Zaman yönetimi

Zaman nedir?: Zaman çoğunlukla yeterli olmadığından şikayetçi olduğumuz; her zaman tasarruf etmeye çalıştığımız, çoğunlukla kaybettiğimiz bir şeydir. Zamanın olmayışı stres ve baskılara neden olmaktadır. Zamanın sizi veya sizin zamanı kontrol edişiniz kararınıza bağlıdır. Zamanın nasıl tüketileceğini ve onun etkin yönetimine tayin eden sizden başkası değildir. Ya siz işinizi kontrol edersiniz yada işiniz sizi kontrol eder. Bunların hepsi size bağlıdır. Zaman sizin hayatınızdır.

Zaman hakkında bazı gerçekler: Zaman anlayışımız bazı terimleri bilmekle başlamalıdır. Bunların başında da zamanın daha fazlasının bulunmayışı gelmektedir. İster zamanı akıllıca kullanalım ister israf edelim günde 24 saat yılda 365 gün ve haftada 7 gün e sahip olmaktayız. Zamanı israf mı ediyorsunuz; hayatınızı israf ediyorsunuz. Zamanınıza hükmedebilirseniz hayatınıza da hükmedebilirsiniz

Zamanın değeri: Bir yöneticinin zamanı onu yakından kontrol etmeye ve dikkatlice harcamaya mecbur olduğu ana kaynaklardan birisidir. Vakit nakittir sözü hem yöneticinin hem de astlarının zamanı için geçerlidir. Kuşkusuz birçok günleriniz olmuştur ki sizden talep edilen bir çok şeyleri yapmaya zaman bulamamışsınızdır. Saatler, günler ve haftalar hemen bitivermiştir. Bir çok yönetici daha fazla zamanı bir yerlerden elde etmeye ve satın almaya çok şey verebilirlerdi.

Zaman yönetiminde uzman olan Alec Mackenzie binlerce yönetici arasında yaptığı bir incelemede yalnızca % 1’nin yeterli zamana sahip olduğu gerçeğini ortaya çıkarmıştır. Zamanı olmadığını söyleyenlere daha ne kadar zamana ihtiyaçları olduğunu sorduğunda aldığı cevap % 50 daha fazla zamana ihtiyaçları bulunduğu olmuştur.

Diğer bir araştırma vasat bir yöneticinin bir saatte en az 10 dakikasını gereksiz faaliyetlere israf ettiğini göstermiştir. Günde 9 saatlik bir mesaiyi var sayarsak günde 90 dakikalık bir kayba eş değerdir. Bu aynı zamanda haftada 7.5 saat 1 Ayda 1 Tam hafta ve yılda 8 haftadan fazla bir zamanın israf edildiği anlamına gelir. Zamanınız sizin hayatınızdır.

Maliyetler açısına gelince her saatin 10 dakikasını israf eden bir yöneticinin saat ücretine 13 $ ‘dan varsayacak olursak şirkete maliyeti günde 19 $ haftada 95 ve yılda 4750 $ mal olmaktadır. Hiç kuşkusuz vakit nakittir.

Zamanınızı iyi yönetiyor musunuz: Yapacak çok işiniz var mı ? Zamanınızın çoğunu masanızda ve evraklarınızın arasında mı sarf etmektesiniz? Evinize sık sık iş götürmekte misiniz? Yapılacak işler listenizdeki tüm maddeleri çoğunlukla tamamlayabiliyor musunuz?

Yapılacak işler listenizdeki tüm maddeleri çoğunlukla tamamlayabiliyor musunuz? Bütün temrin planlarınızı ön gördüğünüz tarihlerde karşılıya biliyor musunuz? Arzuladığınız eserleri okumaya imkan bulabiliyor musunuz? Masanıza veya ofisinize bağımlı kalmamış bir kimse misiniz?

Telefonda çok zaman sarf etmekte misiniz? Zamanınızın çoğu toplantılarda mı israf edilmektedir? Sık sık geçerken uğrayan ziyaretçileriniz var mıdır? Kendiniz aileniz dostlarınız ve sosyal faaliyetleriniz için yeterli zamanınız olduğunu hissetmekte misiniz?

Bu sorulara verilen cevaplar size zamanınızı ne denli iyi yönettiğiniz hakkında ip uçları verecektir. Eğer kendinize karşı dürüst iseniz zamanı yönetmedeki beceri ve tekniklerinizin geliştirilmeye muhtaç olduğunu göreceksiniz.

Zaman hakkında efsaneler: Zamanınızı daha iyi yönetmenin faydalı birkaç ipucuna deyinmeden önce popüler birkaç efsane veya mite deyinmede yarar vardır. İnsanlar bu efsanelerin en az bir kısmına inanmaktadırlar. Bilinçli olarak bilsek de bilmesek de bu inançlar bizim tavır ve davranışlarımıza rehber olmaktadırlar.

