STRATEJİK PLANLAMA Dr. Yüksel VARDAR 30 Mart 2010, ANKARA

STRATEJİK PLAN KURUMLARIN; ORTA VE UZUN VADELİ AMAÇLARINI, TEMEL İLKE VE POLİTİKALARINI, HEDEF VE ÖNCELİKLERİNİ, PERFORMANS ÖLÇÜTLERİNİ, BUNLARA ULAŞMAK İÇİN İZLENECEK YÖNTEMLER İLE KAYNAK DAĞILIMLARINI İÇEREN PLANDIR

Stratejik planlama; Kuruluşun bulunduğu nokta ile ulaşmayı arzu ettiği durum arasındaki yolu tarif eder. Kuruluşun amaçlarını, hedeflerini ve bunlara ulaşmayı mümkün kılacak yöntemleri belirlemesini gerektirir. Uzun vadeli ve geleceğe dönük bir bakış açısı taşır. Kuruluş bütçesinin stratejik planda ortaya konulan amaç ve hedefleri ifade edecek şekilde hazırlanmasına, kaynak tahsisinin önceliklere dayandırılmasına ve hesap verme sorumluluğuna rehberlik eder.

Stratejik planlama, özetle, bir kuruluşun aşağıdaki dört temel soruyu cevaplandırmasına yardımcı olur: NEREDEYİZ? NEREYE GİTMEK İSTİYORUZ? GİTMEK İSTEDİĞİMİZ YERE NASIL ULAŞABİLİRİZ? BAŞARIMIZI NASIL TAKİP EDER ve DEĞERLENDİRİRİZ? Yukarıda belirtilen sorulara verilen cevaplar stratejik planlama sürecini oluşturur.

Stratejik Planda Yer Alması Gereken Temel Unsurlar Durum analizi (özet) Katılımcılığın nasıl sağlandığına ilişkin açıklama Misyon, vizyon, temel değerler En az bir amaç Her amacın altında en az bir hedef Hedef ölçülebilir şekilde ifade edilememişse ölçüm kriter(ler)i Stratejiler Tüm amaç ve hedefleri içeren …. yıllık tahmini maliyet tablosu

STRATEJİK PLANLAMANIN AŞAMALARI HAZIRLIK ÇALIŞMALARI DURUM ANALİZİ GELECEĞE BAKIŞ MALİYETLENDİRME İZLEME VE DEĞERLENDİRME

2 1 3 4 5 HAZIRLIK ÇALIŞMALARI DURUM ANALİZİ Planın Sahiplenilmesi Tarihsel Gelişim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün Hizmet Belirlenmesi Paydaş Analizi Kuruluş İçi Analiz Çevre Analizi 2 HAZIRLIK ÇALIŞMALARI Planın Sahiplenilmesi Organizasyonun Oluşturulması İhtiyaçların Tespiti İş Planının Oluşturulması Hazırlık Programının Yapılması 1 GELECEĞE BAKIŞ Misyon Bildirimi Vizyon Bildirimi Temel Değerler Amaçlar Hedefler Performans Göstergeleri Stratejiler 3 MALİYETLENDİRME Maliyet Tablosu Kaynak Tablosu 4 İZLEME VE DEĞERLENDİRME 5

HAZIRLIK ÇALIȘMALARI Stratejik planlama; farklı görevlere ve donanımlara sahip bir çok kişiyi bir araya getirir, kuruluş genelinde sahiplenmeyi gerektirir, zaman alıcı bir süreçtir. Stratejik planlama çalışmalarının başarısı büyük ölçüde plan öncesi hazırlıkların yeterli düzeyde yapılmasına bağlıdır. Stratejik planlama hazırlığı beş aşamada sağlanır: Planlama çalışmalarının sahiplenilmesinin sağlanması Organizasyonun oluşturulması İhtiyaçların tespit edilmesi İş planının oluşturulması Hazırlık programının yapılması HAZIRLIK ÇALIŞMALARI Planın Sahiplenilmesi Organizasyonun Oluşturulması İhtiyaçların Tespiti İş Planının Oluşturulması Hazırlık Programının Yapılması 1

ORGANİZASYONUN OLUŞTURULMASI Stratejik planlama katılımcı bir planlama yaklaşımıdır. Kuruluş içinde en üst yöneticiden başlayarak her kademede çalışanların katılımını gerektirir. Stratejik planlama sürecinde temel aktörlerin ve üstlenecekleri işlevlerin belirlenmesi gereklidir. Koordinatör birim Koordinatör birimin görevi stratejik planı hazırlamak değil, plan çalışmalarını koordine etmektir. Stratejik planlama çalışmalarında; toplantıların organizasyonu, kuruluş içi ve dışı iletişimin sağlanması ve belge yönetimi gibi destek hizmetleri koordinatör birim tarafından sağlanır. HAZIRLIK ÇALIŞMALARI Planın Sahiplenilmesi Organizasyonun Oluşturulması İhtiyaçların Tespiti İş Planının Oluşturulması Hazırlık Programının Yapılması 1

ORGANİZASYONUN OLUŞTURULMASI Kuruluşun Üst Yöneticisi Kuruluşun üst yöneticisi kuruluşta stratejik planlama çalışmalarının başladığını bir iç genelge ile duyurur. Kuruluşun üst yöneticisi stratejik plan çalışmalarını her aşamada desteklemeli, ihtiyaç duyulduğu hallerde stratejik planlama ekibinin çalışmalarına yön vermelidir. Kuruluşun misyon, vizyon ve ilkelerinin belirlenmesi çalışmalarına katılmalıdır. Üst yönetici stratejik planlama ekibinin başkanlığını da yürütebilir. HAZIRLIK ÇALIŞMALARI Planın Sahiplenilmesi Organizasyonun Oluşturulması İhtiyaçların Tespiti İş Planının Oluşturulması Hazırlık Programının Yapılması 1

ORGANİZASYONUN OLUŞTURULMASI Stratejik Planlama Ekibi Stratejik planlama ekibinin başkanı üst yönetici tarafından üst düzey yöneticiler arasından seçilir. Ekip başkanı, ekibin oluşturulması, çalışmaların planlanması, ekip içi görevlendirmelerin yapılması, ekip üyelerinin motivasyonu ile ekip ve yönetim arasında eşgüdümün sağlanması görevlerini yerine getirir. Stratejik planlamanın bütün aşamalarında önemli rol üstlenecek olan planlama ekibinin amaca uygun bir yapıda kurulması, çalışmaların başarısı için kritik öneme sahiptir. Stratejik planlama ekibi oluşturulurken üyelerin bireysel özelliklerinin yanısıra oluşacak grubun niteliği de göz önünde bulundurulmalıdır. Stratejik planlama ekibi üye sayısı ??!! (İdeal 6-8), HAZIRLIK ÇALIŞMALARI Planın Sahiplenilmesi Organizasyonun Oluşturulması İhtiyaçların Tespiti İş Planının Oluşturulması Hazırlık Programının Yapılması 1

İHTİYAÇLARIN TESPİTİ Kuruluşta oluşabilecek ihtiyaçlar stratejik planlama hazırlık programı çalışmaları dahilinde stratejik planlama ekibi tarafından tespit edilmelidir: Eğitim ihtiyacı Danışmanlık ihtiyacı Veri ihtiyacı Mali kaynak ihtiyacı HAZIRLIK ÇALIŞMALARI Planın Sahiplenilmesi Organizasyonun Oluşturulması İhtiyaçların Tespiti İş Planının Oluşturulması Hazırlık Programının Yapılması 1

1 ZAMAN PLANI Stratejik planlama zaman alıcı bir süreçtir. Planın öngörülen zamanda tamamlanabilmesi için aşamalar belirlenmeli, bu aşamaların hangi tarihlerde sonuçlandırılabileceği hazırlık çalışmaları dahilinde ortaya konulmalıdır. HAZIRLIK ÇALIŞMALARI Planın Sahiplenilmesi Organizasyonun Oluşturulması İhtiyaçların Tespiti İş Planının Oluşturulması Hazırlık Programının Yapılması 1

HAZIRLIK PROGRAMI Stratejik planlama ekibince oluşturulan hazırlık programında aşağıdaki hususlar yer alır: Eğitim ihtiyacı Eğitim ve diğer hususlara ilişkin danışmanlık hizmeti ihtiyacı Planlama sürecinin gerektirdiği masraflar ile beşeri ve teknik kaynak ihtiyacı Zaman planı Stratejik planlama sürecine dahil olacak kişiler ve görevleri. HAZIRLIK ÇALIŞMALARI Planın Sahiplenilmesi Organizasyonun Oluşturulması İhtiyaçların Tespiti İş Planının Oluşturulması Hazırlık Programının Yapılması 1

2 DURUM ANALİZİ Stratejik planlama sürecinin ilk adımıdır. Tarihsel Gelişim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün Hizmet Belirlenmesi Paydaş Analizi Kuruluş İçi Analiz Çevre Analizi 2 DURUM ANALİZİ Stratejik planlama sürecinin ilk adımıdır. “neredeyiz?” sorusuna cevap verir. Kuruluşun geleceğe yönelik amaç, hedef ve stratejiler geliştirebilmesi için öncelikle, mevcut durumda hangi kaynaklara sahip olduğunu ya da hangi yönlerinin eksik olduğunu, kuruluşun kontrolü dışındaki olumlu ya da olumsuz gelişmeleri değerlendirmesi gerekir. Bu analiz, kuruluşun kendisini ve çevresini daha iyi tanımasına yardımcı olarak stratejik planın sonraki aşamalarından daha sağlıklı sonuçlar elde edilmesini sağlayacaktır.

