Yeni TTK ve Doküman Yönetim Süreçleri Nasıl Dönüştürülüyor? www.pwc.com Yeni TTK ve Doküman Yönetim Süreçleri Nasıl Dönüştürülüyor? 17 Nisan 2013

İçerik Bilgi Yönetimi ve TTK gereksinimleri Bilgi Yönetimi ve Doküman Yönetimi bağlantısı Doküman Yönetimi Sistemi nedir? Doküman Yönetimi’nde Tetikleyici unsurlar Amaçlar Faydalar Dikkat edilmesi gereken konular Doküman Yönetimi için yol haritası

Bilgi Yönetimi konusunda TTK gereksinimleri nelerdir? Hedefler, stratejiler, metrikler ve uyum Risk yönetimi İç kontrol İç denetim Tutarlılık Şeffaflık Doğru ve güvenli bilgiye erişim Yönetim raporlaması ve iş zekası Dış raporlama Web sitesi Bilgi güçtür. Sir Francis Bacon (Filozof, 1561 – 1626)

Bilgi Yönetimi ve Doküman Yönetimi arasındaki bağlantı ne şekilde sağlanır? Doküman Yönetimi, dokümanların içeriğini yönetmek üzere operasyonel seviyede gerçekleştirilecek İçerik Yönetimi’nin bir parçasıdır. İçerik Yönetimi, dokümanların içeriğinde yer alan bilgiyi yönetmek üzere kurumsal seviyede gerçekleştirilecek Bilgi Yönetimi’nin bir parçasıdır. Doküman İçerik Bilgi

Doküman Yönetim Sistemi nedir? Dokümanların, tanımlanmış bir yaşam döngüsü dahilinde üretilmesini, kaydedilmesini, işlenmesini, değiştirilmesini, saklanmasını, arşivlenmesini (yönetilmesini) ve bu dokümanlara ihtiyaç duyulduğu anda ulaşılmasını veya bu dokümanlara ihtiyaç duyulmadığı anda ortadan kaldırılmasını sağlayan bir bilgisayar sistemi veya sistemler bütünüdür.

Doküman Yönetimi’nin tetikleyici unsurları nelerdir? Bilginin, “iş”in en değişken ve önemli unsurlarından biri olması Tekrar eden, güncel versiyonuna ulaşmakta sıkıntı duyulan veya kaybedilen sorunlu bilgiler Giderek büyüyen, karmaşıklaşan ve yapılandırılamayan bilgi dünyası (basılı ve dijital ortam) Bilginin kullanımında birimler arası terminoloji ve uygulama uyumsuzlukları Bilgi hassasiyetindeki zafiyetlerin yarattığı sıkıntılar (bilgi güvenliği, erişim ve yetkilendirme, fiziksel güvenlik vb.)

Doküman Yönetimi’nin amaçları nelerdir? Bilgi yönetimi yaklaşımının geliştirilmesi Bilgi yaşam döngüsünün oluşturulması Ayrık yapılarda yer alan bilgilerin merkezi bir yapıda tutulması Kaliteli bilgiye doğru, tam, hızlı ve istenilen zamanda erişim sağlanması Bilginin operasyon içerisindeki kullanımını yaygınlaştırarak verimliliğin arttırılması İş içeriğinin (bilginin / dokümanın) iş akışlarıyla etkileşiminin arttırılması

Doküman Yönetimi’nin faydaları nelerdir? Doküman yönetimi açısından faydaları: Format bağımsız çalışması Basılı dokümanların dijital ortama aktarılması Merkezi ortamda saklama ve kullanım İçerik ve doküman arama Aynı dokümana eş zamanlı erişim Metaveri (veri profili) kullanımı Doküman sınıflandırma ve bağlantılandırma Doküman yayınlama, sürüm ve değişiklik yönetimi Kullanım ve yönetim açısından faydaları: Süreçlerle ve iş akışlarıyla entegrasyon Sistemlerle entegrasyon İş atama ve takibi Raporlama Erişim kolaylığı (uzaktan erişim) Yetkilendirme Loglama Temel fayda – maliyeti düşürmek

Doküman Yönetimi’nde dikkat edilmesi gereken konular nelerdir? Kurumsal hedefler İş hedefleri Bilgi gereksinimleri Bilgi mimarisi Bilgi kriterleri Bilgi yönetimi sistemi COBIT BT yönetişim çerçevesine göre bilgi kalitesini sağlayan 7 kriter: Etkinlik Verimlilik Bütünlük Güvenilirlik Erişilebilirlik Gizlilik Uyum

Doküman Yönetimi’nde dikkat edilmesi gereken konular nelerdir? Bilgi kalitesi Erişilebilirlik Gizlilik Bütünlük Bilgi kalitesini sağlayan 7 kriter dikkate alındığında, önem verilmesi gereken temel konular: Bilgi güvenliği Bilgi bütünlüğü Yedekleme İş / hizmet sürekliliği Sistemlerle entegrasyon Süreçlerle entegrasyon

Doküman Yönetimi’nde dikkat edilmesi gereken konular nelerdir? İş akışları Operasyon sistemleri Diğer sistemler Operasyon sistemleriyle teknik entegrasyon (ERP sistemleri, muhasebe sistemleri vb.) Diğer sistemlerle teknik entegrasyon (e-imza, e-defter, e- beyanname, ofis araçları, doküman tarama vb.) İş akışlarıyla entegrasyon İş adımları Riskler ve kontroller Girdiler – çıktılar Roller ve sorumluluklar

Sürdürülebilir bir Doküman Yönetimi için yol haritası Süreçlerin anlaşılması Bilgi varlıklarının belirlenmesi Bilgi gereksinimlerinin ve kriterlerinin belirlenmesi Risk değerlendirmesi Süreçlerin iyileştirilmesi Doküman Yönetimi Sistemi’nin kurulması Doküman Yönetimi Sistemi’nin sistemlerle entegre edilmesi Doküman Yönetimi Sistemi’nin süreçlerle entegre edilmesi Doküman Yönetimi’nin izlenmesi

Sorular Füsun Patoğlu Cengiz PwC Risk, Süreç ve Teknoloji Hizmetleri Ortak fusun.patoglu@tr.pwc.com +90 212 326 6144 © [2013] PricewaterhouseCoopers Turkey. All rights reserved. “PricewaterhouseCoopers” refers to PricewaterhouseCoopers Turkey or, as the context requires, the PricewaterhouseCoopers global network or other member firms of the network, each of which is a separate legal entity. “PricewaterhouseCoopers Turkey” refers to Başaran Nas Bağımsız Denetim ve Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik A.Ş., Başaran Nas Yeminli Mali Müşavirlik A.Ş. and PricewaterhouseCoopers Danışmanlık Hizmetleri Ltd Şti. which are separate legal entities incorporated in Turkey within the PricewaterhouseCoopers Turkey organisation.