Defterdarlıklar İç Kontrol Eğitimi 10 Mart-27 Nisan 2013 BİLGİ VE İLETİŞİM Defterdarlıklar İç Kontrol Eğitimi 10 Mart-27 Nisan 2013 Strateji Geliştirme Başkanlığı

İÇERİK Bilgi Bilgi Yönetimi Yönetim Bilgi Sistemleri Kurum İçi ve Dışı İletişim Raporlama Strateji Geliştirme Başkanlığı

Bilgi ve Iletişim Bilgi Çeşitleri Bilginin Özellikleri Bilgi Güvenliği Yönetimi YBS İletişim Raporlama

Bilgi ve İletişim-1 İdareler; Amaç ve hedefleri doğrultusunda, birimlerinin ve çalışanlarının performansının izlenebilmesi, Karar alma süreçlerinin sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi, Hizmet sunumunda etkinlik ve memnuniyetin sağlanması, amacıyla uygun bir Bilgi ve İletişim Sistemine sahip olmalıdır. Strateji Geliştirme Başkanlığı 4

Bilgi ve İletişim-2 Bilgi ve iletişim COSO iç kontrol modelinin beş bileşeninden dördüncüsüdür. İdarede; kontrol ortamı gereklilikleri, risk değerlendirme, kontrol faaliyetleri ve izleme bilgi paylaşımı ve iletişim yoluyla sağlanır. Strateji Geliştirme Başkanlığı 5

Bilgi Çeşitleri Performans Bilgisi Mali Bilgi Mevzuat Bilgisi Yönetsel Bilgi ….. Strateji Geliştirme Başkanlığı 6

Bilginin Özellikleri Zamanlı Tam Anlaşılabilir İlgili Doğru Kullanılabilir Zamanlı: Bilgi, doğru zamanda, ilgili personel tarafından elde edilmeli ve iletilmelidir. İlgili: Bilgi, her bir faaliyet, iş veya eylemin kendisini ilgilendirmelidir. Erişilebilir: Bilgi, gerekli olduğu anda ve gelecekte ihtiyaç duyan kişiler taraf ından erişilebilir olmalıdır. Bilginin elde edilmesini, depolanmasını, iletilebilmesi ve kullanımını kolaylaştırmak üzere kullanıcılara gerekli teknolojik imkânlar sağlanmalıdır. Anlaşılabilir: Tanımlanan bilgi, idarenin tüm kademelerinde yer alan kullanıcılar için aynı anlamı ifade etmelidir. Ayrıca dış paydaşlarla paylaşılan bilgi, kullanıcılar için açık ve anlamlı olmalıdır. Kullanılabilir: Mevcut bilgi, elde edilme amacına uygun olarak kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılamalıdır. Tam: Bilginin içeriği ve şekli etkin ve etkili kullanımı sağlayacak şekilde eksiksiz olmalıdır. Doğru: Bilgi, ilgili olduğu amaç, hedef ve faaliyetlere ilişkin hususları tam ve gerçek olarak yansıtabilmelidir. Güncel: Bilgi, kullanıcıların ihtiyaçlarıyla ilgili ve güncel olmalıdır. Bilginin güncel olmaması, karar alma ve hizmet sunumunu olumsuz etkileyebilir. Yöneticiler ve personel bilginin güncel tutulması için gereken önlemleri almalıdır. Erişilebilir Güncel Strateji Geliştirme Başkanlığı 7

Bilgi Güvenliği Bilgi güvenliği, idare içindeki değerli varlıkların kaybedilmesi, yanlış kullanılması ve zarar görmesini önlemeyi ifade eder. Bilgi; kağıt üzerinde (resmi evrak) elektronik ortamda (bilgisayar, veri tabanı) kişiler arasında sözlü bir şekilde olabilmektedir. Strateji Geliştirme Başkanlığı 8

Bilgi Güvenliğinin Amacı Veri bütünlüğünün korunması Yetkisiz erişimin engellenmesi Mahremiyet ve gizliliğin korunması Sistemin devamlılığının sağlanması Strateji Geliştirme Başkanlığı 9

Bilgi Ihtiyacının Planlanması Bilginin Oluşturulması ve Toplanması Bilgi Yönetimi Bilgi Bilgi Ihtiyacının Planlanması Bilginin Oluşturulması ve Toplanması Bilginin Organizasyonu Bilginin Kaydedilmesi, Dosyalanması ve Arşivlenmesi Bilginin Kullanımı ve Paylaşımı Bilginin Gözden Geçirilmesi ve Korunması Yönetimi YBS İletişim Raporlama