DURUM ANALİZİ Durum analizi kapsamında genel olarak aşağıdaki değerlendirmeler yapılır: Tarihi gelişim Kuruluşun yasal yükümlülükleri ve mevzuat analizi Kuruluşun faaliyet alanları ile ürün ve hizmetlerinin belirlenmesi Paydaş analizi (kuruluşun hedef kitlesi ve kuruluş faaliyetlerinden olumlu/olumsuz yönde etkilenenlerin, ilgili tarafların analizi) Kuruluş içi analiz (kuruluşun yapısının, insan kaynaklarının, mali kaynaklarının, kurumsal kültürünün, teknolojik düzeyinin vb. analizi) Çevre analizi (kuruluşun faaliyet gösterdiği ortamın ve dış koşulların analizi). DURUM ANALİZİ Tarihsel Gelişim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün Hizmet Belirlenmesi Paydaş Analizi Kuruluş İçi Analiz Çevre Analizi 2

TARİHSEL GELİŞİM Kuruluş hangi tarihte hangi amaçlara hizmet etmek için kuruldu, bugüne kadar geçirdiği kritik aşamalar, önemli yapısal dönüşümler analitik bir bakış açısıyla değerlendirilir. DURUM ANALİZİ Tarihsel Gelişim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün Hizmet Belirlenmesi Paydaş Analizi Kuruluş İçi Analiz Çevre Analizi 2

2 YASAL YÜKÜMLÜLÜKLER VE MEVZUAT ANALİZİ DURUM ANALİZİ Tarihsel Gelişim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün Hizmet Belirlenmesi Paydaş Analizi Kuruluş İçi Analiz Çevre Analizi 2 Cevaplandırılması Gereken Temel Sorular Yasal yükümlülükler açısından bakıldığında kuruluş tarafından üretilen mal ve hizmetlerin kapsamı nedir? Bunlardan faydalananlar kimlerdir? Kuruluş tarafından sunulan hizmetlerin nitelik ve niceliğine ilişkin ne gibi hükümler vardır? Kuruluşun organizasyonuna, çalışma usullerine ve iş süreçlerine ilişkin hangi düzenlemeler bulunmaktadır? Kuruluşun diğer kamu ve özel sektör kuruluşları ile ilişkilerini düzenleyen hükümler nelerdir? Kuruluşun (varsa) mevcut misyonu yasal yükümlülüklerini içermekte midir? Yasal yükümlülükler ile kuruluşun yürütmekte olduğu program ve faaliyetler arasındaki bağlantı nedir? (Tüm yükümlülüklere karşılık gelen program-faaliyet bulunmakta mıdır? Yürütülen tüm program-faaliyetlerin yükümlülükler listesinde bir karşılığı var mıdır?)

FAALİYET ALANLARI İLE ÜRÜN VE HİZMETLERİN BELİRLENMESİ Yasal yükümlülükler ve mevzuat analizi gerçekleştirildikten sonra, bu analizin çıktılarından da yararlanılarak kuruluşun ürettiği temel ürün ve hizmetler belirlenir. Daha sonra, belirlenen ürün ve hizmetler Tablo 1’de gösterildiği gibi belirli faaliyet alanları altında toplulaştırılabilir. Faaliyet Alanı – Ürün/Hizmet FAALİYET ALANI 1 Ürün/Hizmet 1 Ürün/Hizmet 2 Ürün/Hizmet 3 ... FAALİYET ALANI 2 Belirlenen ürün ve hizmetlerin birbirleriyle olan ilişkileri gözetilerek belirli faaliyet alanları altında toplulaştırılması, kuruluşun organizasyon şemasının ve faaliyetlerinin bütününün gözden geçirilmesi açısından faydalı bir çalışmadır. DURUM ANALİZİ Tarihsel Gelişim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün Hizmet Belirlenmesi Paydaş Analizi Kuruluş İçi Analiz Çevre Analizi 2

PAYDAŞ ANALİZİ DURUM ANALİZİ Tarihsel Gelişim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün Hizmet Belirlenmesi Paydaş Analizi Kuruluş İçi Analiz Çevre Analizi 2 Paydaşlar, kuruluşun ürün ve hizmetleri ile ilgisi olan, kuruluştan doğrudan veya dolaylı, olumlu yada olumsuz yönde etkilenen veya kuruluşu etkileyen kişi, grup veya kurumlardır. İç Paydaşlar: Kuruluştan etkilenen veya kuruluşu etkileyen kuruluş içindeki kişi, grup veya (varsa) ilgili/bağlı kuruluşlardır. Kuruluşun çalışanları, yöneticileri ve kuruluşun bağlı olduğu Kurum, iç paydaşlara örnek olarak verilebilir. Dış Paydaşlar: Kuruluştan etkilenen veya kuruluşu etkileyen kuruluş dışındaki kişi, grup veya kurumlardır. Kuruluş faaliyetleriyle ilişkisi olan diğer kamu ve özel sektör kuruluşları, kuruluşa girdi sağlayanlar, sendikalar, ilgili sektör birlikleri dış paydaşlara örnek olarak verilebilir. Müşteriler (Yararlanıcılar): Kuruluşun ürettiği ürün ve hizmetleri alan, kullanan veya bunlardan yararlanan kişi, grup veya kurumlardır. Müşteriler dış paydaşların alt kümesidir.

PAYDAŞ ANALİZİ İLE; DURUM ANALİZİ Tarihsel Gelişim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün Hizmet Belirlenmesi Paydaş Analizi Kuruluş İçi Analiz Çevre Analizi 2 planlama sürecinin ilk aşamalarında paydaşlarla etkili bir iletişim kurularak bu kesimlerin ilgi ve katkısının sağlanması, paydaşların görüş ve beklentilerinin tespit edilmesi, kuruluşun faaliyetlerinin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesine engel oluşturabilecek unsurların saptanması ve bunların giderilmesi için stratejiler oluşturulması, paydaşların birbirleriyle olan ilişkilerinin ve olası çıkar çatışmalarının tespit edilmesi, paydaşların kuruluş hakkındaki görüşlerinin alınmasıyla kuruluşun güçlü ve zayıf yönleri hakkında fikir edinilmesi, paydaşların hangi aşamada katkı sağlayacağının tespit edilmesi, paydaşların görüş, öneri ve beklentilerinin stratejik planlama sürecine dahil edilmesiyle planın bu kesimlerce sahiplenilmesi ve planın uygulanma şansının artması amaçlanır.

