PowerPoint & Etkili Sunum Teknikleri Nilgün LOMLU E-mail : nilgun.lomlu@bilgeadam.com

Korkularımız

İÇERİK Sunum Aşamaları 1) Hazırlık Sunu İçeriği Dinleyici Analizi Konuşmacının Hazırlığı Fiziksel Donanımlar 2) Sunum Anı Heyecanla Başa Çıkma Yöntemleri Beden Dili Ses Kullanımı 3) Sunu Bitişi Sunum Kapanışı Soru & Cevap Değerlendirme Formu 4) Teknik Olarak PowerPoint

SUNUMUN AŞAMALARI SÜRECİ HAZIRLIK (Açılış) SUNUM ANI (Gelişme) SUNUM SONRASI (Kapanış)

Açılış : Ne sunacağınızı sunun Gelişme : Sunumunuzu sunun Kapanış : Ne sunduğunuzu sunun Açılış : %10-15 Gelişme : %80-70 Kapanış : %10-15

HAZIRLIK AŞAMASI Sunum Hazırlık Dinleyici Analizi İçerik Hazırlanması Konuşmacı Hazırlığı Sunum Yeri ve Donanım İçerik Hazırlanması • Hazırlıklar dört farklı aşamadan oluşur: 1. Sunumun Dinleyici analizi,dinleyici hakkında bilgi sahibi olunması. 2. Sunumun içerik hazırlanması (planlamasının yapılması & Amacın belirlenmesi) 3. Sunumun yapılacağı yerin ve kullanılacak teknik donanımın tanınması, 4. Konuşmacı Hazırlığı

İçerik Hazırlanması Etkili bir sunuş hazırlamanın ilk adımı, planlamadır. Sunu için hangi program kullanılmalı? Amaç Nedir? Sunu İçin Ayrılan Süre Nedir?

PowerPoint & Sunu Hazırlamak

Power Point Kullanımı Uyulması Gereken Kurallar: Doğru zemin, renk Çok fazla yazı olmamalı Özel animasyon kullanılabilir Karikatür kullanılabilir Kenar boşluklarına dikkat edilmelidir 666 kuralı Her sunuda en çok 6 – 7 satır, her satırda en çok 6 – 7 sözcük Her 6 slaytta bir görsel kullanmaya gayret edin

Nelere Dikkat Edilmeli Hareketli karikatürlerden uzak durulmalı Ses efekti mecbur olmadıkça kullanılmamalı Birbirinden çok farklı ve fazla çeşitlilikte giriş-çıkış efekti kullanılmamalı

Yazı Tipi & Boyutu Başlıklar: 44 – 48 – 52 – 64 İkinci derece yazılar: 32 En küçük yazılar: 28, eğer mecbursanız 22 punto Yazı karakteri: kendinize ait olmayan bir bilgisayarda sunum yapacaksanız; Times New Roman,Helvetica ve Arial fontlar kullanılabilir.

Arka Plan & Renk Kullanımı Kırmızı, sarı ve turuncu arka plan renkleri göz yorar ve konsantrasyonu zorlaştırır. Koyu bir arka plan üzerine beyaz karakter eğer dinleyiciler uzaktaysa tercih edilmemelidir SİYAH • Mali veriler sunmak için. • Aynı zamanda vurgulamak içinde kullanılabilir. • Gücü ve tutkuyu temsil eder. • Bizde ve batıda siyah matemi temsil eder. Oysa Japonya'da siyah mutluluktur MAVİ • Sakinlik simgesidir. • Güvenirlik, bilgiye muhafazakar yaklaşım • Araplar, mavinin kan akışını yavaşlattığına inanılır, nazar boncuğu bu yüzden mavidir • Batıda intiharları azaltmak için köprü ayaklarını maviye boyarlar • Duvarları mavi olan okullarda çocukların daha az yaramazlık yaptığı saptanmıştır. YEŞİL • Geri besleme(Feedback) isteniyorsa • Güven veren renktir • O yüzden bankaların logolarında hakim renktir • Yatak odası için rahatlatıcıdır • Yeşil yaratıcılığı körükler. Bu yüzden büyük lokanta mutfaklarında yeşil tercih edilir. KIRMIZI ● Bir grubu motive etmek. ● Kırmızı ve yeşil bir arada kullanılmamalıdır. (Renk Körleri) ● Kırmızı, iş hayatında başarısızlığı, finans sektöründe kaybı temsil eder. Her zamanbir uyarı olarak algılanır. ● İştah açar. ● Kan akışını hızlandırır. MOR • Nevrotik duyguları açığa çıkardığından, insanları bilinçaltının korkuttuğu saptanmıştır • İntahar edenlerin beğendiği renktir. • Gözü oldukça fazla yorar. KAHVERENGİ • İnsanın hareketlerini hızlandırıyor. • Kansas Üniversitesi, Sanat Fakültesi'nde bir deney için bilgisayar yardımıyla duvarların rengi değiştirilebilir hale getirilmiş. Fon kahverengiye döndüğünde insanlar daha hızlı hareket etmişler. Bu yüzden fastfood restoranları iç mekanda kahverengi kullanıyor. SARI • İyimserliği temsil eder. • Geçiciliğin ve dikkat çekiciliğin sembolüdür. • Bu yüzden dünyada taksiler sarıdır, geçici olduğu bilinsin ve dikkat çeksin diye • Araba kiralama şirketleri de sarıyı kullanır, • Sarı rengi bu özelliğinden dolayı bankalar kullanmak istemez.