Bilgi Yönetimi Strateji Geliştirme Başkanlığı

Stratejik Amaç ve Hedefler Bilgi İhtiyacının Planlanması Planlama Stratejik Amaç ve Hedefler Performans Hedefleri Bilgi İhtiyacının Belirlenmesi Stratejik Performans Operasyonel Planlama, stratejik amaç ve hedefler ile performans hedeflerinin ve bu hedeflere ulaşmak için bilgi ihtiyaçlarının belirlenmesi ile başlar. Faaliyetlerini etkin bir şekilde sürdürebilmesi amacıyla, operasyonel düzeyden, stratejik düzeydeki faaliyetlere kadar tüm aşamalarda; kimin ne tür bilgiye, ne zaman, hangi kaynaklardan ve hangi kapsamda ihtiyaç duyacağının değerlendirilmesini içermektedir. Strateji Geliştirme Başkanlığı

BilgininToplanacağı Kaynaklar Belgeler (talimatlar, onaylar, makbuzlar, ödeme emirleri…) Müşteriler ve diğer bakanlık ve birimler arasındaki etkileşimler Bütçe planları, tahminler, çalışma planları Raporlar, politikalar ve özet notlar Toplantı dokümanları, gündem ve kararlara ilişkin kayıtlar Bilgisayar ortamındaki her tür veri Diğer kaynaklar Strateji Geliştirme Başkanlığı

Bilgi Oluşturulması ve Toplanması-1 İdare Açısından Bilginin Değerinin Ölçümü, Zamanında Ulaşımı ve İhtiyaçları Karşılamadaki Başarısı Bilgi oluşturulurken ve toplanırken öncelikle bilginin idare açısından değeri belirlenmeli ve bilgiye ihtiyaç duyacak kişilerin bilgiye zamanında ulaşmaları sağlanmalıdır. Oluşturulan veya elde edilen bilginin kullanıcıların ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamadığı periyodik olarak sorgulanmalı ve kullanıcıların bilgileri gerçekten kullanıp kullanmadıkları takip edilmelidir. Strateji Geliştirme Başkanlığı

Bilgi Oluşturulması ve Toplanması-2 Stratejik Performans Operasyonel Tasnif Bilgiler oluşturulacak bilgi havuzlarında toplanmalıdır. Bu bilgiler açık ve anlaşılabilir olmalıdır. Bilgi havuzunda yer alan bilgiler stratejik ve operasyonel düzeyde, bilgi hiyerarşisine uygun olarak tasnif edilerek kullanıma açık tutulmalıdır. Strateji Geliştirme Başkanlığı

Bilginin Organizasyonu Bilgi kullanımında, paylaşımında, arşivlenmesinde ve yok edilmesindeki süreçlerin kolaylaştırılması Bilgiye Erişimde Memnuniyet? Bilginin Zamanında Sunumu? Bilginin organizasyonu ile amaçlanan; bilgi kullanımında, paylaşımında, arşivlenmesinde ve yok edilmesinde idarenin faaliyetleri ile ilişkisinin kurulması, idare ve diğer paydaşlar açısından bu sürecin kolaylaştırılmasıdır Önemli hususlar: Bilgiye erişim konusundaki memnuniyetin ve kullanıcıların bilgi ihtiyaçlarının tespit edilmesi önem arz etmektedir. Kamuoyuna iletilecek bilginin mevcut olması, uygun yer ve zamanda sunulması gerekmektedir. Bilgilerin yasal veya politik sınırlamalara tabi olup olmadığı kontrol edilmelidir. Güncel bir yayın kataloguna sahip olmalı ve idarenin kütüphanesinde depolanmalıdır. İdareler tarafından yayımlanan tüm dokümanlara, idarelerin internet sayfalarında ayrıca yer verilmelidir. Yasal ve Politik Sınırlar? Güncellik ve İnternet Sayfası? Strateji Geliştirme Başkanlığı

Bilginin Kaydedilmesi, Dosyalanması ve Arşivlenmesi Etkili bir yönetimin sağlanabilmesi için; elektronik ortamdakiler dâhil, gelen ve giden her türlü evrak ile daire içi haberleşmenin, iş ve işlemlerin kaydedilmesi, sınıflandırılması, dosyalanması ve arşivlenmesi ile bu hizmetlerin kapsamlı ve güncel bir sisteme sahip olması gerekmektedir. Strateji Geliştirme Başkanlığı

