İç Kontrol Sistemi ve İç Kontrol Standartları T.C. ARDAHAN ÜNİVERSİTESİ Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı İç Kontrol Sistemi ve İç Kontrol Standartları 1

İnsan kaynağını iyi yöneten, işini de iyi yönetir. "En Önemli Kaynak İnsan Kaynağıdır" İnsan kaynağını iyi yöneten, işini de iyi yönetir.  İnsanı iyi yönetebilmek için öncelikle stratejiyle uyumlu bir organizasyon yapısı kurulmalıdır.  2

Kurumlar sürekliliğini sağlamak için misyon, vizyon ve stratejiler ile uyumlu insan kaynakları sistemleri geliştirmelidirler. 3

Kontrol; yönetimin önceden belirlenen amaç ve hedeflere ulaşmak için aldığı tedbirler olarak tanımlanabilir. Kurumsal amaçlara ulaşılması, hedeflerin gerçekleştirilmesi, amaç ve hedeflere ulaşılmasının önündeki belirsizlik ve risklerin yönetilmesine yönelik olarak alınan önlemlerin tümü kontrol kapsamındadır. 4

İç Kontrol Kurumun misyonunu gerçekleştirebilmesi ve amaçlarına ulaşabilmesi için gerekli tüm araçlar (insan kaynakları, bütçeleme, kurumsal kültür,sistem ve süreçler, politika prosedürler)’dır. 5

Genel Olarak İç Kontrol İç kontrol; idarenin amaçlarına, belirlenmiş politikalara ve mevzuata uygun olarak faaliyetlerin; etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde yürütülmesini, varlık ve kaynakların korunmasını, muhasebe kayıtlarının doğru ve tam olarak tutulmasını, mali bilgi ve yönetim bilgisinin zamanında ve güvenilir olarak üretilmesini sağlamak üzere idare tarafından oluşturulan; organizasyon, yöntem ve süreçler iç denetimi kapsayan mali ve diğer kontroller bütünüdür. 5018 sayılı Kanun madde 55  6

İç Kontrolün Özellikleri İç kontrol, mali iş ve işlemlerle sınırlı değildir. En üst kademeden en alt kademeye tüm kurum çalışanlarının sorumluluğundadır. İç kontrolün oluşturulması, işletilmesi, izlenmesi ve geliştirilmesinden yönetim sorumludur. İç kontrol konusunda tüm çalışanların rol ve sorumluluğu aynı değildir. İç kontrol, belli noktalarda, belli alanlarda ve belli zamanlarda değil; tüm faaliyetleri kapsayan devamlılık esasına dayanan bir süreçtir. Sadece yazılı dokümanlara dayanmaz. Güçlü ve pozitif bir ortamı da ifade eder. 7

İÇ KONTROL SORUMLULUĞU Üst yönetici (Rektör): Sistem kurma ve gözetim Mali hizmetler birimi (Strateji Geliştirme DB): Sistemin kurulması, standartların uygulanması çalışmaları ve ön mali kontrol Harcama yetkilileri: Uygulama ve ön mali kontrol İç Denetim Birimi 8

Rektörün Sorumluluğu Rektör, Mali Yönetim ve İç Kontrol Sisteminin; Kurulması İşleyişi Gözetilmesi İzlenmesi konusunda Milli Eğitim Bakanına karşı sorumludur. Rektör, bu sorumluluğun gereklerini harcama yetkilileri, mali hizmetler birimi ve iç denetçiler aracılığıyla yerine getirir. 5018 Sayılı Kanun Md.11, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Md.8 9

Harcama Birimlerinin Sorumluluğu Görev ve yetki alanları çerçevesinde; İdari ve malî karar ve işlemlere ilişkin olarak iç kontrol standartlarının belirlenmesi ve iç kontrolün işleyişinden, Mesleki değerlere ve dürüst yönetim anlayışına sahip olunmasından, Malî yetki ve sorumlulukların bilgili ve yeterli yöneticilerle personele verilmesinden, Belirlenmiş standartlara uyulmasının sağlanmasından, Mevzuata aykırı faaliyetlerin önlenmesinden sorumludurlar. Üst Yöneticiler ve Harcama Yetkilileri ayrıca her yıl, iş ve işlemlerinin amaçlara, iyi malî yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiğini içeren iç kontrol güvence beyanını düzenler ve birim faaliyet raporlarına eklerler. İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Md.8 10

