PROJE TAKVİMİNİN OLUŞTURULMASI

PROJE TAKVİMİ Konular: Proje Takvimi İşin Parçalara Ayrılması-WBS Proje Takvimi Oluşturma Teknolojileri PERT/CPM yöntemleri Gantt Şeması Kritik yolun ve zamanın hesaplanması

Proje Takvimi Kavramı Projelerin artan karmaşıklığı ve büyüklüğü, daha etkin takvim oluşturma yöntemlerini gerektirmiştir. Takvim oluşturma yöntemleri projenin tanımlanmasını ve kontrol edilmesini sağlar; sorunların belirlenmesinde ve önlem alınmasında yardımcı olur. Takvim oluşturma yöntemleri, projenin akış yapısını,olay ve girişimlerin mantıksal ve zamansal sırasını şematik olarak ortaya koyan belgelerdir

Proje Takvimi Kavramı-2 Proje takvimi, projenin faaliyet planının işletimsel zaman ekseninde yansımasıdır Proje takvimi, proje faaliyetinin denetimi ve gözetimi için bir temeldir Birlikte götürülmüş plan ve bütçe, proje yönetimi için başlıca araçtır Chapter 8-1

Proje Takvimi Kavramı-3 Birbirine bağımlı olan girişimler ile bağımlı olmayan girişimler arasındaki ilişkileri ve bunların nasıl tamamlanacağını belirler Her olayın ve girişimin programlanan ve gerçekleştirilen sonuçlarını ortaya koyar; Olası sorunların belirlenip çözümlenmesinde ve projenin zamanında bitirilmesine yardımcı olur Projenin daha iyi anlaşılmasını ve sistemli bir biçimde izlenilmesini sağlar Projenin etkin bir biçimde yönetimi için yol göstericidir ve bir rehber görevi görür

Proje Takviminin oluşturulmasında yapılacak işler Tüm projenin mantıklı bir yapıda olması için , işler işlem parçalarına ayrılır; birbiriyle olan ilişkileri tanımlanır ve işlemlerin sırası belirlenir Her olay ve işlemin başlama ve bitiş zamanları, kritik yolu analiz edilir Her olay ve işlemin ,kendinden önce gelen başka bir olay veya işlem tarafından nasıl etkileneceği ve kendisinden sonra gelen işlemi nasıl etkileyeceği belirlenir; Ekip üyelerinin yetki ve sorumlulukları belirlenir.Projeyi doğru olarak anlamaları ve uygulamaları sağlanır Projenin tamamlanması için gerekli olan bütçe belirlenir Projenin amaçlarını gerçekleştirmek için gerekli kaynaklar belirlenir; İşlemlerin tanımlanmasını engelleyen veya yavaşlatan sorunların çözümleri belirlenir; Zaman kontrolü, raporlar, formlar ve dışarıdan sağlanacak bilgiler belirlenir

Proje işlemlerinin tanımlanması İşlem, projenin temel birimlerinden biridir İşlem, belirli bir zaman içinde tamamlanması gereken ve proje için gerekli olan iş türü, iş miktarı ve iş yükü olarak tanımlanabilir İşlem, projenin amaç ve hedeflerinden türetilir

İşlemlerin Özellikleri İşlemler kısa, anlaşılır ve süreli olmalıdır Her işlem, projenin amaç ve hedeflerine uygun, yönetilebilir, bağımsız, bütünleşebilir ve ölçülebilir olmalıdır; Her işlemin bir önceki işlemin tamamlanmasına bağımlılığı ve gelecek olan işlemlere bağlılığı tanımlanmış olmalıdır; İşlem süresi ne az, ne de çok olmalı, projenin toplam süresinin %o.05-%2 arasında olmalıdır. Çünkü; daha uzun süreli işlemlerin denetlenmesi zorlaşır ve başarısızlıkla sonuçlanma olasılığı artar. Daha kısa süreli işlemler ise kayıt tutma açısından çok zaman alır Her işlem alt elemanlarına ayrılabilmelidir