Renk Kullanımı Siyah : Beyaz, Sarı, Kırmızı Mavi : Beyaz, Sarı, Siyah Yeşil : Koyu mavi Kırmızı : Siyah Gri : Sarı, Siyah Koyu zemin açık renk Açık zemin- koyu renktir.

Asla zeminde sarı ve turuncu kullanmayın.

Grafik Kullanımı Pasta Grafik Çubuk Grafik Çizgi Grafik Sütun Grafik

Pasta Grafiği Bir bütünün parçalarını göstermektir

Çubuk Grafiği Birkaç unsuru birbiriyle karşılaştırmak

Çizgi Grafiği Zaman üzerinde herhangi bir değişimi göstermek.

Öyleyse… Amaç iletişimdir. İletişimi desteklemek için yazı, Zor kavramları basitleştirmek için resim, Karmaşık ilişkileri aydınlatmak için animasyon, Dikkati çekmek için renk, Ses ise sadece gerektiğinde kullanılmalıdır

Sunu Amacının Belirlenmesi Genel amaçlar şöyle sınıflandırılabilir: Bilgilendirme (öğretme/eğitme) Harekete geçirme (teşvik etme/ilham verme) İkna etme (satma) Araştırma (tartışma/görüşme) Eğlendirme

Dinleyici Analizi Dinleyicilerin; Hedefleri (Amaçları)

Dinleyicinin Hedefleri /Amacı Dinleyicinin sunuşa katılma nedenleri, tutumlarını belirleyen temel etkendir. Bu nedenle; Konuya duyulan ilgi Sunulan bilgilere duyulan ihtiyaç Eğlenmek Katılımın zorunlu olması Vakit geçirmek olabilir.

Dinleyici Analizi Sunum türüne göre bu bilgiler değişebilir. Gelecek insan sayısı Geleceklerin isimleri, konumları Temsil edilen bölümler Bölüm yöneticilerinin sayısı Yardımcı personel sayısı Geleceklerin cinsiyeti, yaş ortalaması, kıdem durumu Karar alma gücüne sahip insan sayısı Sunum türüne göre bu bilgiler değişebilir.

Konuşmacı Hazırlığı Prova & Hazırlık Giyim,Bakım,Makyaj Konuşmacı Amaçları

Prova & Hazırlık Korkuyu hazırlık ve prova yaparak %75 Nefes Egzersizleriyle %15 Zihinsel Hazırlanma %10

Prova Yaparken: Sunuşu içinizden en az 3 kere okuyunuz. Sunuşu en az 3 kere yüksek sesle tekrarlayın. Aynanın önünde prova yapın (sürekli aynı bölümleri tekrar etmeyiniz) Sunuşu bir teybe,video veya kasete kaydedin. Aileniz ya da yakınlarınızdan sizi dinlemesini rica edin

Giyim,Bakım,Makyaj ve Kullanılan Aksesuarlar Sade bir kıyafet Dikkat çekmeyen bir makyaj

Konuşmacı Amacı Bazı kişisel hedefler sunuşun etkisini arttırır. Saygı, inanç ve güven uyandırmak Soruları daha iyi kullanmak Geri beslemeden öğrenmek Özgüven oluşturmak Aktif bir dinleyici olmak

Sunuşunuzu şekillendirmek için katılımcılara üç soru sorun: Onlar için önemli olan ne? Sizden ne öğrenmek istiyorlar? Sizden öğrendikleri bilgi ile ne yapacaklar? D.Maalouf