2 PAYDAŞ ANALİZİ Paydaş analizi aşağıda yer alan aşamalardan oluşur: Paydaşların tespiti Paydaşların önceliklendirilmesi Paydaşların değerlendirilmesi Görüş ve önerilerinin alınması ve değerlendirilmesi DURUM ANALİZİ Tarihsel Gelişim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün Hizmet Belirlenmesi Paydaş Analizi Kuruluş İçi Analiz Çevre Analizi 2

PAYDAŞLARIN TESPİTİ Paydaş analizinin ilk aşaması: kuruluşun paydaşları kimler ? Kuruluşun paydaşlarının tespit edilmesi için; Kuruluşun faaliyetleri/hizmetleri ile ilgisi olanlar kimlerdir? Kuruluşun faaliyetlerini/hizmetlerini yönlendirenler kimlerdir? Kuruluşun faaliyetlerini/hizmetlerini kullananlar kimlerdir? Kuruluşun faaliyetlerinden/hizmetlerinden etkilenenler kimlerdir? Kuruluşun faaliyetlerini/hizmetlerini etkileyenler kimlerdir? Soruları sorulmalı ve cevapları alınmalıdır. DURUM ANALİZİ Tarihsel Gelişim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün Hizmet Belirlenmesi Paydaş Analizi Kuruluş İçi Analiz Çevre Analizi 2

PAYDAŞLARIN TESPİTİ Kuruluşun paydaşları ayrıntılı olarak ifade edilmelidir. Ayrıca, bir paydaşta farklı özellik, beklenti ve öneme sahip alt gruplar mevcutsa; paydaşlar bu alt gruplar bazında belirtilmelidir. Paydaşlar belirlendikten sonra, neden paydaş oldukları sorusu cevaplanır. Bu değerlendirme paydaşların kuruluşla olan ilişkilerinin belirlenmesi açısından önemlidir. Bir sonraki aşamada paydaşlar; iç paydaşlar, dış paydaşlar ve müşteriler olarak sınıflandırılır. Bu sınıflandırma, farklı paydaş grupları arasındaki ilişkilerin doğru kurulabilmesini ve kuruluşun faaliyet gösterdiği çevrenin tanımlanabilmesini sağlar. DURUM ANALİZİ Tarihsel Gelişim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün Hizmet Belirlenmesi Paydaş Analizi Kuruluş İçi Analiz Çevre Analizi 2

PAYDAŞLARIN ÖNCELİKLENDİRİLMESİ Belirlenen paydaşlar tümü ile etkili bir iletişim kurulmasını imkansız kılacak sayıda olabilir. Bu nedenle paydaş görüşlerinin alınmasında ve plana yansıtılmasında etkinlik sağlamak üzere belirlenen paydaşların önceliklendirilmesi gerekir. Paydaşların önceliklendirilmesinde dikkate alınacak hususlar; paydaşın kuruluşun faaliyetlerini etkileme gücü ile kuruluşun faaliyetlerinden etkilenme derecesidir. Paydaş Listesi Paydaş Adı Paydaş Türü Neden Paydaş Önceliği DURUM ANALİZİ Tarihsel Gelişim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün Hizmet Belirlenmesi Paydaş Analizi Kuruluş İçi Analiz Çevre Analizi 2

PAYDAŞLARIN DEĞERLENDİRİLMESİ Önceliklendirilen paydaşlar bu aşamada kapsamlı olarak değerlendirilir. Paydaşlar değerlendirilirken cevap aranabilecek sorular şunlardır: Paydaş, kuruluşun hangi faaliyeti/hizmeti ile ilgilidir? Paydaşın kuruluştan beklentileri nelerdir? Paydaş, kuruluşun faaliyetlerini/hizmetlerini ne şekilde etkilemektedir? (olumlu-olumsuz) Paydaşın kuruluşu etkileme gücü nedir? Paydaş, kuruluşun faaliyetlerinden/hizmetlerinden ne şekilde etkilenmektedir? (olumlu-olumsuz) DURUM ANALİZİ Tarihsel Gelişim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün Hizmet Belirlenmesi Paydaş Analizi Kuruluş İçi Analiz Çevre Analizi 2

PAYDAŞLARIN DEĞERLENDİRİLMESİ Paydaş analizi kapsamında, kuruluşun sunduğu ürün/hizmetlerle bunlardan yararlananlar ilişkilendirilir. Böylece, hangi ürün/hizmetlerden kimlerin yararlandığı açık bir biçimde ortaya konulur. FAALİYET ALANI 1 FAALİYET ALANI 2 Ü/H1 Ü/H2 Ü/H3 Ü/H4 Paydaş 1  Paydaş 2 Paydaş 3 Paydaş 4 ………. DURUM ANALİZİ Tarihsel Gelişim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün Hizmet Belirlenmesi Paydaş Analizi Kuruluş İçi Analiz Çevre Analizi 2

PAYDAŞLARIN DEĞERLENDİRİLMESİ DURUM ANALİZİ Tarihsel Gelişim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün Hizmet Belirlenmesi Paydaş Analizi Kuruluş İçi Analiz Çevre Analizi 2 Öncelikli paydaşlarla gerçekleştirilecek çalışmaların niteliğinin belirlenmesi için Etki/Önem Matrisinden yararlanılabilir. Bu matriste etki; paydaşın kuruluşun faaliyet ve hizmetlerini yönlendirme, destekleme veya olumsuz etkileme gücünü, önem ise; kuruluşun paydaşın beklenti ve taleplerinin karşılanması konusuna verdiği önceliği ifade eder. ETKİ ÖNEM ZAYIF GÜÇLÜ ÖNEMSİZ İZLE BİLGİLENDİR ÖNEMLİ ÇIKARLARINI GÖZET, ÇALIŞMALARA DAHİL ET BİRLİKTE ÇALIŞ

PAYDAŞ GÖRÜŞLERİNİN ALINMASI VE DEĞERLENDİRİLMESİ Öncelikli paydaşların kuruluş hakkındaki görüş ve önerilerinin alınarak stratejik plana yansıtılması bir program dahilinde yürütülür. Bu program aşağıdaki hususlar çerçevesinde oluşturulur: Görüş ve öneriler hangi yöntemle alınacak? İlgili paydaş itibarıyla hangi kişi ya da birimlerin görüşü alınacak? Çalışmanın sorumluları kimler olacak? Görüş ve önerilerin alınması ne zaman ve hangi sürede gerçekleştirilecek? Alınan görüş ve öneriler ne zaman, nasıl ve kimler tarafından raporlanacak ve değerlendirilecek? DURUM ANALİZİ Tarihsel Gelişim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün Hizmet Belirlenmesi Paydaş Analizi Kuruluş İçi Analiz Çevre Analizi 2 Paydaş görüşleri alınırken; mülakat, anket uygulaması, atölye çalışması, toplantı yöntemlerinden faydalanılır.

PAYDAŞ GÖRÜŞLERİNİN ALINMASI VE DEĞERLENDİRİLMESİ Paydaşların görüşleri alınırken temel olarak şu sorulara cevap aranır: Kuruluşun hangi faaliyetleri ve hizmetleri sizin için önemlidir? Kuruluşun olumlu bulduğunuz yönleri nelerdir? Kuruluşun geliştirilmesi gereken yönleri nelerdir? Kuruluştan beklentileriniz nelerdir? DURUM ANALİZİ Tarihsel Gelişim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün Hizmet Belirlenmesi Paydaş Analizi Kuruluş İçi Analiz Çevre Analizi 2

KURULUȘ İÇİ ANALİZ VE ÇEVRE ANALİZİ Kuruluş içi analiz ve çevre analizinde kullanılabilecek temel yöntemlerden birisi GZFT (Güçlü Yönler, Zayıf Yönler, Fırsatlar ve Tehditler) analizidir. Genel anlamda GZFT, kuruluşun kendisinin ve kuruluşu etkileyen koşulların sistematik olarak incelendiği bir yöntemdir. Bu kapsamda, kuruluşun güçlü ve zayıf yönleri ile kuruluş dışında oluşabilecek fırsatlar ve tehditler belirlenir. Bu analiz stratejik planlama sürecinin diğer aşamalarına temel teşkil eder. DURUM ANALİZİ Tarihsel Gelişim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün Hizmet Belirlenmesi Paydaş Analizi Kuruluş İçi Analiz Çevre Analizi 2

KURULUȘ İÇİ ANALİZ Kuruluş içi analiz; kuruluşun mevcut durumunu ve geleceğini etkileyebilecek, iç ortamdan kaynaklanan ve kuruluşun kontrol edebildiği koşulların ve eğilimlerin incelenerek güçlü ve zayıf yönlerin belirlenmesi ve değerlendirilmesidir. Güçlü yönler kuruluşun amaçlarına ulaşması için yararlanılabileceği olumlu hususlardır. Zayıf yönler ise; kuruluşun başarılı olmasına engel teşkil edebilecek eksiklikler, diğer bir ifadeyle, aşılması gereken olumsuz hususlardır. Belirlenecek güçlü yönler kuruluşun hedeflerine, zayıf yönler ise kuruluşun alacağı tedbirlere ışık tutacaktır. Güçlü ve zayıf yönler belirlenirken dikkate alınabilecek bazı hususlar aşağıda verilmiştir. Bu hususlarda salt verileri kapsayan, tanımlayıcı bir içerik taşımamalı; verilerin yanı sıra analitik değerlendirmelere ve sonuçlara yer verilmelidir. DURUM ANALİZİ Tarihsel Gelişim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün Hizmet Belirlenmesi Paydaş Analizi Kuruluş İçi Analiz Çevre Analizi 2