İşlemlerin Parçalara Ayrılması Proje işlerinin belirlenmesi ve daha küçük parçalara ayrılması için,işlemlerin Parçalara Ayrılması –WBS(Work Breakdown Structure) yöntemi kullanılır Amaç projenin yapılabilir işlemlere ayrılması ve düzenlenmesi ile başarılı bir biçimde gerçekleştirile bilmesidir Kapsamlı ve karmaşık projelerde işlem sayısı 50-200 arasında değiştiğinden işlemlerin düzenlenmesi zordur

İPA oluşturma süreci İPA oluşturma süreci,projeyi ana başlıklara, ana başlıkların alt başlıklara ve alt başlıkların da yeni altbaşlıklara bölme biçiminde gerçekleştirilir. Proje ana başlıklara ayrılır Ana başlıklar alt başlıklara ayrılır Alt başlıklar işlemlere ayrılır 1.Ana başlık 2.Ana başlık 1.1. Alt başlık 1.2. Alt başlık 2. Ana başlık 2.1. Alt başlık 2.2. Alt başlık 2.3. Alt başlık 1.1.1. işlem 1.1.2. işlem 1.2.1. işlem 1.2.2.işlem 2.1.1. işlem 2.1.2. işlem 2.2.1.işlem 2.2.2. işlem 2.3. alt başlık 2.3.1 işlem 2.3.2 işlem

İPA İPA projenin planlanması ve çizgilenmesinde kullanılıyor.Temel olarak proje görevlerinin işlevsel parçalanmasıdır. Projenin genel görevi önemli alt görevlere parçalanıyor. Bu işlem, projenin son hedefinden başlar ve sonra hedef, ardışık olarak karmaşıklık ve boyut bakımından yönetilebilen bileşenlere: sistem, altsistem, bileşenler, görevler,altgörevler ve iş elementlerine bölünür; İPA ürüne veya göreve yönelik olmalı ve son hedefe ulaşmak için gereken çabaları kapsamalıdır. İPA, hedefe götüren görevleri tanımladığı için karmaşık projelerde çok gereklidir. İPA’nın yetersiz yönü girişimleri zaman ekseninde ifade etmemesidir. Bu yetersizliği bir başka yöntemle gidermek mümkündür.

İPA-devamı İşin Parçalara Ayrılması (İPA) , projenin toplam işini tanımlamak ve düzenlemeğe yardım etmek yolu ile projenin ayrık iş elementlerini tanımlamak ve gruplaştırmak için kullanılan araçtır. İPA elementi ürün, veri, hizmet olabilir. İPA ayrınıtılı maliyet hesaplama ve denetim için esas oluşturur, aynı zamanda proje programının geliştirilmesi ve denetimi için rehberlik sağlar. İPA dinamik bir araç olmakla proje yöneticisinin gerekli bildiği zamanlarda yeniden bakıla ve değiştirile biler. İPA ağaç yapılıdır. İPA’nın oluşturulmasına ağacın kökünden-projenin hedefinden başlanılır. Bu hedef ardışık olarak boyut, süre, sorumluluk bakımından daha küçük yönetilebilir parçalara bölünür.

İPA ilkeleri % 100% kuralı En önemli İPA tasarımı ilkelerinden birisi %100 kuralıdır. Kural böyledir: İPA, proje kapsamında tanımlanan ve proje yöneticiliği de dahil olmakla, iç,dış tamamlanması gereken tüm işleri %100 içermelidir. 100% kuralı İPA’nın geliştirilmesi, parçalanması ve değerlendirilmesinde en önemli ilkelerdendir. Kural, hiyerarşi içinde tüm seviyelere uygulanıyor. “Oğul” seviyedeki işlerin toplamı “baba” seviyesindeki işlerin toplamına eşit olmalıdır ve İPA,projenin güncel kapsamı dışında hiçbir işi içermemelidir. Yanı,%100’den fazla iş olmamalıdır. Karşılıklı istisna İPA yapısında her hangi iki element örtüşmemelidir. Bu, işlemlerin tekrarlanmasını, sorumluluk ve yetkilerin yanlış anlaşılmasını önlemek içindir. Bu gibi haller, proje maliyetinin yanlış hesaplanmasına da neden ola biliyor. Eğer İPA elementlerinin adlarında bir belirsizlik varsa İPA sözlüğü bu işler arasındaki farkı açıklamağa yardım ede bilir. İPA sözlüğü her bir elementi kilometre taşları, sonuçları, girişim ve kapsamı ile, bazı hallerde ise zaman, kaynak, maliyet, nitelik bilgileri ile tanımlar.