Sunum Yeri ve Donanım Görsel ve İşitsel Araçlar Sunumu Güçlendiren Görseller Sunuma Yardımcı Araçlar Salonun Hazırlanması

Sunumu Güçlendiren Görsel Malzemeler Diyagramlar Tablo / Haritalar İstatistikler/ Ölçümler Resimler Posterler/ Resim kartları Filmlerden kesitler/ müzik Denek nesneler

Görsel ve İşitsel Araçlar Sunuma yardımcı araçlar üç kategoriye ayrılır: Sessiz görsel araçlar İşitsel araçlar Görsel ve işitsel araçlar Sessiz görsel araçlar; yazı tahtaları, yazı levhası, posterler, broşürler, projeksiyonlar, slâytlar, film kareleri ve bilgisayar çıkışlı şekiller. İşitsel araçlar; teypler, makaralı teypler, plaklar Görsel ve işitsel araçlar; rol canlandırmaları, filmler, videoteyp, video diskler gibi. Tabiki Bu araçlar sunumu desteklemeli sunumun kendisi olmamalıdır. En iyi sunum araçları bile, uygun bir biçimde kullanılmadıklarında, sunuma zarar verebilirler.

Yardımcı Araçları Kullanırken Dikkat Edilecek Hususlar Her şeyi önceden kontrol edin Görsel gereçlere yönelerek değil dinleyici ile konuşun Görsel gereci kullanırken daha sesli konuşun Görüşü engellemeyin, her yerden rahatça izlenebilsin Bitirdiğinizde bu yardımcı gereçleri ortadan kaldırın

Sunum İçin Kullanılacak Salonunun Hazırlanması Sunum yapılacak salonun temizlenmesi Oturma düzenlerinin yapılması Salonun havalandırılması Işıklar ve ısı düzeni ayarlanır Kablo ve Kordonların kontrolü

SUNUM ANI Sunum Anı Heyecan Beden Dili Ses Kullanımı

SÖZ SES VÜCUT DİLİ MESAJ %7 %38 %55

Sunum Anında Heyecanlanırsanız ne yapmalısınız? Ellerin Terlemesi Kalbin Hızlı Atması Yüzünüzün Kızarması Sesinizin Titremesi

Beden Dili Beden dili sözsüz iletişim kapsamına girmektedir ve kendi içinde iki bölüme ayrılmaktadır: Sessiz olan beden dili Sesli olan beden dili

Beden Dili Göz Teması Beden Duruşu Beden Yönü Mesafe Eller ve Kolllar Jest ve Mimikler (Yüz ifadesi) Baş Hareketleri

Ses Kullanımı Etkili bir konuşmacı olmak için; Duyulmalısınız Anlaşılmalısınız Sesiniz çeşnili olmalı

Ses, insan karakterinin en kesin göstergesidir. B.Disraeli Dil, aklın ayak izidir. F.Bacon

SUNUM / SONUÇ Sunum Sonu Sunumun Kapanışı Soru & Cevap Değerlendirme

Sunumun Kapanışı Özetlemek Etki Yaratmak Teşvik Etmek Özetleme : Özetleme yapmadan önce, konuşmacı «sunum suresince anlatılanları özetleyecek olursak», «Özetleme yapmak istiyorum» , « Tüm konuları özet bir biçimde toparlarsak» gibi ifadelerle dinleyiciye özet yaptığını göstermeli Etki yaratmak : bu tür sonuçları bir özdeyiş,atasözü,deyim,bir örnek,karşılaştırma, kullanabilir. Teşvik Etmek : Öğütler vererek ya da öneride bulunarak sunum sonlandırılabilir «yapacaklarınız», «amaçalarımız», «bizden beklenilen» gibi ifadeler kullanabilir.

Sorularla Baş Edebilme Yöntemleri Soru & Cevap Sorularla Baş Edebilme Yöntemleri Soruyu dikkatle dinleyin ve tekrar edin Soruyu yanıtlarken dinleyiciye doğru bakarak konuşun Konuşmanızın belirli bölümlerini referans gösterin Arkadaşca yaklaşın ve kızgın bir tavır takınmayın Doğru söyleyin Soruya soru ile yanıt vermeyin Özetleyin

Değerlendirme Anketler Sözlü – Yazılı Geri Bildirim

İnsanın anlatmak istedikleri, karşı tarafın anladıklarıyla sınırlıdır Sabrınız için teşekkür ederim gibi bir ifade kullanılmamalı. Ne kadar uzun anlatırsan o kadar az hatırlanır. Fenelon

Teşekkürler… nilgun.lomlu@bilgeadam.com