Yönetim Bilgi Sistemleri (YBS) Yönetimi Yönetim Bilgi Sistemi Nedir? YBS İletişim Raporlama

YBS Nedir?-1 YBS, yöneticilerin karar verebilmeleri için ihtiyaç duydukları stratejik bilginin talep edildiği şekilde sunulmasını sağlayan bilgisayar destekli (yazılım ve donanımdan oluşan) sistemlerdir. Doğru ve eksiksiz bilginin doğru kişilere uygun biçimde ulaştırılmasını hedefler. Strateji Geliştirme Başkanlığı

YBS Nedir?-2 İdarenin, Mali verilerini personele ilişkin bilgileri taşınır/taşınmaz varlıklarına ilişkin bilgileri, performans bilgilerini, kurumsal evrak arşivindeki bilgileri vb. karşılaştırarak değerlendirir. Strateji Geliştirme Başkanlığı

Kurum İçi ve Dışı İletişim Bilgi Iletişim Nedir? Etkili Iletişim Kanallarının Özellikleri Iletişimin Genel Ilkeleri Kurum Içi Iletişim Kurum Dışı Iletişim Yönetimi YBS İletişim Raporlama

İletişim Nedir?-1 İletişim, kişiler ve/veya idareler arasında, hizmet sunumu, kararları destekleme ve paylaşma, faaliyetleri yürütme ve koordine etme gibi amaçlarla yapılan bilgi değişimidir. Strateji Geliştirme Başkanlığı

İletişim Nedir?-2 Sağlıklı bir iç kontrol sisteminin geliştirilmesinde ve iç kontrolün diğer unsurlarının nasıl işlediği hususunda yönetime geri bildirim sağlayarak karar alınmasında kilit bir role sahiptir. Strateji Geliştirme Başkanlığı

Etkili İletişim Kanallarının Özellikleri-1 Doğru bilgiyi uygun zamanda sağlayan Kişisel talepleri karşılayan Çalışanları rol ve sorumlulukları hakkında bilgilendiren Raporlamayı destekleyen Çalışanlara, iyileştirmeye yönelik önerilerde bulunma imkanı sağlayan Strateji Geliştirme Başkanlığı

Etkili İletişim Kanallarının Özellikleri-2 Üst yönetimin anlayabileceği mesajlar ileten ve bu şekilde karar almalarını sağlayan Çalışanları iç kontrolün ve karar alınmasının önemi hususunda bilgilendiren Kurum içi ve dışı iletişime yönelik Hedef kitlelerin doğru olarak belirlendiği Strateji Geliştirme Başkanlığı

İletişimin Genel İlkeleri Doğruluk Erişebilirlik Objektiflik Hesap Verilebilirlik Tam Bilgi Farklı Araçlarla İletişim Anlaşılırlık Adil, Hızlı ve Cevaplayıcı İdareler, politika ve programları, hizmetleri ve faaliyetleri hakkında kamuya zamanında, doğru açık, objektif ve tam bilgi sağlamalıdır. Anlaşılır ve sade bir Türkçe kullanılmalıdır. İdareler kamuya sundukları hizmetlerde açık, erişilebilir ve hesap verebilir olmalıdır. İletişimle ilgili çok sayıda araç ve yöntem kullanılmalı ve farklı ihtiyaçların karşılanmasında, farklı alanlardan sağlanan bilgiden yararlanılmalıdır. Hizmet sunumunda, adil, hızlı ve cevaplayıcı olunmalıdır. İdareler iletişim alanındaki teknolojik yenilikleri ve uygulamaları takip edecek bir kapasite ve donanım oluşturmalı ve bu işe uygun kaynak ayırmalıdır. İletişim ihtiyaçları düzenli olarak belirlenmelidir. Açıklık Teknolojik ve Yenilikçi Strateji Geliştirme Başkanlığı

Kurum İçi İletişim-1 Çalışanlara düzenli olarak yazılı veya elektronik ortamda bilgilendirme yapılmalıdır. İdarenin misyon, vizyon ve hedefleri ile özel hedeflerinin, görev ve sorumlulukları çerçevesinde tüm personele duyurulmasına ilişkin gerekli mekanizmalar oluşturulmalıdır. Strateji Geliştirme Başkanlığı