İPA-örnek İPA yapısı projede oluşturulacak ürünün sadece parçalarına ayrılarak ifade olunması değildir Dağ bisikleti Şasi sistemleri Şasi yapısı Birleştirici sistem borular Çatal sistemi Taşıyıcı sistem Boru yapısı Oturacak sistemi Örtü ve dolğu Oturacak yapısı Dişli sistemler Dişler ve zincirler Vites ve kaydırıcılar Çark sistemi Tekerlek göbeği jant Fren sistemi kaliperler Manivela ve kablolar

İPA-örnek (devamı)

İPA-örnek (açıklama) Örnekte İPA yapılanmasında %100 kuralının uygulanması gösterilmiştir. 1. seviyede özel bisikletin tasarlanması ve yapılması projesinin genel kapsamı 100 iş birimi ile ifade edilmiştir. 2. seviyede bu 100 birim 7 elemente bölünmüştür. Her bir elementteki iş birimlerinin sayısı, maliyete veya çabaya bağlıdır ; o görevin süresini göstermez.. 2. seviyedeki en büyük 3 element sonra yeniden bölünmüştür (3.seviye). İPA tasarımı, yazılım araçları ile gerçekleştirile biler. Maliyet ve çaba, proje ekibi üyeleri arasındaki tartışma sonucu tahmin edile biler.

İşlem Listesinin düzenlenmesi İşlem listesinin düzenlenmesi için ekip üyeleri ile bir toplantı yapılarak işlem listesinde yer alan hususlar gözden geçirilmeli ve gerekli düzeltmeler yapılmalıdır. Proje devam eden proje ise , önceki projenin de süresi yazılır İşlem No İşlemler Süre Başl. Tarihi Bitiş tarihi sorumlu

İşlemlerin Tanımlarının Yazılması Projenin işlem listesinde belirtilen her işlemin açıklaması yapılmalı ve işlem tanımı yazılmalıdır: İşlemin tamamlanması için neler yapılacak? Her işlem ne zaman başlayacak, ne zaman bitecek ve kaç insan/saat olacak? İşlemin tanımlanması için kim ve/veya neresi sorumlu olacak? Proje tanımı:_____________________Tarih / /_________ İşlem No Toplam İnsan/gün Başlık ve tanım 1.0 80 Proje yönetimini tanımlama Projede görevli tüm çalışanların sorumluluk ve niteliklerini tanımlayan işlemler yazılır. Her birisi için geçici olarak bir takvim çizelge hazırlanır. Proje yönetim kuralları, öğretim kılavuzları, rapor verme ve çalışma sistemleri belirlenir Başlama: Proje ayı 1; Birinci hafta Bitiş: Proje ayı 3; Dördüncü hafta Sorumlu Kuruluş:_________________ Sorumlu Kişi:____________________

Sapmaların tanımlanması Sapmaların tanımlanması, açıklanması ve bunlara çare bulunması yönetim sürecinin önemli kısmını oluşturuyor Sapmaların tanımlanması, işlerin yapılmasında gerçek durum ile planda öngörülen durum arasındaki farklılığın niteliğini ortaya koyar; Bu farklılığın nedenlerinin ve giderme çarelerinin belirlenmesini sağlar

Proje Takvimine açıklık kazandırılması Proje ağının karmaşıklığı karşısında takım üyeleri görevleri nasıl yapacaklarından emin olmaya bilerler Ağ, yalnız işin yapılması sırasını belirler, zayıf noktaların nerede olacağını gösterir, takımın her üyesinin neyi ne zaman yapacağını listeler; fakat Takım üyelerinin görevlerini nasıl yapacaklarını ve yeteneklerini nasıl kullanacaklarını göstermez. Bu nedenlerle, takıma daha fazla bilgi sağlamak gerekebilir; özellikle, takımda tecrübesiz üyelerin bulunması, projenin zor bir proje olması, takım üyelerinin diğer birimlerdeki çalışanlardan oluşturulması ve projenin iyi biçimde tanımlanmaması durumlarında takıma gerekli bilgiler sağlanmalıdır Açıklamalar üyelerin sorumluluk alanlarıyla ilgili olmalıdır. Çünkü fazla görev açıklaması takımın kafasını karıştırabilir