KURULUŞ İÇİ ANALİZDE DİKKATE ALINACAK HUSUSLAR 1 - Kuruluşun Yapısı Kuruluşun örgüt yapısı Aynı ya da benzer görevi yapan birimler ve yetki çakışmaları Son dönemde kuruluş yapısında ve görev alanında yapılan önemli değişiklikler Kuruluşun yapısında ve görev alanında yapılması gündemde olan önemli değişiklikler İzleme ve değerlendirme sistemi 2 - Beşeri Kaynaklar Kuruluş personelinin sayısı ve dağılımı Personelin eğitim düzeyi, yetkinliği ve deneyimi 3 - Kurum Kültürü İletişim süreçleri Karar alma süreçleri Gelenekler ve değerler 4 - Teknoloji Kuruluşun teknolojik alt yapısı Teknolojiyi kullanma düzeyi 5 - Mali Durum Mali kaynaklar Bütçe büyüklüğü Kuruluşun araç, bina envanteri ve diğer varlıkları DURUM ANALİZİ Tarihsel Gelişim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün Hizmet Belirlenmesi Paydaş Analizi Kuruluş İçi Analiz Çevre Analizi 2

DIŞ ÇEVRE ANALİZİ Çevre analizi, kuruluşun kontrolü dışındaki koşulların ve eğilimlerin incelenerek, kuruluş için kritik olan fırsat ve tehditlerin belirlenmesidir. Fırsatlar, kuruluşun kontrolü dışında gerçekleşen ve kuruluşa avantaj sağlaması muhtemel olan etkenler ya da durumlardır. Tehditler ise, kuruluşun kontrolü dışında gerçekleşen, olumsuz etkilerinin engellenmesi veya sınırlandırılması gereken unsurlardır. Çevre analizinde; kuruluşu etkileyebilecek dışsal değişimler ve eğilimler değerlendirilir. Analiz kapsamında, ekonomik, sosyal, demografik, kültürel, politik, çevresel, teknolojik ve rekabete yönelik etkenlerin belirlenmesi gerekir. DURUM ANALİZİ Tarihsel Gelişim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün Hizmet Belirlenmesi Paydaş Analizi Kuruluş İçi Analiz Çevre Analizi 2

Çevre Analizinde Temel Etkenler DIŞ ÇEVRE ANALİZİ DURUM ANALİZİ Tarihsel Gelişim Yasal Yükümlülükler ve Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları, Ürün Hizmet Belirlenmesi Paydaş Analizi Kuruluş İçi Analiz Çevre Analizi 2 Çevre Analizinde Temel Etkenler Kuruluşun faaliyet alanında dünyadaki durum ve gelişmeler, Kuruluşun faaliyet alanında ülkemizdeki durum ve gelişmeler, Dünyada ve ülkemizdeki temel eğilimler ve sorunlar arasında kuruluşu yakından ilgilendiren kritik konular ve bu konuların kuruluşu nasıl ve ne yönde etkileyeceği, Kuruluşun faaliyetleri ve alanıyla ilgili kalkınma planı, sektörel ve bölgesel plan ve programlarda yer alan amaç, ilke ve politikalar ve bunlar arasındaki uyum Kuruluşun karşılaşabileceği riskler ve belirsizlikler

GELECEĞE BAKIŞ GELECEĞE BAKIŞ Misyon Bildirimi Vizyon Bildirimi Temel Değerler Amaçlar Hedefler Performans Göstergeleri Stratejiler 3 Kuruluşlar, bu aşamada, misyon ve vizyonlarını ifade edecek, temel değerlerini belirleyecek, amaçlarını, hedeflerini ve stratejilerini ortaya koyacaklardır. Misyon, vizyon ve ilkelerin oluşturulması sonucunda, kuruluşun varması istenen noktaya nasıl bir çerçeve içinde ulaşılacağı amaç ve hedeflerin belirlenmesi ile ortaya çıkar. Bu nedenle, misyon, vizyon ve ilkelerin doğru şekilde ifade edilmesi stratejik planın başarısı üzerinde belirleyici bir rol oynayacaktır. Misyon, vizyon ve ilkeler bir kuruluşun kurumsal kimliğine de katkıda bulunan öğelerdir. Kuruluş sadece isim, amblem ve iş akışı ile tanımlanamaz. Kuruluşun oluşturduğu bilgi birikimi, tecrübesi, uzmanlığı ve geliştirdiği kurumsal tavrı belli bir kurumsal kimlik yaratır. Stratejik planlamanın bir işlevi de kuruluşun kurumsal kimliği ile sunduğu hizmetler arasında daha güçlü bir ilişki kurmaktır. Oda borsalarımızda, çalışanların önemli bir kısmı çalıştığı kurumun kimliği hakkında fikir sahibi olmakla birlikte, misyon, vizyon ve ilkeler çerçevesinde kurumun tamamını kapsayan bir kurumsal kimliği algılamakta güçlük çekmektedir. Stratejik planlama, çalışanları disiplinli bir şekilde bu bütünlüğü algılamaya yöneltir.

3 MİSYON BİLDİRİMİ Misyon bir kuruluşun varlık sebebidir; kuruluşun ne yaptığını, nasıl yaptığını ve kimin için yaptığını açıkça ifade eder. Stratejik plan dokümanının diğer kısımlarına da temel oluşturur. Kuruluşun sunduğu tüm hizmet ve faaliyetleri kapsayan bir şemsiye kavramdır. Kuruluşun üst yönetimi tarafından planlama ekibi ile birlikte diğer birimlerin görüşleri de dikkate alınarak geliştirilir. Gerek görüldüğü takdirde daha alt seviyedeki birimlerin misyon bildirimleri ise, birim yöneticileri ve diğer ilgili personel tarafından kuruluşun misyon bildirimine uyumlu bir şekilde geliştirilir. GELECEĞE BAKIŞ Misyon Bildirimi Vizyon Bildirimi Temel Değerler Amaçlar Hedefler Performans Göstergeleri Stratejiler 3

MİSYON BİLDİRİMİ Misyon bildiriminde aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir: Özlü, açık ve çarpıcı şekilde ifade edilir. Hizmetin yerine getirilme sürecini değil, amacını tanımlar. Yasal düzenlemelerle kuruluşa verilmiş olan görev ve yetkiler çerçevesinde belirlenir. Kuruluşun hizmet sunduğu kişi ve kuruluşlar belirtilir. Kuruluşun sunduğu hizmet ve/veya ürünler tanımlanır. GELECEĞE BAKIŞ Misyon Bildirimi Vizyon Bildirimi Temel Değerler Amaçlar Hedefler Performans Göstergeleri Stratejiler 3 Misyon Bildirimi için Cevaplanması Gereken Sorular Kuruluşun var oluş nedeni nedir? Kuruluş kimlere hizmet sunuyor? Kuruluş hangi alanda çalışıyor? Kuruluş hangi ihtiyaçları karşılıyor? Kuruluşun yerine getirmek zorunda olduğu yasal görevler nelerdir?

VİZYON BİLDİRİMİ Vizyon kuruluşun ideal geleceğini sembolize eder. Kuruluşun uzun vadede neleri yapmak istediğinin güçlü bir anlatımıdır. Vizyon bir kuruluşun farklı birimleri arasında birleştirici bir unsurdur. Bundan dolayı, bir çok işlevi yerine getiren kuruluşlarda daha da önemli bir role sahiptir. Vizyon bildirimi kuruluşun ulaşmayı arzu ettiği geleceğin iddialı ve gerçekçi bir ifadesidir. Bu ifade, bir yandan çalışanları ve karar alıcıları ilerlemeye teşvik etmeli, diğer yandan da ulaşılabilir olmalıdır. Vizyon bildirimi, misyon bildirimi ile birlikte kuruluş planının çatısını oluşturur. Güçlü bir vizyon aşağıdaki özelliklere sahiptir: 􀂄 İdealisttir; yürekten gelmesi, hissedilmesi gerekir. 􀂄 Özgündür; kuruluşun vizyonunu diğerlerinden ayırt edici özelliğe sahiptir. 􀂄 Çekicidir; kuruluş çalışanları kadar diğer paydaşların da ilgisini çeker. İyi ifade edilmiş bir vizyon bildirimi aşağıdaki özellikleri gösterir: 􀂄 Kısa ve akılda kalıcıdır. 􀂄 İlham verici ve iddialıdır. 􀂄 Gelecekteki başarıları ve ideal olanı tanımlayıcıdır. GELECEĞE BAKIŞ Misyon Bildirimi Vizyon Bildirimi Temel Değerler Amaçlar Hedefler Performans Göstergeleri Stratejiler 3

