CENDERE İYİLEŞTİRME TAKIMI ŞANLIURFA TAPU VE KADASTRO XXI. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ ADIYAMAN TAPU VE KADASTRO MÜDÜRLÜKLERİ CENDERE İYİLEŞTİRME TAKIMI

Teknolojİ & tkgm TKGM’de Teknolojinin Kullanımı ve Eksik Yönleri Çalışma Raporu   ADIYAMAN 2012

İÇİNDEKİLER SAYFA NO Başlık………………………………………………………………..1-2 İçindekiler………………………………………………………….. 3 İyileştirme Takım Tanıtımı………………………………………...4 Sunuş ………………………………………………………………..5 SWOT analizi ………………………………………………………7 Nedenler & Çözüm Önerileri..……………………………………13 Sonuç ……………………………………………………………….20

İyileştirme Takımının Adı : CENDERE İYİLEŞTİRME TAKIMI TAKIM BİLGİLERİ Çalışmanın Yapıldığı Müdürlük : Adıyaman Tapu ve Kadastro Müdürlükleri İyileştirme Takımının Adı : CENDERE İYİLEŞTİRME TAKIMI Takımın Lideri : Kubilay TEYMUR Takımın Raportörü : Müyesser TARİ Takım Rehberi : Emre CEYHAN Takım Üyeleri :Fadime BAY Mehmet Ali BOYRAZ Ahmet TAYLAN Ebul Muhsin ÖKSÜZ Yaşar KARABOĞAZ Hacı KÜR

Sorunlar: 1: TKGM Hizmet Standardının üzerinde iş yükünün olması ve personel eksikliği 2: Mevzuat karmaşıklığı 3: Sosyal imkanların yetersizliği ve sorumluluğun çok, ücretlerin az olması 4: Danışma biriminin olmaması 5: Teknolojinin Yeteri Kadar Kullanılmaması 6: Kurumun Olumsuz İmajı

SUNUŞ: Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü’nün Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi kapsamında Adıyaman Kadastro Müdürlüğü Adıyaman Merkez ve İlçe Tapu Müdürlükleri kalite sorumluları olarak belirlenen personel Antalya/Manavgat’ta Starlight Otelinde 31 Ocak ile 04 Şubat 2012 tarihleri arasında yapılan Kalite Yönetim Sistemi (KYS) eğitimine katıldı. Bu eğitim sürecinde katılımcılara Kalite Yönetim Sistemi Eğitimi verilmesinin yanı sıra, ilimizden katılan kalite sorumlularından İyileştirme takımımız oluşturuldu. İyileştirme takımımız “TKGM ‘de Teknolojinin Kullanımı ve Eksik Yönleri” konusunu seçmiştir.

İyileştirme takımımız; 31. 01 İyileştirme takımımız; 31.01.2012 tarihinde ilimizde faaliyet gösteren 5 Müdürlüğün Kalite sorumlularının katılımı ile ilk toplantısını yapmış, Adıyaman ilinin tarihi önemi bakımından ilimiz ile özdeşleşmiş Cendere köprüsünden esinlenerek vatandaş ile devlet arasında köprü olduğumuzu düşünerek takım adını “CENDERE İYİLEŞTİRME TAKIMI” ve rumuzu da “teknokrum” olarak belirlemiştir. Cendere İyileştirme Takımımız 31.01.2012 tarihinde yapmış olduğu oylama neticesinde; Takım Liderliğine Kubilay TEYMÜR Takım Sözcülüğüne Emre CEYHAN Takım Raportörlüğüne Müyesser TARİ seçilmiştir.

S W O T A N A L İ Z İ

SWOT Analizi, bir planın geliştirilmesi veya bir sorunun çözümü amacıyla, bir kurumun veya durumun güçlü yanlarını belirleyerek bunları en uygun fırsatlarla eşleştiren, zayıf ve tehdit edici yönleri azaltmayı ve nihayetinde yok etmeyi hedefleyen sistematik bir planlama aracıdır. Bu nedenle, CENDERE İYİLEŞTİRME TAKIMIMIZ, öncelikle seçmiş olduğu konu ile ilgili olarak mevcut durum tespitine yönelik SWOT Analizi yapmıştır.