Proje Takviminin oluşturulması için Ağ Teknolojileri

Proje Ağları Proje ağları, projenin akış yapılarını,proje işlemlerinin sıralarını ve sürelerini , bunlar arasındaki ilişkileri ortaya koyan belgelerdir. Bu araçlar projenin tanımlanması ve sistemli bir biçimde izlenmesine olanak sağlar Gantt şeması, CPM/PERT ağları

Tarihçe 1958 Program Evaluation and Review Technique (PERT)-program değerlendirme ve gözden geçirme U.S. Navy, Booz-Allen Hamilton, and Lockeheed Aircraft Sualtı füze projesi için genellikle araştırma-geliştirme projeleri için kullanılıyor Critical Path Method (CPM)-kritik yol yöntemi Dupont De Nemours Inc. Genellikle, yapım-inşaat projelerinde kullanılıyor

PERT/CPM dili Kilometre taşları Önemli gelişmeleri kaydeden olaylar Ağ Projenin başlanmasından bitişine dek tüm girişimlerinin ve olaylarının düğüm ve kenarlarla ifadesi ; girişimler genellikle kenarlarla, olaylar ise düğümlerle ifade edilyor

PERT/CPM dili Girişim: kaynak kullanan ve tamamlanması için belirli bir zaman gereken işlem veya işlemler kümesi Olay: bir veya birkaç girişimin tamamlanması sonucu; Belirli bir zamanda oluşan tanımlanabilir son durum; Kaynak gerektirmez Yol:-ağın her hangi iki olayı arasındaki girişimler ardışıklığı (veya aralık olaylar) Kritik girişim (olay,yol)-gecikmesi ,projenin tamamlanmasının gecikmesine neden olan girişim (olay,yol) Kritik zaman Kritik yol üzerindeki tüm girişimlerin tamamlanmasına gereken zaman

Bağımlı ve bağımlı olmayan işlemler İşlemlerin sıralanıp işlenmesi için birbirine bağımlı olan işlemler ile birbirine bağımlı olmayan işlemler belirlenmelidir Bu işlemlerin belirlenmesinde her işlemin, bir önceki işlemin tamamlanmasına bağımlılığı ve gelecek işlemlere etkisi göz önünde tutulur. Birbirine bağımlı işlemler, ayrı zamanda yapılamayan işlemlerdir Birbirine bağımlı olmayan işlemler ise aynı anda yapıla bilen işlemlerdir 1 2 3 2 4 1 3

Proje işlemleri ve onların öncelleri (örnek)

İşlemlerin bulunduğu durumlar İşlemler aşağıdaki durumlarda ola bilir: İşlemin ardılı (ardılları) var, ama önceli(öncelleri) yoktur-ağın başlangıcı İşlemin önceli var, ama ardılı yoktur- ağın sonu İşlemin ardılları ve öncelleri vardır- aralık düğüm (kenar) İşlemler arasındaki bağlılıklar girişim planında tanımlanmış teknoloji ilişkiler üzere yapılmaktadır Chapter 8-11

Ağın oluşturulması PERT/CPM ağları 2 yolla çizile bilir: AON ağı (Activity on Node (AON Diagram))-işlemler düğümlerle ifade edilir AOA ağı (Activity on Arrow (AOA Diagram)-işlemler kenarlarla ifade edilir

AON Diyagramı-girişimler düğümlerle gösterilir A girişimi ,B ve C girişimlerinden önce geliyor. B ve C sonlanmadan E başlayamaz. B ,D’den öncedir. D ve E, F başlamadan önce sonlanmalıdır. G, F’in bitmesini beklemelidir AON ağında, önceli olmayan düğpümler “başla” düğümü ile birleştirilir. Ardılı olmayan düğümler “son” düğümle birleştirilir