3 VİZYON BİLDİRİMİ Vizyon Bildirimi için Cevaplanması Gereken Sorular Kuruluşun ideal geleceği nedir? Kuruluş; çalışanları ve yararlanıcılar tarafından nasıl algılanmak istiyor? Hesap verme sorumluluğunu taşıyan idari ve siyasi otoriteler nasıl bir gelecek öngörüyor? GELECEĞE BAKIŞ Misyon Bildirimi Vizyon Bildirimi Temel Değerler Amaçlar Hedefler Performans Göstergeleri Stratejiler 3

TEMEL DEĞERLER Temel değerler kuruluşun kurumsal ilkeleri ve davranış kuralları ile yönetim biçimini ifade eder. Bir kuruluşun temel değerlerini ortaya koymak stratejik planlama için önemlidir; çünkü kuruluşun vizyon, misyon ve kurumsal kimliğinin gerisinde temel değerler ve inançlar bulunur. Temel değerler kuruluşun kararlarına, seçimlerine ve stratejilerinin belirlenmesine rehberlik eder. Hayata geçirilen değerler, kuruluş kimliğinin değişiminde ve çalışanların motive edilmesinde güçlü araçlardır. GELECEĞE BAKIŞ Misyon Bildirimi Vizyon Bildirimi Temel Değerler Amaçlar Hedefler Performans Göstergeleri Stratejiler 3

3 TEMEL DEĞERLER Temel Değerler için Cevaplanması Gereken Sorular Değerler üç temel alana ilişkin olabilir: Kişiler: Kuruluş çalışanlarına ve paydaşlarla ilişkilere yönelik değerler Süreçler: Kuruluşun yönetim, karar alma ve hizmet üretimi sürecine ilişkin değerler Performans: Kuruluşun ürettiği hizmet ve/veya ürünlerin kalitesine yönelik beklentiler Temel Değerler için Cevaplanması Gereken Sorular Kuruluşun çalışma felsefesi nedir? Kuruluşun çalışmalarına temel teşkil eden ilkeler, standartlar ve idealler nelerdir? Kuruluşun personeli tarafından benimsenen değerler ve inançlar nelerdir? GELECEĞE BAKIŞ Misyon Bildirimi Vizyon Bildirimi Temel Değerler Amaçlar Hedefler Performans Göstergeleri Stratejiler 3

AMAÇLAR Amaçlar kuruluşun ulaşmayı hedeflediği sonuçların kavramsal ifadesidir. Amaçlar, kuruluşun hizmetlerine ilişkin politikaların uygulanması ile elde edilecek sonuçları ifade eder. Amaçların özellikleri: Kuruluşun misyonunu gerçekleştirmesine katkıda bulunmalıdır. Misyon, vizyon ve temel değerlerle uyumlu olmalıdır. İddialı, ama gerçekçi ve ulaşılabilir olmalıdır. Ulaşılmak istenen sonuçları açık bir şekilde ifade etmeli, ancak bunlara nasıl ulaşılacağını ayrıntılı olarak açıklamamalıdır. Hedefler için bir çerçeve çizmelidir. Durum analizi sonuçlarına göre şekillenmelidir. Orta vadeli bir zaman dilimini kapsamalıdır. Önemli dışsal değişiklikler olmadığı sürece değiştirilmemelidir GELECEĞE BAKIŞ Misyon Bildirimi Vizyon Bildirimi Temel Değerler Amaçlar Hedefler Performans Göstergeleri Stratejiler 3

3 AMAÇLAR Amaçların Oluşturulması için Cevaplanması Gereken Sorular Kuruluş misyonunu yerine getirmek için neler yapmalıdır? Kuruluş orta vadede neleri başarmayı amaçlamaktadır? Kuruluşun faaliyetleri dış çevre ile uyumlu mudur, değilse ne değişmelidir? GELECEĞE BAKIŞ Misyon Bildirimi Vizyon Bildirimi Temel Değerler Amaçlar Hedefler Performans Göstergeleri Stratejiler 3

HEDEFLER Hedefler, amaçların gerçekleştirilebilmesine yönelik spesifik ve ölçülebilir alt amaçlardır. Hedefler ulaşılması öngörülen çıktı ve sonuçların tanımlanmış bir zaman dilimi içinde nitelik ve nicelik olarak ifadesidir. Hedeflerin miktar, maliyet, kalite ve zaman cinsinden ifade edilebilir olması gerekmektedir. Bir amacı gerçekleştirmeye yönelik olarak birden fazla hedef belirlenebilir. GELECEĞE BAKIŞ Misyon Bildirimi Vizyon Bildirimi Temel Değerler Amaçlar Hedefler Performans Göstergeleri Stratejiler 3

3 HEDEFLER Hedeflerin Oluşturulması için Cevaplanması Gereken Sorular Hedefler, kuruluşun misyon, vizyon, temel değerler ve amaçları ile tutarlı mı? Hangi spesifik sonuçlara ulaşmaya çalışılıyor? Sonucu etkileyen etkenler nelerdir? Bir amaca ilişkin hedeflerin tümü gerçekleştirildiğinde o amaca ne ölçüde ulaşılabiliyor? İstenilen sonuçlara ne kadar zamanda ulaşılabilir? Bu hedeflere ulaşmak için sağlanan gelişme nasıl ölçülür? Ölçme için hangi verilerin ne şekilde temin edilmesi gerekir? Kıyas noktaları nelerdir? Ne kadar gelişme sağlanabilir? GELECEĞE BAKIŞ Misyon Bildirimi Vizyon Bildirimi Temel Değerler Amaçlar Hedefler Performans Göstergeleri Stratejiler 3

PERFORMANS GÖSTERGELERİ Hedeflerin ölçülebilir olarak ifade edilemediği durumlarda stratejik planda hedefe yönelik performans göstergelerine yer verilmesi gereklidir. Performans göstergeleri gerçekleşen sonuçların önceden belirlenen hedefe ne ölçüde ulaşıldığının ortaya konulmasında kullanılır. Bir performans göstergesi, ölçülebilirliğin sağlanması bakımından miktar, zaman, kalite veya maliyet cinsinden ifade edilir. Performans göstergeleri: girdi, çıktı, verimlilik, sonuç ve kalite göstergeleri olarak sınıflandırılır. GELECEĞE BAKIŞ Misyon Bildirimi Vizyon Bildirimi Temel Değerler Amaçlar Hedefler Performans Göstergeleri Stratejiler 3

PERFORMANS GÖSTERGELERİ Girdi: Bir ürün veya hizmetin üretilmesi için gereken beşeri, mali ve fiziksel kaynaklardır. Girdi göstergeleri, ölçmeye esas olan başlangıç durumunu yansıtırlar. Çıktı: Üretilen ürün ve hizmetlerin miktarıdır. Çıktı göstergeleri, üretilen mal ve hizmetlerin niceliği konusunda bilgi vermesine rağmen, sonuçlara ulaşılıp ulaşılmadığı veya üretilen mal veya hizmetin kalitesi ve üretim sürecinin etkinliği konusunda tek başına açıklayıcı değildir. Verimlilik: Birim çıktı başına girdi veya maliyettir. Girdiler ile çıktılar arasındaki ilişkiyi gösterir. Sonuç: Sonuç göstergeleri, elde edilen çıktıların, amaç ve hedeflerin gerçekleştirilmesinde nasıl ve ne ölçüde başarılı olduklarını gösterirler. Hedeflenen sonuçlara ulaşmadaki başarı seviyesi etkililik ile ifade edilmektedir. Sonuç göstergeleri amaç ve hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığını ortaya koymaları bakımından en önemli performans göstergeleridir. Kalite: Mal veya hizmetlerden yararlananların veya ilgililerin beklentilerinin karşılanmasında ulaşılan düzeydir (güvenilirlik, doğruluk, davranış biçimi, duyarlılık ve bütünlük gibi ölçüler). GELECEĞE BAKIŞ Misyon Bildirimi Vizyon Bildirimi Temel Değerler Amaçlar Hedefler Performans Göstergeleri Stratejiler 3

STRATEJİLER Stratejiler, kuruluşun amaç ve hedeflerine nasıl ulaşılacağını gösteren kararlar bütünüdür. Etkili stratejiler olmaksızın amaç ve hedeflere ulaşmak mümkün değildir. Kurumsal stratejiler oluşturulurken kullanılabilecek yöntemlerden biri “Kritik Sorular Yöntemi”dir. Kritik sorular yöntemi ile amaç ve hedeflere ulaşmada karşılaşılan sorunlar belirlenip bu sorunları en aza indirgemeye yönelik stratejiler geliştirilebilir. Ayrıca GZFT analizinde ortaya konan kuruluşun güçlü (G) ve zayıf yönleri (Z), dış çevreden kaynaklanan fırsatlar (F) ve tehditler (T) strateji üretmede kullanılabilir. Bu yöntemle aşağıda belirtilen alternatif stratejiler geliştirilebilir. GELECEĞE BAKIŞ Misyon Bildirimi Vizyon Bildirimi Temel Değerler Amaçlar Hedefler Performans Göstergeleri Stratejiler 3