GÜÇLÜ – ÜSTÜN YÖNLER 1. Derin bir geçmişe sahip olmanın verdiği engin bilgi ile vatandaşa hizmet vermesi. 2. Sonuçlarının Devletin güvencesi altında olması ile hizmet sunması. 3. Kurumumuzca süreçler sonucunda ortaya çıkan verilerin paydaş kurumların süreçlerinin başlayabilmesi için girdi konumunda olması. 4. Personel kalitesinin her geçen gün yükselmesi. 5. Hizmet verdiği alanda Lider Kurum Olması.

ZAYIF – GÜÇSÜZ YÖNLER 1.Tapu ve Kadastro Müdürlükleri için belirlenen hizmet standartlarının üzerinde iş yükünün olması ve personelin sayısal olarak eksikliği. 2. Mevzuat Karmaşıklığı 3. Sosyal imkanların yetersizliği ve sorumluluğun çok ücretlerin az olması 4. Danışma Biriminin olmaması 5. Teknolojinin Yeteri Kadar Kullanılmaması. 6. Kurumun Olumsuz İmajı

PROBLEM HAVUZU PUANLAMASI Sıra No Problem Kubilay TEYMÜR Emre CEYHAN Müyesser TARİ Mehmet Ali BOYRAZ Ahmet TAYLAN Fadime BAY Ebul Muhsin ÖKSÜZ Yaşar KARABOĞAZ Hacı KÜR TOPLAM 1 TKGM Hizmet Standardının üzerinde iş yükünün olması ve personel eksikliği 4 3 5 2 6 27 Mevzuat Karmaşıklığı Sosyal imkanların yetersizliği ve sorumluluğun çok, ücretlerin az olması 23 Danışma biriminin olmaması 22 Teknolojinin Yeteri Kadar Kullanılmaması 47 Kurumun Olumsuz İmajı 41

Problem havuzu puanlamasında 47 puan ile en yüksek puanı Teknolojinin yeteri kadar kullanılamaması konusu almıştır.İyileştirme takımı olarak bu problemin nedenleri ve çözümüne yönelik çalışmalara başlanmıştır.

TEKNOLOJİK SORUNLARIN SINIFLANDIRILMASI TEÇHİZAT VE DONANIM KAYNAKLI SORUNLAR PERSONEL ODAKLI SORUNLAR

TEÇHİZAT VE DONANIM KAYNAKLI SORUNLAR-1 KULLANILAN TEÇHİZATIN YETERSİZ OLMASI MÜDÜRLÜKLERDEKİ İNTERNET HIZLARININ YAVAŞ OLMASI İŞLEM YAPILAN VERİLERİN ELEKTRONİK ORTAMDA SAKLANAMAMASI KURUM SİTESİNİN YAVAŞ VE İHTİYACA CEVAP VEREMEMESİ TAKBİS İŞLEM AĞACININ KARMAŞIK OLMASI (yeni kullanmaya başlayan personeller için)

TEÇHİZAT VE DONANIM KAYNAKLI SORUNLAR -2 CORS SİSTEMİNİN HER YERDE ÇEKMEMESİ MÜDÜRLÜKLERİN WEB SİTESİNİN OLMAMASI -DIŞ MÜŞTERİLER TARAFINDAN BİLGİ EDİNMENİN E-POSTA İLE YAPILAMAMASI KADASTRO PAFTALARININ SAYISALLAŞTIRILMAMASI

PERSONEL ODAKLI SORUNLAR PERSONELİN YETERLİ TEKNOLOJİK BİLGİYE SAHİP OLMAMASI BAZI PERSONELİN YENİLİĞE DOLAYISIYLA TEKNOLOJİYE KAPALI OLMASI/DİRENMESİ

TEÇHİZATIN YETERSİZLİĞİ HER PERSONELİN KULLANIMINA AİT BİLGİSAYAR VE YAZICI OLMAMASI MEVCUT BULUNANLARIN ÇOĞUNUN ESKİ OLUP, TEKNOLOJİNİN GERİSİNDE OLMASI Çözüm önerisi: YENİ VE TEKNOLOJİK STANDARTLARA UYGUN MALZEMELERİN TEMİN EDİLMESİ

İNTERNET HIZLARININ YAVAŞ OLMASI TKGM TARAFINDAN KULANILAN İNTERNET AĞI HIZININ DÜŞÜK OLMASI Çözüm Önerisi: İNTERNET HIZININ YÜKSEK BYTE ÜZERİNDEN SAĞLANMASI TÜM MÜDÜRLÜKLERDE FİBER OPTİK AĞ ÜZERİNDEN HİZMET ALINMASI