1.     Ne kadar çok çalışırsanız o kadar fazla iş yapmış olursunuz: Buna aynı zamanda kova dolusu terleme sendromuda denmektedir. Burada sıkı çalışmanın miktarı ila başarılan olumlu sonuçlar arasında direkt bir ilişkinin var olduğu kabul edilmektedir. Ancak etkin sonuçların anahtarı doğru olan şeyleri yapmaktır. Yanlış düşük öncelikli veya lüzumsuz işler üzerinde zamanı kullanmak çoğunlukla israftır. Etkin planlama için zaman ayırmak işlerin icrası esnasında pek çok zamanın tasarrufuna neden olmaktadır. Planlama için ayrılan 1 saat işin icrası esnasında 4 saat tasarruf edilmesini sağlamaktadır. Her şeyi yapmaktan çok doğru olan şeyleri yapmayı öğrenmek gerekir.

2.     Eğer bir şeyin doğru olarak yapılmasını istiyorsanız onu kendini yapınız: Burada ki kabuller diğer insanların sizin kadar becerili olmadığı veya başkalarına işlerin yapılışını açıklamamakla zamandan tasarruf sağlayacağınız veya bağımlı olmaktan kurtulacağınız anlamına gelmektedir. İnsanların etkinlikle yapabilecekleri işlerin bir sınırı vardır. Her şeyi kendiniz yapmaya kalktığınızda gereksiz yere güçten düşersiniz. İşi kendinizin yapması nedeniyle gerçek yönetim işine daha az zamanınız kalır.

Zaman hakkında efsaneler: 3.     Açık Kapı Politikası: Otokratik liderlik ve yalnızca yukarıdan aşağıya bir haberleşmeyi ifade eden bu 60’lı yılların popüler katılım hareketine birçok yöneticinin zaman israfına neden olmaktadır. Her ne kadar günümüzde popülerliği devam etmekte ise kapalı kapılar ardında erişilmezliği simgeleyen bu politika yöneticilerin kendilerine her zaman baş vurulabilir olmaları başarı için garanti değildir. Astların aşırı derecede bağımlı olmaları ve rutin kararları da yöneticiye götürme istekleri zaman israfını doğurur.

Zaman hakkında efsaneler: 4.     Siz baskı altında en iyi şekilde çalışırsınız. En anlamsız ve en tehlikeli efsanelerden birisidir. Her ne kadar bazı insanlar baskı altında diğerlerine nazaran daha iyi çalışırlarsa da bütünleşik başarının herkes için uygun bir planlama ve sistematik zaman yönetimi sayesinde elde edilebileceği açıktır. “Ben baskı altında daha iyi çalışabilirim “ ‘e verilecek cevap zamanın kötü yönetimine bir mazeret değildir. Ayrıca zaman baskısının stres yarattığı açıktır. Stres de beyniniz ve vücudunuz üzerinde zorlanmaya yol açar. Stres içinde tavsiye edilen ilaç zamanı daha iyi yönetmektir.

Zaman hakkında efsaneler: 5.     Benim zamanımı diğer insanlar israf etmektedirler: Zaman israfının nedenleri araştırıldıkça bir çok yönetici telefonlara cevap verme , gelişi güzel ziyaretçiler ve kırtasiyecilik gibi dış faktörleri saymaktadırlar. Aslında suçun dış faktörlerde değil iç faktörlerde olduğu gayet açıktır. Etkin zamanı yönetme sizinle başlar, başkalarıyla değil.

Nereden Başlamalısınız? 1.     Kişisel bir zaman analizini yürütmek, 2.     Daha çok organize olmak, 3.     Daha iyi sonuçlar için daha iyi planlar yapmak, 4.     Zamanınızı israf edicileri kontrol etmek, 5.     Delege etmek(yetki devri), 6.     Şaşkınlığın üstesinden gelmek.

Kişisel Zaman Analizi Daha iyi zaman yönetimi için en etkin ilk adım zamanınızı nasıl harcadığınızın analizidir. Bu analizi en iyi şekilde yapmanın yolu günlük zaman cetveli tutmakla olur. Bu cetvel gününüzün nasıl geçtiğinin bir kaydı olup 15’er dakikalık ve yarımşar saatlik bloklara ayrılmıştır. Optimal sonuçlar için iki haftalık bir sürede günlük olarak tutulmaktadır. Gün içinde sürekli kaydetmek yerine , günde iki kez yaptığınız işi bırakarak cetvele kayıtlarınızı girebilirsiniz. Cetvelde faaliyetleriniz önem sırasına göre 1 ile 5 arasında öncelik verebilmeniz için hazırlanmıştır. Düşük önceliklere 3-5, yüksek önemde olanlara 1-2 derece vererek kaydedebilirsiniz. Cetvelde ayrıca faaliyetlerinizi kesintiye uğratan olayların sayısını tayin etmek üzere yer ayrılmıştır. Bir kısım yöneticinin cetvelin tutuluşunu zaman israfı olarak değerlendirmesine karşın sonuçlar son derece şaşırtıcı ve açıklayıcı olabilir.