Strateji Geliştirme Daire Başkanlığının Sorumluluğu İç Kontrol Sisteminin, Kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak İç Kontrol ve ilgili diğer mevzuatın uygulanması konusunda üst yöneticiye ve harcama yetkililerine gerekli bilgileri sağlamak ve danışmanlık yapmak Ön Mali kontrol hizmetlerini yürütmek *5018 Sayılı Kanun Md.60, İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar Md. 8 *Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik Md.5 11

İç Denetim Biriminin Sorumluluğu İç Kontrol sistemini denetlemek İç Kontrol sisteminin yeterliliği, etkinliği ve işleyişi ile ilgili olarak Yönetime, Bilgi sağlamak, Değerlendirme yapmak, Önerilerde bulunmak Üst yönetici İç Denetçilerden, iç kontrol ilkelerine ve iç kontrol sisteminin oluşturulmasına yönelik görüş alabilir.

Birimi (Strateji Gel.Bşk) İç Kontrol Sisteminin Yapısı MİLLİ EĞİTİM BAKANI İç Denetim Birimi REKTÖR (Üst Yönetici) Mali Hizmetler Birimi (Strateji Gel.Bşk) Muhasebe Birimi Harcama Birimi Harcama Birimi Harcama Birimi Ön Mali Kontrol Alanı İÇ KONTROL SİSTEMİ 13 13

Türkiye Kamu İç Kontrol Standartları 14

Kamu İç Kontrol Standartları Kamu İç Kontrol Standartları, COSO modeli, INTOSAI Kamu Sektörü İç Kontrol Standartları Rehberi ve Avrupa Birliği İç Kontrol Standartları çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirlenerek Kamu İç Kontrol Standartları Tebliği 26.12.2007 tarihli Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Üniversitemizde iç kontrol sisteminin bu Standartlara uyumunu sağlamak üzere; Yapılması gereken çalışmaların belirlenmesi, Bu çalışmalar için Eylem Planı oluşturulması, Gerekli prosedürler ve ilgili düzenlemelerin hazırlanması çalışmalarının yürütülmesi gerekmektedir. 15

Kamu İç Kontrol Standartları 1. Kontrol Ortamı 2. Risk Değerlendirmesi 3. Kontrol Faaliyetleri 4. Bilgi ve İletişim 5. İzleme 16

Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler Risklerin Belirlenmesi ve Etik Değerler ve Dürüstlük Planlama ve Programlama Kontrol Stratejileri ve Yönetimleri Bilgi ve İletişim İç Kontrolün Değerlendirilmesi Misyon Organizasyon Yapısı ve Görevler Risklerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Prosedürlerin Belirlenmesi ve Değerlendirilmesi Raporlama İç Denetim Personelin Yeterliliği ve Performansı Hiyerarşik Kontroller Kayıt ve Dosyalama Sistemi Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Yetki Devri Görevler Ayrılığı Faaliyetlerin Sürekliliği Bilgi Sistemleri Kontrolleri

1. KONTROL ORTAMI STANDARTLARI Etik Değerler ve Dürüstlük Destek olmak, Örnek olmak, Etik kurallara uymak, Dürüstlük, Adil ve eşit davranış, Güvenilir bilgi ve belge, 18

KONTROL ORTAMI STANDARTLARI Misyon, Organizasyon Yapısı ve Görevler Misyon belirlenmeli, Teşkilat şemaları oluşturulmalı, Görev tanımları belirlenmeli, Görev dağılımları yapılmalı, İş akış şemaları oluşturulmalı, Raporlama sistemi oluşturulmalı, 19

KONTROL ORTAMI STANDARTLARI Personelin Yeterliliği ve Performansı Yeterli bilgi ve deneyim Uygun personel Liyakat sistemi Eğitim Değerlendirme İnsan kaynakları yönetimi 20

KONTROL ORTAMI STANDARTLARI Yetki Devri Sınırları belirlenmeli, Yazılı olmalı, Yeterli bilgi ve deneyim sahibi olmalı, Personele duyurulmalı, Sonuçları kontrol edilmeli, 21

2. RİSK DEĞERLENDİRMESİ STANDARTLARI Risk bir kurumun hedeflerine ulaşması üzerinde etkili olabilecek belirsizliktir. Kurumun hedefleri belirlenmiş ve bu hedefler stratejik plan, bütçe ve prosedürlerle açıklığa kavuşmuş olmalıdır. 22

RİSK DEĞERLENDİRMESİ STANDARTLARI Risk Göstergeleri Bütçe rakamlarının büyüklüğü veya bu rakamlarda önemli değişiklik olması, Yapısal olarak riskli alanların varlığı, Büyük ölçekli ihaleler Teknoloji ve altyapı yatırımları Yönetim ve bilgi sistemindeki zafiyetler Yeni veya acil faaliyetlerin ortaya çıkması, Yönetim ve sorumluluk alanlarında karışıklık, 23 23

