Sipariş Hazırlama Prof. Dr. Alpaslan FIĞLALI Mart 2008 Lojistik Yönetimi-4 Sipariş Hazırlama Prof. Dr. Alpaslan FIĞLALI Mart 2008

İçerik Sipariş işleme çevrimi Sipariş listesi hazırlama Sipariş iletme Sipariş girişi Sipariş hazırlama (toplama) Sipariş durumu izleme / raporlama Sipariş işleme politikaları ve sistem tasarımı Öncelik kuralları ve sistem performansı 1 ve 2 operasyonlu örnekler

Sipariş İşleme Sistemi Sipariş işleme adımları aşağıdaki gibi tanımlanabilir:

Sipariş listesi hazırlama

Sipariş listesi hazırlama Sipariş listesi hazırlama, ürün veya hizmetin formel olarak talep edilmesi için gerekli adımları kapsar. Adımlar aşağıdakileri içerebilir: Tedarikçinin seçimi Stok ve fiyat doğrulama Model, bulunabilirlik, teslim koşulları vb. konulardaki ödünleşmelerin analizi ve karar verme.

Sipariş listesi hazırlama Sipariş listesi hazırlama adımı zaman alıcı olabilir ve yoğun çaba gerektirebileceği gibi; İhale / teklif / pazarlık Stok ve özel koşulların kontrolü Kısa zamanda ve düşük maliyetle de olabilir: Barkod aracılığıyla stoktan düşerek (EDI - electronic data interchange). Web sitesi aracılığıyla Satış elemanlarını aracılığıyla sahada (laptop kullanarak) .

Sipariş iletme Sipariş işlemenin bu adımı hangi alternatifleri içerir?

Sipariş iletme Sipariş iletme, sipariş formunun ihtiyaç kaynağından tedarikçinin sistemine giriş noktasına kadarki hareketini tanımlar. Manuel sistem: kargo, posta, satış elemanlarının sipariş toplaması, vb. Elektronik: 800’lü numaralar, web sitesi, e-mail Ara yöntem: faks, vb. Neler dikkate alınmalı: hatasızlık, kredi kontrolü ve hesap kontrolü.

Sipariş girişi

Sipariş giriş süreci Kapsadığı faaliyetler: Sipariş doğruluk kontrolü (parça no.,vb.) Envanter ve fiyat kontrolü Kredi kontrolü / ödeme koşulları/ faturalama Eksik sipariş tamamlama ve/veya imalat programı

Tahmin aracı olarak sipariş girişi Sipariş girişi planlama açısından kritiktir. Pazardaki eğilimleri tanımlamaya yarayacak bilgileri sağlar. Bu bilgi ayrıca üretim planlama, depo yerleşimi, sipariş verme noktası, nakliye planlaması vb. konularda da değerlidir.

Sipariş giriş sürecinin tasarımı ve uygulama prosedürleri hizmet düzeyini etkiler: Belirlenen öncelikler sipariş tamamlama süresini etkiler, Minimum sipariş miktarı (imalatı tetikleyici veya nakliye maliyetini düşürücü) Belirli tarihler içeren promosyonlar Sipariş giriş teknolojisi seçimi fiyatı ve hizmet kalitesini etkiler

Sipariş giriş adımını doğru yapmak önemlidir: Hatalı giriş, siparişin müşteri beklentilerini karşılamayacağının garantisidir… Küçük hatalar, toplamda vahim sonuçlar doğurabilir: Sipariş listesinin ortalama 8 kalem malzeme içerdiğini ve görevlinin %1 hatayla çalıştığını varsayalım Siparişin doğru girilmiş olma ihtimali: Olasılık= (.99) (.99) (.99) (.99) (.99) (.99) (.99) (.99) = 92%

Sipariş hazırlama (toplama)

Sipariş hazırlama (toplama) Sipariş hazırlama, sipariş edilen kalemlerin elde edilmesi, üretimi veya herhangi bir şekilde bulunmasından nakliye için hazırlanması sürecini kapsar: Pek çok adım içerir. Temin, toplama,kontrol. Ambalajlama / paletleme vb. nakliye hazırlığı Taşıma düzenlemesi, dokümantasyonu

Sipariş tamlığı tüm kalemlerin stokta bulundurulmasını gerektirir Sipariş tamlığı müşteri hizmet düzeyinde önemli bir gösterge; Elde bulunmama olasılıkları bu aşamada önemli rol oynuyor %95 bulunurluk düzeyinde 6 kalem malzeme için siparişi tam karşılama olasılığı oldukça küçüktür: Altı kalemin tümünün karşılanma olasılığı =(.95)(.95)(.95)(.95)(.95)(.95)=74% Pek büyük değil!

Sipariş hazırlama yöntemine ilişkin değerlendirmeler: Müşteriye olan taahhütler sipariş hazırlama adımında operasyonelleştirilir. Hizmet düzeyi ile ilgili amaçlara bu aşamada ulaşılır ya da başarılamaz Tüm siparişler açısından bakıldığında öncelik kuralları performansı etkiler FIFO, en kısa toplama süresi, gecikme minimizasyonu, müşteri büyüklüğü/önceliği, sipariş karmaşıklık derecesi. Siparişin önemi, toplam performans ve adalet ilkesi esas alınmalı.