Çalışanların fikir ve önerileri dinlenmeli, görüşleri alınmalıdır. Kurum İçi İletişim-2 Çalışanların fikir ve önerileri dinlenmeli, görüşleri alınmalıdır. Bu amaçla kurum içi iletişim seminerleri ve eğitim programları düzenlenmelidir. Strateji Geliştirme Başkanlığı

Dikey İletişim İdare içinde, faaliyet ve işlemlere ilişkin personelden yöneticilere doğru işleyen bir raporlama sistemi kurulmalıdır. (toplantı tutanakları, birim faaliyet raporları, haftalık veya günlük sözlü veya elektronik ortamda bilgi alışverişi, yöneticinin günlük faaliyetleri izleyebileceği raporlama sistemi v.s.). Strateji Geliştirme Başkanlığı

Yatay İletişim Yöneticilerin kendi aralarında düzenli aralıklarla görev alanları ve yönetimle ilgili sorun ve önerileri hakkında fikir paylaşımında bulunmalarını sağlayacak toplantılar düzenlenmelidir. Strateji Geliştirme Başkanlığı

Önemli konferans ve seminerlerin duyurulması. Kurum Dışı İletişim Bilgi ve Hizmetlere Ulaşım İnternet Sayfası Şikayet ve Dilek Konferans ve Seminerler Performans Programı Vatandaşların kamu idarelerinin bilgi ve hizmetlerine ulaşılabilirliğinin arttırılması gerekmektedir. İdarenin internet sayfasının oluşturularak ihtiyaç duyulan dokümanlara erişim sağlanmalı ve bazı hizmetler 24 saat boyunca bu sayfalar aracılığıyla gerçekleştirilmelidir. Online hizmetlere ilişkin doküman ve verilerin düzenli olarak güncellenmeli ve idarede bu web sayfasının tasarımı ve içeriğinden sorumlu kişilerin belirlenmelidir. Vatandaşların idare ve/veya hizmetlere ilişkin dilek ve şikâyetlerini sunabilecekleri mekanizmalar oluşturulmalıdır. İdareler medyayı, karar alıcılar ve kamuoyu için önemli olan hususlarda bilgilendirme yapılması Önemli konferans ve seminerlerin duyurulması. İdarenin performans programı ve faaliyet raporunun web sayfasında yayımlanması. Faaliyet Raporu Strateji Geliştirme Başkanlığı

Raporlama Raporlama Ağı Raporlama Özellikler Yönetimi YBS İletişim

Raporlama-1 Etkili bir iç kontrol sistemini kurabilmek ve kontrollerin etkililiğinin izlenmesini kolaylaştırmak açısından raporlar önemli bir araçtır. Yöneticiler karar verirken kendilerine sunulan raporları dikkate almalıdırlar. Bu bağlamda, doğru, kısa ve öz raporlar yöneticilerin işini kolaylaştıracaktır. Strateji Geliştirme Başkanlığı

Raporlama-2 Faaliyetlerin gözetimi amacıyla; İdare içinde yatay ve dikey raporlama ağı yazılı olarak belirlenmeli, Birim ve personel, görevleri ve faaliyetleriyle ilgili hazırlanması gereken raporlar hakkında bilgilendirilmeli, Dış raporlama mekanizmaları da dikkate alınmalıdır. Strateji Geliştirme Başkanlığı

Raporlama Ağı-1 Strateji Geliştirme Başkanlığı

Raporlama Ağı-2 Kurum içi yatay raporlama örneği: Bir eğitim programına katılan personelin eğitim sonuçlarına ilişkin hazırlayacağı raporu meslektaşları ile paylaşması, Diğer birimler ile paylaşılan toplantı tutanakları Kurum içi dikey raporlama örneği: Üst yönetime sunulan Konsolide Risk Raporu, Üst yönetime sunulan iç denetim raporları, Üst yönetime sunulan üçer/altışar aylık faaliyet raporları Kurum dışı raporlama örneği: Üst yönetici tarafından hazırlanan ve kamuoyuna duyurulan, Sayıştay ve Maliye Bakanlığına da birer örnekleri sunulan yıllık faaliyet raporları Strateji Geliştirme Başkanlığı

SORULARINIZ Strateji Geliştirme Başkanlığı

Teşekkür Ederiz tasraickontrol@sgb.gov.tr