Risk Göstergeleri Güvenilir, bağımsız ve güncel bilginin olmaması Daha önce denetim yapılmamış olması Hizmetlerle ilgili şikayet ve davaların olması İç kontrol sistemlerinin yetersizliği Doğal afetler Kamuoyu ve Basın Bilgisi 24 24

RİSK DEĞERLENDİRME STANDARTLARI Planlama ve Programlama Stratejik plan hazırlaması Performans programı hazırlanması Risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesi Risklerin tanımlanması Risklerin gerçekleşme olasılığı ve muhtemel etkileri analiz edilmelidir Risklere karşı alınacak önlemler 25

3. KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Kontrol Faaliyetleri; tanımlanan ve değerlendirilen risklerin yönetilmesi amacıyla oluşturulan tüm prosedür, uygulama, kararlardır. Her seviyede ve her faaliyet alanında bulunmalıdır. 26

KONTROL FAALİYETLERİ STANDARTLARI Kontrol stratejileri ve yöntemleri Prosedürlerin belirlenmesi ve belgelendirilmesi Görevler ayrılığı Hiyerarşik kontroller Faaliyetlerin sürekliliği Bilgi sistemleri kontrolleri 27

4. BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI 2. Raporlama 3. Kayıt ve dosyalama sistemi 4. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi 28

Raporlama Birim faaliyet raporları hazırlanmalı ve duyurulmalı, Birim ve personel, hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmeli, 29

Kayıt ve dosyalama sistemi Kapsamlı bir kayıt ve dosyalama sistemi oluşturulmalı, İlgili personel ve yönetici tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olmalı, 30

5. İZLEME STANDARTLARI 1. İç Kontrolün Değerlendirilmesi 2. İç Denetim 31

İZLEME STANDARTLARI İç Kontrolün Değerlendirilmesi İç kontrol sistem yılda en az bir kez değerlendirilmeli. Bu değerlendirmede iç kontrol sisteminin eksik yönleri, uygun olmayan yönleri tespit edilmeli ve gerekli tedbirler alınmalı. Değerlendirme yapılırken ilgili birim yöneticisi ve personelinin görüşleri alınmalı. Değerlendirmede; iç ve dış denetim raporları, şikayet, istek ve öneriler dikkate alınmalı. 32

İÇ KONTROL SÜRECİ İŞLEMİN ADI TARİHİ İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlık Onayı √ Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı Hazırlama Grubunun Kurulması İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulunun Kurulması Ekinde Eylem Planı Taslağı Olan Bir Rapor Hazırlanması Raporun Görüşülmesi Eylem Planının Üst Yöneticiye Sunulması Eylem Planının Üst Yönetici Tarafından Onaylanması Eylem Planının Maliye Bakanlığına Gönderilmesi Eylemlerin Uygulamaya Konulması 30.06.2011'e kadar 33

İç Kontrol Nerede Başlar? Üniversite Birim Personel Kişilik Personelin kişiliğinde (ruhunda) başlar ve tüm çevresine halka halka yayılır. 34 34

Amaçlara ulaşmayı engelleyebilecek Gerçekleşmesini istediğimiz sonuçlar Riskler Amaçlara ulaşmayı engelleyebilecek olaylar ya da durumlar Kontroller Riskleri bertaraf ederek ya da minimize ederek amaçlara ulaşmayı sağlayan araçlar ve yöntemler Sonuçlar 35 35

ÖNYARGILAR… YANLIŞ: İç kontrol güçlü politikaların ve prosedürlerin kurulmasıyla başlar. DOĞRU: İç kontrol güçlü kontrol ortamıyla başlar. YANLIŞ: İç kontrol sadece mali bir konudur. DOĞRU: İç kontrol kurumun tüm fonksiyonlarını kapsamakta ve kurumun her alanını ilgilendirmektedir. YANLIŞ: İç kontrol çoğunlukla varlıklar, nakit faturaları ve nakit ödemeleri ile ilgilidir. DOĞRU: İç kontroller işin her yönüyle iç içedir. YANLIŞ: İç kontrol bir kere kurulan ve uygulanan bir sistemdir. DOĞRU: İç kontrol yaşayan bir süreçtir. Sürekli gözden geçirilmesi ve gerektiğinde geliştirilmesi gerekir. YANLIŞ: İç kontrolden sadece belli kişiler ve belli birimler sorumludur. DOĞRU: İç kontrolden kurumda çalışan tüm personel sorumludur. 36