STRATEJİLER ZT Stratejileri : zayıf yönler ve tehditlerin olumsuz etkilerini en aza indirgemeye yöneliktir. ZF Stratejileri : kuruluşun zayıf yönlerinin olumsuz etkilerini en aza indirgerken fırsatların olası olumlu etkilerinden azami düzeyde yararlanmaya yöneliktir. Dış fırsatlardan yararlanarak mevcut zayıf yönleri giderecek stratejiler oluşturulabilir. GT Stratejileri : dış çevredeki tehditlerin olumsuz etkilerini, kuruluşun güçlü yönlerini kullanarak en aza indirgemeye yöneliktir. GF Stratejileri : kuruluşun hem güçlü yönlerini hem de dış çevrenin sunduğu fırsatların olumlu etkilerinden azami düzeyde faydalanmaya yönelik olarak geliştirilen stratejilerdir. Söz konusu stratejiler, Kuruluşun güçlü yönleri kullanılarak dış fırsatlardan maksimum düzeyde yararlanmayı mümkün kılar. GELECEĞE BAKIŞ Misyon Bildirimi Vizyon Bildirimi Temel Değerler Amaçlar Hedefler Performans Göstergeleri Stratejiler 3

STRATEJİLER Stratejilerin Oluşturulması için Cevaplanması Gereken Sorular Amaç ve hedeflere ulaşmak için neler yapılabilir? Olası sorunlar nelerdir ve bu sorunları nasıl aşabiliriz? Amaç ve hedeflere ulaşmak için izlenebilecek alternatif yol ve yöntemler nelerdir? Alternatiflerin maliyetleri, olumlu, olumsuz yönleri nelerdir? GELECEĞE BAKIŞ Misyon Bildirimi Vizyon Bildirimi Temel Değerler Amaçlar Hedefler Performans Göstergeleri Stratejiler 3

MALİYETLENDİRME Kuruluşun amaç ve hedeflerine yönelik stratejiler doğrultusunda gerçekleştirilecek faaliyet ve projeler ile bunların kaynak ihtiyacı bu aşamada belirlenir. Her bir faaliyet/proje belirli bir hedefe yönelik olmalıdır. Herhangi bir hedefle ilişkisi kurulamayan faaliyet/projelere yer verilmemelidir. Halihazırda yürütülen veya yürütülmesi planlanan faaliyetler/projeler mutlaka bir hedefle ilişkilendirilmelidir. MALİYETLENDİRME Maliyet Tablosu Kaynak Tablosu 4

MALİYETLENDİRME Faaliyetlerin/Projelerin Ortaya Konulması Sürecinde Cevaplanması Gereken Temel Sorular Hedefi gerçekleştirecek alternatif faaliyetler/projeler ortaya konulmuş mudur? Hedefin yerine getirilmesi sürecinde faaliyetin/projenin rolü ve önemi nedir? Bu faaliyet/proje gerekli mi? Belirlenen faaliyetler/projelerin tamamı gerçekleştirildiğinde hedefe ulaşılıyor mu? Hedefe ulaşılması için başka faaliyet/projeye ihtiyaç var mı? Hedefin gerçekleştirilmesine yönelik halihazırda yürütülen faaliyet/projeler var mıdır? Faaliyet ve projeler zamanlanırken birbirleriyle etkileşimleri dikkate alınmış mıdır? Hedefleri ve altında yer alan faaliyetleri/projeleri yerine getirmekten sorumlu olan birimler kimlerdir ve sorumlulukları nelerdir? MALİYETLENDİRME Maliyet Tablosu Kaynak Tablosu 4

MALİYETLENDİRME Her bir hedefi gerçekleştirmeye dönük faaliyet/projelerin ortaya konulması sonrasında faaliyet/projelerin bütçe ile ilişkisinin kurulması gerekmektedir. Maliyet Tablosu 1. Yıl 2. Yıl 3. Yıl 4. Yıl AMAÇ 1. Hedef 1.1. Hedef 1.2. Hedef 2.1. …….. ……….. TOPLAM MALİYETLENDİRME Maliyet Tablosu Kaynak Tablosu 4

MALİYETLENDİRME Kuruluş Tablo 4’te belirtilen toplam maliyetlerini elde edeceği kaynaklarla karşılaştırmak durumundadır. Bu karşılaştırmayı yapabilmek için yıllar itibariyle hangi kaynaklardan hangi gelirlerin elde edileceği tahmin edilmelidir. Bu amaçla Tablo 5’te gösterilen kaynak tablosundan yararlanılabilir. Kaynak Tablosu KAYNAKLAR 1. Yıl 2. Yıl 3. Yıl 4. Yıl GENEL BÜTÇE ÖZEL BÜTÇE BÜTÇE DIŞI FONLAR …. … ….. DİĞER (Kaynak Belirtilmeli) MALİYETLENDİRME Maliyet Tablosu Kaynak Tablosu 4

İZLEME VE DEĞERLENDİRME İzleme, stratejik plan uygulamasının sistematik olarak takip edilmesi ve raporlanmasıdır. Değerlendirme ise, uygulama sonuçlarının amaç ve hedeflere kıyasla ölçülmesi ve söz konusu amaç ve hedeflerin tutarlılık ve uygunluğunun analizidir. İzleme, yönetime yardımcı olan sistemli bir faaliyettir. Raporlama izleme faaliyetinin temel aracıdır. İzleme raporları objektif olmalıdır. İlerleme sağlanan alanlar yanında, ilerleme sağlanamayan konular da rapor edilmelidir. Performansın izlenmesi, izleme faaliyetinin temelidir. Bunun için performans göstergeleri ile ilgili veriler düzenli olarak toplanmalı ve değerlendirilmelidir. Stratejik planın izleme ve değerlendirmeye tabi tutulması şarttır. İZLEME VE DEĞERLENDİRME 5

STRATEJİ: BELİRNEMİŞ HEDEFLERE ULAŞMAK İÇİN İZLENEN YOL STRATEJİK: STRATEJİ İLE İLGİLİ OLAN STRATEJİK YÖNETİM: HEDEFLERLE YÖNETİM STRATEJİK PLANLAMA: BELİRLENEN HEDEFLERE HANGİ SÜRELERDE, HANGİ KAYNAKLARLA, NASIL ERİŞİLEBİLECEĞİNİN ORTAYA KONMASI

ÖZETLE… NEYİ, NE ZAMAN, NASIL, HANGİ GEREKSİNİMLERLE (KAYNAKLARLA), NE KADAR MALİYETE YAPACAĞIM? NELERİ KONTROL EDECEĞİM, HANGİ DURUMDA NASIL TEDBİRLER ALACAĞIM.

STRATEJİK PLANLAMA SÜRECİ KAVRAM YÖNTEM AÇIKLAMA MEVCUT DURUM ANALİZİ - Dış Çevre Analizi - İç Çevre Analizi - SWOT Analizi - Paydaşlar Analizi NEREDEYİZ MİSYON VİZYON İLKELER - Kuruluşun varoluş gerekçesi - Temel İlkeleri - Arzu edilen gelecek NEREYE ULAŞMAK İSTİYORUZ STRATEJİK NİYETLER ANA STRATEJİ VE HEDEFLER - Orta Vadeli Ulaşılacak Niyetler - Ölçülebilir Hedefler FAALİYETLER PROJELER - Hedeflere Ulaşma Yöntemleri - İş Planlar - Kaynak Planları GİTMEK İSTEDİĞİMİZ YERE NASIL ULAŞIRIZ İZLEME ÖLÇME DEĞERLENDİRME - Raporlama - Performans Göstergeleri Yönetimi BAŞARIMIZI NASIL TAKİP EDERİZ VE DEĞERLENDİRİRİZ

SWOT analizi; incelenen kuruluşun, tekniğin, sürecin veya durumun güçlü ve zayıf yönlerini belirlemekte ve dış çevreden kaynaklanan fırsat ve tehditleri saptamakta kullanılan bir tekniktir. Amaç; iç ve dış etkenleri dikkate alarak, varolan güçlü yönler ve fırsatlardan en üst düzeyde yararlanacak, tehditlerin ve zayıf yanların etkisini en aza indirecek plan ve stratejiler geliştirmektir. SWOT analizi, güçlü olduğumuz ve büyük fırsatların yattığı alanlara odaklanmamızı sağlar.