AOA Diagramı İşlem 3 durumdan birinde ola bilir;1) ardılları var, öncelleri yoktur; öncelleri var, ardılları yoktur; hem ardılları, hem öncelleri var. 1- projeyi başlayan girişim 2-projeyi sonlayan girişim 3 aralık girişim İşlemler oklarla gösterilir. Önceki örnek için AOA diyagramı böyle olacak

Örnek AON ağında 1.adım

Örnek AON ağının 2.adımı

Tamamlanmış örnek AON ağı

Örnek: AOA ağında 1.adım

Örnek AOA ağında 2.adım

Tamamlanmış örnek AOA ağı

AOA Ağ yapısına örnek

AOA Ağ yapısına örnek

Paralel işlemler-1 Yanlış doğru Yapay çizgi Yanlış doğru a ve b işlemleri 1 olayın oluşumu ile başlar; bu işlemlerin sonuçlanması 2 olayının oluşumuna neden olur. Fakat a (veya b) işleminin sonuçlanması başlı-başına olaydır ve soldaki şemada bunun ifadesi yoktur. Bu sorunu gidermek için yapay işlem (dummy)kullanılır. Yapay işlem kesintili çizgi ile ifade edilir

Paralel işlemler-2 a) Yanlış diyagram b) doğru diyagram e işlemi, c işleminin sonuçlanmasını gerektirmez a) Yanlış diyagram b) doğru diyagram

Paralel işlemler-3 Yanlış doğru

Pert Diyagramına örnek (AOA)

Proje ve girişim zamanlarının hesaplanması

Girişim zamanlarının hesaplanması Not. Proje ağlarını oluşturma yöntemlerinde «işlem» (task) kavramı yerine genellikle «girişim» (activity) kavramı kullanılmaktadır Tüm girişimler tanımlandıktan ve Pert/CPM ağı düzenlendikten sonra, girişimlerin süreleri tahmin edilmelidir. Girişim süresi , girişimin başlanmasından tamamlanmasına dek gereken beklenen zaman dilimidir

Erken başlama ve erken tamamlama zamanının hesaplanması EB - girişimin mümkün en erken başlana bilme zamanı ET - girişimin en erken tamamlana bilme zamanı T- projenin en erken tamamlana bilme zamanı t(a)- a girişiminin süresi S= projenin başlama zamanı (genelde =0) EB (a)= S , tüm başlangıç girişimler için veya EB (a)= Max {ET (a’nın tüm öncelleri)} ET (a)= EB (a) + t (a) T= Max {ET (tüm girişimler)}

En geç başlama ve en geç bitiş zamanının hesaplanması Projenin programlanan zamanda gecikme olmadan bitmesini sağlaya bilecek her bir girişim için yolverilen en geç başlama ve bitiş zamanları GB- girişimin, projenin bitiş zamanını geciktirmeyecek en geç başlama zamanı; GT: girişimin en geç başlama zamanı artı onun süresi. GT (a)= T , tüm son girişimler için veya GT (a)= Min {GB (a’nın tüm ardılları)} GB (a)= GT(a)-t (a)

AON düğümünde bilgi içeriği

PERT/CPM ağında girişim zamanlarının belirlenmesi

Örnek ağın oluşturulması -1

Örnek ağın oluşturulması-2

Örnek Ağ üzerinde zaman değerleri

Örnek Ağ üzerinde zaman değerleri (açıklama) S= projenin başlama zamanı (genelde =0) EB (a)= S , tüm başlangıç işler için veya EB (a)= Max {ET (a’nın tüm öncelleri)} ET (a)= EB (a) + t (a) T= Max {ET (tüm işler)} GT (a)= T , tüm son işler için veya GT (a)= Min {GB (a’nın tüm ardılları)} GB (a)= GT(a)-t (a) 1)Önce başlangıç girişimler (a ve b) için EB’ler hesaplanır; EB(a)=0;EB(b)=0 2) Uygun olarak ET(a) ve ET(b) hesaplanır 3) Son girişimler (j ve i) için GT(j) ve GT(i) hesaplanır; GT(i)=21; GT(j)=21. 21-projenin tamamlandığı zamandır. 4) Uygun olarak GB(i) ve GB(j) hesaplanır 5) 2. adımının sonuçlarına göre d,e,c ve f’in erken başlama zamanlar(EB) hesaplanır; buna göre ET hesaplanır 6) 4. adımının sonuçlarına göre önceki girişimlerin en geç tamamlanma zamanları (GT)hesaplanır ; alınan değerlere göre uygun GB’ler hesaplanır

