DENİZLİ 18. TAPU VE KADASTRO BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ PAMUKKALE İyileştirme Takımı Çalışma Raporu

PAMUKKALE İYİLEŞTİRME TAKIMI ÇALIŞMA RAPORU DENİZLİ 18. TAPU VE KADASTRO BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ

ŞUBAT 2012 Antalya Sayfa no İçindekiler 2 PamukkaleTakımı İsim Listesi 3 Sunuş 4 Çalışma Tutanağı 5 Problem Havuzu Oluşturulması 6 Sorunların Analiz Çalışması ve Puanlaması 7-8 Problem Nedenleri ve Çözüm Önerileri 9-10 Pamukkale İyileştirme Takımı Çalışma Raporu DENİZLİ 18. TAPU VE KADASTRO BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ

PAMUKKALE TAKIMI İSİM LİSTESİ Çalışmanın Yapıldığı Yer : Starlight Convention Tahalossa Spa Otel   İyileştirme Takımını Adı : Pamukkale Takımın Lideri : Ayşe ÇİN Takımın Raportörü : Nagehan YAMAKOĞLU Takım Üyeleri : Serdar KUNDURACI Niyazi ŞAHAN Günday ERDOĞAN Yeliz KONAR Zeynel TEKİN İlknur ERYILMAZ Ömer ALTUNDAL Ali UŞAK İlhan BİLGİLİ Ahmet YASSIKAYA Rabia UĞURLU Burak ÖZÇINARLI İyileştirme Çalışmasının Konusu : Eşit İş dağılımının sağlanabilirliği Çalışmanın Başlama Tarih : 31.01.2012 Çalışmanın Bitirildiği Tarih : 04.02.2012 Pamukkale İyileştirme Takımı Çalışma Raporu DENİZLİ 18. TAPU VE KADASTRO BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ

SUNUŞ   Kurumsal Gelişim Projesi kapsamında, oluşturulan Pamukkale İyileştirme Takımı 31 Ocak 2012 tarihinde ilk toplantısını yaparak çalışmalarına başlamış olup, 04 Şubat 2012 tarihinde konuya ilişkin çalışmaları tamamlamıştır. Tespit edilen 10 adet problemden: Puanlamada birinci sırada yer alan; ‘ Eşit İş dağılımı yapılmasının nasıl sağlanabileceği problemi ele alınarak, nedenleri ve çözüm önerileri hakkında PAMUKKALE İyileştirme takımınca yapılan çalışmalar aşağıda sunulmuştur. Pamukkale İyileştirme Takımı Çalışma Raporu DENİZLİ 18. TAPU VE KADASTRO BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ

SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ PAMUKKALE İYİLEŞTİRME TAKIMI ÇALIŞMA TUTANAĞI Toplantı Tarihi : 31/01/2012 Toplantı No : 1 Toplantı Konusu : Eşit İş Dağılımının sağlanabilirliği   Pamukkale İyileştirme Takımı’nın ilk toplantısı;   Ayşe ÇİN Nagehan YAMAKOĞLU Serdar KUNDURACI Niyazi ŞAHAN Günday ERDOĞAN Yeliz KONAR Zeynel TEKİN İlknur ERYILMAZ Ömer ALTUNDAL Ali UŞAK İlhan BİLGİLİ Ahmet YASSIKAYA Rabia UĞURLU Burak ÖZÇINARLI katılımlarıyla ve Kalite Müdürü Ferhan KONUŞ rehberliğinde 31/01/2012 Pazartesi günü saat 17:00 ‘ de Toplantı Salonu’nda yapıldı.  31/01/2012 tarihinde gerçekleştirilen iyileştirme takımımızın ilk toplantısında aşağıda açıklanan çalışmalar yapıldı. Takım liderinin seçimi: Takım lideri olarak Ayşe ÇİN oy birliği ile seçildi. Takım raportörünün seçimi: Takım raportörü olarak Nagehan YAMAKOĞLU oy birliği ile seçildi. İyileştirme takımın adı “PAMUKKALE” olarak oy birliği ile kabul edildi Pamukkale İyileştirme Takımı Çalışma Raporu TAPU VE KADASTRO 18. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ

SÜREKLİ KURUMSAL GELİŞİM PROJESİ PAMUKKALE İYİLEŞTİRME TAKIMI PROBLEM HAVUZU Toplantı Tarihi : 01/02/2012 – 04/02/2012 Toplantı No : 2 - 6 Toplantı Konusu : Problem Havuzu Oluşturması ve çözüm önerlerinin yapılması. Problem Havuzu oluşturmayla ilgili yapılan çalışmada aşağıda belirtilen problemler tespit edildi: PROBLEM HAVUZU 1-Kimlik Tesbitinin daha sağlıklı olarak belirlenmesi . 2-Fiziki Çalışma ortamının iyileştirilmesi. 3-Danışma yada halkla ilişkiler masasının oluşturulması. 4-Kullanılan teknik donanımların iyileştirilmesi. 5- Tapu Kütüklerinin elektronik ortama aktarılması ve takiplerinin dijital ortamda yapılması. 6-yeni atana personele yönelik oryantosyon eğitimi. 7-kuruma alınacak personelin, kurum çalışmalarına yönelik eğitim veren kurumlardan olmasının sağlanması 8- İlgisi bulunmayan memurların Tapu Müdürlüklerine atanması. 9- Müdürlüklerde yapılan görevlendirmelerin eşit olmaması 10- Unvan sınavlarının daha sıklıkla yapılması Pamukkale İyileştirme Takımı Çalışma Raporu TAPU VE KADASTRO 18. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ

PROBLEM HAVUZU ÖNCELİK OYLAMASI SIRA NO PROBLEMLER / KİŞİLER Günday ERDOĞAN Yeliz KONAR iLhan BİLGİLİ Serdar KUNDURACI Zeynel TEKİN Niyazi ŞAHAN Ömer ALTINDAL Ali UŞAK Burak ÖZÇINARLI İlknur ERYILMAZ Ayşe ÇİN Rabia UĞURLU Nagehan YAMAKOĞLU Ahmet YASSIKAYA TOPLAM PUAN 1 Kimlik Tesbitinin daha sağlıklı olarak belirlenmesi 9  9 7 2 6 10 5 4 56 Fiziki Çalışma ortamının iyileştirilmesi. 3 8 88 Danışma yada halkla ilişkiler masasının oluşturulması. 76 Kullanılan teknik donanımların iyileştirilmesi. 48 Tapu Kütüklerinin elektronik ortama aktarılması ve takiplerinin dijital ortamda yapılması. 73 kuruma alınacak personelin, kurum çalışmalarına yönelik eğitim veren kurumlardan olmasının sağlanması 58 83 İlgisi bulunmayan memurların Tapu Müdürlüklerine atanması. 65 Müdürlüklerde yapılan görevlendirmelerin eşit olmaması 95 Unvan sınavlarının daha sıklıkla yapılması 51 Pamukkale İyileştirme Takımı Çalışma Raporu TAPU VE KADASTRO 18. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ

Öncelik Sırasına Göre İyileştirilecek 10 Problem Puanı 1- Müdürlüklerde yapılan görevlendirmelerin eşit olmaması 95 2- Fiziki Çalışma ortamının iyileştirilmesi. 88 3- kuruma alınacak personelin, kurum çalışmalarına yönelik eğitim veren kurumlardan olmasının sağlanması 83 4- Danışma yada halkla ilişkiler masasının oluşturulması. 76 5- Tapu Kütüklerinin elektronik ortama aktarılması ve takiplerinin dijital ortamda yapılması. 73 6- İlgisi bulunmayan memurların Tapu Müdürlüklerine atanması. 65 7- kuruma alınacak personelin, kurum çalışmalarına yönelik eğitim veren kurumlardan olmasının sağlanması 58 8- Kimlik Tesbitinin daha sağlıklı olarak belirlenmesi 56 9- Unvan sınavlarının daha sıklıkla yapılması 51 10- Kullanılan teknik donanımların iyileştirilmesi. 48 Birinci sırada tespit edilen Problem “Müdürlüklerde yapılan görevlendirmelerin eşit olmaması.” konusu seçilerek nedenlerin irdelemesi yapıldı, çözüm önerileri sunuldu. Pamukkale İyileştirme Takımı Çalışma Raporu

Pamukkale İyileştirme Takımı Çalışma Raporu Problemin Nedenleri Çözümleri 1-) Amir-Memur arasındaki ilişki. 2-) Aday memurun konuya hakim olmamasından dolayı daha karmaşık işlerin tecrübeli personele aktarılması. 3-) Özgüven eksikliğinden dolayı bazı memurların işlem almaktan kaçınması. 4-) Memurun memleketinde görevli olmasından dolayı hata riskini azaltmak için ilgili memura daha fazla işlem havale edilmesi. 5-) İşlemler cins yönünden aynı olsa da işlemin içeriği havale aşamasında bilinmmemesinden dolayı havalelerin düzensiz yapılması 1-) İşlemin cinsine bakılmaksızın havalelerin sırasıyla personele eşit şekilde dağıtılması. 2-) Havale edildikten sonra işlemin ağırlığının memur tarafından amirine geri bidiriminin yapılması. 3-) Tüm Personelin oryantasyon ve eğitiminin düzenli ve sürekli yapılması 4-) Ön incelemenin daha kaliteli yapılabilmesi için havale yapan personel sayısının arttırılması 5-) Ön başvuru sisteminde işlemle ilgili parsel sayısı, malik sayısı, vekalet sayısı, ölü sayısı vb. işlemlerin süresini uzatacak unsurların girilebilecek programın oluşturularak buna göre sistemin puanları oluşturmesı ve puanların neticesine göre takbis programının otomatik olarak havale yapması. 6-) Üzerinde kısıtlayıcı şerh varsa havalenin yapılmaması. 7-) İşlemlerin cinsine göre belirli ve dönüşümlü sürelerle personele havale edilmesi. 8-) Mevcut Müdürlükteki Mahalle, Kasaba ve Köylerin işlem hacmi belirlendikten sonra Müdürlükteki personele o yerlerin (Mahalle, Kasaba ve Köyler) adil bir biçimde dağıtıldıktan sonra işlemlerin cinsine bakılmaksızın havalelerin yapılması. Pamukkale İyileştirme Takımı Çalışma Raporu

Pamukkale İyileştirme Takımı Çalışma Raporu Pamukkale iyileştirme ekibi olarak: Tapu ve Kadastro çalışanlarını ve vatandaşlarımızı Tarafsız Kaliteli Güven Merkezi' ne davet ediyoruz. Pamukkale İyileştirme Takımı Çalışma Raporu