YÖNTEM İç analiz Dış Analiz Kuruluşun, sistemin kaynak ve yeteneklerinin incelenerek güçlü ve zayıf yönlerin belirlenmesi Genellikle kontrolumuz altında olabilen Kıyaslama Dış Analiz Çevre etkenlerinin belirlenerek fırsat ve tehditlerin saptanması Genellikle kontrolumuz dışında olan Dış etkenler : Politik Ekonomik Sosyo-Kültürel Teknolojik

YÖNTEM Farklı birim ve alanlardan kişilerin bir araya gelmesi Çapraz fonksiyonel takım yaklaşımı ve kolaylaştırıcı katkısı Çevresel değişimlere karşılık sistem yeteneklerinin haritasının çıkarılması Deneyimlere ve farklı gözlemlere dayalı öznel bilgilerin anlamlı bir halde düzenlenmesi

GÜÇLÜ YÖNLERİN SAPTANMASI Üstünlükleriniz nelerdir ? Neleri iyi yaparsınız ? Başkaları, güçlü yanlarınız olarak neleri görmekteler ? * Gerçekçi olun * Tüm karakteristiklerinizi sıralayın

ZAYIF YÖNLERİN SAPTANMASI Neleri kötü yapmaktasınız ? Neleri iyileştirmeye gereksiniminiz var ? Başkaları hangi konularda sizden daha iyidirler ? Başkalarının gözüyle ne gibi zayıflıklarınız ortaya çıkmakta ?

FIRSATLAR Önünüzde duran fırsatlar nelerdir ? Çevrede ne gibi ilginç gelişmeler yaşanmakta ? Fırsat Yaratan Kaynaklar: Teknoloji ve pazarda oluşan değişimler Hükümet politikalarındaki değişiklikler Sosyo-kültürel yapıdaki değişimler Yerel olaylar

TEHDİTLER Ne gibi engellerle karşılaşmaktasınız ? Rakipleriniz ne yapmaktalar ? Beklenen iş, ürün veya hizmet standartları değişmekte mi ? Değişen teknoloji konumunuzu tehdit ediyor mu ? Finansal sorunlarınız var mı ?

SONUÇ Güçlü yönler ile fırsatların uyumlaştırılması: Güçlü yönlerin fırsatlardan yararlanacak şekilde kullanılması Zayıflıkları güçlü yönlere dönüştürecek stratejiler geliştirilmesi Tehditlerin güçlü yanlar ile bütünleştirilebilecek fırsatlara dönüştürülmesi

Bazı Anahtar Özellikler Genellikle on kişiden küçük gruplar ile yapılır Beyin Fırtınası teknikleri kullanılarak uygulanabilir Fırsatların belirlenmesinde somut çözümler üretmek yerine sorunun araştırılması ve çözümlenmesi ön plandadır

Güçlü ve Zayıf yönlerin belirlenmesi Örnek: Yönetim Kalitesi Organizasyonel Yapı - Yeterli iletişim var mı ? - Hiyerarşik yapı bilgi akışına engel mi ? - Müşteri odaklı mı ? Planlama - Uzun erimli planlar var mı ? - Çalışanların katılımı ne ölçüde sağlanıyor ? Eşgüdüm - Birimler arası işbirliği ve eşgüdüm sağlanıyormu ? Çalışanlar - Sorumluluk ve yetkiler açıkça tanımlanmış mı ? - Çalışanları geliştirici eğitim programları var mı ? Eğitim - Çalışanların eğitim gereksinimleri sürekli olarak gözden geçiriliyormu ? Proje Yönetimi - Proje gelişimi ile ilgili çift yönlü iletişim var mı ?

ÖRNEK OLAY : Türkiye’nin Teknoloji Geliştirme Potansiyeli SWOT Analizi İşletmelerin Yapısı İnsan Kaynakları Sosyo-Ekonomik ve Kültürel Yapı Hukuksal ve Kurumsal Altyapı

İşletmelerin Yapısı GÜÇLÜ YÖNLER Genç işletmelerin varlığı Üretim potansiyelinin varlığı Yetişmiş insan gücünün varlığı Üretim aşamalarında işbirliği Müşteri odaklılık Gelişen bir kalite bilinci ZAYIF YÖNLER Yetersiz sermaye yapısı Yetersiz yönetim Aile şirketlerinin kurumsallaşma sorunları Üniversite-sanayi-araştırma kurumu işbirliğinin yetersizliği Yetersiz Ar-Ge kültürü Yeni teknolojilere dayalı işletmelerin azlığı İletişim eksikliği

İşletmelerin Yapısı TEHDİTLER Küresel Rekabet Ekonomik istikrarsızlık Üniversite-sanayi-araştırma kurumu işbirliğinde eksiklikler İç pazarın yetersizliği Bilgi ve teknolojinin hızla eskimesi Teknolojik değişimlerin pazara girişte karşılaşılabilecek engelleri azaltması FIRSATLAR Bilgiye erişimin kolaylaşması Uluslararası işbirliğinin gelişmesi Yabancı sermayenin ilgisi Üniversite-sanayi-araştırma kurumu işbirliğini artırıcı düzenlemeler Ar-Ge desteklerinin kurumsallaşması Yenilikçi ve teknoloji temelli firmaları özendirici uygulamalar

İşletmelerin Yapısı - Öneriler Ekonomik istikrarsızlık aşılabilirse, yabancı sermayenin ilgisi ortaklıklara dönüştürülerek işletmelerdeki yönetim eksiklikleri giderilebilir Uluslararası işbirliğinin geliştirilmesi ile yenilikçilik ve Ar-Ge bilinci artırılabilir. Üretim aşamalarındaki güçlü işbirliklerinin sanayi-üniversite-araştırma kurumları arasında da yaygınlaştırılması ile yeni teknolojilere dayalı işletme eksikliği giderilebilir

İnsan Kaynakları GÜÇLÜ YÖNLER Yetişmiş insan gücü Girişimcilik ruhu ve eğilimi Yeni teknolojilere açıklık Teknolojiyi benimseme ve uyarlama yeteneği İşe bağlılık Genç nüfus ZAYIF YÖNLER Yönetim eksikliği Katılımcı olmayan eğitim İnsana yeterince değer verilmemesi Tepkisel davranış yapısı Takım ruhu eksikliği Yenilikçilik kavramımın topluma verilmemesi Temel bilimlerde eğitim ve araştırma eksikliği

İnsan Kaynakları TEHDİTLER Yetersiz istihdam Nüfus artışı Yurt dışındaki iş olanakları Yurt içi yaşam standartlarının düşmesi Beyin göçü FIRSATLAR Girişimciliği özendirici düzenlemeler Eğitim sistemindeki iyileştirici düzenlemeler Kuruluşların insan kaynakları için ayrı birimler oluşturması Uluslararası işbirliğinin gelişmesi ile beyin göçünün önlenmesi

İnsan Kaynakları - Öneriler Girişimcilik ruhu ve eğilimi, girişimcilik kültürü ve eğitiminin yaygınlaştırılması ile geliştirilebilirse, yeni teknolojilere açık olan toplumun atılımlar yapması sağlanabilecektir

Sosyo-Ekonomik ve Kültürel Yapı GÜÇLÜ YÖNLER Bilim ve Teknoloji Politikaları ve uygulayıcı kurumların varlığı Politikaların paydaşlarca sahiplenilmesi Jeopolitik konum Üstün savunma gücü ZAYIF YÖNLER Politikaların uygulanmasında eksiklikler Teknolojiye olan toplumsal talebin yetersizliği Uzun erimli planlama ve uygulama kültürünün eksikliği Kamu satın alma politikalarında teknoloji geliştirme yaklaşımının eksikliği Ağ yapılar ve işbirliklerinin azlığı

Sosyo-Ekonomik ve Kültürel Yapı TEHDİTLER Yetersiz ara eleman eğitimi Yaşam boyu eğitim bilinci yaratacak mekanizmaların yokluğu Küreselleşme Bölgesel oluşumlar Türkiye’nin bölgesel gelişmişlik farklılıkları Gelişmiş ülkelerin beyin göçünü özendiren politikaları FIRSATLAR Vizyon 2023 Projesi Kalite konusunda toplumsal bilincin oluşması e-Türkiye ve e-Avrupa etkinlikleri Avrupa Birliği programlarına katılım Yerel kaynaklar ve olanaklar Diğer bölgesel oluşumlar