Kritik yol ve Zaman 7 olayına götüren sekiz yol bulunmaktadır: a-d-j=20+15+8 =43 gün b-e-j=20+10+8 =38 gün b-f=20+14 =34 gün b-g-f=20+4+18 =42 gün c-h-i=10+11+18 =39 gün c-yapay-e-j=10+0+10+8 =28 gün c-yapay-f =10+0+14 =24 gün C-yapay-g-i=10+0+4+18 =32 gün En uzun yol a-d-j=43 yoludur. Bunun anlamı odur ki, ağın tamamlanması için gereken zaman 43 gündür. Bu yola kritik yol, zamana ise kritik zaman denir. Bir ağda birden fazla kritik yol bulunabilir!

Esnek Zaman -Slack Esneklik = GB – EB Esnek/Sarkma zaman: proje geciktirilmeden bir girişimin geciktirilebileceği zaman süresidir. Esneklik = GB – EB (GB-en geç başlama; EB-erken başlama) Esnek zamanı “0” olan girişimler Kritik girişimlerdir. Proje süresini kısaltmak için, tüm kritik yollar göz önüne alınmalıdır. Proje süresi ancak, kritik yollar üzerindeki tüm girişimler daha fazla hızlandırılamayacak duruma gelinceye kadar kısaltılabilir

Esnek zaman ve olaylar (örnek) GO-en geç oluşma; EO-en erken oluşma

Esnek zaman ve girişimler-örnek GB-en geç başlama;EB-en erken başlama

Örnek ağ üzerinde (AON)girişim zamanlarının belirlenmesi-1 Girişim öncel A - B - C - D a E b,c F b,c G b,c H c I g,h J d,e

Örnek ağ üzerinde (AON)girişim zamanlarının belirlenmesi-2 Girişim öncel A - B - C - D a E b,c F b,c G b,c H c I g,h J d,e Açıklama:-girişim süresinin belli olduğunu kabul ediyoruz; örn. , a için=20

Gantt şemaları- Gantt Charts Gantt şemalarının kullanılmasının üstün yönleri bunlardır: Şemalarda ifade olunan bilgi boyutunun büyük olmasına rağmen onların anlaşılması kolaydır Sıklıkla güncelleme gerektiren şemaları saklamak kolaydır Gantt şemaları projenin güncel durumu hakkında belirgin bilgi veriyor Yapılandırılması kolaydır Chapter 8-16

Gantt Şemaları-2 Gantt şemaları,proje meseleleri için yatay zaman ölçeği üzerinde, planlanan ve gerçek gelişmeleri ifade eder Bu, planlanan ve gerçek gelişmeleri karşılaştırmak için etkili ve kolay anlaşılan yöntemdir Meselelerin hızlandırılmasında, ardışıklarının belirlenmesinde ve meseleler arasında kaynakların dağıtılmasında çok yararlıdır Chapter 8-14

Gantt Şeması-1 Chapter 8-15

Gantt şeması-2 Figure 8-22

Gantt-şeması-3 Figure 8-23

Gantt Şeması-4 Figure 8-24

Gantt-şeması-örnek Figure 8-25

ÖZET Projelerde karmaşık eşgüdümlüme sorunlarını anlamak ve çözmek için Programlama çok önemlidir Ağlar genellikle, öncel girişimleri ve olay zamanlarını göstermekle soldan sağa oluşturulur. Gantt şemaları ağ diyagramlarına çok yakındır; ama daha anlaşıla bilendir ve projenin o anki durumunu çok iyi açıklar Chapter 8-19