosyalama Bilgi Teknolojileri Kontrolleri

D.Bilgi ve İletişim Bilgi ve iletişim, kurumu ilgilendiren iç ve dış bilgilerin belirlenmesi, elde edilmesi, işlenmesi ve kurum içindeki ve dışındaki ilgililere zamanında iletilmesidir. Çalışanların görev ve sorumluluklarını yerine getirebilmesi, Sağlıklı karar alabilmesi, Şeffaf ve hesap verebilir bir şekilde raporlama yapabilmesi, Hedeflerin gerçekleşme performansının takip edilmesi, Risklerin yönetilebilmesi, için gereklidir.

E.İzleme İç kontrol sisteminin tasarım ve işleyişinin sürekli ve belirli aralıklarla değerlendirilmesi ve alınması gereken önlemlerin belirlenmesi sürecidir. İç kontrol sisteminin, değişen hedeflere, ortama, kaynaklara ve risklere ayak uydurabilmesi için yönetim tarafından değerlendirilmesi gerekir. İzleme Yöntemleri Hiyerarşik Kontroller İç denetim faaliyetleri İç kontrol öz değerlendirme faaliyetleri

İç Kontrolde Rol ve Sorumluluklar Nelerdir? Üst Yönetici (Rektör);İç kontrol sisteminin kurulması ve gözetilmesi ile yazılı prosedür ve talimatların oluşturulmasından sorumludur. İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu;Birimlerin faaliyetleri ile ilgili bilgiye sahiptir.Eylem Planında yer alan eylemlerin izlenmesinden,değerlendirilmesinden ve alınması gereken önlemlerin tespit edilmesinden sorumludur.

Harcama Yetkilileri;Yeterli ve etkili bir iç kontrol sisteminin oluşturulması için gerekli önlemlerin alınmasından ve iç kontrolün işleyişinden sorumludurlar. Birim Koordinatörleri;Birimlerinde Eylem Planındaki eylemlerin gerçekleştirilmesini koordine etmekten sorumludur. Çalışma Grubu;Birimlerde eylemlerin gerçekleştirilmesini sağlamak üzere oluşturulur.

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının Sorumluluğu Koordinasyon Konsolidasyon Veri Toplama İzleme Kontrol Muhasebe Raporlama Danışmanlık Strateji Geliştirme Daire Başkanı,Mali yönetim ve kontrol alanındaki görevlerini yerine getirmekten Rektöre karşı sorumludur.

İç Kontrolle İlgili Doğru Bilinen Yanlışlar İç Kontrol sadece mali iş ve işlemleri kapsar. İç kontrol hem mali hem de mali olmayan iş ve işlemleri kapsar. İç kontrol sadece ön mali kontrolden oluşur. İç kontrol sitatik bir sistemdir. İç kontrol bir kere kurulan ve ilk kurulduğu şekliyle uygulanan statik bir sistem değildir.İç kontrol dinamik bir sistemdir,sürekli gözden geçirilmesi ve geliştirilmesi gerekir.

İç Kontrol Kapsamında İzlenmesi Gereken Yol İç kontrol sisteminin oluşturulması çalışmalarının,üst yöneticinin (Rektörlük makamının)gözetiminde, -Mali Hizmetler Biriminin teknik desteği ve koordinatörlüğünde, -Harcama Birimlerinin bizzat katılımıyla ve uygulamasıyla, -İç Denetim Biriminin (oluşturulacak)danışmanlık desteğiyle yürütülmesi gerekmektedir.

İyi çalışmalar… 24/09/2014 Şerafettin YILMAZ Strateji Geliştirme Daire Başkanı