İŞLEM YAPILAN VERİLERİN ELEKTRONİK ORTAMA ALINMAMASI -RESMİ SENET, NÜFUS CÜZDANI, İMZA ÖRNEKLERİNİN VE BANKA DEKONTLARININ ELEKTRONİK ORTAMDA SAKLANAMAMASI Çözüm Önerisi: - Mevcut Arşivlerin tamamının taranması ve bundan sonra yapılacak işlemler için alınacak belgelerin scanner ‘da taranması ve saklanması

KURUM SİTESİNİN İHTİYACA CEVAP VERMEMESİ YAVAŞ OLMASI AÇILMAMA PROBLEMİ İLE SIKÇA AÇILMAMASI Çözüm Önerileri : KURUM SİTESİNİN YENİDEN DÜZENLENMESİ İHTİYAÇLARA CEVAP VEREBİLECEK DÜZEYDE OLMASI

TAKBİS İŞLEM AĞACININ KARMAŞIK OLMASI İşlem içerisindeki yönlendirmelerin daha anlaşılır ve basit olarak yapılamaması Çözüm Önerisi : Bilgi Teknolojileri Dairesi Başkanlığı tarafından TAKBİS işlemlerinin işin uzmanı tarafından anlaşılacak şekilde değil de, yeni kullanmaya başlayan kişilere göre yeniden düzenlenmesi Ön şart işleminin yeniden düzenlenmesi

BİRİMLERİN WEB SİTELERİNİN OLMAMASI Çözüm önerisi : Genel Müdürlük tarafından her müdürlüğe kurum imajına uygun şekilde siteler hazırlanması Böylelikle vatandaşların e-mail yoluyla müdürlüğe ulaşımının sağlanması

CORS SİSTEMİNİN HER YERDE ÇEKMEMESİ Çözüm Önerisi : SERVİS SAĞLAYICI İLE TEMAS KURULARAK VERİCİ HATLARININ ARTTIRILMASINI SAĞLAMAK

KADASTRO MÜDÜRLÜKLERİNİN tamamının TAKBİS SİSTEMİNE DAHİL EDİLeMEMESİ Çözüm Önerisi : KADASTRO MÜDÜRLÜKLERİNİNDE BİR AN ÖNCE TEKBİS SİSTEMİNE DAHİL EDİLMESİ

PERSONELİN YETERLİ TEKNOLOJİK BİLGİYE SAHİP OLMAMASI Çözüm Önerileri : PERSONELE TEKNOLOJİK GELİŞMELERLE İLGİLİ HİZMETİÇİ EĞİTİMLERİN VERİLMESİ EĞİTİMLERİN TEORİK VE UYGULAMALI OLARAK YETKİN ÖĞRETİCİLER TARAFINDAN VERİLMESİ UZAKTAN EĞİTİM SİSTEMİ İLE TÜM PERSONELE MEVZUAT VE TEKNİK KONULARDA EĞİTİM VERİLMESİ

BAZI PERSONELİN YENİLİĞE DOLAYISIYLA TEKNOLOJİYE KAPALI OLMASI/DİRENMESİ Çözüm Önerileri : PERFORMANSA DAYALI ÖDÜLLENDİREN BİR SİSTEMİN GETİRİLMESİ REHBERLİK ÇALIŞMALARI İLE PERSONELİN TEKNOLOJİK GELİŞMEYE AÇIK HALE GETİRİLMESİ

sonuç TKGM’nin Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi kapsamında daha da önem kazanan teknolojiden yararlanma çalışmaları günümüz koşullarında kalitenin ve memnuniyetin önem kazanması ve özellikle de çalışan ve vatandaş memnuniyeti açısından zorunlu hale gelmiştir. Gelişmiş ülkelerde personelin yetiştirilmesi, sürekliliğinin sağlanması, kalitenin devamlılığına yönelik olarak teknolojinin etkin bir şekilde kullanılması gerekliliği aşikardır. Ülkemizde henüz teknolojik imkanları kullanma ve personelin var olan teknolojiyi kullanmaları yeterli düzeyde değildir. Kurumdaki görevi ne olursa olsun bireylerin var olan teknolojiyi etkin bir şekilde kullanabilmeleri adına ülkenin en fazla gelir getiren kurumlarından birisi olan Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün hizmet sunduğu kişi ve kurumlar ile hizmeti veren personelin bu imkanlardan yararlanması için kurumumuzun teknolojik imkanları arttırıcı faaliyette bulunması kalite ve verimliliğin artması bakımından önemlidir.

TEŞEKKÜR EDERİZ………..