Daha İyi Organize Olmak Masanız: 1.     Masayı bütün lüzumsuz eşyalardan kurtarınız. 2.     Masa üzerinde her defasında yalnızca bir proje veya rapor tutulmalıdır. 3.     Diğer kişilerin masanızın üzerinde bir şeylerle doldurmasına izin vermeyiniz. 4.     Masanın gözlerini bir süper market gibi kullanmayınız. 5.     Dosya gözünüzü yalnızca kullanmakta olduğunuz ve lüzumlu dosyalar için kullanınız.

Masanız; 6.     Dosyaların arkalarını kimlik etiketleriyle organize ediniz. 7.     Öğle yemeği ve iş günü sonunda masanızın üzerini temizleyiniz. 8.     Masanızı acele ile üzerindekileri gözlere koyarak hiçbir zaman temizlemeyiniz. 9.     Masa gözlerini düzenli bir şekilde düzenleyerek organize bir durumda tutunuz. 10.     Eğer gerçekten bir masaya ihtiyacınız yoksa ondan kurtulunuz.

Çalışma Ortamınız 1.     Ara bölmeleri, dosya dolaplarını ve ofis bitkilerini iyi bir tarzda kullanınız. 2.     Sandalyenizi kapı veya pencereye karşı kullanmayınız. 3.     Eğer bir sekreteriniz varsa masasını kapıya yakın bir yere yerleştiriniz. 4.     Sıkça kullanılan referans ve diğer malzemeleri elverişli yerleştiriniz. 5.     Geniş bir kağıt sepetiniz olmalıdır.

6.     Ofislerde iki saat bulundurunuz. 7.     Bir iş alanınız ve bir de toplantı alanınız olmalıdır. 8.     İş alanınızdaki bütün düz satıhları üzerlerine bir şeyler koymadan tutunuz. 4.     Astlarınız arasında en çok konuştuğunuz kişileri, ofisinizin yakınına yerleştiriniz. 10.     En uygun ve kullanışlı teçhizatı elde etmeye çalışınız.

Etkin Planlama 1.     Birbirinden farklı olarak yaptığınız şeylerin bir listesini çıkarınız., 2.     Faaliyetlerinizi bir öncelik sırasına koyunuz. (Şekil 2) 3.     Haftalık bir plan geliştirilmesi (Şekil 3). 4.     Bir günlük yapılacak işler listesi geliştirilmesi (Şekil 4).

Etkin Planlama İçin İpuçları 1.     Yapılacak işler listesini önceden bir hazırlık gerekip gerekmeyeceğini düşünün. 2.     Listenize çok şey sokmaktan kaçının. 3.     Gerekli malzemeleri bir gün önce düzenleyin. 4.     Kafanızda öncelikli faaliyetleri ve organize fikirleri gözden geçirin. 5.     Diğer önemli bir göreve bakabilmeniz için kendinizi “ Mevcut değil” olarak planlayın. 6.     Planınıza mümkün olduğunca sadık kalın

Etkin Planlama İçin İpuçları 7.     İş tamamlanıncaya kadar bir iş üzerinde çalışın. 8.     Yapılacak işler listesini her zaman göz önünde tutunuz. 9.     Günün sonunda yapılmış işleri değerlendiriniz ve tamamlamada geçen zamanı işaretleyin. 10.     Bitmemiş işleri ertesi günkü listeye alın. 11.     Yeni görevleri de dikkate alarak öncelik sırasını tanzim ediniz.

İyi Delegasyon İçin Adımlar 1.     Doğru işi seçiniz. 2.     Doğru kişiyi seçiniz. 3.     Tutarlılık içinde delege ediniz. 4.     İşi bir bütün olarak delege ediniz. 5.     Yapılacak işi anlaşılır biçimde açıklayın.

6.     Yetki veriniz. 7.     Verilen sorumluluk ve yetkiyi diğerlerine de bildiriniz. 8.     İşe karışmayınız. 9.     İletişim (Feedback) konusunda ısrarlı olunuz. 10.     Biten işi değerlendiriniz.

SABRINIZ ve DİKKATİNİZ İÇİN TEŞEKKÜRLER