Sosyo-Ekonomik ve Kültürel Yapı: Öneriler Avrupa Birliği programlarına katılım ile teknoloji talebi artırılarak, beyin göçünün azaltılması sağlanabilir e-Türkiye yaklaşımı, Bilim ve Teknoloji Politikalarının uzun erimli planlama ve uygulamalara dönüştürülmesinde bir fırsat olarak değerlendirilebilir

STRATEJİK PLANLAMANIN ADIMLARI İşin Açık Tanımı Yapılmalı Çevre Faktörlerinin Analizi Yapılmalı Kurumun Güçlü ve Zayıf Yanları Belirlenmeli Rakiplerin Analizi Yapılmalı Kurumun Amaç ve Hedefleri Belirlenmeli Uygun Stratejiler Tayin Edilmeli Stratejik Plan Harekete Geçirilmeli Planın Uygulanması Kontrol Edilmeli

STRATEJİK PLANLAMANIN ADIMLARI İşin Açık Tanımı Yapılmalı İşin açık tanımını yapıldığında, ileriye dönük hedefler daha kolay belirlenebilecektir. İşin tanımında söz konusu olan, sadece üretilen ürün, verilen hizmet değildir. Aynı zamanda ürünün/hizmetin türü, müşterilerin kim olduğu, hedeflenen imaj, müşterilerin hangi ihtiyaçlarının karşılanacağı ve ne tür metodların kullanılacağı gibi konulardır. Hedef kitlenin analizi (CRM); - Ürününüzün/hizmetinizin müşterisi kimdir? - Müşterilerinizin yaşı, gelir düzeyi, alışveriş özellikleri ve oturdukları semt gibi genel özellikleri nelerdir? - Sizin ürününüzü neden tercih ediyorlar? - Firmanıza bağlılığı ne ölçüdedir? - Satışlarınızdaki artış ya da azalmalara sebep olan faktörler nelerdir? - Pazarda belirgin bir alıcı grubu var mıdır? gibi sorular cevaplanmalıdır.

STRATEJİK PLANLAMANIN ADIMLARI Çevre Faktörlerinin Analizi Yapılmalı Böyle bir analiz, pazarda yaratılabilecek fırsatlardan ve tehlikelerden haberdar olabilmeyi sağlayacaktır. Hedef pazarda yararlanılabilecek fırsatlar arasında bir öncelik sıralaması yaparak olası tehditlere karşı da hazırlıklı olunabilir. Ekonomik krizler, yeni kanunlar, faiz oranlarındaki artış, yeni rakip firmaların çıkışı, teknolojik gelişmeler yüzünden ürünün/hizmetin eski sayılması gibi olası tehditler, dinamik bir enformasyonla zamanında öğrenilebilir. Böylece kontrol edilebilir bir dizi değişken tanımlanıp, bunlara müdahale edilebilirse firmanın pazardaki rekabet şansı artacaktır.

STRATEJİK PLANLAMANIN ADIMLARI Kurumun Güçlü ve Zayıf Yanları Belirlenmeli Böyle bir değerlendirme yapılması, personel, maliyet, ürün, pazar, ürün geliştirme ve organizasyonla ilgili konularda, yapılan işle ilgili daha gerçekçi bir perspektife sahip olunmasını sağlar.

STRATEJİK PLANLAMANIN ADIMLARI Rakiplerin Analizi Yapılmalı Hiç bir işletme pazarda yalnız değildir. Benzer ürün ve servisi sunan firmalardan sürekli daha iyi olabilmek, kendi analizini yapmanın yanısıra rakiplerin de analizini yapmakla mümkündür. Rakipler şu anda ne yapmaktalar, ne yapabilirler, nedenleri ne olabilir, onların riske yönelik davranışları ve sahip oldukları değerler nelerdir? Bunların gözlemlenmesiyle ortaya çıkacak olan zayıf yönlerinden avantajlar yaratılabilecek, güçlü ve başarılı yanlarından ise örnek alınacaktır.

STRATEJİK PLANLAMANIN ADIMLARI Kurumun Amaç ve Hedefleri Belirlenmeli Genel amaçların ve hedeflerin belirlenmesi bir yöneticiye genel amaçlar doğrultusunda kısa vadeli amaçlar belirleme şansı verebileceği gibi, şirketin (Kurumun) performansını değerlendirme şansı da sağlayacaktır. Genel amaçlar, karlılık, verimlilik, büyüme, etkililik, pazarda söz sahibi olma, parasal kaynaklar, örgütsel yapı, fiziksel imkanlar, çalışanların refahı ve toplumsal sorumluluk gibi konuları kapsar. İyi belirlenmiş amaçlar (hedefler); spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi, harekete geçirici, zamanı belirtilmiş ve yazılı olmalıdır. Amaçların belirlenmesi aşamasında bir alt grubun ve çalışanların bu sürece katılması, amaçlara örgüt olarak daha kolay ulaşılmasını sağlayacaktır.

STRATEJİK PLANLAMANIN ADIMLARI Uygun Stratejiler Tayin Edilmeli Bir işletme (kurum) kendisinin ve rakiplerinin analizini yaptıktan sonra stratejik görüşlerini değerlendirmeli ve işin amaçlarına ulaşabilmek için bir plan hazırlanmalıdır. Strateji, işletmenin belirtilmiş amaçlarına ulaşabilmek için, yönetimin planladığı aksiyonlar bütünüdür.

STRATEJİK PLANLAMANIN ADIMLARI Stratejik Plan Harekete Geçirilmeli Yönetici, stratejik planı, günlük işler temelinde uygulamaya dönüştürmekle görevlidir. Stratejik planı, uygulama planlarına (İş Planları) dönüştürmek için, planın yönünü yansıtan politikalar, prosedürler ve bütçe oluşturulmalıdır.

STRATEJİK PLANLAMANIN ADIMLARI Planın Uygulanması Kontrol Edilmeli Şirketin (Kurumun) amaçlarını da içeren planlama süreci gerçekleştirilip, strateji oluşturulduktan sonra işleyişin belirlenen plan doğrultusunda olup olmadığının düzenli ve dikkatli bir kontrolü gereklidir. Muhasebe kayıtları, üretim, satışlar, envanter ve diğer işlem kayıtları bir yöneticinin planlamaya uygun bir gidiş olup olmadığını kontrol etmesi için en uygun kaynaklardır.

STRATEJİ NEDİR, NE DEĞİLDİR ? Strateji, başarılı olanı taklit etmek değil, farklı olanı yaratmaktır...  Strateji, bir yarışta en başarılı olmak üzere performansı arttıracak teknikleri geliştirmek değil, kolaylıkla birinci olunabilecek yarışı seçmektir...  Strateji, rakip baskısı altında kalındığında bu baskıdan kurtulacak teknikleri geliştirmek değil, rakibin üzerinde sürekli olarak baskı kurabilecek yöntemleri bulmaktır...  Strateji, bir şirketin kriz ortamında hayatta kalmasını sağlayacak şartları bulmak değil, aynı kriz ortamında rakipler yok olurken, karını ikiye katlayabilecek yöntemi bulmaktır...  Strateji, çok yoğun bir rekabet ortamında rakiplerden daha başarılı olacak pazarlama yöntemlerini bulmak değil, hiç rekabetin olmadığı bir pazar bulmaktır...  Strateji, her ne olursa olsun farklı birşeyler yaratmak değil, vizyonumuz, misyonumuz ve ilkelerle uyumlu olarak seçilmiş değerlerimize sadık kalmak üzere başarılı olmaktır.  Unutulmamalıdır ki, hayat, elimizde hangi kartlar olduğu değil, elimizdeki kartları nasıl oynadığımızdır.

SONUÇ Belirlenen hedeflere ulaşmak için hedefler , politikalar ve planlar bütünü olan strateji, gelecekle ilgilidir ve işletmenin optimuma ulaşması için seçmiş olduğu kararlar dizisidir. İşletmeler stratejilerini belirlerken mevcut durumlarını analiz etmenin yanı sıra, iç ve dış çevre dinamiklerini de iyi bir şekilde gözlemleyerek bu dinamiklerde meydana gelen değişimlere de uyum sağlayabilecek esnek bir örgüt yapısı geliştirmelidirler. Bu nedenle işletmelerin örgüt yapılarına en uygun stratejileri belirlemeleri gerekmektedir.

Günümüzün yoğun rekabet ve değişim ortamı içerisindeki işletmeler pazarda varlıklarını sürdürebilmek ve rekabet avantajı sağlayabilmek için temel üstünlüklerini iyi bir şekilde analiz ederek bu üstünlüklerini geliştirmelidirler. İşletmenin ürettiği ürünler, hizmet düzeyi ve faaliyetleri önemli ölçüde pay sahiplerinin beklentilerini karşılayabilmelidir.

TEŞEKKÜRLER