Sipariş durumu izleme / Raporlama Müşteri siparişinin durumuna ilişkin bilgi sahibi olmalı: Son dönemlerde müşteriye önemli katma değer sağlayan bir faaliyet. Teknolojik gelişmeler bu alanı çok büyük ölçüde destekliyor.

Sürece tekrar bütüncül olarak bakarsak:

Sipariş işleme süresini etkileyen diğer faktörler Yönetim politikaları ve uygulamaları sistem performansının belirleyicisidir: Sıralı veya paralel işleme: Sıralı işlemede bir önceki adım bitmeden diğeri başlayamaz. Genellikle zorunlu değildir ve işlem süresini uzatır. Parti oluşturma ve konsolidasyon işleme ve nakliye maliyetini düşürür ancak beklemeden dolayı çevrim süreleri uzar.

Sistem tasarımı Lojistik sistem tasarlayıcılar sipariş işleme sisteminden maksimum faydayı sağlayabilmek için etkinlik ölçütlerini ve ilişkili politikaları bir arada düşünmelidir. İzleyen örnekte hem bu konuya ışık tutulmakta hem de yaygın kullanılan çizelgeleme kuralları tanımlanmaktadır. Gelen siparişleri nasıl önceliklendirmeliyiz?

Çizelgeleme örneği Elimizdeki 5 siparişi dört farklı öncelik kuralıyla işleyeceğiz: FIFO- First In First Out (first come first served) SPT- shortest processing time EDD- earliest due date LPT- longest processing time

Etkinlik ölçütleri Kurumumuz ve müşteriler açısından hangi performans göstergeleri önemlidir? Dört olası ölçüt: Ortalama sipariş tamamlama süresi: toplam akış zamanı / işlenen sipariş sayısı Ortalama gecikme: geciken gün sayısı / işlenen sipariş sayısı Kullanım oranı(utilization) toplam işleme zamanı (total processing time) / toplam akış zamanı(total flow time) Sistemdeki ortalama sipariş sayısı: toplam akış zamanı / toplam işleme zamanı “akış zamanı” her siparişin sistemde harcadığı zamandır (bekleme+işleme).

FIFO Sonuçları (first come first served) Average completion time is 77/5= 15.4 days Total Flow Time/Orders Processed Average lateness is 11/5 = 2.2 days # late days / orders processed Utilization is 28/77= 36.4% Total processing time / total flow time Average orders in system is 77/28 = 2.75 jobs Total flow time / total processing time

SPT Sonuçları (shortest processing time) Average completion time is 65/5= 13 days Average lateness is 9/5 =1.8 days Utilization is 28/65= 43.1% (100%=28/28) Average orders in system is 65/28 = 2.32 jobs Reordered according to processing time

EDD Sonuçları (earliest due date) Average completion time is 68/5= 13.6 days Average lateness is 6/5 =1.2 days Utilization is 28/68= 41.2% Average orders in system is 68/28 = 2.42 jobs

LPT Sonuçları (longest processing time) Average completion time is 103/5= 20.6 days Average lateness is 48/5 =9.6 days Utilization is 28/103= 28.2% Average orders in system is 103/28 = 3.68 jobs

Hangi kuralı uygulamak gerekir? Neden?

Sonuçların özeti LPT en düşük etkinlik SPT ölçütlerin üçü açısından iyi EDD gecikmeler açısından en iyi FCFS ortalama performans

Örnekten çıkan yorumlar: Çizelgeleme yöntemi (ve tabii diğer politikalar) sistem etkinliğini belirler. Etkinlik pek çok farklı ölçütle tanımlanabilir: Tüm göstergeler açısından en iyiyi sağlayan ve tüm ihtiyaçları karşılayan bir yöntem yoktur. SPT akış zamanı ve sistemdeki sipariş sayısının minimizasyonunda en iyisi. Uzun süreli işler sonraya bırakılıyor. FCFS çoğu alanda en iyi olmadığı gibi, en kötü de değil. Avantajı – Müşteri tarafından adil olarak algılanması. Bu örnek gerçek hayatla karşılaştırıldığında çok basit. Karmaşık problemlerde simülasyon kullanılabilir

SÜREÇ İKİ OPERASYON İÇERİRSE 1. Operasyon: Giriş Evrak İşleri ve Raftan Toplama 2. Operasyon: Paketleme ve Çıkış İşlemleri

FIFO

SPT

EDD

LPT

PERFORMANS KARŞILAŞTIRMASI Cmax: Toplam Tamamlanma Süresi Tmax: Maksimum Gecikme ∑Uj: Geciken İş Sayısı ∑Cj: Toplam Akış Zamanı ∑Tj: Toplam Gecikme

Özet Sipariş işleme çevrimi Sipariş listesi hazırlama Sipariş iletme Sipariş girişi Sipariş hazırlama (toplama) Sipariş durumu izleme / raporlama Sipariş işleme politikaları ve sistem tasarımı Öncelik kuralları (FİFO, SPT, LPT, EDD) ve sistem performansı 1 ve 2 operasyonlu örnekler